CONDITIONS SPECIFIQUES DE VENTE PROXI CONTACT

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1 1 CONDITIONS SPECIFIQUES DE VENTE PROXI CONTACT En cas de contradiction entre les Conditions Générales de vente Nouveaux Services de Proximité de La Poste et les conditions spécifiques de vente Proxi contact ces dernières priment. ARTICLE 1 : OBJET Le Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles La Poste réalisera les prestations «PROXI CONTACT», aux adresses de Bénéficiaires transmises préalablement par le Client à La Poste. ARTICLE 2 : DEFINITIONS PROXI CONTACT : désigne la gamme de services de La Poste consistant à remettre un pli ou collecter un pli ou encore échanger un pli auprès d un Bénéficiaire, par un agent de La Poste, accompagné d un commentaire. Client : désigne le donneur d ordre et contractant qui confie à la Poste la mission de rendre des prestations PROXI CONTACT, à une adresse préalablement transmise par le Client Bénéficiaire : désigne la personne, particulier ou professionnel, qui bénéficie de la visite des agents de La Poste dans le cadre de la prestation PROXI CONTACT. Etablissement Courrier : désigne le(s) lieu(x) de planification et de prise en charge des commandes de prestations PROXI CONTACT réalisées par les agents de La Poste. Lettre Service Facteur (ou LSF) : désigne un des produits d affranchissement lié à la prestation PROXI CONTACT, permettant l acheminement d un pli et en sus sa remise commentée auprès d un Bénéficiaire. En cas de remise d une LSF, cette prestation est systématiquement associée à l une des prestations suivantes, selon le choix du Client, si le pli n a pu être distribué (ex : absence du Bénéficiaire): - LETTRE SERVICE FACTEUR Remise en BAL : dépôt du pli dans la Boite aux Lettres du Bénéficiaire - LETTRE SERVICE FACTEUR Retour à l Expéditeur : retour du pli à l expéditeur En cas d adresses comportant un Code Postale CEDEX ou correspondant à un contrat de mobilité (Garde, réexpédition) ou à un service à la distribution (dérivation, tri sélectif à l arrivée, Boîte Postale) le pli sera traité sans prestation Proxi contact associée et remis en BAL. Le Client devra avoir signé le contrat d affranchissement spécifié à l article des présentes. Destineo : désigne un des produits d affranchissement lié à la prestation PROXI CONTACT, permettant l acheminement d un pli et en sus sa remise commentée auprès d un Bénéficiaire, ou à défaut d un tiers à l adresse (cf. article 6.2.2). Destineo est un produit d affranchissement Marketing Direct. En cas d adresses comportant un Code Postal CEDEX ou correspondant à un contrat de mobilité (Garde, réexpédition) ou à un service à la distribution (dérivation, tri sélectif à l arrivée, Boîte Postale) le pli sera sans prestation Proxi contact associée et remis en BAL. Le Client devra avoir signé l un des contrats d affranchissement spécifié à l article des présentes. Portail Clients : il s agit du portail web des prestations Nouveaux Services de Proximité. Il permet au Client de passer des commandes de prestations, de les annuler et d avoir une visibilité de l ensemble des prestations réalisées. Les données peut être exportées sous format Excel (ou flux EDI).

2 2 Le Portail Clients est utilisé pour la mise en œuvre de l offre PROXI CONTACT seulement dans le cas de la prestation de collecte de pli. Echange de Données Informatiques (EDI) : est le terme générique définissant un échange d'informations automatique entre deux entités à l'aide de messages standardisés, de machine à machine. REFLEX (REstitution de l information à L EXpéditeur) : est le terme définissant la restitution à l expéditeur des motifs de non distribution de courrier par La Poste à ses clients. Il existe quatre motifs : - Défaut d'accès ou d'adressage, - Destinataire inconnu à l'adresse, - Pli refusé par le destinataire, - Pli avisé et non réclamé, Dans le cadre des prestations Proxi contact, le motif «pli avisé et non réclamé» n est pas applicable. Spécifications Techniques et Fiches Pratiques : constitue le cahier des charges fonctionnel des caractéristiques de pli et de dépôt DESTINEO effectué dans le cadre d un contrat PROXI CONTACT. Ce cahier des charges peut évoluer au cours de l exécution du Contrat. La Poste informera le Client de ces évolutions par le biais de son interlocuteur commercial. ARTICLE 3 : DESCRIPTION DE L OFFRE 3.1 EXCLUSION DES CLIENTS ET DEMANDES A CARACTERE RELIGIEUX, SYNDICAL (SYNDICATS DE SALARIES OU D EMPLOYEURS) OU POLITIQUE Les clients ayant des activités à caractère religieux, syndical (syndicats d employeurs ou salariés) ou encore politique ne peuvent souscrire au présent contrat. De même toutes demandes de prestation de cette nature sont exclues dans le cadre des présentes. Les prestations relatives à de la collecte de dons sont exclusivement réservées aux associations (ou fédérations d associations) ou fondations reconnues d utilité publique par décret en Conseil d Etat, sous réserve que ces dernières n aient pas de caractère religieux, syndical (syndicats d employeurs ou de salariés) ou politique, conformément aux listes indiquées sur les sites internet suivants : Le Client devra transmettre à La Poste le décret le reconnaissant d utilité publique, au plus tard à l émission du devis.

