NOTE DE FONCTIONNEMENT DE LA BASE PRESTATAIRES DLA ENEE ACTIVITES

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1 NOTE DE FONCTIONNEMENT DE LA BASE PRESTATAIRES DLA ENEE ACTIVITES Mai 2014 Document de travail

2 Sommaire LA BASE PRESTATAIRES... 3 LA RECHERCHE DE PRESTATAIRES Différents critères de recherche... 5 Le champ Texte libre... 5 Possibilité de choisir plusieurs items sur les critères de recherche suivants :... 5 Précision sur le référencement régional d'un prestataire... 5 Trier par... 6 Accéder aux fiches inactives... 6 Réinitialiser sa recherche Choisir ses prestataires La fonction Panier... 7 LA RECUPERATION DES DONNEES D un prestataire D un ensemble de prestataires Impression des fiches complètes en format PDF Exportation sous excel des coordonnées Des prestataires référencés dans le cadre de l AMI dans ma région Via les exportations Prestataires... 9 AJOUTER UN NOUVEAU PRESTATAIRE Préalables et méthode Qualifier le prestataire Qualification par le DLA Qualification par le prestataire Bon à savoir Doublon de fiche Prestataire Comment modifier le prestataire sélectionné pour une ingénierie? Un prestataire est domicilié à l'étranger, comment enregistrer son adresse? Comment saisir un prestataire en portage salarial? LA MISE A JOUR DES FICHES PRESTATAIRES Mise à jour par les prestataires eux-mêmes Mise à jour par les chargés de mission DLA et CR DLA Mise à jour automatique par Enée Activités DLA Tous droits réservés - Mai / 13

3 LA BASE PRESTATAIRES La base Prestataires du DLA est administrée par l Avise, animateur national du dispositif, via l outil extranet Enée Activités. Il s agit d une base nationale regroupant la totalité des prestataires susceptibles d intervenir ou ayant intervenu dans la réalisation d ingénieries individuelles ou collectives mises en place par les DLA. Seuls les chargés de mission DLA et Centre de ressources DLA, en lien directe avec les prestataires, peuvent ajouter une fiche Prestataire (état actif) ou décider de l archiver (état inactif). A savoir Une fiche est active : - par défaut au moment de sa création, - dès lors que le prestataire est conventionné ne serait-ce qu une fois par un DLA, - si le prestataire est référencé dans au moins une région dans le cadre de l Appel à Manifestation d Intérêt (AMI). Une fiche est inactive quand : - le prestataire n existe plus, - le prestataire n a jamais été conventionné et n est plus référencé en région, - le prestataire n a jamais donné suite aux demandes de mise à jour de sa fiche, - le prestataire a été déréférencé. Le prestataire inactif ne peut plus être sélectionné lors de la création d'une nouvelle ingénierie : il sera toutefois toujours présent dans la base, afin de conserver la cohérence des ingénieries qu'il aura pu réaliser. L'administrateur gère l'état actif ou inactif d'un prestataire. Il est possible de lui rendre l état actif si une ingénierie, à minima, lui est confiée ou s il est référencé dans au moins une région dans le cadre de l AMI. Une ingénierie est obligatoirement rattachée à une fiche Prestataire dès lors que celle-ci est dans l état commandée, en cours, achevée, rompue, annulée. La base Prestataires sert également à indiquer les référencements régionaux dans le cadre de l Appel à Manifestation d Intérêt (AMI) : - Un prestataire peut être référencé dans une ou plusieurs régions, - Un prestataire est référencé pour la durée de la convention cadre triennale , - Les DLA régionaux et départementaux renseignent et mettent à jour autant que de besoin le champ Référencement régional pour les prestataires référencés dans leur région. DLA Tous droits réservés - Mai / 13

4 Accès à la base Prestataires BOITE À OUTILS PRESTATAIRES Note de fonctionnement Base Prestataires DLA Créer/Déposer dans un panier Référencement régional Zone de recherche Tout cocher / décocher Trier par Ajouter un nouveau prestataire Sélectionner un ou plusieurs prestataires Référencement régional Ile-de-France Référencement régional Centre, Auvergne Entrer dans une fiche prestataire Référencement régional Non référencé S ajuste selon la recherche Navigation dans les pages de résultats (20 par page) DLA Tous droits réservés - Mai / 13

