Budget Finances Comptabilité. Manuel d utilisation

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1 Budget Finances Comptabilité Manuel d utilisation BFC-E Manuel utilisation Version 1.5 Octobre 2016

2 Mises à jour du document Ce qui est nouveau Thème Chapitre Page Ce qui a évolué Thème Chapitre Page Modification de l affichage de la requête ZHISTO- FAC - Modification du titre des documents (Nous avons enlevé le terme «Hors GBCP») - Rajout d une colonne (Type de flux) Page 2 sur 79

3 Table des matières Mises à jour du document... 2 Table des matières Introduction Le Relevé de compte de l unité : budget en mode GBCP permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire Les requêtes relevés de compte de l unité La requête ZHISTO-BUD - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : budget permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire La requête ZHISTO-CMD - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : commande d achat permettant de visualiser la liste des commandes BFC (non supprimées) La requête ZHISTO-FAC - Relevé de compte de l unité : facture d achat permettant de visualiser la liste des factures et avoirs enregistrés dans BFC La requête ZHISTO-MIS - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : missions permettant de visualiser la liste des missions (non supprimées) dans BFC La requête ZHISTO-FAM - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : facture mission permettant de visualiser les liquidations des missions dans BFC La requête ZHISTO-ENG - Relevé de compte de l unité : engagement individuel permettant de visualiser les engagements relatifs aux dépenses de personnel saisis dans BFC La requête ZHISTO-FAE - Relevé de compte de l unité : liquidation eng. Individuel, permettant de visualiser les factures relatives aux engagements de dépenses de personnel dans BFC La requête ZHISTO-DAX - Hors GBCP- Relevé de compte de l unité : commandes d achat non validées, permettant de visualiser les Demandes d achat non soldées, non transformées en commande d achat et non soldées La requête ZHISTO-CTR-REP - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : réouverture contrat avancement permettant de visualiser la situation budgétaire des contrats à l avancement par adresse budgétaire La requête ZHISTO-BUD-REP - Relevé de compte de l unité : report hors contrat à l avancement permettant de visualiser les reports budgétaires par adresse budgétaire La requête ZHISTO-CMD-REP - Hors GBCP -Relevé de compte de l unité : report sur CA permettant de visualiser les commandes d achat reportées sur l exercice suivant La requête ZHISTO-DAX-REP - Hors GBCP -Relevé de compte de l unité : report sur les DA, permettant de visualiser les Demandes d achat reportées sur l exercice suivant Page 3 sur 79

4 3.13. La requête ZHISTO-MIS-REP - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : report sur les missions, permettant de visualiser les missions reportées sur l exercice suivant Page 4 sur 79

5 1. Introduction Les états ou relevés de compte des unités, au nombre de treize, ont été créés pour permettre le suivi de la consommation de crédits par les unités : - un état permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire, - un état listant les commandes d achat (non supprimées) existantes dans BFC avec le montant commandé HT, le montant facturé HT et le montant engagé (hors TVA rémanente) en regard de chaque commande, Attention, cet état n intègre pas les demandes d achat non transformées en commande d achat pour absence de code fournisseur. - un état listant les factures et avoirs enregistrées dans BFC, - un état listant les missions intégrées (et non supprimées) dans BFC avec le montant initial de la mission, le montant liquidé et le montant engagé, - un état listant les montants liquidés pour chaque mission dans BFC, - un état listant les engagements individuels de rémunération avec le montant initial de l engagement individuel et le montant liquidé, - un état listant les liquidations pour chaque engagement individuel, - un état listant les Demandes d achat non soldées, non transformées en commande d achat et non soldées avec le montant engagé en regard de chaque demande d achat, - un état listant les reports budgétaires par adresse budgétaire sur les contrats à l avancement, - un état listant les reports budgétaires par adresse budgétaire hors contrats à l avancement, - un état listant commandes d achats reportées, - un état listant les demandes d achat reportées, - un état listant les missions reportées. Précision : ces états n intègrent pas la TVA rémanente. A compter du 01/01/2016, certains de ces états ne pourront être utilisés que sur les exercices antérieurs à la mise en place des normes GBCP, à savoir Une mention «Hors GBCP» est apposée pour chacun d eux. Page 5 sur 79

