Rapport d examen sur l état de la situation financière à la Commission scolaire des Draveurs

Transcription

1 Rapport d examen sur l état de la situation financière à la Commission scolaire des Draveurs Rosaire Jacques Consultant FCSQ 31 mars 2015

2

3 Table des matières Chapitre 1 Rappel du mandat Page 1 Chapitre 2 Description de la méthode d analyse d un rapport Page 3 financier selon la technique de l appariement des revenus et dépenses Chapitre 3 Synthèse des opérations financières Page 11 de la Commission scolaire des Draveurs Chapitre 4 Synthèse des données budgétaires Page 27 de la Commission scolaire des Draveurs Chapitre 5 Autres éléments à considérer Page 41 Chapitre 6 Conclusion Page 53

4

5 Chapitre 1 Rappel du mandat Rapport d examen sur l état de la situation financière 1

6 DESCRIPTION DU MANDAT Le mandat confié au consultant comprend trois éléments distincts, avec des échéanciers différents. Module A : Examen de l état de la situation financière (rapport final prévu en février 2015). Module B : Examen de la politique et des règles de répartition des ressources entre les établissements (prévu pour le mois de décembre 2014). Module C : Analyse de l optimisation du financement en provenance du MÉESR (réalisée en septembre 2014). Le premier module (A) touche l examen de l état de la situation financière de la Commission scolaire des Draveurs pour les années et C est l objet du présent rapport. Particulièrement, il comporte une analyse réalisée selon la technique de l appariement des revenus et dépenses, permettant de comparer, pour chacune des deux années, par secteur d activité et par champ d activité, les dépenses et les divers revenus de la commission scolaire. Cet exercice permet, au regard de chacune des années, de cibler les secteurs et champs d activité où les dépenses ont excédé les revenus et ceux où les revenus ont excédé les dépenses, pour ainsi mieux saisir les encadrements financiers de la commission scolaire et faciliter les choix budgétaires. L analyse sera effectuée en utilisant les données du rapport financier TRAFICS , de la certification des allocations par le MÉESR et des documents paramétriques Pour l année , le projet prévoyait utiliser, au départ, les données extraites du budget initial et des documents paramétriques de financement émis par le MÉESR en juin Toutefois, après discussion avec les représentants de la Commission scolaire des Draveurs, il fut convenu d utiliser plutôt les données provenant du budget révisé Rapport d examen sur l état de la situation financière 2

7 Chapitre 2 Description de la méthode d analyse d un rapport financier selon la technique de l appariement des revenus et dépenses Rapport d examen sur l état de la situation financière 3

8 Le rapport financier annuel (traditionnel) présente les revenus par source de financement (et nature de revenus) et les dépenses par champ d activité (et nature de dépenses). La méthode d appariement des revenus et dépenses est complémentaire au rapport financier annuel et présente les dépenses par champ et secteur d activité et les revenus afférents servant à les financer. Elle permet ainsi de mieux visualiser les champs et les secteurs d activité où des problématiques financières peuvent être détectées. Nous utilisons la séquence suivante lors de l analyse : Les revenus sont présentés par champ d activité, en identifiant ceux en provenance du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche pour le secteur de la formation générale des jeunes (FGJ), pour le secteur de la formation générale des adultes (FGA) et finalement pour la formation professionnelle (FP). Les champs d activité comprennent l Enseignement et la formation, le Soutien à la formation, la Gestion des établissements, les Activités administratives, la Gestion des biens meubles et immeubles, les Services d appoint et les activités extrascolaires, le Service de la dette et enfin les Activités relatives à l amortissement des immobilisations et aux variations de certaines provisions. Les dépenses sont présentées selon les mêmes champs d activité, en les identifiant pour les trois mêmes secteurs : FGJ, FGA et FP. Il faut noter que les dépenses sont présentées au «net», après déduction des revenus afférents particuliers aux divers champs d activité. Les différentes compressions budgétaires imposées par le MÉESR ont été réparties en réduction des revenus selon la méthodologie utilisée par le MÉESR lors de la détermination de chacune d elles. Les résultats nets sont ainsi présentés au global et selon les secteurs (FGJ, FGA et FP). Rapport d examen sur l état de la situation financière 4

9 Énumération et détails des divers champs d activité retenus 1. Activités éducatives Enseignants Ce champ d activité couvre les éléments relatifs à la rémunération, aux contributions de l employeur et au perfectionnement du personnel enseignant pour les secteurs des jeunes, de la formation générale des adultes et de la formation professionnelle. Rappel des principales sources de financement de ce champ d activité : Formation générale des jeunes (FGJ) Le financement des enseignants de la FGJ provient d un modèle d allocations qui détermine des allocations de base établies en fonction de montants par élève, appliqués à la clientèle du 30 septembre de l année courante et formés : de montants standardisés de base par élève et par catégorie d élèves; de montants par élève, personnalisés par commission scolaire (pour l organisation scolaire) prenant en compte la dispersion des élèves entre les écoles; d un facteur lié au coût subventionné par enseignant pour la commission scolaire en FGJ; des aides additionnelles pour les élèves en difficulté d adaptation et d apprentissage; quelques allocations supplémentaires dédiées à ce champ d activité complètent le financement. Formation générale des adultes (FGA) Chaque commission scolaire bénéficie d une enveloppe budgétaire fermée calculée annuellement à partir de paramètres financiers propres à la commission scolaire, sur la base des activités réalisées au cours des années antérieures (ETP scolarisés) et du coût moyen par enseignant propre à la commission scolaire. Certains autres services d enseignement dispensés bénéficient d une enveloppe ouverte. Rapport d examen sur l état de la situation financière 5

