RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL

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1 RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL GUIDE EMPLOYEUR Ce guide a été conçu pour vous aider à réussir vos entretiens professionnels. Il vous apportera toutes les clés et les outils efficaces pour votre entreprise et ses salariés. En partenariat avec

2 ' SOMMAIRE 1 EN AMONT...3 > Se familiariser avec l entretien professionnel...3 > Comprendre les enjeux de l entretien professionnel PASSER À L ACTION...6 > Maîtriser le calendrier des entretiens professionnels...6 > Choisir et outiller la personne chargée de la conduite des entretiens...7 > Prévoir le déroulement de l entretien L OFFRE DE SERVICES AGEFOS PME - CGM...9 > Des outils et des prestations d accompagnement sur mesure pour réussir l entretien e-cographic : un outil d ingénierie pour identifier les compétences à développer - Un accompagnement pour vous informer sur les dispositifs de formation - Des Certificats de qualification professionnelle pour reconnaître et certifier les compétences professionnelles de vos salariés - Des études pour anticiper les évolutions des métiers et des compétences > Des grilles pour réussir l entretien professionnel Modèle de fiche de fonction - Grille d entretien professionnel - Compte-rendu d entretien professionnel - Récapitulatif du parcours professionnel du salarié sur 6 ans 2

3 1 EN AMONT ' SE FAMILIARISER AVEC L ENTRETIEN PROFESSIONNEL L entretien professionnel est l un des dispositifs phares de la réforme de la formation professionnelle prévu par l accord national interprofessionnel du 14 décembre 2013, repris par la loi du 5 mars Depuis le 6 mars 2014, les entreprises doivent organiser tous les deux ans un entretien professionnel avec chacun de leurs salariés. Distinct de l entretien annuel d évaluation, l entretien professionnel doit contribuer à garantir l employabilité de chaque salarié, l un des objectifs de la réforme. Au bout de six ans, l entreprise doit pouvoir prouver qu elle a mis en place des actions destinées à assurer une évolution professionnelle à ses collaborateurs. Qui? L entretien professionnel s adresse à tous les salariés, y compris ceux en contrat de professionnalisation, d apprentissage, etc., quelle que soit la taille de l entreprise. Quoi? L entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l employeur. Il doit permettre d envisager les perspectives d évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer. 3

4 Quand? > TOUS LES DEUX ANS L entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans. Toutefois, il doit être systématiquement proposé à tout salarié après certaines périodes d absence ou de réduction d activité (congé maternité, congé parental d éducation, congé sabbatique ). > ÉTAT DES LIEUX TOUS LES SIX ANS Cet état des lieux permet : de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des six dernières années, d apprécier si le salarié a au cours des 6 dernières années : - suivi au moins une action de formation, - acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel, CQP etc.) par la formation ou par une validation des acquis de l expérience (VAE), - bénéficié d une progression salariale ou professionnelle. Dans les entreprises d au moins cinquante salariés, lorsqu au cours de ces six années le salarié n a pas bénéficié des entretiens prévus et d au moins deux des trois mesures mentionnées ci-dessus, son compte personnel est abondé de 100 heures, utilisables sur le temps de travail sans accord de l employeur. De plus, l entreprise doit verser une somme forfaitaire à l OPCA (cf.tableau page 6). Pourquoi? L entretien professionnel vise à : accompagner le salarié dans ses perspectives d évolution professionnelle (changement de poste, promotion, etc.), identifier ses besoins de formation, prendre en compte les aspirations de chaque collaborateur, permettre à chacun de se projeter dans l avenir. 4