6 2. Le Relevé de compte de l unité : budget en mode GBCP permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire Chemin : Budget/Reporting/Relevé cpte unité:budget enmodegbcp Transaction ZBFCBDGTR_E192 Cet état doit être utilisé pour les exercices 2016 et suivants uniquement. Il permet de visualiser la situation budgétaire d une unité par adresse budgétaire pour un exercice donné pour les enveloppes hors AGD (Autorisation Globale de la Dépense). L écran de sélection se présente comme suit : Seule la zone «Centre financier» est obligatoire. Un seul centre financier est interrogeable à la fois. L écran de sélection donne également la possibilité de choisir une mise en forme. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité. Page 6 sur 79

7 Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, dans laquelle il faut sélectionner la catégorie de recherche «Recherche par désignation» : Vous devez alors saisir le code Labintel de l unité suivi d une étoile dans la zone «Désignation» : Le système fait apparaître le ou les centres financiers existants pour le code Labintel recherché : Page 7 sur 79

8 Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Puis cliquer sur le bouton Exécuter pour lancer l état : Le système affiche l état suivant : Page 8 sur 79

9 La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. Les données figurant dans les colonnes «SE : 0/RP : 1» (origine de financement : 0 pour la subvention d Etat ou 1 pour les ressources propres), «Nature» - Compte Budgétaire (NB pour la dotation globale ou NC pour les Opérations d investissement programmées) et «Ligne de dest.» - Domaine fonctionnel (Institut ou ligne de destination NCBC) se retrouvent dans le code de gestion 2 des origines de crédits GESLAB. Exemple : 0 NB A1INP dans BFC = 0B1INP dans le code de gestion 2 de GESLAB. La colonne Programme CB correspond à la codification de l enveloppe en comptabilité budgétaire. Pour avoir le détail des enveloppes budgétaires (fonctionnement, missions, personnel), l unité doit s adresser au service financier de sa DR de rattachement. La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP. Pour les adresses budgétaires relatives aux enveloppes budgétaires identifiant les colloques, les OIP, les TGIR, les programmes scientifiques et les autres enveloppes spécifiques, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Pour rappel : La codification des OTP relatifs aux OIP correspond à la tranche de numéros 1000 à La codification des OTP relatifs au suivi individualisé des TGIR commence par 9TGI. La codification des OTP relatifs au suivi individualisé de certains programmes scientifiques commence par 9P. A compter de 2016, la codification des OTP relatifs au suivi individualisé de certains colloques commence par 1C. A compter de 2016, la codification des OTP relatifs au suivi individualisé de certaines enveloppes spécifiques (DGG, Mandats de gestions, CPER en fonds 0, ) commence par 1D. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore, le champ «OTP» restera vide. Pour les adresses budgétaires banalisées, la colonne restera vide. Dans le cas d une enveloppe suivie par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. Page 9 sur 79

10 - La colonne «Mt Budget» cumule l ensemble des enveloppes mis en place à l unité pour l adresse considérée. - La colonne «Prévisions conso. AE» cumule le montant des consommations prévisionnelles en AE sur l année pour les missions et les demandes/commandes d achat en Flux 4. - La colonne «Mt Conso. AE» cumule le montant des dépenses consommant les AE. - La colonne «Dispo. sur Conso. AE» correspond à la différence entre «Mt budget» et «Mt Conso. AE». - La colonne «Mt Conso. CP» cumule le montant des dépenses consommant les CP. - La colonne «Dispo. sur Conso. CP» correspond à la différence entre «Mt budget» et «Mt Conso. CP». L état est trié par exercice comptable, code Labintel, centre financier, puis fonds (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1). Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu» puis Liste > Imprimer : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Une fois l état édité, le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Page 10 sur 79

11 - Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres», puis choisissez «Modifier la mise en forme» : Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Remarques : Vous avez la possibilité d enregistrer l état sous format TXT pour un retraitement ultérieur dans EXCEL après conversion du fichier. Pour ce faire, cliquer sur le bouton «Menu», puis «Liste > Exporter> Fichier local» : Puis cocher le format «non converti» et valider (voir ci-après) : Page 11 sur 79

12 Attendre que le système affiche la fenêtre suivante : Dans la zone Répertoire, via le bouton d aide à la recherche, vous pouvez indiquer dans quel dossier vous souhaitez enregistrer le fichier. - Avec les boutons : Page 12 sur 79

