1. Rappel des engagements - Roadmap actuelle (RM) Action 8

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1 ACTUALISATION ROADMAP esante SESSION N 1 04/05/15 Projet A8 : Instauration d un instrument d évaluation uniforme (BelRAI) 1. Rappel des engagements - Roadmap actuelle (RM) Action 8 En 2013, l autorité fédérale établira, en collaboration avec les Régions et les Communautés, un plan pluriannuel pour le développement, l implémentation et l utilisation de l instrument BelRAI, pour les secteurs des soins à domicile, les soins hospitaliers dans les services de gériatrie ainsi que les soins palliatifs. a. La première et principale condition d implémentation est que nous avons besoin d un système modulé ou graduel de façon à nous éviter de devoir compléter le BelRAI entier pour des personnes moins dépendantes. (Cf. le pré- module, qui est développé en Flandre). b. Une deuxième condition d implémentation est que nous devons éviter que les dispensateurs de soins ne doivent introduire les mêmes informations dans différents systèmes. Il est très important qu un lien existe avec des dossiers électroniques existants : le DMI et les plans de soins en ligne, les dossiers en ligne, MyCareNet. c. Troisième condition d implémentation: BelRAI, doit également viser une application dans le cadre des soins à domicile et doit servir à définir tous les types de dépendance, également dans le secteur de l aide sociale. d. Une quatrième condition d implémentation réside dans la fixation univoque de paramètres pertinents (voir plus loin point d action 12). e. La participation des médecins généralistes et des autres dispensateurs de soins est nécessaire. Garantir une introduction unique des données est un stimulant important. D autres leviers pourront encore s avérer indispensables. 2. Situation As Is 2.1 Plan pluriannuel pour le développement, l implémentation et l utilisation de l instrument BelRAI L autorité fédérale a, en collaboration avec les entités fédérées, développé un projet conjoint visant l élaboration d un plan pluriannuel pour le développement, l implémentation et l utilisation de l instrument BelRAI. En raison de la complexité et de l ampleur du processus d implémentation concerné et en vue de pouvoir formuler une réponse aux questions posées, il a été convenu de faire appel à un gestionnaire de projet spécialisé. Le 30 mars 2015, le gestionnaire de projet (via un rapport intermédiaire) a proposé à la CIM les points d action présentés ci- dessous avec l intention de les traduire ensuite en fiches- projets. Sur cette base, il devrait être clairement explicité comment ces actions doivent être menées, dans quels délais, contextes de soins, réglementations, budgets et cadre de gestion. Action 1 les sous- actions 1A et 1B seront exécutées en même temps, la sous- action 1C sera exécutée ensuite.

2 Sous- action 1A - Extension de BelRAI avec le module BelRAI screener et généralisation de l implémentation modules BelRAI Home Care (HC) / Long Term Care Facilities (LTCF) / Acute Care (AC) pour toutes les personnes fragiles. Sous- action 1B Analyse de la pertinence des modules Mental Health + Community Mental Health, de leur acceptabilité et de l étendue des adaptations de l outil à réaliser pour les introduire. Sous- action 1C : Analyse de la pertinence des modules Personnes handicapées / Enfants et jeunes / Post Acute Care / Emergency Department Care / "Revalidation", de leur acceptabilité et de l étendue des adaptations de l outil à réaliser pour les introduire. Action 2 Optimiser l outil en s appuyant sur un «users» groupe restreint Action 3 Intégrer l utilisation de BelRAI dans les politiques communautaires, régionales et fédérales Point d attention 1 : il est essentiel que les différents niveaux de pouvoirs puissent exprimer clairement leurs intentions quant à leur volonté d utiliser les différents instruments et de les rendre obligatoires ou non. Point d attention 2 : Le lien avec les autres initiatives importantes doit être établi comme le plan pour les Soins intégrés aux malades chroniques Point d attention 3 : les utilisateurs doivent pouvoir en tirer un avantage Les intentions et engagements des communautés et régions seront intégrés dans le protocole d accord décrit au point d action 11 Action 4 Garantir la formation dans le cursus de base des acteurs de santé et de bien- être et dans la formation continue en s appuyant sur l action 12 du plan e- santé. Action 5 Activer un plan de communication qui fédère tous les acteurs Action 6 Rédiger et communiquer aux éditeurs de logiciel un cahier de charges pour l action 1A (BelRAI screener et modules HC AC LTCF). Action 7 S assurer un soutien efficace de la politique e- santé. BelRAI s appuiera sur l ensemble des développements et des politiques e- Santé pour le consentement éclairé du patient, l accès pour toutes les personnes autorisées, un module d accès pour le patient et/ou à l aidant proche, partager les informations avec les hubs, méta- hubs, coupler les informations avec le dossier patient. Action 8 Promouvoir au maximum l intégration dans les logiciels métier et examiner en parallèle la possibilité de maintenir une solution gratuite via web- browser. Action 9 Opter pour un modèle collaboratif Le modèle «collaboratif» repose sur une architecture collaborative commune. Ce modèle collaboratif permet à chacun (prestataire de soins, région, communauté ou entité fédérale), d avoir accès à ses propres données sans voir les données de l autre. Dans le modèle collaboratif la localisation physique des données est peu importante et est un problème d ordre essentiellement technique. Le modèle collaboratif doit permettre : Un point d accès unique pour les sociétés de software qui ont intégré BelRAI dans leur logiciel métier pour rentrer les data via le web- service dans la base de données Un point d accès unique pour les prestataires de soins qui ne disposent pas d une application métier et qui utilisent le web- browser.