5 LA RECHERCHE DE PRESTATAIRES Votre région est sélectionnée par défaut dans le champ de recherche Référencement régional. 1 Différents critères de recherche Référencement régional Le champ Texte libre Ce champ va chercher sur les parties Identité, Informations sectorielles et Compétences d une fiche Prestataire. Possibilité de choisir plusieurs items sur les critères de recherche suivants : - Compétence - Conventionné par - Département d implantation - Géré par - Région d implantation - Secteur - Thème de la prestation - Référencement régional Référencement régional Précision sur le référencement régional d'un prestataire A compter de mai 2014, le champ Zone d intervention est remplacé par le champ Référencement régional. Il comprend les items «Toutes» / «Non référencé» / «Les régions» par ordre alphabétique sous la forme de 1 à N cases à cocher. DLA Tous droits réservés - Avril / 13

6 Trier par Il est possible de trier le résultat d une recherche par : - Le nom court des prestataires : par ordre alphabétique croissant/décroissant. Il suffit de cliquer sur les flèches. - Les prestataires conventionnés cette année et les 2 années passées, en nombre d'ingénieries : par ordre croissant/décroissant en nombre d ingénieries réalisées sur l année N et jusque N-2. Cela permet de visualiser uniquement les prestataires étant intervenus sur le DLA récemment et étant plus ou moins sollicités. Accéder aux fiches inactives Par défaut, la base ne montre que les fiches actives. Utiliser le critère "Etat" pour chercher dans les fiches inactives. Réinitialiser sa recherche Afin d effacer tout critère de recherche sélectionné et se lancer dans une nouvelle recherche, cliquer sur. 2 Choisir ses prestataires Les données qualifiées portant sur les secteurs d activités, les compétences, les expériences réalisées en dehors du DLA ainsi que toutes les données liées aux ingénieries déjà réalisées pour le DLA permettent de faire une pré-sélection de prestataires susceptibles de répondre à sa recherche. Données liées aux ingénieries classées par numéro de département des DLA et par date décroissante : Ingénieries mises en place par le DLA gestionnaire de la fiche Ingénieries mises en place par les autres DLA DLA Tous droits réservés - Avril / 13

7 3 La fonction Panier La fonction Panier permet de faire une sélection de prestataires issus d une ou plusieurs recherches et d en récupérer les données. Si vous réalisez plusieurs recherches ou si le résultat de votre recherche s affiche sur plusieurs pages (1 page contient 20 prestataires maximum), il est nécessaire de se rendre sur chacune des pages pour les ajouter au panier avant de nommer ce dernier. Il est possible de créer autant de panier que de besoin puis éventuellement de les supprimer. Comment créer un panier? Cocher les prestataires recherchés pour votre panier puis cliquer sur "P" S affiche dans la partie haute de l écran : Cliquer dessus pour donner un nom à votre panier et le valider Comment afficher ou supprimer un panier? Cliquer sur "Mes Paniers" dans la partie haute de l écran Supprimer un panier Accéder au panier DLA Tous droits réservés - Avril / 13

8 Comment ajouter ou supprimer un ou plusieurs prestataires dans un panier? Ouvrir le panier concerné. Supprimer un prestataire Voir la partie sur La récupération des données / D un ensemble de prestataires Possibilité d ajouter un prestataire issu d une recherche ultérieure à un panier déjà existant. Ajouter un prestataire à un panier existant Possibilité d exporter ou d imprimer la totalité du panier ou uniquement les prestataires de votre choix (une sélection dans la sélection). LA RECUPERATION DES DONNEES 1 D un prestataire La fiche d un prestataire se génère sous format PDF directement dans celle-ci en cliquant en bas à droite sur. DLA Tous droits réservés - Avril / 13

