La dématérialisation au sein des collectivités locales Nouan le Fuzelier 22/09/2016

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1 La dématérialisation au sein des collectivités locales Nouan le Fuzelier 22/09/2016

2 La dématérialisation

3 Introduction Suite au passage au PESv2 de l'ensemble des collectivités locales (reste à faire EPS/OPH), nous estimons à 70 % le taux de collectivités qui dématérialisent leurs pièces justificatives. 97 % des postes comptables gèrent des pièces justificatives dématérialisées. Se déploient alors : La dématérialisation des bordereaux (50 % des collectivités signent électroniquement les bordereaux) La signature électronique des comptes de gestion La dématérialisation des documents budgétaires (via un flux PEsv2 et l'évolution de CGD-D) Et avec comme corollaire l'archivage et la gestion des documents dématérialisés Mais avant tout gérer la facturation électronique

4 Plan La facturation électronique Rappel de l'obligation et de son périmètre Le fonctionnement de Chorus Pro La collectivité dans Chorus Pro Chorus Pro Pratique : aujourd'hui et à compter de 2017 Les impacts sur la dématérialisation La signature électronique Le PES ASAP

5 La facturation électronique : quand, où, qui?

6 L'évolution du contexte réglementaire

7 Une nouvelle étape pour le secteur public

8 Le périmètre de l'obligation réglementaire

9 Éléments de volumétrie

10 Les gains attendus

11 Chorus Pro : son fonctionnement

12 Chorus Portail Pro Un portail, accessible depuis internet, mis à disposition gratuitement. Il permet le dépôt ou la saisie d'une facture sous forme électronique, sa transmission, sa réception, son suivi. Il permet d'échanger entre partenaires (collectivités et fournisseurs) par le biais de sollicitations. En partant d'une solution existante, Chorus Facture En garantissant l'unicité de la solution En permettant une évolution facile des formats et des flux

13 Ce qui sera déposé sur CPro

14 Ce qui sera déposé sur CPro

15 Ce qui sera déposé sur CPro Même si le marché initial est antérieur à l'ouverture de la solution Chorus Pro, le nouveau circuit s'appliquera aux factures ou demandes d'acomptes émis à compter du 1er janvier 2017.

16 Ce qui sera déposé sur CPro Les factures des entités publiques Dès lors qu il manifeste l'exécution d'un contrat en cours et qu il résulte de la fourniture d'un bien ou d'un service, l avis des sommes à payer (ASAP) émis par une collectivité locale ou un établissement public à l'encontre d'une autre entité publique est concerné par l obligation de dématérialisation à compter du 1er janvier Le support de cette dématérialisation sera le PES-Facture-ASAP. L émission de documents de facturation par les entités raccordées à Hélios s appuiera sur : - l envoi d un flux PES-Facture-ASAP à Hélios ; - l envoi dématérialisé à CPro, par le comptable assignataire de la collectivité, après prise en charge du titre correspondant à l'asap.

17 Comment seront déposés et récupérés ces documents?

18 Comment seront déposés et récupérés ces documents?

19 L'UCP L Utilitaire Chorus Pro (UCP) permettra de déposer et/ou de récupérer des factures de manière automatique. Au démarrage de Chorus Pro : il répond au besoin de récupérer automatiquement les factures dans un SI en bénéficiant (peut être pour une phase de transition) d un outil capable de communiquer simplement avec Chorus Pro. Les échanges avec «Chorus Pro» sont sécurisés et tracés UCP est un outil autonome simple à déployer, fonctionnant sous plusieurs environnements (Windows, Linux,...). Le seul prérequis est de disposer d une machine virtuelle Java 1.7 et d un certificat. Disponible sur le site ; rubrique Documentation-Utilitaire

20 Le principe de Cpro : Le format pivot La mise en place d échanges sur la base d un format «pivot» afin de faciliter l intégration avec les SI des entités publiques, permet ainsi le développement de modules de rapprochement de factures, gestion du service fait, liquidation. Ce format pivot reposant sur la structuration syntaxique du Protocole d Echange Standard (PES). Le flux pivot contient : - les données permettant la création d un mandat (données relatives à l en-tête et au pied de facture, ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées) ; - la facture sous forme de pièce jointe (format selon le mode de créationtransmission) ; - et, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires.

