Bilan des activités 2014

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1 Bilan des activités 2014

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3 Sommaire Préface Page 5 Annexes Etude KPMG Page 6 Généralités Page , un rendez-vous à ne pas manquer pour le SIGI Le SIGI, un partenaire stratégique pour l Etat au niveau de la simplification administrative Gestion de l eau : le SIGI est engagé pour une meilleure utilisation de cette ressource précieuse SIGI Nord, plus près des communes de la moitié Nord du pays Page 8 Page 10 Page 17 Page 19 Service Comptabilité et Facturation Déploiements et Accompagnement Population / Chèques services Département Delivery Organisation communale Gestion financière Administration Page 31 Page 32 Page 35 Page 41 Page 48 Page 56 Page 58 Finances communales, de nombreux défis auxquels il faut faire face Page 21 Bienvenue! Page 26

4 INFOBOX le SIGI en nouvelles communes membres 101 au total 4 communes en cours d adhésion Intensification des collaborations avec l Etat : Ministère des Sports, CTIE, Chèques Service-Accueil, Registre des Personnes Ouverture du SIGI Nord à Hoscheid 5 nouveaux collaborateurs Plus de 400 visites dans les communes, syndicats et offices sociaux 860 demandes de support traitées Presque jours/ homme réalisés en Analyse et Développement 98 communes, 26 syndicats et 30 offices sociaux utilisent le Plan Pluriannuel Financier du SIGI Plus de personnes ont participé aux formations offertes par le SIGI, depuis 2001

5 Préface Au niveau des priorités, le SIGI épouse tout naturellement les défis auxquels les communes doivent faire face. Comme Emile Eicher, dans sa qualité de président du Syvicol, l a démontré lors de la «Journée des Elus» un des défis majeurs sont les finances communales. Dans un contexte de diminution des recettes, les communes se doivent de gérer efficacement leurs ressources financières : identifier leurs besoins à court, moyen et à long terme ; questionner l utilité et les frais de fonctionnement de leurs infrastructures ; maîtriser les flux financiers entrant et sortant. Après l intégration du nouveau plan comptable et de la gestion prévisionnelle pluriannuelle dans GESCOM, les bases informatiques existent pour mieux prévoir et moins subir. Au-delà des prestations strictement informatiques, le SIGI répond aux demandes des communes pour un accompagnement et un échange de bonne pratiques. Nous nous félicitons de la large participation dans le cadre de notre initiative de benchmarking, plus de 80% des communes mettant à disposition leurs données pour cet exercice comparatif anonyme qui leur permet de s auto-évaluer. Yves WENGLER - Président du SIGI et bourgmestre de la Ville d Echternach 2014 sera pour le SIGI l année de la convergence, puisqu à l exception de la Ville de Luxembourg, toutes les communes du Grand-Duché ont rejoint les rangs du syndicat. Avec de nouvelles fusions de communes en vue, le nombre absolu ne pourra plus que diminuer à l avenir. Cet objectif atteint, nos efforts doivent maintenant se concentrer sur l intensification de l utilisation des solutions développées par le SIGI. Le mot clé sera service : servir le fonctionnaire pour lui permettre de bien servir le citoyen, servir l élu pour lui permettre d assumer sa responsabilité politique, servir les administrations de l état pour contribuer à leurs efforts de simplification administrative et de gestion efficace. Prendre la bonne décision au bon moment est toujours fonction de l information dont on dispose. Pour permettre aux élus de décider en connaissance de cause, nous avons fait évoluer les tableaux de bord de façon à leur fournir un état des données de leur commune au jour le jour. COCKPIT leur permet de piloter leur domaine de responsabilité en disposant des dernières informations, sur leur ordinateur, voire de façon mobile sur une tablette. Déployé à l heure actuelle sur un nombre restreint de communes pilotes, l intérêt marqué par les élus lors de la «Journée des Elus» a été grand et nous nous efforcerons à satisfaire leur demandes. Parallèlement nous continuerons à développer de nouveaux modules pour parfaire l utilité de l application aura également été une année pendant laquelle nous nous sommes efforcés à retourner aux sources : nous avons renforcé notre présence dans les communes, intensifié nos efforts de formation et nous nous sommes rapprochés de nos clients, particulièrement dans le Nord du pays. Véritable tête de pont, le SIGI Nord à Hoscheid raccourcit substantiellement les déplacements pour nos membres de la moitié Nord du pays, notamment pour les cours de formation et augmente notre réactivité pour nos missions de support dans les communes. 5

6 Moins visibles, mais non moins essentielles, 2014 aura porté les fruits des efforts investis ces dernières années dans les méthodes d analyse et de développement, si bien qu une augmentation de 40% des demandes de maintenance, voire de plus de 70% pour le seul GESCOM, ont pu être réalisées au cours de l année. Autre chantier de grande envergure les registres des adresses et des immeubles, qui sont des prérequis pour bon nombre d applications de nos bases de données, en cours de développement. L année écoulée aura également été celle du rapprochement du SIGI et du CTIE (Centre des Technologies de l Information de l Etat) notamment à travers la collaboration dans le cadre des RNPP (Registre National des Personnes Physiques) et RCPP (Registre Communal des Personnes Physiques), ainsi que des portails en ligne myguichet.lu et macommune.lu. Un stand commun lors du récent Festival des Migrations fut le témoignage visible de cette collaboration. Toujours dans la lignée de la collaboration entre le SIGI et les instances de l Etat, nous avons accompagné le changement d affectation du CSA (Chèque Services Accueil) du Ministère de la Famille vers son nouveau ministère de tutelle, le Ministère de l Education nationale, de l Enfance et de la Jeunesse, en intégrant au passage les nouvelles dispositions légales, suite aux restrictions budgétaires. Le projet pilote pour le subventionnement des infrastructures sportives pour le Ministère des Sports a pu être mené à bien avec l aide de la commune-pilote de Sanem et le développement sur mesure que nous avons réalisé peut d ores et déjà être considéré comme un exemple parfait de l accélération de procédures, suite à une simplification administrative, engendrée avec l aide de l informatique. Finalement le 1er janvier 2015 aura été une date butoir qui a montré la grande réactivité du SIGI pour la mise en place de bon nombre de dispositions ayant des répercussions dans la quasi totalité de nos applications. Le changement des taux de TVA a demandé non seulement l intégration des nouveaux taux, mais également des solutions intermédiaires, permettant la gestion parallèle des taux en vigueur en 2014 et ceux de Le mariage des personnes de même sexe a été un casse-tête pour les modules Etat Civil et Population de GESCOM. La fusion des communes de Wiltz et de Eschweiler est devenu une réalité avec la fusion des données informatiques, préparée depuis longtemps par nos soins. Un petit ajout, Erpeldange-sur-Sûre pour se démarquer des 2 autres Erpeldange, a été un autre chantier qui nous a demandé de nombreux changements à mettre en place, à tester et à valider pour le Nouvel An. Comme président du SIGI, je me dois de remercier tous les collaborateurs pour leur dévouement, les représentants des communes pour leurs apports dans les commissions consultatives, les membres du Comité pour leur implication dans notre cause et les membres du Bureau pour la confiance qu ils continuent à me témoigner. Yves WENGLER Président du SIGI 6

