SYSTEME DE MANAGEMENT DE L OPERATION. Réf : date 15 juillet Maison des énergies à HERICOURT

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1 MAISON DES ENEGIES SYSTEME DE MANAGEMENT DE L OEATION éf : date 15 juillet 2011 Maison des énergies à HEICOUT égion Franche Comté 4 Square Castan BESANCON CEDEX AGENCE SOCOTEC Assistance Maitrise d Ouvrage et Gestion des atrimoines Immobiliers 1 rue Louis de Broglie DIJON Tél Sylvain.castillon@socotec.fr

2 Maison des Energies - Héricourt 1. Introduction Description de l opération Organigramme général de l opération Engagement du maitre d ouvrage Stratégie environnementale du maitre d ouvrage Engagement pour l opération lanning de l opération esponsabilités et autorités Objectifs Modalités de fonctionnement Autres intervenants Contrats à venir Critères de choix des intervenants Evaluation et suivi de la QEB Objectifs Modalités de fonctionnement hase «rogramme» hase «Conception» hase «éalisation» éférentiels Moyens rocessus de gestions des corrections et des actions correctives Objectifs Modalités de fonctionnement Communication Maîtrise des documents Identification des documents Approbation des documents Diffusion du 15 juillet 2011 age 2 sur 18

3 Maison des Energies - Héricourt 1. INTODUCTION Le présent document décrit le Système de Management de l Opération depuis la prise de décision de faire certifier l opération jusqu à la phase de retour d expérience. Ce document s applique à l ensemble des intervenants quelle que soit la phase d avancement. 2. Description de l opération résentation du projet Le 26 juin 2009, le Conseil régional de Franche-Comté a voté la création de la régie régionale «ôle énergie Franche-Comté». Ce projet, inscrit au Contrat de projets Etat-égion , réunit différents partenaires : l ADEME, la Communauté de communes du ays d Héricourt, la Ville d Héricourt et le Lycée Louis Aragon d Héricourt Le lycée Aragon abrite actuellement les activités du ôle énergie. Il est bâti sur une parcelle de terrain située rue aul Vinot à Héricourt. Cette parcelle comporte un délaissé en son angle nord est sur lequel la égion Franche Comté a décidé de bâtir la maison des énergies. La parcelle de terrain sera ensuite redécoupée en fonction des bâtiments implantés sur le site. Le bâtiment projeté doit abriter des activités de conseils, conférences, expositions et les locaux tertiaires liés à cette activité. Un concours d architecture a été lancé sur ce projet et l agence IXO Architectes à Sélestat en est lauréate. Le présent document est établi à ce stade, la phase esquisse étant achevée. La égion Franche Comté a confié à SOCOTEC une mission d Assistance à la Maitrise d Ouvrage (AMO) pour l accompagner dans cette démarche et assurer le management environnemental de l opération. du 15 juillet 2011 age 3 sur 18

4 Maison des Energies - Héricourt 3. Organigramme général de l opération Mandataire SOCAD VESOUL Assistance Maîtrise Ouvrage SOCOTEC Sylvain CASTILLON Entreprises (non désignées) Maitrise d œuvre IXO Architecture, AIC Ingénierie (structure) BET Bellucci (fluides) GEST ENEGIE (basse énergie) CHOLLEY (Economie) Liens contractuels Liens non contractuels du 15 juillet 2011 age 4 sur 18