3 Une mise à jour immédiate des données dans l ensemble des bases de données communautaires/régionales et fédérales Un accès immédiat aux données d un patient qui vient d une autre région ou communauté Action 10 - Délégation par la CIM de la gestion opérationnelle du projet ; mise en place de deux niveaux de gouvernance : La gouvernance stratégique générale La gouvernance opérationnelle La CIM assure le niveau de gouvernance stratégique général le plus élevé. Il s agit de prendre les décisions et de réaliser les arbitrages nécessaires dans les grands choix, les grandes orientations, les affectations budgétaires, l évaluation des progrès réalisés La CIM délègue la gestion opérationnelle à un gestionnaire de projet ou à une «structure BelRAI» dédiée à la gestion opérationnelle du projet. Action 11 Elaborer et signer un protocole d accord entre les différents niveaux de pouvoir où chacun s engage à aboutir pour une date déterminée à une proposition de loi/cadre et/ou d accord de collaboration relative à l organisation générale de BelRAI Action 12 Conclure une nouvelle convention avec InterRAI Le 30 mars 2015, sur la base de cette liste de points d action, la CIM a décidé : - «que ces 12 points d actions soient concrétisés en fiches- projets qui définiront : o qui se chargera de l exécution de ces actions ou d une part d entre elles, o le planning d exécution, o le mode d exécution (stratégique et opérationnel) o et les impacts budgétaires - que ces fiches- projets soient élaborées à partir de 4 ateliers auxquels les membres du Groupe de travail inter- cabinets seront invités : o Un atelier formation et communication en charge des Fiches- Projets pour les actions 4 et 5 o Un atelier gouvernance en charge des Fiches- Projets pour les actions 1, 2, 3 et 10 et pour les directives à donner à l atelier informatique pour l action 9 o Un atelier informatique en charge des actions 6, 7, 8, 9 o Un atelier juridique en charge des actions 11 et que ces fiches soient ensuite soumises pour approbation au Comité de l Assurance de l INAMI (mandataire de la mission) et à la CIM, via le Groupe de travail inter- cabinets Maladies chroniques.» 2.2 Utilisation actuelle de BelRAI Actuellement, BelRAI peut être utilisé part out prestataire de soins individuel. L instrument est cependant prévu pour une utilisation dans un contexte multidisciplinaire. L instrument BelRAI a été testé dans un projet portant sur «l usage transmural de l instrument BelRAI» ( ). Il est aujourd hui utilisé dans le cadre des projets de renouvellement des soins pour personnes âgées fragiles. La banque de données contient actuellement (au 7 avril 2015) des données concernant : nombre de patients : nombre de prestataires : nombre d évaluations :