7 Etude KPMG Suite aux tensions qui ont caractérisées la fin de l année 2013, le comité a confié au Bureau la mission d initier un audit pour déterminer les forces et faiblesses, les opportunités et les menaces auxquels le SIGI doit faire face. Début décembre 2013 KPMG a été mandaté pour réaliser cette étude «SWOT» (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threads), dont les résultats ont été présentés fin mai 2014 au comité du syndicat. KPMG a structuré son analyse autour de 5 thèmes : technologies, services et accompagnement, ressources humaines, relation avec l Etat, stratégie et gouvernance politique. Pour chacun de ces sujets un tableau identifie les forces et les faiblesses, les opportunités et les menaces. En synthèse le rapport dresse le tableau suivant. Comme toute organisation active dans le domaine des nouvelles technologies, le SIGI travaille dans un environnement hautement compétitif et dynamique. Contrairement aux entreprises du secteur privé, le SIGI est cependant handicapé par son statut public dans la vitesse de ses prises de décision et par la distance des décideurs du quotidien du syndicat. Toute décision importante doit non seulement être validée par les instances de gouvernance que sont le Comité et le Bureau, mais également par les conseils communaux des communes membres, ce qui peut durer plusieurs mois. Avec la pénétration des nouvelles technologies dans le quotidien de tout un chacun, les attentes des clients sont grandissantes et ne se limitent pas à l exécution de tâches informatiques, mais prennent également en considération des notions comme l interface d utilisation, voire des aspects purement ludiques. Au-delà de l informatique, la complexité et l abstraction croissante des problèmes à résoudre demandent des qualifications qui dépassent le cadre stricte de l informatique et nécessitent des connaissances métier plus particulières, notamment dans les domaines financier et organisationnel. «Celui qui s arrête de pédaler à bicyclette tombe», disait Albert Einstein, la même chose vaut pour les technologies informatiques. Sans effort continu de renouvellement et d adaptation aux nouvelles possibilités, les solutions en place seront bientôt obsolètes et les efforts pour combler des retards accumulés ne sont en aucune relation avec le résultat obtenu. Ceci vaut aussi bien pour les équipements que pour les applications développées. Considérant la similarité des problématiques et leurs spécificités, KPMG estime qu un prestataire des services IT dédié tel que le SIGI est amplement justifié. La mutualisation des développements et des ressources produit en effet les économies d échelle garantissant un excellent rapport qualité-prix. En outre la standardisation des outils facilitent les échanges d expérience et de bonnes pratiques entre les utilisateurs. Par rapport à l évolution future, KPMG souligne qu une diversification des activités est en cours et que celle-ci privilégie une orientation plus forte vers les processus métier plutôt que des aspects techniques et parlant de métiers ceux-ci sont amenés à dépasser le métier communal pour embrasser des techniques et des qualifications managériales. Pour les ressources humaines du SIGI ceci implique le recrutement d autres profils à côté des traditionnels techniciens et ingénieurs, notamment dans les domaines de la finance et de la gouvernance en général. Au niveau des défis le rapport identifie le besoin de maintenir le niveau des services techniques, c. à d. satisfaire les besoins de disponibilité et de performance constants, tout en donnant des impulsions pour progresser vers de nouvelles technologies, voire des changements de paradigme. KPMG parle également d une probable croissance des besoins de transparence, de reporting, de gouvernance et de gestion de la sécurité tant au niveau communal, que dans le contexte national et européen. Une des difficultés auxquels le SIGI devra certainement faire face à l avenir c est sa perception actuelle comme service de support. Le SIGI n est pas encore perçu comme valeur ajoutée, essentielle au dynamisme de la gestion communale. Pour conclure, le rapport KPMG lance 3 pistes de réflexion au SIGI : Repenser si une structure (unique) permet de répondre au mieux aux attentes et défis actuels (visibles et invisibles). La stabilité et la gestion des risques est à balancer contre des risques liés à des projets nouveaux et innovants. Il est difficile pour un décideur de bien balancer ces deux objectifs (notamment avec une complexité croissante des dossiers). Le SIGI se détermine par son personnel et son management plus que par ses produits et son infrastructure. Ceci doit être pris en compte dans les décisions. Ainsi il faut investir dans la formation et l évolution continuelle du personnel. Un département et une stratégie HR spécialisé semblent opportuns. Continuer à augmenter le niveau de maturité. Ceci non seulement au niveau technologique mais aussi au niveau organisationnel. Cette évolution doit se poursuivre même si un certain nombre de postes devront être occupés/crées pour lesquels la valeur ajoutée n est pas directement et immédiatement visible à l extérieur (p.ex. gestion des risques, gestion de la qualité). 7