10 Formation professionnelle (FP) La majeure partie du financement provient d un modèle d allocations similaire au secteur jeune, avec la particularité que des taux RH (ressources humaines) sont calculés par programme de formation et que le coût subventionné des enseignants tient compte de la proportion d enseignants à contrat et à taux horaire. De plus, le financement accordé est fonction du nombre d élèves «sanctionnés» dans chacun des programmes. Des taux d abandon sont incorporés au modèle pour tenir compte des départs. Certains autres services d enseignement dispensés bénéficient d une enveloppe ouverte. 2. Soutien à la formation Autres dépenses éducatives Ce champ regroupe les activités qui viennent appuyer, soutenir et compléter la formation de base. Il regroupe les activités relatives aux moyens d enseignement, aux services complémentaires, aux services pédagogiques et de formation d appoint (éducation populaire, orthopédagogie, soutien à l intégration, psychologue, orientation, francisation et surveillance du midi, etc.), animation et développement pédagogique (conseillers pédagogiques). Il couvre les secteurs des jeunes, de la FGA et de la FP. Les principales sources de financement de ce champ d activité : un montant de base par commission scolaire pour la FGJ; des montants par élève (clientèle au 30 septembre) sont calculés pour le préscolaire, le primaire et le secondaire; un taux RS et RM est calculé pour la clientèle de la FGA (enveloppe fermée exprimée en ETP); un montant par élève est calculé par programme de FP pour les ressources de soutien (RS) et les ressources matérielles (RM) (élèves sanctionnés); diverses aides additionnelles sont ajoutées, notamment pour les services aux EHDAA; plusieurs allocations supplémentaires viennent compléter le financement : o les allocations dédiées par champ d activité sont réparties entre la FGJ, la FGA et la FP; o les allocations «mixtes» regroupant plusieurs champs d activité sont réparties selon la méthodologie utilisée par la commission scolaire. Rapport d examen sur l état de la situation financière 6

11 3. Soutien à la formation Gestion des écoles et des centres Ce champ d activité couvre les coûts relatifs à la direction des écoles et des centres et au personnel de secrétariat (rémunération, contribution de l employeur et frais de déplacement). Les sources de financement proviennent des revenus autonomes (taxation et péréquation) tels qu établis par le MÉESR selon le calcul du produit maximal de la taxe (PMT). Cette source de financement est affectée au bénéfice de trois champs d activité (gestion des établissements, gestion des activités administratives centrales de la commission scolaire et gestion des biens meubles et immeubles). Nous avons partagé cette source de financement entre ces trois champs sur la base du poids moyen des dépenses constatées chez les commissions scolaires de la même taille que la Commission scolaire des Draveurs telles qu elles apparaissent dans les derniers indicateurs de gestion disponibles des commissions scolaires du réseau. Les clientèles pondérées ont été utilisées pour répartir les revenus entre les secteurs de la FGJ, FGA et de la FP. Par ailleurs, pour contrer le phénomène de la décroissance au secteur «jeune», une mesure a été introduite dans le PMT qui limite à 1 % la baisse annuelle de l effectif scolaire jeune. Cette mesure ne s applique pas aux secteurs de la FP et de la FGA. Nous avons tenu compte de cette particularité dans le financement. De plus, depuis quelques années, une mesure particulière a été introduite pour assurer un financement minimal à chacun des bâtiments-écoles de la FGJ. Compte tenu de la taille de ses écoles, la Commission scolaire des Draveurs ne bénéficie toutefois pas de cette mesure. 4. Activités relatives à la gestion administrative de la commission scolaire Ce champ d activité couvre les dépenses du conseil des commissaires et des comités, de la gestion des activités administratives de la commission scolaire (direction générale, secrétariat général, gestion des ressources éducatives, humaines, matérielles et financières), des services corporatifs et du perfectionnement (en excluant le perfectionnement du personnel enseignant présenté avec le champ des activités éducatives). Le financement de ces activités provient principalement des revenus autonomes (taxe scolaire et péréquation). Diverses autres allocations sont aussi incluses (antécédents judiciaires, réforme des PCGR etc.). Rapport d examen sur l état de la situation financière 7

12 5. Activités relatives à la gestion des biens meubles et immeubles Ce champ d activité couvre les coûts relatifs à la conservation des immeubles (entretien et réparations), à l entretien ménager, à la consommation énergétique, à la protection et sécurité et à la location des immeubles. Il comprend également l entretien et la réparation des biens meubles. Le financement de ces activités provient principalement des revenus autonomes (taxe scolaire et péréquation). Une allocation additionnelle est prévue pour un programme de maintien des immeubles correspondant à un calcul pour les m 2 excédentaires. Cette allocation vient compenser les coûts d opération liés au maintien des bâtiments-écoles affectés par une baisse de la clientèle. Il faut préciser que la Commission scolaire des Draveurs n est pas éligible à cette mesure en raison du fait qu elle ne dispose pas de surfaces «excédentaires», selon la définition utilisée par le MÉESR. 6. Services d appoint et activités extrascolaires Ce champ d activité regroupe les dépenses liées au transport des élèves, aux services alimentaires, aux services de garde, aux activités parascolaires et aux projets spéciaux. Le financement du transport scolaire est assuré en partie par les revenus autonomes, par une allocation du MÉESR (enveloppe annuelle historique), par la tarification aux usagers ainsi que par divers autres revenus liés au transport scolaire. Les services de garde sont financés par une allocation du MÉESR et la contribution des usagers. Les autres dépenses de ce secteur sont financées par des revenus particuliers propres à la commission scolaire. 7. Service de la dette Ce champ d activité regroupe les dépenses associées au remboursement des emprunts de la commission scolaire et à la gestion de la trésorerie; les revenus proviennent des subventions du MÉESR liées aux remboursements des emprunts approuvés ainsi que les revenus découlant de la gestion de la trésorerie, particulièrement les intérêts imputés sur les arrérages de taxe. Rapport d examen sur l état de la situation financière 8

