LISTES DE DISTRIBUTION GÉRÉES PAR SYMPA DOCUMENT EXPLICATIF DE

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1 LISTES DE DISTRIBUTION GÉRÉES PAR SYMPA DOCUMENT EXPLICATIF DE L'INTERFACE WEB À L'INTENTION DES GESTIONNAIRES DE LISTES MAI 2013

2 Table des matières 1. Introduction Demande de création d une liste Accès au système de listes Administration de base Paramètres d une liste («Admin») Configurer la liste (Éditer la configuration de la liste) Définition de la liste Diffusion/Réception Droits d accès Les archives Gestion des erreurs Définition des sources de données Personnaliser Gérer les abonnés Ajout d un ou de plusieurs abonnés Rechercher un utilisateur Désabonner une adresse courriel Exportation Liste noire Gérer les archives Gestion des erreurs Annuler les erreurs Désabonner des abonnés dont l adresse demeure en erreur Détails sur l erreur Gestion des journaux Modérer une liste («Modérer») Opérations critiques Supprimer la liste Fermer l espace documents Bonnes pratiques Annexe 1 Paramètres nécessaires pour une demande de création de liste Annexe 2 Tables des illustrations Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 2 sur 29

3 1. Introduction versus Actuellement, il y a deux gestionnaires de listes de distribution à l École Polytechnique. Le premier gestionnaire de listes héberge les listes générées automatiquement. Il est utilisé pour les listes de distribution pour les besoins d'un programme, d'un cours ou d'une section et pour créer les listes spécifiques pour les besoins administratifs de l'enseignement. Les mises à jour de ces listes se font régulièrement à l'aide d'informations extraites du système de gestion des données académiques (SAGE). Le deuxième gestionnaire de listes est Sympa. Ce gestionnaire de listes héberge les listes dites à la demande pour l'ensemble de la communauté polytechnicienne. Le présent document est un aide-mémoire pour la gestion des listes de distribution hébergées sur le serveur de listes SYMPA (@liste.polymtl.ca) géré par le Service informatique de l École Polytechnique de Montréal,. Veuillez noter que seuls le personnel et les associations étudiantes de l'école Polytechnique de Montréal peuvent demander la création d une liste de diffusion sur le serveur de listes Sympa du Service informatique. 2. Demande de création d une liste Pour faire une demande de création de liste, veuillez faire parvenir un courriel à si-sac@polymtl.ca en indiquant les informations suivantes : NOM DE LA LISTE : OBJET DE LA LISTE : PROPRIÉTAIRE(S) DE LA LISTE (nom et adresse courriel) : Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 3 sur 29

4 MODÉRATEUR(S) DE LA LISTE (nom et adresse courriel) : QUI PEUT S'ABONNER (ouvert à tous/seulement le propriétaire) : QUI PEUT SE DÉSABONNER (ouvert à tous/seulement le propriétaire) : QUI PEUT DIFFUSER DES MESSAGES (seulement aux abonnés avec ou sans le propriétaire ou le modérateur) : PARTAGE DE DOCUMENTS (oui/non) : Pour obtenir plus de détails concernant ces options, veuillez consulter le point 4 Administration de base. Lorsque votre liste sera active, vous recevrez un avis indiquant que votre liste a été créée et est fonctionnelle. Tout problème ou toute demande d information concernant une liste doit être soumis par courriel à l adresse : si-sac@polymtl.ca. Veuillez inscrire dans votre courriel le nom de la liste (son adresse courriel), la problématique ou les paramètres à changer. Si cela est possible, veuillez nous faire parvenir une copie d écran du message d erreur ou bien le courriel contenant le message d erreur. Veuillez noter que seuls les propriétaires de la liste peuvent nous demander des changements de paramètres. 3. Accès au système de listes Le système de listes de diffusion Sympa est accessible via une interface Web. Pour accéder au système de l'école Polytechnique, tapez l'adresse suivante: La page d accueil présente le répertoire des catégories de liste de distribution de l'école. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 4 sur 29

