Ultimo Facility Management

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3 Ultimo Facility Management Ultimo Facility Management est un système d information de gestion facilitaire complet et convivial. Utilisez Ultimo pour assister un ou plusieurs des processus d entreprise suivants: le self-service, les services facilitaires, la gestion immobilière, la gestion de maintenances, la gestion informatique ou la gestion de flotte. Conçue de façon modulaire, cette application peut être utilisée comme solution partielle ou intégrale. SOUTENEZ PLUSIEURS PROCESSUS D ENTREPRISE Ce logiciel moderne et convivial vous soutient lors de la gestion des différents processus de votre entreprise : Self-service. Vos clients attendent une prestation de services irréprochable de votre part. Vous pouvez répondre à ces attentes en mettant diverses options self-service à leur disposition. L objectif principal du self-service est que vos clients puissent, de façon indépendante, effectuer certains actes, signaler ou demander certaines choses ou consulter certaines informations. Pour ce faire, le client utilise un environnement convivial dans lequel il est très simple d effectuer des actes. Vu que vos clients sont alors plus actifs, vous pouvez réduire la charge de travail de votre (vos) front-office(s). Services facilitaires. Grâce à Ultimo, vous pouvez mettre en place un service-desk efficace qui communique de façon ciblée et qui collabore avec les back-offices et clients pertinents. Mais vous pouvez également utiliser Ultimo pour réserver des salles, des équipements, un service traiteur, des places de parking, des personnes, pour émettre des tickets, pour gérer le prêt de clés et d équipements, pour gérer des déménagements (internes), pour enregistrer des visiteurs, pour traiter des demandes de nettoyage, des services de reproduction, des notifications de pannes et des réclamations, la livraison d articles commandés, etc. Gestion immobilière. Utilisez Ultimo pour gérer vos biens immobiliers et découvrez les différentes possibilités : l enregistrement de vos biens immobiliers pour une meilleure compréhension, l entretien d installations liées à des bâtiments, la planification pluriannuelle de la maintenance, l évaluation des mesures d état, la gestion des contrats et l administration des locations. Gestion de maintenances. Une gestion de maintenance professionnelle vous permet de maintenir les biens en bonne condition et d éviter des coûts. Grâce à Ultimo vous pouvez non seulement gérer la maintenance de vos biens immobiliers mais également un large éventail d activités de maintenance : des tournées de prévention de légionelle, des contrôles d extincteurs d incendie, la maintenance des installations critiques/de l inventaire/ des ressources de production, la maintenance périodique, préventive ou prédicative, des tests de sécurité, des contrôles en vue d audits etc. Gestion des services informatiques. Le module IT Service Management vous offre un support complet afin de faire fonctionner le département informatique de votre organisation de façon plus efficace et orientée vers le client. Ce module est basé sur les services ITIL les plus fréquents et offre du support en matière de gestion des configurations, incidents, demandes de services (Request Fulfillment), problèmes, modifications ainsi que pour l application des Service Level Agreements, etc. *ITIL : Bibliothèque pour l infrastructure des technologies de l information Gestion de flotte. Grâce à Ultimo, vous pouvez également gérer vos voitures de société et/ou vos navettes. En plus de l enregistrement des véhicules, vous pouvez saisir l équipement par véhicule, coordonner la maintenance (révision annuelle, grands et petits entretiens) et gérer les contrats et dommages. Solution intégrale Les entreprises exigent de plus en plus souvent que leurs services de support collaborent dans le but de se compléter. Ultimo peut parfaitement suivre cette tendance car le logiciel a été conçu de façon modulaire et peut être utilisé dans différents processus d entreprise. En ce qui concerne la fonctionnalité, vous pouvez étendre Ultimo étape par étape ou rapidement, et ce en fonction des besoins de votre entreprise. C est vous qui déterminez à quel rythme vous souhaitez arriver à une solution totale et intégrale. AUTRE CONTENU DE CETTE BROCHURE Les principes Ultimo 4 Gestion ciblée des services facilitaires 6 Gestion orienté client des services facilitaires 8 Maîtriser la gestion des services facilitaires 10 Description des modules Ultimo 12 Technologie moderne 18 Nos services 20 Nos références 20 Notre organisation 23 3

