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1 DIRECTION DES SERVICES ECONOMIQUES ET DU BIOMEDICAL Ligne directe Télécopie MFM/VG CENTRE HOSPITALIER DE VALENCE 179 Boulevard Maréchal Juin VALENCE CEDEX 9 Tel : Tel : Mail : dse@ch-valence.fr CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES Type de produit : fournitures de consommables informatiques et bureautiques Etablissement coordonnateur : Représentant de l établissement titulaire : M. André RAZAFINDRANALY, Directeur Représentant de l établissement suppléant : Mme Marie-France MADEC, Directeur Adjoint, chargée de la Direction des Services Economiques et du Biomédical Président de la Commission d appels d offres : Monsieur André RAZAFINDRANALY 1

2 Textes réglementaires CODE DES MARCHES PUBLICS (NOUVEAU) Chapitre III : Coordination, groupement de commandes et centrale d'achats Article 8 I. - Des groupements de commandes peuvent être constitués : 1º Entre des services de l'etat et les établissements publics de l'etat autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial ou entre de tels établissements publics seuls ; 2º Entre des collectivités territoriales, entre des établissements publics locaux ou entre des collectivités territoriales et des établissements publics locaux ; 3º Entre des personnes publiques mentionnées aux 1º et 2º ci-dessus ; 4º Entre une ou plusieurs personnes publiques mentionnées aux 1º et 2º ci-dessus et une ou plusieurs personnes morales de droit privé, ou un ou plusieurs établissements publics nationaux à caractère industriel et commercial, groupements d'intérêt public, groupements de coopération sociale ou médico-sociale ou groupements de coopération sanitaire, à condition que chacun des membres du groupement applique, pour les achats réalisés dans le cadre du groupement, les règles prévues par le présent code. II. - Une convention constitutive est signée par les membres du groupement. Elle définit les modalités de fonctionnement du groupement. Elle désigne un coordonnateur parmi les membres du groupement, ayant la qualité de pouvoir adjudicateur soumis au présent code ou à l'ordonnance du 6 juin 2005 susmentionnée. Celui-ci est chargé de procéder, dans le respect des règles prévues par le présent code, à l'organisation de l'ensemble des opérations de sélection d'un ou de plusieurs cocontractants. Chaque membre du groupement s'engage, dans la convention, à signer avec le cocontractant retenu un marché à hauteur de ses besoins propres, tels qu'il les a préalablement déterminés. III. - Sont membres de la commission d'appel d'offres du groupement : 1º En ce qui concerne les personnes mentionnées au 1º du I, un représentant de chaque membre du groupement ; 2º En ce qui concerne les personnes mentionnées au 2º du I, à l'exception des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux ou médico-sociaux, un représentant de la commission d'appel d'offres de chaque membre du groupement, élu parmi ses membres ayant voix délibérative ; 3º En ce qui concerne les personnes mentionnées au 3º et au 4º du I et les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux ou médico-sociaux, un représentant de chaque membre du groupement désigné selon les règles qui lui sont propres. La commission d'appel d'offres est présidée par le représentant du coordonnateur. Pour chaque membre titulaire peut être prévu un suppléant. IV. - Le président de la commission peut désigner des personnalités compétentes dans la matière qui fait l'objet de la consultation. Celles-ci sont convoquées et peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d'appel d'offres. La commission d'appel d'offres peut également être assistée par des agents des membres du groupement, compétents dans la matière qui fait l'objet de la consultation ou en matière de marchés publics. Pour les marchés et accords-cadres des groupements mentionnés aux 2º, 3º et 4º du I, le comptable du coordonnateur du groupement, si celui-ci est un comptable public et un représentant du directeur général de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission d'appel d'offres, lorsqu'ils y sont invités. Leurs observations sont consignées au procès-verbal. V. - Pour les marchés et accords-cadres des groupements mentionnés au 1º du I, le coordonnateur choisit le cocontractant après avis de la commission d'appel d'offres, dans les conditions fixées par le présent code pour les marchés de l'etat. Pour les marchés et accords-cadres des groupements mentionnés au 2º du I, la commission d'appel d'offres choisit le cocontractant dans les conditions fixées par le présent code pour les marchés des collectivités territoriales. Toutefois, pour les marchés et accords-cadres des groupements des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux, le coordonnateur choisit le cocontractant après avis de la commission d'appel d'offres. Pour les marchés et accords-cadres des groupements mentionnés aux 3º et 4º du I et dont la majorité des membres sont des collectivités territoriales, la commission d'appel d'offres choisit le cocontractant dans les conditions fixées par le présent code pour les marchés des collectivités territoriales. Dans le cas contraire, c'est le coordonnateur qui choisit le cocontractant après avis de la commission d'appel d'offres, dans les conditions fixées par le présent code pour les marchés de l'etat. VI. - Chaque membre du groupement, pour ce qui le concerne, signe le marché et s'assure de sa bonne exécution. VII. - La convention constitutive du groupement peut aussi avoir prévu que le coordonnateur sera chargé : 1º Soit de signer et de notifier le marché ou l'accord-cadre, chaque membre du groupement, pour ce qui le concerne, s'assurant de sa bonne exécution ; 2º Soit de signer le marché ou l'accord-cadre, de le notifier et de l'exécuter au nom de l'ensemble des membres du groupement. Dans ces deux cas, la convention constitutive du groupement peut prévoir que la commission d'appel d'offres est celle du coordonnateur. Si le coordonnateur ne dispose pas d'une commission d'appel d'offres, il en constitue une pour les besoins de fonctionnement du groupement. NOTA : Décret nº du 1er août 2006 art. 8 : I. - Les dispositions du présent décret entrent en vigueur le 1er septembre II. - Les marchés publics notifiés antérieurement à la date d'entrée en vigueur du présent décret demeurent régis, pour leur exécution, par les dispositions du code des marchés publics dans leur rédaction antérieure aux dispositions annexées au présent décret. III. - Les marchés publics pour lesquels une consultation a été engagée ou un avis d'appel public à la concurrence envoyé à la publication antérieurement à la date d'entrée en vigueur du présent décret demeurent régis, pour leur passation, par les dispositions du code des marchés publics dans leur rédaction antérieure aux dispositions annexées au présent décret. Leur exécution obéit aux dispositions annexées au présent décret. 2