5 Seules les fonctions qui vous sont autorisées sont affichées dans chaque page. Cette interface est donc plus complète si vous vous identifiez (bouton ). Pour connaître les détails concernant l authentification, veuillez consulter le «Document explicatif de l'interface Web à l'intention des abonnés» disponible à l adresse : 4. Administration de base 4.1. Paramètres d une liste («Admin») L'interface pour les propriétaires («Admin») est similaire à celle des abonnés (voir le «Document explicatif de l'interface Web à l'intention des abonnés» à l adresse : Si vous êtes le ou la propriétaire d une liste, le bouton liste. s affichera à gauche du nom de la En cliquant sur le bouton centre de l écran, le menu d administration (Figure 1)., l interface est actualisée afin de faire apparaître, au Figure 1 - Menu d'administration Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 5 sur 29

6 La majorité des champs ne peuvent pas être modifié par le propriétaire de la liste Si les choix de l une de ces sections ne vous conviennent pas, vous devez faire une demande de changements en faisant parvenir un courriel à sisac@polymtl.ca. Vous pouvez utiliser soit le bouton dans le menu du haut ou le lien dans l encadré pour accéder aux options. Voici les options et leur utilité : Configurer la liste (Éditer la configuration de la liste) Ce lien offre plusieurs options de configuration. Certains paramètres auront déjà été déterminés par le maître des listes «Listmaster». Vous ne pourrez alors pas modifier vous-même les valeurs. Vous pourrez faire une demande de changement par courriel à l adresse si-sac@polymtl.ca. Il faudra indiquer la raison du changement. Les administrateurs du système évalueront alors votre demande et feront les changements ou expliqueront le refus Définition de la liste Pour confirmer la (les) modification(s), veuillez cliquer sur le bouton au bas de la page. Objet de la liste Ce paramètre indique le descriptif de la liste. Le format est libre et limité à une ligne. Visibilité de la liste Ce paramètre (Figure 2) indique si la liste doit être visible dans la liste des listes. Liste cachée sauf aux abonnés : liste cachée sauf aux abonnés de la liste; Cette liste est visible seulement pour les abonnés authentifiés Visible de l intranet : liste visible de l intranet Cette liste est visible seulement pour les utilisateurs authentifiés avec l adresse du Liste visible : liste visible pour tous; Liste cachée même aux abonnés : liste cachée même aux abonnés de la liste. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 6 sur 29

7 Figure 2 - Visibilité de la liste Par défaut, il est possible d ajouter trois propriétaires. La mise à jour permet d'augmenter ce nombre. La définition de modérateurs n'est pas suffisante pour rendre la liste modérée ; vous devrez également éditer le paramètre Qui peut diffuser des messages. Si la liste est modérée, n'importe quel modérateur peut valider ou rejeter un message sans l'approbation des autres modérateurs. Les messages qui ne sont ni diffusés, ni rejetés restent dans la file d'attente jusqu'à leur expiration. Propriétaire Zones de texte permettant de saisir certaines informations concernant le ou les propriétaire(s) de la liste (Figure 3). Les propriétaires sont les responsables de la gestion de la liste. Parmi les responsabilités des propriétaires, il y a : voir à la bonne utilisation de la liste, configurer la liste, voir à l abonnement et au désabonnement des membres. Vous devez définir au moins un propriétaire. Il est conseillé de nommer deux propriétaires afin de s assurer d une relève en cas d absence de l un d eux. Les droits et devoirs d un propriétaire sont décrits dans le document Règles d attribution et d utilisation des listes de distribution à l École Polytechnique à l adresse Web suivante : Veuillez noter que l information inscrite dans le champ Informations privées n est visible que par les propriétaires des listes. Figure 3 - Propriétaire Modérateurs Zones de texte permettant de saisir certaines informations concernant le ou les modérateur(s) de la liste (Figure 4). Une liste peut avoir ou non un ou des modérateur(s). Si la liste est modérée, les messages postés sur la liste seront d'abord adressés aux modérateurs qui pourront Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 7 sur 29