21 Les contrôles de CPro

22 Le cycle de vie de la facture

23 Ce que je pourrais faire Les récepteurs de factures pourront : consulter / télécharger les dossiers de facturation qui leur sont adressés (factures et PJ associées), mettre à jour les statuts liés au traitement des factures, et notamment informer les émetteurs en cas de rejet ou de suspension, rechercher une facture reçue ou archivée pendant 10 ans via un formulaire de recherche multicritères, déposer des factures dans le cas où l entité du secteur public local émet des ASAP (via l espace «mes factures émises»), traiter les sollicitations de leurs fournisseurs (via l espace «mes sollicitations reçues»), gérer les comptes et les habilitations des utilisateurs (via l espace «mes utilisateurs et structures»), solliciter l assistance (via l espace «mes sollicitations émises»)

24 Ce que pourra faire mon fournisseur l identification et vérification des informations de l émetteur et la gestion des comptes, des habilitations utilisateurs, le dépôt (PDF et XML), la saisie de factures, dont la prise en charge des cas de facturation spécifiques (sous-traitance, cotraitance et factures de travaux). Des contrôles associés au dépôt et à la saisie sont effectués par la solution mutualisée-cpro, l archivage des factures (pendant 10 ans), la consultation des factures (en cours de traitement ou déjà traitées) via un outil de recherche, le suivi du traitement de la facture, la notification de l avancement du traitement des factures, l adjonction de pièces jointes après soumission de la facture et sur sollicitation du destinataire de la facture, la validation de factures (exemple : validation d une facture d un sous-traitant), l assistance utilisateur.

25 La collectivité et Chorus Pro

26 Rappel de l'échéance A compter du 1er janvier 2017, un certain nombre de factures n'arriveront plus sous format papier. En plus des fournisseurs soumis à l'obligation de transmission de facture électronique, il y a déjà tous ceux qui dématérialisent pour l'etat et les entreprises qui devanceront le calendrier. A minima, ce sera 25 % des factures reçues par une collectivité qui sera déposé sur CPP dès Il faut donc se préparer à cette échéance.

27 Identifier les impacts / Choisir son mode de raccordement Quel est / Quels sont le(s) point(s) d'entrée des factures dans ma collectivité? Un point «facturier» qui distribue les factures ou chaque service reçoit ses propres factures? Qui a besoin de recevoir la facture? CPro est le point d'entrée unique pour les fournisseurs. Pour la collectivité : la gestion des factures électroniques dépend des modes de raccordement de son logiciel avec Cpro Logiciel non connecté (Portail / UCP) / Logiciel connecté (API/EDI) et des choix de paramétrage de Cpro.

28 Choisir son raccordement à CPP

29 Choisir les informations nécessaires à la bonne gestion des factures Chaque collectivité (chaque budget) pourra exiger, selon son mode de fonctionnement, la présence d'informations complémentaires dans la facture : Le code service : routage de la facture à un des services créés par la collectivité Le numéro d'engagement : rendre obligatoire la saisie d une référence d engagement. Celle -ci peut être un N de marché, N de contrat, N de bon de commande Ce paramètre peut être aussi défini au niveau du service. Dès lors, pour une structure contenant plusieurs services, le contrôle sur les factures émises par les services sera différent. Une des 2 informations : le fournisseur devra mentionner au moins soit un code service soit un numéro d'engagement

30 Qu'est-ce qu'un code service?

31 Qu'est-ce qu'un code engagement?

32 Choisir les informations nécessaires à la bonne gestion des factures Si demander la présence de ces 2 informations peut paraître rassurant, il faut que cela soit nécessaire à la collectivité : Si le fournisseur ne complète pas la facture des informations demandées, la facture est rejetée par CPro. Si la collectivité exige ces informations, il faut qu'elle les transmette à son fournisseur, très visiblement. Il faudra alors modifier par exemple les bons de commande pour faire apparaître ces mentions obligatoires. Des procédures de traitement doivent exister en cas d'erreur (balises valorisées mais erronées).

