Mise en place opérationnelle et contrôle TVA Petit-déjeuner des PME et des start-up

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1 Mise en place opérationnelle et contrôle TVA Petit-déjeuner des PME et des start-up 31 octobre 2014 Alexandre Sadik Lic. Droit, Lic. SES Expert fiscal diplômé Responsable du département fiscal et juridique de BDO SA, Genève

2 Programme 1. Mise en place opérationnelle a) Comptabilité b) Décomptes c) Concordance 2. Le contrôle TVA 3. Conclusions 4. Questions

3 a) Comptabilité Importance de la TVA dans la comptabilité Chaque écriture, chaque opération et chaque transaction comptable a un effet sur la TVA, même s il s agit parfois uniquement de prouver qu elle n est pas soumise à l impôt. Tous les éléments pouvant servir de preuve doivent être enregistrés dans les comptes de manière planifiée, systématique, ordonnée et exhaustive le fil conducteur doit être vérifiable.

4 a) Comptabilité Aspects formels Comptabilité Comptabilité conforme aux principes de régularité pour toutes les entreprises inscrites au registre du commerce (art. 957 ss CO); les entreprises qui ne sont pas inscrites au registre du commerce ont une obligation d enregistrement. La déduction de l impôt préalable ne dépend plus que de la preuve du paiement de l impôt lorsque les factures sont correctes sur le plan formel, la preuve est plus facile à apporter. Libre appréciation des preuves (art. 81, al. 3, LTVA) Une mauvaise comptabilité peut s avérer préjudiciable et donner lieu le cas échéant à une reprise d impôt. En cas de non respect des exigences de forme remise possible de l impôt si la preuve est apportée que la Confédération ne subit aucun préjudice financier.

5 a) Comptabilité Conservation Principe Durée de conservation (sur papier et sous forme électronique) : Principe pour les documents commerciaux : 10 ans Documents commerciaux en relation avec des immeubles : 20 ans Des lois spéciales peuvent également contenir des prescriptions en matière de conservation (p. ex: loi sur les douanes) Observer les prescriptions réglementaires (p. ex. USA : Food and Drug Administration, FDA)!! Des limitations sont également possibles (loi sur la protection des données)!! Conservation des pièces originales : Bilan et compte résultats signés

6 b) Décomptes Qu elles sont les documents à établir chaque année par l assujetti?

7 b) Décomptes Formules officielles & documents à établir L établissement de ces documents relèvent de la responsabilité de l assujetti : Les décomptes TVA périodiques (formules officielles) Le décompte rectificatif (formule officielle) permet de corriger la période fiscale en cours Le 5 ème décompte ou décompte de concordance annuelle (formule officielle) permet de compléter et de corriger les erreurs au sein des décomptes d une année fiscale Réconciliation/concordance annuelles (document propre)

8 b) Décomptes Formule officielle : Décompte TVA effectif

9 b) Décomptes Formule officielle : Décompte TVA rectificatif

10 b) Décomptes Formule officielle : Concordance annuelle (5 ème décompte TVA)

11 c) Concordance Contrôle de la concordance et de la plausibilité

12 c) Concordance Concordance annuelle L assujetti à l obligation de vérifier la concordance entre les décomptes TVA établis et ses comptes annuels ainsi que de corriger les erreurs constatées. Comment procède-t-on à la vérification? Les recettes et produits divers ressortant des comptes en fin d année doivent être réconciliés avec ceux déclarés par le biais des décomptes TVA périodiques. Le même travail doit être effectué pour l impôt préalable. Comment corrige-t-on les erreurs constatées? Les erreurs doivent être signalées à l AFC dans les 240 jours suivant la fin de l exercice concerné, par le bais du 5 ème décompte.

13 c) Concordance Contrôle de la concordance But : Garantir la déclaration complète des écritures concernant la TVA Vérifier que tous les chiffres d affaires des comptes annuels concordent selon leur type avec les chiffres d affaires déclarés dans les décomptes TVA : L assujetti à l obligation de vérifier la concordance entre les décomptes TVA établis et ses comptes annuels ainsi que de corriger les erreurs constatées. Chiffres d affaires des comptes de produits (biens/prestations de services, réductions de la contre-prestation) Chiffres d affaires d autres comptes figurant au sein du compte de résultat (p.ex. refacturation de dépenses, produits extraordinaires) Chiffres d affaires pouvant figurer au bilan (p. ex. vente actifs immobilisés)

14 c) Concordance Contrôle de la plausibilité des chiffres d affaires Un exemple Sur le compte «Produits Suisse», un montant imposable de CHF a été comptabilisé avec le code TVA «exportation». Est-ce que cela est possible? Méthode de contrôle : Vérification des pièces justificatives : où se trouve le destinataire des biens? Si le destinataire se trouve à l étranger, les documents d exportation originaux ou une décision de taxation électronique (Dte) doivent être disponibles.

