GUIDE DE SAISIE (CHORUS-DT) POUR LES PERSONNELS ITINERANTS

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1 GUIDE DE SAISIE (CHORUS-DT) POUR LES PERSONNELS ITINERANTS CHORUS-DT est la nouvelle application pour les frais de déplacement qui remplace DT- ULYSSE. Ce nouvel outil informatique est accessible depuis le site internet du Rectorat : Onglet «Personnels» Dans le menu «Bouquet de services» cliquer sur le lien «Déplacements temporaires» Identifiant : initiale du prénom suivi du nom (le tout en minuscules) Mot de passe : numen Deux phases doivent être clairement distinguées. La première partie est consacrée à la mise à jour de la fiche profil en renseignant obligatoirement son véhicule et son assurance personnelle, avec la création de l ordre de mission permanent. Cette étape est à réaliser une fois par an (en début d année civile). La seconde partie correspond à la saisie de l ordre de mission ponctuel rattaché à l ordre de mission permanent. Il s agit d une étape à réaliser au début de chaque mois pour saisir les frais de déplacement du mois précédent. 1 ère phase : Création de l ordre de mission permanent Etape n 1 : renseigner la fiche profil Etape n 2 : création d un ordre de mission 1

2 A. Etape indispensable : la mise à jour de votre fiche profil Cliquer sur «Fiche profil». La fiche profil contient l ensemble des informations relatives au missionné itinérant (ses données personnelles). Vous pouvez compléter les champs relatifs à la date de naissance et au permis de conduire. Il vous est possible d apporter les informations que vous jugerez nécessaires (un numéro de téléphone, une adresse électronique). L onglet «Véhicules» est indispensable au calcul des indemnités kilométriques. Le missionné doit créer son ou ses véhicules en indiquant la puissance fiscale qui conditionne le barème de remboursement. Cliquer sur «Créer» pour enregistrer son véhicule dans la rubrique «Véhicules personnels» - Renseigner tous les champs : immatriculation, marque, modèle, puissance fiscale et barème. Le barème à sélectionner pour un itinérant est «IK standard». Ne pas renseigner le cadre «date de fin d utilisation». - Tous les champs par rapport à votre assurance doivent être renseignés (assureur, n de police, la date de début et de fin de police). - Appuyer sur «Confirmer» puis sur «Enregistrer». Vous pouvez enfin cliquer sur le bouton «Menu» afin de bien vouloir créer votre ordre de mission permanent. B. Etape suivante : la création de son ordre de mission permanent Pour créer un ordre de mission permanent : Cliquer sur «Ordre de mission». Le choix des prestataires apparaît. Sélectionner «autre» puis «document vierge». 2

3 Sélectionner OM permanent dans le menu déroulant «Type de mission». Une fenêtre s ouvre, cliquer sur «oui». Renseigner toutes les informations habituelles : Destination principale : HAUTE-LOIRE Départ le, Retour le : indiquer les dates et horaires de l année civile en cours Objet de la mission : OM permanent année 2016 Lieux de départ, de retour (à l aide de la loupe) ADM ou FAM Autorisation de véhicule : cocher «Personnel pour besoin de service» puis sélectionner votre véhicule dans le menu déroulant. Cliquer sur «Enregistrer» puis «Valider». Ensuite «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1». Sélectionner à l aide de la loupe le VH1 (généralement son supérieur hiérarchique) dans le champ «destinataire» puis cliquer sur «Confirmer le changement de statut». 3

4 2 ème phase : la création de l ordre de mission ponctuel Pour un agent itinérant, l ordre de mission ponctuel ne peut être fait qu après que l ordre de mission permanent ait été validé. Il doit être rattaché à l ordre de mission permanent sur lequel se fait le cumul annuel des kilomètres déclarés. L ordre de mission ponctuel doit être établi au début de chaque mois pour liquider les frais de déplacement du mois précédent. A. La saisie de sa mission Cliquer sur «Ordre de mission» (l onglet général du dernier OM créé apparaît) puis sélectionner «Créer». Cliquer sur «autre» puis sélectionner «document vierge». Dans Type de mission, sélectionner «OM personnels itinérants». Une fenêtre va s ouvrir : cliquer sur «oui». Indiquer le numéro d ordre de mission permanent de référence (à l aide de la loupe) qui correspond en général à celui de l année civile en cours. 4

5 Toutes les informations de l ordre de mission permanent sont reprises dans le nouvel OM. Le champ Destination principale est à renseigner (par exemple : HAUTE-LOIRE). Enfin, il vous suffit de modifier et de compléter : Objet de la mission : ex : trajets janvier 2016 Départ le, Retour le : indiquer les dates et horaires du mois concerné Cliquer sur «Enregistrer». B. La saisie des trajets Cliquer sur «Ajouter un ikm». Si besoin, sélectionner le véhicule déclaré au préalable. Pour connaître les distances parcourues, vous pouvez utiliser le lien d accès vers le distancier Mappy. Pour la saisie des trajets : Saisir autant de lignes que de déplacements. Date : indiquer la date du trajet Trajet : indiquer les villes de départ et d arrivée Nb de trajets : 2 pour un aller-retour, 1 pour un aller simple ou circuit Kms remboursés : distance pour un aller simple ou un retour. A la fin de la saisie, cliquer sur «Enregistrer». Afin de transmettre votre ordre de mission au valideur hiérarchique, cliquer sur le bouton «Valider/modifier» puis «Passer au statut 2 : Attente de validation VH1». Sélectionner son VH1 et cliquer sur «Confirmer le changement de statut». 5