Construire un tableau de bord pertinent sous Excel

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1 Bernard LEBELLE Construire un tableau de bord pertinent sous Excel Théorie, méthodologie et mise en œuvre, 2008 ISBN :

2 PARTIE 1 1 Moïse n a jamais vu la terre promise... «Connais ton adversaire, connais-toi, et tu ne mettras pas ta victoire en danger. Connais le ciel et connais la terre, et ta victoire sera totale.» Sun-Tzu, L art de la guerre Chap. 6 - Extension d'excel Chap. 5 - Mise en œuvre sous Excel Chap. 4 - Exemples de tableaux de bord Chap. 7 - Bâtir des graphiques efficaces Annexes Chap. 1 - Introduction Chap. 2 - Théorie Chap. 3 - Méthodologie Points clés Complexité Ne pas négliger l importance du formalisme de restitution. Tirer parti de l ubiquité des tableurs. Comprendre l objectif et l approche de l ouvrage. 1

3 CONSTRUIRE UN TABLEAU DE BORD PERTINENT SOUS EXCEL Le tableau de bord : un outil de management à condition qu il soit pertinent Tout au long de ma carrière professionnelle, en tant qu opérationnel en entreprise ou en tant que consultant, j ai eu la chance de pouvoir travailler sur des problématiques de pilotages d activité. La capacité d une entreprise et de ses dirigeants à prendre la bonne décision repose notamment sur les outils dont ils disposent pour appréhender la réalité de la situation et détecter les tendances à venir. Le tableau de bord est une visualisation de la réalité de la situation, au travers d une série d indicateurs de suivi et d un mode de représentation adapté et synthétique. En tant que tel, il constitue un outil important au service de la prise de décision et, par conséquent, du management de l entreprise. La pertinence d un tableau de bord, et donc sa valeur ajoutée intrinsèque apportée au processus de décision et de management d une entreprise, repose sur plusieurs éléments, dont notamment le choix des indicateurs, mais aussi le formalisme de restitution retenu. Pour S. Few, auteur et consultant aux États-Unis, «les bonnes décisions doivent être prises sur la base d une présentation pertinente des données, qui permet aux experts d éviter toute gymnastique intellectuelle d interprétation, chronophage et inefficiente, [ ] afin qu ils consacrent leurs précieux temps d attention à l évaluation de la situation et à l identification des réponses à apporter pendant qu il est encore temps» 1. Un sujet régulièrement abordé mais qui laisse souvent le lecteur sur sa faim La décision de mettre en œuvre un tableau de bord répond souvent à une logique d amélioration du niveau de maîtrise de son activité. Le vide créé par l absence d un tel outil se fait particulièrement ressentir 1. Source : blog de Stephen Few, avril 2007 ( 2

4 MOÏSE N A JAMAIS VU LA TERRE PROMISE... PARTIE 1 quand l entreprise traverse des périodes de turbulence et que le pilotage de l activité doit être irréprochable. Lorsque l entreprise, ses dirigeants ou leurs collaborateurs se lancent dans une phase de recherche académique sur ce thème, afin de gagner du temps pour préparer la mise en œuvre et disposer au plus vite d un outil opérationnel fiable et pertinent, ils sont bien souvent confrontés à la problématique de réconciliation de deux mondes : la théorie, d un côté, et la pratique, de l autre. En effet, une recherche aujourd hui sur un site de librairie en ligne, tel qu Amazon France, sur des ouvrages ayant trait aux tableaux de bord fait ressortir plus de 60 ouvrages talentueux. Ces ouvrages, dans leur majorité, explorent le concept du tableau de bord, la théorie du pilotage d activité et des modes de management associé, ainsi que de nombreux exemples d indicateurs par nature d activité ou de fonction d entreprise Peu d entre eux guident leurs lecteurs sur une véritable déclinaison opérationnelle qui facilite la mise en œuvre accompagnée d un tel outil. À l opposé du spectre, une autre recherche, à caractère plus opérationnel, sur les ouvrages consacrés à Excel (je reviendrai plus loin sur le choix de cet outil pour la mise en œuvre), retourne plus de ouvrages explorant les capacités et les fonctionnalités d Excel. La très grande majorité de ces ouvrages permettent une prise en main approfondie de cet outil, mais sans s inscrire dans une démarche de conception et de mise en œuvre d un tableau de bord Excel : un outil omniprésent en entreprise et trop souvent sous-exploité Grâce à l essor du domaine de la Business Intelligence, de nombreux outils donnent aujourd hui aux entreprises les moyens d organiser et de stocker les données dont elles disposent. En complément de ces fonctionnalités, ces outils facilitent l exploitation, l analyse, ainsi que la restitution des traitements effectués. Dans une revue récente des interactions entre ces outils et les tableurs, dont principalement Excel, le Forrester Research Group conclut que 3