4 Les principes Ultimo Lorsqu on est actif dans la gestion des services facilitaires, il faut tenir compte des différents processus qui doivent être gérés le plus efficacement possible. Notre mission est de vous soutenir, avec notre logiciel, dans la grande variété de vos activités facilitaires, pour vous permettre d avoir une vue globale de votre situation, de satisfaire vos clients, de gérer vos coûts, et de générer les informations de gestion souhaitées. 4

5 Lors du développement de nos logiciels et services, nous prenons en compte certains principes de base qui caractérisent nos solutions. Par défaut, notre logiciel est livré sur mesure de votre entreprise. La solution standard riche peut être adaptée aux processus uniques de votre entreprise facilitaire. Nous travaillons avec des professionnels hautement qualifiés dans le domaine de l ICT et qui adoptent une approche pragmatique lors de l implémentation des produits. Un large éventail de formations est disponible pour vous en tant qu utilisateur afin de vous permettre d acquérir plus de connaissances et de vous fournir plus matériel d exercice. Nos produits s inspirent de la pratique dans laquelle nous tendons à trouver un équilibre parfait entre un travail fonctionnel et une grande convivialité. Les normes internationales et les informations commerciales sont au cœur du développement de nos produits, qui sont toujours testés minutieusement avant d être livrés à nos utilisateurs. Enfin, notre département de support au client fournit un support pour l utilisation quotidienne du logiciel. Notre entreprise se caractérise par notre focalisation sur la continuité, par notre fonctionnement commercial respectueux et par notre sens de la responsabilité. Dans le but d évoluer sur une base continue, nous poursuivons l objectif de satisfaire nos clients depuis 1988, mais également ceux d afficher notre engagement, d anticiper les développements importants du marché et d obtenir de bons résultats financiers. 5

6 Gestion ciblée des services facilitaires On attend de vous que vous gériez les services facilitaires de la façon la plus économique possible. En investissant dans Ultimo Facility Management, vous pouvez travailler efficacement et gérer vos coûts. Les informations dans le système vous soutiennent lors de la prise de décisions opérationnelles et stratégiques. 6

7 TRAVAILLER EFFICACEMENT Découvrez les possibilités du logiciel pour organiser plus efficacement les processus de travail des front- et back-offices. Vous pouvez mieux communiquer mais vous pouvez également coordonner, exécuter et traiter les activités facilitaires plus efficacement. Vous remarquerez que vos collaborateurs travailleront plus dynamiquement et perdront moins de temps à répondre aux s et appels inutiles. Allégez encore plus la charge de travail de vos collaborateurs en permettant à vos clients d accéder au Self-service. Ainsi, vos clients peuvent facilement transmettre leurs demandes ou messages et en contrôler le traitement de façon autonome. En coordonnant vos activités avec Ultimo, vous diminuez le risque d oublier des tâches importantes. De plus en établissant des notifications - vous pouvez être informé des événements importants. Ultimo vous sera également très utile pour prendre des rendez-vous et gérer des nombreux contrats et/ou fournisseurs de votre entreprise. BUDGÉTISER, SURVEILLER & TARIFER Etant donné que vous enregistrez beaucoup d informations concernant vos biens et les tâches qui y sont liées, il est possible de budgétiser minutieusement et de surveiller l épuisement du budget. Deux exemples : la rédaction d une planification pluriannuelle de maintenance pour vos biens immobiliers et installations immobilières ainsi que la rédaction d une planification de remplacement des installations et/ou un inventaire. En budgétisant minutieusement et en contrôlant facilement vos budgets, il devient plus facile de maîtriser les coûts de gestion des biens. Les coûts générés peuvent, si vous le souhaitez, être transférés aux centres de coûts concernés. BUSINESS REPORTING À l aide d une multitude de possibilités en matière de Business Reporting, vous pouvez simplement démontrer de quelle façon les activités d exploitation contribuent à une gestion économique. En outre, vous pouvez mieux étayer vos questions concernant la gestion ainsi que vos demandes de budget en apportant un aperçu des rapports de gestion fondés. Vous pourrez, par exemple, mieux formuler vos questions portant sur l entretien ou le remplacement, les coûts de logement et la maintenance correspondante pour les années à venir. 7