8 , un rendez-vous à ne pas manquer pour le SIGI A la fin de l année, quand tout le monde ne songe plus qu à faire la fête, au SIGI toutes les attentions sont orientées vers la mise en service de fonctionnalités en relation avec des dispositions légales entrant en vigueur au 1er janvier. Fin 2014 c était le cas pour le changement du taux de TVA, pour les mariages de personnes de même sexe, la fusion des communes de Wiltz et de Eschweiler, ainsi que le changement de dénomination de la commune d Erpeldange en Erpeldange-sur-Sûre. Changement du taux de TVA Les changements intervenus au niveau de la TVA au 1er janvier 2015 ne se limitèrent pas à un simple changement de taux, de sorte à entrainer des adaptations importantes dans GESCOM. En effet à côté de la hausse de certains taux, différentes prestations profitant jusqu à présent du taux super réduit sont passées au taux normal. Par ailleurs comme toujours dans ce genre de procédure, il a fallu mettre en place des dispositions transitoires, permettant de traiter parallèlement des factures entrantes ou d émettre des factures au taux de 2014 et de celui en vigueur en Ces multiples changements n ont pas seulement été un casse-tête pour nos équipes d analyse, de développement et de déploiement qui ont investi quelques 113 jours/hommes, mais ont également nécessité des séances d information à Contern et à Hoscheid, ainsi que la rédaction d un manuel d utilisateur répondant à toutes les questions pouvant surgir. Fusion des communes de Wiltz et de Eschweiler La réforme territoriale du Grand-Duché se poursuit, toujours de façon volontaire, sur base d un référendum. Le 25 mai 2014 les citoyens de Wiltz et de Eschweiler se sont exprimés favorablement à une fusion de leurs 2 communes au 1er janvier Au niveau de la gestion communale le SIGI joue un rôle essentiel pour paramétrer les outils de la nouvelle commune et fusionner les bases de données des deux communes. Fort des expériences acquises lors des précédentes fusions, le SIGI a élaboré un programme sur mesure, qui a fait l objet de tests étendus avant son application. Le fait que les deux communes font partie du syndicat facilite évidemment ce genre de processus, tous les fonctionnaires concernés utilisant les mêmes programmes, les bases d une bonne entente sont en place. Au niveau financier, le SIGI a aidé à mettre la nouvelle commune sur les rails financièrement, en assistant les collèges échevinaux à établir le budget pour l année 2015, ainsi que le plan prévisionnel pluriannuel. Erpeldange-sur-Sûre, un petit ajout qui fait toute la différence Pour se différencier des autres localités portant le même nom, la commune d Erpeldange a introduit la demande de changer le nom de la commune en Erpeldange-sur-Sûre. Le 17 décembre 2014, la Chambre des Députés adopta ce changement et le SIGI a prêté main forte à la commune pour faire les modifications qui s imposaient et qui devaient être opérationnelles à l entrée en vigueur de la nouvelle dénomination au 1er janvier. Apparemment une bagatelle, mais en regardant de plus près on s étonne du nombre de documents et de formulaires qui doivent être adaptés, ainsi que les banques de données qui doivent être modifiés, pour garantir le bon fonctionnement de la commune renommée. 8

9 Hôtel de Ville à Wiltz Mariage de personnes de même sexe Figurant en position proéminente du nouveau gouvernement en place depuis fin 2013, le mariage de personnes de même sexe a été instauré par le projet de loi 6172A et est entrée en vigueur au 1er janvier 2015, avec un premier mariage le jour même, célébré à la commune de Differdange. Signalons encore que le mariage des couples homosexuels ouvre également la possibilité d une adoption simple, on peut s imaginer les nombreuses modifications nécessaires sur le plan informatique. Avant que les traditionnels époux et épouses ne puissent devenir des conjoints et les pères et mères des parents, quelques 150jours/hommes ont été consacrés à l adaptation de la gestion de la population et de l Etat civil dans GESCOM, notamment en vue de l échange des données familiales avec le Registre National des Personnes Physiques (RNPP). 9

10 Le SIGI, un partenaire stratégique pour l Etat au niveau de la simplification administrative Un des nombreux points sur l agenda de la simplification administrative est l interaction des communes et des diverses instances étatiques au niveau de l informatique. Pour l Etat c est le CTIE (Centre des Technologies de l Information de l Etat) issu de la fusion en 2009 du CIE (Centre Informatique de l Etat) et du SEL (Service e-luxembourg), qui est le partenaire du SIGI pour cette alliance stratégique. Coopération intensive dans le cadre des RNPP et RCPP La refonte du Registre National des Personnes Physiques (RNPP) et du Registre Communal des Personnes Physiques (RCPP) a nécessité une étroite collaboration entre le SIGI et le CTIE, pour mettre en place des solutions efficaces qui évitent toute double saisie, tiennent compte des outils de gestion en place de part d autre, garantissent un maximum de sécurité et s intègrent dans les services en ligne offerts aux citoyens. Comme les 2 registres fonctionnent en interaction permanente, des nouvelles données entrant aussi bien des communes que des différents acteurs de l Etat, les flux d échange des données ont fait l objet d une attention particulière. Au niveau communal les changements du module Registre de la Population de GESCOM ont nécessité une formation approfondie, avec 199 participants c est le cours du SIGI le plus visité en Rapprochement des portails guichet.lu et macommune.lu Actuellement 2 portails électroniques offrent des accès à une multitude de services en ligne, myguichet.lu propose les services des administrations de l Etat aux citoyens et aux entreprises, macommune.lu leur ouvre l accès aux services de leur commune de résidence. Les deux accès offrent de nombreux avantages, non seulement ils permettent aux citoyens de faire leurs démarches administratives de leur domicile au moment qui leur convient, mais ils facilitent également la vie aux utilisateurs en injectant automatiquement des données de leurs banques de données respectives, dispensant ainsi les citoyens de faire des recherches fastidieuses. Pour faciliter encore davantage l accès, le SIGI a intégré au portail macommune.lu la possibilité de se connecter via leur identité Luxtrust associé à leur compte myguichet sur guichet.lu. Désormais une identité virtuelle unique suffit pour profiter de toute la panoplie de services proposée par les deux portails. Plus besoin de retenir différents mots de passe et procédure, l identité Luxtrust servant également au online-banking ouvre toutes les portes virtuelles. 10

