Soumission électronique à l ANSM via le CESP Avis aux demandeurs d AMM de médicaments à usage humain

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1 Soumission électronique à l ANSM via le CESP Phase pilote Avis aux demandeurs d AMM de médicaments à usage humain Décembre 2014 (version 5.1)

2 Table des matières 1. Historique des modifications Modifications introduites dans la version 5.1 de l avis aux demandeurs (décembre 2014) 2 2. Préambule Le CESP Présentation Caractéristiques techniques Site Internet Financement Typologie des dossiers soumis via le CESP Le CESP en quelques chiffres Comment soumettre des dossiers via le CESP La phase pilote Objectifs Champ de la phase pilote Lancement et déroulement de la phase pilote Dossiers transmis à tort La phase pilote en quelques chiffres Soumission d un dossier à l ANSM dans le cadre de la phase pilote Mises en garde et informations pratiques Généralités concernant le CTD Les formats de soumission électronique acceptés par l ANSM Critères de recevabilité informatique Contenu de la soumission transmise à l ANSM via le CESP Recommandations pratiques Questions Glossaire Liste des acronymes...18 ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 1 sur 18

3 1. Historique des modifications 1.1. Modifications introduites dans la version 5.1 de l avis aux demandeurs (décembre 2014) Chapitre « Activités règlementaires entrant dans le champ de la phase pilote» o Actualisation de ce chapitre de façon à préciser que toutes les activités réglementaires entrant dans le cycle de vie du produit sont désormais éligibles à la soumission via le CESP Chapitre « Activités règlementaires et produits de santé hors du champ de la phase pilote» o Actualisation de ce chapitre de façon à préciser les activités réglementaires et produits de santé hors du champ de la phase pilote Chapitre « Déroulement» o Actualisation du chapitre intégrant la date de lancement de l étape IV de la phase pilote Chapitre «4.5. La phase pilote en quelques chiffres» o Actualisation de ce chapitre qui présente les statistiques de l étape III de la phase pilote Chapitre «5.4. Critères de recevabilité informatique» o Actualisation de ce chapitre de façon à préciser que toutes les activités réglementaires entrant dans le cycle de vie du produit sont désormais éligibles à la soumission via le CESP ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 2 sur 18

4 2. Préambule L Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM) s inscrit dans une démarche de généralisation d échanges dématérialisés. Dans cette perspective, l ANSM a mis en place une phase pilote au cours de laquelle elle offre la possibilité aux demandeurs, sur une base volontaire, de lui soumettre leurs dossiers en utilisant le dispositif CESP (Common European Submission Platform). Cet avis aux demandeurs, qui détaille les caractéristiques du CESP ainsi que les modalités de soumission des dossiers dans le cadre de cette phase pilote, ne se substitue pas à l avis aux demandeurs d Autorisation de Mise sur le Marché (AMM) de médicaments à usage humain (en cours d actualisation) disponible sur site Internet de l ANSM à l adresse suivante : AMM/Constitution-de-dossier-d-AMM/(offset)/1. 3. Le CESP 3.1. Présentation Le CESP est un dispositif permettant la transmission de données par voie électronique aux Agences de santé des Etats membres de l Union européenne. Le CESP, dont la mise en œuvre est placée sous l égide des chefs d Agences (Heads of Medicines Agencies HMA), est développé techniquement par l Agence du médicament irlandaise (Irish Medicines Board). Ce dispositif permet la transmission de dossiers de façon sécurisée, sans limite de taille, à plusieurs destinataires simultanément (plusieurs Agences de santé). Il fonctionne à sens unique : la transmission s effectue uniquement vers les Agences Caractéristiques techniques Le CESP permet la soumission de dossiers selon trois protocoles Internet sécurisés : - soit via un site Internet sécurisé permettant le transfert de fichiers (web based file transfer system) navigateur Internet standard avec java (sha1rsa 2048 bits) ; - soit via un serveur SFTP (SSH file transfer protocol ftp sous tunnel ssh) accessible via un client ftp standard (du type filezilla ou CuteFTP) ; - soit via un serveur FTP (file transfer protocol) encapsulé dans un tunnel VPN (Virtual Private Network - 3DES), ayant l avantage de permettre des transferts plus rapides Site Internet Toutes les informations relatives au CESP sont disponibles sur son site Internet : cesp.hma.eu Ce site Internet : - précise les Agences autorisant la transmission de dossiers via le CESP ; - détaille la procédure d enregistrement des demandeurs souhaitant utiliser le CESP ; - décrit le processus de transmission des dossiers ; - met à disposition des tutoriels d utilisation ainsi qu un jeu de questions réponses. ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 3 sur 18