33 L'annuaire des OPL Déterminé, à partir d un SIRET si les factures relèvent de la solution mutualiséecpp 2017, il permettra d obtenir en retour, pour ce destinataire: la raison sociale et les coordonnées du destinataire, Précisera : - le caractère obligatoire de la mention sur chaque facture du code service et / ou de l engagement, - les statuts qui seront envoyés par le destinataire dans le cadre du cycle de vie. Les collectivités auront également accès en mode recherche à un annuaire des entreprises leur permettant de vérifier si celles ci sont soumises, selon leur taille, à l'obligation de déposer sur CPP ou non.

34 L'identification de la structure publique Un service sera créé automatiquement pour chaque structure : «FACTURES_PUBLIQUES» qui permettra la réception d'asap (service par défaut, sans n d'engagement obligatoire)

35 L'accès par les OPL Les entités publiques pourront accéder à la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP. Elles pourront utiliser leurs identifiants/mots de passe déjà délivrés par la DGFiP ou en solliciter de nouveau. L administrateur de l entité pourra habiliter en ligne les utilisateurs de l entité pour définir les espaces et le périmètre des factures accessibles Un utilisateur peut être habilité sur plusieurs entités publiques. Attention : toutes les personnes habilitées à Hélios seront habilitées à Chorus, la première personne à se connecter sera Gestionnaire principal.

36 Les différents profils

37 Chorus Pro : en pratique maintenant et en 2017 Nous allons voir que quel que soit le mode d'accès à Chorus Pro choisi par la collectivité pour la réception des factures, chaque agent pourra être amené à se connecter en mode «manuel» (mode dit portail). Nous rappellerons les rôles des différents profils d'utilisateurs Nous détaillerons les vérifications et paramétrages à effectuer lors de la première connexion du gestionnaire principal et de l'utilisateur Nous montrerons le traitement d'une facture sur le portail Chorus Pro

38 Le portail Chorus Pro Les habilitations/profils Rappel du calendrier Connexion via le Portail Internet de la Gestion Publique

39 La connexion au Portail Chorus Pro : Pourquoi Il faut distinguer les différentes actions possibles dans Chorus Pro : Celles relatives à la facturation électronique : récupération des factures, remontée des statuts,... Elles peuvent se réaliser selon les 3 modes de connexion. Celles relatives aux paramétrages et à la gestion des comptes utilisateurs et celles relatives aux sollicitations reçues des fournisseurs Ces dernières ne peuvent se faire qu'en mode Portail et demandent donc une connexion manuelle.

40 La connexion au Portail Chorus Pro : les habilitations Les agents de la collectivité habilités à la consultation Hélios ont reçu un mail de notification de leur habilitation à Chorus Pro en tant que Gestionnaire Principal. Le premier qui s'est connecté s'est vu attribuer le rôle de Gestionnaire Principal, qu'il conservera ou transférera à un autre agent Les suivants, par défaut gestionnaire secondaire, conserveront ce profil ou seront habilités en tant qu'utilisateurs par le GP. Les agents non habilités automatiquement, ou les agents qui seront dans le futur amenés à devoir accéder à Cpro devront être créés (dans Aspasie) et habilités (dans Madrhas) par le comptable.

41 La connexion au Portail Chorus Pro : Les habilitations Une habilitation peut être donnée sur une ou plusieurs fiches structures (budgets), par défaut, les agents seront habilités sur les budgets pour lesquels ils sont habilités Hélios. Une habilitation sur une structure peut être limitée à certains services si ceux ci ont été créés pour la structure et à certains espaces (espace : factures reçues, factures de travaux reçues, sollicitations reçues,...)

