Ultimo Maintenance Management

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3 Ultimo Maintenance Management Ultimo Maintenance Management est un système de gestion de maintenances complet et convivial. Gérez vos installations de façon professionnelle, coordonnez le flux de travail et veillez sur vos stocks. L installation d Ultimo fournit également des solutions pour la gestion des installations informatiques, d objets liés à l infrastructure ou d autres domaines liés à l entreprise (similaires). Conçue de façon modulaire, cette application peut être utilisée comme solution partielle ou intégrale. SOUTENEZ PLUSIEURS PROCESSUS D ENTREPRISE Ce logiciel moderne et convivial vous soutient dans la gestion des différents processus de votre entreprise : Gestion des installations. Nous vous proposons d avoir une vue globale sur la gestion des installations importantes pour votre entreprise et, ainsi, vous aider à y mettre de l ordre. Enregistrez des informations (techniques) importantes, liez la documentation associée et gérez les contrats (fournisseurs) concernés. En intégrant des informations sur vos installations et leur maintenance, vous créez des données historiques importantes vous aidant pour vos décisions d investissement et vos questions de sécurité. Gestion du flux de travail. Il est important, pour vous, d installer un système professionnel pour l exécution de la maintenance afin de pouvoir contrôler le flux de travail. Avec Ultimo vous gardez le contrôle, qu il s agisse d activités correctives, préventives ou prédicatives sur vos installations. En utilisant les diverses options (graphiques) de planification, vous pouvez vous assurer que les différentes tâches soient exécutées efficacement. Les différents rapports générés par le système vous permettent de prendre des décisions opérationnelles et stratégiques. Vous pouvez utiliser le Self-service pour l implication directe de l utilisateur interne (p.ex. la production) dans le processus de maintenance. Grâce au catalogue des produits et services, l utilisateur peut effectuer des demandes d entretien ou par exemple rapporter des pannes. Gestion des stocks. Une gestion optimale des stocks vous permet des économies financières et vous évite toute erreur. Le logiciel vous aide à maintenir un niveau de stock économique de vos articles et moyens. Le processus logistique d achat et son règlement financier sont également soutenus. Gestion des services informatiques. Les questions concernant la Gestion Informatique peuvent également être gérées avec Ultimo. Le logiciel est conçu dans le respect des meilleures pratiques de l ITIL * et vous offre des fonctionnalités de gestion de configuration, d incidents, de problèmes et de modifications. * Bibliothèque pour l infrastructure des technologies de l information Gestion de l infrastructure. Les utilisateurs et fournisseurs du secteur de l infrastructure peuvent utiliser une fonctionnalité spécifique pour gérer les superficies et leurs objets - tels que des œuvres d art - et pour effectuer les tâches liées nécessaires. Les processus de gestion et d exécution de contrats (de prestation) sont simplifiés. L enregistrement des objectifs est soutenu par un module spécifique pour évaluer l état d entretien. UTILISEZ ULTIMO POUR ALLER ENCORE PLUS LOIN En plus d un support complet dans le domaine de la gestion des installations et des processus de travail liés, Ultimo peut également être utilisé pour des disciplines d entreprise similaires telles que la gestion immobilière, la gestion des installations et la gestion de flotte. Vu que Ultimo peut être étendu étape par étape, c est à vous de déterminer à quel rythme vous souhaitez tendre vers une solution intégrale (si d application). AUTRE CONTENU DE CETTE BROCHURE Les principes Ultimo 4 Gestion transparente de maintenances 6 Gestion ciblée de maintenances 8 Gestion intégrale de maintenances 10 Description des modules Ultimo 12 Technologie moderne 18 Nos services 20 Nos références 20 Notre organisation 23 3

4 Les principes Ultimo En tant que professionnels, notre mission est de vous équiper d un outil logiciel pragmatique qui vous permet d atteindre plus facilement vos objectifs. Afin de concrétiser notre mission, nous faisons usage de quelques principes de base lors du développement de notre logiciel et de nos services, ainsi que dans l exploitation de notre organisation. 4