5 Les questions spécifiques aux CESP soulevées par les utilisateurs peuvent être transmises par courriel ou par téléphone : Adresse courriel : cesp@hma.eu Téléphone : Financement Le CESP est mis à disposition gratuitement auprès des demandeurs, son financement étant assuré par les Agences de santé des Etats membres Typologie des dossiers soumis via le CESP Le CESP permet la transmission de tous types de dossiers portant sur le médicament, médicament à usage humain ou médicament vétérinaire. Toutefois, dans le cadre de la phase pilote proposée par l ANSM, dans un premier temps, seuls certains types de dossiers pourront lui être soumis via le CESP (cf. paragraphe de cet avis aux demandeurs) Le CESP en quelques chiffres Le CESP est opérationnel depuis le 14 novembre Au 30 novembre 2013, soit 1 an après sa mise en service, on comptait : 29 Agences de santé (médicament humain et/ou vétérinaire) en production 1120 firmes pharmaceutiques enregistrées En octobre et décembre 2013 : soumissions par mois (versus 730 en juin 2013) Nb : 1 soumission = 1 Etat membre destinataire. Si 18 Etats membres sont destinataires d un même dossier, 18 soumissions sont comptées. Principalement : modifications d AMM ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 4 sur 18

6 3.7. Comment soumettre des dossiers via le CESP La procédure d enregistrement au CESP ainsi que les modalités d envoi des dossiers sont détaillées sur le site Internet du CESP Enregistrement L utilisation du CESP nécessite au préalable de procéder à une étape d enregistrement. Cet enregistrement doit se faire par un «administrateur» désigné au sein de la société qui souhaite utiliser le CESP. Le futur demandeur peut désigner un ou plusieurs administrateurs. L administrateur est responsable, notamment, de la création de nouveaux comptes utilisateurs, de la suppression et/ou de la fermeture de comptes. L enregistrement se fait en ligne à partir du site Internet du CESP ( via un formulaire. Une fois le formulaire complété, l administrateur reçoit un courriel l informant de la prise en compte de sa demande. Il lui appartient alors de transmettre, par courriel à l attention du gestionnaire du CESP, un courrier (scanné) à en-tête de sa société signé d un directeur de la société. Le gestionnaire du CESP contacte alors la personne identifiée en tant qu administrateur dans le formulaire afin de procéder à des vérifications. Une fois ces vérifications effectuées, la société sera enregistrée dans le CESP et son accès autorisé. Un courriel sera alors transmis par le CESP à l administrateur de la société afin de lui communiquer son code d accès et son mot de passe. L administrateur de la société doit alors aller sur la page d accueil du CESP afin d y saisir son code d accès et son mot de passe. Un écran de confirmation de connexion au CESP apparait alors. Sur cet écran figure une nouvelle barre de menu donnant accès à de nouvelles options, telle que la gestion des utilisateurs. A partir de cette interface de gestion des utilisateurs, l administrateur pourra créer de nouveaux utilisateurs ou en supprimer. Les autres utilisateurs, non administrateurs, doivent être enregistrés auprès du CESP avant toute utilisation. La procédure d enregistrement suppose alors de compléter quelques items d un formulaire ad hoc après avoir saisi le code d accès de la société. Ces utilisateurs n ont pas accès aux fonctionnalités réservées aux administrateurs telles que la gestion des utilisateurs Modalités d envoi des dossiers Pour transmettre un dossier via le CESP, les utilisateurs enregistrés (cf. paragraphe 3.7.1) doivent se connecter avec leur code d accès pour : - compléter en ligne et sauvegarder au format XML un formulaire de soumission ; - transmettre le fichier qu ils souhaitent soumettre, accompagné du formulaire de soumission Formulaire de soumission Le demandeur doit : Sélectionner l option : «Select New Delivery File» ; ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 5 sur 18

