CIRCULAIRE A L'ATTENTION DE MESDAMES ET MESSIEURS LES DÉLÉGUÉS RÉGIONAUX

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1 Direction des contrats et des affaires juridiques CIR97D353DFI Paris, le CIRCULAIRE A L'ATTENTION DE MESDAMES ET MESSIEURS LES DÉLÉGUÉS RÉGIONAUX Objet : achat en commun de matériel et rappel de la notion de gros équipement. Les présentes dispositions visent pour l essentiel à préciser les caractéristiques d'une convention d'achat en commun de matériel. Par la même occasion, elles rappellent la définition de la notion de gros équipement ainsi que la procédure budgétaire applicable pour l acquisition de cet équipement. De ce fait, toutes les dispositions antérieures sur ces points sont abrogées. Il convient de souligner au préalable que la conclusion de plusieurs conventions ou marchés pour l'acquisition d'un matériel unique, d'une valeur importante et qui est destiné à devenir la copropriété des organismes associés pour son financement, est en principe à exclure. Il est souhaitable en revanche de désigner un organisme coordonnateur, unique responsable en la matière. Cette procédure, d'ailleurs conforme à l'esprit et au texte du code des marchés publics, permet en particulier de protéger les intérêts des organismes co-acheteurs. A cet égard, deux modèles de convention type d'achat en commun de matériel, destinés à servir de cadre général de négociation avec les partenaires du CNRS, figurent en annexe de la présente circulaire : l'un de ces modèles doit être utilisé lorsque le CNRS est mandataire, l'autre lorsque le partenaire est mandataire. Ces deux modèles de convention type appellent les observations et précisions qui suivent. -=-=-=-

2 2 1. RAPPEL SUR L IMPUTATION ET LES MODALITES DE GESTION BUDGETAIRES DES OPERATIONS DE GROS EQUIPEMENT : Les opérations d achat en commun de matériel peuvent s'imputer sur du soutien de base (code (0690)) ou sur des crédits d'actions incitatives (code (0693)) mais elles relèvent généralement du gros équipement (code (0697)) Définition de la notion de gros équipement et imputation budgétaire : Le décret n du 1 er mars 1984, relatif au régime administratif, budgétaire, financier et comptable du CNRS, dispose dans son article 2 : "la troisième section comprend deux parties (...) la deuxième partie (...) recouvre également (...) le gros équipement d'une valeur unitaire supérieure au double du seuil fixé à l'article 123 du code des marchés publics". Ce seuil est actuellement (en vertu du décret n du 3 juillet 1990 paru au Journal Officiel du 5 juillet 1990) égal à F toutes taxes comprises (T.T.C.). En conséquence, tout équipement dont la valeur unitaire est égale ou supérieure au double de ce seuil (soit F T.T.C. à l'heure actuelle) est budgétairement considéré comme du gros équipement et doit être acheté en utilisant les crédits inscrits au code budgétaire (0697). Ce montant de F TTC est apprécié sur la valeur unitaire de l'équipement pris dans sa globalité et non sur la valeur de l'un quelconque des éléments éventuellement constitutifs de cet équipement ni sur le montant de la participation du CNRS ayant servi à le financer. En revanche, ce n'est pas en fonction du montant de l'achat mais en fonction du montant de la participation financière du CNRS - selon qu'elle est ou non supérieure au double du seuil fixé à l'article 123 du code des marchés publics - que la nécessité s'impose d'obtenir ou non le visa du contrôleur financier. Exemple I : Le CNRS participe à l'achat d'un équipement qui vaut F T.T.C. Le montant de sa participation est de F T.T.C. La notification au laboratoire doit être faite sur le code budgétaire (0697) - gros équipement - car le coût du matériel est supérieur au seuil fixé par le décret. Exemple II : Le CNRS achète seul un matériel complexe composé de plusieurs éléments. Le matériel ne peut fonctionner que lorsque tous les éléments sont réunis. Le coût unitaire de chaque élément est inférieur au seuil, mais la somme des coûts lui est supérieure. Le matériel est alors considéré comme en construction et la totalité de son coût est notifiée en gros équipement. Exemple III : Le CNRS possède un matériel d'une valeur de 1 MF. Ce matériel nécessite un entretien, et le coût de la maintenance est estimé pour un montant inférieur au seuil de F T.T.C. La notification relative à la maintenance est faite en soutien de base ou en action incitative Gestion des autorisations de programme en gros équipement : Affectation des autorisations de programme en gros équipement :

3 3 Les Directeurs des départements scientifiques notifient aux unités de recherche des autorisations de programme en gros équipement. Cette notification peut désigner ou non le matériel à acquérir. Lorsque le matériel à acquérir est précisé dans la notification, l'unité de recherche bénéficiaire des autorisations de programme en question est tenue de les réserver pour l'achat du matériel ainsi désigné Modification de l'affectation des autorisations de programme (AP) en gros équipement : Si un responsable d'unité entend modifier l'affectation de ses AP pour acquérir un matériel différent de celui désigné dans la notification initiale de crédits, le Délégué Régional qui reçoit la commande correspondante doit impérativement : signaler au responsable de l'unité de recherche que la commande présentée par ce dernier n'est pas conforme à l'affectation des AP indiquée dans la notification, préciser à ce même responsable qu'il lui appartient de solliciter l'accord écrit du Directeur du département scientifique compétent pour tout changement d'affectation. Ce n'est que lorsque cet accord écrit aura été recueilli que le Délégué régional pourra donner suite à la commande de l'unité de recherche Demande de virement d'ap pour acquérir un gros équipement : Ce cas de figure se présente lorsqu une unité de recherche a besoin d acquérir un matériel sur le code budgétaire (0697) et qu elle n a pas bénéficié d une notification d AP en gros équipement (ou a bénéficié d une notification d un montant insuffisant), le département scientifique de rattachement ne disposant plus pour sa part de marge de manoeuvre sur ses AP de gros équipement. Dans cette hypothèse, le responsable de l unité a la possibilité de demander, par l intermédiaire de la délégation gestionnaire de ses crédits, un virement en AP à partir d un autre code budgétaire. Ce virement nécessite une décision modificative au budget du CNRS. 2. DIFFERENCES DE CHANGE : Lorsque l'achat du matériel est réalisé auprès d'un fournisseur étranger, les différences de change constatées au stade du règlement de la facture suivent la règle générale : les crédits nécessaires à la couverture des pertes de change sont mis en place auprès des délégations ; les gains de change sont centralisés. La consolidation de ces gains et de ces pertes intervient au niveau de la réserve générale (inscrite en 2ème section du budget de l'établissement).