11 Développements particuliers pour les Ministères L interaction des différents acteurs publiques est la clé de la simplification administrative et le SIGI offre aux ministères et administrations de l Etat un accès unique aux communes du Luxembourg : un seul interlocuteur, les mêmes solutions informatiques en place dans toutes les communes, le même langage et la volonté de concevoir des processus complexes de façon transparente. Chèques Services Accueil Le premier projet commun développé par le SIGI pour le compte du Ministère de la Famille a été le programme de gestion des Chèques Services Accueil (CSA) en Aujourd hui sous la tutelle du Ministère de l Education Nationale, de l Enfance et de la Jeunesse, la plateforme continue de se développer et de se perfectionner continuellement. C est ainsi qu en 2013 une nouvelle plateforme a vu le jour, permettant aux parents des quelques enfants concernés de se renseigner sur près de 400 structures (crèches, foyers de jour, maisons relais, garderies, assistants parentaux, associations sportives, conservatoires et écoles de musique) et à ses structures de gérer en ligne les informations les concernant. Le Programme de Gestion Intégré (PGI) permet aux structures concernées de décompter par enfant et par heure les services prestés, alimentant ainsi les quelques factures envoyés annuellement aux parents, ainsi que le calcul des subventions de l Etat aux différentes structures. Le bon fonctionnement est assuré par un numéro d appel gratuit et ce service d accueil téléphonique est également localisé au SIGI. En 2014 le SIGI a intégré dans le système les nouvelles dispositions, suite aux restrictions budgétaires. Offices sociaux Jadis les grandes communes disposaient de ce que l on appelait communément «Armebüro». La loi du 18 décembre 2009 a instauré les offices sociaux, transformant l aide facultative en un droit à l aide sociale visant à «permettre aux citoyens de mener une vie conforme à la dignité humaine tout en préservant leur autonomie». Depuis le 1er janvier 2011 le pays compte 30 offices sociaux, les communes de plus de habitants disposant de leur propre office, celles avec moins d habitants se partageant un office à plusieurs. Avec le concours de la commune de Dudelange qui a joué le rôle de commune-pilote, le SIGI a développé le système informatique qui couvre l ensemble des besoins de gestion des offices sociaux. Le système gère les dossiers de ceux qui ont droit aux différentes prestations, en s appuyant sur les données contenues dans GESCOM et veille à l application des dispositions légales avec un système CRM performant qui trace toutes les initiatives de l office. Le système mis en place par le SIGI intègre également la comptabilité et le subventionnement reparti à parts égales entre les communes et le Ministère de la Famille, en tant que ministère de tutelle. Stand commun du SIGI et du CTIE lors du Festival des Migrations

12 Le Ministère des Sports et le subventionnement des infrastructures sportives Comme le soulignait Rob Thillens, commissaire du gouvernement au Ministère des Sports à la Journée des Elus début 2015, les communes sont des partenaires essentiels pour la promotion des sports, au niveau des clubs sportifs d un côté et de l autre en tant que gestionnaires des infrastructures sportives. Sur fond de restrictions budgétaires, le Ministère s est adressé au SIGI en 2014 pour mettre en place un système informatique de gestion des subventions, permettant de : Fournir un aperçu global sur les infrastructures sportives et leur état. Budgétiser les coûts pour les modernisations à venir. Conseiller les communes au niveau des coûts de construction et d entretien. Améliorer les projections de coûts et affiner les besoins de financement. Avec l aide de la commune de Sanem comme commune-pilote, le SIGI a développé une solution dont les avantages ont été perceptibles de suite. La simplification a tout d abord apporté un énorme gain de temps au niveau du traitement. Les subsides sont libérés plus rapidement, les demandes budgétaires sont plus précises et la dématérialisation des documents rend les circuits de validation obsolètes. Dans les communes toutes les dépenses et les rentrées sont regroupées dans un module et à travers l interfaçage avec le Ministère des Sports on connait à chaque instant l état d avancement d un projet. Simplification administrative du processus de subventionnent (SAPS) GESCOM SAPS * 4 Gestion Financière du Projet 1 7 Mise à jour des données dans GESCOM Présentation demande 3 5 Contrôle & Décision Enregistrement Information Liquidation Demande de liquidation GESCOM 2 SAPS Suivi du dossier SAPS 6 COMMUNES MINISTÈRE DES SPORTS * Simplification administrative du processus de subventionnent 12

13 13 Bilan des activités 2014

14 Dématérialisation - Certification PSDC Suite à l accord du comité en octobre 2014, le SIGI a entamé la procédure de certification PSDC (Prestataire de Service de Dématérialisation et de Conservation). L accréditation PSDC permet à un prestataire de faire certifier son système de dématérialisation et/ou de conservation des documents numériques et archives numériques. C est un prérequis important pour poursuivre le processus de dématérialisation et réaliser la simplification administrative qui en dépend. Une fois le SIGI certifié, les communes pourront bénéficier d un renversement de la charge de la preuve, les opérations réalisées par un PSDC sont réputées conformes aux exigences de la loi, c est à la partie adverse d apporter la preuve d une non-conformité. «Le temps c est de l argent» Une comparaison d un flux matériel et d un flux digital. Dématérialisation, un mot que nous utilisons souvent, qui mérite une illustration pour comprendre sa dimension dans les efforts de simplification administrative. Dans chaque procédure il y a des circuits de décision qui nécessitent à différentes étapes des accords de différentes instances, matérialisés par une signature sur un document ou un formulaire. Dans une première phase l objectif sera l obtention du statut courant 2015 pour attaquer ensuite la première mise en application au niveau des factures clients en Ultérieurement une extension pour le stockage d autres documents est envisagée. Prenons le cas du flux matériel d un formulaire pré-imprimé : La personne sensé s en servir doit se procurer ce formulaire. Le service qui délivre doit lui fournir ce formulaire. Commande COMMUNE IMPRIMERIE Gestion de stock Livraison Rien que le formulaire imprimé génère un circuit de commande, de mise en page, de validation, d impression, de gestion de stock, d inventaire et de mise à jour. 14