7 compléter le formulaire de soumission : - en précisant le nom de la société et le type de médicament (humain) ; - et en renseignant notamment des champs relatifs à l activité réglementaire * soumise (ex : modification de type IA), au type de procédure (reconnaissance mutuelle (MRP), décentralisée (DCP), nationale), le numéro de procédure, le format électronique de soumission (ectd, NeeS), la clef de sécurité de la soumission (checksum), la ou les numéros de référence «Agence» du dossier, l utilitaire de validation utilisé. Attention Pour les dossiers soumis auprès de l ANSM, le numéro de référence «Agence» correspond au numéro «NLxxxxx». Il est important de veiller à bien indiquer cette référence, de façon à permettre une optimisation du traitement du dossier soumis. indiquer : - pour un dossier soumis dans le cadre d une procédure de reconnaissance mutuelle ou décentralisée, l Agence de l Etat membre de référence ainsi que la ou les Agence(s) des Etats membres destinataires (cases à cocher) ; - pour un dossier soumis dans le cadre d une procédure nationale, la ou les Agences concernées Attention Pour les soumissions destinées à l ANSM, veiller à bien sélectionner «médicament humain». télécharger et sauvegarder le fichier XML correspondant au formulaire de soumission Transmission du dossier Le demandeur doit ensuite : Sélectionner le mode de transmission par lequel il va transmettre le dossier (Web Based File Transfer System ou sftp) ; Compléter les paramètres de connexion («login details» : identifiant, mot de passe ). Sélectionner : - le fichier du dossier qu il souhaite transmettre en le sélectionnant dans l arborescence des fichiers de son ordinateur ; - le fichier XML du formulaire de soumission correspondant (cf. paragraphe ) ; Faire glisser / déposer dans la boîte d envoi (à droite de la fenêtre) ces deux fichiers en commençant par le fichier du dossier à transmettre (NB : le fichier XML du formulaire de soumission est à déposer en second). La progression de la transmission de ces deux fichiers via le CESP apparaît alors dans un cadre en bas de la fenêtre. Sélectionner «log out» pour quitter. Un courriel confirmant le téléchargement du fichier dans le CESP est ensuite transmis automatiquement à l expéditeur. * cf. glossaire ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 6 sur 18

8 4. La phase pilote 4.1. Objectifs Cette phase pilote est mise en place par l ANSM afin de permettre aux demandeurs de tester, sur une base volontaire, la soumission électronique de dossiers via le CESP dont les retombées attendues se traduiront par un gain de temps à toutes les étapes d instruction des dossiers : in fine, la délivrance des autorisations sollicitées par les demandeurs (nouvelles demandes d AMM, modifications d AMM ) sera donc plus rapide. L instauration de ces nouvelles modalités de soumission* nécessite une étape de test préalable à leur généralisation, étape de test dont le cadre est défini par cette phase pilote. La soumission de dossiers dans le cadre de la phase pilote n est pas obligatoire à ce jour ; Toutefois, compte tenu : - des bénéfices attendus du fait de l utilisation de ce dispositif ; - de sa généralisation une fois la phase pilote terminée (extension à d autres activités réglementaires non concernées par la phase pilote), les demandeurs sont vivement encouragés à soumettre des dossiers selon ce nouveau cadre. Pourquoi, côté ANSM, un gain de temps est-il attendu du fait de l utilisation du CESP par les demandeurs? La soumission de dossiers via le CESP permettra à l ANSM un gain de temps du fait, notamment : - de la suppression de l étape de manutention des dossiers «physiques» (papier ou CD/DVD) ; - de l optimisation de la traçabilité et de l archivage des dossiers soumis électroniquement ; - d une accessibilité aux dossiers plus rapide et plus facile pour les évaluateurs de l ANSM ; - d une navigation dans les documents plus rapide lors de l étape d évaluation du dossier ; - de la possibilité d extraction de données par la réalisation d opérations de «copier/coller», facilitant l élaboration des rapports Champ de la phase pilote Activités réglementaires entrant dans le champ de la phase pilote Sont concernées par la phase pilote les activités réglementaires entrant dans le cycle de vie du produit soumises selon les procédures : - nationale ; - ou européennes : reconnaissance mutuelle, décentralisée, ou centralisée, ainsi que les éléments de réponse aux questions soulevées dans le cadre de l instruction de ces demandes Tous ces soumissions doivent être structurées au format ectd ou NeeS. cf. glossaire cf. glossaire ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 7 sur 18