5 LOGICIEL ET SERVICES Par défaut, le logiciel Ultimo est livré sur mesure pour votre entreprise. La vaste gamme de solutions standards peut être adaptée aux propres processus de votre entreprise. Nous travaillons avec des professionnels hautement qualifiés dans le domaine de l ICT, qui adoptent une approche pragmatique lors de l implémentation des produits. Un large éventail de formations est disponible pour vous en tant qu utilisateur, afin de vous permettre d acquérir plus de connaissances et de vous fournir plus de matériels d exercices. Nos produits s inspirent de la pratique dans laquelle nous tendons à trouver un équilibre parfait entre un travail fonctionnel et une grande convivialité. Les normes internationales et les informations commerciales sont au cœur du développement de nos produits, qui sont toujours testés minutieusement avant d être livrés à nos utilisateurs. Enfin, notre département de support au client fournit un support pour l utilisation quotidienne du logiciel. EXPLOITATION DE L ENTREPRISE Notre entreprise se caractérise par notre focalisation sur la continuité, par notre fonctionnement commercial respectueux et par notre sens de la responsabilité. Dans le but d évoluer sur une base continue, nous poursuivons l objectif de satisfaire nos clients depuis 1988, mais également ceux d afficher notre engagement, d anticiper les développements importants du marché et d obtenir de bons résultats financiers. 5

6 Gestion transparante de maintenances Il est difficile d effectuer une gestion de maintenances professionnelle sans avoir un aperçu clair de l ensemble des installations et des diverses activités. En investissant dans Ultimo Maintenance Management, vous gardez le contrôle sur vos installations et les tâches correspondantes et vous pouvez facilement démontrer que vous suivez les lois et réglementations à la lettre. 6

7 GESTION CLAIRE DES INSTALLATIONS Profitez des avantages qu offre une gestion claire de vos installations. Apportez de la structure, saisissez des informations techniques ou contractuelles importantes et constituez un historique significatif. Quelques clics de souris suffisent pour rendre votre parc d installation intelligible et faciliter la recherche de l information souhaitée. Associez des manuels, des informations techniques (par ex : des dessins CAD *) ou des contrats à vos installations pour une gestion organisée. Utilisez les Rapports d entreprise pour, à tout moment, avoir un aperçu du statut de vos installations, de la maintenance effectuée, des perturbations, de leurs coûts, etc. * Computer-Aided Design (conception assistée par ordinateur) NORMES, LOIS ET RÉGLEMENTATIONS Toutes les organisations doivent respecter la loi concernant la sécurité. En outre, de nombreuses organisations sont obligées de se conformer à des normes ou réglementations (comme: HACCP, CBL-BRC, GMP, REACH, etc.). Lors de contrôles et audits, vous devez pourvoir communiquer des informations concernant le respect des consignes. Si vous utilisez correctement Ultimo Maintenance Management, vous serez capables de facilement montrer les informations demandées et satisfaire, sans aucun problème, aux contrôles et audits. Ultimo peut également augmenter l efficacité et la transparence d un programme de sécurité, santé & environnement. Il est possible d enregistrer des notifications correspondantes, d effectuer des contrôles et inspections périodiques, et d améliorer la vue d ensemble grâce à des rapports. COORDINATION DES TÂCHES Un des éléments les plus importants de l ensemble des tâches à réaliser, est l exécution de tâches de maintenances sur les installations. Il peut s agir de tâches de maintenance correctives ou préventives. Que les tâches soient exécutées en interne ou par des tiers, un bon planning est essentiel pour la vue d ensemble et le bon déroulement des tâches. Grâce aux différentes possibilités (graphiques), vous disposez d un planning de travail transparent et clair pour toutes les personnes impliquées. 7

8 Gestion ciblée de maintenances Gérez et réduisez les coûts, planifiez les activités de façon efficace et intelligente, réduisez la stagnation et augmentez la durée de vie de vos installations. En somme, améliorez l efficacité de la gestion de vos maintenances. Ultimo Maintenance Management vous fournit les outils nécessaires pour exécuter la gestion de maintenances de façon efficace et réelle. 8