8 Gestion orientée client des services facilitaires Le concept marketing a beaucoup évolué ces dernières années. À la fin du siècle dernier, il s agissait surtout d une discipline d entreprise séparée qui était principalement responsable du lancement sur le marché des produits primaires et des services de l organisation. Ces dernières années, ce concept est progressivement devenu une philosophie d entreprise générale. Chaque département d entreprise devra donc adopter une attitude orientée client. 8

9 CONFORMITÉ AU MARCHÉ Ce concept marketing a également fait son entrée dans votre domaine de spécialisation, et le travail effectué devra donc être conforme au marché. Et ce à juste titre : vous travaillez également pour vos clients et devez fournir l offre la plus adaptée, le plus efficacement possible, et ce, à un prix raisonnable et compétitif. En installant Ultimo, vous fournissez la qualité attendue en délimitant les processus, et vous distribuez efficacement vos produits et services. DIALOGUE AVEC LE CLIENT Une organisation facilitaire orientée client demande ce qu elle doit demander, dit ce qu elle fait, fait ce qu elle dit et prouve qu elle fait ce qu elle dit. Un meilleur dialogue avec le client, vous permet de faire correspondre vos prestations de services aux souhaits et exigences du client. Avec Ultimo, vous disposez d une bonne compréhension des processus et informations et vous pouvez ainsi établir ce dialogue. 9

10 MaÎtriser la Gestion des Services facilitaires Avez-vous parfois l impression de ne plus entièrement maîtriser les différentes activités? Perdez-vous souvent beaucoup de temps à rechercher des informations? Reportez-vous parfois des décisions ou modifications importantes parce que vous ne savez pas vraiment comment elles seront mises en pratique? Accordez-vous une meilleure vue globale et travaillez plus calmement. Avec Ultimo, vous disposez d un aperçu détaillé et vous tenez fermement les rênes. 10

11 RÉGISSEZ Ultimo vous aide à garder le contrôle de vos affaires, aussi bien des activités internes que celles des fournisseurs. La vue globale est non seulement plus détaillée et la recherche d informations importantes plus précise, mais vous avez également la certitude de disposer des données nécessaires concernant les règlements et législations ainsi que celles pour la remise de certifications. De plus, vous simplifiez la possibilité d établir un point de référence avec d autres entreprises afin de vous permettre de savoir où se situe votre organisation. CHANGEMENTS DANS L ORGANISATION Avec Ultimo, vous disposez d un outil logiciel qui vous permet de mettre en place efficacement les modifications dans l organisation. Ultimo vous permet non seulement de prendre des décisions plus pertinentes car il recueille des informations importantes, mais également de contrôler et évaluer les modifications après avoir pris une décision. Vous gardez donc le contrôle à tout moment. En outre, vous ne devez pas vous soucier d adaptations au logiciel lors de modifications dans l organisation. En effet, cela ne nécessite pas de travail de programmation coûteux. Le logiciel Ultimo est flexible, et peut évoluer avec les changements de l organisation. C est un aspect rassurant. 11

12 Description des modules Ultimo 12 Ultimo Facility Management est un système d information pour la gestion des services facilitaires conçu de façon modulaire. Si vous le souhaitez, vous pouvez commencer à petite échelle puis tendre petit à petit vers une solution totale et intégrale pour tous vos services de support. Vous trouverez ci-dessous une description des différents modules disponibles. Le tableau final indique si la présence d un module est standard, optionnel ou partiellement standard et partiellement optionnel. Ultimo Facility Management Lite est disponible pour les (plus) petites organisations. N hésitez pas à nous demander des informations à ce sujet.

