GUIDE DE L UTILISATEUR PORTAIL RH

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1 GUIDE DE L UTILISATEUR PORTAIL RH Gestion des absences 1

2 SOMMAIRE Connexion au portail RH ESPACE COLLABORATEURS A - Saisir une demande d absence B - Visualiser vos demandes d absence C - Rappeler/annuler votre demande d absence Etape 1 D - Ajouter un justificatif d absence ESPACE MANAGER A - Valider une demande d absence B - Accepter une demande d annulation d absence Etape 1 C - Effectuer une demande d absence pour une personne de... D - Visualiser le planning de mes collaborateurs E - Consulter le solde de mes collaborateurs F - Créer une délégation En cas d absence, vous avez la p... 2

3 Connexion au portail RH La connexion s effectue via l internet ID utilisateur : votre matricule (n du salarié en haut à droite sur la fiche de paye) Mot de passe : votre matricule Puis validez Lors de la première connexion, le système vous demandera de modifier votre mot de passe. C est ce dernier qu il faudra alors utiliser. J ai oublié mon mot de passe? Cliquez, vous recevrez un mail avec un nouveau mot de passe Guide de l utilisateur Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un guide utilisateur en 3 langues (Français, Anglais et Espagnol) que vous trouverez : Dans le menu de gauche Sur l intranet onglet Administration RH 3

4 Page d accueil du portail RH 4

5 ESPACE COLLABORATEURS GESTION DES ABSENCES 5

6 Avant toute action Cliquez sur «Espace personnel» dans le menu à gauche Par défaut «demande d absence» est proposé. Vous pouvez commencer votre action 6

7 1. Choisissez votre type d absence (CP, RTT, évènement familial ) A - Saisir une demande d absence Etape 1 2. Indiquez vos dates 3. Ajoutez votre demande d absence NB : Vous pouvez Ajouter un commentaire ici 7

8 Pour «enfant malade» et «évènement familial», spécifiez si demie- journée Etape 2 Vérifier = valider la demande 8

9 Etape 3 A cette étape, vous pouvez simplement conserver votre demande en l état de brouillon ou la modifier Votre responsable hiérarchique direct vous est proposé. Si vous deviez mettre un autre nom, cliquez sur «Recherche» Soumettre = votre demande d absence sera transmise à votre responsable hiérarchique par mail accompagnée de vos commentaires éventuels 9

10 B - Visualiser vos demandes d absence par liste Vous pouvez à tout moment consulter ici vos soldes Vous retrouvez ici toutes vos demandes d absence : - Soumis : demande transmise au responsable - Refusée : demande refusée par le responsable - Brouillon : demande préparée mais non transmise au responsable 10

11 par planning 1- Sélectionner la période concernée 2 - Afficher En jaune : en cours de validation, puis une fois la demande traitée, la couleur sera modifiée en fonction du type d évènement 11

12 C - Rappeler/annuler votre demande d absence Etape 1 Cliquez sur la demande d absence concernée 12

13 1 ère cas : pour modification ou suppression avant validation du manager Etape 1 Possibilité de rappeler votre demande d absence pour l annuler ou la modifier avant même que le manager ait validé la demande. Le responsable est simplement informé par mail de la modification 13

14 1 ère cas : pour modification ou suppression avant validation du manager Etape 2 1- Supprimer ou modifier ma demande 2- Soumettre ma demande 14

15 2 ème cas : pour annuler votre demande d absence déjà acceptée par le manager Après avoir rappeler la demande concernée, possibilité d annuler votre demande d absence. Votre responsable sera informé par mail et devra traiter cette demande. 15

16 D - Ajouter un justificatif d absence Date de l évènement familial Nouveau : ajouter un justificatif en pièce jointe puis valider Cet onglet vous permet de déposer un justificatif lorsque vous posez une absence pour évènement familial (acte de naissance, de mariage, de décès ). Lors de la saisie de l évènement «enfant malade», le dépôt du justificatif est obligatoire pour sa prise en compte. 16

17 ESPACE MANAGER GESTION DES ABSENCES 17

18 A - Valider une demande d absence 2 options possibles pour valider les demandes d absence des collaborateurs 1. Accepter la sélection : je valide les demandes d absence en cours 2. Traiter la sélection : je valide une à une les demandes d absence 18

19 Valider une demande d absence par traitement de la sélection Valider : j accepte la demande d absence Le salarié recevra un mail de validation de sa demande d absence 19

20 Valider une demande d absence par traitement de la sélection Refuser : refuser la demande d absence Retourner : renvoyer la demande d absence au collaborateur pour modification Le salarié recevra un mail de refus ou de retour de sa demande d absence 20

21 B - Accepter une demande d annulation d absence Etape 1 1- Cliquer sur la demande 21

22 Etape 2 1-Par défaut la décision est «accepter». 2- Cliquer sur changer vous permet de choisir une autre décision : - refuser - retourner - Transmettre Possibilité de joindre un commentaire 3- Valider 22

23 C - Effectuer une demande d absence pour une personne de son équipe absente 1- Choisir le collaborateur qui doit faire l objet de la demande 2- Puis même procédure que pour effectuer une demande d absence : Choisir le type d absence Choisir les dates Ajouter Vérifier Soumettre 23

24 D - Visualiser le planning de mes collaborateurs Je définie les dates de mon planning Je visualise individuellement le planning de mes collaborateurs Je visualise collectivement le planning de mes collaborateurs J exporte le planning sous EXCEL 24

25 E - Consulter le solde de mes collaborateurs Choisir le collaborateur 25

26 F - Créer une délégation En cas d absence, vous avez la possibilité de déléguer les validations des absences 2- Choisir la personne qui sera chargée de valider. Taper les premières lettres du nom puis cliquer sur la loupe 4- Transmissible : la personne ayant reçu la délégation peut à son tour affecter la délégation lors de son absence 1- Choisir le type de tâche que vous souhaitez déléguer. Par défaut, c est demande et annulation qui est choisi 3- Choisir la période effective de délégation (possibilité d en choisir plusieurs) 26

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