13 Vous devez préciser le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier : - Dans la zone Nom du fichier, vous devez nommer le fichier à sauvegarder. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder puis sur le bouton Générer. Une fois le fichier sauvegardé sous format TXT, vous pouvez également l ouvrir sous Excel avec conversion. Pour sortir de l état, cliquer sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Et encore une fois sur le bouton «Retour». Page 13 sur 79

14 3. Les requêtes relevés de compte de l unité Chemin d accès : Dépenses/Reporting dépenses/bordereaux journaliers dépenses/liste d états SAP Query Cliquer sur le bouton «Changer groupe d utilisateurs». Le système affiche la fenêtre suivante : Page 14 sur 79

15 Utiliser la barre de défilement vertical pour atteindre le groupe d utilisateurs HISTOLAB à la fin de la liste. Double cliquer sur le groupe d utilisateurs ZHISTOLAB. Le système fait apparaître les 13 requêtes (queries) permettant d accéder aux écrans de sélection de chaque état : Pour lancer une requête : Cliquer sur la ligne de la requête souhaitée puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Exemple pour la requête ZHISTO-BUD : Page 15 sur 79

16 3.1. La requête ZHISTO-BUD - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : budget permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Cliquer sur la ligne ZHISTO-BUD puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : Seule la zone «Centre financier» est obligatoire. Un seul centre financier est interrogeable à la fois. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité. Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Page 16 sur 79

17 Le système affiche la fenêtre suivante, dans laquelle il faut sélectionner la catégorie de recherche «Recherche par désignation» : Vous devez alors saisir le code Labintel de l unité suivi d une étoile dans la zone «Désignation» : Page 17 sur 79

18 Le système fait apparaître le ou les centres financiers existants pour le code Labintel recherché : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Puis cliquer sur le bouton Exécuter pour lancer l état : Page 18 sur 79

19 Le système affiche l état suivant : Par défaut, l état affiche uniquement les lignes budgétaires valorisées. Pour afficher toutes les adresses budgétaires, sélectionner la variante de mise en forme «/N/HISTOBUD2» Page 19 sur 79

20 La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. Les données figurant dans les colonnes «SE :0/RP :1» (origine de financement : 0 pour la subvention d Etat ou 1 pour les ressources propres), «Nature» - Compte Budgétaire (NB pour la dotation globale ou NC pour les Opérations d investissement programmées) et «Ligne de dest.» - Domaine fonctionnel (Groupe de discipline ou ligne de destination NCBC) se retrouvent dans le code de gestion 2 des origines de crédits XLAB. Exemple : 0 NB A1MATH dans BFC = 0B1MATH dans le code de gestion 2 d XLAB. Pour un contrat à justifier, l état Budget indique la situation globale du contrat. Vous pouvez retrouver dans la colonne «Description programme CB», la notion d OTP pour les contrats à justifier. Le numéro d OTP d un contrat à justifier se retrouve dans les 5 premiers caractères du code de gestion 1 d une ou des origines de crédit XLAB utilisées pour ce contrat à justifier. Pour avoir le détail des enveloppes budgétaires d un contrat (fonctionnement, missions, personnel), l unité doit demander un état analytique au gestionnaire des contrats de recherche en DR. - La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP représentant le contrat. Pour les adresses budgétaires relatives à des contrats suivis à justifier, des colloques, des OIP, des TGIR, des projets de l IN2P3 et de l'insu, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore pour un contrat suivi à justifier, le champ «OTP» restera vide. Pour les adresses budgétaires banalisées, la colonne restera vide. Page 20 sur 79

21 Dans le cas d un contrat représenté par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. - La colonne «Mt Budget» cumule l ensemble des crédits mis en place à l unité pour l adresse considérée. - La colonne «Mt Engagé» cumule les pièces d exécution : ce sont les demandes d achat BFC non transformées en commandes d achat BFC, les commandes d achat BFC, les missions, les engagements individuels et les éventuels consommations d AE supplémentaires lorsque des charges supplémentaires ont été enregistrées directement sur les factures et enfin les avoirs qui diminuent le montant engagé. - La colonne «Mt disponible» correspond à la différence entre «Mt budget» et «Mt Engagé», c'està-dire au disponible sur engagé. - La colonne «Mt Dep. Réalisées» recouvrent les factures d achat, les liquidations de missions et d engagement individuels, ainsi que le montant des services faits. - La colonne «Dispo sur Dep. Réalisées» correspond à la différence entre «Mt budget» et «Mt Dep. Réalisées». L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par compte budgétaire Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Page 21 sur 79