13 HOTLINE Découvrez les avantages d une interface de services simplifiée et structurée. Améliorez la communication avec vos utilisateurs et les back-offices et utilisez un arbre de connaissance pour le traitement des messages de première ligne qui apparaissent régulièrement. GESTION IMMOBILIÈRE Créez une vue d ensemble de votre portefeuille immobilier et des locaux qui y sont liés. En plus d un aperçu des bâtiments, étages et locaux disponibles, vous pouvez enregistrer des données telles que le revenu cadastral, et vous disposez de possibilités pour une intégration de CAD. GESTION DES RESSOURCES En seulement quelques mouvement de souris vous pouvez savoir quelles ressources d entreprise sont en circulation, quels collaborateurs s en servent et où se trouvent ces ressources dans l organisation : des informations importantes pour gérer plus efficacement les ressources de l entreprise. GESTION DE LA DISTRIBUTION DES RESSOURCES Assurez-vous d avoir un aperçu permanent des ressources distribuées. Pour ce faire, vous devez suivre qui a emprunté quoi et quand cela doit être rendu. Lorsque vous distribuez des ressources, vous pouvez utiliser un planificateur graphique clair pour tout enregistrer. GESTION DES TÂCHES DE TRAVAIL Une bonne coordination des tâches est essentielle pour les différents back-offices et finalement l utilisateur. Vous avez, à tout moment, une excellente vue d ensemble des tâches de travail et de comment elles sont réparties. Grâce au planificateur de travail graphique de Ultimo, les tâches peuvent également être planifiées intuitivement. Si vous le désirez, un enregistrement consciencieux a postériori permet de correctement saisir les coûts, heures ainsi que le matériel utilisé. ENREGISTREMENT DES COÛTS Optimisez votre gestion facilitaire à l aide des différents aperçus de coûts. En enregistrant les coûts de façon minutieuse, vous gardez le contrôle sur l épuisement de vos budgets. 13

14 GESTION DES DONNÉES PRINCIPALES Enregistrez diverses données principales qui sont également utilisées dans les autres modules. Les informations sont enregistrées de façon groupée, ce qui en simplifie la recherche. Pensez par exemple aux données concernant les fournisseurs, inventaires et installations. Il est également possible d enregistrer différents types de documents. Gestion des personnes À l aide de ce module, vous enregistrez les données concernant vos collaborateurs. Ces informations sont utilisées dans les autres modules en usage. Une interface avec Active Directory ou un système HRM estpossible. SELF-SERVICE Impliquez vos utilisateurs directement dans le processus facilitaire à l aide du self-service. Ainsi, vous assurez un processus plus efficace, vous allégez la charge de travail de vos collaborateurs front-office et la communication bilatérale assurera une plus grande implication de vos clients. IT Service Management Le module IT Service Management vous offre un support complet afin de faire fonctionner le département informatique de votre organisation de façon plus efficace et orientée vers le client. Le module est basé sur les services ITIL les plus fréquents et offre du support en matière de gestion des configurations, incidents, demandes de services (Request Fulfillment), problèmes, modifications ainsi que pour l application des Service Level Agreements. Afin d accélérer le traitement des incidents, vous pouvez faire usage d un arbre de connaissances que vous devez composer vous-même. Planifiez les activités du département IT à l aide de planificateurs graphiques intelligents. Offrez la possibilité à vos clients (internes) de notifier des incidents et d entrer des demandes de services via un environnement self-service convivial. Gérez les stocks de votre magasin IT et soutenez éventuellement le processus d achat. Étendez le confort et l efficacité en faisant usage de diverses interfaces standards avec d autres systèmes (p.ex. un outil d inventaire en réseau et Active Directory). Pour finir, contrôlez l exécution de la gestion et des questions opérationnelles à l aide de rapports & dashboards. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la documentation spécifique qui est disponible sur simple demande. RÉSERVATIONS Le module réservations est un module complet vous permettant d effectuer différentes réservations. Vous pouvez réserver des locaux avec les ressources correspondantes, et un service traiteur par exemple, mais également des places de parking ou des personnes. En planifiant les réservations avec Ultimo, vous assurez une bonne coordination, vous évitez des erreurs dans le planning et pouvez transférer d éventuels coûts vers le département ou le client concerné. ENREGISTREMENT DES VISITEURS Il peut être important pour votre organisation d enregistrer les visiteurs afin de respecter les protocoles de sécurité ou pour d autres raisons encore. Ultimo vous permet de facilement enregistrer les visites. Si nécessaire, vous pouvez rapidement consulter les données de visites à l aide de rapports. 14

