Manuel de la Médiathèque

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2 Manuel de la Médiathèque 1/ L interface administrateur Accès administrateur au site Menu administrateur Saisie d un nouvel objet a. En savoir plus «Amazon» b. En savoir plus «Code Dewey» c. En savoir plus «ISBN» Réservation d un objet a. Réservation en passant par l objet b. Réservation en passant par le salarié Gestion des emprunts Gestion des objets Gestion des permanences Statistiques / L interface utilisateurs / Paramétrages médiathèque / Divers / Assistance téléphonique Page 2 sur 28

3 1. 1. Accès administrateur Adresse du site : Identifiant : Mot de passe : Attention : Selon les options choisies, certains modules décrits ci-dessous ne s appliquent pas à votre application. Pour accéder à l administration du site, connectez-vous avec l adresse Web de votre site. Sur la page d accueil, cliquez sur «Connectez-vous» : Page 3 sur 28

4 Après avoir cliqué sur «Connectez-vous», vous accédez à la page d identification : Indiquez votre mot de passe Indiquez votre identifiant administrateur Validez pour vous connecter Vous êtes maintenant connecté en tant qu administrateur. Vous arrivez automatiquement sur votre page d accueil en vue administrateur, c est pour cette raison que vous ne visualisez plus le contenu de cette dernière. Un accès à la communication : Permet de mettre à jour les informations de communication et les menus de votre site Un accès à la gestion : Permet de paramétrer de nouvelles activités, saisir vos mouvements comptables. Un accès à la médiathèque : Permet de gérer vos objets de la médiathèque ainsi que les emprunts Un accès complet : Permet l accès à tous vos modules disponibles (Communication / gestion / compta / médiathèque) Page 4 sur 28

5 1. 2. Menu administrateur Vous êtes à présent connecté sur votre site de médiathèque en tant qu administrateur : Accès au menu administrateur médiathèque En indiquant le nom ou le code barre de l objet, vous pouvez retrouver toutes les informations sur l objet et ses emprunts En indiquant le nom d un salarié, vous allez pouvoir gérer ses réservations ainsi que ses nouveaux emprunts Page 5 sur 28

6 Le principe de l interface administrateur est de vous permettre de gérer, au jour le jour, l ensemble des mouvements de la médiathèque avec le moins de manipulations possibles. Il est conseillé afin de faciliter la manipulation de la médiathèque d utiliser les codes barres avec un système de douchette. Dans le menu administrateur médiathèque, vous pourrez mener les actions logiques, en fonction de l état de l objet : - Nouvel objet : vous devrez alors l entrer dans votre base (voir le point 1.3), - Gérer vos objets : Modifier la fiche d un objet, créer des étiquettes / codes barres, modifier les supports - Gérer les emprunts de vos objets : Les distribuer, les signaler comme «rendus», visualiser les emprunts à venir, consulter des statistiques En cliquant sur «Menu médiathèque» vous accédez au menu administrateur de votre médiathèque : Page 6 sur 28

7 1. 3. Saisie d un nouvel objet Sur votre page d accueil, en vue administrateur, cliquez sur «Menu médiathèque» : Vous accédez alors au menu administrateur de votre médiathèque : Pour ajouter un nouvel objet, cliquez sur «Ajouter un objet» Page 7 sur 28

8 Après avoir cliqué sur «Ajouter un objet» vous accédez au formulaire d ajout: Pour plus de clarté, le formulaire a été divisé en deux blocs (page 8 et page 9) : 1 - Indiquez le titre / l auteur de l objet 2 - Sélectionnez le type de support (DVD, VHS, CD, livre ) 3 - Permet de valider la recherche de l objet sur Amazon.fr (Voir encadré «En savoir plus Amazon») Si vous ne trouvez pas l objet sur Amazon, vous pouvez insérer vous-même une description de l objet, ainsi qu une photo pour l illustrer Voir encadré «En savoir plus Code Dewey» Inscrire ici la catégorie. Lors des premières saisies, aucune catégorie n est proposée. La liste va se créer au fur et à mesure de vos saisies (la liste se trouve dans le bouton «catégories existantes». Pour supprimer une catégorie, il suffit de vérifier qu aucun objet n est rattaché à cette dernière. L objet n apparaitra alors plus dans la liste «Catégories existantes» Page 8 sur 28