15 La personne qui remplit le formulaire le remplit à la main et l envoie à l instance concernée. Pour cela elle a besoin d une enveloppe, d un timbre et d une boîte à lettre. Les P&T enlèvent cette lettre, elle passe par le tri et suit le cheminement jusqu au destinataire. La demande suit son cours à l intérieur de l administration concernée et fini par aboutir au bureau de la personne concernée. Supposons qu elle le reçoit le lendemain, elle vérifie la demande soumise à travers le formulaire et donne son accord en y imposant sa signature. Le formulaire repart par voie postale et le demandeur la recevra dans le meilleur des cas 2 jours après son envoi et pourra suivre sa démarche en s attaquant à la prochaine étape qui a nécessité l accord véhiculé à travers le formulaire en question. Pendant tout ce temps personne ne sait précisément où se trouve la demande à un instant précis. Pas de stock, il n y a que la version actuelle qui est disponible. Elle le remplit de façon électronique et l envoie par courriel à la personne en charge auprès de l administration concernée. Dans la minute qui suit celle-ci peut donner son accord en y imposant sa signature électronique et la renvoyer au demandeur qui peut poursuivre ses démarches. Même si la personne n est pas à son poste, le demandeur saura à chaque instant, de façon transparente où se trouve sa demande. 15

16 Registres des adresses et des immeubles, un intérêt particulier pour les communes En 2014 le SIGI a investi dans 2 banques de données dans lesquels de nombreuses applications de GESCOM pourront aller puiser, il s agit du registre des adresses et de celui des immeubles. Le registre des adresses reprend de façon exhaustive toutes les adresses du Luxembourg et fournit des informations de localisation à l ensembles des applications du SIGI. Il est interfacé avec l Administration du Cadastre et de la Topographie (ACT) de façon à générer des alertes automatiques en cas de changement. La solution est basée sur le code CACLR, développé par l ACT pour désigner chaque rue, dans chaque localité de chaque commune. Comme les noms des rues et localités sont générés par les communes, l application gère les nouveaux noms de rue, voire les changements de localités et de communes (par exemple dans le cadre de fusions) et les transmets à l ACT qui les enregistre et les officialise. Le registre des immeubles regroupe tous les bâtiments publics et privés du pays. Il est destiné à recueillir toutes les informations en relation avec un bâtiment, tenant compte et permettant également de visualiser le cadastre vertical. La localisation des immeubles peut s effectuer à travers l adresse fournie par le registre des adresses ou par des coordonnées GPS, qui permettent également de le visualiser de façon cartographique sur le géoportail de l ACT. Les contacts en relation avec un immeuble proviennent du registre de population de la commune. Le registre comprend la possibilité de créer des typologies de bâtiments, de les attribuer et de procéder à des tris ou des regroupements sur base de leur typologie. En outre tous les documents, voire des photos d un immeuble peuvent être annexés au registre. Pour les besoins de la commune, le registre sera au cœur de la gestion du patrimoine communale. Il permet d intégrer des informations concernant la consommation (eau, chauffage, électricité ) et autres frais de fonctionnement et d entretien. Ces informations sont exportables de façon consolidée dans des documents au format PDF ou peuvent être consultées sur le tableau de bord du patrimoine immobilier et servir ainsi au quotidien dans les processus de prise de décision des responsables communaux. Chaudière à copeaux de bois de la commune de Beckerich d une puissance de 2 MW, à laquelle sont raccordées 14 bâtiments publics (mairie, écoles, service incendie, hall sportif,...), 6 entreprises dont l usine d embouteillage et 168 maisons privées. 16

17 Gestion de l eau : le SIGI est engagé pour une meilleure utilisation de cette ressource précieuse Le benchmark comme instrument éducatif de la population En l an 2000, après une première expérience de benchmarking, réalisée manuellement, la commune de Beckerich a approché le SIGI pour mettre en place un système qui renseigne les ménages sur leurs habitudes de consommation. Sur leur décompte annuel ils reçoivent à la fois des statistiques sur l évolution de leur propre consommation au fil des années et des indications sur la consommation moyenne des ménages de la commune. Ce système se révèle bénéfique, non seulement pour la détection d anomalies comme des fuites, mais également pour la comparaison de leur propre consommation par rapport à celle de leurs voisins. Outre la commune de Beckerich, les communes de Berdorf, Bertrange, Bissen, Ell, Junglinster, Lorentzweiler, Mertert, Remich, Steinfort, Troisvierges, Tuntange, Useldange, Vichten et Wormeldange ont mis en place cette bonne pratique qui par ailleurs correspond au point des mesures du pacte climat. Début 2015 les communes du Parc Naturel de l Our se sont manifestées pour avoir également ces statistiques sur leurs prochaines factures. Les travaux préparatoires se font durant l année 2015 vue que les statistiques seront idéalement imprimées après un décompte annuel. Pour les communes en question ça serait donc début Projet pilote pour le calcul du prix de revient de l eau La loi-cadre du 19 décembre 2008, transposant la directive européenne 2000/60/CE sur l eau dans notre législation, introduit la notion de récupération des coûts liés à l eau sur base du principe pollueur-payeur. L a.s.b.l. Aluseau qui regroupe les services dédiés des communes et les syndicats communaux aussi bien pour l eau potable que ceux des eaux usées, a approché le SIGI pour mettre en place un système qui fournira les statistiques nécessaires au calcul des prix de revient. Pour les besoins du projet la fiduciaire Muller & Associés s est associée au SIGI pour recueillir les informations qui ne peuvent être injectées directement du GESCOM de façon automatisée. Les travaux ont débuté au 3ième trimestre 2014 avec la commune de Pétange qui a pris le rôle de commune-pilote pour ce projet. Un premier prototype vient d être présenté et l objectif pour 2015 sera de compléter le panel par 5 autres communes-pilotes. 17