9 Activités réglementaires et produits de santé hors du champ de la phase pilote Ne sont pas concernés par la phase pilote, notamment : Les activités réglementaires autres que l AMM Il s agit de dossiers n ayant pas trait à l AMM, notamment : - essais cliniques - autorisations temporaires d utilisation (ATU) - publicité - DMF Les produits de santé autres que le médicament Il s agit de dossiers concernant les autres produits de santé relevant de la compétence de l ANSM, tels que : - dispositifs médicaux ; - produits cosmétiques ; 4.3. Lancement et déroulement de la phase pilote Lancement La phase pilote a été lancée le : 1 er octobre 2013 (1 er Octobre 2013 : lancement de l étape I cf. paragraphe de cet avis aux demandeurs) Depuis cette date, les demandeurs peuvent utiliser le CESP pour soumettre leurs dossiers à l ANSM, en respectant les consignes détaillées ci-après. Les demandeurs ne sont pas tenus d informer au préalable l ANSM de leur intention de soumettre des dossiers via le CESP. ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 8 sur 18

10 Déroulement La phase pilote se déroule en 5 étapes successives afin de permettre d adapter le dispositif, si besoin, en fonction du retour d expérience de l ANSM et des demandeurs. Au cours de chacune de ces étapes, seuls certains types de dossiers pourront être soumis. Etape 1 : Médicaments génériques : modifications d AMM [1] [2] de type IB et II Lancement le 1 er octobre 2013 Etape 2 : Tous médicaments : modifications d AMM [2] de type IB et II Lancement le 17 février 2014 Etape 3 : Tous médicaments : tous types de modifications d AMM [2] (IA ou IAIN, IB et II) Lancement le 2 juin 2014 Etape 3 bis: Tous médicaments : tous types de modifications d AMM (IA ou IAIN, IB et II), y compris les demandes relevant de la procédure centralisée Lancement le 1er octobre 2014 Etape 4 : Tous médicaments : toutes les activités réglementaires structurées au format ectd ou NeeS Lancement le 12 janvier 2015 [1] Il s agit de modifications d AMM de médicaments identifiés comme génériques soit lors de l octroi de leur AMM, soit ultérieurement. [2] Hormis les demandes relevant de la procédure centralisée. A chacune de ces étapes, les éléments de réponse aux questions soulevées dans le cadre de l instruction de ces demandes pourront également être soumis. Une fois l étape 1 initiée (lancement de la phase pilote), les dates d ouverture des autres étapes seront communiquées sur le site Internet de l ANSM un mois auparavant. La chronologie de leur lancement sera adaptée en fonction du retour d expérience des utilisateurs et de l ANSM sur l étape en cours Dossiers transmis à tort Comme indiqué au paragraphe précédent, la typologie des dossiers susceptibles d être transmis via le CESP varie selon les étapes de la phase pilote. Il est important de respecter cette typologie de dossiers. En effet, un dossier non éligible à une transmission via le CESP car ne relevant pas de l étape en cours de la phase pilote, mais qui serait malgré tout transmis via le CESP, correspond à un dossier transmis à tort. La non éligibilité à la transmission via le CESP sera appréciée dans un délai raisonnable après réception du dossier par l ANSM. La quittance versée dans le dossier soumis à tort via le CESP devra être soumise à nouveau (même quittance) dans le dossier re-déposé. ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 9 sur 18

11 L ANSM informera par courriel les demandeurs de ces dossiers, dans un délai raisonnable : - de cette transmission à tort ; - qu il leur appartient de transmettre leur demande sur un autre support (soumission électronique sous format CD ou DVD ou soumission papier) ; - que ces dossiers ne seront pas traités car non éligibles à la soumission via le CESP La phase pilote en quelques chiffres Situation au 01/10/2014 au 01/12/2014 (étape III Bis de la phase pilote) Au 01 décembre 2014, soit 14 mois après le lancement de la phase pilote (PP) de soumission de dossiers via le CESP à l ANSM, l étape III Bis de la PP était en cours et donc seuls les dossiers de modifications de type IA, IAIN, IB et II de médicaments de tous types (génériques et non génériques), ainsi que les réponses aux questions soulevées par ce type de dossiers, étaient soumis (y compris les dossiers en procédures centralisées). Nombre de dossiers soumis du 01/10/2014 au 01/12/2014 (étape III Bis de la phase pilote) o Via le CESP : 1908 Dossiers éligibles : 1788 (94%) Dossiers non éligibles : 115 (6%) Définition des dossiers non éligibles : cf. paragraphe «4.4 Dossiers transmis à tort» Typologie des dossiers éligibles soumis via le CESP o Selon le type de modification : Modifications de type IA, IAIN et réponses associées : 697 Modifications de type IB et réponses associées : 805 Modifications de type II et réponses associées : 286 Nombre de dossiers non recevables pour la période du 01/10/2014 au 01/12/2014 (étape III Bis de la phase pilote) Les dossiers non recevables sont les dossiers non complets au regard des éléments requis tels que détaillés dans le paragraphe «5.4. Critères de recevabilité informatique» de cet avis aux demandeurs. Le bilan des dossiers non recevables transmis via le CESP a pris en compte uniquement les dossiers éligibles. Nombre de dossiers non recevables: 4 dossiers ( 0.22% des dépôts éligibles) o Motifs de non recevabilité : Non conformité électronique : 4 dossiers Absence de formulaire d accompagnement des soumissions électroniques Absence de rapport de validation Structure électronique invalide ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 10 sur 18

