1. Accès au module d approbation des factures fournisseurs

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1 ComptaN T Module d approbation de factures fournisseurs Table des matières : 1. Accès au module d approbation des factures fournisseurs Description du processus de suivi des factures fournisseurs Traitement par les chefs de services ou délégués Intervention des agents Consultation des factures fournisseur (numérisées) approuvées Approbation interne au service Délégation L application ComptaNET est l outil de suivi de la comptabilité de l UMONS. Un module GED (Gestion Electronique de Documents) y a été intégré et permet le suivi des factures fournisseurs. Cette note, destinée aussi bien aux chefs de service qu aux agents, vous explique les différentes étapes du processus d approbation de factures via l application ComptaNET. L accès à cette application nécessite l authentification UMONS. 1. Accès au module d approbation des factures fournisseurs 1. Pour accéder à l application ComptaNET vous devez ouvrir un navigateur internet (Internet explorer ou Firefox p.ex.) et taper l adresse ou utiliser le lien disponible sur le portail intranet du CIA. 2. Choisissez le lien «Cliquez ici pour vous authentifier!» et entrez vos paramètres UMONS. 3. Dans le menu, sélectionnez le Formulaire «Facture fournisseur». 1

2 2. Description du processus de suivi des factures fournisseurs Le schéma suivant présente les différentes étapes du processus de suivi des factures fournisseurs (numérisées) par les différents services récipiendaires de l UMONS. Le point de départ se situe à la numérisation de la facture par la DAF. La facture numérisée est ensuite soumise à l approbation du chef de service (ou de la personne déléguée). Selon les cas, celui-ci peut accepter la facture, la rejeter, ou envoyer une demande d information à une personne de son service. Toute facture acceptée est traitée par la DAF et est archivée dans l «Historique facture» du service. Remarque importante : à tout moment, une facture numérisée ne se trouve qu à un seul endroit. Par conséquent, lorsque le chef de service fait une «demande d information» à un agent, la facture concernée est transférée dans la «feuille de travail» de l agent et n apparaît plus nulle part dans le formulaire «Facture fournisseur» du chef de service. Elle reviendra dans la «boîte d entrée» du service lorsque l agent aura répondu à la question posée. 2

3 3. Traitement par les chefs de services ou délégués L approbation d une facture dans la GED vaut autorisation de paiement. Vous ne devez approuver que des factures conformes. En cas de litige, veuillez NE PAS approuver la facture. Respectez autant que possible le principe : UN BON DE COMMANDE = UNE FACTURE. En tant que chef de service (ou personne à qui la comptabilité du service a été déléguée), les outils mis à votre disposition pour le traitement des factures fournisseurs sont les suivants : Pour les chefs de services (ou délégués) le point de départ du traitement des factures est la «boîte d entrée». Celle-ci est unique pour un chef de service ; c est-à-dire que, si un chef a plusieurs services, toutes les factures correspondant à ces différents services seront rassemblées dans la même «boîte d entrée». Lorsqu une nouvelle facture numérisée est attribuée à un de vos services, elle peut être traitée par n importe quelle personne ayant accès à la «boîte d entrée» (chef de service ou délégué). Un courrier électronique est envoyé aux différents gestionnaires du service afin que l un d eux prenne en charge cette nouvelle facture. Pour cela, le gestionnaire «assume» la facture (voir ci-dessous) et la transfère dans sa «feuille de travail», à laquelle il est le seul à avoir accès. 3

4 3.1. Manipulations dans la boîte d entrée Rappelons que la boîte d entrée est commune à toutes les personnes du même service qui gèrent la comptabilité. Chaque manipulation effectuée dans cette boîte d entrée impactera donc la vue de tous les gestionnaires. 2. Cochez les factures que vous souhaitez traiter Astuce Recherchez une facture sur n importe quel critère 1. Cliquez ici pour transférer la sélection dans votre feuille de travail 3. Cliquez sur ce lien pour passer à votre feuille de travail afin de traiter les factures Remarque importante : si vous décidez d «assumer» une facture, les autres gestionnaires n ont plus la possibilité de la voir jusqu à ce que vous l ayez traitée (acceptée ou demande d information). Informations présentées dans la boîte d entrée: ID = numéro d identification de la facture numérisée (dans le système de GED) Date = date indiquée par le fournisseur sur la facture Numéro de facture = numéro de facture mentionné par le fournisseur Compte analytique = numéro du compte analytique renseigné par la comptabilité grâce, éventuellement, au bon de commande. 4

5 3.2. Manipulations dans la feuille de travail La feuille de travail est propre à chaque gestionnaire. Par conséquent, quand une facture se trouve dans votre feuille de travail, cela signifie que vous êtes la seule personne à la voir et à pouvoir la traiter. 1. Cliquez sur ce lien pour traiter la facture Traitement d une facture Lorsque vous choisissez de traiter une facture, le formulaire «Approbation» s ouvre automatiquement. Celui-ci présente toutes les informations relatives à la facture et vous permet d en modifier certaines. Lorsque vous choisissez de traiter une facture, le formulaire «Approbation» s ouvre automatiquement. Celui-ci présente toutes les informations relatives à la facture et vous permet d en modifier certaines. Astuce Visualisation de la facture Pour replacer une facture dans la boîte d entrée sans la traiter 3. Vérifiez les informations fournies relatives à la facture 4. Si certaines informations dans les lignes d engagements ou dans les lignes d imputation sont incorrectes, cliquez ici Astuce Vous pouvez visualiser la situation du compte analytique 5

