Dossier de Candidature pour l organisation des JRES

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1 SJR-v3 Dossier de Candidature pour l organisation des JRES En organisant les JRES tous les 2 ans, RENATER fédère la communauté Enseignement Recherche française, crée une synergie et une dynamique locales, et contribue à la formation continue des personnels Education, Enseignement Supérieur et Recherche. Cet événement qui rassemble plus de 1500 personnes (voir 3.2) est incontournable et est très attendu par notre communauté. La qualité et la richesse des contenus échangés lors de ces journées de travail sont uniques en France, et au delà. Les JRES bénéficient également du patronage du Ministère de l Education nationale, de l Enseignement Supérieur et de la Recherche, reconnaissance de la dynamique et de l apport de cette manifestation à notre communauté. L objectif de RENATER est «d industrialiser» un maximum de points liés à l organisation des JRES ; RENATER est responsable du budget de l événement et centralise tous les marchés relatifs aux JRES.Toutefois : - chaque lieu de conférence impose ses propres spécificités, impliquant une adaptation des périmètres des marchés pour chacun des évènements ; - les ressources humaines locales sont incontournables pour mener à bien l organisation des JRES. Le choix de la ville dans laquelle auront lieu les JRES 20xx repose sur 2 paramètres : - Une forte volonté des établissements de la communauté Education, Enseignement Supérieur et Recherche de cette ville, fédérés par ce projet commun d organiser les JRES et prêts à mettre des ressources humaines à disposition pour constituer le Comité d Organisation (CO) ; - Un dispositif local logistique, technique et humain adapté aux pré-requis de la manifestation. La candidature d une ville pour organiser les JRES 20xx doit donc impérativement être portée par une université, accompagnée d une équipe de soutien composée d acteurs ESR locaux. Cette équipe sera ensuite associée à RENATER pour toute la préparation de l événement.

2 Le Dossier de candidature doit contenir : v Un courrier signé par le Président de l Université candidat à l organisation des JRES, indiquant les organismes associés dans la démarche ; v Une proposition o indiquant les moyens mis en oeuvre pour chacun des points de la check list fournie ci-après et o précisant les options de dates choisies ; v Une équipe : le nom et organisme de rattachement du chef de projet et des 4/5 membres du COPIL doit être précisé (cf 2.1); v Tout autre élément de soutien à la manifestation. La candidature doit être déposée par l université 36 mois avant la date de la manifestation, afin de : - permettre à l équipe RENATER de valider la proposition en itérant avec les porteurs de la candidature ; - donner l opportunité aux futurs responsables de l organisation de s informer sur la préparation des JRES précédentes environ 30 mois avant les JRES pour lesquelles ils sont organisateurs; - de réserver au plus tôt les espaces hébergeant la manifestation. Les JRES ont lieu tous les 2 ans, à une date hors congés scolaires au 4ieme trimestre. Pour les JRES 2019, les candidatures doivent être envoyées par mail au GIP RENATER à candidaturejres@renater.fr avant le 30 novembre Les réunions avec les candidats auront lieu au premier trimestre 2017, pour un choix au plus tard en avril/mai Pour toute information concernant cette candidature : candidaturejres@renater.fr Informations sur les JRES : 2

3 CHECK LIST ORGANISATION DES JRES 1. Organisation Le GIP s est adjoint les services d un PCO (Organisateur professionnel de conférence) et optimise le recours aux personnels des organismes locaux en privilégiant les solutions proposées par les acteurs du marché. Le GIP RENATER est le chef de projet JRES, mais l implication d une équipe locale sur place est indispensable en complément du PCO du fait des spécificités locales liées au Palais des Congrès qui reçoit la conférence. Il est à noter que Comité de Programme chargé de l élaboration du contenu scientifique du congrès se réunit indépendamment du Comité d Organisation, mais que leurs présidents respectifs ont des points de cadrage communs afin d assurer une cohésion entre les objectifs du Programme et les réalisations de l Organisation. Les deux comités élaborent ensemble le questionnaire de satisfaction à destination des congressistes. 2. Les ressources humaines et le contexte local Le COPIL pilote le budget et toutes les procédures de mises en concurrence, et supervise l ensemble du dispositif. Il est l interlocuteur du PCO et du Palais des Congrès. Le budget est préparé par RENATER, également responsable de tous les marchés. Les JRES nécessitent a minima 3 procédures de marché : choix du PCO, lieu, traiteur. 3

