Guide du Pro Bono pour les. Comment trouver et bénéficier des services juridiques pro bono

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1 Guide du Pro Bono pour les ONG Comment trouver et bénéficier des services juridiques pro bono

2 Sommaire AVANT-PROPOS 03 INTRODUCTION 05 QU EST-CE QU UN SERVICE JURIDIQUE PRO BONO? 07 COMMENT BÉNÉFICIER DE SERVICES JURIDIQUES PRO BONO? 09 COMMENT UTILISER LES SERVICES JURIDIQUES PRO BONO? 11 À PROPOS DE DLA PIPER 17 COORDONNÉES DES CONTACTS Guide du Pro Bono pour les ONG

3 Avant-propos Soutenir l éducation, l autonomie économique et l égalité dans les pays émergents est plus important que jamais et DLA Piper s est engagé à servir les besoins juridiques des ONG qui accompagnent le développement de notre communauté internationale. La paix et la stabilité dépendent de la réalisation de la justice sociale et économique et, pour cette raison, nous continuerons à travailler avec et à promouvoir les ONG qui partagent notre vision d un monde plus juste. SIR Nigel Knowles Joint Global Chief Executive Officer DLA Piper 03

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5 Introduction Nous sommes dans une période de changement et de défi pour le secteur des ONG. Elles sont confrontées à l incertitude économique, à l urbanisation, à des conflits armés, aux menaces à la sécurité et à l augmentation constante de la fréquence des catastrophes naturelles. Pendant ce temps, la disponibilité des moyens financiers se réduit, créant un contexte opérationnel complexe. De nombreuses ONG doivent aussi affronter des défis internes lorsqu elles cherchent à décentraliser ou à relocaliser leurs sièges sociaux pour être plus proches de la mise en œuvre d un programme. Nous, les avocats, avons la responsabilité de faire tout ce que nous pouvons, au travers de conseils juridiques pro bono, pour soutenir le secteur à but non lucratif, en l aidant à réaliser ses missions, ses valeurs et ses stratégies. Cette publication est destinée à guider les organisations non-gouvernementales internationales et les groupes à but non lucratif dans leur recherche d une assistance pro bono. Tout comme les entreprises, les ONG sont souvent confrontées à des problématiques juridiques dans le cours normal de leurs opérations. Ces problématiques peuvent concerner aussi bien des formalités d enregistrement, des questions fiscales, des engagements contractuels ou l emploi de personnel. De la même manière, une part importante des opérations des ONG peut être améliorée grâce à des recherches juridiques, des conseils politiques et stratégiques ainsi qu au travers d autres soutiens en dehors du secteur juridique. Nous souhaitons que cette publication aide les ONG à trouver et à utiliser efficacement les services juridiques pro bono à un niveau international. Nicolas Patrick Pro Bono Partner Head of Pro Bono & Corporate Responsibility 05

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7 Qu est-ce qu un service juridique pro bono? Le terme pro bono vient du latin pro bono publico qui veut dire dans l intérêt commun. Dans un contexte juridique, le travail pro bono est la fourniture de conseils juridiques sans perception d honoraires, dans le but de soutenir ou d améliorer l accès à la justice. Les services juridiques pro bono peuvent inclure : La représentation de personnes qui ne peuvent assumer le coût d un service juridique sauf à se voir confrontées à une situation financière particulièrement difficile ; Les conseils à des groupes à but non lucratif qui travaillent pour le compte de personnes appartenant à des communautés désavantagées ou marginalisées ou qui travaillent dans l intérêt commun ; et Les problématiques d intérêt public qui concernent une large communauté et qui ne seraient autrement pas poursuivies. A un niveau international, un large éventail de services pro bono est mis en œuvre par les cabinets d avocats, avec des clients incluant des particuliers, des œuvres de charité, des groupes d aide ou de développement, d autres ONG, des organismes gouvernementaux et divers organismes des Nations-Unies. 07

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9 Comment bénéficier de services juridiques pro bono? Il est possible de bénéficier de services juridiques pro bono en contactant directement un cabinet d avocats ou en utilisant des centres d échange d informations ou des services de référencement. DLA Piper a une équipe Pro Bono dédiée importante destinée à être un point d accès au cabinet pour les ONG. Nous accueillons les demandes ou questions directes venant des ONG et vous encourageons à prendre contact avec un membre de notre équipe pour discuter de la manière dont nous pouvons vous assister. Alternativement, les centres d échange d informations et les services de référencement servent à faciliter la délivrance d assistance juridique pro bono en agissant comme intermédiaire entre l ONG ayant besoin d aide juridique et les praticiens qui souhaitent et ont la capacité d aider. Les centres d échange d information ont des membres, en ce inclus des cabinets d avocats, des départements juridiques d entreprises et des praticiens individuels, qui ont exprimé un intérêt particulier pour le pro bono compris dans leur champ d expertise et dans la mesure de leur capacité. Les ONG ayant besoin d assistance juridique peuvent contacter un centre d échange d informations pro bono (généralement par internet) et ainsi soumettre une demande. Selon votre localisation, DLA Piper peut vous informer sur les centres d échange d informations ou de référencement disponibles. Comment bénéficier de services juridiques pro bono? ONG équipe pro bono du cabinet centre d échange d informations /service de referencement Cabinet d avocats/ Praticien individuel 09