9 MAÎTRISE ET RÉDUCTION DES COÛTS Il est possible de maîtriser et réduire les coûts de maintenance en utilisant les possibilités de planification efficaces du logiciel qui permettent de planifier et d exécuter vos activités de maintenance préventives/ périodiques. En tenant compte de votre budget de maintenance lors de la planification, vous faites en sorte que les coûts de maintenance soient maîtrisés. Grâce à la maintenance préventive, vous pourrez réduire le nombre de dérangements et économiser sur la maintenance corrective. Une fois les tâches accomplies, vous pourrez enregistrer les coûts ainsi que les heures prestées. Vous pouvez également utiliser le logiciel pour effectuer une gestion de stock efficace. Vous garderez ainsi le contrôle sur vos stocks en entrepôt, maintiendrez un niveau de stock acceptable et économique et pourrez passer des accords (tarifaires) avec les fournisseurs. RÉDUCTION DE LA STAGNATION Il n est pas toujours possible d effectuer la maintenance à la période que vous souhaitez. Il se peut que vous deviez trouver des accords avec le département production pour choisir une période de maintenance appropriée. Les options de planification du logiciel vous permettent d utiliser judicieusement cette période en planifiant plusieurs activités en même temps. Ainsi, vous pourrez limiter la stagnation des installations et vous effectuerez des économies vu que les lignes de production ou les installations seront davantage disponibles pour la production. Découvrez quelles sont les causes possibles des dérangements (engorgements et obstacles à la performance) et évitez-les afin de réduire la stagnation et de perfectionner le résultat. Le résultat est d autant plus important lorsque l on passe d une maintenance non planifiée à une maintenance planifiée. AUGMENTATION DE LA DURÉE DE VIE DES INSTALLATIONS En adoptant une approche structurée de la maintenance préventive, il sera non seulement possible de réduire le nombre de pannes, mais aussi de maintenir les prestations actuelles des installations au fil du temps, voire même de les améliorer. Ainsi, la durée de vie peut considérablement être prolongée, ce qui permet de réduire le budget pour les investissements de remplacement. 9

10 Gestion intégrale de maintenances Les diverses innovations dans le domaine de la gestion de maintenances poussent à une meilleure collaboration avec d autres applications d entreprise, départements ou collègues. Cette collaboration est essentielle pour obtenir des résultats optimaux lors de l application d une maintenance moderne. 10

11 INTÉGRATION BUSINESS POUR UN MEILLEUR RENDEMENT L application des méthodes de maintenance modernes telles que la Maintenance Prédicative (mesure d état) la Maintenance Productive Totale (en combinaison avec Overal Equipment Effectiveness * ), LEAN (Six Sigma), la Maintenance orientée valeur, etc., rendent ces adaptations nécessaires dans votre organisation de maintenance. Le logiciel de gestion de maintenances doit également pouvoir bien fonctionner avec les applications d entreprise comme les systèmes ERP, les boîtes à outils OEE, les systèmes de mesure d état, les systèmes RCM et MES, les systèmes de gestion des documents, les logiciels d ingénierie et d illustration, etc. Les interfaces entre Ultimo et diverses applications permettent d apporter une plus-value lors de l exécution de méthodes de maintenances modernes. Différentes interfaces (standard) sont disponibles avec d autres acteurs économiques renommés. Mais lors de l application des méthodes de maintenance plus conventionnelles (maintenance corrective et périodique), il est également utile de les intégrer avec des systèmes GRH ou des applications financières afin d améliorer l efficacité. * l Efficacité générale de l équipement COLLABORATION AVEC D AUTRES DISCIPLINES L application de nouvelles méthodes de maintenance ne se manifeste pas uniquement dans les applications d entreprise qui collaborent. Le composant primordial est la collaboration entre les différentes disciplines d entreprise. Tenir compte de la maintenance sur le lieu de travail est un élément important qui doit être conforme aux dernières méthodes de maintenance. Parfois, ceci se manifeste par un exploitant devant effectuer des petites tâches de maintenance ou par l implication d équipes pluridisciplinaires devant collaborer sur une ligne de production. La communication entre le service de maintenance et les personnes concernées est donc d intérêt vital. Ultimo propose différentes possibilités dans le domaine du Self-service pour établir, de façon simple et efficace, une communication mutuelle à propos de dérangements, demandes de maintenance, stocks nécessaires et rapports. 11