9 En indiquant la durée d emprunt de l objet, le logiciel calculera automatiquement la date de retour de l objet. (En «jours» ou en «interpermanence») Date d achat de l objet Le code barre de l objet peut vous servir à retrouver la fiche de l objet en question par saisie du code barre ou grâce à un lecteur de code barre. Voir encadré «En savoir plus ISBN» Nombre de CD/DVD contenu dans la boite (par exemple pour un coffret de plusieurs DVD) Utile pour facilement situer l objet dans votre médiathèque Etat d usure de l objet (standard, endommagé, en réparation ) Seuls les objets en état «standard» pourront être empruntés. Les autres statuts bloqueront les réservations. En cliquant sur «Envoyer», vous confirmez la création de l objet En cliquant sur «Quitter», vous annulez la création de l objet Page 9 sur 28

10 1. 3.a. En savoir plus «AMAZON» Dans votre formulaire d ajout d un objet, vous avez la possibilité d effectuer la recherche de votre objet sur le site «Amazon.fr» Attention : Les accents ne sont pas pris en compte pour la recherche sur Amazon Après avoir cliqué sur «Recherche», vous visualisez les résultats obtenus sur le site Amazon.fr : 2 une fois l objet sélectionné sur la recherche Amazon, la photo et le descriptif sont alors automatiquement ajoutés sur la fiche de votre objet : 1 - Choisissez l objet d Amazon en cliquant sur «Sélectionner cet article» Page 10 sur 28

11 1. 3.b. En savoir plus «Code Dewey» La classification décimale de Dewey (CDD) est un système visant à classer l'ensemble du savoir humain à l'intérieur d'une bibliothèque : Généralités Philosophie, parapsychologie et occultisme, psychologie Religions Sciences sociales Langues Sciences Techniques Arts, loisirs et sports Littérature Géographie et Histoire Pour une classification plus détaillée, merci de vous rendre sur le manuel «Code Dewey» Page 11 sur 28

12 1. 3.c. En savoir plus «ISBN» (International Standard Book Number) ou numéro international normalisé du livre est un numéro international qui permet d'identifier, de manière unique, chaque livre publié. Il est destiné à simplifier la gestion informatique du livre : bibliothèques, libraires, distributeurs, etc. Page 12 sur 28

13 1. 4. Réservation d un objet Pour effectuer la réservation d un objet, vous avez 2 possibilités : - Option 1.4.a : Soit passer par l objet pour effectuer la réservation du salarié. - Option 1.4.b : Soit passer par la fiche du salarié, puis rechercher l objet à emprunter. Option 1.4.a : Sur votre page d accueil, en vue administrateur, dans «Code Barre / Titre», indiquez le nom ou le code barre de l objet à emprunter : Remarque : Si vous indiquez un nom / code barre d un objet qui n existe pas, l outil vous propose automatiquement de le créer. Cliquez sur «Ok» pour lancer la recherche Remarque : Si l objet est déjà emprunté, il sera noté comme «indisponible». Vous aurez alors le choix entre annuler l opération ou le restituer. Vous accédez alors à la fiche de l objet. Pour effectuer un emprunt, cliquez sur «Réserver l objet» en bas de celle-ci : Page 13 sur 28

