Après le basculement Initialisation de la gestion 2011

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1 Présentation : A l issue des opérations de basculement, il est nécessaire de compléter des rubriques, d adapter des nomenclatures, de transférer ou réceptionner des informations entre les différents modules de GFC avant de lancer des opérations de gestion sur le nouvel exercice. Ce document présente, par module, les opérations essentielles. Le tableau «chronologie des principales opérations basculement «2010/2011» mis en ligne, complète ce document. 1 Module de comptabilité budgétaire exercice antérieur : 1.1 Gestion des approvisionnements : La saisie des approvisionnements anticipés n affecte pas l EPCP de l exercice en cours mais celui de l exercice suivant. Les affectations de marchés sont tout de même saisies. d exercice, des approvisionnements (anticipés ou non) peuvent être saisis pour l'exercice antérieur tant que les approvisionnements anticipés n'ont pas été transférés vers le nouvel exercice. 2 Module de comptabilité budgétaire exercice en cours : Opérations prioritaires : Réceptionner le budget transféré de préparation budgétaire : A l issue des opérations de basculement, il conviendra en premier lieu de récupérer le budget issu de Préparation Budgétaire ou exceptionnellement de saisir directement le budget dans GFC année en cour. Avant de transférer le budget de Préparation Budgétaire, assurez-vous d avoir renseigné le résultat des autorités, sinon le budget transféré sera considéré comme un budget provisoire. Consultez : La documentation Préparation Budgétaire pour les chapitres «5.5 Saisir le résultat des autorités de contrôle» et «5.6 Exportation du budget vers le nouvel exercice» La documentation Comptabilité Budgétaire pour les chapitres : 4. Réceptionner le budget initial saisi dans préparation budgétaire 5. Gérer le budget initial dans le module comptabilité budgétaire 6. Gérer l EPCP en comptabilité budgétaire. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

2 Voir aussi : Saisie d un budget provisoire : c est une situation rare et exceptionnelle Saisir le budget initial exécutoire : Uniquement dans le cas où la récupération d un budget saisi dans Préparation Budgétaire n est pas possible Répartir les lignes budgétaires sur les codes de gestion : Prendre connaissance des conditions d accessibilité à cette transaction. Il est conseillé d effectuer cette opération en priorité dès réception du budget et de l EPCP. Attention, si vous répondez OUI à la question «Voulez vous commencer la saisie du budget exécutoire?», vous ne pourrez plus ensuite opter pour la récupération du budget issu de préparation budgétaire Valider l EPCP : Pour un établissement qui a déclaré suivre la commande publique à travers GFC (situation courante), seul le choix Fournisseurs sera accessible au menu Dépenses tant qu il n y a pas eu de validation de la version de l EPCP réceptionnée. Il faut donc procéder rapidement à la validation de l EPCP réceptionné avec le budget issu de PBUD pour disposer de tous les choix du menu Dépenses. (Menu Budget/Commande publique/validation) Pour valider l EPCP Transférer l EPCP à l agent comptable : Il convient de transférer l EPCP à l agent comptable afin qu il soit en mesure de réceptionner les premières dépenses de l exercice budgétaire. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

3 Pour transférer L EPCPC Si Ordo et compta sont installés dans la même base : Message : «Dossier de transfert introuvable, voulez vous le créer?» Répondre Oui 2.2 Les autres opérations d initialisation de l exercice budgétaire : Répartition par codes de gestion : Elle permet de ventiler une ligne de budget initial créée sans code de gestion sur des codes de gestion. Il est conseillé d effectuer, si nécessaire, cette opération toute de suite après réception du budget. La répartition d'une ligne budgétaire sur des codes de gestion n'est possible que si le budget exécutoire a été validé et si la ligne budgétaire : A été créée initialement sans code de gestion N'a pas été utilisée (aucun engagement, ni liquidation) N'a pas fait l'objet d'une DBM. Tant que la répartition en codes de gestion est accessible, le virement entre codes de gestion n'est pas accessible Toilettage du fichier des fournisseurs : La liste des fournisseurs avec RIB identique vous a permis de supprimer les doublons. L ouverture du nouvel exercice est aussi le moment opportun pour supprimer des fournisseurs non utilisés depuis plusieurs années. Ces fournisseurs peuvent être repérés à l aide des options de la sélection avancée. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