12 Description des modules Ultimo 12 Ultimo Maintenance Management est un système pour la gestion de maintenances conçu de façon modulaire. Il est possible d agrandir étape par étape le large assortiment de base, ce qui vous permet, ensuite, d accéder à une solution intégrale. Ci-dessous, vous trouverez une description des modules disponibles. Le tableau final indique si un module est disponible par défaut, optionnellement ou partiellement par défaut et partiellement optionnellement. Pour des (plus) petits services de maintenance, Ultimo Maintenance Management Lite est disponible. N hésitez pas à nous demander des informations à ce sujet.

13 GESTION DES INSTALLATIONS Une gestion organisée des installations de votre organisation constitue la base d une bonne organisation de maintenance. Dans Ultimo, vous pouvez facilement créer une vue d ensemble de vos installations. Vous avez la possibilité d enregistrer les données importantes de vos installations, les processus de fonctionnement, les moyens de transport, les instruments, les outils, les départements, etc. Grâce à cela vous savez ensuite avoir - à tout moment - un aperçu immédiat des informations organisationnelles des techniques, des historiques des maintenances, des modèles de maintenances périodiques, des résultats d évaluation, des P&ID, des dessins CAD, des contrats de service et autres. Une structure de département et d installation claire permet l accès rapide aux informations. GESTION DES TÂCHES DE TRAVAIL Le module gestion des tâches de travail contient tous les outils nécessaires pour créer et clôturer les activités, comme par exemple, un dérangement ou une demande. Vous avez, à tout moment, une excellente vue d ensemble du flux des tâches de travail et leur charge de travail correspondante. Les activités peuvent être planifiées par un préparateur de travail, mais ce n est pas nécessaire car grâce au planificateur de travail graphique de Ultimo, les tâches peuvent également être planifiées intuitivement. Ultimo utilise des statuts de tâche qui peuvent être adaptés aux statuts habituels au sein de votre organisation. Si vous le désirez, un enregistrement consciencieux a postériori permet de correctement saisir les coûts, heures ainsi que le matériel utilisé. GESTION DES CONTRATS Utilisez le module gestion des contrats pour gérer vos contrats (de service) et assurances. Fini les piles de papiers ou les fardes difficiles à trouver. Vous améliorerez l aperçu et la compréhension des contrats et assurances, et surveillerez, par exemple, la durée et les délais de résiliation. Il est possible d établir des liens vers gestion des tâches de travail, maintenances périodiques et gestion des stocks & achats. 13