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11 Comment utiliser les services juridiques pro bono Types de problématiques pouvant être soumises à des prestataires de services juridiques pro bono Il y a de nombreuses façons pour une ONG de bénéficier du soutien pro bono d un cabinet, non seulement grâce à l assistance technique concernant des besoins juridiques internes, mais aussi grâce à l assistance concernant la réalisation de leurs objectifs, leurs opérations, leurs projets et leurs plans stratégiques. L assistance technique juridique pour les besoins internes de votre ONG peut être relative à : la personnalité juridique et à la gouvernance d entreprise ; des problématiques fiscales ; du droit social ; la rédaction et à la revue de contrats ; des problématiques de propriété intellectuelle ; des questions immobilières, en ce inclus la location de biens ; l assurance ; des questions statutaires ; et des contentieux de manière générale. L assistance permettant à votre ONG de réaliser ses objectifs, sa stratégie ou ses projets peut inclure : des conseils sur différentes options de financement ; sa défense à un niveau local, régional, national ou international ; du contentieux sur des dossiers stratégiques ; des recherches et analyses juridiques ; des formations ; et du support administratif. 11

12 Comment les ONG utilisent les conseils juridiques Il y a plusieurs façons d utiliser les services juridiques pro bono au mieux et pour satisfaire les besoins de votre ONG. Voici quelques exemples de niveaux de services pro bono. 1. Utilisation stratégique des services pro bono 2. Utilisation efficace de la valeur ajoutée du service afin d améliorer l efficacité de l ONG 3. Engager des avocats pro bono dans le cycle de vie de contrats importants Exemple : utilisation de conseils juridiques afin de satisfaire des priorités stratégiques et exécuter les missions de l ONG. Exemple : demander aux conseils pro bono de délivrer des formations au personnel et de créer des bases de documents standards. Exemple : intégrer des avocats pro bono dans l étape de négociation de documents majeurs de financement, au stade des propositions et au cours des opérations. 4. Utilisation proactive des services pro bono Exemple : demander régulièrement des conseils relatifs à de la documentation juridique afin de minimiser les risques associés auxdites opérations et utiliser l assistance pro bono afin d analyser les risques et le respect des exigences légales. 5. Utilisation réactive des services pro bono Exemple : l ONG peut rechercher une assistance juridique dès la survenance d une problématique relative à des litiges contractuels, des réclamations par des salariés, la mise en conformité avec certaines règles, etc. 6. Pas d utilisation des services pro bono Absence d utilisation des conseils ou de l assistance juridique pro bono. 12 Guide du Pro Bono pour les ONG

13 En collaboration avec une organisation internationale, un cabinet juridique a documenté des cas de violences faites aux femmes dans un pays. L équipe d avocats a participé à plusieurs voyages dans ce pays afin d interroger des victimes de violences, et de travailler avec des avocats locaux et les législateurs pour mieux en comprendre la problématique. Les discussions et les preuves rassemblées ont alors formé une base stratégique sous-tendant la plainte par l organisation internationale afin d aider à sensibiliser la population sur le problème et chercher réparation pour les victimes. Les preuves permirent également de préparer un dossier détaillé à l intention du gouvernement du pays dans le but d introduire et mettre en œuvre des changements à la législation locale. Les avocats documentèrent et surveillèrent l application de la nouvelle loi. Enfin, en partenariat avec l ONG internationale, le cabinet a tenu une série de sessions de formation afin de favoriser la compréhension de la nouvelle législation chez les avocats locaux, les ONG et les travailleurs sociaux, afin de leur permettre de fournir des conseils juridiques, notamment sur les poursuites et le contentieux. Une équipe d avocats a présenté une série de séminaires juridiques et commerciaux afin d élargir les domaines de compétence des ONG, en particulier dans le champ de la négociation contractuelle. Les participants ont décrit la valeur des formations de la manière suivante : cela renforce notre capacité à négocier efficacement avec les entreprises ; nous sommes maintenant plus à même de nous assurer de la meilleure solution/négociation possible, non seulement concernant des contrats, mais également en utilisant nos nouvelles techniques de négociation, dans tous les domaines de nos partenariats et cela nous permet de protéger notre marque, mais encore plus important, nos bénéficiaires les enfants pour lesquels nous travaillons en minimisant tout impact négatif qu un partenariat peut avoir sur les enfants à l étranger. La formation a amélioré leur compréhension des contrats et les a aidés à construire leur capacité commerciale. Une ONG a engagé des avocats pro bono afin de l aider dans la négociation de contrats de financement avec un gouvernement ou avec des donateurs privés. Cela permit à l ONG d être un acteur fort dans le processus de négociation et de recherche de financement selon des termes très favorables. Une autre ONG a recherché une assistance pro bono pour l aider dans des recherches sur les lois protégeant les animaux dans plusieurs juridictions. L équipe d avocats a pu tirer avantage de sa structure globale et a utilisé les services de ses avocats dans plusieurs pays afin de produire un mémoire de recherche complet. Les ONG peuvent rechercher de l assistance juridique pour des problématiques incluant : des différends contractuels avec des fournisseurs ; des contentieux avec des employés, relatifs notamment au non-paiement d avantages, d indemnisation, ou relatifs à des licenciements ; et des litiges relatifs à des accords de partenariat. L assistance pro bono peut aller des premières tentatives de résolution du litige, au contentieux si nécessaire, tout en s assurant de la meilleure issue possible pour l ONG, incluant la protection de sa marque et de son image publique. De nombreuses ONG ne bénéficient pas d une assistance juridique à cause de supposées barrières financières. Le pro bono est souvent disponible et généralement gratuit. 13