8 autoriser ou non la diffusion. Il est conseillé de nommer au moins deux modérateurs afin de s assurer d une relève en cas d absence de l un d eux. Attention! Selon l utilisation de la liste (nombre de messages par jour), la modération d une liste peut s'avérer fastidieuse. Le modérateur se doit de maintenir la liste «vivante». Figure 4 - Modérateur Catégorie de la liste Ce paramètre permet de classer les listes par catégorie. Veuillez indiquer la ou les catégorie(s) de l'annuaire des listes dans laquelle (lesquelles) cette liste sera classée. Ce paramètre permet d afficher les listes dans la bonne catégorie de la page d accueil de Sympa. Langue de liste Sympa permet de diffuser les messages de bienvenue et d information en différentes langues. Par défaut les listes sont configurées en français Diffusion/Réception Qui peut diffuser des messages Dans la plupart des cas, le droit de poster dans une liste est: réservé aux abonnés de cette liste avec ou sans modération; réservé aux adresses courriels dont le domaine et aux abonnés; de type «lettre d'information» issu uniquement des modérateurs. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 8 sur 29

9 Attention! L ajout de l option modération dans l envoi des messages peut entraîner des délais dans la livraison des messages car celle-ci doit être effectuée par une personne qui doit surveiller ses courriels. Adresse de réponse Ce paramètre défini qu elle sera l adresse de réponse pour les envois à cette liste. Valeur (valeur par défaut : expéditeur du message) Ce paramètre indique si le champ d'en-tête Répondre à des messages doit être positionné à l'expéditeur du message, à l'adresse de la liste, aux deux ou à une adresse arbitraire (définie par le paramètre Autre adresse ). Autre adresse Si le paramètre Valeur (ci-haut) est positionné à Autre adresse , ce paramètre permet d indiquer l'adresse courriel à utiliser. Marquage du sujet des messages Ce paramètre est optionnel. La chaîne de caractère spécifiée sera ajoutée au sujet des messages distribués dans la liste (destiné à aider les abonnés ne disposant pas d'outils de tri des messages entrants). Cette chaîne sera encadrée par les caractères [ ]. Il est d'usage d'indiquer ici le nom de la liste ou son abréviation Droits d accès Qui a accès aux informations sur la liste Toute personne peut demander de consulter la page d information d une liste abritée sur le serveur de listes SYMPA. Pour tous («open») : visible pour tous; Limité aux abonnés («private») : visible seulement aux abonnés. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 9 sur 29

10 Qui peut s'abonner Définit les conditions requises pour s'abonner à cette liste. Pour les listes de type «lettre d information», nous configurons cette option à auth_notify : l'abonnement est ouvert à tous, soumis à une authentification (ceci permet à la fois d'éviter d'accepter des abonnements avec une adresse de courriel invalide et de s assurer que personne ne peut être abonné à la liste à son insu) et par la suite le propriétaire de la liste sera averti par courriel du nouvel abonnement. Attention! Les listes générales de Polytechnique (Poly-) ne permettent pas l abonnement individuel. Puisque ces listes sont créées à partir des listes de chacune des unités, l abonné doit communiquer avec le responsable des listes de leur unité d attache afin de d ajouter son adresse courriel dans une liste générale de Polytechnique. Qui peut ajouter des abonnés Cette option permet de définir qui peut ajouter des abonnés. Par défaut, seul le propriétaire de la liste peut abonner un usager. Qui peut se désabonner Définit les conditions requises pour se désabonner de cette liste. Attention! Pour les listes de type «lettre d information», nous configurons cette option à «auth_notify» : le désabonnement est disponible pour les abonnés, avec confirmation, pour permettre à tout abonné désireux de quitter une liste de pouvoir le faire, en évitant qu'un tiers puisse désabonner quelqu'un à son insu. Le propriétaire de la liste sera aussi informé par courriel lorsqu'un abonné quittera la liste. Attention! Les listes générales de Polytechnique (Poly-) ne permettent pas le désabonnement individuel. Puisque ces listes sont créées à partir des listes de chacune des unités, l abonné doit communiquer avec le responsable des listes de leur unité d attache afin de supprimer son adresse courriel dans une liste générale de Polytechnique. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 10 sur 29