9 2 D un ensemble de prestataires La récupération des données de plusieurs prestataires se fait depuis un panier Impression des fiches complètes en format PDF Depuis le panier, cliquer sur 2.2. Exportation sous excel des coordonnées Depuis le panier, cliquer sur Liste des items présents dans cette exportation : - Nom court - Nom Long - Siret/Siren - Adresse - Code postal - Ville - Département d implantation - Référencement régional - Tarif moyen de la journée - Code APE - Organisme de formation - Contact - Mail - Portable - Téléphone - Date de dernière mise à jour 3 Des prestataires référencés dans le cadre de l AMI dans ma région Choisir sa région dans le critère de recherche Référencement régional puis cliquer sur Chercher. Sélectionner l ensemble des prestataires obtenus pour créer un panier que vous nommez par exemple «Prestataires référencés en région Centre au JJ/MM/AAAA». Il est possible d exporter ce panier : - pour obtenir les coordonnées sous format excel - ou pour obtenir les fiches complètes sous format PDF. Voir la partie sur La récupération des données / D un ensemble de prestataires Les deux exportations Prestataires affichent le référencement régional. Il est donc possible de filtrer sur sa région pour obtenir les prestataires référencés : Filtres textuels > Contient > [région] > OK 4 Via les exportations Prestataires Il existe deux exportations liées aux prestataires accessibles depuis l onglet "Synthèses", dans la liste déroulante de choix des exportations : - l exportation Prestataires affiche les prestataires dont vous avez créé la fiche, DLA Tous droits réservés - Avril / 13

10 - l exportation Prestataires conventionnés affiche les prestataires que vous avez conventionné pour réaliser au moins une ingénierie. Liste des items présents dans ces exportations : - Nom court - Nom Long - Année de création - SIRET/SIREN - Etat - Statut - Conventionné par - Adresse - Code postal - Ville - Département d implantation - Référencement régional - Secteur d activité 1 - Sous-Secteur d activité 1 - Secteur d activité 2 - Sous-Secteur d activité 2 - Secteur d activité 3 - Sous-Secteur d activité 3 - Compétence 1 - Compétence 2 - Compétence 3 - Contact - Site Web - Mail - Téléphone - Portable - Date de dernière mise à jour - Tarif moyen de la journée - Code APE - Organisme de formation - Dernière date de mise à jour - Date de la dernière ingénierie AJOUTER UN NOUVEAU PRESTATAIRE 1 Préalables et méthode Au préalable, il faut toujours s assurer que le prestataire n est pas déjà présent dans la base en l état actif ou inactif afin d éviter la création d un doublon. Pour cela, effectuez une recherche par nom (ou partie de nom), sans autre critère de recherche. Si le nom du prestataire a changé, Enée Activités vous en avertira grâce au numéro SIRET (14 chiffres) ou SIREN (9 chiffres) du prestataire ayant déjà ce numéro. Vous ne pourrez valider la saisie d un nouveau prestataire sans n SIRET / SIREN valable. Si la fiche existe déjà en l état inactif, il suffit de demander à l administrateur d Enée Activités de lui changer son état en actif puis de vérifier si toutes les coordonnées sont exactes. Une fiche prestataire Une fiche n est créée qu à partir du moment où le prestataire est conventionné créée = au moins une pour une ingénierie ou est référencé dans le cadre de l AMI dans au moins une région. ingénierie commandée ou un référencement Cliquer sur le bouton pour créer une nouvelle fiche. régional Une fiche est en l état actif par défaut. Dès lors, le prestataire peut être sélectionné lors de la création d'une nouvelle ingénierie. DLA Tous droits réservés - Avril / 13

11 2 Qualifier le prestataire 2.1. Qualification par le DLA Référencement régional En dehors des informations relevant de l Identité d un prestataire, il est nécessaire d indiquer : - son ou ses Secteur(s) d activités (jusqu 3), - son ou ses Compétence(s) (jusqu 3), Un prestataire ne peut - son éventuel Référencement régional. pas renseigner ou modifier le champ Référencement régional 2.2. Qualification par le prestataire Dès lors qu un prestataire est ajouté dans la base et qu une adresse mail est mentionnée, le prestataire reçoit une alerte mail qui : - l informe de sa présence dans la base nationale des prestataires du DLA, - lui communique son identifiant et son mot de passe, - l invite à vérifier ses coordonnées et compléter sa fiche : o par l ajout de pièces jointes se rapportant sur ses Secteurs d activités et/ou sur ses Compétences. o par la description de 3 expériences maximum réalisées en dehors du DLA. DLA Tous droits réservés - Avril / 13