42 Chorus Pro : le calendrier Le calendrier : Du 01/09/16 au 15/09/2016 : habilitation des collectivités locales : tous les agents ayant une habilitation Hélios. Du 26/09/2016 au 30/10/2016 : Connexion à Cpro par un agent (Gestionnaire Principal) pour contrôle et paramétrage. Ensuite et jusqu'au 31/12/2016 : connexion des gestionnaires secondaires et des utilisateurs pour vérification de leur profil 01/01/2017 : ETRE PRÊT

43 La connexion en mode Portail via le PIGP

44 Le portail Chorus Pro Le rôle du Gestionnaire Principal Ce qui doit être fait avant le 30 octobre Les actions après le 1er janvier 2017

45 Identification de la structure Vérifier et compléter les données initialisées automatiquement (raison sociale, adresse, ville, SIRET...) Ajout du champ «libellé» (qui permet d'apporter des précisions aux fournisseurs sur le SIRET)

46 Paramétrage de la structure Saisie des paramétrages liés à la structure relatif aux renseignements devant être mentionnés dans la facture (numéro d'engagement, code service). Le statut de «mise en paiement» sera coché car remonté au fournisseur par le comptable. Création des services (facultatif) et éventuellement paramétrage spécifique sur le numéro d'engagement

47 Les agents habilités à la structure Vérification des agents habilités, modifier leur profil, modifier leur rattachement (notamment en cas de création de service si vous souhaitez un accès qu'à certains services)

48 Les activités du gestionnaire Ensuite, le gestionnaire principal accédera aux demandes d'habilitations à des structures ou services par le menu dédié

49 Le portail Chorus Pro Les autres utilisateurs Vérifications et paramétrages du compte

50 1ère connexion : les vérifications à faire

51 1ère connexion : les vérifications et choix à faire

52 1ère connexion : les vérifications et choix à faire Ces options (choix de recevoir ou pas les notifications, le rattachement aux structures) sont bien sûr modifiables à tout moment en accédant à l'écran des éléments spécifiques du compte de l'utilisateur.

53 Le portail Chorus Pro Le traitement d'une facture en mode Portail

54 L'écran d'accueil et l'accès aux factures Dès le second accès, vous arriverez sur la page d'accueil, vous y trouverez les informations sur les dernières factures arrivées, et autres événements Vous accéderez aux factures reçues, soit via la barre de menu ou via vos espaces :

55 Les factures reçues Vous pouvez cliquer sur le numéro de la facture pour la consulter, d'autres actions sont également disponibles

56 La consultation d'une facture La facture comprend 6 blocs : Le destinataire (y compris le service, le cas échéant) Le fournisseur Le cadre de facturation Les références (y compris le n d'engagement, le cas échéant) Le récapitulatif TVA Les montants totaux En dessous, vous pouvez consulter ou télécharger les pièces jointes En bas, vous pouvez consulter la PJ à valeur probante, la télécharger,...

57 La recherche de factures archivées D'autres actions sont possibles, comme rechercher une facture (Chorus Pro conserve 10 ans les factures reçues) via un moteur de recherche multi critères.

58 Rappel de l'assistance Il existe une assistance concernant les problèmes de connexion au PIGP (AT Ordo et un avatar) Concernant Chorus Pro, il existe un avatar dédié (Claude), une assistance et une FAQ (ici site Communauté Chorus Pro) mais également un système de sollicitation sur Chorus Pro

59 La déconnexion Rappel de la base documentaire

60 La base documentaire

61 Exemple pour les structures publiques

62 Les guides utilisateurs

63 Les sites généralistes

64 Ne pas oublier certains impacts!!!

65 Les évolutions PESv2 Dépenses : Pour qu'hélios puisse mettre à jour les statuts de suivi de la facture au profit du fournisseur, il faut pouvoir identifier ce dernier ainsi que la facture concernée : le flux doit contenir le SIRET du fournisseur et le numéro de la facture. Recettes : Pour qu'hélios identifie la structure destinataire de la facture, il faut que le flux contienne le SIRET de la collectivité «cliente», éventuellement un code service et un numéro d'engagement et bien sûr le PES ASAP (Titre) ou la facture en format pdf (ORMC).

