Paramétrage PGI Cegid Comptabilité version 9

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1 Paramétrage PGI Cegid Comptabilité version 9 Copyright Workinlive - Tous droits réservés

2 Sommaire I. INTRODUCTION GENERALE... 3 A. PREAMBULE... 3 B. CONVENTIONS ET SYMBOLES UTILISES DANS LE SUPPORT... 3 II. PARAMETRES - COMPTABILITE / SOCIETE... 4 A. PARAMETRES SOCIETE... 4 COORDONNEES... 4 COMPTABLES... 4 FOURCHETTES... 5 COMPTES SPECIAUX... 5 REVISION... 5 DATES... 5 TVA... 6 DIVERS... 6 PREFERENCES... 7 LETTRAGE GESTION... 7 LETTRAGE PARAMETRE... 7 ICC/CRE... 8 B. CREER LES ETABLISSEMENTS... 9 C. DEFINIR LES TABLES DEFINIR LES REGIMES FISCAUX DEFINIR LES CODES TVA PAR REGIME FISCAL DEFINIR LES MODES DE PAIEMENT A) MODE DE PAIEMENT B) CONDITIONS DE REGLEMENT III. PARAMETRES COMPTABILITE / STRUCTURES A. VISUALISER LES DATES D EXERCICES B. CREATION DES COMPTES GENERAUX ET AUXILIAIRES C. CREATION DES JOURNAUX IV. GAGNER DU TEMPS POUR LA SAISIE DES ECRITURES A. PARAMETRER LA SAISIE ACCELEREE PARAMETRAGE DU COMPTE TIERS PARAMETRAGE DU COMPTE GENERAL PARAMETRAGE DES TAUX DE TVA PARAMETRER LES JOURNAUX B. PARAMETRER UNE SAISIE GUIDEE UN EXEMPLE POUR COMPRENDRE L OBJECTIF CREER LE GUIDE DE SAISIE A) ENTETE DU GUIDE B) LIGNES DE DETAIL DU GUIDE GENERER UN GUIDE DE SAISIE A PARTIR D UNE ECRITURE A) GENERER LE GUIDE B) PERSONNALISER LE GUIDE Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 2

3 I. Introduction générale A. Préambule Ce support de cours est destiné à vous aider dans le paramétrage des options de votre logiciel. Il n a pas pour vocation de vous former aux règles commerciales et comptables mais de présenter les grandes fonctionnalités de ce logiciel. B. Conventions et symboles utilisés dans le support Les éléments importants dans les boites de dialogue sont signalés par un cadre bleu Saisissez le code de la vidéo dans le moteur de recherche. Vous obtiendrez le cours correspondant en vidéo Des astuces ou remarques importantes Le menu LES VIDEOS vous permettra de retrouver toutes les vidéos proposées pour le PGI CEGID classées par thème. Remarque : Certains menus peuvent se trouver dans plusieurs modules. Toutes les variantes ne seront pas déclinées. Conseils pratiques : Si nécessaire, imprimer les exemples de fiches et surligner les éléments importants pour votre dossier. Gestion centralisée des droits d accès : Pour accéder à une application votre administrateur de la base doit vous ouvrir des droits d accès. L'administrateur Vous ouvre vos droits d'accès sur : Les applications Les modules Les menus proposés dans les modules L'utilisateur Vous pourrez ensuite accéder aux éléments du PGI et agir en fonction de ces droits Lecture uniquement Modification Création Suppression Paramétrage Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 3

4 A. Paramètres société II. Paramètres - Comptabilité / Société PGI851 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité Paramétrage Ce menu permet de définir les règles générales qui vont être définies pour l application Comptabilité de votre société. Certains menus sont partiellement communs aux autres applications. Deux types de paramètres : Définir des valeurs par défaut pour certains champs Activer ou désactiver certaines options du logiciel. Définir dans la rubrique voulue les paramétrages et cliquer sur le V Vert pour valider la modification. Penser à utiliser le bouton Aide pour obtenir des informations complémentaires sur les options.. Coordonnées Comptables Définir les comptes collectifs par défaut La longueur des comptes Et le caractère de bourrage Vous pouvez activer l option Etablissements pour gérer plusieurs établissements et sélectionner celui qui sera sélectionné par défaut. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 4

5 Fourchettes Contrôler les fourchettes définies. Comptes spéciaux Vérifier les comptes d attente et les journaux Vérifier les comptes spéciaux. Révision Compte CCA : Charges constatées d avance Compte PCA : Produits constatés d avance. Dates Pour visualiser les dates concernant les clôtures Les jours de fermeture seront signalés lors de la saisie de pièces commerciales ou comptables. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 5

6 TVA Permet d activer si nécessaire l option TVA sur encaissement Et de sélectionner la méthode de comptabilisation pour la TVA. Divers Définir des paramètres par défaut pour : Le régime de facturation Le mode de règlement L exigibilité de TVA Et le code TVA Cocher cette option si vous souhaitez obtenir le recalcul des à-nouveaux sans effectuer de clôture provisoire. Un nouvel exercice devra être ouvert. A chaque enregistrement d écriture sur l exercice N, les à-nouveaux N+1 sont mis à jour. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 6