14 Comment utiliser de la meilleure manière possible les conseils juridiques? De nombreuses ONG bénéficient de services juridiques pro bono ; cependant, ils ne sont pas toujours utilisés de manière efficace. La clé afin de s assurer que votre ONG retire le maximum d avantages de l assistance juridique disponible est de maintenir une communication efficace, de donner des instructions précises à vos avocats et de gérer les attentes tant bien des avocats que de votre ONG. Communication Il est important que votre ONG et vous soyez clairs sur ce que vous attendez de vos avocats et sur ce qu ils attendent de vous : Assurez-vous que votre ONG fournisse des instructions claires à vos avocats et assurez-vous de bien comprendre ce que vos avocats vous disent. Il est important que vos avocats sachent avec qui ils doivent communiquer au sein votre ONG et plusieurs méthodes de communication devraient être prévues. De la même manière, vous pouvez attendre de vos avocats qu ils se rendent disponibles pour votre ONG, fournissant un contact alternatif s ils s absentent ou s ils viennent à ne plus exercer dans le cabinet. Une communication initiale claire est cruciale pour que vos avocats et votre ONG se comprennent, mais il est également important de s assurer du maintien de cette communication tout au long du dossier. Si vous avez des craintes, que cela concerne des problématiques juridiques ou la manière dont votre avocat conduit votre dossier, vous devez en parler. Donner des instructions claires Une demande d assistance juridique devrait être suffisamment détaillée pour permettre au cabinet de déterminer les types de tâches à mettre en œuvre, le profil professionnel nécessaire et le calendrier à respecter pour la finalisation du dossier. A titre de guide, deux ou trois paragraphes devraient être suffisants. Une demande vague et globale consistant en une ou deux phrases risque de ne pas être acceptée car le champ de la demande serait trop incertain, ou la requête pourrait être renvoyée avec des questions supplémentaires. Si vous avez besoin d aide pour décrire vos besoins d assistance juridique, une discussion courte avec une agence d information ou le représentant d un cabinet doit pouvoir aider. Dans votre demande, vous devriez : Décrire à votre avocat le ou les problèmes juridiques spécifiques, lesquels peuvent concerner aussi bien vos besoins internes que les besoins liés à l activité de votre ONG. Décrire la manière dont cette assistance juridique fournie par vos avocats vous sera utile. Cela permettra à vos avocats de mieux comprendre la raison pour laquelle ils fournissent ce service pour le compte de votre ONG et ainsi de vous fournir la meilleure assistance juridique possible. Noter la date à laquelle votre ONG souhaiterait que le travail soit terminé, ce qui permettra à vos avocats d identifier s ils ont le temps et la capacité de réaliser ce projet. Toute échéance à laquelle une action devra être prise devrait aussi être indiquée, puisque à défaut de respecter une date limite importante votre ONG risque de perdre le droit d initier une action juridique. Assurez-vous que toutes les informations en l état de la situation sont transmises à vos avocats à la date de leur saisine. Informez vos avocats de toute action déjà mise en œuvre, qu une demande ait déjà été déposée, qu une décision ait déjà été prise ou que tout recours juridictionnel ait déjà été intenté ; Mettre à disposition de vos avocats toute information et toute documentation disponibles. Cela inclut les pièces émanant ou à destination des tribunaux, les conseils et les communications avec de précédents avocats sur le même dossier, ainsi que la liste des personnes qui sont ou sont susceptibles d être impliquées dans le dossier. Vos avocats peuvent également avoir besoin de documentation ou d informations supplémentaires, telles que la copie certifiée du passeport d un ou plusieurs administrateurs ou trustees de l ONG, des documents sociaux ou de la preuve d un titre de propriété légal et officiel. Certaines ONG requièrent de l aide sur le type d assistance pro bono dont elles ont besoin. L équipe pro bono de DLA Piper peut vous aider sur ce sujet. Gestion des attentes Il est important de gérer les attentes des parties lorsque l on fait appel à un avocat pour des services juridiques pro bono. Votre ONG doit être réaliste sur ce que les avocats peuvent accomplir, non seulement en termes de résultats mais également de calendrier. Si vous ne communiquez pas sur ce que vous attendez de vos avocats, vous pourriez être déçu ou mécontent du résultat de leur travail. De la même manière, il est important que vos avocats vous informent sur l issue probable de leur assistance, précisant le temps qui leur sera nécessaire pour fournir le service et le résultat qu ils sont en mesure d atteindre. Les clients peuvent espérer une réactivité dans un temps raisonnable, mais il n est pas toujours possible d avoir une réponse immédiate. Il est tout à fait normal de prendre contact avec votre interlocuteur si vous avez besoin d une réponse. 14 Guide du Pro Bono pour les ONG