12 Ajouter une référence hors DLA 3 Bon à savoir Doublon de fiche Prestataire Dans le cas d un prestataire erroné ou d un prestataire saisi plusieurs fois, il est nécessaire de le signaler à l administrateur d Enée Activités afin de dé-doublonner les fiches. La suppression définitive d'une fiche est possible si aucune ingénierie n'a été déclarée pour ce prestataire. Comment modifier le prestataire sélectionné pour une ingénierie? - Aller sur la page de mise à jour de l'ingénierie, faites "Modifier". - Puis cliquez sur le "?" face au prestataire, une pop-up (une petite fenêtre) s'ouvre et propose la liste des prestataires résidant dans votre département, si nécessaire modifier le département ou choisissez "tous". - Repérez la fiche du prestataire sur lequel vous souhaitez basculer l'ingénierie et cliquez sur le bouton "Sélectionner" tout en bas de la fenêtre (et pas forcément visible à l'écran). Valider. - L'administrateur pourra alors supprimer la fiche du prestataire en double. Un prestataire est domicilié à l'étranger, comment enregistrer son adresse? - Dans l'onglet "Identité", écrire l'intégralité de l'adresse dans le champ Adresse (cp, ville, pays). - Puis, indiquer dans le champ Code postal. Le champ Département d'implantation mentionne automatiquement la valeur Etranger. - Reste plus qu'à choisir UE ou Hors UE dans le champ Ville. - Valider la fiche Identité du prestataire. Comment saisir un prestataire en portage salarial? Il est plus intéressant d'avoir un prestataire saisi sous son nom que sous celui de sa société de portage. Saisir la personne dans nom court et long en ajoutant éventuellement derrière le nom de la société de portage. Lors de l'entrée du SIREN / SIRET déjà présent dans Enée, indiquer le nom du consultant, le nom de cette société ou «portage sal» par ex. dans le champ Antenne (10 caractères maxi). LA MISE A JOUR DES FICHES PRESTATAIRES 1 Mise à jour par les prestataires eux-mêmes A compter d avril 2014, lorsqu une nouvelle fiche prestataire est créée, celui-ci reçoit une alerte l informant du système de mise à jour de sa fiche dans Enée Activités ainsi que de son identifiant et son mot de passe. DLA Tous droits réservés - Avril / 13

13 Les prestataires peuvent accéder à tout moment à leur propre fiche (et uniquement) pour mettre à jour leurs données portant sur leur identité, leurs expériences hors DLA, leurs compétences et leurs secteurs d activités. Ils n accèdent ni au champ Référencement régional, ni à l onglet Ingénieries. Une alerte mail est envoyée par l administrateur d Enée Activités aux prestataires en l état actif une fois l an afin de les solliciter à mettre à jour leur fiche. Leur identifiant et leur mot de passe y sont rappelés. Ils ont tout intérêt à le faire pour rester présent dans la base. Il est spécifié qu après une relance sans mise à jour, leur fiche passe en l état inactif. Pour autant, ce passage en l état inactif se réalise seulement après validation du DLA ou CR DLA gérant la fiche. Dès qu une fiche est validée, la Date de mise à jour est automatiquement impactée. 2 Mise à jour par les chargés de mission DLA et CR DLA Jusqu en avril 2014, les fiches prestataires devaient être intégralement mises à jour par les chargés de mission DLA et CR DLA et tout particulièrement par le gestionnaire de la fiche, soit celui qui l a créée. Même si le système permet à présent aux prestataires de mettre à jour leur fiche eux-mêmes, les chargés de mission peuvent toujours intervenir sur l intégralité des fiches de la base à tout moment pour corriger une erreur, ajouter une information, 3 Mise à jour automatique par Enée Activités - L onglet Ingénieries portant sur les ingénieries déjà réalisées se met à jour de façon automatique et en temps réel. - La date de mise à jour est générée automatiquement à chaque validation de la fiche d un prestataire. DLA Tous droits réservés - Avril / 13