12 5. Soumission d un dossier à l ANSM dans le cadre de la phase pilote 5.1. Mises en garde et informations pratiques Pour toute soumission électronique à l ANSM via le CESP, il est proscrit de déposer en parallèle tout ou partie des modules sur support papier ou CD/DVD. Le non respect de cette consigne sera susceptible d entraîner un ralentissement du processus de traitement du dossier soumis. Par ailleurs, les demandeurs ne sont pas tenus d informer au préalable l ANSM de leur intention de soumettre des dossiers via le CESP. Pour toute soumission électronique à l ANSM via le CESP, il n est plus demandé de transmettre en parallèle une copie du module pharmaceutique du dossier au site de l ANSM à Vendargues. Les demandeurs ne sont pas tenus d informer au préalable l ANSM de leur intention de soumettre des dossiers via le CESP Généralités concernant le CTD S'agissant des modalités de soumission, le format standard dit CTD (Common Technical Document) pour la présentation du dossier de demande d'amm est commun pour tous les Etats de l Union européenne : aussi bien pour les demandes évaluées dans le cadre des procédures européennes (procédure de reconnaissance mutuelle, procédure décentralisée et procédure centralisée) que pour les demandes nationales. La description du format et du contenu du dossier est disponible sur le site de la DG Entreprise et Industrie de la Commission européenne à l'adresse suivante : Le demandeur doit se référer aux textes publiés par la Commission européenne dans le cadre de la «Réglementation des médicaments dans l Union européenne, volumes 2A et 2B Avis aux demandeurs d AMM de médicaments à usage humain dans les Etats membres de l Union Européenne», (Eudralex, volume 2, Pharmaceutical Legislation : Notice to Applicants). Ces documents édités par la Commission européenne sont disponibles sur le site de la DG Entreprise et Industrie de la Commission européenne à l'adresse : Les formats de soumission électronique acceptés par l ANSM Deux types d organisation du CTD au format électronique existent dans l Union européenne et sont acceptées par l ANSM : - ectd ; - EU-NeeS. Ces deux formats de dossier électronique ont des caractéristiques communes dans toute l Union européenne. L ANSM n accepte pas d autres formats de dossier électronique. ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 11 sur 18

13 Cas particulier des dossiers précédemment déposés en format papier Lorsque les précédentes soumissions des activités réglementaires d une même spécialité (demande d AMM et modifications) ont été soumises sous format papier et que le demandeur souhaite désormais déposer des demandes de modifications via le CESP : - il n est pas obligatoire un dossier consolidé («baseline») mais cela est recommandé; - il n est pas nécessaire de déposer au format de soumission électronique ectd le ou les module(s) complet(s) concerné(s) par la demande de modification. Ainsi, à titre d exemple, pour une demande de modification pharmaceutique relative à une prolongation de durée de conservation (section 3.2.P.8), il n est pas nécessaire de soumettre l ensemble des autres sections du module Caractéristiques du format ectd Le format et le contenu de l'ectd ont été définis par ICH (Conférence Internationale d'harmonisation) et sont donc communs et harmonisés aux Etats-Unis, au Japon et dans l Union européenne, à l'exception du module 1 dont le contenu répond à des spécificités régionales (dont le formulaire de dépôt ou «Application form» et les propositions d information du produit). Des informations complémentaires sur l ectd sont disponibles sur les sites suivants : Caractéristiques du format EU-NeeS Cette structuration du dossier est commune à toute l Union européenne. Les spécifications harmonisées sont disponibles sur le site de l Agence Européenne des Médicaments (EMA) à l adresse suivante : Concernant les noms de fichiers, les conventions préconisées par ICH doivent être impérativement suivies pour les EU-NeeS. Cf. ICH, ectd spécification v5.0, naming conventions : Critères de recevabilité informatique Pour être considéré recevable sur le plan informatique, un dossier transmis à l ANSM via le CESP doit satisfaire les points détaillés ci-après. A noter : la recevabilité informatique est intégrée à l étape de recevabilité globale du dossier. Activité réglementaire soumise Dans le cadre de la phase pilote, les soumissions au format ectd et EU-NeeS sont acceptées pour toutes les activités réglementaires entrant dans le cycle de vie du produit et pour tout événement relatif à ces activités soumises selon les procédures :. nationale ;. ou européennes : reconnaissance mutuelle ou décentralisée. ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 12 sur 18