11 Qui peut supprimer des abonnés Ce paramètre définit qui est autorisé à supprimer des abonnés. Par défaut, seul le propriétaire de la liste peut désabonner un usager par courriel. Qui a accès à la liste des abonnés Permet de déterminer qui a le droit de consulter la liste des abonnés de cette liste de diffusion. Par défaut, seuls les abonnés ont le droit de consulter la liste des abonnés. Les choix possibles sont : Propriétaire «owner» : seul le(s) propriétaire(s) et le maître des listes «Listmaster» aura le droit de consulter la liste des abonnés; Les abonnés «private» : tous les abonnés de la liste auront le droit de consulter la liste des abonnés. Ne jamais utiliser cette option pour les listes de type Newsletter compte tenu que l on doit protéger la vie privée des abonnés. Voir aussi le document concernant la gestion des documents en partage à l adresse : si/service/listediffusion /index.php. Documents partagés Définit qui a le droit de consulter et de modifier les documents qui peuvent être mis en place dans un «espace documents» correspondant à cette liste de diffusion. Par défaut, le droit de consultation est limité aux abonnés et le droit d édition est limité au propriétaire du document. Dans ce cas-ci, les abonnés doivent s authentifier dans Sympa avant de pouvoir consulter un document. Selon la confidentialité des documents, il est parfois préférable de configurer le droit d accès aux documents partagés en mode Public. Ainsi, tous ceux qui recevront le lien vers un document pourront consulter le dit document sans avoir besoin de s authentifier. Ils pourront transmettre le message à d autres personnes qui ne sont pas abonnées à la liste et qui pourront consulter les documents publics. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 11 sur 29

12 Les archives Archives Web Sympa archive les messages transmis par les listes. Ce paramètre définit qui aura le droit de consulter les messages de la liste en utilisant l'interface Web du serveur. Si ce paramètre n'est pas défini, aucune archive Web ne sera créée. Si vous désirez que les messages soient archivés, veuillez indiquer qui aura le droit de consulter les archives. Les choix possibles sont : Fermé : l accès aux archives est impossible; Propriétaire de liste : les archives sont accessibles par le propriétaire seulement; Les abonnés seulement : les archives sont accessibles aux abonnés seulement; Public : les archives sont disponibles à tous; Les abonnés ou le domaine local : les archives sont accessibles aux abonnés et aux détenteurs d adresse courriel du domaine Listmaster : les archives sont accessibles par le gestionnaire du système de listes seulement. Par défaut, seuls les abonnés à une liste peuvent consulter les archives Web. Attention! Par défaut, les archives ne seront conservées que pour une période de 5 ans. Pour augmenter ce délai, veuillez faire parvenir votre demande à si-sac@polymtl.ca Gestion des erreurs Gestion des erreurs Indique le taux d'abonnés en erreur (adresses courriels invalides) à partir duquel le propriétaire de la liste recevra une notification de «taux d'erreurs important» l'invitant à supprimer de sa liste les abonnés en erreur. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 12 sur 29

13 Indique également le taux d'erreurs à partir duquel la distribution des messages de la liste sera automatiquement interrompue Définition des sources de données Inclusion d'une liste Indique si la liste est composée d une ou plusieurs autres listes de diffusion Personnaliser Cette option vous permet de personnaliser les messages de service et d autres fichiers/pages de la liste. Pour obtenir plus d informations concernant la modification de ces messages, ces fichiers ou ces pages, veuillez consulter l aide disponible via l onglet Aide. Si vous désirez apporter des modifications à ces messages vous devez faire parvenir par courriel à si-sac@polymtl.ca les changements désirés Gérer les abonnés Cette option vous permet d accéder à la liste des abonnés et d en faire la gestion. Par défaut, 25 abonnés sont affichés sur chaque page (Figure 5). Vous pouvez naviguer entre les pages au moyen des flèches de navigation ou choisir d'afficher davantage d'abonnés sur chaque page. Vous pouvez également trier les abonnés en fonction de différents critères en cliquant sur l'intitulé des colonnes correspondantes. Les champs pouvant être trié s affiche en rouge (ex. : ). Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 13 sur 29

14 Figure 5 - Gestion des abonnés Ajout d un ou de plusieurs abonnés Pour ajouter un abonné à la liste (Figure 5): veuillez inscrire l adresse courriel de l abonné dans l espace Ajouter un utilisateur; désactivez l option sans prévenir, si vous désirez que l abonné reçoive le message de bienvenue; cliquez sur le bouton Ajouter. Pour ajouter plusieurs abonnés lors d une seule transaction : veuillez cliquer sur le bouton Abonnements par lots (Figure 5); dans l espace réservé à cet effet, veuillez inscrire une adresse courriel par ligne (Figure 6); notez que le nom (Figure 6) est optionnel; Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 14 sur 29

