Ajouter/Supprimer des habilitations par dépôt de fichier

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1 Ajouter/Supprimer des habilitations par dépôt de fichier MODIFIER UN PORTEFEUILLE... 2 AJOUTER OU SUPPRIMER DES ETABLISSEMENTS DANS UN PORTEFEUILLE... 2 MODIFIER LES HABILITATIONS DANS UN PORTEFEUILLE... 6 CONSULTER LES ETATS D INSCRIPTION... 9 A savoir Ajouter / Supprimer un établissement dans un portefeuille Ajouter / Supprimer une déclaration dans un portefeuille Ajouter / Supprimer des habilitations dans un portefeuille Seul un administrateur a accès à cette fonctionnalité. Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des établissements dans des portefeuilles différents, il faudra effectuer autant de demande qu il y a de portefeuilles (le délai de 48 heures entre chaque demande devra cependant être respecté). Tous les déclarants inscrits dans le portefeuille auront donc accès ou non à tous les établissements contenus dans le fichier Excel, en fonction de l action réalisée (ajout ou suppression) Seul un administrateur a accès à cette fonctionnalité : vous ne pouvez choisir qu une seule déclaration à ajouter ou supprimer dans le portefeuille. Pour ajouter ou supprimer plusieurs déclarations, vous devrez effectuer autant de demande que de déclarations à ajouter ou supprimer (le délai de 48 heures entre chaque demande devra cependant être respecté). La déclaration choisie sera donc soit : o Ajoutée au portefeuille : l ensemble des déclarants et des Siret inscrits dans ce portefeuille auront donc de fait l habilitation pour la déclarer et télé régler. o supprimée au portefeuille : l ensemble des déclarants et des Siret inscrits dans ce portefeuille n auront donc plus l habilitation pour la déclarer et télé régler. Seul un administrateur a accès à cette fonctionnalité. Si vous souhaitez ajouter ou supprimer les habilitations dans d autres portefeuilles, vous devrez effectuer autant de demande que portefeuilles à modifier (le délai de 48 heures entre chaque demande devra cependant être respecté). 1

2 MODIFIER UN PORTEFEUILLE AJOUTER OU SUPPRIMER DES ETABLISSEMENTS DANS UN PORTEFEUILLE 1. Sur votre menu personnalisé, dans la rubrique vos portefeuilles, cliquez sur «Ajouter/Supprimer des habilitations par dépôt de fichier». 2. Effectuez une demande de modification de vos habilitations par dépôt de fichier : 3. Sélectionnez le portefeuille (1), l action à réaliser (2) et cliquez sur «télécharger le modèle de fichier» (3) : 4. Renseignez les informations dans le modèle de fichier : 4.1 Après ouverture du modèle de fichier, supprimez les informations contenues en colonne A et B (apparaissant à titre d exemple) tout en conservant les intitulés des colonnes : 4.2 Renseignez les SIRET des établissements et le code de l action à réaliser : 2

3 4.3 Enregistrez le modèle de fichier au format «.CSV» et cliquez sur «Oui» à l affichage du message Excel : 5. Cliquez sur «Parcourir» afin de déposer le fichier au format.csv puis cliquez sur «Valider» : 6. «Valider» le message récapitulatif afin de traiter la demande : 7. La demande est «En-cours de traitement» 8. La demande traitée, vous pouvez consulter «l Etat» ainsi que «le compte rendu» : Le compte rendu : L état est «OK» : Les établissements ont bien été ajoutés et/ou supprimés. En fonction de l action réalisée (ajout ou suppression d établissements), les déclarants du portefeuille auront accès ou non à ces établissements. L état est «OK partiel» : cela signifie qu une partie seulement du fichier Excel a pu être traitée dans le portefeuille. Vous devez donc cliquer sur «Consulter le compte rendu» afin d en connaître les raisons. L état est «KO» : Aucun établissement du fichier Excel n a pu être ajouté ou supprimé du portefeuille. Vous devez donc cliquer sur «Consulter le compte rendu» afin d en connaître les raisons. 3

4 AJOUTER OU SUPPRIMER UNE DECLARATION DANS UN PORTEFEUILLE 1. Sur votre menu personnalisé, dans la rubrique vos portefeuilles, cliquez sur «Modifier vos habilitations par dépôt de fichier». 2. Effectuez une demande de modification de vos habilitations par dépôt de fichier : 3. Sélectionnez le portefeuille (1), l action à réaliser (2 et 3) et la déclaration à ajouter ou supprimer : Cas 1 : Ajouter une déclaration dans un portefeuille Cas 2 : Supprimer une déclaration dans un portefeuille «Valider» le message d information et de confirmation de demande de suppression : 4

