FULLY DESCRIPTION OF PROJECT

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1 FULLY DESCRIPTION OF PROJECT SOLUTION DE FACILITATION ELECTRONIQUE DU COMMERCE AU SENEGAL Février Boulevard Djily Mbaye Immeuble Fahd 12 ème Etage BP 6856 Dakar Etoile Sénégal Tél : (221) Fax : (221) gainde2000@gainde2000.sn -

2 SOMMAIRE INTRODUCTION I- Présentation de la solution de facilitation électronique du commerce au Sénégal (ORBUS) I- 1 Historique I- 2 Description fonctionnelle I.2.1 Module Envoi de requête I.2.2 Module aiguilleur I.2.3 Module pôle I.2.4 Module monitoring I.2.5 Modules de Gestion I-3 Parties prenantes au système I.3.1 Utilisateurs (les demandeurs) I.3.2 Acteurs (les receveurs) I- 4 Dispositif de service mis en place I.4.1 Le centre de facilitation I.4.2 Le Help Desk I.4.3 Formation I - 5 Autres composantes de la solution de facilitation électronique du commerce au Sénégal I.5.1 Système informatique douanier : Trade X I.5.2 Module de paiement électronique : CORUS II - Retombées de la solution de facilitation électronique du commerce au Sénégal II.1 Bénéfices pour le gouvernement II.2 Avantages pour les administrations privées (banques, compagnies d assurance, société d inspection...) II.3 Avantages pour les commissionnaires agréés en douane et entreprises autorisées II.4 Bénéfices pour les importateurs/exportateurs III- Partenariat et Coopération III.1 A l échelle nationale III.1.1 DOUANES / CGPID III.1.2 Senfacture III -2 Au niveau continental III.3 Au niveau international

3 INTRODUCTION GAINDE 2000, fort de son expérience et expertise dans le développement et l implémentation de solutions électroniques visant à faciliter les procédures douanières et du commerce, a tenu à participer à ce concours. Son produit de facilitation électronique du commerce au Sénégal, ORBUS, sera présenté dans la catégorie «Public Private Partnership (PPP) in economic and financial E-services delivery». Tout au long de notre développement, nous présenterons : - le produit ORBUS : fonctionnalités et intervenants - l impact du produit ORBUS sur les bénéficiaires - le partenariat secteur public et privé dans le cadre de nos activités

4 I- Présentation de la solution de facilitation électronique du commerce au Sénégal (ORBUS) Le Système ORBUS est conçu pour faciliter les formalités du commerce extérieur par des échanges électroniques entre les différents intervenants. Reposant à la fois sur une infrastructure technologique et un dispositif de services, ORBUS permet la réduction significative du délai des formalités de pré dédouanement, la réduction des coûts liés aux formalités, l amélioration de la qualité du service rendu à la clientèle ainsi que la quasi suppression de l utilisation du papier. La principale motivation qui a conduit à sa création est de faciliter, entre autres : - Le rapprochement des intervenants du commerce extérieur ; - L amélioration des conditions de travail ; - La simplification et l harmonisation des procédures ; - La réduction des coûts et délais ; - L introduction et l impulsion des nouvelles technologies dans l administration et l espace du commerce. Douane Importateurs/ Exportateurs Trésor Déclarants Banques Pôles publics - 4 -

5 I- 1 Historique La solution ORBUS a été mise en place par le GIE 1 GAINDE 2000 au Sénégal en Le G.I.E GAINDE 2000 est le fruit d un partenariat entre le secteur public et le secteur privé en vue de faciliter les formalités de pré dédouanement. C est une jeune entreprise créée en 2002, dont l expertise repose en partie sur l expérience du Sénégal en matière de facilitation électronique du commerce. Le GIE GAINDE 2000 est détenu à 80% par le Comité de Gestion de la Prestation Informatique Douanière (C.G.P.I.D) qui est une instance paritaire publique (Douanes, Trésor) privée (syndicats professionnels des acteurs portuaires). Les 20% ont été attribués à des entreprises informatiques privées. Le métier de GAINDE 2000 consiste à éditer des solutions informatiques pour accroître l efficacité du commerce et du transport, particulièrement en Afrique. Les solutions informatiques proposées par GAINDE 2000 s inscrivent dans la dynamique des exigences du marché et des recommandations des institutions internationales qui ont compétence en matière de facilitation commerciale. Ainsi, les normes internationales sont systématiquement appliquées. I- 2 Description fonctionnelle Agences publiques (Pôles) Banques Traitement et renvoi Traitement et renvoi Service Inspection Traitement et renvoi Envoi de requête Compagnie Assurance Traitement et renvoi Module aiguilleur Routage vers les pôles concernés Réponse 1 Groupement d Intérêt Economique - 5 -