15 Figure 6 - Abonnements par lots désactivez l option sans prévenir, si vous désirez que les abonnés reçoivent le message de bienvenue; cliquez sur le bouton Ajout d abonnés Rechercher un utilisateur Pour rechercher un abonné dans une liste, veuillez inscrire son adresse courriel ou son nom en tout ou en partie dans le champ Rechercher un utilisateur par et cliquez sur le bouton Recherche (Figure 7). Figure 7 - Rechercher un utilisateur par Désabonner une adresse courriel Pour désabonner un ou des membres de la liste, sélectionnez l adresse courriel de chaque abonné et cliquez sur le bouton Désabonner les adresses sélectionnées (Figure 8). Si vous désirez que les abonnés reçoivent le message de désabonnement, désactivez l option sans prévenir. Figure 8 - Désabonner un ou des utilisateur(s) Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 15 sur 29

16 Exportation Cette option ( des abonnés de la liste. ) permet d afficher dans le fureteur les adresses courriels Les adresses courriel sont affichées dans une page Web, une adresse par ligne. Seuls ceux qui ont accès à la liste des abonnés peuvent exporter la liste des abonnés. Vous pouvez copier-coller ces adresses dans un chiffrier Excel ou dans un document Word Liste noire Les opérations effectuées par les personnes listées dans la liste noire seront rejetées. Syntaxe : une seule adresse par ligne le caractère # définit un commentaire le caractère * correspond à un ensemble de caractères non définis. Exemple : "*@spammer-domain.com" correspond à n'importe quelle adresse de ce domaine Un seul caractère * est autorisé par ligne Gérer les archives Les archives contiennent tous les messages expédiés à la liste. Attention! Par défaut, les archives ne seront conservées que pour une période de 5 ans. Pour augmenter ce délai, veuillez faire parvenir votre demande à si-sac@polymtl.ca. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 16 sur 29

17 Consultation des messages archivés Figure 9 - Archives Les archives du mois courant apparaissent en tout premier lieu (Figure 9). Pour consulter les archives des mois précédents, veuillez sélectionner le mois de l année désiré. Les messages peuvent être classés par ordre chronologique ou par discussion (Figure 10). Figure 10 - Ordre de tri des messages contenus dans les archives Pour voir le contenu d un message, cliquez sur le lien correspondant au message Suppression des messages (mois par mois) À partir de la page Gestion des archives, vous pouvez supprimer des messages mois par mois. Pour cela, sélectionnez les mois qui vous intéressent dans la liste et cliquez sur le bouton Détruire les mois sélectionnés. Attention! Cette manipulation est irréversible. Lorsque vous cliquez sur Détruire les mois sélectionnés, gardez bien à l'esprit que vous ne supprimez pas simplement un fichier d'archives, mais bien toutes les archives de messages du mois sélectionné. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 17 sur 29

18 Suppression d un message à la fois Lors de la consultation du contenu d un message dans les archives, il est possible de marquer le message pour suppression. Il suffira de cliquer sur l option Marquer ce message pour suppression. Une demande de confirmation (Figure 11) apparaîtra lorsque vous marquerez le message pour suppression : Figure 11 - Confirmation de la suppression d'un message d'archive Attention! Le message sera détruit rapidement (quelques minutes). N'oubliez pas de rafraîchir la page concernée pour le vérifier Gestion des erreurs Lorsqu'il y a un problème avec les adresses courriel de certains abonnés (adresse qui n'existe plus, capacité de la boîte de réception atteinte, etc.) et que le message ne peut pas parvenir au destinataire, Sympa comptabilise cette adresse comme une erreur. Dès qu il y a au moins une adresse en erreur, Sympa affiche le taux d erreur dans le menu de gauche (Figure 12). Pour consulter les adresses en erreur, cliquez sur le lien Gestion des erreurs. Figure 12 - Taux d'erreurs Attention! Le propriétaire de la liste est alerté lorsqu'un message est diffusé et que le taux d'adresses en erreur dans la liste excède 30%. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 18 sur 29