15 GESTION DES CLÉS La gestion des clés au sein de votre organisation devient très vite un processus complexe vu qu il faut établir des liens entre les locaux, cylindres, clés et collaborateurs autorisés. Le module gestion des clés peut vous soutenir dans ce processus. De plus, la sortie ainsi que la rentrée des clés sont garantis. Les rapports générés par le module vous permettent d avoir un aperçu des clés utilisées, des clés en stock, etc. DÉMÉNAGEMENTS Avec le module déménagements, il est possible de coordonner les activités liées à un déménagement (interne). Ainsi, vous obtiendrez un processus impeccable ainsi qu une réalisation administrative fluide du déménagement. GESTION DES STOCKS & ACHATS Vous cherchez un bon équilibre entre l évitement d erreur et le maintien économique du niveau de stock. En utilisant le module gestion des stocks & achats, vous êtes soutenus dans la gestion de vos stocks. Les activités logistiques d achat sont également simplifiées. Vous bouclez le processus à partir de l établissement de l offre ou de la demande jusqu à l enregistrement de la réception et le contrôle des factures. MAINTENANCES PÉRIODIQUES L exécution de contrôles réguliers tels que les extincteurs d incendie ou des robinets (légionelle) et des installations importantes (p.ex. des tests de sécurité) ne peuvent pas être oubliés. Pout éviter cela, vous pouvez planifier ces activités comme activités de maintenances périodiques. De plus, vous pouvez utiliser la fonctionnalité du module pour toutes formes de maintenance périodique, comme la maintenance de votre inventaire. Vous pouvez établir un lien entre la maintenance périodique et les contrats. Vous pouvez également facilement rechercher des données historiques de maintenance périodique en vue d audits. GESTION DES PROJETS Lors de l exécution de projets, l automatisation a un effet positif sur leur avancement. Pourquoi installeriez-vous d autres logiciels, si vous pouvez l intégrer dans votre système d information Ultimo pour la gestion des services facilitaires? Ultimo vous aide significativement dans la création de projets (partiels) et d activités. De plus, vous avez un aperçu complet de toutes les implications financières des projets. JUSTIFICATION DE L EMPLOI DU TEMPS Enregistrez les heures productives et non productives de vos collaborateurs et sachez à tout moment quelle activité demande le plus de temps. GESTION DES CONTRATS Utilisez le module gestion des contrats pour gérer vos contrats (de service) et assurances. Fini les piles de papier ou les fardes difficiles à trouver. Vous améliorerez l aperçu et la compréhension des contrats et assurances, et surveillerez, par exemple, la durée et les délais de résiliation. Il est possible d établir des liens vers gestion des tâches de travail, maintenances périodiques et gestion des stocks & achats. Administration des PRÊTS Lorsque vous prêtez une partie de vos biens immobiliers à des tiers, vous pouvez gérer et contrôler ce prêt dans Ultimo. Vous pouvez enregistrer les différents contrats de prêts avec les obligations correspondantes et suivre les mutations. Des obligations financières sont calculées par le biais de prolongations, avec lesquelles les avances convenues sont prises en compte. Toutes les obligations financières sont transférées à une comptabilité débiteurs externes, afin de pouvoir contrôler le cashflow. MESURE D ÉTAT Souhaitez-vous avoir une vue objective sur l état de maintenance de vos installations ou de vos biens immobiliers? Utilisez alors les mesures d état afin d obtenir des données objectives et de réaliser des plannings de maintenance réalistes. MAINTENANCES AVEC PLANNING PLURIANNUEL Grâce au module maintenances avec planning pluriannuel, vous pouvez élaborer et exécuter efficacement un planning pluriannuel de la maintenance de votre portefeuille immobilier. Ainsi, vous avez toujours un aperçu des coûts de maintenance et vous pouvez ajuster vos budgets en fonction de ceux-ci. Vos demandes de budget sont également soutenues par une base solide. Les tâches de maintenance peuvent être réalisées en interne ou être transférées vers des tiers. AMORTISSEMENTS Le module amortissements vous permet de suivre les amortissements des biens au bénéfice de l administration financière. Suivre les amortissements vous permet d obtenir une vue d ensemble de la totalité des amortissements déjà effectués et de savoir quand les biens seront totalement amortis. 15

