FORMALITES ADMINISTRATIVES

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1 Année FORMALITES ADMINISTRATIVES Administration des étudiants : elisabeth.garnier@ipsa.fr Ou en cas d absence : isabelle.longueville@ipsa.fr IPSA 40 Boulevard de la Marquette Ivry-sur-Seine, TOULOUSE le 10 juillet

2 FORMALITES ADMINISTRATIVES INSCRIPTIONS A LA SECURITE SOCIALE RESPONSABILITE CIVILE ET AUTRES DEMARCHES ADMINISTRATIVES Site de Toulouse 1. Connectez-vous sur le portail des étudiants PEGASUS en cliquant sur : Pour éviter les bugs informatiques, veillez à toujours utiliser MOZILLA comme navigateur internet. - Identifiant : il s agit de l identifiant qui vous a été transmis par mail. Attention l identifiant doit être saisie en majuscule. - Mot de passe : votre n INE (il vous a également été transmis par mail. Vous pouvez également le retrouver sur votre relevé de note du bac) 2. Aller dans l onglet «mon profil» pour mettre à jour toutes vos données en cliquant sur «modifier vos données». Vous devrez saisir : Vos informations concernant la sécurité sociale (obligatoire pour TOUS les étudiants même ceux qui ont un régime particulier par l un des parents) (cf. Annexe 1) Dans l icône «documents officiels», onglets «espace documentaire» puis «administration des étudiants» vous trouverez, pour vous aider, les brochures des centres VITTAVI et LMDE (disponibles également à l accueil de l IPSA) Les coordonnées de la personne à contacter en cas d urgence Toutes informations obligatoires qui pourraient manquer à votre dossier 3. Validez vos données en cliquant sur «valider les modifications». 4. Allez sur l icône «documents officiels», puis dans l onglet «documents officiels» : Téléchargez et imprimez le formulaire de sécurité sociale Signez ce document Joignez : o Votre chèque de 215 à l ordre de l IPSA (merci de noter votre nom et votre prénom au dos du chèque). OU o Votre notification de bourse qui justifie que vous êtes exonéré des frais de cotisation (si vous n avez pas encore votre notification de bourse, merci de joindre un chèque de 215 à l ordre de l IPSA. Si vous nous transmettez votre notification de bourse avant le , l IPSA pourra vous rembourser cette somme, si vous nous transmettez votre notification de bourse après le , une demande de remboursement pourra être effectuée auprès de l URSSAF). OU o Tout document qui justifie que vous bénéficiez d un autre régime de sécurité sociale. Merci de vous référer à l annexe 1 pour connaître votre statut

3 5. Mettre votre photo sur votre profil (cf. procédure en Annexe 2) 6. A remettre à l IPSA : Votre dossier de sécurité sociale complet (formulaire avec signature originale + chèque ou notification de bourse ou autre justificatif) (cf. Annexe 1) Votre attestation de responsabilité civile (valable pour l année ) (cf. Annexe 3) Pour les étudiants boursiers, votre notification de bourse ainsi que les certificats de scolarité de vos frères et sœurs qui étudient dans l enseignement supérieur. A défaut, vous ne pourrez percevoir le versement de votre bourse. (les attestations d inscription ne seront pas acceptées) Votre fiche de renseignements complétée (qui se trouve dans «Documents officiels», «Espace documentaire», «Administration des étudiants», «Formalités administratives Nouveaux entrants » sur le Portail Etudiant PEGASUS). Votre relevé de notes du Baccalauréat Pour les futurs 2 ème et 3 ème années, votre dernier diplôme de l enseignement supérieur obtenu. Les dossiers incomplets ne pourront être traités Ces éléments doivent être : Envoyés à l IPSA (IPSA Administration des étudiants, 40 Boulevard de la Marquette, TOULOUSE) OU Déposés au bureau de Mme GARNIER (ou en cas d absence, de Mme LONGUEVILLE) avant le 2 septembre 2016 (aucun traitement par mail) Passé cette date, les étudiants qui n auront pas transmis l intégralité de ces éléments ne seront pas autorisés à assister aux enseignements et à participer aux activités de l école. Pour toute information complémentaire, veuillez adresser vos demandes par mail à elisabeth.garnier@ipsa.fr (ou en cas d absence à isabelle.longueville@ipsa.fr) Le Service Administration des Etudiants ANNEXES Annexe 1 : Informations complémentaires Sécurité Sociale Annexe 2 : Télécharger une photo sur le portail étudiant PEGASUS PROCEDURE Annexe 3 : Attestation d assurance Responsabilité Civile