19 Attention! Un nombre trop grand d'adresses en erreur cause une charge significative sur le serveur de listes. Avant de procéder à la suppression des adresses en erreur, il est préférable de vérifier le type d erreur lié à l adresse. Certaines erreurs sont persistantes (ex. : «Mailbox disabled, not accepting messages (5.2.1)» ou «Bad destination mailbox address (5.1.1)») et certaines sont temporaires (ex. : «Mailbox full (5.2.2)»). Il est recommandé de désabonner l adresse courriel lorsque l erreur est persistante. En ce qui concerne les adresses courriel dont l erreur semble temporaire, il est conseillé d annuler simplement l erreur Détails sur l erreur Pour obtenir plus de détails (statut) concernant l abonné dont l adresse courriel est en erreur, veuillez cliquer sur le lien de l adresse courriel (Figure 13). Dans ce cas-ci, on notera que l adresse courriel a été 2 fois en erreur et qu elle a probablement été désactivée et n accepte plus de messages. Figure 13 - Détails de l'erreur Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 19 sur 29

20 Pour obtenir plus de détails sur la dernière erreur, cliquez sur le lien «Dernière erreur». Attention! Avant de désactiver l adresse courriel vérifier les informations. Dans ce cas-ci, il y a une erreur dans l adresse. Il manque un c à patrik dans le champ . La correction de l adresse de l abonné (Mise à jour et sans prévenir) à partir de cette fenêtre et la suppression de l erreur corrigeront le problème Annuler les erreurs Pour faire en sorte que les adresses ne soient plus en erreur, sélectionnez ces adresses en cochant les cases situées au début de la ligne et cliquez sur le bouton «Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés» (Figure 14). Si l'erreur persiste, les adresses concernées seront de nouveau marquées en erreur lors du prochain envoi de message. Figure 14 - Gestion des abonnés en erreur Désabonner des abonnés dont l adresse demeure en erreur Vous pouvez aussi désabonner les abonnés dont les adresses ont une erreur persistante (Figure 15). Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 20 sur 29

21 Pour vous aider à prendre une décision, vous pouvez voir le nombre de fois que cette adresse a été en erreur, la date de la première erreur et de la dernière erreur. Pour désabonner des abonnés, sélectionnez leurs adresses en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton «Supprimer les adresses sélectionnées». Figure 15 - Désabonner des abonnés en erreur Gestion des journaux Vous pouvez consulter la liste des activités (Figure 16) qui ont été effectuées dans une liste de diffusion. Les actions possibles sont : changement des paramètres de la liste, ajout ou suppression des abonnés, envoi de message, gestion des erreurs, authentification, modifications des préférences utilisateurs et des documents. Ainsi si vous désirez consulter la liste des personnes qui ont consulté les documents partagés, il est possible de le faire. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 21 sur 29

22 Il faut d abord cliquer sur le lien Journaux du menu d administration de la liste. Ensuite, il faut sélectionner le type de recherche (1) et cliquer sur le bouton Voir (2). Il n est cependant pas possible de voir quel document a été consulté. Cependant, vous pouvez voir le dossier consulté (racine). Il est indiqué dans la colonne Paramètres. Figure 16 - Gestion des journaux Rappel : vous pouvez ajouter ou supprimer des modérateurs via le module d'administration de la liste. Pour cela, à partir de la page d'information de la liste, cliquez sur «Admin», puis sur «Configurer la liste», et enfin sur «Définition de la liste». 5. Modérer une liste («Modérer») Lorsqu'une liste est modérée, tous les messages doivent être approuvés par l'un des modérateurs avant d être diffusés sur la liste. Lorsqu'un abonné envoie un message à la liste, il reçoit un message de notification de la part de l'automate de gestion de listes Sympa, l'informant que son message va être modéré avant de pouvoir être diffusé (Figure 17). Figure 17 - Message à l'expéditeur Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 22 sur 29

23 Les modérateurs, quant à eux, reçoivent également un message de Sympa, contenant le message à modérer (Figure 18). Figure 18 - Message au modérateur Vous pouvez effectuer des tâches de modération soit par courriel, en répondant aux messages que vous adresse Sympa(Figure 18), soit via l'interface web du serveur de listes (Figure 19). Figure 19 - Module de modération Pour cela, il vous suffit d'aller dans le module d'administration de la liste et de cliquer sur «Message (x)» dans le menu de gauche (Figure 19). La page qui s'affiche contient tous les messages en attente de modération (les messages les plus Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 23 sur 29

