TERMES DE REFERENCE POUR UNE CONSULTATION

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1 Programme GRANDIR Phase 3 «De l enfant au jeune adulte : grandir et vivre avec le VIH» ACCOMPAGNEMENT DE 2 ASSOCIATIONS A L ELABORATION D UN PLAN STRATEGIQUE TERMES DE REFERENCE POUR UNE CONSULTATION Avec le soutien de l Agence Française de Développement 1

2 I- CONTEXTE : LE PROGRAMME GRANDIR 1.1- Généralités Porté par Sidaction, Initiative Développement et sol en Si, le programme Grandir (phase 1) a démarré en mai 2007 pour une durée de trois ans grâce à un cofinancement du Ministère des Affaires Etrangères français. L objectif était de mettre en place une consultation pédiatrique au sein d associations de prise en charge du VIH/Sida dans 6 pays d Afrique Sub-saharienne (Burkina Faso, Bénin, Côte d Ivoire, Mali, Togo et Tchad), de former le personnel soignant et d accompagnement psychologique et social, et de diffuser des outils de formation et d information sur la prise en charge du VIH pédiatrique, pour les soignants et décideurs du Sud. A la fin de l année 2010, la prise en charge médicale des enfants et adolescents infectés par le VIH était devenue une réalité au sein de 14 associations partenaires, réparties dans 9 pays d Afrique Sub-saharienne (les 6 pays initiaux du projet auxquels se sont ajoutés le Cameroun, la République Démocratique du Congo et la République du Congo). Une phase II a débuté en août 2010 sur la base d un consortium réunissant Sidaction et Initiative Développement, grâce à un cofinancement de l Agence Française de Développement, de la Mairie de Paris et de la Fondation Air France. Cette 2 ème phase a permis de compléter le transfert de compétences nécessaires à la prise en charge globale de l enfant et de l adolescent infecté par le VIH. Fin 2012, 17 associations étaient partenaires du programme réparties dans 10 pays (pays de la phase 1 + le Burundi). L évaluation finale du projet menée de juillet à septembre 2013 a néanmoins soulevé un certain nombre de défis à relever pour maintenir la qualité des actions entreprises et favoriser la diffusion des acquis des sept premières années. Une phase 3 du programme a été lancée couvrant la période janvier 2014 à décembre 2016 pour répondre aux enjeux identifiés Le programme Grandir phase III, Le programme phase III s adresse à 18 associations partenaires dans 11 pays d Afrique Sub-saharienne. L objectif est de contribuer à la réduction de la transmission de la mère à l enfant et la réduction de la mortalité et morbidité infantile liées au VIH en Afrique subsaharienne. Cet objectif passe par 4 grands axes d appui : Axe 1 : L accès aux services de santé sexuelle et de la reproduction et de PTME pour les femmes vivant avec le VIH Axe 2 : La prise en charge des enfants et adolescents vivant avec le VIH dans les structures centrales de prise en charge et les antennes provinciales Axe 3 : Le renforcement de la pérennité structurelle des associations Axe 4 : La production et la mise à jour de nouvelles recommandations nationales et internationales dans la prise en charge pédiatrique 2