14 Concernant les activités réglementaires soumises au format électronique Dès lors qu une des activités réglementaires citées ci-dessus a fait l'objet d'une soumission selon un format électronique auprès de l ANSM (ectd ou NeeS), l'ansm attend alors tout dépôt ultérieur selon un format de soumission électronique, quelle que soit l'activité réglementaire concernée : - Format ectd pour les dépôt ultérieurs si la soumission était au format ectd ; - format NeeS ou ectd pour les dépôts ultérieurs si la soumission était au format NeeS (si passage au format ectd, ce format devra alors être conservé ultérieurement). Une soumission doit : - porter sur un seul numéro de procédure ; - et comporter une seule activité réglementaire. Dans le cas de plusieurs demandes identiques pour différentes spécialités représentant différents dosages et/ou différentes formes pharmaceutiques d un même produit, et si la documentation est commune, le demandeur peut : soit les soumettre dans le cadre d'un même dossier commun : - Module 1 avec : o pour les nouvelles demandes d AMM : autant de fichiers d'"application form" que de dosages ou formes pharmaceutiques. Concernant l "Information product", ce document peut-être spécifique à chacune des spécialités concernées ou unique et commun à celles-ci ; o pour les modifications : soit une «application form» unique, listant toutes les spécialités concernées dans la rubrique dédiée, soit autant de fichiers d'"application form" que de dosages ou formes pharmaceutiques, - Module 2 à Module 5 communs ; soit soumettre, pour chaque dosage ou chaque forme pharmaceutique, des dossiers complets et séparés (un support par dosage/forme pharmaceutique). Quelle que soit la solution choisie, elle devra être impérativement conservée pour toutes les soumissions ultérieures. La structure "Parent/Child" n'est pas acceptée, ni pour les soumissions au format ectd, ni pour les soumissions au format NeeS. Ainsi, à titre d exemple, si un demandeur dépose une nouvelle demande d AMM en janvier 2014 ciblant dans une seule séquence ** trois dosages différents (10, 20 et 30 mg) (séquence 0000), les dépôts ultérieurs de demandes de modifications devront alors suivre le cycle de vie tel que détaillé ci-après : Modification(s) - portant sur le dosage 10 mg - déposée en février portant sur le dosage 20 mg - déposée en mars portant sur le dosage 10 mg - déposée en juin portant sur le dosage 30 mg - déposée en septembre groupées portant sur les dosages 10, 20 et 30 mg - déposées en octobre 2015 Séquence Dans le cadre des dossiers soumis selon la procédure nationale, le numéro de procédure n est pas disponible au moment de la soumission. ** cf. glossaire ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 13 sur 18