16 MODIFICATION GRAPHIQUE DE PLANNINGS Grâce aux informations présentes dans le module amortissements et à l enregistrement de la durée de vie technique, une planification des remplacements de vos éléments d inventaire ou installations peut être réalisé par le biais d un aperçu graphique. Ainsi, vous avez une vue d ensemble directe des conséquences financières. Multi-tâches Utilisez le module Multi-tâches afin de coordonner et traiter des tâches multidisciplinaires de façon intelligente et simple dans Ultimo. Une simple notification peut impliquer que plusieurs départements/ back-offices doivent exécuter des tâches de travail afin de pouvoir traiter la notification. Pensez par exemple aux différentes tâches de travail nécessaires afin qu un nouveau collaborateur puisse commencer: mettre le mobilier en place, installer un ordinateur ainsi que les logiciels nécessaires, préparer un badge d accès et un téléphone mobile. Les tâches de travail sont groupées et peuvent, en ce qui concerne l ordre, être dépendantes les unes des autres. Un modèle défini est utilisé pour la création d une multi-tâche, mais grâce à la flexibilité il est possible d exécuter des mutations dans une multi-tâche individuelle. La répercussion de coûts peut être définie de façon simple pour toutes les tâches de travail correspondantes. Les personnes concernées peuvent être tenues au courant via /rappels et via le Planificateur de multi-tâches (diagramme de Gantt) la multi-tâche, les tâches de travail individuelles et le planning sont directement intelligibles et adaptables. Via les rapports, les responsables peuvent suivre l évolution et visualiser les goulets possibles. TECHNOLOGIE MÉDICALE Ce module est disponible pour soutenir la gestion des instruments médicaux dans les hôpitaux. C est un outil pour le soutien des services de soins, permettant une meilleure gestion des risques et une amélioration de la qualité de la technologie médicale. D un point de vue fonctionnel, le module propose un support dans le domaine des classifications de risques standards, classifications de maintenances, et de la maintenance périodique (en bloc/par lot), un flux de travail étendu avec libération instrument et acceptation par le service des soins, une vaste compréhension grâce à une application Self-service et des applications Dashboard Designer ainsi que d autres fonctionnalités. Pour de plus amples informations à ce sujet, reportez-vous au dépliant spécifique qui est disponible sur demande. GESTION DU PARC AUTOMOBILE Le parc automobile peut également constituer une partie importante de vos biens. Qu il s agisse de voitures de société ou de navettes, une bonne gestion vous permet d efficacement planifier les maintenances (révision annuelle, petits et grands entretiens). De plus, grâce au module gestion du parc automobile, vous pouvez enregistrer les équipements qui se trouvent dans les différentes voitures et gérer les dommages, assurances et contrats. Mise en service Le module Mise en service a été spécialement développé pour le marché belge. À l aide de ce module, il est possible de traiter des dossiers de mise en service de façon digitale et efficace et d ainsi garantir la sécurité. Les dossiers de mise en service ont été rendus obligatoires par le législateur belge pour la mise en service de diverses ressources de travail. N hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez de la documentation supplémentaire concernant les avantages et le procédé de ce module. 16