3 3 3.2 DESCRIPTION GENERALE La prestation PROXI CONTACT se compose : - d une offre de base, - et d une option L offre de base PROXI CONTACT de La Poste permet au choix un des services suivants, à une adresse physique transmise par le Client à La Poste, hors adresses comportant un CP CEDEX ou correspondant à un contrat de mobilité (Garde, réexpédition) ou à un service à la distribution (dérivation, tri sélectif à l arrivée, BP) : - Une remise d une LSF, - OU une remise d un pli Destineo, sous réserve des dispositions précisées à l article des présentes, - OU une collecte d un pli, - OU un échange de pli contre une LSF. Ces prestations sont réalisées par l agent de La Poste auprès de Bénéficiaires et sont accompagnées d un discours facteur, transmis par le Client à La Poste pour échanges dans les conditions précisées au devis. Les enveloppes collectées ne doivent pas contenir d espèces. Ainsi, seuls des chèques ou des autorisations de prélèvement pourront être insérés dans les enveloppes collectées par La Poste. Il revient au Client d en informer les Bénéficiaires. Les enveloppes à collecter devront être remises à l agent de La Poste fermées et non détériorées. Si les enveloppes à collecter auprès de Bénéficiaires particuliers par l agent de La Poste devaient contenir un paiement (ex : chèque, autorisation de prélèvement) et/ou un engagement financier (ex : bon de commande), le Client s engage à recueillir, préalablement aux visites de l agent de La Poste, l accord exprès écrit des dits Bénéficiaires, et à en justifier auprès de La Poste à tout moment. 3.3 DETAILS DE L OFFRE DE BASE ET DE L OPTION COMPOSANT L OFFRE PROXI CONTACT Détails de l offre de base L offre de base de PROXI CONTACT est constituée par : - Un discours de l agent de La Poste permettant à ce dernier de présenter au Bénéficiaire les raisons de sa visite. - Un service parmi: 1. La remise d une Lettre Service Facteur, fermée, et commentée par l agent de La Poste, 2. La remise d un pli Destineo, fermé, et commenté par l agent de La Poste, 3. La collecte d une enveloppe affranchie et fermée, et commentée par l agent de La Poste, 4. L échange d un pli : désigne le service de remise commentée, par l agent de La Poste, d une enveloppe affranchie en Lettre Service Facteur à l adresse d un Bénéficiaire, dans les conditions définies aux présentes. L agent de La Poste collecte en échange auprès du Bénéficiaire une enveloppe fermée affranchie avec un tarif de la gamme suivi. Les plis collectés et remis dans le cadre d une prestation PROXI CONTACT devront être conformes aux conditions décrites à l article et des présentes Détails de l option PROXI CONTACT permet la restitution de signature des Bénéficiaires, uniquement pour la remise de LSF et l échange de pli contre une LSF.

4 4 ARTICLE 4 : CONDITIONS PREALABLES A L EXECUTION DES PRESTATIONS PROXI CONTACT 4.1. LES PREREQUIS AVANT LE DEMARRAGE DES PRESTATIONS Annonce Passage Facteur L envoi préalable d une annonce passage facteur n est pas nécessaire si la prestation demandée consiste uniquement en la remise d un pli LSF ou Destineo. Pour les autres prestations (collecte ou échange de pli), le Client s engage à informer préalablement par écrit et de manière personnalisée les Bénéficiaires de la venue de l agent de La Poste à leur adresse, indiquant précisément l objet de sa visite. Le Client y insérera, s il le souhaite, un moyen simple de s opposer à la visite de l agent de La Poste (ex : numéro de téléphone). Cette communication devra être transmise par le Client à La Poste pour échanges avant son envoi auprès des Bénéficiaires, dans les conditions définies aux présentes. Le mode d envoi de cette information est au libre choix du Client, et ce dernier s assure que cette information est conforme aux dispositions indiquées à l article 5 des présentes «Engagements du Client». Un modèle d annonce passage facteur est présenté en annexe 2. Ce modèle sera à adapter par le Client en fonction des prestations qu il souhaite que La poste réalise pour son compte et des objectifs définis par ce dernier Choix du système d échange de données Au plus tard à l émission du devis, le Client devra choisir le système d échange d informations qu il souhaite utiliser dans le cadre de la prestation Proxi contact Collecte à savoir le Portail Clients ou encore l Echange de Données Informatisées (EDI). Ces systèmes d information sont décrits à l article 2.1 des Conditions générales de vente Nouveaux Services de Proximité Discours de l agent de La Poste Afin que l agent de La Poste puisse expliquer au Bénéficiaire l objet de sa visite, un texte devra être préalablement défini par le Client et transmis à La Poste pour échanges, dans les conditions définies à l article Aide contextuelle Ce champ permet d apporter à l agent de La Poste des compléments d informations sur la prestation à réaliser Remise d un pli Remise d une Lettre Service Facteur Afin que La Poste puisse remettre aux Bénéficiaires une LSF accompagnée d un commentaire (dans le cadre ou non d un échange de pli), le Client devra avoir signé auprès de La Poste, préalablement à l exécution des prestations, le contrat d acheminement suivant : - le Contrat Affranchissement Courrier Industriel

5 Proxi contact Remise Destineo Si le Client souhaite que La Poste remette aux Bénéficiaires un pli affranchi en Destineo accompagné d un commentaire (prestation dénommée Proxi contact Remise Destineo), les dispositions suivantes sont applicables. Les conditions spécifiques de vente des contrats DESTINEO listés ci-dessous s appliquent dans le cadre des prestations Proxi contact Remise Destineo à l exception des caractéristiques des plis listées en article , des caractéristiques concernant les modalités de dépôts listées en article Produits d affranchissement et contrats Destineo éligibles Proxi contact Remise Destineo est disponible pour les produits d affranchissement suivants : - Destineo Intégral Classique, - Destineo Intégral Classique avec Engagement de Qualité de Service, - Destineo Intégral Catalogue, - Destineo Intégral Catalogue avec Engagement de Qualité de Service - Destineo Prospection, - Destineo Prospection sectorielle, - Destineo Simply, - Destineo Utilité Publique, L Engagement de Qualité de service dans le cadre de Proxi contact Remise Destineo s entend que le pli soit remis en mains propres ou en boites aux lettres. Afin que La Poste puisse remettre au Bénéficiaire un pli Destineo accompagné d un commentaire, le Client ou son prestataire devra avoir signé auprès de La Poste, avant l exécution de la prestation, l un des contrats suivant, en fonction du produit d affranchissement choisi : - un contrat DESTINEO Intégral - un contrat DESTINEO Intégral Catalogue - un contrat DESTINEO Prospection - un contrat DESTINEO Prospection Sectorielle - un contrat DESTINEO Simply - un contrat DESTINEO Utilité Publique En cas de signature d un contrat Destineo par le prestataire du Client, ce dernier fera son affaire du bon respect des dispositions des présentes par son prestataire Caractéristiques des plis Les plis éligibles à la prestation de remise commentée d un pli Destineo ont les mêmes caractéristiques que celles décrites dans le contrat DESTINEO en vigueur à l exception des caractéristiques suivantes qui s appliquent: - Épaisseur du pli : 3cm maximum (cette exception s applique uniquement sur Destineo INTEGRAL Catalogue) - Signalétique spécifique décrite dans les «Fiches Pratiques Signalétique de plis Service Facteur» : présence d un IDSA sous forme de datamatrix, d un logo et d un bandeau jaune portant la mention «Service Facteur» - Les plis à découvert ne sont pas admis dans le cadre d un dépôt Proxi Contact Remise Destineo - Ne sont admis que les plis au départ de la Métropole vers la Métropole