15 Fichiers zip ou compressés Il est conseillé de transmettre les fichiers sous un format compressé en utilisant alors uniquement les systèmes de compression suivants : - Winzip ; - Microsoft Compressed Folders. Le contenu du dossier soumis doit être complet Validation informatique (ectd ou NeeS) Toute soumission électronique est informatiquement contrôlée par l'ansm sur la base des critères définis dans les guidelines européens (version pdf, structure, nommage de fichier, MD5 pour les ectd), toute anomalie donnera lieu à une non acceptation de la soumission au motif de sa non conformité électronique. A cette fin, un outil de validation («validateur») est mis à disposition des demandeurs. Ce validateur est librement téléchargeable depuis le site de l'ansm à l'adresse suivante : Ce validateur a été développé par la société Extedo en partenariat avec les Agences nationales européennes et l EMA qui utilisent le logiciel de revue EURS is Yours. Chaque soumission devra être testée avec cet utilitaire par le demandeur, préalablement à son envoi via le CESP. Le demandeur ne déposera une soumission à l'ansm que si le rapport de validation* est valide (non détection de points bloquants). Il devra joindre obligatoirement le rapport de validation avec sa soumission qui constitue une pièce attendue indispensable. Pour autant, la présence du rapport de validation ne préjuge en rien de l'acceptabilité globale définitive de la soumission. Attention 1. Toute soumission ne respectant pas ces pré-requis donnera lieu à une demande de régularisation par l ANSM par courriel puis par courrier. Le demandeur qui ne produira pas les éléments demandés dans les délais impartis par l'ansm sera réputé avoir renoncé à sa demande. Les éléments contenus dans la soumission (quittance (s), support électronique) seront alors considérés comme consommés. 2. Cette validation informatique ne concerne pas les dossiers relevant de la procédure centralisée, dans la mesure où cette validation est effectuée par l EMA préalablement à la soumission du dossier dans chaque Etat membre Contenu de la soumission transmise à l ANSM via le CESP Une seule activité réglementaire doit être soumise pour chaque transmission effectuée via le CESP. Les soumissions transmises à l ANSM via le CESP doivent comporter 2 dossiers : - D une part, les modules concernés du CTD, - d autre part, les documents administratifs («working documents») Les modules concernés du CTD Ces modules sont versés au format NeeS ou ectd. cf. glossaire ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 14 sur 18

16 A noter : 1. Attestation de soumission via le CESP uniquement Il est demandé de préciser dans la lettre d accompagnement versée dans le module 1 que la soumission ici transmise à l ANSM via le CESP est uniquement déposée via ce dispositif. 2. Paiement des taxes Les éléments relatifs au paiement des taxes doivent être versés dans l annexe 5.1 de «l application form» du module 1. Ainsi, toute soumission auprès de l ANSM doit comporter : la ou les quittances de paiement correspondant à la demande soumise et délivrée(s) par la Direction des Créances spéciales du Trésor de Châtellerault ; un bordereau de dépôt récapitulatif des quittances transmises au sein du dépôt, complété par le demandeur (cf. modèle sur le site Internet de l ANSM : ). Ce bordereau peut comporter autant de pages que nécessaire (Attention, il ne s agit pas du bordereau à transmettre à la Direction des Créances spéciales du Trésor de Châtellerault). Pour mémoire : Toute demande relative à une Autorisation de Mise sur le Marché (demande initiale ou modification, seules activités réglementaires concernées par la phase pilote) doit être accompagnée du versement d une taxe conformément à la réglementation en vigueur. Il est rappelé qu'une taxe doit être versée pour chaque demande d'amm ou pour chaque demande de modification d'amm. En conséquence, autant de taxes que de demandes d'amm doivent être acquittées. Les modalités de paiement sont identiques quel que soit le support de soumission. Les taxes doivent êtres payées auprès de la Direction des Créances spéciales du Trésor de Châtellerault avant l envoi à l ANSM de la demande d AMM ou de modification d AMM. Le barème des taxes est fixé par le Décret n (19/03/2012). Le bordereau à transmettre à la Direction des Créances spéciales du Trésor de Châtellerault est disponible à l adresse suivante : veformulaire_7452.pdf Une notice explicative répertoriant les codes à utiliser pour remplir ce bordereau figure à l adresse suivante : veformulaire_7450.pdf Aucune quittance n est à verser pour les dossiers relevant de la procédure centralisée, ces dossiers n étant pas assujettis au paiement d une taxe en France Les documents administratifs Ces documents doivent être fournis au format pdf ou scannés. Le formulaire ANSM dédié à la soumission électronique Un formulaire unique par soumission (activité réglementaire) dûment complété est à joindre. Pour les dossiers soumis via le CESP, le formulaire à utiliser est le Formulaire de soumission électronique structurée (e-ctd ou NeeS) (Version 1.1 Janvier 2014), disponible sur le site Internet de l ANSM (Rubrique «Soumission électronique via le CESP Phase pilote proposée par l ANSM») : AMM/(offset)/1 ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 15 sur 18