66 La gestion des documents dématérialisés Dématérialisée nativement, le classement d'une facture papier n'existe plus, seul l'exemplaire provenant de CPro est archivé et doit pouvoir être retrouvé facilement au sein d'une réelle solution de gestion documentaire dématérialisée avec nommage des pièces. La solution CPro prend en charge l archivage des factures qui lui sont transmises par les émetteurs, qu ils soient privés ou publics. Ces factures resteront consultables pendant 10 ans. Les factures et les pièces jointes transmises et acceptées en entrée de la solution mutualisée seront automatiquement archivées dans leur format d origine. Cette fonctionnalité s appuiera sur le service de stockage et d archivage électronique «Atlas» de la DGFiP.

67 Le service fait Si CPP change le mode de réception des factures, il faut profiter de l'arrivée de la dématérialisation native pour optimiser le circuit de mandatement. Ne pas rematérialiser La facture est-elle le support du service fait, circule t'elle? Comment remplacer ce support? Constater le service fait avant l'arrivée de la facture afin de réduire le délai de paiement.

68 Comment gérer la période transitoire ? En attendant que toutes les entreprises soient dans l'obligation de déposer une facture électronique, il y aura à la fois des factures papier par courrier, (des factures dématérialisées par mail), des factures «CPP». Pour éviter le maintien de traitement, il faudra privilégier une communication incitative envers les fournisseurs pour qu'ils optent rapidement pour CPro. Possibilité offerte par des éditeurs d'intégrer dans le logiciel financier les factures papier numérisées. Scan dès la réception de la facture afin de la traiter telle une facture CPro.

69 Le rôle des partenaires informatiques Les éditeurs de solutions métiers exploitant les données de facturation Les solutions métiers exploitant les données de facturation en vue de retraitements spécifiques (gestion financière et comptable, comptabilité analytique, refacturation interne, etc.) et d automatisation du traitement des factures pourront bénéficier de la mise à disposition de la facture et pourront remonter les informations de cycle de vie des factures aux émetteurs de factures grâce à la solution mutualisée-cpro. Si j'utilise des logiciels de facturation, je vérifie si certaines factures concernent des redevables publics, et je contacte mon éditeur facturier pour la mise à disposition de la nouvelle version de son logiciel. Des tiers de télétransmission peuvent être sollicités par le secteur public local pour : Transmettre les flux de factures émises ou de statut générés par leur système d information de gestion financière (ou autres systèmes de gestion des factures) à destination de la solution mutualisée-cpro, Contrôler l'intégrité de la transmission, Horodater la transmission,...

70 L'expérimentation 2016 L'expérimentation de CPro par des pilotes nationaux La première version des spécifications externes de CPP a été publiée par l'aife en mars 2015, et une version complétée a été mise en ligne en juillet. La dernière, la 3.22 date d'avril Une fois la solution développée, elle sera testée, à compter de juillet 2016, par 18 sites pilotes nationaux, dont 9 au titre du secteur local. Plusieurs types de collectivités (conseil départemental, régional, ville, EPCI), établissements hospitaliers, office public de l'habitat de tailles différentes avec divers éditeurs ont été choisis.

71 Un point supplémentaire : L'archivage ATLAS et ORC Le projet consiste à donner un accès au silo de stockage Atlas aux juridictions financières et aux collectivités locales Il est associé à un module de recherche et de consultation des pièces dématérialisées Le projet permettra des recherches transverses indépendamment de la logique de navigation dans les comptes de gestion. L'outil proposera des critères de recherche divers issus des métadonnées. Les pièces comptables et justificatives pourront être accessibles de façon unitaire ou affichées par lot de pièces trouvées suite à une recherche

72 La signature électronique

73 Pourquoi la signature électronique? Cela permet de dématérialiser l'ensemble des documents de la chaîne de dépense et recette : L'adoption du protocole PES, 1ère étape, a permis a la dématérialisation des mandats et des titres, puis dans le plus grand nombre de cas les PJ ont été dématérialisées. L'adoption d'une signature électronique va permettre en outre de dématérialiser les bordereaux de mandats et de titres. Les gains de la signature électronique : Pour tous, c'est la transmission de l'intégralité des pièces au comptable en même temps par le même canal informatique avec la suppression de l'envoi postal, coût et délai. Le comptable reçoit les pièces comptables avec le caractère exécutoire du bordereau. Selon la taille de la collectivité et/ou l'outil utilisé, il peut avoir un gain organisationnel, suivi du circuit des pièces, signature mobile,...