14 Après avoir cliqué sur «Réserver l objet», le logiciel vous propose d indiquer le nom du salarié souhaitant emprunter cet objet : En cliquant sur «Go» vous accédez au formulaire de passage de réservation pour l objet : Finalisez l emprunt en cliquant sur «Réserver l objet» L objet se retrouve à présent dans les emprunts en cours de votre menu administrateur médiathèque : Les objets ayant une date de retour passée apparaissent en rouge Informations sur l objet / modifier la date de retour de l objet Restitution de l objet dans la médiathèque Page 14 sur 28

15 Option 1.4.b : Sur votre page d accueil, en vue administrateur, dans «Utilisateur», indiquez le nom du salarié souhaitant emprunter un objet : Cliquez sur «Ok» pour lancer la recherche Vous accédez alors à la page d emprunts du salarié : Indiquez le nom de l objet à emprunter, puis cliquez sur «Ok» Page 15 sur 28

16 Pour valider la réservation, cliquez à nouveau sur «Go» Finalisez l emprunt en cliquant sur «Go» L objet se retrouve à présent dans les emprunts en cours de votre menu administrateur médiathèque : Les objets ayant une date de retour passée apparaissent en rouge Informations sur l objet / modifier la date de retour de l objet Restitution de l objet dans la médiathèque Page 16 sur 28

17 1. 5. Gestion des emprunts Dans votre menu administrateur médiathèque, dans la «Gestion des emprunts», vous visualisez l ensemble des emprunts (à distribuer, en cours, à venir) : Extraire les résultats du filtre vers Excel Infos sur l objet / modifier la date d emprunt / date de retour de l objet Donner l objet Supprimer la réservation Infos sur l objet / modifier la date d emprunt / date de retour de l objet Restitution de l objet dans la médiathèque Supprimer la réservation Ddddd d Infos sur l objet / modifier la date d emprunt / date de retour de l objet Page 17 sur 28

18 Liste des emprunts à distribuer : Affiche tous les emprunts non distribués. En cliquant sur emprunts en cours. vous le considérez comme «distribué» au salarié. L objet apparaitra donc dans la liste des Liste des emprunts en cours : Affiche tous les emprunts distribués aux salariés et non rendus. Au retour de l objet, cliquez sur médiathèque. pour le considérer comme «rendu» et donc à nouveau disponible dans votre Liste des emprunts à venir : Affiche tous les emprunts réservés par avance (date «future») Quand la date indiquée dans la réservation de l objet sera atteinte, l objet basculera automatiquement du statut «emprunt à venir» au statut «emprunt à distribuer». Page 18 sur 28

19 1. 6. Gestion des objets Ce module vous permet de gérer les objets de votre médiathèque. Vous pourrez consulter l historique des emprunts de chacun des objets, ainsi que modifier les fiches des objets. Vous aurez également la possibilité d éditer un «A la Une» sur votre médiathèque. Enfin, vous pourrez éditer les codes barres de vos objets, afin de les imprimer. Créer une «Une» à votre médiathèque Editer des codes barres / Créer des étiquettes Modifier les informations relatives aux types de supports Recherche simplifiée d un objet Consulter l historique des réservations de l objet Modifier la fiche de l objet Pour supprimer un objet, cochez la case puis cliquez sur «Supprimer» Astuce : Si vous ne souhaitez pas supprimer définitivement un objet, indiquez-le comme «perdu». Pour cela, modifiez l objet en cliquant sur. Ainsi, il ne pourra plus être emprunté, et sera conservé dans votre base. Page 19 sur 28

20 En cliquant sur «Modifier la Une de la médiathèque» vous accédez au formulaire de modification de la Une : Indiquez l information que vous souhaitez mettre en avant. Vous pouvez y joindre une photo. Vous pouvez mettre jusqu à 3 informations en avant Cliquez sur «envoyer» pour valider l information. Page 20 sur 28