3 PREAMBULE Il est décidé d un commun accord entre les parties signataires de mettre en place un groupement de commandes au sens de l article 8 du code des marchés publics résultant du décret n du 1 er août Le présent groupement de commandes est constitué entre les membres adhérents, établissements de santé de la région Rhône-Alpes, dans un esprit de mutualisation des moyens : L objectif étant de permettre de meilleurs achats : anticipation des risques, recherche de qualité, adaptation des produits aux besoins des utilisateurs, effets d économie d échelle, ainsi qu une mutualisation des procédures de passation des marchés. ***** ARTICLE 1 : Objet Les établissements de santé décident de créer un groupement de commandes pour les fournitures de consommables informatiques et bureautiques. La présente Convention doit être signée par tous les membres du groupement. Elle n est soumise à aucune obligation de publicité. ARTICLE 2: Composition La composition du groupement figure en annexe 1. L adhésion de nouveaux établissements (publics ou privés) est proposée par l établissement coordonnateur aux établissements adhérents. Après avoir recueilli leur avis, il décidera de l adhésion du nouvel établissement et en informera les établissements adhérents. L adhésion de tout nouvel établissement ne pourra intervenir qu à l occasion du renouvellement d un marché (et non en cours d exécution) et entraînera donc un avenant à la présente Convention (qui ne saurait avoir un effet rétroactif (sur les marchés en cours notamment). ARTICLE 3 : Retrait / exclusion Toute demande de retrait du groupe est adressée au coordonnateur par lettre recommandée avec accusé de réception, six mois au mois avant la fin d exécution du marché. L établissement qui se retire est tenu de respecter ses engagements vis à vis du marché en cours jusqu à son achèvement. Il demeure en tout état de cause responsable des marchés qu il a signé dans le cadre du groupement. L exclusion d un établissement membre du groupement pourra être décidée à l unanimité des membres signataires (l établissement sanctionné n ayant pas voix délibérative au vote) en cas de non respect de la présente convention et uniquement à l occasion du renouvellement d un marché. 3