5 ' COMPRENDRE LES ENJEUX DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL > POUR L ENTREPRISE : Un temps d échange avec le salarié Faire le point sur ses perspectives d évolution professionnelle en termes de qualification et d emploi en évoquant : son parcours professionnel dans l entreprise, les formations suivies, les certifications obtenues, ses compétences, les difficultés rencontrées, ses souhaits ou ses projets, les conditions de son évolution professionnelle et les actions à mettre en place : formation, mobilité, bilan de compétences, attribution de nouvelles missions, etc. > POUR LE SALARIÉ : Un moment essentiel Il permet de : réfléchir sur son parcours professionnel, ses motivations, ses compétences, etc., s informer sur les évolutions prévisibles de son emploi, les différents dispositifs de formation (Période de professionnalisation, Compte personnel de formation, Plan de formation) et commencer à élaborer un projet professionnel (bilan de compétences, conseil en évolution professionnelle), définir un projet de formation, de qualification, de mobilité. Un acte de management essentiel Il permet : d articuler les projets de l entreprise et les projets individuels des salariés, de faire le point avec le salarié sur ses besoins de formation et de faciliter l élaboration du plan de formation, d identifier les perspectives d évolution professionnelle du salarié et les moyens de la mettre en œuvre, d outiller une démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), d anticiper les besoins en compétences et accompagner les changements auxquels l entreprise est confrontée, de s acquitter de son obligation de veiller à l employabilité du salarié. Pour résumer L entretien professionnel permet au salarié d envisager plus clairement la suite de son parcours en le rendant acteur de son évolution professionnelle. 5

6 2 PASSER À L ACTION ' MAÎTRISER LE CALENDRIER DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS Quand planifier les entretiens? Tout dépend de la situation du salarié. Pour qui? Quand? À faire En pratique Salarié recruté avant le 7 mars 2014 Avant le 7 mars 2016 Réaliser l entretien professionnel. À renouveler tous les 2 ans. Deux situations à distinguer : - Le salarié n a jamais bénéficié d entretien professionnel dans l entreprise avant le 7 mars 2014 : l entretien doit avoir lieu le 7 mars 2016 au plus tard, puis avant le 7 mars Le salarié a bénéficié, avant le 7 mars 2014, d un entretien professionnel conforme aux exigences de la loi du 5 mars 2014 : vous pouvez organiser l entretien au plus tard 2 ans après le précédent. Salarié recruté à compter du 7 mars 2014 Dès l embauche Informer le nouveau salarié qu il bénéficie au moins tous les deux ans d un entretien professionnel. Vous pouvez choisir d insérer l information dans les documents remis au salarié au moment de l embauche : livret d accueil, etc. Date d embauche + 2 ans Réaliser l entretien professionnel. À renouveler tous les 2 ans. Exemple : si le salarié a été recruté le 1 er juillet 2016, il faut réaliser l entretien avant le 1 er juillet Tout salarié (quelle que soit la date de son embauche ou de son précédent entretien professionnel), après certaines périodes d absence ou de réduction d activité À la reprise d activité Proposer l entretien professionnel. Sont concernés les salariés ayant suspendu ou réduit leur activité dans l un des cadres suivants : - congé de maternité, - congé sabbatique, - congé parental d éducation - période de mobilité volontaire sécurisée, ou une période de réduction d activité, - arrêt maladie pour affection de longue durée, - congé de soutien familial, - mandat syndical. - congé d adoption, Après 6 ans d ancienneté dans l entreprise (décomptée à partir du 7 mars 2014) Tout salarié À l occasion de l entretien professionnel Faire un état récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Vérifiez que le salarié : - a effectivement bénéficié de tous les entretiens professionnels obligatoires (entretiens biannuels et, le cas échéant, après une suspension ou réduction d activité voir ci-dessus), Et - suivi au moins une action de formation, - et/ou obtenu tout ou partie d une certification (diplôme, CQP ) par la formation ou la VAE, - et/ou bénéficié d une progression salariale ou professionnelle. Attention! Dans les entreprises de 50 salariés et plus, en l absence d entretien et d au moins 2 des 3 mesures ci-dessus : le CPF du salarié est abondé de 100 heures (130 heures s il est à temps partiel), avec possibilité d utiliser ces heures sur le temps de travail sans l accord de l employeur, l entreprise doit verser une somme forfaitaire à l OPCA (30 e x 100 h ou 130 h/salarié concerné). 6