6 Important Vous pouvez préciser que le bon de commande doit être clôturé 5. Pour chaque ligne d imputation de la facture, vous pouvez corriger la nature de la dépense et/ou le compte analytique 6. Validez les modifications 7. Acceptez ou refusez la facture et complétez éventuellement le commentaire 8. Cliquez sur ce lien pour retourner à votre feuille de travail. La facture acceptée/rejetée ne s y trouvera plus. Remarque : une facture acceptée par l un des gestionnaires se retrouve directement dans l «historique facture» (voir le point 5) qui est commun à tous les gestionnaires d un même service. 6

7 3.4. Demande d information à un agent Dans certains cas, vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur une facture avant de l approuver ou de la refuser. C est possible en choisissant l action «Demander une information à un agent». Les destinataires qui vous seront présentés sont les membres de votre service. 1. Choisissez un destinataire dans les membres de votre équipe 3. Cliquez sur ce lien pour retourner à votre feuille de travail. La facture en cours de traitement ne s y trouvera plus. 2. Rédigez une question à adresser à cette personne Lorsque l agent concerné a répondu à votre question (via son accès à ComptaNET), vous en êtes averti par courrier électronique et la facture concernée se retrouve à nouveau dans la boîte d entrée du service. Vous devez donc, encore une fois, vous l attribuer pour pouvoir la traiter à partir de votre feuille de travail. 7

8 4. Intervention des agents Un agent intervient dans le processus de traitement des factures numérisées lorsque le chef de service ou délégué lui soumet une demande d information sur la facture en question. Si vous êtes dans ce cas, vous êtes averti par courrier électronique qu une demande d information sur une facture est en attente dans votre feuille de travail. Vous devez alors ouvrir l application ComptaNET, choisir le «Formulaire facture fournisseur» et procéder comme suit. 1. Ouvrez votre feuille de travail 2. Sélectionnez la facture à traiter Astuce Il s agit d une approbation interne au service (voir point 6) 3. Prenez connaissance de la question et introduisez la réponse demandée 4. Quand vous validez votre réponse, vous recevez la confirmation de l envoi 8

9 5. Consultation des factures fournisseur (numérisées) approuvées En tant que chef de service (ou déléguée), vous avez accès à la liste de toutes les factures fournisseur approuvées par votre service. Pour obtenir cette liste, vous avez deux possibilités : 1) Consulter l historique facture par service Si vous n avez qu un seul service à votre charge, par défaut, vous voyez les 600 dernières factures fournisseurs (numérisées) que vous avez approuvées. Si vous avez plusieurs services à votre charge, vous devez choisir un service en particulier et ensuite vous voyez les 600 dernières factures fournisseurs (numérisées) approuvées et concernant ce service. 2) Consulter l historique facture par compte analytique Choisissez un de vos comptes analytiques en particulier et ensuite vous voyez les 600 dernières factures fournisseurs approuvées et imputées à ce compte. 3) Consulter les opérations externes relatives à vos comptes Dans le détail des opérations externes de ComptaNET, vous pouvez consulter la copie de toute facture traitée par la GED, en cliquant sur le numéro de facture. 9

10 6. Approbation interne au service Pour vous aider éventuellement dans le processus de validation au sein de votre service, une fonctionnalité d approbation interne est disponible. Elle est facultative et totalement indépendante du circuit d approbation normale! Les indicateurs de validation sont les suivants : - : Aucune approbation/refus (par défaut) - : Approbation interne lors de l étape «Demande d information par un agent» - : Approbation interne par un délégué - : Refus interne Pour marquer votre accord ou refuser, il suffit de cliquer ici : 7. Délégation Par défaut, seul le chef de service peut valider une facture. Cependant, pour des raisons d organisation interne, il peut être utile de déléguer cette approbation à un membre du service. 2 possibilités existent : 1) Désignation d un délégué GED. Une ou plusieurs personnes peuvent être désignées «Délégué GED». Elles seront habilitées à réceptionner, visualiser et/ou valider les factures fournisseurs de la boîte d entrée du service. Ce type de délégation ne vaut QUE pour les factures fournisseurs! 2) Désignation d un délégué de service. Une ou deux personnes peuvent être désignées «Délégué de service». Elles seront habilitées à réceptionner, visualiser et/ou valider les factures fournisseurs de la boîte d entrée du service. Attention : cette délégation est valable pour les factures fournisseurs mais également pour toutes les autres procédures d approbation électronique (NF, BC,Missions, ) Remarques : - Le chef de service continue à recevoir les factures dans sa boîte d entrée. Le Chef de service ET les délégués de service ont la possibilité de les traiter moyennant la signature sur le compte. Le Chef de service et les délégués de service reçoivent les notifications. - Pour désigner un délégué, il est nécessaire de prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines via support.girh@umons.ac.be - Les signatures sur les comptes sont gérées par la Direction des Affaires Financières. Pour toute question à propos du traitement des factures fournisseurs, n hésitez pas à contacter : - Aspects comptables : magali.crouquet@umons.ac.be - Aspects techniques : support.comptanet@umons.ac.be 10