Créer une session de formation

Transcription

1 Créer une session de formation Ce document décrit la création de sessions de formation dans Forprev : création de la session puis saisie des stagiaires. La clôture de la session n est pas décrite ici. La création de sessions est possible par le CEH (correspondant d entité habilitée). Si le CEH leur en donne le droit, les autres utilisateurs de Forprev peuvent aussi déclarer des sessions : formateurs, correspondants d entité associée (CEA), assistantes d établissement. Sessions>Recherche et déclaration de sessions Pour créer une session, depuis l écran de recherche de sessions, cliquez sur. L écran «Détails session» s affiche, permettant la saisie du détail de la session : Renseignez les champs de la session dans l ordre indiqué ci dessous, les champs s activent lorsque le champ précédent a été renseigné.

2 Etablissement Sélectionnez l établissement dispensant la formation (un seul établissement si l habilitation ne compte qu une entité habilitée ; plusieurs établissements si l on compte des entités associées) Domaine/niveau Sélectionnez le domaine/niveau de la session déclarée. Les domaines/niveaux proposés sont ceux pour lesquels l établissement sélectionné précédemment est rattaché à l habilitation ; tous les établissements ne proposent donc pas tous les mêmes stages. Stage Sélectionnez un stage parmi la liste filtrée selon le domaine/niveau. Type de session Session mono séquence : session se déroulant en une fois. Une session se déroulant sur une journée ou sur deux journées d affilée est dite mono-séquence. Session multi séquences : session se déroulant en plusieurs séquences, avec des intersessions. Une session est dite multi-séquences, s il existe une interruption dans la session qui permet aux stagiaires de retourner à leur poste de travail. Selon le «Type de session» sélectionné (Multi séquences/mono séquence), la mise en forme de la page change. Nombre de séquences Ce champ est mis à jour automatiquement : dans le cas d une session mono séquence : il est égal à 1. dans le cas d une session multi séquences : le chiffre est renseigné selon le nombre de séquences ajoutées. Statut Ce champ est non modifiable et géré directement par l application. Le statut correspond à l état de la session. Créée : session créée. Les modifications sur cette session sont encore possibles. Annulée : session annulée par l organisme de formation ou suite à la rupture de l habilitation. L annulation est définitive. Clôturée : session achevée, pour laquelle, les résultats des stagiaires ont été renseignés. Une session clôturée ne peut plus être modifiée, sauf par l ajout de stagiaires, dans un délai limité après la clôture. Suspendue : session suspendue suite à la suspension de l habilitation. Si cette suspension est levée, la session repasse à l état «Créée».

3 Date de création Champ non modifiable. La date de création correspond à la date de déclaration de la session dans Forprev. Date de complétude Champ non modifiable. Date à laquelle les champs obligatoires ont été renseignés. Les champs obligatoires sont : «Etablissement», «Domaine/niveau», «Stage», «Type de session», «Formateur», ainsi que les dates et adresses de la session ou de toutes les séquences. Selon le «Type de session» sélectionné (Multi séquences/mono séquence), la mise en forme de la page change. Créer une session multi-séquences Si le type de session sélectionné est multi séquences, le tableau ci dessous s affiche : Cliquez sur sur., renseignez les champs descriptifs de la séquence, puis cliquez Bien commencer par cliquer sur pour que la séquence soit prise en compte. Renouvelez l opération autant de fois que la session compte de séquences. Cliquez sur après chaque séquence créée.

4 Cliquez sur lorsque toutes les séquences de la session sont renseignées. Créer une session mono-séquence Lors de la déclaration d une session, si le type de session sélectionné est mono séquence l écran prend la forme suivante : Renseignez les champs : «Début de session», «Date de fin», «Heure de début», «Heure de fin», «Adresse», «Code postal» et «Ville».