6 La solution ORBUS est composée de différents modules interconnectés et permettant d assurer fluidité et célérité dans le traitement des opérations I.2.1 Module Envoi de requête L importateur dispose d une fenêtre Web unique pour adresser une demande à l ensemble des structures administratives (pôles) 2 connectées au système. Il saisit les données de sa facture et le système lui propose le circuit (documents électroniques) requis pour son opération. En validant le circuit, sa demande est automatiquement envoyée à l ensemble des pôles qui sont impliqués dans son opération. Une fois les demandes traitées, l importateur reçoit tous les documents sur son écran. Ces derniers peuvent être imprimés ou envoyés électroniquement à la Douane. L importateur peut suivre en temps réel le déroulement de toutes ces transactions. I.2.2 Module aiguilleur Ce module constitue le cœur du système. Il intègre toutes les règles de gestion des opérations d importation et d exportation. En fonction des données saisies par le client, il analyse le circuit adéquat et le propose au client. Lorsque celui-ci valide, il se charge de transmettre les données et les documents joints auprès des pôles concernés. Chaque pôle ne reçoit du module que les données qui le concerne, il n y a donc pas une diffusion abusive des données et la confidentialité est respectée. Ce module est paramétrable en fonction de la réglementation. I.2.3 Module pôle Ce module est l interface des pôles connectés au système. Il leur permet de recevoir les demandes des importateurs. Il est doté de plusieurs fonctions de traitement qui permettent aux pôles de valider les demandes, de demander des modifications ou de les rejeter. Plusieurs utilisateurs peuvent être identifiés dans le pôle et le module permet d attribuer à chacun d eux une fonction spécifique. L administration des profils se fait en local. Ce module est 2 Toute structure administrative, privée ou publique qui intervient dans le processus d importation ou d exportation pour la délivrance d un document

7 disponible en version WEB et en version client. Ainsi, il peut être déployé dans les deux formes en fonction des préoccupations du client. I.2.4 Module monitoring Il permet à l entité qui exploite la plate-forme d avoir une vue générale sur les performances du système. Il sert ainsi de support au Help Desk qui peut à tout moment savoir l endroit où se trouve un dossier et ainsi activer son traitement. C est aussi un outil qui permet d améliorer les performances à travers un suivi des transactions et l intégration d indicateurs de performance. Il est crucial pour assurer un bon fonctionnement du système. I.2.5 Modules de Gestion Ce sont les modules qui permettent l exploitation du système. On peut citer notamment le module inscription, le module de facturation, le module d impression des dossiers et le module de répartition des recettes entre les différents pôles. Ces modules permettent une exploitation commerciale efficace de la plate-forme. I-3 Parties prenantes au système Le système interconnecte, dans un réseau, les principaux intervenants du commerce extérieur pour le traitement automatisé des demandes d autorisation et demandes de certificats exigés dans l accomplissement d une opération d importation ou d exportation. Ces intervenants sont répartis en deux catégories : I.3.1 Utilisateurs (les demandeurs) Ce sont les Commissionnaires Agréés en Douane (CAD) et les entreprises autorisées par la douane à dédouaner leurs propres marchandises. Un module leur est destiné, à travers lequel ils peuvent lancer une requête pour la collecte de documents requis lors d une opération donnée (cf. Description fonctionnelle supra) I.3.2 Acteurs (les receveurs) Ils sont communément appelés pôles et sont classés en deux catégories : public, privé. Pôles publics Les pôles publics intervenant dans le système sont les suivants : - Direction de la Monnaie et du Crédit (DMC) - Direction de la Protection des Végétaux (DPV) - 7 -

8 - Direction de l'elevage (DIREL) - Direction du Commerce Extérieur (DCE) - Direction des Industries de Transformation des Produits de la Pêche (DITP) - Division de la Consommation et de la Qualité (DCQ) - Division de la Métrologie (DM) Pôles privés Sont constitués des : - Banques ; - Compagnies d assurance ; - Sociétés d inspection (COTECNA) I- 4 Dispositif de service mis en place I.4.1 Le centre de facilitation Le centre de facilitation est créé d une part, pour assurer le back office du système ORBUS et d autre part, pour prendre en charge les besoins de tous les utilisateurs qui n ont pas de moyens d accès au système. Des opérateurs de saisie prennent en charge leurs requêtes et assurent le suivi de leurs dossiers. Pour répondre aux demandes des utilisateurs, le centre de facilitation tient à la disposition des utilisateurs : - Un call center ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30 - Un espace utilisateur dans le site Web I.4.2 Le Help Desk Tous les utilisateurs qui ont des dossiers en cours de traitement, peuvent bénéficier des services du Help Desk : - Informations générales sur les procédures de ORBUS - Assistance dans la saisie des dossiers - Assistance technique - Résolution on-line des difficultés rencontrées - Suivi de l état de traitement des dossiers - Signalisation incident traitement ou retard traitement I.4.3 Formation La formation est destinée aux utilisateurs du système ORBUS et vise à permettre une parfaite maîtrise de l application, de l initialisation (création) d un dossier à la collecte des documents. Des formations ponctuelles sont aussi dispensées à la demande des utilisateurs