22 Une fois l état édité, le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : - Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Page 22 sur 79

23 Remarques : Vous avez la possibilité d enregistrer l état sous format TXT pour un retraitement ultérieur dans EXCEL après conversion du fichier. Exporter en fichier local : Puis cocher le format «non converti» et valider (voir ci-après) : Le système affiche l écran suivant : Attendre que le système affiche la fenêtre suivante : Page 23 sur 79

24 Dans la zone Répertoire, via le bouton d aide à la recherche, vous pouvez indiquer dans quel dossier vous souhaitez enregistrer le fichier. Attention, le système affiche d abord l écran suivant avant d afficher l écran de gestion des fichiers : - Avec les boutons : Vous devez préciser le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier : - Dans la zone Nom fich. (nom de fichier), vous devez nommer le fichier à sauvegarder. Page 24 sur 79

25 Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder puis sur le bouton Générer. Une fois le fichier sauvegardé sous format TXT, vous pouvez également l ouvrir sous Excel avec conversion. Pour sortir de l état : - Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. - Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 25 sur 79

26 3.2. La requête ZHISTO-CMD - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : commande d achat permettant de visualiser la liste des commandes BFC (non supprimées) Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Sélectionner la ligne ZHISTO-CMD puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système fait apparaître l écran de sélection suivant : Les zones «Exercice comptable» et «Délégation Régionale» sont obligatoires. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état unité par unité. Pour avoir la vision globale des commandes BFC concernant une unité, vous devez saisir le code division dans la zone «Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Page 26 sur 79

27 Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité. Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : L état ne comporte que les commandes d achat BFC (il n intègre pas les demandes d achat non transformés en commande d achat pour absence de code fournisseur). Page 27 sur 79

28 - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres). - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB. - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne Raison Sociale Fournisseur porte la désignation fournisseur, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande. - La colonne Mt Commandé HT comporte le montant des commandes hors taxes. - La colonne Mt facturé HT n intègre que les factures et avoirs enregistrés (en hors taxes) - La colonne Mt Engagé comporte le montant engagé HT au sens BFC. - La colonne Solde indique si la commande est soldée ou pas (X pour soldée) L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de commande Xlab, puis par N de poste du document d achat. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Page 28 sur 79

29 Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 29 sur 79

30 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» Pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 30 sur 79

31 3.3. La requête ZHISTO-FAC - Relevé de compte de l unité : facture d achat permettant de visualiser la liste des factures et avoirs enregistrés dans BFC Cette requête peut être utilisée quel que soit l exercice. Sélectionner la ligne ZHISTO-FAC puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système fait apparaître l écran de sélection suivant : Trois zones sont obligatoires à la saisie : «Délégation», «Exercice comptable» et «Code unité BFC». Pour avoir la vision globale des factures BFC enregistrées concernant une unité, vous devez saisir le code division de l unité dans la zone «Code Unité BFC». Page 31 sur 79

32 Lorsque vous souhaitez analyser les factures d achat d un contrat à justifier dont les Eléments d OTP (EOTP) sont sur plusieurs divisions d une même DR, exécutez l état avec la variante de sélection «ZHISTO_FACT2». Choisissez la variante : Avec la variante «ZHISTO_FACT2», le système fait apparaître l écran de sélection suivant : Page 32 sur 79

33 Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 33 sur 79

34 Le système fait apparaître l état suivant : L état ne comporte que les factures d achat et avoirs BFC enregistrées (il n intègre pas les factures pré-enregistrées). - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres) - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB. - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne Raison Sociale Fournisseur porte la désignation fournisseur, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne N FactBFC porte le numéro de la facture BFC, - La colonne N FactXLAB porte le numéro de la facture XLAB, - La colonne N FactFrs porte le numéro de la facture du fournisseur, - La colonne DteFacture porte la date de la facture du fournisseur, - La colonne MtFact HT porte le montant facturé HT, - La colonne MtFact HT n intègre que les factures et avoirs enregistrés (en hors taxes). - La colonne DtePaiement porte la date de rapprochement de la pièce comptable (considérée comme la date de paiement). - La colonne N piècecpt porte le numéro de la pièce comptable (considérée comme la pièce de référence pour le paiement). Page 34 sur 79