5 Renseigner le formateur Seuls les formateurs référencés, rattachés à l habilitation et à l établissement peuvent être ajoutés à une session. Pour ajouter un formateur, cliquez sur la «loupe». La fenêtre de sélection d un formateur s affiche. Il est possible d affiner la recherche avec les filtres : «N Forprev», «Nom», «Prénom». Renseignez les filtres puis cliquer sur. Sélectionnez le formateur dans la liste de résultats puis cliquez sur. La fenêtre se ferme, le formateur est ajouté dans le détail de la session : Finalisation de la déclaration de session Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquez sur. Suite à l enregistrement, de nouveaux boutons s affichent en bas de la page du détail de la session. Ces boutons permettent d accéder à de nouvelles actions :

6 Déclarer des participants La déclaration de participants se fait en suivant ce schéma : Pour ajouter des participants, cliquez sur depuis la page «Détails session». La page «Participants» s affiche, permettant l ajout des participants un par un. Pour ajouter un participant, cliquez sur. La page d identité et d inscription du stagiaire s affiche ; on la remplit.

7 Identité stagiaire DEM Cliquez sur la loupe pour rechercher un individu déjà enregistré dans Forprev ou pour le créer si la recherche n aboutit pas. Renseignez les critères de recherche. «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» ou «N Forprev» puis cliquez sur. 2 cas possibles : Cas 1 : Aucun résultat. Cliquez sur. Le stagiaire sera alors créé dans Forprev Confirmez la création du stagiaire en cliquant sur attribué. : le stagiaire est créé et un n Forprev lui est

8 Cas 2 : un résultat est trouvé. Sélectionnez la ligne de résultat puis cliquez sur. Les informations correspondant à l individu sélectionné s affichent dans le détail de l inscription : Infos inscriptions Inscription individuelle/n SIRET ERI Cocher «Inscription individuelle» si le stagiaire n est pas inscrit par une entreprise (il est inscrit par Pôle emploi par exemple) ou saisir le numéro de Siret de l employeur du stagiaire dans le champ «N SIRET ERI». stagiaire 2 cas possibles : Cas 1 : stage de niveau 1 Le champ «E mail stagiaire» n est pas obligatoire. Il permettra d envoyer par mail le certificat du stagiaire à l issue de la session. Cas 2 : stage de niveau 2 Le champ «E mail stagiaire» est obligatoire. Les identifiants de connexion du formateur lui seront envoyés à cette adresse.

9 Si le stagiaire a déjà une adresse mail enregistrée dans Forprev, ce champ n est pas modifiable. Renseigner les prérequis Formation sans prérequis Cocher uniquement la case «A effectué tous les contrôles». Formation de recyclage de niveau 1 ou initiale de niveau 2 Sélectionner la ligne du «Prérequis 1». Etape 1 : Sélectionner la ligne du prérequis Etape 4 : Cocher cette case Etape 2 : Cocher «Vérifié» Etape 3 : Mettre à jour

10 Cochez le champ «Vérifié», puis cliquez sur prérequis.. Répétez l action pour tous les Après avoir vérifié tous les prérequis, cochez la case «A effectué tous les contrôles». Formation de recyclage de niveau 2 3 cas sont possibles : Cas 1 : vous êtes l organisme de formation qui a dispensé la formation initiale : Le n de certificat et la date de fin de validité du certificat se renseignent automatiquement dans le tableau. Cocher uniquement la case «A effectué tous les contrôles». Cas 2 : le formateur a été formé par un autre organisme :

11 Saisir les champs «N de certificat» et la «Date de validité du certificat» en recopiant les informations du certificat du formateur, puis cliquez sur. Cochez la case «A effectué tous les contrôles». Cas 3 : le formateur n est pas enregistré dans Forprev : Cochez uniquement la case «A effectué tous les contrôles». Finalisation de l enregistrement d un participant Une fois terminée la validation des prérequis, cliquez sur. Le champ «Résultat» sera à saisir après la fin du stage. Ajouter/supprimer/modifier une inscription Depuis la liste des participants, il est possible d ajouter de nouveaux participants, d en supprimer ou d en modifier. Ajouter un participant Modifier un participant Supprimer un participant Cliquez sur pour ajouter un nouveau stagiaire. Sélectionnez un stagiaire puis cliquez sur pour modifier une inscription. Sélectionnez un stagiaire puis cliquez sur pour supprimer un participant. Cliquez sur pour retourner au détail de la session.