7 ' CHOISIR ET OUTILLER LA PERSONNE CHARGÉE DE LA CONDUITE DES ENTRETIENS Chef d entreprise, responsable des ressources humaines, responsable de formation, encadrant, etc. : le choix de la personne chargée de conduire l entretien professionnel est libre. Tout dépend de l organisation de l entreprise et des moyens disponibles. Dans tous les cas, ce choix doit respecter un certain nombre de critères : la personne retenue doit faire preuve de qualités relationnelles, d écoute, d analyse, mais doit aussi avoir une connaissance suffisamment précise des activités de l entreprise, de son environnement, de ses métiers, des évolutions prévisibles et des modalités d accès à la formation des salariés. La personne chargée de conduire les entretiens professionnels devra en effet : présenter les évolutions des métiers et des emplois dans l entreprise, repérer les souhaits d évolution du salarié, proposer les actions permettant au salarié de s adapter à l évolution de son poste de travail, de renforcer et de développer ses compétences, définir les mesures Emploi-Formation mobilisables : Plan de formation, bilan de compétences, Compte personnel de formation, mobilité interne, conseil en évolution professionnelle. 7

8 ' PRÉVOIR LE DÉROULEMENT DE L ENTRETIEN > LE TEMPS Planifier les entretiens en amont de l élaboration du Plan de formation, prévoir une durée d entretien d au moins 1h/1h30 pendant le temps de travail des salariés concernés, prévenir le salarié suffisamment à l avance de la date de l entretien afin qu il dispose du temps nécessaire pour se préparer, et lui remettre la trame de l entretien et/ou le Guide salarié «Préparer son entretien professionnel», consacrer du temps à la préparation de l entretien : recueil des informations sur le salarié (historique dans l entreprise, qualification détenue ). > LE LIEU Choisir un lieu calme et convivial, passer la consigne : ne pas déranger. > LA POSTURE Accueillir le salarié, le mettre à l aise, définir clairement les objectifs de l entretien et ses étapes, conduire l entretien sur la base de la grille préalablement établie, laisser le salarié s exprimer, interroger le salarié sur ses souhaits (formation, déroulement de parcours, développement de compétences), reformuler les questions si nécessaires pour lever toute ambiguïté, rester neutre : il ne s agit pas de prendre parti, de formuler des promesses hasardeuses, d évaluer le salarié ou de porter une appréciation à priori sur son parcours, ses projets, savoir conclure : laisser un temps d expression ouverte, répondre aux questions du salarié, préciser les suites données à l entretien, remercier 8

9 3 L OFFRE DE SERVICES AGEFOS PME - CGM ' DES OUTILS ET DES PRESTATIONS D ACCOMPAGNEMENT SUR-MESURE POUR RÉUSSIR L ENTRETIEN > E-COGRAPHIC Un outil d ingénierie pour identifier les compétences à développer et construire un Plan de formation adapté. Au cours de l entretien, vous faites le point avec votre salarié sur ses compétences et celles qu il devrait acquérir. Pour vous aider, nous vous proposons d utiliser la plateforme e-cographic qui permet aux salariés d évaluer leurs connaissances et savoir-faire dans les métiers de la Communication graphique (accès gratuit en ligne Le salarié pourra évaluer son niveau dans un ou plusieurs des six domaines techniques et transversaux (technologies, prépresse, impression, façonnage, relation client et domaines transversaux) que comporte l outil. Le résultat de cette auto-évaluation pourra donner lieu à un échange avec son supérieur hiérarchique pour identifier d éventuels besoins de formation. > UN ACCOMPAGNEMENT POUR VOUS INFORMER SUR LES DISPOSITIFS DE FORMATION L entretien professionnel permet d identifier les actions de formation pouvant contribuer à développer les compétences de vos salariés. Plusieurs dispositifs d accès à la formation peuvent être mobilisés : Plan de formation de l entreprise Période de professionnalisation Compte personnel de formation Congé individuel de formation, etc. Pour plus de renseignements : Consultez le site Contactez votre chargé(e) de mission régional(e) (coordonnées à la fin du guide) 9