35 - La colonne «Type de flux» porte le type de flux de la commande d achat (Flux 1, Flux 2 ou Flux 4). L état est trié par domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de facture XLAB. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Page 35 sur 79

36 Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» Pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 36 sur 79

37 3.4. La requête ZHISTO-MIS - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : missions permettant de visualiser la liste des missions (non supprimées) dans BFC Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Sélectionner la ligne ZHISTO-MIS puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : Seule la zone «Délégation Régionale» est obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état pour un exercice comptable donné et une unité (zone «Code Unité BFC»). Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27). Pour avoir la vision globale des missions BFC enregistrées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Page 37 sur 79

38 Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : L état ne comporte que les missions intégrées dans BFC et non supprimées. - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N Dépl. porte le numéro de la mission dans BFC, - La colonne N Mission XLAB porte le numéro de la mission dans XLAB, - La colonne Dates et destination de la mission porte les dates de la mission et la destination principale de la mission, - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Mt Mission HT BFC correspond au montant initial calculé pour la mission, - La colonne Mt Facturé HT BFC correspond au montant facturé, - La colonne Mt Engagé BFC au sens BFC L état est trié par domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP et par numéro de mission XLAB. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 38 sur 79

39 Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 39 sur 79

40 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : - Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 40 sur 79

41 3.5. La requête ZHISTO-FAM - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : facture mission permettant de visualiser les liquidations des missions dans BFC Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Sélectionner la ligne ZHISTO-FAM puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : Seule la zone «Délégation» est obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état pour un exercice comptable donné et une unité (zone «Code Unité BFC»). Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27). Page 41 sur 79

42 Pour avoir la vision globale des factures BFC enregistrées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N MissionXLAB porte le numéro de la mission dans XLAB, - La colonne N Mission BFC. porte le numéro de la mission dans BFC, - La colonne Dates et destination de la mission porte les dates de la mission et la destination principale de la mission - La colonne Missionnaire, porte le Nom et le Prénom de l agent - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Montant BFC correspond au montant facturé, - La colonne Date Cpt porte la date comptable de la mission, - La colonne DtePaiement porte la date de rapprochement de la pièce comptable (considérée comme la date de paiement). - La colonne PièceCpt porte le N de la pièce comptable.de la facturation de la mission - La colonne PièceCpt porte le numéro de la pièce comptable (considérée comme la pièce de référence pour le paiement). L état est trié par domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP et par numéro de mission XLAB. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 42 sur 79

43 Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : Page 43 sur 79

44 - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : - Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. - Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 44 sur 79

45 3.6. La requête ZHISTO-ENG - Relevé de compte de l unité : engagement individuel permettant de visualiser les engagements relatifs aux dépenses de personnel saisis dans BFC. Cette requête peut être utilisée quel que soit l exercice. Sélectionner la ligne ZHISTO-ENG puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : Les zones «Délégation» et «Code Unité BFC» sont obligatoires. Elles correspondent au code division de l unité et à la délégation régionale de rattachement. Une seule unité est interrogeable à la fois. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27) Pour avoir la vision globale des engagements individuels concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Page 45 sur 79

46 Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : - NB1 dépenses de personnel, - La colonne N Engagement BFC correspond au numéro de l engagement individuel dans BFC, - La Date pièce correspond à la date de l engagement (date de début du contrat), - La colonne Libellé porte la zone texte qui rappelle le nom et prénom du salarié et éventuellement la période de recrutement, - La colonne Nom prénom porte le nom et prénom de l agent, - La colonne fournisseur porte le N fournisseur de l agent, - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Mt engagé porte le montant initial saisi pour l année en cours, - La colonne Mt facturé porte le montant facturé -.La colonne Solde indique si la commande est soldée ou pas (X pour soldée), L état est trié par domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), par centre de coût et élément d OTP et par agent. Page 46 sur 79

47 Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Page 47 sur 79

48 Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Page 48 sur 79

49 Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 49 sur 79

50 3.7. La requête ZHISTO-FAE - Relevé de compte de l unité : liquidation eng. Individuel, permettant de visualiser les factures relatives aux engagements de dépenses de personnel dans BFC Cette requête peut être utilisée quel que soit l exercice. Sélectionner la ligne ZHISTO-FAE puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : Les zones «Délégation» et «Code Unité BFC» sont obligatoires. Elles correspondent au code division de l unité et à la délégation régionale de rattachement. Une seule unité est interrogeable à la fois. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27). Page 50 sur 79