5 Maison des Energies - Héricourt 4. Engagement du maitre d ouvrage 4.1 Stratégie environnementale du maitre d ouvrage Bien avant le Grenelle de l Environnement, le Conseil égional de Franche Comté a choisi de s impliquer dans une démarche environnementale vertueuse. Ainsi, les politiques régionales marquent l'environnement franc-comtois de l'empreinte du développement durable. Création des réserves naturelles régionales, qualité des eaux et des milieux : la égion montre la marche à suivre. Cette démarche fait l objet d actions et de publications documentaires et sur le site internet de la égion Afin d entrer en cohérence avec cet engagement, la égion Franche Comté a décidé de rechercher une certification NF bâtiments tertiaires associé a un label BBC Energie et a utiliser pour cette opération la marque HQE. Les documents attestant de cet engagement du maitre d ouvrage seront annexés au présent document dès leur mise à disposition par le maitre d ouvrage. 4.2 Engagement pour l opération Le profil environnemental est encore provisoire à la date d élaboration du présent document. Il résulte de la volonté du maitre d ouvrage de réaliser un ouvrage respectant un certain nombre de caractéristiques environnementales et de faire reconnaître la qualité environnementale de son ouvrage par une certification «NF Bâtiments Tertiaires Certification BBC». our atteindre ce but, le maitre d ouvrage souhaite mettre en œuvre une démarche basée de certification HQE. Le maitre d ouvrage comme son mandataire s engagent à mettre en œuvre les dispositions permettant d atteindre les cibles et sous-cibles présentées ci-dessous. Cet engagement se traduit par : - une communication régulière à l ensemble des acteurs du projet sur l importance qu il donne à l atteinte des objectifs environnementaux ; - la sélection d une équipe de maîtrise d œuvre et d entreprises capables de réaliser ces objectifs ; - la mise en place de compétences spécifiques pour manager la construction durable à savoir une assistance à maîtrise d ouvrage ; - des revues de projet qui permettent d évaluer l état de conformité des opérations au regard du profil visé ; - la mise en place d actions correctives en cas de non atteinte des objectifs initialement fixés ; du 15 juillet 2011 age 5 sur 18

6 Maison des Energies - Héricourt 5. lanning de l opération Le planning de l opération est en cours de rédaction par le maitre d œuvre de l opération. 6. ESONSABILITES ET AUTOITES 6.1 Objectifs De manière à garantir l atteinte de la certification NF Bâtiments Tertiaires BBC Effinergie et HQE. qu il s est fixé, le maitre d ouvrage a défini la répartition des responsabilités et autorités de tous les intervenants, quelle que soit la phase de l opération. Cette répartition est incluse dans le document de planification (voir 4) et précise qui est responsable, qui participe, qui est informé, qui fait quoi, etc. Ce document de répartition des responsabilités et autorités est transmis à chaque intervenant, soit dans le cadre des exigences de son contrat, soit postérieurement lors de réunions de mises au point et/ou de suivi. 6.2 Modalités de fonctionnement Monsieur Gilbert CANILLOT, chargé d opération de la SOCAD mandataire, est le représentant de la Maîtrise de l ouvrage sur la présente opération. Le maitre d ouvrage a choisi volontairement de faire certifier son ouvrage conformément aux exigences du référentiel «NF Bâtiments Tertiaires BBC Effinergie». et HQE our ce faire, le maitre d ouvrage a décidé de se faire accompagner dans ce processus par un Assistant et a désigné SOCOTEC. Les responsabilités L AMO HQE a la responsabilité : d informer, de former, de partager son retour d expérience à l ensemble des intervenants de l opération sur la démarche de certification BBC Effinergie ; de réaliser l analyse du site ; d établir et de tenir à jour le SMO au fur et à mesure de l évolution du projet ; de définir le profil environnemental de l opération en fonction de la stratégie environnementale globale du Maître d Ouvrage, des enjeux environnementaux choisis par le Maître d Ouvrage pour l opération, des résultats de l analyse du site et des besoins et attentes de l utilisateur. du 15 juillet 2011 age 6 sur 18