4 2.3 Développement d un pre- screener pour BelRAI: pour les soins à domicile, les soins résidentiels et les soins hospitaliers (admissions aux urgences et liaison gériatrique interne), dans les 3 langues nationales Une étude est en cours (contrat avec le Comité de l Assurance de l INAMI) comportant les missions suivantes : l organisation d un focus groupe avec des acteurs du monde hospitalier/gériatrie afin d identifier les informations complémentaires nécessaires spécifiquement pour leur secteur. Les instruments InterRAI existants leur sont également proposés afin d arriver à un choix informé et soutenu par le secteur la traduction en allemand de tout ce qui a été développé jusqu à présent en français et néerlandais, ceci faisant l objet d une mission spécifique l organisation d au moins une réunion d information pour tous les secteurs, dans toutes les communautés et régions, en vue d obtenir un soutien maximum l organisation d un test auprès d un échantillon représentation de personnes âgées du secteur des soins à domicile, en résidentiel et à l hôpital, afin : o d examiner si le screener est utilisable dans tous les secteurs et d identifier les o éventuelles adaptations nécessaires évaluer à partir de quel moment un BelRAI complet est nécessaire, comment calculer un score global qui sera interprété correctement dans la pratique et quelle est la valeur de cut- off qui peut déterminer à partir de quel moment un assessment complet est nécessaire. Une part de cette analyse peut éventuellement, moyennant accord du Comité sectoriel, être réalisée sur des données récoltées précédemment dans BelRAI un comité d accompagnement a été mis en place au sein du groupe de travail inter- cabinets Politique à l égard des personnes âgées. Ce comité se réunit 4 fois sur l année et un état des lieux de l étude lui est présenté. Les chercheurs doivent tenir compte des éventuelles remarques formulées. La préparation d un dossier destiné au Comité sectoriel et l implémentation des éventuelles remarques formulées par ce comité. Les résultats de cette étude sont attendus pour septembre Elargissement du projet FLIECE (utilisation de BelRAI pou les patients palliatifs) flamand en y intégrant 5 MRS de Bruxelles et Wallonie Une étude est en cours actuellement (contrat avec le Comité de l Assurance de l INAMI) et qui prévoit les missions suivantes : La préparation d un dossier destiné au Comité sectoriel et l implémentation des éventuelles remarques formulées par ce comité. La traduction du manuel en français (environ 2 mois de travail). Actuellement InterRAI n a encore aucune version en français de ce manuel, mais certaines parties sont fort comparables au manuel Home- Care et peuvent, moyennant certaines adaptations, être rapidement traduites. D autres parties sont totalement neuves. La traduction en allemand est également prévue. Contacter et accompagner 5 MRS supplémentaires situées à Bruxelles et en Wallonie pendant 12 à 18 mois (en fonction de la taille des établissements) Prendre part au comité d accompagnement (4 x par an) Analyser les données complémentaires recueillies.

5 Les résultats de cette étude sont attendus pour septembre Les résultats de l étude FLIECE menée à la demande de l autorité flamande (IWT) ont été présentés au congrès Hoe de palliatieve zorg verbeteren in Vlaanderen qui s est tenu les 29 et 30 janvier 2015 à Bruxelles. Ils sont aussi publiés dans le livre palliatieve zorg, meer dan stervensbegeleiding Nood aan integratie en verbreding auteurs Joachim Cohen, Tinne Smets, Koen Pardon et Luc Deliens. Edition Lannoo Campus 3. Situation As Is éléments d explication/points bloquants L instrument BelRAI a connu un développement progressif depuis 2006, sans adaptations spécifiques liées à d autres initiatives qui se sont développées depuis lors. Il prévoit l identification des prestataires via la carte e- Id et se réfère à la source authentique des prestataires, mais n a pas d autres liens avec les autres sources ou flux de données. Récemment, certaines initiatives ont été prises pour mieux intégrer l instrument dans le développement actuel de l e- santé, telles que : - proposition récemment introduite à l IHTSDO de réaliser le mapping entre les instruments InterRAI et SNOMED, - développement (privé/commercial) d une application mobile pour tablettes, - tests en Flandre pour une interconnexion entre les données BelRAI et les autres composantes du dossier du patient (une première étude dans ce sens avait déjà été menée au niveau fédéral en 2011). Il est cependant essentiel d inscrire plus résolument l instrument et ses développements futurs dans le cadre général de l e- santé. Cela doit permettre de dépasser certains obstacles tels que : - le consentement du patient : actuellement un consentement spécifique doit être donné par le patient pour l utilisation de BelRAI - l interconnexion avec les autres sources de données (éviter les réencodages, importation du schéma de médication, etc.) - l accès aux données via HUB s, Intermed, Vitalink? et problématique de l accès à ces canaux d information pour les non médecins (infirmiers, ) - alimentation de la source authentique des prestataires : actuellement, l INAMI doit encoder manuellement dans COBRHA les données des intervenants prévus pour BelRAI qui ne relèvent pas de l AR 78 - hébergement de la banque de données centrale et utilisation de ces données à des fins épidémiologique ou d analyse : actuellement la banque de données est hébergée sur un serveur entièrement privé - intégration de la formation à l utilisation de BelRAI dans les formations de base et formations continues des prestataires de santé - interconnexion entre les données des applications mobiles privées avec la banque de données centrale et conditions d accès - accès du patient et de l aidant- proche aux données qui le concernent dans BelRAI -