51 Pour avoir la vision globale des engagements individuels liquidés concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : - NB1 dépenses de personnel, - La colonne N engagement BFC correspond au numéro de l engagement individuel dans BFC, - La colonne Date liquidation comporte la date de liquidation de l engagement individuel - La colonne Nom prénom porte le nom et prénom de l agent, - La colonne Montant facturé HT porte le montant facturé, - La colonne N PièceCpt porte le numéro de la pièce comptable (considérée comme la pièce de référence pour le paiement). L état est trié par domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), par centre de coût et élément d OTP et par agent Page 51 sur 79

52 Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Page 52 sur 79

53 Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Page 53 sur 79

54 Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 54 sur 79

55 3.8. La requête ZHISTO-DAX - Hors GBCP- Relevé de compte de l unité : commandes d achat non validées, permettant de visualiser les Demandes d achat non soldées, non transformées en commande d achat et non soldées Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Cliquer sur la ligne ZHISTO-DAX puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : Seule la zone «Code Unité BFC» est obligatoire. Elle correspond au code division de l unité. Une seule unité est interrogeable à la fois. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27). Pour avoir la vision globale des demandes d achat BFC enregistrées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Page 55 sur 79

56 Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel, NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne Raison Sociale Fournisseur porte la désignation fournisseur, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande. - La colonne Mt Commandé HT comporte le montant des commandes hors taxes. L état est trié par domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), par centre de coût et élément d OTP et par agent Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 56 sur 79

57 Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : Page 57 sur 79

58 - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 58 sur 79

59 3.9. La requête ZHISTO-CTR-REP - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : réouverture contrat avancement permettant de visualiser la situation budgétaire des contrats à l avancement par adresse budgétaire Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Cliquer sur la ligne ZHISTO-CTR-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : - La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. Page 59 sur 79

60 Taper le code division dans la zone «Centre financier» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne «CF» porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne «SE :0/RP :1» permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - La colonne «Nature» permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB : pour la dotation globale NC : pour les Opérations d investissement programmées - La colonne «Ex. N» correspond à l exercice comptable sur lequel se fait la réouverture de crédit - La colonne «Ligne de dest.» porte le domaine fonctionnel. - La colonne «Programme CB» - La colonne «Programme dans la comptabilité» identifiant la description du programme CB - La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP représentant le contrat. Pour les adresses budgétaires relatives à des contrats à l'avancement suivis à justifier, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore pour un contrat suivi à justifier, le champ «OTP» restera vide. Dans le cas d un contrat représenté par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. - La colonne «Mt réouvert» correspond au montant des AE réouvert sur une adresse budgétaire relative à un contrat à l avancement Page 60 sur 79

61 - La colonne «Mt disponible sur engagé N-1» correspond au disponible sur engagé à la clôture de l exercice précédent - La colonne «Mt engagé non réalisé N-1» correspond au montant des dépenses engagées non réalisées à la clôture de l exercice précédent. L état est trié par SE :0/RP :1 (fonds), compte budgétaire et domaine fonctionnel. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Page 61 sur 79

62 Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 62 sur 79

63 3.10. La requête ZHISTO-BUD-REP - Relevé de compte de l unité : report hors contrat à l avancement permettant de visualiser les reports budgétaires par adresse budgétaire Cette requête peut être utilisée quel que soit l exercice. Cliquer sur la ligne ZHISTO-BUD-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : - La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. - Taper le code division dans la zone «Centre financier» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 63 sur 79

64 Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB : pour la dotation globale NC : pour les Opérations d investissement programmées - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne Programme CB La colonne Programme CB correspond à la codification de l enveloppe en comptabilité budgétaire. Pour avoir le détail des enveloppes budgétaires (fonctionnement, missions, personnel), l unité doit s adresser au service financier de sa DR de rattachement. La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP. Pour les adresses budgétaires relatives aux enveloppes budgétaires identifiant les colloques, les OIP, les TGIR, les programmes scientifiques et les autres enveloppes spécifiques, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Pour rappel : La codification des OTP relatifs aux OIP correspond à la tranche de numéros 1000 à La codification des OTP relatifs au suivi individualisé des TGIR commence par 9TGI. La codification des OTP relatifs au suivi individualisé de certains programmes scientifiques commence par 9P. A compter de 2016, la codification des OTP relatifs au suivi individualisé de certains colloques commence par 1C. A compter de 2016, la codification des OTP relatifs au suivi individualisé de certaines enveloppes spécifiques (DGG, Mandats de gestions, CPER en fonds 0, ) commence par 1D. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore, le champ «OTP» restera vide. Pour les adresses budgétaires banalisées, la colonne restera vide. Dans le cas d une enveloppe suivie par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Page 64 sur 79