14 MAINTENANCES PÉRIODIQUES Le module maintenances périodiques est utilisé pour la planification des différentes activités de maintenance périodique ou préventive. Les activités qui résultent de l utilisation de méthodes de maintenance modernes peuvent également être gérées avec ce module (par exemple Predictive Maintenance, TPM/OEE). Les modèles de maintenance périodique peuvent être créés sur base de l index du compteur, le numéro de la semaine ou la fréquence par exemple. Il est possible de faire des changements dans le planning graphique et, après la génération des activités, ces changement sont transférés vers le module gestion des tâches de travail et liés à un collaborateur exécutant. Vous pouvez établir un lien entre la maintenance périodique et un contrat. Pour des audits, il est possible de facilement rechercher des données historiques. GESTION DES PROJETS L utilisation d un logiciel lors de l exécution de projets a un effet positif sur leur avancement. Ultimo vous aide significativement lors de la création de projets (partiels) et d activités. De plus, vous avez un aperçu complet de toutes les implications financières des projets. ENREGISTREMENT DES COÛTS Les coûts peuvent être enregistrés à différents niveaux, et l épuisement des budgets peut être suivi de près. Il est possible d indiquer différents types de coûts et d instaurer des schémas de calcul pour l allocation des coûts. Les données sont présentées de façon claire afin que vous puissiez facilement justifier vos interrogations liées aux coûts. GESTION DES PRÊTS Si vous prêtez des installations et/ou outils à d autres organisations ou à des collaborateurs, vous pouvez savoir avec exactitude - à l aide de ce module - qui possède quoi et quand ce matériel doit être rendu. En utilisant un planificateur graphique, vous aurez un aperçu rapide et clair. AMORTISSEMENTS Le module amortissements vous permet de suivre les amortissements des installations au bénéfice de l administration financière. Suivre les amortissements vous permet d obtenir une vue d ensemble de la totalité des amortissements déjà effectués et de savoir quand les installations seront totalement amorties. GESTION DES STOCKS & ACHATS Vous cherchez un bon équilibre entre l évitement d erreur et le maintien économique du niveau de stock. En utilisant le module gestion des stocks & achats, vous êtes soutenus dans la gestion de vos stocks. Les activités logistiques d achat sont également simplifiées. Vous bouclez le processus à partir de l établissement de l offre ou de la demande jusqu à l enregistrement de la réception et le contrôle des factures. JUSTIFICATION DE L EMPLOI DU TEMPS Enregistrez les heures productives et non productives de vos collaborateurs et sachez à tout moment quelle activité demande le plus de temps. FACTUR ATION Ce module vous permet de facturer les coûts de matériel, de personnel, d outils, de prestataires externes et les coûts des commandes directement aux centres de coûts correspondants ou aux externes concernés. GESTION DES DONNÉES PRINCIPALES Enregistrez différentes données principales qui sont utilisées dans les autres modules. L information est enregistrée de façon groupée, ce qui simplifie la recherche. Ces données peuvent, par exemple, concerner votre personnel et vos fournisseurs. 14

15 GESTION IMMOBILIÈRE Créez une vue d ensemble de votre portefeuille immobilier et des locaux qui y sont liés, conformément à NEN En plus d un aperçu des bâtiments, étages et locaux disponibles, vous pouvez enregistrer les données concernant le revenu cadastral et vous disposez de la possibilité d intégrer des dessins CAD. MAINTENANCES AVEC PLANNING PLURIANNUEL Grâce au module maintenances avec planning pluriannuel, vous pouvez élaborer et exécuter efficacement un planning pluriannuel de la maintenance de votre portefeuille immobilier. Ainsi, vous avez toujours un aperçu des coûts de maintenance et vous pouvez ajuster vos budgets en fonction de ceux-ci. Vos demandes de budget sont également soutenues par une base solide. Les tâches de maintenance peuvent être réalisées en interne ou être transférées vers des tiers. GESTION DES CLÉS La gestion des clés au sein de votre organisation devient très vite un processus complexe vu qu il faut établir des liens entre les locaux, cylindres, clés et collaborateurs autorisés. Le module gestion des clés peut vous soutenir dans ce processus. De plus, la sortie ainsi que la rentrée des clés sont garantis. Les rapports générés par le module vous permettent d avoir un aperçu des clés utilisées, des clés en stock, etc. GESTION INFORMATIQUE Avec le vaste module gestion informatique, vous pouvez faire en sorte que les activités du département informatique se déroulent plus efficacement en travaillant selon un processus s inspirant des meilleures pratiques de l ITIL. Avec le logiciel, vous pouvez appliquer tous les processus d ITIL mais également faire des économies financières sur les installations informatiques présentes dans votre organisation. Le logiciel gestion informatique est installé dans les front- et back-offices de votre département informatique pour la gestion de vos configurations, incidents (appels/messages), problèmes et modifications. Pour de plus amples informations au sujet des nombreuses fonctionnalités offertes par ce module, nous vous invitons à consulter le dépliant spécifique qui est disponible sur simple demande. SELF-SERVICE Impliquez vos utilisateurs (internes) directement dans le processus de maintenance à l aide du module self-service. Ainsi, vous assurez un processus plus efficace, vous allégez la charge de travail de vos collaborateurs front-office et la communication bilatérale assurera une plus grande implication de vos utilisateurs (internes). Vous pouvez utiliser ce module pour, par exemple, permettre à tous les collaborateurs de production de directement signaler des dérangements au service technique. Le notifiant peut suivre le statut et peut être mis au courant de quand la panne est réparée. HOTLINE Découvrez les avantages d une interface de services simplifiée et structurée. Améliorez la communication avec vos utilisateurs et les back-offices et utilisez un arbre de connaissance pour le traitement des messages de première ligne qui apparaissent régulièrement. L interface de service peut être utilisée pour transférer des dérangements, demandes ou questions, plaintes, commandes, etc. 15