18 Ecole fondamentale à Born (commune de Mompach) Gender Budgeting, le SIGI aide les communes à réaliser leurs objectifs politiques L accord de coalition entre le LSAP et Déi Gréng pour la commune d Esch-sur-Alzette de 2005 évoque le «gender budgeting» : «Afin que l égalité des chances entre femmes et hommes soit un objectif accompli, notre action politique doit prendre en compte les différents intérêts et conditions de vie des femmes et des hommes (gender mainstreaming). Il doit en être de même lors de l établissement du budget annuel (gender budgeting)». Celui de la période suivante nomme parmi ses priorités : «l extension du projet «gender budgeting» à des services additionnels et l élaboration d un rapport «gender budgeting» régulier». Analyser les dépenses par rapport à leur impact sur les genres (gender) est un prérequis à la réalisation du «gender mainstreaming», un des objectifs de l Union Européenne, formulée dans les accords d Amsterdam ( ). Il s agit d évaluer l impact de chaque mesure politique par rapport aux genres. Il est évident qu un objectif aussi ambitieux ne peut se réaliser du jour au lendemain et qu il faut d abord mettre en place les outils pour le mettre en pratique. Outre la commune d Esch-sur-Alzette, la commune de Bettembourg est également pionnier pour la réalisation de cet objectif politique, il donc normal que ces deux communes participent au projet en tant que commune-pilotes. Pour le SIGI il s agit d intégrer dans GESCOM les paramètres qui permettent de tracer les dépenses par rapport au genre, directement à la source pour éviter des doubles saisies. Il faut également pouvoir déterminer les événements ou les thèmes que l on souhaite analyser et finalement la commune doit pouvoir déterminer les critères qu elle aimerait appliquer et générer un rapport qui matérialise les statistiques et les rend communicable. 18

19 SIGI Nord, plus près des communes de la moitié Nord du pays Jacquot Heinen - Bourgmestre Parc Hosingen, Yves Wengler - Président du SIGI, Emile Eicher - Président du Syvicol Pour améliorer le support des communes du Nord du pays, le SIGI a inauguré le 17 juin 2014 une succursale à Hoscheid. Cette tête de pont a de multiples objectifs : Tout d abord 2 personnes du SIGI y sont basées en permanence pour fournir un service de proximité et un accompagnement personnalisé des fonctionnaires dans les communes du Nord. C est également un dépôt logistique où les communes peuvent enlever des commandes papier ou d autres fournitures. La succursale sert également de base pour les personnes du SIGI en mission dans la région et elle est équipée d une salle de formation ce qui évite le déplacement des participants au siège du SIGI à Contern. Au lieu de 20 personnes, une seule se déplace, l environnement nous remercie. En 2014, 5 journées de formation ont eu lieu à Hoscheid et l extension de cette offre figure au premier plan des objectifs de Tom Recken, responsable du site. Par ailleurs les priorités pour l année 2015 sont le support aux communes qui viennent de rejoindre le SIGI, suite à l abandon des activités de leur ancien prestataire de services informatiques, l extension de la densité d utilisation des différents modules de GESCOM, encore trop souvent marginale, ainsi qu une collaboration plus intense avec les parcs naturels de l Our et de la Haute-Sûre. 19

20 Bienvenue aux nouveaux membres Après l intégration réussie en 2014 des communes de Diekirch, Mertzig et Walferdange, quatre autres communes viennent de renforcer les rangs des membres du SIGI, suite à l abandon des activités de leur ancien prestataire, à savoir les communes de Fischbach, Colmar-Berg, Wahl et Goesdorf, ce qui augmente le nombre des communes membres à 105 sur 106 au total, la Ville de Luxembourg avec ses besoins bien spécifiques étant la seule commune à ne pas être membre du syndicat. La priorité du SIGI dans le processus d intégration de ces nouvelles communes est de subvenir à leur besoins les plus pressants et d élargir ensuite l éventail des prestations. A côté de la mise en place des outils de GESCOM, un défi particulier auquel le SIGI doit faire face est la formation des utilisateurs aux nouveaux outils. Vu la localisation géographique des nouvelles communes, les locaux du SIGI Nord à Hoscheid seront particulièrement appréciés pour cette tâche. Nouvelles communes membres en 2014 : Mertzig, Diekirch, Walferdange Communes en cours d adhésion : Fischbach, Colmar-Berg, Wahl et Goesdorf Goesdorf Wahl Mertzig Diekirch Colmar-Berg Fischbach Walferdange 20

21 Finances communales, de nombreux défis auxquels il faut faire face Outre le besoin d outils informatiques innovateurs pour répondre aux nouvelles exigences en matière de planification financière, les demandes d accompagnement lors de leur mise en place se multiplient et le SIGI continue de renforcer ses effectifs par des spécialistes appropriés. Face à des missions de plus en plus larges confiées par l Etat aux communes et à des rentrées financières tendant à se comprimer, les finances communales seront soumises à des tensions significatives dans un proche avenir. Ceci a notamment été illustré par M. Emile Eicher, président du Syvicol, lors de la Journée des Elus organisée par le SIGI en février Plan pluriannuel financier Après la mise en place de l outil de planification pluriannuelle et la formation des utilisateurs, le SIGI concentre aujourd hui ses efforts pour le perfectionner. Tenant compte des remarques formulées par les communes, l outil intégrera à l avenir plus d automatismes pour générer les plans pluriannuels financiers. Il dépassera également le cadre strictement légal et permettra d autres types de planifications et de simulations. Une autre étape importante a été le déploiement dans les 30 offices sociaux et dans une vingtaine de syndicats. Préparation du budget A l écoute des utilisateurs, l équipe finances a décelé un besoin de revue et de simplification de la préparation du budget. Le SIGI analyse actuellement de quelle façon il peut simplifier davantage la procédure tout en intégrant des automatismes supplémentaires et des possibilités d analyses nouvelles. En attendant le SIGI a commencé à déployer un nouvel outil de saisie du budget qui se présente de façon plus conviviale et qui facilite la préparation et les saisies décentralisées dans les différents services de la commune. Les liens automatisés entre le plan pluriannuel et le budget seront également renforcés afin d éviter des doubles saisies et les erreurs qu elles peuvent engendrer. Emile Eicher - Député-maire de la commune de Clervaux, président du Syvicol 21