4 2.3 - Gestion des approvisionnements : Initialiser les chapitres autorisés pour les séries existantes : Lors du basculement, les séries de l'exercice antérieur sont récupérées dans l'exercice en cours mais la sélection des chapitres autorisés n est pas reprise sur le nouvel exercice. Vous devrez, après le basculement, sélectionner à nouveau, pour chaque série, les chapitres autorisés. (Choix : paramètres/approvisionnements/onglet séries) Sélectionner, le ou les chapitres autorisés pour la série concernée Gérer les éventuels approvisionnements anticipés : - En exercice antérieur, transférer les approvisionnements anticipés vers le nouvel exercice. - Ces approvisionnements doivent porter sur les rubriques de marché conservées sur l exercice suivant. Après ce transfert, vous ne pourrez plus saisir d'approvisionnement sur N-1 et les approvisionnements anticipés ne pourront plus être modifiés, supprimés et imprimés. Pour l'exercice en cours, accéder, dès que le budget est validé, à l'assistant de réception des approvisionnements anticipés de l'exercice précédent. L EPCP étant suivi en N-1 et en N. La réception entraîne la mise à jour des cumuls sans contrôle de dépassements. Si une nomenclature couple Rubrique et Procédure n existe pas, elle est créée en N avec un seuil EPCP égal à zéro. Si une Rubrique de marché n existe pas code inexistant par exemple l approvisionnement est rejeté. 3 MODULE DE COMPTABILITE GENERALE ANNEE EN COURS Subdivision de comptes : Rappel : Seuls les comptes non mouvementés, peuvent être subdivisés, toutefois certains comptes sont livrés déjà subdivisés. Il n est pas possible de subdiviser un compte s il existe des créances en attente imputées sur ce compte non subdivisé. Dans ce cas, supprimer provisoirement la créance puis la recréer sur le compte subdivisé. Problème et solution identique lorsque un compte non subdivisé a été saisi dans une habilitation de régie. Tant que ce compte est déclaré dans une habilitation, il n est pas possible de le suubdiviser. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

5 Sur chaque établissement du regroupement : Les comptes 5117 et 4191 sont livrés subdivisé, ce qui permettra de créer les subdivisions appropriées si vous adoptez le prélèvement automatique des frais scolaires. Dans cette perspective, il vous est conseillé de subdiviser de suite le compte 4664 (Excédents.. à rembourser) Paramètres établissement - Onglet Autres : Permet de saisir les subdivisions du compte 4721 que l on souhaite affecter aux DAO du comptable «automatisée». Il s agit d une option facultative (Voir documentation utilisateurs). Cette information n est pas basculée et doit être renseignée à chaque début d exercice dans chaque établissement concerné Réceptionner le budget et l EPCP : Réceptionner le budget et l EPCP de chaque établissement du regroupement comptable. Si l EPCP est coché en comptabilité du comptable, la réception de l EPCP conditionne celle des écritures Actualiser les habilitations des régisseurs : Réactiver les régies permanentes du regroupement comptable à l issue du basculement GFC (Comptabilité générale/régies/saisie habilitation) L agent comptable doit transmettre une nouvelle habilitation actualisée sur la base des montants cumulés des opérations traitées par le régisseur lors de l exercice précédent, à réceptionner dans la régie. Le comptable doit aussi renouveler le montant de l avance au régisseur et lui transmettre un nouvel extrait des créances, d autant que de nombreuses créances ont été basculées en compte de tiers exercice antérieur. Consulter la documentation utilisateur Régies, la documentation utilisateur Comptabilité générale au chapitre : «13. Gérer l habilitation des régies», et aussi la documentation «Régies» déposée sur l intranet académique rubrique «Divisions et Services/DEAE/Formations/régies» 4 Module de comptabilité générale exercice antérieur : Encaissements : L historique des encaissements ainsi que le suivi des prélèvements automatiques au titre de l exercice clos sont conservés dans l exercice antérieur (Onglet Encaissements). 5 Dans le module Régies du régisseur : Le régisseur doit réceptionner : La nouvelle habilitation pour le nouvel exercice Le fichier des créances correspondant à cette nouvelle habilitation Le régisseur d avances doit encaisser l avance confiée par le comptable et développer son premier état de caisse en conséquence. 6 Dans le module Administration année en cours : - Utilisateurs et profils - Quand l administrateur GFC a créé au moins un profil particulier : Situation où les utilisateurs d un des modules de GFC sont rattachés à un ou plusieurs profils particuliers, créés par l administrateur GFC donc différents des profils (Agent comptable, Ordonnateur ou Régisseur) proposés par défaut dans l application. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

6 Les profils dits particuliers, contrairement à ceux dits proposés par défaut, ne prennent pas automatiquement en compte les éventuelles nouvelles transactions de GFC. Il faut les ajouter manuellement. (Voir le manuel utilisateur à l onglet Aides du module Administration) 7 Gérer la période d inventaire : GFC permet de gérer la période d inventaire conformément aux dispositions du décret N du 19/04/ Consulter la documentation GFC : Comptabilité budgétaire : «16. Effectuer les opérations de la période d inventaire dont Opérations sur l exercice antérieur : voir «Gérer les charges à payer et les produits à recevoir» Comptabilité générale : «14.Effectuer les opérations de la période d inventaire dont Opérations sur l exercice antérieur La méthode de l extourne dans GFC : Le principe : Le traitement de l extourne par les procédures automatisées est disponible à l issue de l opération de basculement comptable GFC. Si l extourne avait déjà été adoptée sur l exercice comptable précédent, les rubriques sont conservées pré-cochées dans la comptabilité générale exercice antérieur et comptabilité budgétaire année en cours, l extourne sera alors activée par défaut. Cette transaction est facultative, l agent comptable pouvant décider de traiter indépendamment les PAR et CAP sur chacun des établissements de son regroupement soit par l extourne, soit par l ordre de paiement. La complexité de la méthode de l extourne nécessite que le comptable et le gestionnaire aient une parfaite connaissance de la mise en œuvre de ces opérations. Il est conseillé de vérifier, pour chacun des établissements du regroupement, l état de la rubrique Méthode de l extourne dans l onglet paramètres/etablissement/autres de GFC comptabilité du comptable - Exercices précédent. Il convient de s assurer que la rubrique «Méthode de l extourne» : - Correspond à la décision du comptable, d adopter ou non la méthode de l extourne pour la période complémentaire en cours - Que l état de la rubrique Méthode de l extourne est identique en comptabilité budgétaire année en cours et générale année antérieure. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