7 Préférences Choisir des options Pointage sur journal : Si l option est décochée, le rapprochement bancaire s effectuera à partir des mouvements du compte bancaire. Définir les dossiers à utiliser pour : Les états Pour sélectionner le logo de l entreprise. Lettrage gestion Définir les règles pour le lettrage manuel. Ecart : Saisir le montant autorisé pour la génération des écarts de régularisation lettrage. Mode de lettrage par défaut : Mode d affichage par défaut de la fenêtre permettant de lettrage. Voir le menu d aide associé à ce paramétrage. Lettrage paramètre Définir les règles pour le lettrage automatique. Pour les clients Pour les fournisseurs. Paramètres généraux du lettrage automatique. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 7

8 ICC/CRE Définir les paramètres généraux pour le calcul des intérêts sur comptes courants et le calcul des remboursements d emprunts. Comptes par défaut pour les emprunts Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 8

9 B. Créer les établissements PGI852 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité - Paramétrage Pour créer les établissements associés à votre société. Pas de réelle consolidation prévue. C. Définir les tables PGI854 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité - Paramétrage Permet de définir les éléments classés par table. 1. Définir les régimes fiscaux Ces informations seront associées au tiers et permettront de d appliquer les règles comptables dans le cadre des taxes TVA et TPF. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 9

10 2. Définir les codes TVA par régime fiscal Définir les taux et les comptes pour la TVA par régime A créer en gestion commerciale Les différents taux associés aux pièces commerciales doivent être définis dans la gestion commerciale. Gestion commerciale Paramètres Articles et stocks Familles de taxe Pour chaque régime => Saisir le taux ainsi que les comptes comptables à ventiler. Association avec les comptes généraux : Lors de la création d un compte général, vous pourrez dans l onglet Compléments sélectionner les options concernant les taxes Vous pouvez pour chaque régime gérer des exceptions de TVA par période. Menu similaire pour les taxes parafiscales. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 10

11 3. Définir les modes de paiement PGI853 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité - Paramétrage Deux menus pour paramétrer vos modes de règlements. a) Mode de paiement Ce menu permet de définir les modes de paiement (Chèque, espèces ). A chaque mode de paiement sera associé un compte comptable. L onglet Général pour définir les caractéristiques de gestion comptable L option Catégorie pour sélectionner le type de mouvement associé à ce mode de paiement. Proposition de l option Code acceptation : L onglet Complément Permet d associer un journal et un compte. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 11

12 b) Conditions de règlement Ce menu est aussi explicité en gestion commerciale. PGI804 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Gestion commerciale - Paramétrage Ce menu permet de définir les conditions de règlements qui seront utilisées dans les pièces commerciales et qui seront associées aux tiers. Onglet Caractéristiques pour définir les modalités et les échéances. Si un montant minimum est renseigné pour ce mode de paiement, vous devez sélectionner le mode de remplacement si le montant n est pas atteint. L onglet Echéances Permet dans le cadre d échéances multiples pour la même pièce commerciale de préciser le mode de paiement pour chaque échéance et le pourcentage par rapport au total à payer. La somme des pourcentages doit être égale à 100% Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 12

13 III. Paramètres Comptabilité / Structures A. Visualiser les dates d exercices Pour consulter ou modifier les dates de l exercice Dès que l exercice est mouvementé, la date de début n est plus modifiable La date de fin n est modifiable que pour le dernier exercice Vous pourrez avoir deux exercices ouverts simultanément (l actuel et le nouveau). Vous pourrez néanmoins consulter les écritures des exercices précédents. Pour effectuer la clôture de l exercice, il faut se rendre : Application : Comptabilité - Module : Traitements courants Clôtures Clôture définitive B. Création des comptes généraux et auxiliaires La création des comptes généraux et auxiliaires a été traitée dans le support Comptabilité. C. Création des journaux La création des journaux a été traitée dans le support Comptabilité. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 13

14 IV. Gagner du temps pour la saisie des écritures Ces éléments ont été aussi précisés dans le support d utilisation de l application comptabilité. A. Paramétrer la saisie accélérée PGI871 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité - Paramétrage Cette option permet pour des écritures simples d accélérer la saisie. Pour une écriture simple sur trois lignes (Tiers, HT, TVA), nous allons définir les enchainements. A la saisie du TTC associé au tiers => l écriture sera automatiquement complétée pour le HT et la TVA. Cette automatisation nécessite un paramétrage préalable pour les comptes. 1. Paramétrage du compte tiers Dans Le compte du tiers (par exemple un fournisseur associé à un achat très précis). Module : Structures/Paramètres Structures Comptes auxiliaires. TTC HT TVA Onglet Accélérateur : Activer l accélérateur de saisie et définir le compte général à ventiler pour la contrepartie. Cocher l option Accélérateur de saisie Et associer le compte général Onglet Comptable : Sélectionner le régime fiscal du tiers et les modalités d exigibilité de la TVA. Le régime fiscal est identifié Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 14