13 8. Amortissement des investissements et provisions pour avantages sociaux On y retrouve les dépenses liées à l amortissement annuel des coûts des biens meubles et immeubles ainsi que les provisions pour les avantages sociaux futurs des employés. Les revenus afférents à ces dépenses proviennent essentiellement du MÉESR, par le biais d une écriture de financement. Présentation de la synthèse des opérations financières de la Commission scolaire des Draveurs Dans le cas de la Commission scolaire des Draveurs, nous effectuerons l analyse en débutant avec les données de l année et poursuivrons avec les données budgétaires révisées Rapport d examen sur l état de la situation financière 9

14 Rapport d examen sur l état de la situation financière 10

15 Chapitre 3 Synthèse des opérations financières de la Commission scolaire des Draveurs Rapport d examen sur l état de la situation financière 11

16 Synthèse des opérations financières Rapport d examen sur l état de la situation financière 12

17 Analyse détaillée des données de la Commission scolaire des Draveurs pour chacun des champs d activité Activités d enseignement et de formation Données RFA Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Activités d enseignement et de formation Revenus Dépenses Résultats nets À la formation générale des jeunes (FGJ), on constate que la commission scolaire n a pas utilisé entièrement les ressources allouées par le MÉESR pour les services de formation; les ressources équivalentes à un certain nombre de postes enseignants ont été affectées dans le secteur du soutien à la formation, en conformité avec les priorités de la commission scolaire pour l adaptation scolaire. Les transferts au champ du soutien à la formation se sont élevés à environ 6 % des allocations, alors que pour le réseau ils se situent à 9 %. Toujours dans le secteur de la FGJ, au chapitre du coût subventionné par enseignant, une certaine problématique existe au chapitre de l absentéisme long terme (assurance salaire) où les coûts excèdent les allocations du MÉESR d environ $. La même problématique, par ailleurs, existe aussi dans les secteurs de la FGA et de la FP, mais avec moins d impacts financiers. Dans les secteurs de la formation générale des adultes (FGA) et de la formation professionnelle (FP), les allocations pour les ressources humaines (RH) n ont pas été entièrement utilisées (3 % et 17 % respectivement). En FGA, il faut souligner que l enveloppe fermée allouée par le MÉESR totalisait 789 élèves ETP et que le nombre d élèves ETP finalement scolarisés par le biais de l enveloppe s est élevé à 794 ETP; ce fait peut expliquer partiellement une certaine distorsion financière à ce chapitre (environ $) en raison du mode de financement particulier de l enveloppe fermée; n eut été de ce développement autofinancé, la Commission scolaire des Draveurs aurait terminé avec un surplus plus élevé avec les coûts du RH en FGA. Par ailleurs, le niveau de l enveloppe sera légèrement plus élevé en raison de cette croissance des ETP scolarisés en Rapport d examen sur l état de la situation financière 13

18 En FP, la croissance des clientèles sanctionnées crée un impact positif sur les résultats nets par rapport au secteur des adultes. Au global, environ 6 % des allocations ne sont pas utilisées, ce qui est supérieur à la moyenne du réseau (2 %). Activités de soutien à la formation Autres dépenses éducatives Données RFA Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Activités de soutien à la formation Revenus Dépenses Résultats nets (11 369) (10 941) En FGJ, on voit que la Commission scolaire des Draveurs a dépensé beaucoup plus que les allocations reçues (84 %); cette situation s est particulièrement présentée dans le secteur des services complémentaires. Les derniers indicateurs de gestion des commissions scolaires disponibles ( ) confirment cette tendance pour la Commission scolaire des Draveurs. Montants par élève ($) Soutien à l enseignement Indicateurs de gestion CS des Draveurs CS Strate CS Région CS Réseau Moyen d enseignement Services complémentaires Autres services Total Ce tableau confirme que ce sont les services complémentaires qui sont les plus dispendieux pour la commission scolaire lorsqu on les compare avec les montants par élève des autres commissions scolaires. Rapport d examen sur l état de la situation financière 14

19 Par ailleurs, il est intéressant de comparer le niveau des personnels avec celui des autres commissions scolaires. Les indicateurs de gestion du MÉESR fournissent des informations intéressantes sur le personnel des commissions scolaires, notamment en établissant un ratio de personnel par élèves. Ainsi, pour le personnel concerné de ce champ d activité, en , nous avons la situation suivante en comparaison avec les autres commissions scolaires. Services complémentaires Ratio personnel / élèves ( ) Indicateurs de gestion CS des Draveurs CS Strate CS Région CS Réseau Conseillers pédagogiques Orthopédagogues, psychoéducateurs Psychologues Conseillers d orientation Orthophonistes Techniciens en éducation spécialisée Préposés élèves handicapés On remarque que le ratio de la commission scolaire est plus élevé au niveau des orthopédagogues, des psychoéducateurs et des techniciens en éducation spécialisée, mais il n y a pas d écart significatif pour les autres catégories de personnel. Cependant, les dernières données disponibles sont celles de ; les données , dès que disponibles, seront plus probantes. Dans les secteurs de la FGA et de la FP, les allocations pour les ressources de soutien et matérielles (RS et RM) n ont pas été entièrement utilisées (23 % et 10 % respectivement). Dans le réseau, les moyennes respectives se situent à 57 % et 37 %. Rapport d examen sur l état de la situation financière 15