4 2.1 Le COPIL Le comité de pilotage (COPIL) des JRES est composé : - Du Chef de projet RENATER (Président du Comité d Organisation) - De 4/5 personnes des établissements porteurs des JRES (dont le(s) Vice-Président(s) de l Organisation), - Du chef de projet (PCO). Il est conseillé d inviter les (co)pilotes des groupes de travail à participer par défaut aux COPILs afin d assurer une bonne communication avec les équipes thématiques. En pratique, les (co)pilotes participeront en fonction du calendrier et des sujets traités. Le soutien logistique et financier des collectivités territoriales est également demandé. A ce titre le COPIL prépare les demandes de subvention auprès des collectivités. En moyenne cela représente pour chaque membre du COPIL : - de J-24 mois J-12 mois : 0,5 jours de travail/mois/pers - de J-12 mois à J- 6 mois : 1 jours de travail/mois/pers - de J- 6 mois à J- 3 mois : 1,5 à 2 jours de travail /mois/pers - les 3 derniers mois : de 2 à 3 jours de travail /mois/pers. 2.2 Les Groupes de travail animés par les équipes locales Les JRES se distinguent d une conférence classique sur plusieurs points : Ø Une exposition qui est une vitrine technologique d où le besoin de disposer de réseaux haut débit sur le lieu (filaire et wifi) et de proposer des services conformes à l état de l art aux congressistes ; Ø Un dispositif réseau qui se base sur les prêts de matériels de partenaires de la communauté et des industriels). Une interconnexion à RENATER est à mettre en œuvre (fibre disponible) ; Ø Une ouverture internationale nécessitant traduction et communication adéquate ; Ø Une exposition professionnelle fortement appréciée par les industriels ; Ø La gestion des partenaires institutionnels, industriels, et media, Ø La sollicitation de subventions auprès des collectivités territoriales ; Ø Une communication locale incontournable afin d attirer les journalistes et les collectivités. Afin de répondre à ces attentes, le COPIL co-opte du personnel des établissements locaux de la communauté ESR et compose 5 groupes de travail thématiques : o Systèmes, Réseau et Supervision : Négociation de prêts par des industriels Installation des PC (orateurs, machines en libre-service) et des logiciels mise en oeuvre du réseau haut débit local et du wifi, interconnexion à RENATER : configuration des équipements et installation supervision 4

5 o Audiovisuel : streaming des flux vidéo en temps réel : pilotage du prestataire chargé de la réalisation audiovisuelle o Communication, Presse : Charte graphique, plan de communication, animation réseaux sociaux, relations presse, pilotage des supports vidéos relations avec les média et partenariats o Applications : Gestion du site web Cadrage de l application smartphone Mise à jour de l application chronomètre o Exposition : Commercialisation de l espace «exposition» aux industriels (env 65 modules de 9m2) Préparation du dossier commercial et du guide exposant Enquête de satisfaction auprès des exposants Les équipes de ces groupes de travail regroupent des personnels volontaires et motivés, issus des Universités et organismes d Enseignement et de Recherche locaux, gracieusement mis à disposition de l équipe JRES. Les éventuels frais de déplacement des équipes locales pour des réunions à Paris seront pris sur le Budget des JRES. 3. Prérequis concernant le choix du lieu 3.1 Accessibilité et Capacité hôtelière La ville qui reçoit les JRES doit être facilement et quotidiennement accessible en train et en avion (notamment pour les congressistes étrangers). La ville doit disposer d un réseau de transport en commun permettant d accéder au centre des congrès et aux établissements hôteliers. La capacité hôtelière de la ville doit permettre d accueillir 1500/1700 personnes, y compris avec des catégories d hôtels permettant de rentrer dans les seuils de remboursements des frais de mission. 3.2 Centre de Congrès Le centre des congrès doit pouvoir accueillir en un lieu unique et facilement accessible en transport en commun, a minima 1500 personnes (1200 congressistes /300 industriels ou membres de comités) pendant 1 semaine en différents espaces, comme précisé ci-dessous : Ø Conférence : 4 amphithéâtres ou salles de conférence (le programme comporte 4 sessions de conférence en parallèle) avec régie son, lumière, cabine de traduction/régie, vidéo projection 5

6 A minima 1 salle de grande capacité (minimum 1200 personnes) et 3 de plus petite capacité (minimum 300 personnes) ; Ø Sessions «industriels» : 4 salles pouvant accueillir entre 50 et 100 participants pour les sessions «industriels» programmées de 18h à 20h ; Ø 2 salles (50 personnes) pour les comités d organisation et de programme pendant les JRES ; Ø 2 ou 3 bureaux de travail pouvant accueillir 5 à 10 personnes ; Ø Un espace pour l exposition permettant la mise en place d au moins 600m2 de stands disposant d un accès réseau filaire à 100Mb/s ou plus ; Ø Des espaces de restauration équipés d offices pour l accueil de personnes assises (déjeuners «assis» les mercredi et jeudi). Par ailleurs, le centre des congrès devra disposer de : Ø Une infrastructure réseau permettant de déployer du haut débit et du Wifi ; Interconnexion avec RENATER : liaison(s) vers un ou plusieurs NR RENATER permettant des débits de 10 Gbit/s au moins; Ø Un dispositif accueil, gardiennage, sécurité adapté à la manifestation ; Ø Une aire de stockage sécurisée. 6