7 Maison des Energies - Héricourt de préciser le détail des sous cibles que la s engage à respecter ; d établir les exigences issues du profil environnemental retenu ; de réaliser l évaluation de la Qualité Environnementale du Bâtiment avant les différents audits ; de présenter et commenter l évaluation de la QEB lors des audits ; d établir, de suivre, et de clore les fiches d actions correctives en réponse aux écarts éventuels détectés lors des audits ; d identifier toute dérive d application du SMO et de non atteinte de la certification BBC, d en informer le Maître d Ouvrage et de proposer les actions de correction correspondantes ; d effectuer le suivi de la mise en place des actions de correction. Il a autorité pour demander à tous les intervenants de fournir les preuves du respect des exigences liées au choix des cibles qui les concernent en cours de déroulement de l opération, en phase d établissement de l évaluation de la QEB et lors des audits de certification. Chargé d opération, mandataire du maitre d ouvrage.est garant de la conformité de l ouvrage au niveau qualité, environnement, coût et délai articipe à toutes les actions liées à la certification BBC Effinergie Valide les corrections et les actions correctives proposées par l AMO en cas de non atteinte de la QEB articipe aux réunions et informe, par ce biais, les parties prenantes du niveau de respect de leurs exigences environnementales et du niveau d atteinte des exigences liées au respect du profil QEB 6.3 Autres intervenants Un programmiste est intervenu en phase concours pour cette opération 6.4 Contrats à venir Les principaux autres contrats que la passera pour cette opération sont : Des contrats en entreprises séparées du 15 juillet 2011 age 7 sur 18

8 Maison des Energies - Héricourt 7. CITEES DE CHOIX DES INTEVENANTS Le Maître d Ouvrage utilise les critères suivants pour le choix des intervenants : Assistance à HQE : notoriété, expérience des affaires passées, références dans le domaine de la HQE. Contrôle technique : notoriété, proximité expérience des affaires similaires passées, SS : notoriété, proximité expérience des affaires similaires passées, Entreprise : expérience dans le domaine environnemental, Assurance qualité BE Ingénierie et architecture Expérience reconnue dans le domaine environnemental, Assurance qualité 8. EVALUATION ET SUIVI DE LA QEB 8.1 Objectifs La QEB est évaluée pour : garantir l atteinte des objectifs, certification BBC du bâtiment identifier les dérives éventuelles et permettre leur correction, fédérer l ensemble des acteurs et intervenants autour de la démarche et de la qualité environnementale de l ouvrage, enregistrer les dispositions mises en œuvre tant sur le plan organisationnel que sur le plan technique pour en permettre la capitalisation ultérieure, apporter la preuve du suivi effectif démontrant la maîtrise de la réalisation de l opération. du 15 juillet 2011 age 8 sur 18

9 Maison des Energies - Héricourt 8.2 Modalités de fonctionnement L évaluation de la QEB est tenue à jour régulièrement par l AMO HQE en fonctions des données reçues. Toute dérive identifiée génère une alerte et selon le risque une fiche d action corrective. Une revue complète est réalisée en fin de la phase de «rogrammation», de «Conception» et de «éalisation». du 15 juillet 2011 age 9 sur 18

10 Maison des Energies - Héricourt 8.3 hase «rogramme» Les logigrammes ci-dessous présentent les actions de contrôle, de suivi, de revue et d évaluation sur chaque phase. Besoins - Attentes du MOA en matière environnementale Analyse du site DOCUMENTS MOA AMO Archi Tableau choix apport analyse site Contrôle technique Entreprise églementations applicables Enveloppe financière rofil de QEB et formation des intervenants Compte-rendu Diaporama Engagement Diffusion aux intervenants Engagement et mail de diffusion Etablissement du programme rogramme Dépôt du dossier C Evaluation de la QEB Tableau QEB Demande d action ou de document OK réparation audit rocédure correction et action corrective Fiche action OK Audit apport d audit Auditeur Actions correctives suite à audit Fiche écart renseignée du 15 juillet 2011 age 10 sur 18