20 Au global, la commission scolaire a priorisé le secteur d activité (FGJ) en y transférant des ressources, privilégiant les services en adaptation scolaire. Cependant, le niveau des ressources affectées demeure préoccupant puisqu il excède largement les revenus alloués par le MÉESR. C est le champ d activité qui explique la majeure partie du déficit de la Commission scolaire des Draveurs en FGJ. Un examen approfondi de l affectation des ressources à ce chapitre devrait y être effectué. Activités de soutien à la formation Gestion des établissements Données RFA Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Gestion des établissements Revenus Dépenses Résultats nets 954 (463) (86) 405 Au chapitre des revenus, les principales ressources proviennent des revenus autonomes (taxation et péréquation) auxquels s ajoutent quelques autres allocations. Les revenus autonomes ont été répartis entre les secteurs de la FGJ, de la FGA et de la FP en fonction des revenus générés dans le Produit maximal de la taxe (PMT) par les clientèles ETP de chacun des secteurs, selon les facteurs constitutifs du PMT et le poids moyen des dépenses constatées dans les derniers indicateurs de gestion pour les commissions scolaires de même taille. Les dépenses constatées dans le système DOFIN ont été compilées pour chacun des secteurs, assurant ainsi un appariement entre les revenus et les dépenses. Dans le secteur des activités de la gestion des établissements, au global, les allocations reçues ont excédé les dépenses de $. En FGJ, l excédent positif fut de 8 %; en FGA on note un dépassement des dépenses sur les revenus de -75 % et en FP le pourcentage de dépassement fut de -11 %. Toutefois, au global, pour la gestion des établissements à la Commission scolaire des Draveurs, les revenus dépassent les dépenses de 3 %. On rappelle que la majorité des dépenses dans ce secteur sont constituées de la rémunération des personnels de direction, du personnel administratif ainsi que des techniciens en organisation scolaire affectés à la gestion des établissements (champ d activité ). À la Commission scolaire des Draveurs, les dépassements sont concentrés dans le secteur de la FGA où la situation apparaît préoccupante ( $). Rapport d examen sur l état de la situation financière 16

21 Au secteur de la FGJ, dans le réseau, en moyenne, les dépenses excèdent les revenus d environ 23 %. À la Commission scolaire des Draveurs, pour le secteur de la FGJ, les résultats positifs de 8 % sont supérieurs à la moyenne du réseau. La taille des écoles de la commission scolaire permet sûrement une optimisation dans l affectation du personnel d encadrement et administratif, ce qui ne peut être réalisé dans le réseau avec beaucoup de petites écoles à gérer, et où un minimum d effectif administratif est requis dans chacun des établissements. Pour le secteur de la FGA, le déficit est préoccupant ( $, soit 75 %). Dans le réseau, le déficit moyen se situe à environ 28 %. Le niveau des effectifs administratifs affectés à la FGA par la Commission scolaire des Draveurs semble en cause. Un examen des ratios de personnel par rapport au nombre d ETP scolarisés devrait être effectué. Dans le secteur de la FP, le dépassement est peu préoccupant car il se compare avantageusement avec la moyenne du réseau (-11 % à la Commission scolaire des Draveurs et -25 % dans le réseau). Activités administratives Données RFA Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Activités administratives Revenus Dépenses Résultats nets (322) (329) (356) (1 007) Au chapitre des revenus, les principales ressources proviennent des revenus autonomes (taxation et péréquation) auxquelles s ajoutent quelques allocations additionnelles. Les revenus autonomes ont été entièrement répartis entre les secteurs de la FGJ, de la FGA et de la FP en fonction des revenus générés dans le Produit maximal de la taxe (PMT) par les clientèles ETP pondérées de chacun des secteurs, selon les facteurs constitutifs du PMT et le poids moyen des dépenses constatées dans les derniers indicateurs de gestion pour les commissions scolaires de même taille. Les dépenses constatées dans le système DOFIN ont été compilées pour chacun des secteurs en y ajoutant une répartition sectorielle proportionnelle aux ETP de chacun des secteurs afin de répartir les coûts des services administratifs généraux (activités administratives de gestion), assurant ainsi un appariement entre les revenus et les dépenses et une répartition équitable des coûts entre les secteurs (FGJ, FGA et FP) en cohérence avec la répartition du PMT dans les revenus. Rapport d examen sur l état de la situation financière 17

22 Au global, à la Commission scolaire des Draveurs, les dépenses administratives excèdent les revenus de 14 %. Dans le réseau, elles excèdent les revenus de 17 %. La situation globale n est donc pas critique. Dans les trois secteurs (FGJ, FGA et FP), les opérations de la Commission scolaire des Draveurs sont déficitaires (-5 %, -103 % et -97 % respectivement); la situation financière dans les secteurs de la FGA et de la FP semble plus fragile (dépassements de 103 % et de 97 % respectivement). Ces dépassements proviennent de la répartition des services administratifs généraux entre les secteurs. Lors de l élaboration des prévisions budgétaires, une certaine partie du PMT ne fut pas allouée aux secteurs de la FGA et de la FP et fut réservée pour les opérations centrales (environ $ pour la FGA et $ pour la FP); cependant, ces réserves n étaient pas suffisantes pour couvrir la portion afférente des coûts généraux réels ( $ pour la FP et $ pour la FGA); les établissements du secteur de la FGA et de la FP ont donc bénéficié, dans leurs opérations , d un allègement «virtuel» des coûts administratifs de gestion en bénéficiant d une répartition «allégée» des coûts. Nous avons établi cette répartition sur la base des coûts des services administratifs généraux de la Commission scolaire des Draveurs, en excluant la gestion des services éducatifs (assumés par chacun des secteurs) ainsi que la gestion du transport scolaire (plus concentrée au bénéfice du secteur de la FGJ); comme barème de référence, nous avons utilisé les clientèles ETP pondérées de chacun des secteurs telles qu établies dans le PMT. La technique de l appariement des revenus et dépenses présente, dans ce champ d activité, une image plus «appropriée» de la répartition des revenus et des coûts entre les secteurs. D autre part, au niveau plus général, selon le rapport financier TRAFICS, les dépenses administratives brutes de la Commission scolaire des Draveurs s élèvent à $, sur un total des dépenses s élevant à $, soit 4,4 % des dépenses. Le pourcentage moyen des dépenses administratives pour les commissions scolaires de la taille de la Commission scolaire des Draveurs est de 5,1 % selon les derniers indicateurs connus ( ); les frais administratifs de la Commission scolaire des Draveurs se comparent donc avantageusement à ceux des autres commissions scolaires de la même taille. Toutefois, une révision du niveau des imputations internes pour les coûts des services administratifs centraux devrait être étudiée à la Commission scolaire des Draveurs pour mieux se rapprocher des coûts réels. Rapport d examen sur l état de la situation financière 18