4 Annexe 1 SECURITE SOCIALE Informations complémentaires importantes L affiliation au régime étudiant de Sécurité sociale est obligatoire dès votre entrée dans l enseignement supérieur (Article L381-4 du code de la Sécurité sociale). A partir de cette rentrée 2016/2017, l affiliation est valable du 1 er septembre au 31 août. L inscription à la sécurité sociale étudiante et le paiement de la cotisation s effectue uniquement auprès de votre établissement. La cotisation est de 215 pour l année 2016/2017 et doit être réglée par chèque à l ordre de l IPSA. Votre régime de sécurité sociale doit être déclaré sur votre portail PEGASUS (régime étudiant et autres régimes). TOUS LES ETUDIANTS DOIVENT SUIVRE LA PROCEDURE TRANSMISE. Sur votre espace PEGASUS, il vous sera demandé de saisir deux informations concernant la sécurité sociale : - Votre statut - Votre centre payeur Régimes étudiants Soit vous êtes né(e) après le 01/09/1997, votre statut est «ayant droit autonome». L affiliation à la sécurité sociale est obligatoire et gratuite. Vous devrez choisir votre centre payeur (LMDE ou VITTAVI) et rendre simplement votre formulaire signé. Soit vous êtes né(e) avant le 01/09/1997 et non boursier, vous aurez 20 ans ou plus dans l année scolaire. L affiliation à la sécurité sociale étudiante est obligatoire et payante. Votre statut est donc «cotisant» et vous devrez choisir votre centre payeur (LMDE ou VITTAVI). Vous devrez joindre à votre formulaire de sécurité sociale un chèque de 215 à l ordre de l IPSA. Soit vous êtes né(e) avant le 01/09/1997 et vous êtes boursier : l affiliation à la sécurité sociale étudiante est obligatoire et gratuite. Saisissez le statut «boursier» et choisissiez votre centre payeur (LMDE ou VITTAVI). Vous devrez joindre à votre formulaire de sécurité sociale une copie de votre notification de bourse (joindre un chèque de 215 à l ordre de l IPSA si vous n avez pas encore reçu votre notification de bourse. Vous serez remboursé lorsque vous aurez fourni votre notification de bourse, soit par l IPSA, soit par l URSSAF) Régimes dérogatoires Soit vous bénéficiez d un régime particulier grâce à la profession d un de vos parents (SNCF, RATP, Professions libérales, Fonctionnaires, militaires ). Choisissez le statut «Autre», puis le centre payeur «autres centres payeurs». Joignez à votre formulaire la copie de votre justificatif en cours de validité. o Travailleur non salarié : (artisan, commerçant, profession libérale) : Sécurité sociale des parents jusqu à 19 ans, affiliation obligatoire lors de l année universitaire de votre 20ème anniversaire. o Régimes spécifiques : (Clercs et employés de notaires, Cultes, EDF-GDF, Militaires, Mines, RATP, Sénat) : Sécurité sociale des parents jusqu à 19 ans, affiliation obligatoire lors de l année universitaire de votre 20ème anniversaire.

5 o o o Autres régimes spécifiques : (Assemblée nationale, Marine marchande (ENIM), Port autonome de Bordeaux) : Sécurité sociale des parents jusqu à 20 ans, affiliation obligatoire lors de l année universitaire de votre 21ème anniversaire. Fonctionnaire international : Sécurité sociale des parents sur présentation de l attestation de droits où vous figurez en tant qu ayant droit (jusqu à 28 ans). SNCF : Sécurité sociale des parents jusqu à 28 ans. Régimes spécifiques Soit vous êtes salarié : vous devez effectuer au moins 150 heures de travail par trimestre ou 600 heures à l année et votre contrat de travail doit couvrir toute l année scolaire (du 1 er septembre 2016 au 31 août 2017). Choisissez le statut «Autre», puis le centre payeur «autres centres payeurs». Joignez à votre formulaire la copie de votre contrat de travail et vos trois derniers bulletins de salaires. Etudiants étrangers - Si vous venez d un pays de l EU : saisir le statut «Autre», puis le centre payeur «autres centres payeurs» et fournir avec votre formulaire de sécurité sociale une copie de votre carte européenne d assurance maladie dont la date de validité couvre bien l année scolaire en cours (soit jusqu au 31 août 2017) - Si vous venez d un pays Hors EU : saisir le statut «cotisant» et choisir votre centre payeur (LMDE ou VITTAVI > brochures disponibles en ligne sur PEGASUS ou à l accueil de l IPSA). Joindre à votre formulaire un chèque de 215 à l ordre de l IPSA. ************************** Pour tout autre cas, venir consulter Mme GARNIER ou Mme LONGUEVILLE ou adresser un mail à : elisabeth.garnier@ipsa.fr (ou en cas d absence à isabelle.longueville@ipsa.fr) **************************