4 ARTICLE 4 : Objectif La présente convention est constituée en vue de la passation d un marché pour l ensemble des membres du groupement. Le coordonnateur a donc pour mandat de signer le marché au nom de l ensemble des établissements signataires conformément à l article 8 VII al 1. La présente Convention est établie pour la famille de produits relatifs aux fournitures de consommables informatiques et bureautiques. ARTICLE 5 : Modification Des modifications non substantielles (qui ne sauraient en tout état de cause être relatives au coordonnateur ou famille de produits) peuvent être apportées à la présente Convention par avenant après délibération de l assemblée générale du groupement prise à la majorité des membres présents. En tout état de cause les modifications ne sont jamais rétroactives. ARTICLE 6 : Désignation de l établissement Coordonnateur et de son représentant L établissement coordonnateur désigné par la majorité des membres du groupement pour la présente Convention est le Centre Hospitalier de Valence. Son représentant est M. André RAZAFINDRANALY, Directeur. Son représentant suppléant est Mme Marie-France MADEC, Directeur Adjoint, chargée de la Direction des Services Economiques et du Biomédical. Son référent marché est M. Jean-Michel VITOZ, Technicien Supérieur Hospitalier. L établissement coordonnateur est désigné par la majorité des membres du groupement pour la même période que la durée de validité de la présente convention. Il est mis fin aux fonctions de l établissement coordonnateur soit par démission de ce dernier, soit par décision majoritaire de l ensemble des adhérents présents à l occasion d une assemblée générale. Le choix du nouveau coordonnateur ne pourra se faire que parmi des personnes soumises de plein droit au code des marchés publics. Dans le cas de changement de coordonnateur, la convention initiale doit être modifiée afin de substituer le nouveau coordonnateur à l ancien. L établissement coordonnateur nomme un représentant et un suppléant chargé de mettre en œuvre la présente convention. Il est mis fin aux fonctions du représentant de l établissement coordonnateur soit par démission de l intéressé soit par cessation de ses fonctions sur le département. Les représentants de l établissement coordonnateur qui cessent leur activité demeurent responsables des actes passés pendant leur mandat. Le représentant de l établissement coordonnateur suppléant gère le groupement en l absence du représentant titulaire. 4

5 ARTICLE 7 : Missions du coordonnateur : Le Coordonnateur assume les missions suivantes : - recensement des besoins - Définition des prestations - Rédaction des cahiers des charges et constitution des dossiers de consultation - Publication des Avis d Appels à la Concurrence - Expédition des dossiers aux candidats - Dématérialisation, le cas échéant, des procédures de passation des marchés - Réception des offres - Convocation de la Commission d Appel d Offres - Analyse des Offres - Rédaction des procès-verbaux - Expédition aux adhérents des documents nécessaires à l élaboration du marché - Information aux candidats écartés - Rédaction du rapport de présentation - Envoi au contrôle de légalité - Notification - Publication de l avis d attribution - Reconduction - Avenants le cas échéant Le coordonnateur est responsable de la procédure de passation dans son ensemble et s engage envers les établissements adhérents sur le respect du planning de la consultation. Il rend compte de ses actions envers l assemblée générale. ARTICLE 8 : Assemblée générale Article 8-1 : composition L assemblée générale du groupement est composée d un représentant de chaque établissement adhérent librement désigné par celui-ci. Article 8-2 : Fonctionnement L assemblée générale du groupement de commande se réunit au minimum une fois par an et aussi souvent que l intérêt du groupement l exige, sur convocation du coordonnateur. Elle est présidée par le représentant de l établissement coordonnateur. L assemblée générale a pour mission : - de nommer l établissement coordonnateur - d établir et valider le budget de fonctionnement du groupement ainsi que sa répartition entre les adhérents - de valider la convention constitutive - de valider les nouvelles adhésions ou les retraits des adhérents (une voix par établissement représenté). - d assurer le suivi des marchés en cours - de délibérer sur les litiges entre adhérents L assemblée générale se réunit valablement sans quorum. L assemblée générale délibère à la majorité des voix des membres présents. 5