6 Caractéristiques des dépôts Les caractéristiques des dépôts de plis Proxi Contact Remise Destineo sont les mêmes que celles décrites dans le contrat DESTINEO en vigueur à l exception des caractéristiques suivantes qui s appliquent : - pas de mélange d adresses entre des adresses issues d un fichier loué et d un fichier propriétaire - seuil d accès : plis minimum par dépôt, - date de dépôt des plis uniquement lors des semaines ouvertes listées à l annexe 4 des présentes. Cette annexe est susceptible d évoluer. En cas de modification le client sera averti par son interlocuteur commercial. - les dépôts fractionnés (à savoir les dépôts sur cinq (5) jours ouvrés maximum) ne sont pas autorisés, - le Déclaratif de Dépôt est envoyé via BIP au plus tôt 2 mois avant le dépôt des plis, et au plus tard 15 jours avant, - les gâches de production doivent être remises le jour du dépôt des plis à La Poste, - l étiquetage des KUBS doit être doublé d un carton jaune derrière l étiquette PILOTE, - 1 seul visuel par dépôt jusqu en Juin 2016 à titre indicatif, - Conditionnement autorisé des plis : KUB exclusivement, - les dépôts multi-émetteurs ne sont pas autorisés, - La totalité des plis déposés sont des plis comprenant le service Proxi contact Remise Destineo Conditions de réservation d une semaine de dépôt pour une prestation Proxi Contact Remise Destineo Afin d éviter de sur solliciter les Bénéficiaires, le Client devra remplir les conditions précisées à l article 10 des présentes conditions spécifiques de vente et transmettre à La Poste une fiche d informations pour validation (pour un dépôt égal ou supérieur à plis) Collecte de pli Pour les prestations relatives à un échange de pli Le Client devra avoir signé auprès de La Poste, au plus tard à la date de signature du Contrat PROXI CONTACT un contrat de produit suivi (ex : lettre suivie / post réponse avec suivi). Les enveloppes collectées par l agent de La Poste devront être conformes cumulatives définies ci-après : aux conditions - les mentions d affranchissement en vigueur devront être pré-imprimées sur l enveloppe. L affranchissement ne doit en aucun cas être fait par le Client à l aide par exemple de timbres volants. - Épaisseur du pli collecté : 3cm maximum, - Une adresse devra être pré imprimée sur l enveloppe et comporter de manière lisible la raison sociale du Client. Cette adresse devra être validée par La Poste comme précisé à l article le Client devra informer les Bénéficiaires que seuls les documents papier précisés aux conditions particulières, à l exclusion de tout objet/marchandise, devront être insérés dans l enveloppe. Ces enveloppes devront avoir été envoyées par le Client aux Bénéficiaires préalablement à la réalisation des prestations en leur indiquant que seuls les documents indiqués aux conditions particulières de vente PROXI CONTACT pourront être insérés dans l enveloppe collectée.

7 Pour les prestations relatives à une collecte de pli sans échange de pli Les enveloppes collectées par l agent de La Poste dans le cadre du Contrat devront être conformes aux conditions cumulatives définies ci-après : - être affranchies au tarif en vigueur - Épaisseur du pli collecté : 3cm maximum, - comporter de manière lisible une adresse retour et la raison sociale du Client. Cette adresse devra être validée par La Poste au plus tard à la signature du contrat. - seuls les documents papier précisés aux conditions particulières, à l exclusion de tout objet, marchandise, devront être insérés dans l enveloppe. Le Client est informé que l agent de La Poste ne vérifiera pas la conformité des enveloppes avec les éléments précités. Ainsi le Client est responsable de la conformité des enveloppes à collecter avec les conditions décrites au présent article et devra en informer les Bénéficiaires préalablement à la visite de l agent de La Poste. A titre d information, les envois de correspondance insuffisamment ou non affranchis peuvent donner lieu à la perception auprès du destinataire et, en cas de refus de ce dernier, auprès de l expéditeur, d un montant égal à l insuffisance d affranchissement à laquelle s ajoute un montant fixe de traitement Dispositions communes Pour toute collecte de pli (avec ou sans échange de pli), l adresse retour apposée sur les enveloppes collectées dans le cadre du Contrat devra être transmise par le Client à La Poste pour validation au plus tard 15 jours avant le démarrage des prestations Processus de validation du discours agent de La Poste / Aide contextuelle / Annonce passage facteur Le discours facteur ainsi qu éventuellement les précisions sur la prestation à effectuer dans l aide contextuelle ne devront pas dépasser un certain nombre de caractères. Ce nombre de caractères limite est indiqué dans les spécifications techniques qui seront transmises par La Poste au Client. Les éléments précités, ainsi que l annonce passage facteur, devront être envoyés par le Client à La Poste, par , à l adresse que cette dernière lui aura communiquée, dans les conditions précisées au devis transmis au client. 4.2 INTERLOCUTEURS EN CHARGE DU CONTRAT Afin d assurer le bon suivi du Contrat, le Client désigne les interlocuteurs ci-après et dont les coordonnées devront être indiquées dans le devis transmis au Client : - Un (1) interlocuteur opérationnel en charge du suivi du présent Contrat et de la validation des demandes d accès aux espaces commandes et restitution d informations du Portail Clients. - En cas de non réalisation de la prestation dans le cadre de l article 3 des conditions spécifiques de vente, le Client doit transmettre également les adresses mail de quatre (4) interlocuteurs maximum. - En cas de mise en œuvre d Echange de Données Informatisées, le Client doit transmettre également les adresses mail de quatre (4) interlocuteurs maximum. Ces derniers pourront ainsi être informés des dysfonctionnements fonctionnels liés au système d information.