4 4 3. COMMISSIONS DE BANQUE : Pour le règlement d'une facture libellée en devises étrangères, une commission de banque peut éventuellement être imputée à l'établissement. En règle générale, cette commission qui relève des opérations de gestion est supportée par la délégation compétente qui peut la répercuter sur le laboratoire quand les frais sont clairement identifiés. 4. TVA SUR LES ACHATS EN FRANCE : Chacun des partenaires peut déduire la TVA sur l'achat du matériel en fonction de sa participation financière à cet achat. Afin de faciliter cette déduction, il est souhaitable, dans la mesure du possible, que le fournisseur ventile sur la facture le montant total de la TVA suivant les différentes participations financières. 5. TVA SUR LES ACQUISITIONS INTRA-COMMUNAUTAIRES : Par mesure de simplification, c'est le coordonnateur qui est responsable du versement de la totalité de la TVA à payer au Trésor et qui remplit les formalités de la déclaration des échanges de biens. En conséquence, le coordonnateur pourra déduire la totalité de la TVA acquittée et effectuera les appels de fonds hors taxes auprès des autres partenaires à l'achat. Dans ce cas, il y a lieu de modifier la rédaction de l'article 2-2 de la convention, les termes "toutes taxes comprises" étant remplacés par les termes "hors taxes". 6. TARIFICATION : L'article 8 de la convention type prévoit la possibilité d'utiliser des matériels acquis en commun pour la fourniture de prestations à des tiers. Dans ce cas, il y a lieu naturellement d'appliquer la réglementation en vigueur sur la tarification des prestations de service. Cette réglementation figure actuellement sur le Web du secrétariat général à la rubrique "DFI". 7. DISSOLUTION DE L'UNITE BENEFICIAIRE : L'article 9 de la convention type prévoit quatre options différentes en cas de dissolution de l'unité bénéficiaire de l'achat en commun. Deux des options proposées méritent ici quelques précisions Option n 1 :

5 5 Dans le cadre de l'option n 1, l'avis du département scientifique concerné est nécessaire avant le transfert du matériel à une autre unité Option n 4 : Dans le cadre de l'option n 4, il est nécessaire d'observer les dispositions du Code du Domaine de l'etat (articles L 69 et L 70), en ce qui concerne les ventes de mobiliers et matériels qui appartiennent au CNRS. Vous voudrez bien vous reporter à cet égard aux indications contenues dans la note SG/DAGEFI n 117/88 du 7 juillet 1988 relative à la cession de matériel appartenant au CNRS, qui demeurent valables. De même, la procédure décrite, à l intention des responsables des seuls services centraux dans la note SBCG n du 28 février 1995 reste en vigueur. Les principes généraux énoncés dans cette dernière instruction sont d ailleurs applicables à tous les services déconcentrés. Ainsi : a) tout don de matériel est assimilable à une subvention (c'est en fait une subvention en nature) et suit la même procédure d'attribution : examen par le conseil d'administration ou autorisation du directeur général pour les subventions inférieures au seuil fixé à l'article 123 du code des marchés publics (soit F TTC à l heure actuelle). Il convient de noter que le don d'un matériel régulièrement autorisé peut entraîner la constatation d'une perte (supportée par le budget général de l'établissement) si le coût d'équipement de ce matériel n'est pas totalement amorti ; b) la règle générale de non-contraction entre les dépenses et les recettes en matière budgétaire demeure bien entendu toujours valable. Cela doit conduire l'acheteur public, notamment dans le domaine informatique, à décrire en totalité l'opération d'achat du matériel neuf et l'opération de reprise du matériel ancien. Il est donc impossible, comme le proposent certains fournisseurs, de procéder à "l'échange" d'un matériel ancien contre un matériel neuf et de payer la différence. 8. COMPTABILISATION DES OPERATIONS : La description détaillée de la procédure de comptabilisation des achats en commun de matériels restant copropriétés des financeurs figure en annexe de la présente circulaire. -=-=-=-

6 6 La présente circulaire annule et remplace toutes les dispositions des notes et circulaires antérieures sur les mêmes sujets, à savoir : - note-circulaire DAGEFI n 162/84 du 8 octobre 1984 ; - note-circulaire DAGEFI n 172/84 du 9 novembre 1984 ; - note-circulaire DAGEFI n 72/85 du 26 avril 1985 ; - circulaire SBCG n 399/90. Le Secrétaire général Jean-Pierre SOUZY P.J. : - note relative à la comptabilisation des opérations d'achat en commun de matériels ; - deux modèles de convention type.