15 c) Concordance Contrôle de la plausibilité Erreurs possibles Recettes d intérêts non déclarées Trop peu de codes TVA correspondants aux types de chiffres d affaires Comptes sans rapport avec TVA comptabilisés avec un code TVA ou comptes pertinents pour la TVA comptabilisés sans code TVA Délimitations et provisions sans code TVA séparé Contre-écritures non vérifiables Ecritures dépassant les cercles comptables non prises en compte Calcul incorrect de corrections / réductions de l impôt préalable

16 c) Concordance Contrôle de la concordance effectué? Pas de contrôle de la concordance Contrôle de la concordance incomplete ou erroné Contrôle exhaustif de la concordance selon l art. 128 OTVA Contrôle exhaustif de la concordance et de la plausibilité Risque de soustraction d impôt Risque de soustraction d impôt Conformité à la loi Plus-value entrepreneuriale et sécurité juridique supplémentaire

17 2. Le contrôle TVA

18 2. Le contrôle TVA Contrôle TVA Préparation (1/3) Une bonne préparation permet un déroulement optimal et rapide du contrôle TVA. Selon notre expérience, les documents, informations, etc. suivants doivent être mis à la disposition du contrôleur de l AFC : Bouclements des comptes Extrait du grand-livre ainsi qu'un extrait des comptes de bilan et comptes de résultat détaillé ainsi que les comptes annuels audités (comptes statutaires) Concordance des chiffres d affaires et de l impôt préalable Concordance périodique entre les chiffres de la comptabilité financière selon le bouclement statutaire et la comptabilité et les chiffres d'affaires déclarés selon les décomptes TVA remis Pièces justificatives Décomptes TVA Factures entrantes et sortantes, documents de douane (importation / exportation), contrats de leasing, comptes en espèces Documentation détaillée (journaux TVA) sur les décomptes remis, y c. les éventuelles corrections

19 2. Le contrôle TVA Contrôle TVA Préparation (2/3) Accès aux systèmes IT Accès aux données des grands livres et livres auxiliaires afin de pouvoir reprendre les données via support de données (sans les salaires). Liste des codes TVA Liste des codes TVA actifs enregistrés dans le système ainsi qu'une description de l'utilisation des différents codes. Modèle commercial Description des différentes opérations commerciales et de leur traitement TVA, y c. les compensations de frais avec des sociétés du groupe. Prestation à soi-même Documentation de tous les cas de prestations à soi-même (base de calcul). Fil conducteur Suivi de la pièce justificative originale via la comptabilité (y c. déclaration d'importation éventuelle) jusqu'à la déclaration dans le décompte TVA et inversement.

20 2. Le contrôle TVA Contrôle TVA Préparation (3/3) Instructions, reprises fiscales Toutes les instructions et évaluations de faits établies antérieurement par l'afc et qui ont conduit à des reprises fiscales doivent être appliquées. Interlocuteur Désignation d'un interlocuteur responsable et communication de son nom au réviseur. Généralités Une documentation claire des déclarations TVA incluent également les preuves des sommes de déductions d'impôts préalables (concordance de l'impôt préalable). Les erreurs constatées lors des travaux de préparation doivent en outre être documentées, de sorte qu'il soit possible d'en parler avec le réviseur.

21 2. Le contrôle TVA Contrôle TVA Nos expériences (1/3) Art. 78 al. 3 LTVA Le contrôle doit être annoncé par écrit (sauf exceptions) Depuis le 1 er janvier 2010, le contrôle de l AFC est en général d abord annoncé par téléphone puis confirmé par écrit.

22 2. Le contrôle TVA Contrôle TVA Nos expériences (2/3) Art. 78 al. 4 LTVA L assujetti peut volontairement demander à l AFC de procéder à un contrôle TVA, cette demande doit être motivée. Le contrôle sera effectué dans les 2 ans dès le dépôt de la demande. Lors d une telle initiative, il est nécessaire d avoir préparé l ensemble de la documentation à fournir à l AFC.

23 2. Le contrôle TVA Contrôle TVA Nos expériences (3/3) Art. 83 al. 1 LTVA Les décisions de l AFC peuvent faire l objet d une réclamation dans les 30 jours qui suivent leur notification. La réclamation doit être adressée par écrit à l AFC et doit contenir les motifs et les moyens de preuves. Le délai de 30 jours ne peut être prolongé! Les notifications d estimation ne sont pas des décisions! (arrêt du Tribunal fédéral du 21 mars 2014 (2C_805/2013))

24 3. Conclusions Le pire ennemi : croire que la TVA, c est (toujours) simple Le meilleur ami : savoir que la TVA présente, à la fois, des risques et des opportunités et qu il y a (presque toujours) des solutions.

25 4. Questions

26 Merci de votre CONTACT Alexandre Sadik Licencié en Droit Licencié en Sciences Commerciales et Industrielles Expert fiscal diplômé Responsable du département fiscal et juridique alexandre.sadik@bdo.ch Tél : attention! BDO SA Genève