8 8 ARTICLE 5 : ENGAGEMENTS DU CLIENT Le contenu des plis qui seront à remettre aux Bénéficiaires ne devront pas porter atteinte aux lois et règlements en vigueur et à titre d exemple porter atteinte à la vie privée, au droit à l image des personnes, au secret professionnel, secret des affaires ou encore à la neutralité de La Poste. Il en est de même de l annonce passage facteur et du discours de l agent de La Poste accompagnant les prestations : ces messages doivent être neutres et à titre d exemple ne pas faire de référence à une notion de «partenariat» ou «d action commune»avec La Poste. Le contenu des plis affranchis en Destineo devra par ailleurs être conforme aux règles de contenu Destineo en vigueur. Le logo de La Poste ne doit pas être juxtaposé avec celui du Client dans le message. Le Client s engage ainsi à ce que le contenu des plis qui seront à remettre aux Bénéficiaires, et l annonce passage facteur notamment : ne portent pas atteinte, de quelque manière que ce soit, aux droits de propriété intellectuelle (comme par exemple, les marques) ou au droit à l image d un tiers ; n aient pas un contenu mensonger ou trompeur, ne contiennent pas un élément : o blessant, insultant, immoral ; o contraire à l ordre public ou aux bonnes mœurs, contraire à la décence et/ou susceptible de causer un préjudice à un tiers ; o à caractère violent ou susceptible de porter atteinte au respect et à la dignité de la personne humaine, à l'égalité entre les hommes et les femmes, à la protection des enfants et des adolescents, notamment par la fabrication, le transport et la diffusion de messages à caractère violent ou pornographique ou de nature à porter atteinte à la dignité humaine ; o encourageant à la commission de crimes et délits ; o incitant à la consommation de substances interdites ; o provoquant la discrimination, la haine, la violence en raison de la race, de l'ethnie ou de la nation ; o illégal, nuisible, menaçant, abusif, constitutif de harcèlement, diffamatoire, injurieux, vulgaire, obscène, menaçant pour la vie privée d'autrui ou de nature à heurter la sensibilité de certaines personnes ; o induisant en erreur, notamment, en usurpant le nom ou la dénomination sociale d'autres personnes ; ne contreviennent pas à toute disposition légale ou réglementaire en vigueur, notamment aux différentes règles encadrant la publicité (publicité comparative, sur les armes, alcool, tabac ) ; ne suggèrent pas un caractère officiel pour lequel le Client n a aucun droit ; ne portent pas atteinte à la neutralité de La Poste ; ne soient pas contraire aux dispositions du code électoral

9 9 Le Client s engage à respecter l image de marque de La Poste et à ne pas porter atteinte de quelque manière que ce soit à cette image, notamment et sans que cela soit limitatif, par la publication et la diffusion d allégations fausses ou mensongères, par le dénigrement de La Poste. La Poste se réserve le droit de refuser ou encore de suspendre à tout moment toute demande du Client qui ne répondrait pas aux dispositions du Contrat, sans qu aucune indemnité ne puisse être réclamée par le Client. Le Client garantit La Poste être titulaire de tous les droits d auteurs, droits de propriétés intellectuelles et autorisations de tiers le cas échéant nécessaires à la réalisation des prestations PROXI CONTACT demandées par le Client. Le Client garantit en particulier La Poste contre tous troubles, revendications, évictions et condamnations qui pourraient être prononcés à son encontre à la suite d'actions en concurrence déloyale ou parasitaire, en contrefaçon et plus généralement, contre toute action fondée sur la violation d'un droit de propriété, notamment de propriété intellectuelle (littéraire et artistique ou industrielle) ou d'un droit relevant de la personnalité et/ou de l'image de tiers. En conséquence, le Client prendra à sa charge tous les frais exposés par La Poste pour sa défense, y compris les frais d'avocat, tous dommages et intérêts, dépens et frais non compris dans les dépens auxquels La Poste pourrait être condamnée par une décision de justice devenue définitive ou exécutoire, constatant la violation d'un droit d'auteur, d'une marque, ou de tout autre droit de propriété. ARTICLE 6 : MODALITES DE REALISATION DES PRESTATIONS 6.1 IDENTIFICATION DES ADRESSES, DES BENEFICIAIRES ET DATES DE MISE EN ŒUVRE Dispositions générales Le Client transmet à La Poste un fichier d adresses où l agent de La Poste devra réaliser les prestations. Cet envoi sera effectué via le Portail Clients (selon le choix du Client pour les prestations Proxi contact Collecte uniquement) ou encore par Echange de Données Informatisées (désignées aux présentes «EDI»). Ce fichier devra obligatoirement indiquer les données suivantes : - Référence du Bénéficiaire (ex : n de Client, n de contrat, etc.), le cas échéant - Civilité Prénom Nom du Bénéficiaire, - Coordonnées : Raison Sociale le cas échéant, adresse complète, - Date de début de prestation souhaitée, Afin de garantir la bonne réalisation des prestations, le Client devra s assurer qu en cas de commande comportant des Bénéficiaires professionnels, il ne devra s agir que de microentreprises (moins de 10 salariés). Toute commande comportant une adresse non valide ou une date de réalisation non conforme aux délais spécifiés à l article 1 des Conditions générales de vente Nouveaux Services de Proximité (ex : dimanche, jours fériés, date non conforme), fera l objet d un rejet automatiquement et le Client sera invité à corriger ces anomalies comme indiqué ci-après : - Pour toute commande de prestation envoyée par le Client via un flux EDI, toute anomalie constatée par La Poste sera transmise dans un fichier en retour au Client pour correction. - Ce fichier comportant les anomalies sera également visible par le Client dans le Portail Clients. Le Client pourra donc effectuer les corrections de ces fichiers de deux manières distinctes (EDI ou Portail Client Courrier). - Pour toute commande de prestation envoyée par le Client par le Portail Clients, toute anomalie constatée par la Poste sera retournée au Client pour correction dans le Portail Clients.