3 L AXE 3 «LE RENFORCEMENT DE LA PERENNITE STRUCTURELLE DES ASSOCIATIONS» Le programme Grandir phase III vise un objectif de renforcement de la pérennité structurelle des associations. Cette orientation se base sur le constat qu une grande majorité des associations appuyées sont très dépendantes des financements des ONG porteuses du programme. Cette situation fragilise leur autonomie et leur pérennité dans le temps (et donc la pérennité des services qu elles proposent aux Personnes Vivant avec le VIH (PVVIH). Pour ce faire, la phase III se donne pour objectif entre autre, de contribuer à renforcer l autonomie des associations, en l occurrence leur capacité à faire des choix éclairés, en fonction de leurs enjeux et de leurs objectifs, concernant l évolution de leur structure et la diversification des financements. Dans ce cadre, un Appel à Manifestation d Intérêt à été lancé auprès des 18 associations bénéficiaires du programme, concernant un appui à l élaboration d une planification stratégique. 2 associations ont été sélectionnées sur base de critères objectivés et transparents : Aide Médicale et Charité (AMC) basée à Lomé au Togo, et SOS Sida basée à Bukavu en République Démocratique du Congo. Il est donc prévu de recruter un/e expert/e externe au programme Grandir, afin de réaliser 2 missions d appui à l élaboration d un plan stratégique (une mission auprès de chaque association). Les 2 structures sont associées à la procédure de sélection de l expert/e. II- DESCRIPTION DE LA MISSION 2.1- Objectif de la mission L objectif de la mission est d accompagner méthodologiquement AMC et SOS Sida dans l élaboration d une vision et d axes de développement stratégique, définis de manière partagée et en fonction de leurs enjeux internes et externes. Pour cela, 2 missions distinctes seront réalisées, l une à Lomé et l autre à Bukavu, auprès de chaque structure Résultats attendus de la mission Résultat 1 : AMC et SOS Sida ont chacune réalisé en interne une analyse partagée de leurs enjeux Résultat 2 : AMC et SOS Sida ont chacune affirmé /réaffirmé collectivement leur vision, leurs valeurs et leur mission Résultat 3 : AMC et SOS Sida ont chacune défini collectivement une vision et des axes de développement stratégique déclinés en plan d action 3

4 2.3- Principales activités pré identifiées Les activités suivantes pourront être mises en œuvre : Activité 1 : Mettre en place un comité de pilotage de la mission et valider ensemble les choix méthodologiques : Pour que la démarche soit portée par les structures et qu elles rassemblent le maximum de parties prenantes, il conviendra de constituer un comité de pilotage rassemblant au sein de chaque structure les personnes ressources de la direction et du Conseil d Administration (CA), à même de préciser la méthodologie et d organiser les séances de travail collectives. Ce comité de pilotage pourra échanger valablement avec le/la consultant/e tout au long de la mission, en fonction des éléments d analyse produits ou recueillis. Activité 2 : Accompagner l énoncé de la vision, des valeurs et de la mission : Il s agira d appuyer chaque structure à définir ou réaffirmer le cas échéant sa vision, ses valeurs et la mission qu elle s assigne. Cette étape devra être réalisée collectivement afin d aboutir à un résultat partagé. Activité 3 : Accompagner l analyse du contexte (analyse des parties prenantes et analyse de l environnement externe) : En complément des éléments identitaires des structures, le/la consultant/e devra animer des séances de travail visant à comprendre et analyser le contexte afin de préciser les enjeux. L analyse devra prendre en compte les changements actuels et envisagés au niveau de l environnement des structures. Activité 4 : Accompagner l analyse des forces et faiblesses (internes) : Qu il y ait ou non une base de diagnostic récent des associations (diagnostic des résultats qu elles obtiennent et de leur organisation interne), le/la consultant / e devra conduire chaque association à faire une analyse collective de leurs forces et faiblesses. Activité 5 : Accompagner l analyse globale sous forme de FFOM : Une analyse globale reprenant les différents éléments internes et externes (Forces / Faiblesses Opportunités / Menaces) sera accompagnée en séance collective, afin de préciser les enjeux auxquels sont confrontées les structures, en amont de leur réflexion stratégique. Activité 6 : Accompagner l identification de lignes de forces puis d objectifs stratégiques : Il s agira ensuite de traduire l analyse sous forme de résultats stratégiques possibles qui pourront devenir des objectifs de développement stratégiques de chaque association. Activité 7 : Accompagner l opérationnalisation, du plan stratégique : Les axes ou objectifs stratégiques identifiés seront opérationnalisés dans le cadre d un plan d action précisant les échéances, les responsabilités et le budget requis. Activité 8 : Accompagner la définition de modalités internes de mise en œuvre, suivi et évaluation du plan stratégique : Les modalités précises de mise en œuvre, d évaluation et de suivi interne de leur plan stratégique devront impérativement être définies par les associations et figurer dans leur plan stratégique. Cette étape est capitale pour la bonne mise en œuvre du plan d action. 4