9 Le centre de facilitation organise également des sessions de mise à niveau des utilisateurs sous forme de séminaire. Ces séminaires se tiennent généralement tous les 6 mois. I - 5 Autres composantes de la solution de facilitation électronique du commerce au Sénégal En plus du Single Window ORBUS qui interconnecte plusieurs acteurs du commerce extérieur et permet une série d opérations en amont de la chaîne de dédouanement, le système de facilitation des échanges comprend également un système informatique douanier : Trade X et un module de paiement électronique : CORUS. Ces composantes autonomes répondent à la logique de mener des transactions électroniques de bout en bout. Système de collecte des documents de pré dédouanement (autorisations, certificats ) Système informatique douanier Module de paiement électronique des droits de douane et taxes assimilées I.5.1 Système informatique douanier : Trade X Le système Trade X couvre toutes les procédures de dédouanement depuis la saisie du manifeste par le consignataire, jusqu à l enlèvement des marchandises en passant par la gestion des entrepôts, la déclaration, le transit, le paiement. C est une application puissante qui comprend plusieurs fonctions avancées de la gestion des opérations douanière d un pays. -9-

10 Le schéma ci-dessous décrit le fonctionnement : Transporteur Déclarant Envoi du 1 manifeste (description globale de la cargaison) Consignataire 3 Saisie de la déclaration 4 Paiement des droits et taxes au Trésor à travers la banque 2 Saisie du manifeste dans le système informatique Trésor Validation du paiement 5 6 Agent Douane Traitement de la déclaration et libération en cas de conformité Ordonne l enlèvement des marchandises 7 Porte de sortie (port ou aéroport) I.5.2 Module de paiement électronique : CORUS GAINDE 2000 a développé en partenariat avec les banques et le Trésor, une plate-forme de paiement électronique des droits de douane et taxes assimilées dénommée CORUS. Cette plateforme est raccordée au module Trade X et permet aux commissionnaires agréés en douane de s acquitter par voie électronique du paiement de leurs droits de douane en toute sécurité par voie électronique

11 A partir du portail CORUS, le commissionnaire agréé en douane se connecte et envoie son ordre de paiement à la banque concernée via le serveur de PAYBOX. Après traitement de la requête, la banque renvoie l avis d exécution irrévocable (confirmation de paiement) au module CORUS par le même canal. Ces transactions sont garanties par des paramètres de sécurité fiable. Le schéma ci-dessous décrit le processus de paiement électronique à travers CORUS : Banques Transfert vers la banque 3 4 Renvoi après paiement Serveur PAYBOX Avis d exécution de la banque 5 2 Transfert des données de paiement Transitaires et Créditaires 1 Envoi Ordre de paiement Affiche état déclaration 5 Agent Trésor CORUS Portail de paiement électronique des droits de douane et taxes assimilées Validation paiement CORUS 7 6 Saisie quittance paiement dans Trade X Transfert de données (nombre de déclarations à régler) Système informatique de la douane Trade X