65 Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. - Les colonnes Texte en-tête et texte comporte les descriptions des en-têtes ou du poste de la pièce. - La colonne Montant du report correspond aux reports budgétaires hors contrats à l avancement pour chaque adresse budgétaire. L état est trié par SE :0/RP :1 (fonds), compte budgétaire et domaine fonctionnel. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Page 65 sur 79

66 Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 66 sur 79

67 3.11. La requête ZHISTO-CMD-REP - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : report sur CA permettant de visualiser les commandes d achat reportées sur l exercice suivant Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Cliquer sur la ligne ZHISTO-CMD-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : - La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. - Pour avoir la vision globale des commandes BFC reportées concernant l unité vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat suivi à justifier, un colloque, une OIP, un TGIR, un projet scientifique ou toute enveloppe suivie par OTP, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) dans la zone «EOTP». Page 67 sur 79

68 - Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : Page 68 sur 79

69 - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB. - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande. - La colonne Montant du report correspond au montant reporté par poste de commande d achat. L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de commande Xlab, puis par N de poste du document d achat. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Page 69 sur 79

70 Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 70 sur 79

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72 3.12. La requête ZHISTO-DAX-REP - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : report sur les DA, permettant de visualiser les Demandes d achat reportées sur l exercice suivant Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Cliquer sur la ligne ZHISTO-DAX-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27). Pour avoir la vision globale des demandes d achat BFC reportées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Page 72 sur 79

73 Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat suivi à justifier, un colloque, une OIP, un TGIR, un projet scientifique ou toute enveloppe suivie par OTP, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». - Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel, Page 73 sur 79

74 NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande, - La colonne Mt du report comporte reporté sur chaque poste de la demande d achat. L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de commande Xlab, puis par N de poste du document d achat. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Page 74 sur 79

75 Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 75 sur 79

76 3.13. La requête ZHISTO-MIS-REP - Hors GBCP - Relevé de compte de l unité : report sur les missions, permettant de visualiser les missions reportées sur l exercice suivant Cette requête ne doit être utilisée que pour les exercices antérieurs à Sélectionner la ligne ZHISTO-MIS-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. Seule la zone «Délégation Régionale» est obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état pour un exercice comptable donné et une unité (zone «Code Unité BFC»). Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 27). Pour avoir la vision globale des missions BFC reportées concernant l unité, saisissez le code division dans la zone «Code Unité BFC». Page 76 sur 79

77 Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». - Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - La colonne Dépl. Correspond au N de déplacement /N de mission BFC - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Missionnaire correspond au nom et au prénom de l agent, - La colonne Mt du report comporte reporté sur chaque poste de la demande d achat. L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1 Page 77 sur 79

78 Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 78 sur 79

79 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 23. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. RAPPEL : Pour chaque état généré le système crée un ordre de spool (équivalent à une sauvegarde de l état dans le système). Pour ne pas surcharger le système, les ordres de spool sont régulièrement épurés. Il est donc conseiller de sauvegarder l état PDF ou TXT sur votre disque dur ou sur un serveur de la délégation. Jusqu à fin 2015, les 8 états ZHISTO-BUD, ZHISTO-CMD, ZHISTO-MIS, ZHISTO-FAM, ZHISTO- ENG, ZHISTO-FAE et ZHISTO-DAX sont lancés mensuellement en arrière plan via un programme chapeau ZBFC_LANCEMENT_HISTOLABO qui utilise 20 variantes (1 par DR) permettant de générer les fichiers CSV et PDF pour chaque unité. Les 5 états ZHISTO-CTR-REP, ZHISTO-BUD-REP, ZHISTO-CMD-REP, ZHISTO-DAX-REP et ZHISTO-MIS-REP sont lancés une fois dans l année (après la clôture) afin de visualiser les écritures de reports. Le lancement s effectue en arrière plan via le programme chapeau ZBFC_LANCEMENT_HISTOLABO, qui utilise 20 variantes (1 par DR) permettant de générer les fichiers CSV et PDF pour chaque unité. Page 79 sur 79