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17 A propos de DLA Piper DLA Piper est un cabinet d avocat d affaires global, engagé dans des dossiers récurrents à forte valeur ajoutée pour des entreprises leaders, matures ou émergentes dans chacun de nos marchés, où qu elles opèrent. Nous sommes l un des cabinets d avocats les plus grands au monde avec plus de 4,200 avocats situés dans plus de 30 pays en Asie-Pacifique, en Europe, au Moyen-Orient et aux Amériques. DLA Piper et le service pro bono En tant que cabinet d avocats global et leader, l une des principales façons de contribuer à nos communautés est de fournir des services juridiques gratuits. DLA Piper est reconnu globalement comme un leader dans la fourniture de conseils juridiques pro bono. En tant que tel, DLA Piper s est engagé à maintenir une pratique pro bono internationale reconnue de tous et opérant tant au niveau local qu au niveau mondial. Nous assistons sur une base pro bono les plus grandes ONG, telles que Amnesty International, ActionAid, Habitat for Humanity et World Society for the Protection of Animals (WSPA). Durant les 12 derniers mois, les avocats de DLA Piper ont fourni au niveau mondial plus de heures de services juridiques pro bono, faisant de DLA Piper le plus grand fournisseur de services juridiques pro bono au monde. New Perimeter En 2005, DLA Piper a créé New Perimeter, une filiale à but non lucratif dédiée à la fourniture de services juridiques pro bono dans les pays en développement ou ayant été le théâtre de conflits. New Perimeter a une équipe dédiée, dont les membres sont basés globalement dans un certain nombre de bureaux DLA. Les projets de New Perimeter sont typiquement de grande envergure, impliquent des équipes d avocats de différents bureaux et des spécialités différentes, avec un impact fort et requièrent que les avocats de DLA Piper passent du temps sur le terrain dans les pays en développement

18 Coordonnées des contacts Monde Monde Europe Nicolas Patrick Pro Bono Partner Head of Pro Bono & Corporate Responsibility International 3 Noble Street London EC2V 7EE Royaume-Uni T nicolas.patrick@dlapiper.com 18 Guide du Pro Bono pour les ONG Lisa Dewey Pro Bono Partner Head of Pro Bono US Director, New Perimeter 500 Eighth Street, NW Washington, DC Etats-Unis T elizabeth.dewey@dlapiper.com Özgür Kahale Pro Bono Counsel Continental Europe Pro Bono Manager Rue Scribe Paris France T M ozgur.kahale@dlapiper.com

19 UK Asie Pacifique Middle East Heidi Newbigging Pro Bono Counsel UK Pro Bono Manager 3 Noble Street London EC2V 7EE Royaume-Uni T +44 (0) heidi.newbigging@dlapiper.com Daniel Creasey Pro Bono Counsel Asie Pacifique Pro Bono Manager Level William Street Melbourne VIC 3000 Australie T M daniel.creasey@dlapiper.com Rasha Kashkoush Community Engagement Manager Europe and Middle East Level 9, Standard Chartered Tower Downtown PO Box Dubai, United Arab Emirates T M rasha.kashkoush@dlapiper.com 19

20 If you have finished with this document, please pass it on to other interested parties or recycle it, thank you. DLA Piper is a global law firm operating through various separate and distinct legal entities. For further information, please refer to Copyright 2014 DLA Piper. All rights reserved. FEB