22 Tableau de bord financier Plus de 70 communes sont aujourd hui clientes des tableaux de bord financiers, mensuels ou trimestriels. Ceux-ci ont été définis, à l origine, en étroite collaboration avec la commune de Pétange qui a aussi joué un rôle déterminant dans la mise en place des premiers plans pluriannuels. Au fil des ans, le SIGI a largement automatisé la préparation des tableaux de bord et l année passée, leur présentation a été rafraîchie. Ils intègreront prochainement des données issues du «benchmarking» et permettront ainsi encore d avantage aux décideurs communaux de se situer en un coup d œil. Le tableau de bord financier est aussi en place pour chacun des 30 offices sociaux et, sur une base consolidée, pour le Ministère de la Famille. Suivi analytique Une nouvelle approche de suivi détaillé des coûts a été analysée en 2014, est actuellement en phase pilote et sera déployée en Elle est axée sur la ventilation des coûts directs et indirects liés aux infrastructures et services communaux. La phase test se place dans le cadre du suivi des coûts du patrimoine communal. Tableau de bord des impayés La gestion de la trésorerie aura un intérêt capital pour les finances communales, surtout si l on se place dans le contexte d une future situation financière plus tendue, comme évoquée ci-dessus. Aujourd hui déjà un outil de suivi des impayés clients est opérationnel et déployé dans plus de 50 communes. Un module de suivi des factures fournisseurs a été développé et est prêt à être déployé. Il pourrait s avérer utile de développer un module de gestion des inventaires et il faudra surtout intégrer le suivi rapproché de l évolution des comptes bancaires et des flux financiers pour arriver à mettre à la disposition du receveur un outil lui permettant de prévoir l évolution de sa trésorerie. Les produits de gestion financière du SIGI Cockpit Synthèses quotidiennes des informations de la commune (finances, trésorerie, population, RH, enseignement, analytique, ) Plan pluriannuel financier Simulations, vue sur 11 ans PLAN Tableau de bord Trésorerie Tableau de bord des impayés Prévisions trésorerie TRÉSORERIE BENCHMARK PRÉPARATION BUDGET GESCOM-Budget Délégation budgétaire Plan pluriannuel financier SUIVI COÛTS SUIVI BUDGET Tableaux de bord analytiques Tableau de bord Patrimoine communal Patrimoine communal et suivi frais de fonctionnement Prix de revient Eau Tableau de bord financier Suivi réalisation budget 22

23 Mairie de Mersch Däichhal à Ettelbruck Benchmarking, le mot magique pour se comparer sans se dévoiler L autoévaluation est une façon d apprendre qui est particulièrement adaptée aux organismes jouissant d une autonomie significative, comme les communes. Le SIGI se réjouit que plus de 80 communes ont donné leur accord formel pour mettre à disposition leurs données qui sont traitées de façon anonyme et permettent aux communes membres du SIGI de comparer leurs performances par rapport à des communes ayant des caractéristiques semblables. Au cours de l année, de nombreuses études comparatives ont été réalisées par le service Gestion financière et présentées aux communes. Patrimoine immobilier de la commune Gestion de l eau Soutenu par quelques communes pilotes, dont Pétange, le SIGI a entamé une première réflexion sur les besoins en matière de gestion technique et financière de l eau. Le projet concerne autant l eau propre que l eau usée. Il s agit de rassembler toutes les informations sur les infrastructures en relation avec l eau, d en avoir une vue financière, en particulier sur les investissements réalisés et à venir et de calculer ensuite le coût de l eau pour la commune. Le calcul passera par un suivi analytique des dépenses relatives à l eau. Ce prix de revient servira de base pour calculer les prix de l eau à facturer par la commune aux citoyens et aux entreprises de la commune. La nouvelle base de données devra comprendre tous les éléments nécessaires pour répondre aux besoins de reporting de l Administration de la gestion de l eau. Ecoles, bâtiments publics, installations sportives et culturelles sont des exemples du parc immobilier souvent considérable des communes qui requiert une gestion professionnelle technique et financière, tant au niveau investissement que de la maintenance, des coûts d entretien et de l usage. Pour assurer le suivi de ce patrimoine communal, le SIGI est occupé à mettre en place les outils facilitant leur gestion financière, à commencer par un inventaire des immeubles et des installations qui sont regroupés dans une banque de données qui permettra d y associer toutes les données y relatives. L objectif est le suivi des investissements, des coûts directs et indirects notamment via la comptabilité analytique, mais également de l utilisation et du taux d occupation. Une fois en place un tableau de bord périodique renseignera sur leur état. 23