24 récents sont en haut de la page). Pour consulter un message, cliquez sur son objet. Sélectionnez le message à modérer et l une des possibilités suivantes (Figure 19) : Vous avez trois possibilités de modération : distribuer le message sur la liste; rejeter le message sans notification; rejeter le message avec notification Message de rejet par défaut du serveur : lorsque vous rejetez un message, il est préférable de notifier son expéditeur... si ce n est pas un polluriel. Attention! Le rejet avec notification n'est disponible que via l'interface web du serveur de listes. Tous les modérateurs peuvent décider de diffuser ou non un message. Néanmoins, c'est le premier modérateur à intervenir sur le message qui emporte la décision. Si vous essayez d'intervenir sur un message qui a déjà été modéré, vous recevrez un message de Sympa vous informant que le message a déjà été traité («Aucune commande n'a été reconnue dans votre message.»). Si vous êtes plusieurs modérateurs, il est préférable de modérer les messages depuis l'interface web du serveur de listes : ainsi, vous verrez précisément quels messages restent à modérer. Quelles que soient la date et l'heure de la modération, la date et l'heure d'envoi du message ne changent pas. Si la diffusion du message est autorisée avec beaucoup de retard, il est donc possible de recevoir le 1 er janvier un message daté du 31 décembre. En cas de rejet avec notification, l'abonné qui avait envoyé le message rejeté reçoit un message de notification. Vous pouvez personnaliser ce message (voir point Personnalisation). Attention! Les messages non modérés seront supprimés après 15 jours. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 24 sur 29

25 6. Opérations critiques La liste des opérations critiques (Figure 20) apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton. Figure 20 - Opérations critiques 6.1. Supprimer la liste Permet de supprimer entièrement la liste actuelle. Cette option est disponible seulement si vous êtes un propriétaire. Attention! Seul le Maître des listes peut restaurer une liste. Si vous désirez rétablir une liste supprimée, veuillez faire parvenir une demande de restauration par courriel à l adresse : sisac@polymtl.ca Fermer l espace documents Permet de fermer l espace pour le partage de documents (voir le «Document explicatif de l'interface Web - Gestion de l espace documents» à l adresse : Lorsque l'espace est fermé, le bouton FERMER L ESPACE DOCUMENTS est remplacé par le bouton RESTAURER L'ESPACE DOCUMENTS. Attention! Si le bouton Restaurer l espace documents n apparaît pas, c est que le Maitre des listes à confirmer la suppression des espaces documents. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 25 sur 29

26 Attention! Il est préférable d'utiliser le partage des documents plutôt que l'envoi d'une pièce jointe, car ceci permet d'économiser de l'espace sur le serveur de courriels. Pour savoir comment ajouter des documents dans un espace documents, veuillez consulter le «Document explicatif de l'interface Web - Gestion de l espace documents» à l adresse : 7. Bonnes pratiques Pour que vos listes de diffusion soient dynamiques, vous devez être impliqué dans leur fonctionnement : une liste non contrôlée risque de partir à vau l'eau, de voir la qualité de ses messages se dégrader et de finalement s'éteindre... L'utilisation de la messagerie en général et pour les listes de diffusion répond à un ensemble de règles très précises et indispensables pour une communication harmonieuse : la «Nétiquette». En tant que propriétaire ou modérateur de liste, vous devez veiller à la faire respecter. Vous pourrez trouver les principes généraux de la Nétiquette ainsi que de nombreux liens sur la page de la Wikipédia consacrée à la Nétiquette. Il est conseillé de rédiger une charte d'utilisation pour votre liste, regroupant toutes les règles qui la régissent : sujets de conversation autorisés, tolérés et bannis ; règles de rédaction (par exemple pour spécifier les langues dans lesquelles les abonnés ont le droit d'écrire, pour interdire le «langage SMS», etc.) ; règles régissant l'envoi des messages (fréquence, ajout de pièces jointes, etc.) ; responsabilités des abonnés en matière de nétiquette ; droits et devoirs des abonnés ; information sur l'archivage des messages envoyés sur la liste ; informations légales et politique de confidentialité ; sanctions encourues en cas de non-respect de la charte d'utilisation de la liste ; etc. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 26 sur 29