74 Les différents modes de signature Pour signer électroniquement, l'ordonnateur doit disposer : D'un certificat électronique d'authentification D'un logiciel générateur de signature électronique

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76 Exemple de l'outil de signature XMLios :

77 Exemple de l'outil de signature XMLios :

78 Exemple de l'outil de signature XMLios :

79 Exemple de l'outil de signature XMLios :

80 Exemple de l'outil de signature XMLios :

81 Le PES ASAP

82 Le PES ASAP (Avis des Sommes A Payer) : qu'est ce que c'est? Deux aspects du PES ASAP 1) Le PES ASAP «Personnes Morales de Droit Public» (support de la facturation électronique) : Facturation intra sphère publique Pour dépôt sur Chorus Pro Obligatoire à compter du Pour les titres et l'ormc 2) Le PES ASAP «Autres Personnes» : A visée éditique DGFiP (pour l'instant, puis possibilité d'un envoi dématérialisé) Pour les titres Ne concerne pas les factures ORMC (autre projet en cours de déploiement Clic Esi Plus)

83 Le PES ASAP (Avis des Sommes A Payer) : qu'est ce que c'est? Le PES ASAP (Avis des Sommes A Payer) : Comment ça fonctionne? La gestion des avis des sommes à payer de façon dématérialisée a pour finalité d assurer le traitement de manière centralisée et d automatiser l impression, la mise sous pli et l affranchissement par la filière éditique de la DGFIP. Les informations de l avis des sommes à payer sont transmises via un flux PES PJ ASAP (facture dématérialisée au format xml) et la DGFIP récupère ces données pour procéder à l édition et à l envoi. L ASAP remplace alors la facture. L usager reçoit l ASAP papier. Le flux PES PJ ASAP est transmis simultanément avec les titres. Dès leur prise en charge, l édition de l avis des sommes à payer par la filière éditique de la DGFIP et l envoi au débiteur s effectuent automatiquement. Dès 2017, le PES PJ ASAP sera utilisé seul pour dématérialiser les factures émises par la collectivité sur d autres collectivités ou autres organismes publics (projet Portail Chorus Pro de dématérialisation des factures fournisseurs)

84 Le PES ASAP (Avis des Sommes A Payer) : qu'est ce que c'est? Le PES ASAP (Avis des Sommes A Payer) : qu'est ce que c'est? L offre ASAP DGFIP est construite sur l intégration d un PES facture de type ASAP dans un PES-PJ permettant de transmettre une ou plusieurs factures individuelles. La collectivité émet un flux PES V2 et agrafe électroniquement en PJ au titre de recettes un flux ASAP, flux construit par le logiciel financier au moyen des éléments portés dans le titre. Le PES ASAP: signifie donc un envoi par les collectivités des «Avis des Sommes à Payer» dans un flux informatique au format PES V2. L intérêt? -Un gain de temps pour la collectivité et la trésorerie ; -Un gain financier partagé ; -Une réception des ASAP par les usagers après prise en charge des titres ; -Un recouvrement amiable opéré par un centre d encaissement

85 Le PES ASAP (Avis des Sommes A Payer) : Quelle démarche pour le mettre en place? Le logiciel financier doit être validé par la MDD et doit être paramétré en conséquence. Il faut contacter son éditeur. Le comptable doit être préalablement informé de tout projet de mise en œuvre (il n'y a plus de paramétrage Hélios nécessaire). La Trésorerie informe le correspondant moyens de paiement en précisant: - Le numéro du budget et le code collectivité (BP et BA) - L estimation de la volumétrie ASAP Le bureau CL1C de la DGFiP doit être informé un mois avant la mise en œuvre.