6 DESCRIPTION DU PROCESSUS D AFFILIATION L étudiant fait sa demande d affiliation à la sécurité sociale étudiante auprès de l IPSA L IPSA sollicite l affiliation auprès du centre de sécurité sociale choisi Ouverture des droits : l Assurance Maladie (pour la LMDE) et la VITTAVI informeront l étudiant de sa bonne affiliation par mail ou par courrier. Démarches de l étudiant suite à l ouverture de ses droits : Pour la LMDE : - Création de son compte Ameli sur (permet de consulter vos remboursements, télécharger vos attestations de droits, déclarer une perte ou un vol de carte vitale, changement de coordonnées, demande de carte européenne d assurance maladie ) Pour la VITTAVI : - Création de son espace adhérent sur (permet de consulter vos remboursements, télécharger vos attestations de droits, déclarer une perte ou un vol de carte vitale, changement de coordonnées, demande de carte européenne d assurance maladie ) Pour la LMDE et VITTAVI : - Transmission de son RIB pour obtenir les remboursements de soins (en cas de première affiliation) - Choix du médecin traitant (en cas de première affiliation ou de changement de médecin traitant) - Mise à jour de sa carte vitale Information à propos de la LMDE : Elle travaille désormais en partenariat avec la CNAMTS (Caisse Nationale d Assurance Maladie des Travailleurs Salariés). La LMDE lui délègue la gestion des prestations allant de l ouverture des droits jusqu aux versements des prestations. La LMDE reste l interlocuteur des étudiants. AFFILIATION GESTION COORDONNEES Uniquement pour l envoi de courriers : (Toujours rappeler votre n de sécurité sociale quand vous leur adressez un courrier) LMDE Assurance Maladie RENNES CEDEX VITTAVI Affiliations : Service Affiliation PA de la Grande Plaine 2 impasse Henri Pitot CS TOULOUSE Cedex 5 Remboursements : Service Prestations 353 Boulevard du Président Wilson CS BORDEAUX Cedex Accueils physiques : Voir les coordonnées des agences sur et sur

7 Annexe 2 Télécharger votre PHOTO sur le portail étudiant PEGASUS PROCEDURE 1. Connectez-vous sur le portail des étudiants PEGASUS en cliquant sur : Pour éviter les bugs informatiques, veillez à toujours utiliser MOZILLA comme navigateur internet. - Identifiant : il s agit de l identifiant qui vous a été transmis par mail. - Attention l identifiant doit être saisie en majuscule. - Mot de passe : votre n INE (il vous a également été transmis par mail. Vous pouvez également le retrouver sur votre relevé de note du bac) - Allez dans «mon profil» - Cliquez sur «modifier vos données» - Cliquez sur le cadre photo à gauche - Sélectionnez votre fichier en format PNG ou JPEG. - Cliquez sur «valider» - Cliquez en bas de page «valider les modifications» ATTENTION : Votre photo doit obligatoirement être une photo d identité officielle de type passeport ou carte d identité. Votre visage ne doit pas être coupé, la photo doit être nette et récente. A défaut elle sera refusée. Si lors de votre téléchargement, votre photo ne s adapte pas au cadre, c est qu elle n est pas adaptée. Vous devez donc choisir une autre photo. Si vous ne mettez pas de photo valable sur votre profil, vous ne pourrez pas obtenir votre carte d étudiant.

8 Annexe 3 Attestation d Assurance Responsabilité Civile A quoi sert-elle? L assurance responsabilité civile couvre les dommages matériels ou corporels causés à un tiers que ce soit par son imprudence ou sa négligence. Elle ne couvre pas les faits que l'assuré aurait commis intentionnellement. Par ailleurs, elle ne vous protège pas pour vos propres dommages. L assureur de responsabilité civile indemnise, au titre des garanties souscrites, la victime d un préjudice dont son client est responsable. L'assureur ne garantit pas les sanctions pénales. L'assurance de responsabilité civile est une assurance de principe indemnitaire. C est-à-dire que la victime reçoit une indemnité correspondant au dommage subi, dans la mesure où elle apporte trois preuves : le fait dommageable, le préjudice et un lien de causalité Une attestation de responsabilité civile est exigée pour justifier de la souscription de cette assurance par tous les établissements d enseignement supérieur au moment de l inscription. Auprès de qui pouvez-vous obtenir une attestation d assurance responsabilité civile? - Si vous louez un appartement : en règle générale, la garantie responsabilité civile est incluse dans le contrat d assurance multirisque habitation. Vous devez donc demander l attestation à l assureur auprès duquel vous avez souscrit l assurance de votre logement. - Si vous vivez chez vos parents : demandez à vos parents qu ils prennent contact avec leur assureur. Attention, vos nom et prénom devront obligatoirement apparaître sur l attestation qui vous sera adressée. - Si vous êtes hébergé gracieusement par un autre membre de votre famille, un ami ou autre : demandez à la personne qui vous loge si son assurance vous couvre. En général, la réponse sera NON. Dans ce cas vous devez souscrire personnellement une assurance «responsabilité civile» auprès de votre assureur habituel, d une mutuelle étudiante (LMDE ou VITTAVI) ou encore la MAE (mutuelle spécialisée dans l assurance scolaire).