6 Le nombre de voix est déterminé de la façon suivante : - Etablissement de plus de 500 lits : 3 voix - Etablissement ayant entre 200 et 500 lits : 2 voix - Etablissement de moins de 200 lits : 1 voix Article 8-3 : Assemblée générale plénière Les établissements coordonnateurs des différents groupements régionaux peuvent décider de se réunir en assemblée générale plénière aussi souvent que l intérêt des groupements l exige. ARTICLE 9 : Durée Le présent groupement débutera le 20 avril 2007 pour une durée de 4 ans. A l issue de cette période, la présente convention sera reconduite tacitement pour des périodes de quatre ans sauf renonciation unanime de l ensemble de ses membres réunis en assemblée générale. ARTICLE 10 : Engagement des adhérents : 10-1 : Participation aux dépenses L établissement coordonnateur présente à l assemblée générale un budget annuel et prévisionnel de fonctionnement incluant l ensemble des dépenses pour l exercice d une année civile. Chaque adhérent participe aux frais de fonctionnement du groupement sur la base de ce budget annuel prévisionnel selon les modalités fixées ci après : - Une part fixe (droit d entrée) : 100 par an et par groupement de commandes - Une part variable (proportionnelle au chiffre d affaire que chaque établissement a renseigné lors du recueil des besoins). Le budget prévisionnel ne fait pas l objet d une révision en fin d année sur les frais réels engagés. Si un écart important devait être constaté par l établissement coordonnateur entre le budget prévisionnel et le budget réalisé sur la base de circonstances imprévues (nouvelle procédure relancée ), il pourra reporter cette différence (crédits ou dépenses) sur le budget de l année suivante. Le règlement des cotisations se fait par l émission d un titre de recette de l établissement coordonnateur avant le 31 janvier de l année d exercice : Recensement des besoins : Chaque adhérent s engage à transmettre au coordonnateur les besoins de son établissement pour le marché déterminé dans les délais fixés par le coordonnateur. Le retour de ces documents vaut adhésion définitive à la consultation lancée. Tout document non retourné dans les délais entraînera la non prise en compte des besoins de l établissement concerné. Le coordonnateur pourra, sur la base de ces besoins, passer au choix un marché à bons de commandes sans montant minimum ni maximum (les besoins seront alors pris en compte comme quantités prévisionnelles non contractuelles) ou un marché à bons de commandes avec minimum et maximum (définis librement en concertation avec les établissements adhérents). Au terme des procédures, l établissement adhérent s engage avec le contractant à hauteur des besoins qu il a indiqué (sous réserve des marchés à bons de commande passés sans minimum ni maximum). L adhérent assumera les pénalités de dédit ou de non exécution du marché (notamment en cas de non respect de la présente clause). 6

7 10-3 : Commission technique / essais : La commission technique est composée comme suit : - Un représentant de chaque établissement coordonnateur des groupements régionaux o Hôpitaux Drôme Nord o CH Bourg en Bresse o CH Valence o CH Chambery o CH Annecy - Trois représentants par département désignés selon les modalités suivantes o Un représentant d une maison de retraite o Un représentant d un établissement de santé de moins de 500 lits o Un représentant d un établissement MCO de plus de 500 lits Ces représentants sont désignés parmi les établissements volontaires au sein de chaque département. L organisation de ces nominations et le choix final des représentants sont confiés en priorité à l établissement ayant le plus grand nombre de lits au sein du département. A défaut, cette désignation pourra être confiée à l établissement coordonnateur. L établissement coordonnateur informera les établissements adhérents au marché de la composition finale de la commission technique au plus tard un mois avant la première réunion de cette dernière. Les représentants des établissements membres du groupement s engagent à participer aux commissions techniques du groupement. Si des essais sont prévus dans le cadre de la procédure de passation, ils seront organisés par l établissement coordonnateur auprès des établissements adhérents qu il aura librement choisi : obligation d exclusivité Les établissements s engagent à se conformer à l obligation d exclusivité découlant des choix effectués le coordonnateur sur la base de l avis de la commission technique et de la commission d appel d offres : obligation envers les fournisseurs : Les établissements adhérents s engagent à respecter le cahier des charges du groupement afin d éviter tout litige avec les fournisseurs. Ils s engagent à fournir les éléments suivants : - Jours et horaires des livraisons - lieux de livraisons - noms et coordonnées des personnes à contacter en cas de problème. ARTICLE 11 : Approvisionnement paiement Chaque établissement gère ses approvisionnements conformément aux différents documents du marché, ainsi que dans le respect du CCAG correspondant. 7