5 CONSTRUIRE UN TABLEAU DE BORD PERTINENT SOUS EXCEL «les tableurs l outil de Business Intelligence (BI) le plus répandu au monde sont une composante permanente du monde de l entreprise, car aucune autre application ne les surpasse en termes de flexibilité, de facilité d utilisation et d ubiquité» au sein du monde de l entreprise 1. Ces conclusions ont renforcé mon sentiment, développé au fil de mes expériences professionnelles, que pour combler le vide évoqué précédemment entre la théorie et la pratique, l illustration d une déclinaison opérationnelle sous Excel était plus adaptée pour atteindre mon objectif de fournir au lecteur un ouvrage couvrant tout le spectre de cette thématique. Enfin, le choix des représentations graphiques, qui contribuent fortement à déterminer le caractère pertinent du formalisme du tableau de bord, est un domaine généralement ignoré par lesdits ouvrages. Or, il est de plus en plus admis, et cela fait l objet de nombreuses recherches, notamment outre-atlantique, que la pertinence de la visualisation graphique de données est un facteur clé de la prise de décision. C est pourquoi, au-delà de la construction d un tableau de bord robuste, cet ouvrage a pour objectif de donner aux lecteurs des clés de construction de représentations graphiques pertinentes avec Excel. Bien maîtrisé, il peut créer des tableaux de bord pertinents, prérequis pour un pilotage efficace Au cours de la lecture de cet ouvrage, je vous propose de passer en revue les composantes théoriques, les composantes méthodologiques et les composantes pratiques d un projet de mise en œuvre de tableaux de bord. 1. Source : Forrester, in Boris Evelson, «Ouch! Get Ready. Spreadsheets Are Here To Stay For Business Intelligence», avril

6 MOÏSE N A JAMAIS VU LA TERRE PROMISE... PARTIE 1 Ces composantes majeures s articulent comme suit : Théorie Un tableau de bord, pour quoi faire? Méthodologie Du concept à la mise en place, comment s'y prendre? Mise en œuvre opérationnelle Comment concevoir un tableau de bord pertinent sous Excel? 1. La définition conceptuelle d un tableau de bord de pilotage Chapitre 2 2. La description d une méthodologie de mise en œuvre Chapitre 3 3. La création d un tableau de bord pertinent (solidité technique des fichiers Excel mais aussi élaboration de représentations graphiques efficaces) Chapitres 4 à 7 Pour les entreprises et/ou les dirigeants et managers qui désirent mettre en place de tels outils, l enjeu auquel cet ouvrage tente de répondre est de pouvoir créer des outils pertinents au service d un pilotage efficace. En nous appuyant sur des exemples commentés, nous verrons de quelle manière il est possible de tirer profit des fonctionnalités d Excel pour produire des résultats de grande qualité. Mon intention, à travers ce livre, n est donc pas d édicter une «table de dix commandements» qu il faudrait suivre à la lettre mais plutôt un «fil rouge» en matière d élaboration et de mise en place de tableaux de bord. Ce «fil rouge» a aussi été conçu dans une logique d accompagnement, afin de ne pas laisser le lecteur «au milieu du gué» entre la théorie et la mise en œuvre opérationnelle. Il contient des exemples, des modèles, des fiches pratiques, ainsi que des recommandations opérationnelles sur lesquelles s appuyer pour créer rapidement un tableau de bord pertinent et efficace et une douzaine d exercices pratiques sur CD-Rom. En espérant que chaque lecteur puisse y trouver des éléments opérationnels pour ses projets. 5