11 GA HEICOUT OM OTION MAISON DES ENEGIES AMO ENVIONNEMENTAL 8.4 hase «Conception» ETABLISSEMENT DU OJET Autocontrôle DOCUMENTS MO AMO MOE CT / SS Entreprise lans, coupes, façades, descriptifs, etc. Contrôle technique OK Suivi vérification OK Suivi revues vérification OK rocédure correction et action corrective Echanges entre M d Ouvrage et M d œuvre Compte-rendu Documents mail Elaboration de la QEB Conception réparation audit CETIVEA réparation audit rocédure correction et action corrective Fiche action OK Audit apport d audit Auditeur Actions correctives suite à audit Fiche écart renseignée Indice 1 du 26 avril 2010 age 11 sur 18

12 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté En phase «Conception» l ensemble de la Maîtrise d œuvre réalise ses études et produits des documents (plans, notes, AS, AD, O/DCE, C). Lors de cette phase co-existent plusieurs niveaux de contrôle : Maîtrise d œuvreè autocontrôle Maîtrise d ouvrage AMO HQE Contrôle technique SS è lecture et suivi du projet è destinataire de toutes les informations à suivi des dispositions HQE et BBC è Évaluation de la QEB è réparation audit de certification è Suivi audit de certification è Actions correctives è conformité réglementaire et technique è aspects sécuritaires L AMO HQE fait évoluer régulièrement la QEB en fonction des informations transmises par les autres intervenants. En cas de dérive, il applique les dispositions de la procédure de correction et d action corrective. 8.5 hase «éalisation» En phase «éalisation», les niveaux de contrôles de la phase «Conception» se renforcent par les autocontrôles des entreprises et les validations de support aux interfaces. Le Maître d œuvre passe de l autocontrôle (phase «Conception») au contrôle des ouvrages exécutés par sondage. Les autres intervenants réalisent leurs contrôles et suivi à l identique de la phase «Conception». Seuls les degrés de détail diffèrent. age 12 sur 18

13 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté 8.6 éférentiels Le éférentiel Technique de Certification (version décembre 2008) : partie II : Système de Management d Opération (SMO) partie III : Qualité Environnementale du Bâtiment (QEB). Les normes et autres textes réglementaires d application internationale, européenne, nationale, départementale ou locale (OS). Les documents constituants la commande du Maître de l ouvrage pour la phase «rogramme» (programme). rofil visé. Les pièces constituant le projet pour la phase «Conception» (Esquisse, AS, AD, O/DCE, C, notes, ) et notamment les «pièces marchés». Les autres pièces écrites constituants le projet pour la phase «éalisation» : planning, autocontrôle, OC, réception des ouvrages, liste des réserves, levée des réserves, DOE, DIUO. 8.7 Les moyens Les principaux moyens de contrôle : Les réunions mises en œuvre sur le projet : éunion de coordination MO / MOE, éunion interne à la MOE (Architecturale et Technique), L évaluation de la QEB réalisée pour les phases «rogramme», «Conception» et «éalisation», Vérification opportuniste : Contrôle réalisé par la Maîtrise d œuvre de Conception Architecturale, la Maîtrise d œuvre de Conception Technique, la Maîtrise de l ouvrage, l AMO HQE age 13 sur 18

14 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté 9. rocessus de gestion des corrections et des actions correctives 9.1 Objectifs Identifier les dérives au niveau du SMO et du respect des exigences environnementales (QEB par rapport au profil visé). Organiser la traçabilité et la remontée d information concernant ces dérives. Enregistrer les solutions proposées. Suivre l efficacité des solutions par une deuxième vérification. Mettre en place des actions correctives pour éviter la réapparition des dérives. our ce faire, chaque intervenant, dans le cadre de ses autocontrôles ou contrôles, doit remonter tous les dysfonctionnements au Maître d Ouvrage et à l Assistant Maître d Ouvrage HQE. our permettre cette remontée d information, les intervenants ont reçu la communication suffisante pour détecter les dérives. Les réunions de chantier constituent le principal vecteur d information et de suivi. L AMO est chargé d examiner le dysfonctionnement ou la dérive et d en évaluer la criticité. Est jugée critique toute dérive remettant en cause le profil environnemental défini en amont (impact cible et sous-cibles). Toute dérive critique fait l objet d un enregistrement sur une fiche d action corrective AMO HQE Est jugée mineure toute dérive ne remettant pas en cause le profil environnemental. L AMO HQE tient à jour un tableau de suivi des actions correctives AMO HQE age 14 sur 18