23 Activités relatives à la gestion des biens meubles et immeubles Données RFA (en milliers $) Données sectorielles FGJ FGA FP Total Activités relatives à la gestion des biens meubles et immeubles Revenus Dépenses Résultats nets (70) 737 Au chapitre des revenus, les principales ressources proviennent des revenus autonomes (taxation et péréquation) auxquels s ajoutent quelques autres allocations et des revenus locatifs. Les revenus autonomes ont été répartis entre les secteurs de la FGJ, de la FGA et de la FP en fonction des revenus générés dans le Produit maximal de la taxe (PMT) par les clientèles ETP pondérées de chacun des secteurs, selon les facteurs constitutifs du PMT et le poids moyen des dépenses constatées dans les derniers indicateurs de gestion pour les commissions scolaires de même taille. Les dépenses ont été réparties entre les secteurs de la FGJ, de la FGA et de la FP en fonction des espaces occupés (en mètres carrés). Dans ce champ d activité, les dépenses globales de la Commission scolaire des Draveurs ont été inférieures aux revenus d environ 6 %, ce qui est légèrement supérieur à la moyenne du réseau (5 %). Le facteur expliquant la situation financière favorable de la Commission scolaire des Draveurs par rapport aux autres commissions scolaires provient des revenus récoltés au chapitre des locations d immeubles ainsi que des espaces de stationnement. En , ces revenus se sont élevés à 1 M$. Nous avons réparti les revenus de location de locaux entre les secteurs selon leurs provenances (FGJ, FGA et FP); pour la répartition des revenus provenant des espaces de stationnement, nous avons utilisé un facteur basé sur les surfaces occupées (mètres carrés) par secteur. Le niveau des revenus de location perçus constitue le facteur déterminant qui explique la situation financière positive dans ce champ d activité pour la Commission scolaire des Draveurs. Rapport d examen sur l état de la situation financière 19

24 Par ailleurs, certaines dépenses nous interrogent; à cet égard, voici un extrait des derniers indicateurs de gestion disponibles relatifs aux activités de la gestion des biens meubles et immeubles ( ) nous permettant une analyse plus poussée. Activités relatives à la gestion des biens meubles et immeubles Coûts par mètre carré Indicateurs de gestion CS des Draveurs CS Strate CS Région CS Réseau Conservation des immeubles $ $ $ $ Entretien ménager $ $ $ $ Consommation énergétique $ $ $ $ Par rapport au réseau et aux commissions scolaires de sa taille, on voit que la Commission scolaire des Draveurs consacre plus de dépenses à la conservation des immeubles et à l entretien ménager; cependant, dans le secteur de la consommation énergétique, sa situation se compare aux autres commissions scolaires de même taille ainsi qu à l ensemble du réseau des commissions scolaires. Certaines analyses plus détaillées devraient être quand même effectuées pour expliquer le niveau plus élevé des dépenses au chapitre de la conservation des immeubles et de l entretien ménager, par rapport aux autres commissions scolaires de la même taille et du réseau. Services d appoint et activités extrascolaires Données RFA (en milliers $) Données sectorielles FGJ FGA FP Total Services d appoint et activités extrascolaires Revenus Dépenses Résultats nets Rapport d examen sur l état de la situation financière 20

25 Dans ce champ d activité, nous retrouvons les revenus et dépenses liés au transport des élèves, aux services alimentaires, aux services de garde, aux activités parascolaires, aux projets spéciaux et aux frais de scolarité. Au transport scolaire, la Commission scolaire des Draveurs a terminé avec un léger déficit ( $). Au niveau des services de garde, les établissements ont globalement terminé leurs opérations financières avec un surplus assez élevé (3,4 M$). Ces surplus annuels font partie intégrante du surplus global de la commission scolaire. Les surplus des établissements sont gelés et ne peuvent être utilisés. En FGJ, c est l élément le plus important qui explique le niveau positif des opérations dans ce champ d activité. En FGA et en FP, il n y a pas eu d activités financières particulières dans ce champ d activité. Il n y a pas eu de déficit ni de surplus dans les autres activités de ce champ d activité. Au global, dans ce champ d activité, le surplus de la Commission scolaire des Draveurs représente 21 % des revenus alors que pour le réseau, ce pourcentage se situe à environ 1 %. Service de la dette Données RFA Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Service de la dette Revenus Dépenses Résultats nets Ce champ d activité regroupe les revenus et dépenses associés au remboursement des emprunts de la commission scolaire; les revenus proviennent des subventions du MÉESR liées aux remboursements des emprunts approuvés ainsi que des revenus en provenance de la gestion de la trésorerie. Aux fins de simplification, les activités ont toutes été regroupées au secteur de la FGJ, tout comme pour les activités liées à l amortissement des investissements et aux provisions pour avantages sociaux. Rapport d examen sur l état de la situation financière 21