17 Le rapport de validation Il s agit du rapport destiné à valider la conformité de la soumission électronique avec les critères définis dans les recommandations européennes en termes de structure, nommage de fichier et format et version de pdf utilisés. Ce rapport est généré par l exécution de l utilitaire de validation (validateur ) (cf. paragraphe 5.4 point 5 de cet avis aux demandeurs). Se référer au lien suivant qui permet de télécharger l utilitaire de validation dont l utilisation est préconisée par l ANSM : AMM/(offset)/1. En aucun cas, la soumission électronique via le CESP ne donnera lieu à une demande d'obtention d'exemplaires supplémentaires de CD/DVD ou de papier dès lors que la soumission aura été considérée comme informatiquement et administrativement recevable Recommandations pratiques 1. L ensemble des volumes d un dossier doit être déposé à l occasion d une unique transmission via le CESP : le dossier ne doit pas être fractionné. 2. Compléments de dossiers Tout complément de dossier (réponses aux questions, demandes complémentaires ) est à déposer sous les mêmes supports et format que ceux du dépôt initial : Si soumission ectd : nouvelle séquence ; Si soumission NeeS : nouveau NeeS. 6. Questions Les questions relatives aux modalités d application de la phase pilote sont prises en charge par l ANSM, alors que celles concernant l utilisation du CESP (modalités d enregistrement, modalités de soumission des dossiers) sont gérées par l Agence du médicament irlandaise. Le destinataire de la question est donc fonction de la problématique soulevée. 1. Questions relatives à la phase pilote : Courriel : e-recevabilite@ansm.sante.fr 2. Questions relatives au CESP : Courriel : cesp@hma.eu Téléphone : cf. glossaire ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 16 sur 18

18 7. Glossaire Activité réglementaire Objet de la soumission pour un dossier. Exemples : nouvelle demande d'autorisation de mise sur le marché (AMM), modification de type IA ou IAIN, IB ou II, rapport périodique actualisé de sécurité (PSUR), renouvellement, mesure de suivi (dans le cadre de l'évaluation de la sécurité du médicament après l'octroi de l'amm). Demande (type de) Caractérisation de l objet de la soumission défini par l'activité réglementaire, par exemple nouvelle entité chimique ou extension de gamme/dosage différent ou nouvelle forme pharmaceutique pour une nouvelle demande d AMM, extension d indication ou demande de modification de la rubrique 4.6 du Résumé des Caractéristiques du Produits (RCP) pour une modification de type II. ectd (electronic CTD) Soumission électronique dans laquelle les données soumises à l'appui de la demande respectent une structure et des formats de fichiers de type ectd. EU-NeeS (European Union Non ectd electronic Submission) Soumission électronique dans laquelle les données soumises à l'appui de la demande respectent une structure et des formats de fichiers de type EU-NeeS. Séquence Spécifique au format ectd, une séquence correspond à une soumission dont la numérotation est définie comme suit : 0000 première soumission, 0001 deuxième soumission, etc. Généralement la séquence 0000 correspond à la demande d'amm et les séquences suivantes aux demandes de modifications, PSUR, renouvellement. Néanmoins, il est possible d'adopter le format ectd au cours du cycle de vie du produit, à l'occasion par exemple d'une modification majeure. Soumission Une soumission correspond à l ensemble de la (ou des) demande(s) (simultanées) déposée(s) par une firme. La soumission peut concerner plusieurs spécialités, la documentation commune à toutes ces demandes est alors soumise dans le cadre d une soumission unique. Soumission électronique Soumission dans laquelle les données du CTD fournies à l'appui de la demande sont déposées par voie électronique en suivant les recommandations européennes harmonisées pour les formats des fichiers et les tables des matières. Validateur Utilitaire librement mis à disposition par la société Extedo et téléchargeable depuis le site de l ANSM à l'adresse suivante : Cet utilitaire est destiné à valider la conformité de la soumission électronique avec des critères définis dans les guidelines européens en termes de structure, nommage de fichiers, format et version de PDF utilisés. Validation (rapport de) Après exécution de l utilitaire, le rapport de validation est un document à générer et à imprimer. Le rapport est une pièce attendue avec toute soumission électronique et ne préjuge en rien de l'acceptabilité globale de la soumission. ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 17 sur 18

19 8. Liste des acronymes ANMV Agence nationale du médicament vétérinaire ANSM Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé AMM Autorisation de mise sur le marché CTD Common Technical Document CESP Common European Submission Platform EMA European Medicines Agency (Agence européenne du médicament) EU-NeeS European Union Non ectd electronic Submission HMA Heads of Medicine Agencies PP Phase pilote PSUR Rapport périodique actualisé de sécurité (Periodic Safety Update Report) VPN Virtual Private Network ANSM Phase pilote CESP - Avis aux demandeurs Version 5.1 Décembre 2014 Page 18 sur 18