15 2. Paramétrage du compte général Le compte général doit être correctement associé au code TVA et indirectement au compte de TVA. Module : Structures/Paramètres Structures Comptes auxiliaires. Dans l onglet Complément. Le compte général doit être associé au code TVA. 3. Paramétrage des taux de TVA Chaque taux de TVA a été paramétré par régime fiscal et associé à un compte. Module : Structures / Paramètres Société Tables TVA par régime fiscal 4. Paramétrer les journaux Option à activer sur le journal Onglet Saisie Si le journal n est pas paramétré, vous ne pourrez pas utiliser un compte auxiliaire défini avec un accélérateur de saisie. Pour plus d information Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 15

16 B. Paramétrer une saisie guidée PGI872 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité - Paramétrage Vous pourrez lister une liste d écritures déjà paramétrées. Lors de la saisie, des champs peuvent être pré renseignées, non accessibles ou automatisés. 1. Un exemple pour comprendre l objectif Création d un guide de saisie. Chaque ligne est paramétrée. Les X signalent au logiciel les points d arrêt pour la saisie. L entête pour définir le journal et la nature de la pièce. Définir l ensemble des lignes Les variables automatiques X pour définir un point d arrêt Exemple du guide de saisie. Utilisez la touche tabulation pour vous déplacer dans le guide. 2. Créer le guide de saisie Le bouton Nouveau pour créer un nouveau guide. Partons d un exemple concret : Je dois saisir tous les mois l écriture de remboursement d un emprunt. Nous allons paramétrer une écriture comportant 4 lignes. Du fait du nombre de ligne, je ne peux pas traiter ce besoin par la saisie accélérée. Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 16

17 Le besoin : Prévoir les comptes impliqués Automatiser les libellés pour intégrer le mois et l année dans la référence Prédéfinir les colonnes à utiliser (Débit/crédit) Intégrer automatiquement le solde dans la dernière ligne (non obligatoire) a) Entête du guide Guide : Saisir un nom explicite pour le guide de saisie Journal : Sélectionner le journal qui sera ventilé Nature de pièce : Sectionner la nature associée au guide Devise : Sélectionner la devise Etablissement : Vous pouvez opter pour Tous ou pour un établissement précis. b) Lignes de détail du guide Les colonnes * permettent de saisir un X pour définir un point d arrêt permettant de saisir, de modifier ou de compléter une information dans la colonne située à droite de cette colonne. Si vous laissez ou saisissez le tiret - dans cette colonne, la touche tabulation passera la colonne. Colonnes Général et Auxiliaire, au choix : Saisir le compte s il est fixe Cocher X et saisir une racine de compte Cocher X devant pour une saisie manuelle Cocher X et saisir un compte pour autoriser la modification Référence Interne et Libellé Vous pouvez prédéfinir un libellé fixe, modifiable ou pas, ou paramétrer cette zone. Ou double clic ouvre un assistant pour paramétrer les champs. 1 er exemple : Je souhaite répéter le libellé saisi dans la ligne précédente. Se mettre dans le champ à paramétrer Cliquer sur l option Ligne précédente Sélectionner l élément que vous souhaitez récupérer dans le champ Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 17

18 2 ème exemple : Dans la colonne Référence, je souhaite récupérer le mois et l année de la date comptable. Sélectionner la variable Date comptable Dans Format, sélectionner le format Ou saisir le code format voulu d pour le jour m pour le mois y pour l année mmm pour le mois en abrégé, mmmm pour le mois en entier. Tester votre format, l exemple s affiche dessous. Récupérer le total des écritures précédentes : Dans la colonne Débit ou Crédit saisir la variable [SOLDE] entre crochet (touche Alt Gr pour obtenir les crochets) Remarque pour l utilisation de la variable [SOLDE] : Si l utilisateur fait une erreur de saisie sur un des montants précédents, son écriture sera considérée juste car le solde est calculé automatiquement. Vous pouvez effectuer des calculs dans les colonnes Débit ou Crédit Les commandes en pied de fenêtre : La commande Tester le guide permet de passer fictivement en mode saisie et de vérifier la cohérence du guide généré. Pour insérer ou supprimer une ligne Pour dupliquer le guide Pour ouvrir la fenêtre Assistant Exemple d une impression d un guide : Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 18

19 3. Générer un guide de saisie à partir d une écriture PGI873 Code de la vidéo à saisir dans le moteur de recherche sur la ligne Code (Exercices/Vidéos) Ou le menu Mes vidéos Comptabilité - Paramétrage a) Générer le guide Vous pouvez créer un guide en partant d une écriture déjà saisie. Vous devez vous positionner ne modification de l écriture visée pour le guide. Clic droit pour ouvrir le menu Contextuel Sélectionner Guide Créer un guide. Saisir un nom b) Personnaliser le guide Il faudra ensuite ouvrir le guide et le personnaliser pour l adapter à votre attente. Des éléments sont en position figée (comptes, références, libellés). Il faudra définir les nouvelles règles de mise à jour. Les modalités de paramétrage ont été étudiées dans la leçon précédente. (Cf : Créer le guide de saisie) Support de cours PGI CEGID Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 19