26 Au chapitre des revenus, nous constatons que la Commission scolaire des Draveurs a récupéré un montant global de $ en frais d intérêts auprès des contribuables ayant des arrérages de taxe. Le fait de transmettre les comptes de taxe en début d année financière apporte une contribution positive dans la gestion de la trésorerie de la Commission scolaire des Draveurs. Actuellement, comme il n y a pas d emprunt à la charge de la commission scolaire, il n y a pas de problématique financière particulière dans ces activités. Toutefois, lorsque le financement de la nouvelle école de Cantley (école de l Orée-des- Bois) sera établi, un emprunt à la charge de la Commission scolaire des Draveurs devra être effectué. Cet emprunt est actuellement prévu pour un montant d environ 7,5 M$. Une fois conclu, le service de la dette de cet emprunt viendra ajouter un fardeau annuel additionnel sur les finances de la commission scolaire. On estime les premiers frais annuels d intérêts de cet emprunt à environ $. Le financement n est toutefois pas encore définitif. Le montant des intérêts payés sur cet emprunt devra être incorporé à l intérieur des limites de l appropriation annuelle des surplus. La commission scolaire dispose d un surplus cumulé (environ 13 M$). Cependant, l utilisation des surplus cumulés est contingentée par les dispositions des règles budgétaires annuelles. En , le déficit de la commission scolaire excède déjà la limite d appropriation permise. À moins d un revirement «inattendu» des finances publiques de l état, il serait surprenant que cette limite soit haussée dans le futur. Les encadrements financiers futurs de la commission scolaire seront donc plus «critiques» avec cette nouvelle charge. Amortissement des investissements et provisions pour avantages sociaux Données RFA (en milliers $) Données sectorielles FGJ FGA FP Total Amortissement des investissements et provisions pour avantages sociaux Revenus Dépenses Résultats nets (421) 0 0 (421) Rapport d examen sur l état de la situation financière 22

27 On retrouve dans cette section les revenus et dépenses liés à l amortissement annuel des coûts des biens meubles et immeubles ainsi que les provisions pour les avantages sociaux futurs des employés. Les revenus afférents à ces dépenses proviennent essentiellement du MÉESR, par le biais d une subvention de financement. Aux fins de simplification, les activités ont toutes été regroupées au secteur de la FGJ, tout comme pour les activités du service de la dette. En , les dépenses d investissements de la commission scolaire ont été réalisées à l intérieur du cadre financier des allocations du MÉESR, dans une proportion de 99,99 %. Les dépenses d amortissement des biens meubles et immeubles ont donc été entièrement couvertes par la subvention de financement du MÉESR. Cependant, pour les années financières à , certains projets à la charge de la commission scolaire ont été réalisés, générant une charge annuelle d amortissement d environ $ assumée par la commission scolaire. De plus, au cours des années futures, une partie de l amortissement lié au projet de la nouvelle école de Cantley (école de l Orée-des-Bois) viendra s ajouter pour la portion assumée par la commission scolaire; un amortissement annuel additionnel de $ est à prévoir à cet effet. Au chapitre des provisions pour les avantages sociaux des employés, la Commission scolaire des Draveurs a dû, selon les PCGR, majorer ses provisions pour tenir compte des engagements futurs (environ $), notamment au niveau des provisions pour vacances accumulées ( $) et de l assurance-traitement ( $). Ces majorations n ont pas été compensées par l écriture de financement du MÉESR; en conséquence, ces dépenses additionnelles sont à la charge de la Commission scolaire des Draveurs. En ce qui concerne la croissance des jours de vacances accumulés ainsi que celle relative aux coûts futurs de l assurance-traitement, la commission scolaire devrait en identifier les causes et tenter d en restreindre la croissance. Par ailleurs, des services de formation et de soutien sont offerts présentement par la FCSQ sur la gestion de l absentéisme, la gestion des invalidités et les indicateurs de gestion en santé, sécurité du travail et assurancesalaire. Rapport d examen sur l état de la situation financière 23

28 Constats généraux sur la situation financière de la Commission scolaire des Draveurs L état global de la situation budgétaire de la Commission scolaire des Draveurs pour l année se présente ainsi. Données RFA Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Total Revenus Dépenses Résultats nets (1 993) (327) 314 (2 006) En résumé, si on considère les opérations par secteur d activité, voici les principaux constats : - Dans le secteur de la FGJ, les champs Soutien à la formation et Amortissement des immobilisations et variations de certaines provisions pour avantages sociaux attirent l attention en raison des dépassements du niveau des dépenses sur celui des revenus. La majeure partie du déficit de la commission scolaire provient de ces deux champs d activité. - Dans le secteur de la FGA, la majeure partie du déficit provient du champ Gestion des établissements, où les dépenses administratives de gestion des centres FGA apparaissent élevées par rapport au nombre d ETP scolarisés. Un déficit annuel en FGA, dans ces circonstances, devient alarmant. Un examen approfondi des dépenses s impose. - Pour la FP, la croissance des clientèles sanctionnées crée une pression favorable sur l organisation des services. Le surplus des opérations de la FP le confirme. - Les dépassements de dépenses sur les revenus dans le champ des Activités administratives apparaissent comparables à la situation qui prévaut dans le réseau scolaire. Une révision de la répartition des coûts généraux entre les secteurs de la commission scolaire apparaît toutefois souhaitable. - Les surplus dégagés dans les champs Gestion des biens meubles et immeubles, Services d appoint et activités extrascolaires ainsi que dans le champ Service de la dette contribuent à limiter le déficit global de la Commission scolaire des Draveurs. Rapport d examen sur l état de la situation financière 24

29 - En général, dans le réseau, les secteurs de la FGA et de la FP sont générateurs de ressources et soutiennent financièrement le secteur des jeunes (FGJ). À la Commission scolaire des Draveurs, le secteur de la FP contribue dans ce sens, mais ce n est pas le cas avec le secteur de la FGA. Devant cette tendance, un redressement s impose en FGA. - Globalement, la Commission scolaire des Draveurs démontre des résultats d opérations annuelles qui sont déficitaires pour l année ( $). Le déficit constaté dépasse la limite d appropriation prévue aux règles budgétaires de (excédent de $). Certains éléments incitent aux redressements financiers et à la vigilance au cours des années futures. Rapport d examen sur l état de la situation financière 25