8 Il assure également le paiement des formalités, travaux ou services relevant du dit marché. Il règle les éventuels intérêts moratoires. ARTICLE 12 : Mandat / délégation de signature Le coordonnateur a pour mandat de signer le marché au nom des établissements adhérents. Il n a pas pour mandat d exécuter ce marché au nom de ces établissements. Chaque établissement reste donc responsable de l exécution de son marché (sous les seules réserves des avenants communs à l ensemble des adhérents ainsi que des reconductions). Ainsi tout éventuel recours contre un fournisseur ne pourrait être mené que par un ou plusieurs adhérents sous son entière responsabilité et ne saurait engager l ensemble du groupement. ARTICLE 13 : Commission d appels d offres La commission d appels d offres compétente est la CAO de l établissement coordonnateur conformément à l article 8-VII alinéa 3 du Code des Marchés Publics. Elle est présidée par le représentant de l établissement siège du coordonnateur. Les modalités de fonctionnement précisées par le code des marchés publics sont applicables au fonctionnement de la commission d appels d offres de l établissement coordonnateur. Le représentant de la DDCCRF, un représentant de la DDASS et le comptable de l établissement coordonnateur peuvent être convoqués aux réunions de la commission d appels d offres. Des personnalités désignées par le coordonnateur en raison de leurs compétences peuvent également être convoquées par le coordonnateur. Les règles de convocation et de quorum de la Commission d Appels d Offres se réunissant dans le cadre d un marché passé en groupement de commandes sont celles régies par le code des marchés publics résultant du Décret n du 1 er août ARTICLE 14 : Contrôle de légalité Le coordonnateur assure la transmission des marchés à la DDASS de son département ce qui vaut contrôle de légalité pour l ensemble des établissements adhérents quelque soit leurs départements. ARTICLE 15 : Passation et exécution du marché Les achats réalisés dans le cadre du groupement sont soumis aux dispositions du Code des Marchés Publics. Chaque membre adhérent est engagé avec le titulaire retenu au terme de la procédure groupée et dans le respect de ses besoins recensés. Il ne peut remettre en cause le choix opéré dans le cadre du groupement en concluant le marché avec un autre opérateur et encore moins avec le même opérateur hors marché pour les mêmes produits. Il ne peut enfin modifier l objet du marché qu il s est engagé à conclure. 8

9 ARTICLE 16 : Reconduction / Renouvellement du marché : Avant de procéder à la reconduction du marché, le coordonnateur interroge l ensemble des établissements adhérents sur leur volonté de reconduire ou non le marché. Le coordonnateur adresse ensuite à chaque titulaire de marché les courriers de reconduction / non reconduction en indiquant les éventuelles réserves de certains établissements. Avant de lancer un nouveau marché, le coordonnateur est tenu de valider avec l ensemble des établissements adhérents la liste des produits faisant l objet du marché. De même, 6 mois avant le renouvellement du marché, le coordonnateur procède à une évaluation du marché avec l ensemble des adhérents. 9

10 SIGNATURE DE LA PRESENTE CONVENTION POUR L ETABLISSEMENT ADHERENT Date : Etablissement :. SIGNATURE (Pouvoir Adjudicateur) POUR L ETABLISSEMENT COORDONNATEUR Date : Etablissement :. SIGNATURE (Pouvoir Adjudicateur) 10