16 GESTION DE L INFRASTRUCTURE Ultimo Infra Asset Management est disponible pour les clients et fournisseurs du secteur de l infrastructure. En plus des fonctionnalités standard comme gestion des installations, gestion des tâches de travail, maintenances périodiques et gestion des stocks & achats, ce module vous offre par défaut la possibilité d instaurer des indicateurs standards (par exemple un indicateur de décomposition), de gérer des contrats (de prestation) et d insérer des observations et inspections dans le processus de travail. En option, vous pouvez étendre le logiciel et ajouter des mesures d état, une liste de défauts standards et l exécution d inspections mobiles. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la brochure spécifique qui est disponible sur simple demande. GESTION DE FLOTTE Le parc de véhicules constitue probablement une partie importante de vos installations. Qu il s agisse de voitures de société, de voitures partagées ou de flottes, une gestion solide vous permet de planifier efficacement la maintenance (contrôle général périodique, petits et grands entretiens). De plus, avec le module gestion de flotte, vous pouvez enregistrer les équipements qui se trouvent dans les voitures et gérer les dégâts, assurances et contrats. TECHNOLOGIE MÉDICALE Ce module est disponible pour soutenir la gestion des instruments médicaux dans les hôpitaux. C est un outil pour le soutien des services de soins, permettant une meilleure gestion des risques et une amélioration de la qualité de la technologie médicale. D un point de vue fonctionnel, le module propose un support dans le domaine des classifications de risques standards et des classifications de maintenances. Il permet également un flux de travail étendu avec les modules libération instrument et acceptation par le service des soins, et une vaste compréhension grâce à une application self-service et d autres fonctionnalités. Pour de plus amples informations à ce sujet, reportez-vous au dépliant spécifique qui est disponible sur demande. NOTIFICATIONS ULTIMO Avec l option Event Manager, il est possible d être informé des modifications apportées à la base de données Ultimo telles que de nouvelles notifications, des activités effectuées, des contrats arrivant à terme, etc. Ainsi, vous serez toujours au courant des évènements importants. Vous pouvez être averti de différentes façons : fenêtres pop-up, s, rapports automatiques, etc. AUTORISATIONS ULTIMO Par défaut, le logiciel Ultimo dispose de nombreuses possibilités d autorisation qui vous permettent de déterminer les rôles et droits par groupe d utilisateurs ou par utilisateur individuel. Il existe également une option qui vous permet d autoriser l accès au niveau d enregistrement. Ceci peut vous être utile si vous désirez qu un département puisse uniquement rechercher des données dans Ultimo qui lui sont pertinentes. Il est également possible de lier plusieurs implantations à une seule base de données centrale et d attribuer des autorisations par implantation. Ainsi, vous assurez un usage optimal d Ultimo : les collaborateurs n ont pas une charge de travail trop importante et d éventuelles informations délicates sont protégées. 16