5 2.4- Principes méthodologiques Le/la consultant/e devra être positionné/e en accompagnement des structures, les missions devant viser à renforcer leur autonomie et leur portage de la démarche. Il s agira de donner un cadre méthodologique au travail qui sera réalisé par l organisation elle-même. L expertise du/de la consultant/e devra l aider à mieux comprendre les contextes et à mieux cibler son appui afin d aider chaque association à faire sa propre analyse des différents éléments et à opérer les choix stratégiques en conséquence. La proposition méthodologique devra respecter la gouvernance des associations et notamment ses modes de décision et de communication propres. Le/la consultant/e respectera un principe de confidentialité des informations fournies par les associations lors de ses missions. Enfin, au-delà des missions de terrain réalisées, l équipe de référence Grandir attend un minimum d accompagnement à distance d ici la fin 2016, en lien étroit avec la responsable du pôle partenariat d ID : cet accompagnement à distance est pré identifié à 1,5 jour par association d ici décembre 2016 (soit 3 jours au total). III- MODALITES FINANCIERES DE LA MISSION La proposition financière totale ne pourra excéder pour les 2 missions (incluant billets d avion, perdiem, couts d ateliers, jours de préparation et jours d accompagnement à distance). IV- CALENDRIER DE REALISATION DE LA MISSION L ensemble de la démarche d élaboration de la planification stratégique des 2 associations devra se dérouler entre avril et juin jours de mission auprès de chaque structure nous semblent correspondre au minimum nécessaire à l objectif fixé. V- PROFIL DU/DE LA CONSULTANT/E Le /la consultant/e devra avoir une plus-value importante en renforcement organisationnel et institutionnel des organisations africaines. Des expériences sur des missions similaires auprès d autres ONG, si possible dans le domaine de la santé seront appréciées. VI- PRODUCTION DES LIVRABLES Les documents attendus sont les suivants : Pour les représentants du programme Grandir (Sidaction et ID) : 2 rapports de mission (un pour la mission auprès d AMC et l autre pour la mission auprès de SOS Sida) ; chaque rapport sera livré au plus tard 3 semaines après le retour de mission et devra être validé par le consortium Sidaction/ID (ils 5

6 pourront faire l objet de compléments par le /la consultant/e après relecture du consortium). Sans que cette liste ne soit exhaustive, ces rapports incluront, entre autre, les points suivants : - Objectifs de la mission/résultats attendus - Déroulement de la mission (planning de la mission, activités réalisées, méthodologie adoptée) - Les résultats obtenus - Une partie analyse Pour AMC : Un plan complet de développement stratégique de l association sur 5 ans ( ), comprenant un plan d action précis. Ce document devra pouvoir être communiqué par AMC auprès de ses partenaires techniques et financiers Un document synthétique à visée de communication large de la démarche, qui servira de base pour la restitution finale de la mission Pour SOS Sida : Un plan complet de développement stratégique de l association, sur une échéance définie par SOS Sida et comprenant un plan d action précis. Ce document devra pouvoir être communiqué par SOS Sida auprès de ses partenaires techniques et financiers Un document synthétique à visée de communication large de la démarche, qui servira de base pour la restitution finale de la mission Les livrables des associations devront leur être remis au plus tard 2 semaines après la fin de chaque mission. VII- MODALITES DE REMISE DES PROPOSITIONS Les offres devront être constituées comme suit : - Une proposition technique et financière, qui précisera, entre autre, le calendrier d intervention envisagé (jours de mission/travail à distance) - Un CV actualisé - Toute référence pertinente dans le cadre de la mission La personne contact sur ce dossier est Gaëlle Gandema, responsable du Pôle partenariat, Initiative Développement : g.gandema@id-ong.org La date limite de réception des offres est fixée au vendredi 25 mars 18h. L envoi des documents devra être fait par aux 2 adresses suivantes : g.gandema@id-ong.org grandir@sidaction.org 6