30 Rapport d examen sur l état de la situation financière 26

31 Chapitre 4 Synthèse des données budgétaires de la Commission scolaire des Draveurs Rapport d examen sur l état de la situation financière 27

32 Données budgétaires révisées Rapport d examen sur l état de la situation financière 28

33 Analyse des données budgétaires révisées de la Commission scolaire des Draveurs Remarques préliminaires touchant les données budgétaires révisées Le premier élément à considérer, lors de l examen des données de l année , est de se rappeler qu il s agit de prévisions budgétaires; donc les données proviennent d évaluations du niveau des revenus et des dépenses pour le présent exercice financier, non complété à ce jour. À la différence de données provenant d un rapport financier pour un exercice financier terminé, où les données exactes sont extraites des registres comptables, les données budgétaires sont estimatives; donc elles fournissent une image moins précise de la situation financière appréhendée. Des écarts seront constatés au terme de l année financière. C est une situation normale lorsqu on utilise des prévisions budgétaires. Un autre élément à considérer, c est l ampleur de plus en plus grande des compressions budgétaires annuelles récurrentes imposées par le MÉESR au réseau scolaire. La mesure générale pour l atteinte de l équilibre budgétaire en (baisse de $ des revenus), jumelée à une mesure additionnelle générale pour la réduction des dépenses de nature administrative au montant de $ (moins 2 % en salaires et moins 3 % pour les autres dépenses de fonctionnement), décrétées par le MÉESR, viennent réduire les prévisions de revenus pour l année financière En plus de celles-ci, il faut aussi ne pas oublier d ajouter les compressions additionnelles découlant des réductions annuelles ciblées dans diverses mesures en Dans le cadre des mesures d appui aux services éducatifs, la compression imposée fut de $; pour les mesures en adaptation scolaire, la compression s est élevée à $. Le total des compressions s est donc élevé à $ pour l année En conséquence, l encadrement financier de la Commission scolaire des Draveurs pour la présente année est beaucoup plus critique. Un plan de redressement a dû être préparé et déposé au MÉESR pour rencontrer les exigences des règles budgétaires actuelles. Ces quelques remarques préliminaires doivent être prises en compte lors de l examen des données budgétaires de la Commission scolaire des Draveurs. Rapport d examen sur l état de la situation financière 29

34 Analyse détaillée des données de la Commission scolaire des Draveurs pour chacun des champs d activité en Activités d enseignement et de formation Données budgétaires révisées Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Activités d enseignement et de formation Revenus Dépenses Résultats nets (203) Dans le secteur de la formation générale des jeunes (FGJ) et de la formation professionnelle (FP), la croissance des revenus découle de la prévision de croissance des clientèles. Dans le secteur de la formation générale des adultes (FGA), la réduction de l enveloppe de base, découlant d une baisse des ETP scolarisés au cours des années de référence antérieures, explique la prévision de baisse des revenus. En FGJ, on constate que la commission scolaire ne prévoit pas utiliser entièrement les ressources allouées par le MÉESR pour les services de formation; les ressources équivalentes à un certain nombre de postes enseignants seront affectées dans le secteur du soutien à la formation, en conformité avec les priorités de la commission scolaire pour l adaptation scolaire. Les transferts au champ du soutien à la formation s élèveront à environ 7 % des allocations, alors que pour le réseau ils se situent à 9 %. Au secteur de la FGA, les prévisions de dépenses de formation sont sensiblement identiques à celles constatées dans le dernier rapport financier (4,1 M$); par ailleurs, les revenus subiront une baisse de $ (3,9 M$ pour versus 4,2 M$ pour ) à la suite de la réduction de l enveloppe fermée. La prévision d un déficit de $ découle de cette situation. Un suivi attentif du niveau de la fréquentation scolaire est essentiel au cours de la présente année, en raison des impacts potentiels sur le niveau de l enveloppe future de la commission scolaire. En FP, la prévision de croissance des clientèles sanctionnées créera un impact positif sur les résultats nets. Au global, environ 7 % des allocations ne seront pas utilisées, ce qui est supérieur à la moyenne du réseau (2 %). Rapport d examen sur l état de la situation financière 30

35 Activités de soutien à la formation Autres dépenses éducatives Données budgétaires révisées Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Activités de soutien à la formation Revenus Dépenses Résultats nets (10 878) (10 578) Dans ce champ d activité, les revenus seront particulièrement affectés par les compressions budgétaires du MÉESR en En FGJ et en FP, les revenus additionnels découlant de la croissance des clientèles seront entièrement annulés par les compressions additionnelles. En FGJ, on voit que la Commission scolaire des Draveurs prévoit dépenser beaucoup plus que les allocations reçues (84 %); cette situation particulière se présente dans le secteur des services complémentaires. On prévoit toutefois que la situation, en , s améliorera par rapport à celle constatée en (le déficit devrait passer de 11,4 M$ à 10,9 M$). Dans les secteurs de la FGA et de la FP, les allocations pour les ressources de soutien et matérielles (RS et RM) ne seront pas entièrement utilisées (11 % et 12 % respectivement). Dans le réseau, les moyennes respectives sont beaucoup plus élevées et se situent à 57 % et 37 %. Au global, en , la commission scolaire priorise encore le secteur d activité FGJ en y transférant des ressources, privilégiant les services en adaptation scolaire. Cependant, le niveau des ressources affectées demeurera encore préoccupant puisqu il excédera largement les revenus alloués par le MÉESR. C est le champ d activité qui explique la majeure partie du déficit de la Commission scolaire des Draveurs en FGJ. Un examen approfondi de l affectation des ressources à ce chapitre devrait y être effectué. Rapport d examen sur l état de la situation financière 31