17 ULTIMOBILE Afin de travailler le plus efficacement possible, il est possible d utiliser les différentes propositions d Ultimo Mobile. Plusieurs possibilités mobiles sont disponibles pour PC portables, PC de poche, PDA, collecteurs de données (code barres) et téléphones portables. Il existe également la possibilité de travailler en connexion directe via Wifi, GPRS ou UMTS, soutenus ou non par Citrix ou Terminal Server. BUSINESS INTEGRATION L intégration business est essentielle pour l obtention d un rendement maximal des diverses applications utilisées. Combiner le logiciel Ultimo avec d autres logiciels business, vous permet de travailler de façon plus efficace. L architecture ouverte d Ultimo permet la combinaison avec de nombreuses applications pertinentes (interfaces standards ou sur mesure). Quelques exemples : Microsoft Office, visionneur Auto CAD, intégration Auto CAD, systèmes ERP, kit de ressources OEE, systèmes MES, logiciel d ingénierie et de dessin, systèmes de mesure, systèmes financiers, systèmes logistiques pour les achats, testeurs d équipement, GPS, GIS, terminaux code barres, systèmes de gestion de documents, systèmes de gestion du bâtiment, systèmes HRM, Active Directory, etc. BUSINESS REPORTING Afin de déterminer si vos objectifs de maintenance sont atteints et de vérifier si la gestion de maintenances est effectuée comme convenu, vous devez disposer d informations détaillées concernant la gestion et l exploitation. Nous sommes persuadés qu une application logicielle ne peut faire ses preuves que si ces informations peuvent être introduites de façon simple, car une des raisons principales de l utilisation d un tel logiciel est justement de facilement rendre les activités plus claires. Grâce aux nombreux rapports fournis par défaut, vous pouvez facilement retrouver les informations sur les activités opérationnelles et sur la gestion. À l aide du générateur de rapports, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux rapports. Il est également possible d installer des KPI (Key Performance Indicators *) pour avoir un aperçu rapide des indicateurs les plus importants pour vous. Des applications Dashboard Designer externes (comme Qlikview) peuvent également être utilisés en combinaison avec Ultimo. * Indicateurs Clés de Performance Gestion des installations Gestion des contrats Gestion des tâches de travail Maintenances périodiques Gestion des projets Gestions des stocks & achats Justification de l emploi du temps Enregistrement des coûts Gestion des prêts Amortissements Facturation Gestion des données principales Gestion immobilière Maintenances avec planning pluriannuel Gestion des clés Hotline Gestion informatique Self-service Gestion de l infrastructure Gestion de flotte Technologie médicale Notifications Ultimo Autorisations Ultimo Ultimobile Business integration Business reporting = Standard = Optionnel = Partiellement standard, partiellement optionnel 17

18 Technologie moderne La force du logiciel Ultimo, réside en une combinaison de divers éléments. La convivialité a toujours été un point de départ important lors du développement de la vaste solution modulaire. Un autre principe de base est l application de la flexibilité, ce qui permet d adapter le logiciel à vos processus d entreprise. Lors du développement du logiciel nous avons utilisé des technologies innovantes et à haute performance. 18