17 = standard = Optionnel NOTIFICATIONS ULTIMO Avec l option Event Manager, il est possible d être informé des modifications apportées à la base de données Ultimo telles que de nouvelles notifications, des activités effectuées, des contrats arrivant à terme, etc. Ainsi, vous serez toujours au courant des évènements importants. Vous pouvez être averti de différentes façons : fenêtres pop-up, s, rapports automatiques, etc. AUTORISATIONS ULTIMO Par défaut, le logiciel Ultimo dispose de nombreuses possibilités d autorisation qui vous permettent de déterminer les rôles et droits par groupe d utilisateurs ou par utilisateur individuel. Il existe également une option qui vous permet d autoriser l accès au niveau d enregistrement. Ceci peut vous être utile si vous désirez qu un département puisse uniquement rechercher des données dans Ultimo qui lui sont pertinentes. Il est également possible de lier plusieurs implantations à une seule base de données centrale et d attribuer des autorisations par implantation. Ainsi, vous assurez un usage optimal d Ultimo: les collaborateurs n ont pas une charge de travail trop importante et d éventuelles informations délicates sont protégées. ULTIMOBILE Afin de travailler le plus efficacement possible, il est possible d utiliser les différentes propositions d Ultimo mobile. Plusieurs possibilités mobiles sont disponibles pour PC portables, PC de poche, PDA, collecteurs de données (code barres) et téléphones portables. Il existe également la possibilité de travailler en connexion directe via Wifi, GPRS ou UMTS, soutenus ou non par Citrix ou Terminal Server. BUSINESS INTEGRATION L intégration business est essentielle pour l obtention d un rendement maximal des diverses applications utilisées. Combiner le logiciel Ultimo avec d autres logiciels business, vous permet de travailler de façon plus efficace. L architecture ouverte d Ultimo permet la combinaison avec de nombreuses applications pertinentes (interfaces standards ou sur mesure). Quelques exemples : Microsoft Office, afficheur Auto CAD, intégration Auto CAD, systèmes de gestion du bâtiment, systèmes ERP, systèmes HRM, Active Directory, systèmes de mesure, livres de prix/ fichiers de coûts, systèmes de gestion de documents, systèmes de gestion de clés, etc. Afin de pouvoir réaliser des interfaces, divers packages standards pour l intégration business ont été composés. À l aide de ces derniers il est possible de réaliser des interfaces à bas prix, modernes, solides et faciles à entretenir et ce sur base de services web. N hésitez pas à nous demander de plus amples informations à ce sujet. BUSINESS REPORTING Les objectifs ont-ils été atteints, leur exécution respecte-t-elle la stratégie? Il s agit d une question importante pour le responsable de l entreprise facilitaire et pour la direction ou le management de votre organisation. Nous sommes persuadés qu une application logicielle ne peut faire ses preuves que si ces informations de gestion et d exploitation peuvent être introduites de façon simple, car une des raisons principales de l utilisation d un tel logiciel est de facilement rendre les activités plus claires. Grâce aux nombreux rapports fournis par défaut, vous pouvez facilement retrouver les informations sur les activités opérationnelles et sur la gestion. À l aide du générateur de rapports, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux rapports. Il est également possible d installer des KPI (Key Performance Indicators*) pour avoir un aperçu rapide des indicateurs les plus importants pour vous. Des applications Dashboard Designer externes (comme Qlikview) peuvent également être utilisés en combinaison avec Ultimo. *Indicateurs Clés de Performance = Partiellement standard, partiellement optionnel Hotline Gestion immobilière Gestion des ressources Gestion de la distribution des ressources Gestion des tâches de travail Enregistrement des coûts Gestion des données principales Gestion des personnes Self-service IT Service Management Réservations Enregistrement des visiteurs Gestion des clés Déménagements Gestions des stocks & achats Maintenances périodiques Gestion des projets Justification de l emploi du temps Gestion des contrats Administration des prêts Mesure d état Maintenances avec planning pluriannuel Amortissements Modification graphique de plannings Multi-tâches Technologie médicale Gestion du parc automobile Mise en service Notifications Ultimo Autorisations Ultimo Ultimobile Business Integration Business Reporting 17

18 Technologie moderne La force du logiciel Ultimo, réside en une combinaison de divers éléments. La convivialité a toujours été un point de départ important lors du développement de la vaste solution modulaire. Un autre principe de base est l application de la flexibilité ce qui permet d adapter le logiciel à vos processus d entreprise. Lors du développement du logiciel nous avons utilisé des technologies innovantes et à haute performance. 18

19 MODERNE ET CONVIVIAL En lisant cette brochure, vous avez sûrement déjà remarqué les illustrations de notre logiciel. Pendant le développement, nous avons beaucoup réfléchi pour finalement arriver au design moderne et aux coûts de l application. Toutefois, notre application est, non seulement agréable à l œil, mais, au final, c est la convivialité effective qui fait pencher la balance. Grâce à une interface utilisateur moderne, aux navigateurs pratiques, aux onglets fonctionnels, aux chemins de navigation clairs et, lorsque c est possible, aux pictogrammes éloquents, l usage du logiciel Ultimo est particulièrement simple et agréable. Nous estimons que ceci est une condition importante pour assurer une bonne pénétration du logiciel au sein de votre entreprise. FLEXIBILITÉ Ultimo Facility Management est un éminent logiciel standard qui peut être ajusté. Cette flexibilité sera adaptée uniquement si elle vous permet d obtenir une plus-value, un rendement extra ou une meilleure facilité d emploi. Pour ce faire, il existe notre propre outil d adaptation ( Ultimo Customization Tool ) avec lequel il est possible d apporter des adaptations au logiciel sans travail de programmation. Nos consultants peuvent effectuer ces adaptations pour vous, mais, si vous le souhaitez, votre propre gestionnaire d application peut également s en charger. Dans ce but, nous avons inclus différentes formations dans notre pack de services. Vos adaptations personnelles seront bien sûr conservées lors des mises à jour du logiciel. TECHNOLOGIE INNOVANTE ET À HAUTE RÉSISTANCE L actuelle application web Ultimo Facility Management a été développée avec la technologie Microsoft et est basée sur une infrastructure innovante. Les points de départ de cette infrastructure sont : une qualité supérieure concernant la fiabilité, la fonctionnalité, la flexibilité, la maintenabilité, la modularité (approprié pour des petites comme grandes organisations et utilisable sur plusieurs lieux d implantation et/ou pays) et la possibilité de pouvoir facilement l étendre de façon modulaire. Les systèmes de gestion de base de données MS SQL Server et Oracle sont utilisés. Vous pouvez nous demander un aperçu actuel des conditions requises concernant vos logiciels et votre matériel. 19