10 10 Le Client reconnaît qu en cas d envoi de données non conformes, le délai nécessaire à la mise en place de la prestation par La Poste, ne saurait commencer à courir. Ainsi, il lui appartient de vérifier dans le Portail Client Courrier ou via l EDI que les données communiquées ont bien été validées par La Poste et de les modifier le cas échéant. Le Client informera La Poste, dans les plus brefs délais de tout changement de coordonnées dans le cadre des prestations Spécificité Proxi contact Remise Destineo Seule la prestation Proxi contact remise Destineo pourra être réalisée sur la base d un fichier loué. Dans le cadre de la prestation Proxi contact remise Destineo, le Client ou son prestataire devra transmettre le Déclaratif de Dépôt (DDD) à La Poste. Ces DDD doivent être conformes aux Spécifications Techniques et aux Fiches Pratiques en vigueur listées ci-après : - FP_DonneeDepot_Services_v1.1, - FP_Referentiel_Services_v1.0, - FP_Restitution_AdrQualifiees_v1.0, - FP_Services_CommCo_v1.0, - FP_SignaletiquePlis_IDS_v1.1, Le Client, ou son prestataire en cas de fichier loué, transmet à La Poste par l intermédiaire des DDD l ensemble des adresses où l agent de La Poste devra réaliser les prestations. Cet envoi sera effectué via une plateforme d échanges dématérialisés conformément aux Conditions Spécifiques de Vente des contrats DESTINEO en vigueur. Ce fichier devra obligatoirement indiquer les données suivantes : - Référence du Bénéficiaire (ex : n de Client, n de contrat, etc.), le cas échéant - Civilité Prénom Nom du Bénéficiaire, - Coordonnées : Raison Sociale le cas échéant, adresse complète, Afin de garantir la bonne réalisation des prestations, le Client devra s assurer qu en cas de commande comportant des Bénéficiaires professionnels, il ne devra s agir que de microentreprises (moins de 10 salariés). A l occasion de ce dépôt électronique, La Poste restituera au Client, pour chaque adresse, une qualification (adresse valide / non valide) et un pourcentage d adresse non valide. 6.2 PROCESSUS DETAILLE DES PRESTATIONS Le processus des prestations choisies par le Client dans le cadre du Contrat est détaillé cidessous Processus PROXI CONTACT Dispositions communes pour Proxi contact Remise LSF, Proxi contact Collecte et Proxi contact Echange L agent de La Poste se présente à l adresse du Bénéficiaire, vérifie, le cas échéant, la concordance du nom indiqué sur la boîte aux lettres avec le nom précisé sur son facteo puis explique l objet de sa visite au moyen du Discours facteur. Cette prestation comprend jusqu à deux passages de l agent de La Poste : Si le Bénéficiaire est présent au 1 er passage et accepte la prestation, l agent effectue la prestation commandée par le Client, suivant la liste inscrite sur son bordereau,

11 11 Si le Bénéficiaire est présent au 1 er passage mais que la prestation ne peut être réalisée, (ex : le Bénéficiaire n'est pas disponible ou souhaite un délai supplémentaire) l agent de La Poste peut convenir avec le Bénéficiaire de la date d un 2e passage (ce 2 e passage devra avoir lieu pendant la plage de réalisation de 6 jours ouvrables cf. article ci-dessous), Si le Bénéficiaire lors du 1 er passage refuse la prestation, l agent de La Poste notifie le refus sur son bordereau et clôture la mission (pas de 2 ème passage), En cas d absence du Bénéficiaire au 1 er passage, l agent de La Poste dépose un avis de prestation dans la boîte aux lettres du Bénéficiaire, sur lequel sont mentionnés l adresse du site internet et le numéro de téléphone afin que le Bénéficiaire puisse programmer un deuxième passage de l agent de La Poste. Pour cela le Bénéficiaire doit, le jour même du 1er passage de l agent de La Poste, soit se connecter au site internet susvisé (avant 00h00), soit appeler le (avant 19h). A défaut, par principe, l agent de La Poste effectuera le 2 e passage le lendemain (ce 2 e passage devra avoir lieu pendant la plage de réalisation de 6 jours ouvrables cf. article ci-dessous), Si le Bénéficiaire est présent au 2ème passage et accepte la prestation, l agent effectue la prestation commandée par le Client, suivant la liste inscrite sur son bordereau, Si le Bénéficiaire est présent au 2 ème passage mais que la prestation ne peut être réalisée, (ex : le Bénéficiaire n'est pas disponible ou ne dispose pas de tous les documents à remettre à l agent de La poste) l agent de La Poste clôture la mission, Si le Bénéficiaire lors du 2 ème passage refuse la prestation, l agent de La Poste clôture la mission, Après 2 passages en échec, l agent de La Poste clôture la mission Précisions : Proxi contact Collecte Si le Bénéficiaire est présent au 1 er passage (ou au 2 e passage) et accepte la prestation, l agent de La Poste collecte l enveloppe. L enveloppe collectée sera remise dans le circuit postal normal Précisions : Proxi contact Remise LSF Si le Bénéficiaire est présent au 1 er passage (ou au 2 e passage) et accepte la prestation, l agent de La Poste remet la LSF et demande au Bénéficiaire de signer le bordereau. Après 2 passages en échec, l agent de La Poste retourne à l expéditeur la LSF qu il devait remettre au Bénéficiaire ou la dépose dans la boite aux lettres du Bénéficiaire selon le choix défini préalablement par le Client.