21 En cliquant sur «Codes barres / Etiquettes / Extraction», vous accédez au formulaire ci-dessous : Vous pouvez effectuer un filtre préalable pour obtenir un objet en particulier. Si vous ne remplissez pas les champs vous afficherez tous vos objets Le bouton «Afficher la liste» permet de rechercher un objet particulier Le bouton «Sélectionner les objets» sélectionne automatiquement tous les objets correspondants aux critères Dans tous les cas, vous êtes redirigé vers ce formulaire : 1 - Choix du format d impression parmi la liste déroulante (obligatoire) 2 - Imprimer les codes barres (format PDF) : 2 - Extraction Excel : 2 - Impression d étiquettes : Page 21 sur 28

22 En cliquant sur «Modification des supports», vous accédez au formulaire de modification des supports : Choisissez le support que vous souhaitez modifier Attention : vous n avez pas la possibilité de modifier le nom des supports existants vousmême. Après avoir choisi le support à modifier, vous accédez au formulaire vous permettant d en modifier les caractéristiques : Nombre maximum d objet de ce «support» empruntable simultanément. Nombre maximum d objet classé en «nouveauté» empruntable simultanément. Permet de calculer une nouveauté : date d acquisition de l objet + nombre de jours renseignés dans ce champ. Finalisez en cliquant sur «Envoyer» Page 22 sur 28

23 1. 7. Gestion des permanences Ce module est accessible uniquement dans le cas où vous avez demandé une gestion de votre médiathèque par permanence (et non en «durée»). Il vous permet de gérer vos permanences, d ajouter / supprimer des jours de permanence, ainsi que des journées exceptionnelles de fermetures : Supprimer une permanence Ajouter une exception (par exemple durant des jours fériés ou fermetures exceptionnelles) Ajouter un jour de permanence Page 23 sur 28

24 1. 8. Statistiques Ce module vous permet d éditer des statistiques sur vos objets / emprunteurs. Vous pourrez ainsi savoir le nombre de fois où chaque objet a été emprunté, ainsi que le nombre de fois où un salarié vous a sollicité pour la location d un objet. Objets de votre médiathèque les plus empruntés Nombre d emprunts par mois de chacun de vos supports Tous vos salariés ayant déjà empruntés un objet Permet de visualiser les salariés ayant le plus empruntés Permet d obtenir un listing des salariés ayant empruntés sur un mois donné Page 24 sur 28

25 2. L interface utilisateurs Cette interface permet : - de diffuser en temps réel le contenu du fond médiathèque, - d informer en temps réel de la disponibilité d un objet, - de permettre (selon vos paramétrages) la pré-réservation d un objet, - d effectuer des recherches dans la base. -Permet à l administrateur de passer une réservation à date/permanence future Page 25 sur 28

26 3. Paramétrages médiathèque Sur votre page d accueil, en vue administrateur, vous avez la possibilité de modifier le nombre maximum d objets empruntables par personne dans la médiathèque (tous supports confondus). Pour cela, dirigez-vous vers les «paramétrages du site» : Puis, vous trouverez un champ «médiathèque» : Modifiez le nombre de jour qui vous correspond. Attention : Restez cohérent avec les paramétrages de vos objets (Exemple : Ne mettez pas un nombre inférieur à ce que vous avez indiqué précédemment dans le paramétrage de vos objets, cf chapitre 1.6) Page 26 sur 28

27 4. Divers Sur la fiche utilisateur, vous pourrez également suivre les emprunts de chacun d entre eux : Indiquez le nom du salarié puis cliquez sur «ok» Vous arrivez alors sur le formulaire de gestion des emprunts du salarié vous présentant les emprunts en cours, ainsi que l historique de ses emprunts : Le salarié pourra connaître lui-même l état de ses emprunts en cliquant dans «Mon compte». D autre part, il est possible de mettre en place sur votre demande un système d alerte par mail automatique afin de rappeler à l emprunteur qu il n a pas rendu l objet à temps. Pour cela, merci de vous mettre en relation auprès de votre chef de projet ou de votre chargé de clientèle. Page 27 sur 28

28 5. Assistance téléphonique Page 28 sur 28