15 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté 9.2 MODALITES DE FONCTIONNEMENT Tout intervenant Identification d une dérive Tout intervenant Information (au minimum) de la Maîtrise d œuvre et de l AMO HQE 1. Compterendu de chantier AMO HQE Enregistrement et évaluation de la Fiche d action corrective ABANDON Dérive critique par rapport au profil visé 2. Fiche de dérive OUI AMO HQE Maîtrise d œuvre Intervenant concerné Identification de la cause roposition de correction Fiche de dérive roposition de correction acceptée Fiche de dérive Intervenant concerné OUI OUI Mise en œuvre de la correction Fiche d action corrective Compte-rendu de réunion de chantier AMO HQE Mise à jour de la QEB AMO HQE roposition d action corrective Fiche d action corrective roposition acceptée Fiche d action corrective OUI AMO HQE Versement au dossier Bilan d Opération Actualisation tableau de suivi des actions correctives age 15 sur 18

16 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté 10. COMMUNICATION La garantie de l obtention de la certification BBC choisies par le Maître d Ouvrage nécessite la participation et l implication de tous les intervenants. Cette implication ne peut être efficace en l absence d un minimum d information et de connaissance de la démarche et des objectifs. our ce faire, la a choisi de communiquer selon les modalités suivantes : Intervenants en phase rogramme et Conception : Sensibilisation à la HQE. Entreprise (et sous-traitants) : résentation et commentaires de la Charte Chantier Vert. age 16 sur 18

17 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté 11. MAITISE DES DOCUMENTS 11.1 Identification des documents Chaque intervenant qui émet des documents tient à jour sa liste de documents en indiquant l indice et le statut en vigueur Les systèmes de cotation des documents sont ceux qui ont été mis en place de manière interne par chaque entité lors de l élaboration de son système d assurance qualité Approbation des documents L approbation des documents s effectue selon les circuits prédéfinis dans les contrats des intervenants et de la manière suivante pour les documents liés au SMO : SMO rofil environnemental Compte rendu de revue Evaluation de la QEB Fiche d action corrective Charte Chantier Vert Bilan environnemental Notice d exploitation 11.3 Diffusion Chaque intervenant diffuse les documents directement aux intéressés avec copie au maitre d ouvrage Chaque intervenant est le garant de la conservation d un exemplaire de chaque indice des documents pendant toute la durée de l opération jusqu au quitus. age 17 sur 18

18 Maison des Energies à HEICOUT Conseil égional de Franche Comté 11.4 lanning MIS A JOU LE : 26/04/2010 Version 1 MAISON DES ENEGIES lanification du suivi environnemental OGAMMATION éunion de lancement Visite du site Information du maitre d'ouvrage sur les enjeux liés à la performance énergétique Analyse de site environnementale MOA AMO HQE Architecte BET fluides BET structure BET économiste entreprises SOCOTEC éunion programme environnemental Mise au point du programme environnemental Diffusion des documents programme CHOIX DU MAITE D'OEUVE Analyse des candidatures Audition des équipes Choix de l'équipe du concepteur CONCETION résentation du projet, du programme et du CC énergétiques et environnementales evue de projet ESQ Etude de faisabilité énergétique evue de projet AS résentation du projet analyse AMO HQE Validation de l'as evue de projet AD Validation AD avec STD de l'amo evue de projet O Elaboration de la Charte Chantier ropre et des critères de sélection des entreprises electure des DCE CHANTIE éunion de préparation de chantier spécifique HQE éception des travaux Bilan environnemental de l'opération Sylvain CASTILLON 15 juillet age 18 sur 18