12 12 Le Client peut choisir, à chaque dépôt de LSF, via le bordereau électronique de dépôt spécifié dans son contrat d affranchissement courrier industriel relationnel avec dématérialisation des données de dépôt un processus de distribution différent si au bout de 2 passages de l agent, celui-ci n a pu remettre la LSF en main propre au Bénéficiaire, à savoir : Dépôt du pli en Boite à Lettre du Bénéficiaire, Retour de la LSF à l expéditeur Précisions : Proxi contact Echange Si le Bénéficiaire est présent au 1er passage (ou au 2 e passage) et accepte la prestation, l agent de La Poste remet d une part la LSF et d autre part collecte des documents en retour sous enveloppe. L agent de La Poste demandera au Bénéficiaire de signer le bordereau. Après 2 passages en échec, l agent de La Poste retourne obligatoirement à l expéditeur la LSF qu il devait remettre en échange de la collecte d un autre pli auprès du Bénéficiaire Précisions : Proxi contact Remise Destineo L agent de La Poste réalise un seul passage, dans le cadre de cette prestation. Lors de son passage il se présente à l adresse du Bénéficiaire, puis vérifie la concordance du nom indiqué sur le pli avec le nom de la personne présente à l adresse puis explique l objet de sa visite au moyen du discours facteur : Si le Bénéficiaire (ou à défaut un tiers) est présent lors du passage unique de l agent de La Poste et accepte la prestation, l agent de La Poste remet le pli Destineo accompagné du discours facteur. Si le Bénéficiaire (ou à défaut un tiers) est présent lors du passage unique de l agent de La Poste mais que celui-ci refuse le pli et la prestation, le pli Destineo sera traité en REFLEX. L agent de La Poste notifie le refus sur son facteo et clôture la mission, Si le Bénéficiaire (ou à défaut un tiers) lors du passage unique de l agent de La Poste est présent mais n est pas disponible pour se voir remettre le pli, celui-cis sera déposé dans la boite aux lettres du Bénéficiaire, Si le Bénéficiaire (ou à défaut un tiers) lors du passage unique de l agent de La Poste est absent, l agent de La Poste dépose le pli dans la boite aux lettres du Bénéficiaire. Si le Bénéficiaire lors du passage unique de l agent de La Poste n est pas accessible car la distribution postale est intermédiée (ex : gardien, concierge ou Boite Postale), le pli sera déposé dans la boite aux lettres du Bénéficiaire, Non réalisation des prestations par La Poste Le Client convient que la Poste ne peut être en mesure de réaliser les prestations notamment dans les cas suivants : L adresse inscrite sur le facteo présente une anomalie, Le Bénéficiaire refuse que l agent de La Poste effectue la prestation qui lui est confiée, Le Bénéficiaire refuse de remettre à l agent de La Poste l enveloppe qu il aura complétée des documents demandés par le Client. Le Bénéficiaire refuse de signer, le cas échéant, la prestation,

13 Délais de réalisation des prestations Spécificités Proxi contact Collecte L agent de La Poste se rend à l adresse communiquée par le Client dans le Portail Client Courrier ou par EDI le cas échéant, entre le Lundi et le Samedi (hors jours fériés et lundi de Pentecôte). La période de réalisation de la prestation (comprenant 2 passages) est de 6 jours ouvrables (hors dimanche et jours fériés et lundi de Pentecôte) à compter de la date indiquée et souhaitée par le Client dans l envoi de la commande, et sous réserve des délais indiqués à l article 1 des Conditions générales de vente Nouveaux Services de Proximité. En cas d échec de la prestation à la 1 ère visite de l agent de la Poste (ex : Bénéficiaire absent), un avis de prestation est déposé dans la boite aux lettres du Bénéficiaire. Le 2 nd passage sera effectué à titre indicatif dans la période de 6 jours ouvrables susvisée Spécificités Proxi contact Remise LSF, Proxi contact Echange La période de réalisation de la prestation (comprenant 2 passages) est de 1O jours ouvrables (hors dimanche, jours fériés et lundi de Pentecôte). Précisément le processus est le suivant : - Un premier passage de l agent de La Poste à J+4 (hors dimanche, jours fériés et lundi de Pentecôte), J étant la date de dépôt, après la date de dépôt de la LSF. - Le second passage intervenant dans les 6 jours ouvrables (hors dimanche, jours fériés et lundi de Pentecôte) après la date de dépôt de l avis de prestation dans la boite aux lettres du Bénéficiaire Spécificités Proxi contact Remise Destineo La période de réalisation de la prestation est pour les produits éligibles (cf. article ). Au-delà de la période de réalisation de la prestation, l agent de La Poste distribue le pli en Boîte Aux Lettres sans commentaire associé. ARTICLE 7 : TARIFS 7.1 TARIF APPLICABLE Les tarifs de la prestation de base et de l option sont précisés en annexe 1 et sont susceptibles d évolution. Le taux de TVA applicable sera celui en vigueur au jour de la prestation. 7.2 MODIFICATION TARIFAIRE La Poste peut être amenée à modifier les tarifs du Contrat à tout moment. La Poste informera le Client de la modification de ses tarifs par tous moyens. Cette modification prendra effet le 1er jour du mois faisant suite à l expiration d un délai de quatre (4) semaines. Ce délai court à compter de la date d envoi de cette information par La Poste. Dans cette hypothèse, le Client peut résilier le Contrat par lettre recommandée avec avis de réception pendant ce délai de quatre (4) semaines. Si le Client n a pas usé de cette faculté de résiliation, il est réputé avoir accepté l application de ces nouvelles dispositions à compter de leur entrée en vigueur.