12 II - Retombées de la solution de facilitation électronique du commerce au Sénégal La facilitation des échanges est un instrument de développement du commerce international par la réduction des coûts et délais de circulation des marchandises à la frontière. Selon les pays et expériences en vigueur, elle peut se décliner en quatre grandes étapes : La réduction des données et des documents utiles pour une transaction commerciale La simplification des procédures L harmonisation et la standardisation des documents et des données L automatisation des procédures La prise en compte des contraintes de l environnement international et l exploitation des meilleures pratiques de facilitation des échanges en vigueur dans le monde en 1996, ont inspiré le Sénégal à mettre en place sa propre solution de facilitation du commerce sous la forme d un guichet virtuel dénommé ORBUS. Antérieurement au système ORBUS, les opérateurs économiques étaient soumis à un véritable parcours du combattant pour satisfaire aux exigences liées aux formalités des échanges: Réglementation complexe qui faisait souvent l objet d interprétations contradictoires entre les différentes parties concernées ; Forte dispersion des administrations privées et publiques qui entraînait beaucoup d efforts, des dépenses et déplacements ; Délais de performances qui n obéissaient à aucune règle ; Forte utilisation du papier ; Absence de rationalisation des données et documents exigés par les administrations publiques et privées. Avec l avènement du système ORBUS, on assiste aujourd hui à une amélioration de l environnement des échanges au Sénégal par : - L interconnexion de l ensemble des administrations publiques et privées qui interviennent dans les procédures de dédouanement ; - L assouplissement des formalités du commerce extérieur par des échanges électroniques entre les différents acteurs ; - la soumission électronique des déclarations en douane et des documents accompagnants ; - l échange de données et documents entre les partenaires commerciaux et les agences gouvernementales ; - La rationalisation des importations ; - La promotion des exportations ;

13 - L attraction des investisseurs privés nationaux et étrangers grâce à la transparence apportée sur la réglementation du commerce extérieur et la gestion des temps de traitement des requêtes par les importateurs et les exportateurs. II.1 Bénéfices pour le gouvernement Meilleure protection de l économie nationale par une bonne et précise information sur les entrées et sorties de marchandises ; Equipement informatique de toutes les administrations qui interviennent dans les procédures import et export ; Amélioration des conditions de travail par la réception et le traitement des requêtes en ligne ; Amélioration des conditions des fonctionnaires par le versement de primes de performance trimestrielles ; Amélioration des conditions de recevabilité des requêtes (données, documents accompagnants) Amélioration des recettes douanières; Traçabilité des transactions du commerce extérieur grâce aux archives électroniques ; Diminution du risque de corruption grâce à la traçabilité des dossiers et la supervision des normes de performances II.2 Avantages pour les administrations privées (banques, compagnies d assurance, société d inspection...) Rationalisation des ressources humaines et matérielles affectées à la prise en charge des clients avec une tendance à la centralisation des traitements ; Amélioration des conditions de recevabilité des requêtes (données, documents accompagnants) ; Réduction des coûts de traitement des documents demandés par les clients ; Augmentation des revenus grâce à un volume d activité accru par une meilleure couverture des transactions qui ne peuvent plus se faire désormais sans répondre à toutes les exigences réglementaires ; Célérité dans le traitement des requêtes des clients avec des obligations contractuelles en termes de délai de traitement ; Renforcement de la qualité des prestations en vue d améliorer sa position dans les rapports de performances mensuelles ; Disponibilité d un archivage électronique de tous les dossiers traités

14 II.3 Avantages pour les commissionnaires agréés en douane et entreprises autorisées Facilité d accès aux administrations publiques et privés pour le traitement des autorisations et certificats requis pour la déclaration en douane ; Renforcement de la qualité des prestations avec un engagement contractuel en terme de délai de traitement des dossiers de la clientèle ; Disponibilité d un centre de facilitation pour gérer les problèmes éventuels avec les administrations publiques ou privées ; Disponibilité d un archivage électronique de tous les documents reçus ; Réduction des coûts de traitement ; Amélioration des conditions de travail avec un système entièrement automatisé. II.4 Bénéfices pour les importateurs/exportateurs Information sur les formalités et frais liés à ces formalités ; Information en ligne sur la situation des dossiers jusqu à leur délivrance ; Monitoring des temps de traitement pour veiller au respect des normes de performance grâce au centre de facilitation ; Meilleure planification des expéditions et des commandes ; Disponibilité du centre de facilitation pour obtenir des informations sur les procédures et la réglementation du commerce extérieur ; Réduction des tentatives de corruption avec la quasi suppression des contacts physiques entre les administrations et les opérateurs économiques ; Amélioration de l environnement de travail grâce à une meilleure transparence dans l application des procédures administratives