10 > DES CERTIFICATS DE QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (CQP) POUR RECONNAÎTRE ET CERTIFIER LES COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES DE VOS SALARIÉS L entretien professionnel peut être l occasion de présenter au salarié les CQP de la branche qui permettent de reconnaître et certifier leurs compétences professionnelles. Selon son niveau d expérience, le salarié peut consolider ses acquis en réalisant un parcours de formation adapté avant de se présenter à l examen. Il peut également accéder à un CQP dans le cadre d une validation des acquis de l expérience (VAE). Les CQP pour les métiers de la Communication graphique : PRÉPRESSE Technicien prépresse Concepteur réalisateur graphique IMPRESSION Conducteur de presse numérique Conducteur de machine à Imprimer d exploitation simple offset Conducteur de machine à Imprimer d exploitation complexe offset Conducteur de rotative offset continu Conducteur de machine à Imprimer d exploitation flexographie Conducteur de machine à imprimer héliogravure emballage FAÇONNAGE Massicotier Conducteur de plieuse Conducteur d encarteuse piqueuse Conducteur de chaîne de brochage GESTION DE PRODUCTION RELATION CLIENTS Technico-commercial des Industries graphiques Fabricant deviseur SÉRIGRAPHIE CQP actuels (non enregistrés au RNCP) Clicheur en sérigraphie Coloriste en sérigraphie Conducteur en sérigraphie Façonnier en s érigraphie CQP en cours de réalisation Imprimeur numérique grand format Poseur de films adhésifs Pour plus d informations : Sur les CQP : fiche5_cqp_ pdf Sur le réseau des organismes de formation habilités aux examens : cqp_au_13_05_15.pdf > DES ÉTUDES POUR ANTICIPER LES ÉVOLUTIONS DES MÉTIERS ET DES COMPÉTENCES L entretien professionnel peut être l occasion d identifier les évolutions des métiers et des compétences afin de mettre en place les formations adaptées. Pour faciliter cette réflexion, vous pouvez prendre connaissance des études menées par l Observatoire paritaire des Industries de la Communication graphique et du Multimédia. Celui-ci a notamment étudié deux métiers en pleine mutation, identifié leurs futures évolutions et les formations à mettre en œuvre pour accompagner ces mutations. Le métier de conducteur impression conducteur_version_web.pdf Les métiers de conducteur de chaîne de brochage et de conducteur de chaîne de reliure metier_au_ _sans_photos_web.pdf Pour vous aider à réussir l entretien professionnel, AGEFOS PME - CGM met à votre disposition des outils et des prestations d accompagnement sur mesure. 10

11 ' DES GRILLES POUR RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Pour réussir vos entretiens professionnels, télécharchez les différentes grilles sur le site fiche 1 FICHE DE FONCTION fiche 3 COMPTE-RENDU D ENTRETIEN PROFESSIONNEL fiche 2 GRILLE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL fiche 4 RÉCAPITULATIF DU PARCOURS PROFESSIONNEL DU SALARIÉ SUR 6 ANS 11

12 RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL MODÈLE DE FICHE DE FONCTION fiche 1 Une fiche de fonction décrit les activités et les compétences nécessaires pour exercer un métier. Elle peut devenir un outil de référence et de dialogue lors de l entretien professionnel. Vous pouvez vous appuyer sur ce modèle élaboré par AGEFOS PME - CGM pour réaliser des fiches de fonction dans votre entreprise. ' INTITULÉ DE LA FONCTION A1 FINALITÉ > Résultat attendu de l activité et utilité économique et sociale de cette fonction A2 RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE > Place dans l organigramme. Qui donne les instructions, qui contrôle? A3 ACTIVITÉS PRINCIPALES > Sur quoi porte le travail? (activités principales à rédiger avec des verbes d action)