14 14 ARTICLE 8 : CAS DE NON-EXECUTION DU SERVICE En cas d évènement hors force majeure qui empêcherait La Poste d assurer le service de façon totale ou partielle, La Poste fera tous ses meilleurs efforts pour assurer la continuité du service. En cas d impossibilité opérationnelle, le Client est informé par le biais de l outil Portail Clients ou des Echanges de Données Informatisées le cas échéant, dans un délai de 24 heures suivant la constatation par La Poste, de l impossibilité d effectuer la prestation. La mention indiquée alors apparaitra comme suit : «Anomalies : Raison interne». S il le souhaite, le Client peut également être averti systématiquement par mail (4 destinataires possibles). Ces destinataires seront alors définis au devis transmis au Client. ARTICLE 9 : RESPONSABILITE D une manière générale, le Client garantit La Poste que les prestations qu il commande dans le cadre des présentes ne sont pas contraires aux lois et règlements en vigueur et notamment aux dispositions de la loi n du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. En cas d utilisation d un fichier propriétaire, le Client est seul responsable du traitement et de l utilisation du fichier qu il transmet à La Poste. Dans tous les cas, le Client garantit La Poste contre toute réclamation d un Bénéficiaire concernant le traitement de ses données personnelles dans le cadre de la réalisation de la prestation Proxi Contact. Le Client s engage à mettre à jour ses commandes, via le Portail Client ou encore EDI, en cas de personnes ayant manifesté leur opposition au passage de l agent de La Poste afin que La Poste ne réalise pas la prestation auprès de ces personnes. Le Client s engage, avant le début des prestations Proxi Contact (excepté en cas de prestation comportant uniquement une remise de LSF ou de pli Destineo), notamment, à adresser à chaque Bénéficiaire une annonce passage facteur, dans le cadre du Contrat. L obligation de La Poste dans le cadre du présent Contrat est une obligation de moyens. Le Client est seul responsable de la conformité des plis aux dispositions du présent contrat, du contrat d affranchissement qui s applique et d une manière générale aux lois et règlements en vigueur. Le Client convient que La Poste ne vérifiant pas les documents collectés, sa responsabilité ne saurait être engagée dans le cas où le contenu de ceux-ci serait obsolète, incomplet, erroné ou autre, et ce pour quelques raisons que ce soit. L agent de La Poste ne saurait ainsi être tenu responsable notamment pour les raisons suivantes : - tous les documents attendus par le Client ne sont pas présents dans l enveloppe collectée contrairement à ce qu a indiqué le Bénéficiaire - le Bénéficiaire a oublié de signer des documents à joindre dans l enveloppe - le Bénéficiaire n a pas rempli correctement les documents à remettre dans l enveloppe ARTICLE 10 : CONDITIONS DE RESERVATION D UNE SEMAINE DE DEPOT POUR LES PLIS PROXI CONTACT DESTINEO Les dispositions indiquées au présent article ne s appliquent que pour des demandes de Client qui concernent un dépôt égal ou supérieur à plis (le nombre de plis du dépôt est indiqué par le Client dans la fiche d information cf. annexe 4) pour des prestations Proxi contact Destineo : Dans le cadre de la prestation Proxi contact Remise Destineo, afin de garantir un bon déroulement des prestations en évitant de sur solliciter les Bénéficiaires, La Poste met en place un comité qui validera les différentes demandes des clients, sur la base d une fiche à remplir (Annexe 4).

15 15 Si le Client souhaite commander des prestations Proxi contact Remise Destineo il devra remplir la fiche susvisée et la retourner dûment complétée et signée auprès de son interlocuteur commercial par . Ces prestations ne peuvent être réalisées que lors des semaines dites «ouvertes» telles que listées à l annexe3 des présentes. Cette annexe est susceptible d évolution. Dans ce cas le Client sera averti par son interlocuteur commercial. La date de réception de cette fiche sera apposée par La Poste. Sur la base de l ensemble des informations contenues dans cette fiche, La Poste s assurera qu une même cible de Bénéficiaires ne sera pas sur sollicitée pour des prestations commandées par des émetteurs de courrier dans une période minimum de 3 semaines. La Poste se réserve le droit de refuser des demandes équivalentes dans le délai susvisé. La confirmation de la réservation de la semaine de dépôt demandée ou la non validation de la demande sont communiquées au Client par son interlocuteur commercial par tout moyen écrit. ARTICLE 11 : REPORTING PROXI CONTACT REMISE DESTINEO La Poste transmettra au client, de manière agrégée, les résultats suivants relatifs à la réalisation des prestations pour chacun des dépôts de plis Proxi Contact Remise Destineo Taux de présence Le taux de présence correspond à la formule de calcul suivante : Nombre de plis remis en mains propres +Nombre de prestations refusées par le bénéficiaire Nombre de pli déposés par le Client et constatés par La Poste 11.2 Taux de contact impossible Le taux de contact impossible correspond à la formule de calcul suivante : Nombre de pli déposés et constatés par La Poste (Nombre de plis remis en mains propres + Nombre de prestations refusées par le bénéficiaire) Nombre de pli déposés par le Client et constatés par La Poste 11.3 Taux de remise en mains propres Le taux de remise en mains propres correspond à la formule de calcul suivante : Nombre de plis remis en mains propres Nombre de pli déposés par le Client et constatés par La Poste Ce taux transmis au Client par La Poste fait foi et permet de déterminer la tranche tarifaire applicable, en cas de dépôt égal ou supérieur à plis (Cf. annexe 1). ARTICLE 12 : MODALITES DE CONTROLE ET DE TRAITEMENT DES PLIS EN CAS D ANOMALIE CONSTATEE ET DE REALISATION DES PRESTATIONS 12.1 PROXI CONTACT REMISE DESTINEO La Poste procède à des opérations de contrôle sur les dépôts de plis Proxi Contact DESTINEO. Les contrôles décrits ci-après complètent ceux effectués par ailleurs dans le cadre des contrats Destineo.

16 16 Ces contrôles sont contradictoires. La Poste s engage à informer le Client qui le souhaite de l heure et du jour auxquels ils interviendront. En l absence du Client, les résultats du contrôle lui sont néanmoins opposables. Lorsque le résultat des contrôles fait apparaitre une différence entre le nombre de plis déclarés et constatés avec les éléments indiqués dans le Déclaratif de Dépôt du Client, La Poste procède à un complément de tarification en appliquant le tarif de la tranche correspondante (cf. Annexe 1) Périmètre des contrôles des conditions d admissions Les contrôles effectués doivent permettre de vérifier : - La présence d un contrat Proxi contact en vigueur et conforme au dépôt, - La présence des adresses des Bénéficiaires dans le Déclaratif de Dépôt transmis à La Poste, et leur conformité aux dispositions du présent contrat, - Que la date du dépôt se situe dans une semaine dite «ouverte» (cf. Annexe 3), - Que les quantités de plis constatées sont conformes aux quantités de plis déclarées, - Que le dépôt est en conformité avec les dispositions des Spécifications Techniques et Fiches Pratiques en vigueur, - Que la conformité et visibilité de la signalétique sont respectées, - la conformité des plis et des dépôts aux dispositions du présent contrat proxi contact, Modalités de traitement des plis en cas d anomalie constatée Refus de service Le refus de service signifie que le dépôt sera accepté par La Poste mais que la distribution des plis aura lieu uniquement dans les conditions du contrat Destineo du Client ou de son prestataire. Le refus de service s applique dans les situations suivantes : - Non-respect des caractéristiques des dépôts : - Absence de contrat PROXI CONTACT en vigueur ou non-conformité de celui-ci, - Absence d adresses de prestation dans la commande envoyée avec le Déclaratif de Dépôt, - Plis déposés par le Client en dehors des semaines ouvertes (Cf. Annexe 3), - Plis déposés par le Client de manière fractionnée (à savoir les dépôts sur cinq (5) jours ouvrés maximum), - Transmission de plus d'un visuel par dépôt, - Conditionnement autorisé des plis : KUB exclusivement, - Les plis déposés sont multi-émetteurs, - Les plis déposés ne comprennent pas le service Proxi contact Remise Destineo, - Non-respect des caractéristiques des plis : - L'épaisseur des plis ne respecte pas les contraintes d'épaisseur : 3cm maximum (cette exception s applique uniquement sur Destineo INTEGRAL Catalogue),