20 Nos services À nos yeux, un des facteurs les plus importants pour l implémentation réussie d une application logicielle au sein de votre organisation est un support optimal, sous forme d un pack de services complet. Les valeurs principales de nos services que nous vous proposons sont : une implication dans votre situation, une attitude pragmatique, une méthodologie d implémentation professionnelle et réfléchie et une prestation compétente de services. IMPLÉMENTATION Pour vous équiper d un produit qui fonctionne de façon optimale et qui est conforme à vos désirs et exigences, nous avons développé la méthodologie d implémentation u&l². Cette méthodologie se base sur plus de 24 ans d expérience et sur la méthodologie de gestion de projet PRINCE2 *. U&I² signifie «Ultimo & Implementatie» (Ultimo & Implémentation) mais également «u en ik» (vous et moi) et fait référence à notre implémentation interactive dans laquelle nous recherchons, avec vous, en tant que client, la solution parfaite. U&I² est donc bien plus qu une synergie, c est le succès au carré. Après avoir établi les objectifs, étudié la situation actuelle et le Business Case, l implémentation peut débuter. Dans les grandes lignes, les implémentations consistent en les phases de projet suivantes : prologue du projet, initiation du projet, réalisation et clôture du projet. Bien que nous essayons, avec la méthodologie d implémentation U&I², de réaliser vos demandes suivant des étapes bien réfléchies, ceci ne signifie pas que toutes les entreprises doivent parcourir les mêmes étapes. Mieux encore, nous croyons en l application flexible de la méthodologie d implémentation U&I². Une implémentation relativement petite peut consister à parcourir relativement rapidement le projet, durant lequel«le pragmatisme» est l idée centrale. Cependant, de plus grandes implémentations requièrent parfois l usage de tous les instruments possibles qui sont utilisés lors de l application de la méthodologie d implémentation U&I². La méthodologie d implémentation s y prête parfaitement, et ensemble, avec vous, nous nous assurons que le projet se déroule parfaitement. Une bonne gestion de projet est cruciale pour de plus grands trajets d implémentation. Dans la plupart des cas, la gestion de projet générale est assurée par un gestionnaire de projet du client ou externe. Si vous le souhaitez, un consultant d Ultimo/coordinateur de projet peut également s en charger. Grâce à notre longue expérience, les consultants disposent d une expertise considérable et peuvent vous conseiller sur l installation et l utilisation correcte de votre système. Lorsqu il s agit de conseils détaillés d organisation, les consultants d Ultimo peuvent collaborer avec les bureaux de conseils d organisation. *PRINCE2 est une marque déposée de l Office of Gouvernemental du Commerce FORMATIONS Généralement, l adoption du système se déroule sans encombres grâce au caractère convivial du logiciel et à son développement basé sur l utilisation quotidienne. Cependant, il est tout de même conseillé, dans beaucoup de cas, de former des utilisateurs clés sur l utilisation du logiciel. Ils apprennent, de façon optimale, les différentes possibilités du logiciel et peuvent ensuite appliquer cette connaissance dans la pratique quotidienne. Nos références Le logiciel Ultimo est utilisé par plus de 1000 organisations et ce dans toutes sortes de secteurs. Vu son caractère modulaire, Ultimo peut être utilisé par des petites, moyennes et grandes organisations. 20

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