27 Annexe 1 Paramètres nécessaires pour une demande de création de liste NOM DE LA LISTE Vous devez définir un nom (adresse courriel) sous lequel votre liste de diffusion sera connue. Ce nom doit être à la fois explicite et court (moins de 12 caractères.) Il doit contenir seulement des caractères minuscules et des chiffres. Veuillez remplacer les espaces par des tirets. Notez que le nom de la liste (adresse courriel) contiendra le sigle de votre unité administrative ou bien débutera par Poly. OBJET DE LA LISTE Veuillez donner en quelques mots (moins de 40 caractères) un commentaire définissant le sujet de discussion de cette liste. PROPRIÉTAIRE(S) DE LA LISTE (nom et adresse courriel) Les propriétaires sont les responsables de la gestion de la liste. Parmi les responsabilités des propriétaires, il y a : voir à la bonne utilisation de la liste, configurer la liste, voir à l abonnement et au désabonnement des membres. Vous devez définir au moins un propriétaire. Il est conseillé de nommer deux propriétaires afin de s assurer d une relève en cas d absence de l un d eux. Les droits et devoirs d un propriétaire sont décrits dans le document Règles d attribution et d utilisation des listes de distribution à l École Polytechnique à l adresse Web suivante : MODÉRATEUR(S) DE LA LISTE (nom et adresse courriel) Une liste peut avoir ou non un ou des modérateur(s). Si la liste est modérée, les messages postés sur la liste seront d'abord adressés aux modérateurs qui pourront Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 27 sur 29

28 autoriser ou non la diffusion. Il est conseillé de nommer au moins deux modérateurs afin de s assurer d une relève en cas d absence de l un d eux. Attention! Selon l utilisation de la liste (nombre de messages par jour), la modération d une liste peut s'avérer fastidieuse. Le modérateur se doit de maintenir la liste «vivante». QUI PEUT S'ABONNER (ouvert à tous/seulement le propriétaire) Définit les conditions requises pour s'abonner à cette liste. Principalement, l'abonnement peut être ouvert à tous (libre et soumis à autorisation du propriétaire de la liste) ou seul le propriétaire pourra ajouter des abonnés. QUI PEUT SE DÉSABONNER (ouvert à tous/seulement le propriétaire) Définit les conditions requises pour se désabonner à cette liste. Principalement, le désabonnement peut être ouvert à tous (libre et soumis à autorisation du propriétaire de la liste) ou seul le propriétaire pourra supprimer des abonnés. QUI PEUT DIFFUSER DES MESSAGES (seulement aux abonnés avec ou sans le propriétaire ou le modérateur) Dans la plupart des cas, le droit de poster dans une liste est: réservé aux abonnés de cette liste avec ou sans modération. Avec modération, le modérateur devra intervenir pour diffuser le message; réservé aux adresses courriels dont le domaine et aux abonnés. Un message provenant d une adresse sera expédié à la liste automatiquement après confirmation; de type «lettre d'information» issu uniquement des modérateurs. PARTAGE DE DOCUMENTS (oui/non) Définit si la liste à un espace de partage de documents. Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 28 sur 29

29 Annexe 2 Tables des illustrations Figure 1 - Menu d'administration... 5 Figure 2 - Visibilité de la liste... 7 Figure 3 - Propriétaire... 7 Figure 4 - Modérateur... 8 Figure 5 - Gestion des abonnés Figure 6 - Abonnements par lots Figure 7 - Rechercher un utilisateur par Figure 8 - Désabonner un ou des utilisateur(s) Figure 9 - Archives Figure 10 - Ordre de tri des messages contenus dans les archives Figure 11 - Confirmation de la suppression d'un message d'archive Figure 12 - Taux d'erreurs Figure 15 - Détails de l'erreur Figure 13 - Gestion des abonnés en erreur Figure 14 - Désabonner des abonnés en erreur Figure 16 - Gestion des journaux Figure 17 - Message à l'expéditeur Figure 18 - Message au modérateur Figure 19 - Module de modération Figure 20 - Opérations critiques Document pour gestionnaires - Sympa version Mai 2013 Page 29 sur 29