19 MODERNE ET CONVIVIAL En lisant cette brochure, vous avez sûrement déjà remarqué les illustrations de notre logiciel. Pendant le développement, nous avons beaucoup réfléchi pour finalement arriver au design moderne et aux faibles coûts de l application. Notre application est, non seulement agréable à l oeil, mais est également très conviviale dans son utilisation. Grâce à une interface utilisateur moderne, aux navigateurs pratiques, aux onglets fonctionnels, aux chemins de navigation clairs et, lorsque c est possible, aux pictogrammes éloquents, l usage du logiciel Ultimo est particulièrement simple et agréable. Nous estimons que ceci est une condition importante pour assurer une acceptation du logiciel au sein de votre entreprise. FLEXIBILITÉ Ultimo Maintenance Management est un éminent logiciel standard qui peut être ajusté. Cette flexibilité sera adaptée uniquement si elle vous permet d obtenir une plus-value, un rendement extra ou une meilleure facilité d emploi. Pour ce faire, il existe notre propre outil d adaptation («Ultimo Customization Tool») avec lequel il est possible d apporter des adaptations au logiciel sans travail de programmation. Nos consultants peuvent effectuer ces adaptations pour vous, mais, si vous le souhaitez, votre propre gestionnaire d application peut également s en charger. Dans ce but, nous avons inclus différentes formations dans notre pack de services. Vos adaptations personnelles seront bien sûr conservées lors des mises à jour du logiciel. TECHNOLOGIE INNOVANTE ET À HAUTE RÉSISTANCE L actuelle application web Ultimo Maintenance Management a été développée avec la technologie Microsoft et est basée sur une infrastructure innovante. Les points de départ de cette infrastructure sont : une qualité supérieure concernant la fiabilité, la fonctionnalité, la flexibilité, la maintenabilité, la modularité (approprié pour des petites comme grandes organisations et utilisable sur plusieurs lieux d implantation et/ou pays), et la possibilité de pouvoir facilement l étendre de façon modulaire. Les systèmes de gestion de base de données MS SQL Server et Oracle sont utilisés. Vous pouvez nous demander un aperçu actuel des conditions requises concernant vos logiciels et votre matériel. 19

20 Nos services À nos yeux, un des facteurs les plus importants pour l implémentation réussie d une application logicielle au sein de votre organisation est un support optimal, sous forme d un pack de services complet. Les valeurs principales de nos services que nous vous proposons sont : une implication dans votre situation, une attitude pragmatique, une méthodologie d implémentation professionnelle et réfléchie et une prestation compétente de services. IMPLÉMENTATION Pour vous équiper d un produit qui fonctionne de façon optimale et qui est conforme à vos désirs et exigences, nous avons développé la méthodologie d implémentation u&l². Cette méthodologie se base sur plus de 23 ans d expérience et sur la méthodologie de gestion de projet PRINCE2 *. U&I² signifie «Ultimo & Implementatie» (Ultimo & Implémentation) mais également «u en ik» (vous et moi) et fait référence à notre implémentation interactive dans laquelle nous recherchons, avec vous, en tant qu utilisateur, la solution parfaite. U&I² est donc bien plus qu une synergie, c est le succès au carré. Après avoir établi les objectifs, étudié la situation actuelle et le Business Case, l implémentation peut débuter. Dans les grandes lignes, les implémentations consistent en les phases de projet suivantes : prologue du projet, initiation du projet, réalisation et clôture du projet. Bien que nous essayons, avec la méthodologie d implémentation U&I², de réaliser vos demandes suivant des étapes bien réfléchies, ceci ne signifie pas que toutes les entreprises doivent parcourir les mêmes étapes. Mieux encore, nous croyons en l application flexible de la méthodologie d implémentation U&I². Une implémentation relativement petite peut consister à parcourir relativement rapidement le projet, durant lequel«le pragmatisme» est l idée centrale. Cependant, de plus grandes implémentations requièrent parfois l usage de tous les instruments possibles qui sont utilisés lors de l application de la méthodologie d implémentation U&I². La méthodologie d implémentation s y prête parfaitement, et ensemble, avec vous, nous nous assurons que le projet se déroule parfaitement. Une bonne gestion de projet est cruciale pour de plus grands trajets d implémentation. Dans la plupart des cas, la gestion de projet générale est assurée par un gestionnaire de projet du client ou externe. Si vous le souhaitez, un consultant d Ultimo/coordinateur de projet peut également s en charger. Grâce à notre longue expérience, les consultants disposent d une expertise considérable et peuvent vous conseiller sur l installation et l utilisation correcte de votre système. Lorsqu il s agit de conseils détaillés d organisation, les consultants d Ultimo peuvent collaborer avec les bureaux de conseils d organisation. * PRINCE2 is a Trade Mark of the Office of Government Commerce Nos références Le logiciel Ultimo est utilisé par plus de 900 organisations dans toutes sortes de secteurs. Vu son caractère modulaire, Ultimo peut être utilisé par des petites, moyennes et grandes organisations. 20