5 4. La demande est en-cours de traitement : 5. Consultez la demande traitée : L état est «OK» : la déclaration sélectionnée à bien été ajoutée où supprimée dans tout le portefeuille. Les déclarants et établissements inscrits dans ce portefeuille seront (ajout) ou ne seront (suppression) plus habilités à effectuer cette déclaration. L état est «KO» : o o Pour un ajout de déclaration, cela signifie que la déclaration sélectionnée était déjà présente dans le portefeuille Pour une suppression de déclaration, cela signifie que la déclaration n était pas présente dans le portefeuille. 5

6 MODIFIER LES HABILITATIONS DANS UN PORTEFEUILLE 1. Sur votre menu personnalisé, dans la rubrique vos portefeuilles, cliquez sur «Modifier vos habilitations par dépôt de fichier». 2. Effectuez une demande de modification de vos habilitations par dépôt de fichier : 3. Sélectionnez le portefeuille (1), l action à réaliser (2) et la façon de consulter le fichier : A savoir : Nous vous vous conseillons de cliquer sur le lien «Consultez le fichier à partir des habilitations existantes». Un récapitulatif du portefeuille vous sera communiqué et vous pourrez ainsi modifier les habilitations sans devoir ressaisir l intégralité des informations. 4. Patientez le temps du téléchargement du récapitulatif du portefeuille, puis cliquez sur le lien une fois celui-ci terminé : 6

7 5. Composez et enregistrez le fichier Excel : Une fois les informations du fichier modifiées, vous devez l enregistré impérativement au format «.CSV» puis cliquez sur «Oui» à l affichage du message Excel : 6. Cliquez sur «Parcourir» afin de déposer le fichier au format.csv puis cliquez sur «Valider» : 7. «Valider» le message récapitulatif afin de traiter la demande 8. La demande est en-cours de traitement 7

8 9. Consultez la demande traitée Le compte rendu : L état est «OK» : les nouvelles habilitations contenues dans le fichier Excel ont bien été ajoutées et/ou supprimées. En fonction de l action réalisée (ajout ou suppression d habilitations), les déclarants du portefeuille auront accès ou non aux déclarations. L état est «OK partiel» : une partie seulement du fichier Excel a pu être traitée dans le portefeuille. Vous devez donc cliquer sur «Consulter le compte rendu» afin d en connaître les raisons : L état est «KO» : aucune habilitation du fichier Excel n a pu être ajoutée ou supprimée. Vous devez donc cliquer sur «Consulter le compte rendu» afin d en connaître les raisons 8

9 CONSULTER LES ETATS D INSCRIPTION 1. Sur votre menu personnalisé, dans la rubrique vos portefeuilles, cliquez sur «Consulter le détail des habilitations». 2. Effectuez une demande de consultation des habilitations : 3. Sélectionnez dans la liste déroulante un portefeuille en particulier ou «tous les portefeuilles» puis choisissez dans la liste proposée, la consultation à effectuer : Choix 1 : Consulter l ensemble des habilitations d un déclarant 1 ACTIONS À RÉALISER Cliquez sur le lien "L ensemble des habilitations d un déclarant". 2 Choisissez le portefeuille dans lequel vous souhaitez ajouter la déclaration. 3 Dans la liste déroulante, sélectionnez un déclarant. 4 Cliquez sur «Valider». 5 La demande est en-cours de traitement. En cas d erreur, cliquez sur «Annuler cette demande». 6 La demande est traitée et vous pouvez télécharger le fichier. NB : Dès la fin du traitement, un mail vous est envoyé à l utilisateur pour vous préciser l état de la demande et la possibilité de «télécharger» le fichier. 9

10 Choix 2 : Consulter les habilitations des déclarants que vous gérez ACTIONS À RÉALISER 1 Cliquez sur le lien "Les habilitations des déclarants que vous gérez". 2 Choisissez le portefeuille dans lequel vous souhaitez ajouter la déclaration. 3 Cliquez sur «Valider». 4 La demande est en cours de traitement. En cas d erreur, cliquez sur «Annuler cette demande». 5 La demande est traitée et vous pouvez télécharger le fichier. NB : Dès la fin du traitement, un mail vous est envoyé à l utilisateur pour vous préciser l état de la demande et la possibilité de «télécharger» le fichier. Choix 3 : Consulter les habilitations des déclarants de votre entreprise ACTIONS À RÉALISER 1 Cliquez sur le lien "Les habilitations des déclarants de votre entreprise". 2 Choisissez le portefeuille dans lequel vous souhaitez ajouter la déclaration. 3 Cliquez sur «Valider» 4 La demande est en-cours de traitement. En cas d erreur, cliquez sur «Annuler cette demande». 5 La demande est traitée et vous pouvez télécharger le fichier. NB : Dès la fin du traitement, un mail vous est envoyé à l utilisateur pour vous préciser l état de la demande et la possibilité de «télécharger» le fichier. 4. La demande est traitée, vous pouvez télécharger le fichier de consultation : 10