13 FICHE DE FONCTION A4 RELATIONS FONCTIONNELLES > Avec qui la personne est-elle en relation en interne, en externe. Pour quel type d activité? A5 RÉSULTATS ATTENDUS IMPORTANTS ET PERMANENTS > En termes qualitatifs et quantitatifs au regard des activités du poste A6 CONTRAINTES > Horaires, rythmes, déplacements, pénibilité, etc. A7 COMPÉTENCES REQUISES > Compétences techniques, organisationnelles, relationnelles ' DIPLÔMES, CERTIFICATIONS PRÉPARANT À CE MÉTIER A8 MOBILITÉ/ÉVOLUTION DU COLLABORATEUR > Situations internes permettant d accéder à cette fonction? Possibilité d évoluer vers d autres fonctions internes A9 ÉVOLUTION DE LA FONCTION À MOYEN TERME > Quelles sont les évolutions prévisibles de cette fonction : techniques, organisationnelles...

14 RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL GRILLE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL fiche 2 ENTREPRISE Raison sociale de l établissement : Responsable chargé(e) de l entretien : Nom :... Prénom :... Fonction :... Date de l entretien :... COLLABORATEUR Nom : Prénom : Date de naissance :... Certifications et diplômes détenus par le collaborateur :... Date d entrée dans l entreprise :... Ancienneté :... Intitulé du poste : À noter : fil conducteur destiné à la personne choisie pour mener les entretiens, cette grille doit être adaptée si l entretien est consécutif au retour du salarié après une absence de longue durée (congé maternité, congé parental d éducation, congé sabbatique, etc.).

15 GRILLE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL FONCTION OU POSTE DE TRAVAIL ACTUEL > PRINCIPALES MISSIONS > S appuyer sur la fiche de fonction si elle existe et/ou sur des exemples concrets. Objectif : avoir une analyse partagée du poste occupé. > ÉCHANGE AVEC LE SALARIÉ SUR LES POINTS SUIVANTS : Comment se déroulent ses différentes missions / activités? Quelles sont les évolutions depuis le dernier entretien? (ex : nouvelles activités / changement de processus) Que préfère le salarié dans son activité? Quelles difficultés rencontre-t-il? Quelles sont ses activités les plus complexes? > ACTIONS DE FORMATION SUIVIES CES DEUX DERNIÈRES ANNÉES ACTIONS DE FORMATION DATES BILAN

16 PRINCIPALES COMPÉTENCES À RENFORCER > À PARTIR DE L ANALYSE DES ACTIVITÉS, DES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES, LISTER LES COMPÉTENCES QUI SONT À CONSOLIDER OU À DÉVELOPPER > A noter : s appuyer le cas échéant sur les fiches de poste pour décrire les compétences à détenir et identifier celles à consolider. L outil e-cographic peut être un support précieux pour cette analyse des compétences et des besoins de formations. PERSPECTIVES D ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE > Évolutions possibles ou prévisibles de l emploi du salarié > Projets du salarié > Après échange entre le responsable et le salarié : perspectives de progression (compétences à acquérir dans le poste, nouvelles activités ou responsabilités, changement de poste )

17 GRILLE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL ACTIONS À METTRE EN PLACE ACTIONS DÉLAIS MODALITÉS Changement de fonction / de poste : Formation(s) / bilan de compétences / VAE : Certifications ou éléments de certification à acquérir Organiser une action de tutorat/ accompagnement pour acquérir de nouvelles compétences dans les activités déjà réalisées Organiser une action de tutorat/ accompagnement dans le cadre de nouvelles activités à réaliser Autres (à préciser) :

18 RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL COMPTE-RENDU D ENTRETIEN PROFESSIONNEL fiche 3 ENTREPRISE Raison sociale de l établissement : Responsable chargé(e) de l entretien : Nom :... Prénom :... Fonction :... Date de l entretien :... COLLABORATEUR Nom : Prénom : Date de naissance :... Certifications et diplômes détenus par le collaborateur :... Date d entrée dans l entreprise :... Ancienneté :... Intitulé du poste : Cette fiche peut être utilisée à l issue de chaque entretien professionnel. Rédigez un compte-rendu reprenant les éléments clés des échanges et remettez-en une copie (contre décharge) au salarié.