36 Activités de soutien à la formation Gestion des établissements Données budgétaires révisées Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Gestion des établissements Revenus Dépenses Résultats nets 884 (544) (175) 165 Au chapitre des revenus, les principales ressources proviennent des revenus autonomes (taxation et péréquation) auxquels s ajoutent quelques autres allocations. Tout comme en , les revenus autonomes prévus ont été répartis entre les secteurs de la FGJ, de la FGA et de la FP en fonction des revenus générés dans le Produit maximal de la taxe (PMT) par les clientèles ETP de chacun des secteurs. Pour l ensemble des activités de la gestion des établissements, les allocations prévues vont excéder les dépenses de $. En FGJ, l excédent positif sera de 7 %; en FGA on note une prévision de dépassement des dépenses sur les revenus de -91 % et en FP le pourcentage de dépassement serait de -22 %. Toutefois, au global, pour la gestion des établissements à la Commission scolaire des Draveurs, les revenus dépassent les dépenses de seulement 1 %. Pour le réseau, ce pourcentage est négatif et se situe à environ -24 % en raison de la présence de plusieurs petites écoles à desservir. Pour le secteur de la FGA, le déficit est préoccupant ( $), soit 91 % des revenus. Dans le réseau, le déficit moyen en FGA se situe à environ 28 %. Le niveau des effectifs administratifs affectés à la gestion des établissements en FGA par la Commission scolaire des Draveurs semble en cause. Un examen des ratios de personnel par rapport au nombre d ETP scolarisés devrait être effectué. Dans le secteur de la FP, le dépassement est peu préoccupant car il se compare avec la moyenne du réseau (-22 % à la Commission scolaire des Draveurs et -25 % dans le réseau). Rapport d examen sur l état de la situation financière 32

37 Activités administratives Données budgétaires révisées Données sectorielles (en milliers $) FGJ FGA FP Total Activités administratives Revenus Dépenses Résultats nets (684) (167) (265) (1 116) Dans ce champ d activité, il faut souligner que les compressions budgétaires du MÉESR ont fortement réduit les revenus. En effet, dans un premier temps, une mesure pour l atteinte de l équilibre budgétaire général fut imposée par le MÉESR ( $ pour ce champ d activité). De plus, une mesure générale additionnelle pour les dépenses de nature administrative est venue s ajouter ( $), prescrivant une réduction de 2 % de la masse salariale et de 3 % pour les autres dépenses de fonctionnement. Ces deux compressions jumelées ont créé une pression additionnelle sur les encadrements financiers de ce champ d activité (moins $ de revenus). Au chapitre des revenus, les principales ressources proviennent des revenus autonomes (taxation et péréquation) auxquels s ajoutent quelques allocations additionnelles. Tout comme au champ d activité de la gestion des établissements, les revenus autonomes prévus ont été entièrement répartis entre les secteurs de la FGJ, de la FGA et de la FP en fonction des revenus générés dans le Produit maximal de la taxe (PMT) par les clientèles ETP pondérées de chacun des secteurs. Les dépenses prévues au budget révisé ont été compilées pour chacun des secteurs, en incluant une imputation sectorielle proportionnelle aux ETP de chacun des secteurs, afin de répartir les coûts des services administratifs généraux (activités administratives de gestion), assurant ainsi un appariement entre les revenus et les dépenses et une répartition équitable des coûts entre les secteurs (FGJ, FGA et FP) en cohérence avec la répartition du PMT dans les revenus. Au global, les prévisions de dépenses administratives excèdent les revenus prévus de 17 %. Dans le réseau, elles excèdent aussi les revenus de 17 %. La situation globale se compare donc avec le niveau relatif du réseau pour les commissions scolaires de même taille et n est donc pas critique. Rapport d examen sur l état de la situation financière 33

38 Dans les trois secteurs (FGJ, FGA et FP), les opérations de la Commission scolaire des Draveurs seront déficitaires (-11 %, -58 % et -68 % respectivement); la situation financière dans les secteurs de la FGA et de la FP semble plus fragile. Ces dépassements proviennent de la répartition des coûts des services administratifs généraux de la Commission scolaire des Draveurs. Lors de l élaboration des prévisions budgétaires, une certaine partie du PMT ne fut pas allouée aux secteurs de la FGA et de la FP, et fut réservée pour les opérations centrales; cependant ces réserves ne semblent pas suffisantes pour couvrir la portion afférente des coûts généraux prévus; les secteurs de la FGA et de la FP bénéficient donc d un allègement «virtuel» des coûts administratifs de gestion, en n assumant pas leur part relative de ceux-ci. Comme pour l exercice financier , nous avons prévu cette répartition des coûts administratifs entre les trois secteurs (FGJ, FGA et FP) sur la base des coûts des services administratifs généraux de la Commission scolaire des Draveurs, en excluant la gestion des services éducatifs (assumés par chacun des secteurs) ainsi que la gestion du transport scolaire (plus concentrée dans le secteur de la FGJ). La technique de l appariement des revenus et dépenses présente ainsi, dans ce champ d activité, une image plus «appropriée» de la répartition des revenus et des coûts entre les secteurs. D autre part, au niveau plus général, selon les données budgétaires révisées , les dépenses administratives brutes de la Commission scolaire des Draveurs s élèveront à $ sur un total des dépenses prévues s élevant à $, soit 4,4 % des dépenses. Le pourcentage moyen des dépenses administratives pour les commissions scolaires de la taille de la Commission scolaire des Draveurs est de 5,1 % selon les derniers indicateurs connus ( ); les frais administratifs de la Commission scolaire des Draveurs se compareront donc avantageusement à ceux des autres commissions scolaires de la même taille. Toutefois, une révision du niveau des imputations internes pour les coûts des services administratifs centraux devrait être étudiée pour mieux se rapprocher des coûts réels. Rapport d examen sur l état de la situation financière 34