15 III- Partenariat et Coopération III.1 A l échelle nationale III.1.1 DOUANES / CGPID Dans un souci de modernisation des systèmes informatiques douaniers visant à accroître et faciliter les opérations du commerce, l administration des douanes sénégalaises à travers le CGPID 3, travaille en partenariat avec le secteur privé. Aujourd hui, GAINDE 2000 a été mandaté par la douane sénégalaise pour le développement et l exploitation de CORUS, solution de paiement électronique des droits de douane et taxes assimilées. En outre, la Douane fournit à GAINDE 2000, un appui constant dans sa démarche particulièrement pour les actions menées au niveau international qui nécessitent un soutien institutionnel fort. Au besoin, elle met aussi à la disposition du GIE, son expertise fonctionnelle. III.1.2 Senfacture GAINDE 2000, PAYBOX SERVICES et Sonatel Multimédia ont décidé de travailler en synergie en vue de développer un système de paiement électronique sécurisé des factures par cartes bancaires appelé «senfacture.sn» via un Portail Internet. Cette plateforme de services, destinée aux citoyens, permet de payer en ligne des factures émises par les fournisseurs de services de grande consommation (eau, électricité, téléphone et services mobiles ). Les avantages que procure le portail sont les suivants : Pour le citoyen : Facilité de paiement Respect des échéances des factures disponibles sur la plate forme Disponibilité du système 24h/24 et 7j/7 Possibilité de payer pour un tiers distant 3 Comité de Gestion de la Prestation Informatique Douanière

16 Pour l entreprise : Accélération du processus de recouvrement Diminution des coûts du recouvrement Amélioration de la qualité de service et image avant-gardiste III -2 Au niveau continental Le Sénégal a ouvert avec le Kenya, une nouvelle page de la coopération Sud Sud à travers le Projet SIMBA portant sur l informatique douanière. Cette coopération témoigne de la solidité de l expertise africaine en matière de Technologies de l Information et de la Communication. Au début de l année 2004, les autorités du Kenya Revenue Authority (KRA), agence nationale de collecte de revenus, avaient, dans le souci de moderniser leurs procédures douanières, entrepris un périple à la recherche d un système informatique douanier à même de répondre à leurs exigences. La délégation Kenyane s est rendue aux quatre coins du globe avant d arriver à Dakar, en Avril 2004, pour s enquérir de l expérience sénégalaise en matière facilitation du commerce. Lors de leur visite, les systèmes GAINDE (système informatique douanier) et ORBUS (guichet unique pour le pré dédouanement) attireront leur attention. Les Kenyans ont trouvé que ces deux systèmes répondaient à leurs besoins en matière de douane. Ainsi, partageant une vision commune de la renaissance africaine, les deux pays décidèrent d inscrire la collaboration dans le cadre d une coopération de gouvernement à gouvernement d où la signature d un accord en Novembre 2004 à Nairobi par le Secrétaire Général du Ministère des Finances du Sénégal et son homologue Kenyan. GAINDE 2000 a été alors mandaté par le gouvernement du Sénégal pour conduire le projet et assurer la mise en place de TRADE X et ORBUS au Kenya. Les performances du système Trade X (SIMBA) après plus de 18 mois d exploitation, confortent les autorités kenyanes dans leur option de recourir à l expertise africaine, sénégalaise en particulier, en matière de TIC. En effet, le système a permis de réduire de manière drastique les délais et coûts de dédouanement. A ce jour, le nombre de déclarations en douane enregistrées dans SIMBA a atteint la barre symbolique du million avec en moyenne déclarations enregistrées et traitées par jour. De cinq (5) jours avec l ancien système (semi manuel), le temps de dédouanement est passé à deux (2) jours au maximum. Avec le système ORBUS, les importateurs/exportateurs ou les commissionnaires agréés en douane parviennent à collecter par voie électronique les principaux documents DPI (Déclaration Provisoire d Importation) et Certificats - requis lors d une transaction donnée, tandis que le module de paiement électronique permet d effectuer des paiements en toute fiabilité et sécurité

17 III.3 Au niveau international GAINDE 2000 est très actif sur la scène internationale. Il participe régulièrement aux travaux de normalisation du commerce international sous l égide de l UNCEFACT (Centre des Nations Unies pour le Commerce Electronique). Les travaux de cette instance sont coordonnés par le UNECE (United Nations Economic Commission for Europe). En 2006, l Administrateur Général de GAINDE 2000 a été nommé «rapporteur pour l Afrique de l UNCEFACT», ce qui témoigne de la reconnaissance des efforts du Sénégal en matière de facilitation des échanges sur le plan international. GAINDE 2000 est le vice président du Groupe de Travail de cette instance qui élabore les normes des documents électroniques du commerce international. GAINDE 2000 est aussi membre observateur de l ASEAL (Alliance Europe Asie pour le Commerce Electronique) depuis Janvier 2007 et envisage, à ce titre, de mener des projets pilote avec la France et l Asie sur le «crossborder paperless trade». GAINDE 2000 participe à plusieurs fora sur les plans continental et international portant sur la facilitation des échanges et préconise le partage d expérience. C est aussi à ce titre que GAINDE 2000 reçoit dans l année plusieurs délégations africaines qui veulent s enquérir des réalisations du Sénégal en matière de facilitation du commerce