19 COMPTE-RENDU D ENTRETIEN PROFESSIONNEL >PARCOURS DU SALARIÉ Service : Fonction (à la date de l entretien) : Ancienneté dans la fonction : Compte personnel de formation (crédit d heures à la date de l entretien) :... Heures de DIF acquises : Les différentes fonctions (ou postes de travail) occupées dans l entreprise (mois/ année) Fonction :...De :...à:...(mois / année) Fonction :...De :...à:...(mois / année) Fonction :...De :...à:...(mois / année) Fonction :...De :...à:...(mois / année) Les actions de formation suivies sur les deux dernières années Formation :...Durée (heures) :...Date :... Formation :...Durée (heures) :...Date :... Formation :...Durée (heures) :...Date :... Bilan de compétences :...Durée (heures) :...Date :... VAE :...Durée (heures) :...Date :... Progression professionnelle ou salariale Autres (à préciser) : ACTIONS À METTRE EN PLACE APRÈS CET ENTRETIEN ACTIONS DÉLAIS MODALITÉS OBSERVATIONS ÉVENTUELLES (SALARIÉ/RESPONSABLE) À REMPLIR PAR LE RESPONSABLE CONDUISANT L ENTRETIEN Copie remise le :... Signature : À REMPLIR PAR LE COLLABORATEUR Copie remise le :... Signature :

20 RÉUSSIR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL RÉCAPITULATIF DU PARCOURS PROFESSIONNEL fiche 4 DU SALARIÉ SUR 6 ANS > Dates des entretiens professionnels au cours de la période de six ans > Progression dans la fonction/dans le poste : développement de compétences, nouvelles activités > Progression salariale Ce récapitulatif doit être réalisé après 6 ans d ancienneté, à compter du 7 mars 2014

21 RÉCAPITULATIF DU PARCOURS PROFESSIONNEL ET DE SUIVI SUR 6 ANS > Évolution de fonction/changement de poste > Actions de formation suivies > Certification ou éléments de certification acquis > Autres (à préciser) > Observations éventuelles (salarié/responsable) À REMPLIR PAR LE SALARIÉ Copie remise le :... Signature : À REMPLIR PAR LE MANAGER Copie remise le :... Signature :

22 LES CHARGÉ(E)S DE MISSION RÉGIONAUX AGEFOS PME - CGM À VOTRE ÉCOUTE CENTRE Corinne MANTÔT Tél. : / agefospme-cgm.fr EST-BOURGOGNE Massar N DIAYE Tél. : / agefospme-cgm.fr NORD Benoît DEGARDIN Tél. : / agefospme-cgm.fr OUEST Pascale VAN RYCKEGHEM Tél. : / agefospme-cgm.fr SUD-OUEST Évelyne BOUTENEIGRE Tél. : / agefospme-cgm.fr SUD Jean Édouard MALINVAUD Tél. : / agefospme-cgm.fr B 66 2A AUVERGNE RHÔNE-ALPES Matthieu LEGALL Tél. : agefospme-cgm.fr ÎLE-DE-FRANCE (DPTS : ) Carole LOPEZ Tél. : / agefospme-cgm.fr ÎLE-DE-FRANCE (DPTS : ) Rose-Noëlle VILLERVALLE-LEOZ Tél. : / agefospme-cgm.fr 22

23 MERCI POUR VOTRE ATTENTION, BON ENTRETIEN PROFESSIONNEL! Rédaction : Cabinet Boumendil & Consultants AGEFOS PME CGM Conception : Crédit photos : Shutterstock En partenariat avec