17 Levée de service La levée de service signifie que le dépôt sera accepté par La Poste mais que La Poste n est pas en mesure de garantir au Client une distribution des plis en complète conformité avec les dispositions des conditions spécifiques de vente Proxi Contact, en cas d anomalie listée ci-après, ce que le Client accepte. En effet, le non-respect des éléments ci-après ne permet pas à La Poste d assurer une bonne prise en charge du dépôt: - Non-respect des caractéristiques des dépôts : - Le Déclaratif de Dépôt n est pas envoyé dans les délais impartis par La Poste, à savoir au plus tôt 2 mois avant le dépôt des plis, et au plus tard 15 jours avant. - Les gâches de production ne sont pas remises le jour du dépôt des plis à La Poste, - L étiquetage des KUBS n'est pas doublé d un carton jaune derrière l étiquette PILOTE, - La quantité de plis constatée par La Poste respecte le seuil de plis, mais est différente de la quantité de plis déclarés par le Client, - Non-respect, absence ou non visibilité de la signalétique adéquate : bandeau jaune (SERVICE FACTEUR) et/ou code DATAMATRIX IDSA et/ou logo FS+, - Non-respect du seuil d accès à plis - Non-respect des caractéristiques des plis - Les plis déposés ne répondent pas au critère d'envoi (depuis la métropole) et de destination (la métropole), Cas de non atteinte du seuil de plis déposés par Le Client ou pour son compte, et constatés par La Poste La Poste se réserve le droit de facturer au Client au titre de la prestation PROXI CONTACT REMISE LSF L ensemble des contrôles sont définis au contrat Courrier Industriel Courrier Relationnel. ARTICLE 13 : DUREE DU CONTRAT Le Contrat a une durée d un (1) an à compter de la date d effet indiquée aux Conditions Particulières de Vente. Ce Contrat peut être résilié par l une ou l autre des Parties à tout moment moyennant un préavis de deux (2) mois. La demande de résiliation par l une des Parties doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception.

18 18 ANNEXE 1 : CONDITIONS TARIFAIRES 1. Proxi contact Remise a. Proxi contact Remise LSF comprend : La prise en charge, la formation des agents de La Poste et la planification de la prestation, La réalisation de la prestation de remise de pli par l agent de La Poste, comprenant notamment un discours facteur permettant à l agent de La Poste de présenter au Bénéficiaire les raisons de sa visite. La restitution des informations d exécution des prestations via le système d échange choisi (EDI ou portail client). Le tarif unitaire Proxi contact Remise LSF applicable par commande, à l émission du devis, est de 2,30 HT par prestation. Option : Restitution de signature au tarif unitaire de 1,20 HT par prestation, b. Proxi contact Remise Destineo comprend : La prise en charge, la formation des agents de La Poste et la planification de la prestation, La réalisation de la prestation de remise de pli par l agent de La Poste, comprenant notamment un discours facteur permettant à l agent de La Poste de présenter au Bénéficiaire les raisons de sa visite. La restitution agrégée des informations d exécution des prestations via le système d échange choisi (EDI ou portail client). Le tarif unitaire Proxi contact Remise Destineo applicable par dépôt, est fonction du nombre de plis déposés par le Client ou pour son compte, et constatés par La Poste : De à plis déposés =1,50 par pli déposé, De à plis déposés =1,20 par pli déposé, Plus de plis déposés = Grille de tarification liée au taux de remise en mains propres pour un dépôt : Nombre de plis déposés par le client et constatés par La Poste Taux de remise en mains propres Tarif unitaire de prestation par pli déposé par le client et constaté par La Poste > / 1, > / 1,20 > > 70% 1,10 60 > 69,99% 1,00 50 > 59,99% 0,90 40 > 49,99% 0,80 30 > 39,99% 0,75 <30% 0,70

19 19 2. Proxi Contact Collecte : Le Proxi Contact Collecte comprend : La prise en charge, la formation des agents de La Poste et la planification de la prestation, La réalisation de la prestation de collecte de pli par l agent de La Poste, comprenant notamment un discours facteur permettant à l agent de La Poste de présenter au Bénéficiaire les raisons de sa visite. La restitution des informations d exécution des prestations via le système d échange choisi. Le tarif unitaire Proxi contact Collecte applicable par commande, à l émission du devis est de 2,50 HT par prestation. 3. Proxi contact Echange : Le Proxi contact Echange comprend : La prise en charge, la formation des agents de La Poste et la planification de la prestation, La réalisation de la prestation d échange de pli par l agent de La Poste, comprenant notamment un discours facteur permettant à l agent de La Poste de présenter au Bénéficiaire les raisons de sa visite. La restitution des informations d exécution des prestations via le système d échange choisi. Le tarif unitaire Proxi contact Echange applicable par commande, à l émission du devis, est de 3,80 HT par prestation. Option : Restitution de signature au tarif unitaire de 1,20 HT par prestation Dans le cas des prestations Proxi contact Remise LSF, Proxi contact Echange ou encore Proxi contact Collecte, le Client reconnaît que toute non réalisation d une prestation, impliquant un déplacement de l agent de la Poste à l adresse indiquée et incombant au Client ou au Bénéficiaire lui sera facturée. Dans le cas des prestations Proxi contact Remise Destineo, les prestations sont facturées en fonction du nombre de plis affranchis déposés et constatés par La Poste.