24 Cockpit, l instrument de pilotage pour les élus prend forme Suite au succès des tableaux de bord, le SIGI a entamé le développement d un outil d aide à la décision innovateur qui s adresse aux décideurs communaux et qui présente les indicateurs clé de l activité communale mis à jour quotidiennement. Le COCKPIT est dès à présent disponible et accessible aussi bien d un ordinateur que d une tablette, voire sous forme de PDF. Début 2015 le Cockpit a été déployé dans plusieurs communes pilotes. En première version, il comporte 4 modules : Finances, avec l évolution actuelle des dépenses et recettes ordinaires et extraordinaires comparée au budget et aux exercices antérieurs ; Population, avec une analyse de ses principales caractéristiques et de son évolution ; Factures impayées clients, analysées de manière détaillée ; Synthèse personnelle, ce quatrième module pouvant être paramétré selon le domaine de responsabilité ou les souhaits du responsable concerné. Parmi les modules futurs prévus, citons la trésorerie, les impayés fournisseurs, la gestion des projets d investissement, les informations résultant de la planification pluriannuelle, le benchmark communal, les ressources humaines, le patrimoine et le suivi analytique. Affaires communales Sous le nom générique «affaires communales» se cache un nouveau projet d envergure qui structure le flux des affaires à l intérieur de la commune, il inclut la dématérialisation des documents et met leur résolution sur le chemin des procédures. L objectif du projet est de faciliter le travail du secrétariat communal, d automatiser le traitement et de rendre transparent la résolution des affaires en cours, il se décompose en 5 phases : 1. Organisation de la commune Gestion des départements (services) communaux, de leurs préposés et membres 2. Documents communaux - Dématérialisation du courrier entrant - Traitement des documents et archivage 3. Affaires communales - Ouverture d affaires communales - Traitement des affaires communales 4. Résolutions des affaires - Passage des affaires à séance du Collège de Bourgmestre et Echevins et du Conseil Communal au besoin - Création de séances - Préparation des ordre du jour - Convocation des membres - Gestion des séances - Gestion des votes électroniques - Gestion des délibérations 5. Suivi des affaires communales - Suivi de l état d avancement des affaires communales Le projet a démarré en 2014 et le SIGI même, ainsi que la commune de Wincrange sont en phase pilote pour les 3 premiers points du projet (1,2 et 3). Les phases 4 et 5 sont en cours de développement. 24

25 Associations, événements et réservations «AER» 19 nouvelles communes ont adopté le module de gestion des associations, événements et réservations de ressources communales, portant le nombre total de communes dans lequel il est déployé à 36. La possibilité de publication automatique des données issues de AER sur le site des communes a été intégrée dans le CMS (Content Management System) du SIGI. La première commune à l adopter à été la commune de Wincrange en Cette publication automatisée évite une double saisie (AER et CMS), source d erreur potentielle et garantit aux visiteurs du site que les données sont à jour. Sur le terrain Suite aux critiques initiées par la FGFC auxquelles le SIGI a fait face fin 2013, le syndicat a entamé en 2014 une remise en question de ses missions. A côté de l audit commandité à KPMG sur les perspectives d avenir, la volonté d une implication plus forte des utilisateurs s est concrétisée par la réactivation des commissions consultatives. Réunissant les personnes en charge du SIGI et les représentants des communes, 9 commissions thématiques centrées sur les métiers communaux ont vu le jour et se sont réunies une première fois en décembre Le SIGI a également intensifié sa présence dans les communes, plus de 400 visites des services opérationnelles ont eu lieu en 2014, dont 175 pour le seul service de gestion financière. A côté des services opérationnels, les dirigeants du SIGI ont multiplié leurs présences dans les communes, particulièrement dans la phase prospective, précédant l intégration des nouveaux membres. Au niveau des formations au total 1070 participants ont profité des différents cours proposés par le SIGI. Mentionnons dans ce contexte qu une première série de 5 cours ont été dispensés dans les locaux du SIGI Nord à Hoscheid. 25

26 Bienvenue! Au cours de l année 2014, nous avons eu la chance d accueillir une série de nouveaux collaborateurs au sein de notre équipe : De nouveaux membres ont rejoint le Comité du SIGI : Daniel Kemp - Service Gestion Financière Ana Isabel Macedo - Service Comptabilité/Achats Jean-Jacques Schroeder - Représentant de la commune de Bettembourg Marco Stoffel - Représentant de la commune de Pétange Yann Koenig - Service Comptabilité/Achats Marco Haas - Service Organisation Communale Claude Thill - Représentant de la commune de Diekirch Jean Theis - Représentant de la commune de Hesperange Norbert Amari - Service Entretien Bâtiment 26

27 Annexes 2014

28 Généralités Communes-Membres Fin 2014 le SIGI compte 101 communes syndiquées, sur 106 communes au Grand-Duché. Les communes de Fischbach, Colmar-Berg, Wahl et Goesdorf sont en cours d adhésion. Les communes de Mertzig, Diekirch et Walferdange ont adhéré au SIGI au cours de l année Beaufort Bech Beckerich Berdorf Bertrange Bettembourg Bettendorf Betzdorf Bissen Biwer Boevange/Attert Boulaide Bourscheid Bous Clervaux Consdorf Contern Dalheim Diekirch Differdange Dippach Dudelange Echternach Ell Erpeldange-sur-Sure Esch-sur-Alzette Esch-sur-Sure Ettelbruck Feulen Flaxweiler Frisange Garnich Grevenmacher Grosbous Heffingen Hesperange Hobscheid Junglinster Käerjeng Kayl Kehlen Kiischpelt Koerich Kopstal Lac Haute Sure Larochette Lenningen Leudelange Lintgen Lorentzweiler Mamer Manternach Mersch Mertert Mertzig Mompach Mondercange Mondorf-les-Bains Niederanven Nommern Parc Hosingen Pétange Preizerdaul Putscheid Rambrouch Reckange-sur-Mess Rédange Reisdorf Remich Roeser Rosport Rumelange Saeul Sandweiler Sanem Schengen Schieren Schifflange Schuttrange Septfontaines Stadtbredimus Steinfort Steinsel Strassen Tandel Troisvierges Tuntange Useldange Vallée de l Ernz Vianden Vichten Waldbillig Waldbredimus Weiler-la-Tour Weiswampach Wiltz Wincrange Winseler Wormeldange Walferdange 101 communes et 60 syndicats utilisent actuellement le logiciel GESCOM. 28