7 Pour activer/désactiver cette transaction facultative, il faut, à l issue du basculement comptable, cocher/décocher le choix Traitement de l extourne dans les paramètres de chaque établissement souhaitant adopter/renoncer à cette méthode. - Comptabilité générale de l exercice antérieur - Comptabilité budgétaire de l exercice en cours Bien entendu les choix initialisés en comptabilité budgétaire et comptabilité générale doivent être identiques. L agent comptable devra informer les établissements jumelés afin qu ils actualisent la rubrique Choix de l extourne en cohérence avec la décision du comptable. ATTENTION : Le choix de l extourne est irréversible dès que le comptable débute la réception des opérations ordonnancées en période d inventaire en ayant déclaré adopter cette méthode : Quelques rappels importants sur la pratique de la technique de l extourne avec GFC : Les factures non parvenues de la section d investissement ne sont pas à régulariser par la méthode de l extourne Il n y a pas émission d un document mandat ou ordre de recettes habituel par opération d extourne mais édition d une liste récapitulative des opérations «Extournées», signée de l ordonnateur. Pour autant, il s agit bien d opérations d ordres régulièrement émises par l ordonnateur que le comptable doit soit prendre en charge, soir rejeter mais en aucun cas prendre en charge pour ensuite en supprimer les écritures au brouillard des opérations. Cette dernière opération provoquant un contrôle bloquant irréversible au compte financier. (Ecart injustifié entre le fond de roulement budgétaire et comptable) Attention : GFC repère les mandatements pour ordre, hors DAO automatisées, uniquement s ils sont émis au titre du fournisseur «Divers créanciers pour ordre» numéroté 0000A. Les mandats pour ordre exercice antérieur (Ex : Les opérations d inventaire) émis sur un fournisseur autre que «Divers créancier P.O» numéroté 0000A (Par exemple : Agent comptable collège XXX), ne seront pas repérés par GFC et l opération sera, à tort, traitée en opération d extourne. Un mandat ou OR définitif sur opération d extourne rejeté par le comptable devra être réceptionnée par l ordonnateur qui réémettra ensuite un nouvel ordre conforme. Un ordre d extourne rejeté ne doit pas être compensé par une opération courante sur l exercice en cours. Le comptable ne devra jamais supprimer les écritures de contre passation générées par la prise en charge d opérations d extourne. Cette situation génère un contrôle bloquant au compte financier «Anomalie entre le fonds de roulement budgétaire et le fonds de roulement comptable» qu il s avère impossible de corriger de façon comptable. Les écritures de contre passation supprimées, re-saisies manuellement ou compensées par des écritures inverses ne sont pas considérées par GFC comme relevant des opérations d extourne lors des contrôle des fonds de roulement. SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8

8 7.2.3 : Documentation sur la méthode de l extourne : Sur le site Intranet de la DAF (mot de passe : zen) onglet EPLE A la rubrique Kiosque des académies, les contributions de l académie de Rennes («L extourne») et de l académie d Aix Marseille («La période d inventaire») Il est indispensable de prendre connaissance de ces documents proposés en ligne si vous appliquez pour la première année la méthode de l extourne en tant que comptable ou gestionnaire Vérification périodique GFC : En prévision du compte financier Choix Utilitaires - Vérification périodique dans GFC Exercice antérieur : Il est conseillé d apporter une attention particulière au contrôle périodique GFC durant la période d inventaire. Il convient d éditer le document «Cohérence du sens des soldes» si des anomalies ont été décelées à l issue du contrôle. Ce document permet d alerter l agent comptable sur les anomalies décelées qui seront bloquantes au compte financier. Les contrôles bloquants préalables au compte financier ont été renforcés depuis 2009 par rapport aux années précédentes. (Lettre DAF A3 N du 18/1 1/2008) : - Solde anormal bloquant pour les comptes de racine 408, 40621, 463, 466, 4672, 4682, Contrôle des dépréciations et des amortissements supérieurs à la valeur du bien immobilisé : anomalie bloquante au compte financier SERIA Si - 24/12/2010 GFC11_ini_gestion.doc Page sur 8