HOPITAL LOCAL INTERCOMMUNAL SOULTZ-ISSENHEIM

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1 HOPITAL LOCAL INTERCOMMUNAL SOULTZ-ISSENHEIM Hôpital de Soultz Maison de Retraite «Les Capucines» Maison Zimmermann 80, route de Guebwiller SOULTZ 23, quai de la Lauch ISSENHEIM Tel: Fax : Tél.: Fax : Soultz, février 2006 Mise à jour en mars 2007 Deuxième mise à jour en juin 2009

2 Avant propos : Les raisons qui ont conduites à cette deuxième mise à jour La présente mise à jour du plan blanc répond à plusieurs impératifs : - la fusion, au 1 er janvier 2008, de l Hôpital Local, Maison de Retraite «les Capucines» de Soultz et de la Maison Zimmermann d Issenheim. Fusion qui permet d étendre les pratiques qui avaient été définies dans le cadre du Plan Blanc de l Hôpital de Soultz, aux deux sites de l Hôpital Local Intercommunal de Soultz-Issenheim. Ce point est d autant plus important, qu en cas de pandémie, les EHPAD seraient confrontés aux mêmes difficultés que les établissements médico-sociaux. - la grippe A dite «grippe porcine» ou «grippe mexicaine» a fait l objet d un fax d alerte et de courriels émanant du Ministère de la Santé et des Sports en date du 25 avril Le 26 avril, en accord avec le Pharmacien Hygiéniste de l EIHH, la liste des produits et matériels et les quantités qui doivent être disponibles pour faire face à une éventuelle pandémie sont réactualisés et complétés. Le 30 avril, la cellule de crise est réunie pour revoir le dispositif en cas de déclenchement du plan blanc. Le compte rendu de cet épisode est joint en annexe au présent Plan Blanc. - Le Plan Blanc de l Hôpital de Soultz devait être revu pour s adapter au Plan Blanc du CH de Guebwiller qui stipule qu en cas de pandémie, les patients seraient orientés vers le Solisana. Après réflexion, il s avère qu en cas de contamination d un ou plusieurs résidents du site de Soultz ou du site d Issenheim, celui-ci ou ceux-ci resterait (ent) dans la structure et ne ferait (ent) pas l objet de transferts vers d autres établissements. Une réunion a été organisée le 3 juin 2009 pour redéfinir les modalités et revoir les protocoles d isolement selon l importance de la gravité du virus et du nombre de patients contaminés. Le compte rendu de cette réunion est joint en annexe du présent Plan Blanc.

3 1/ Objet du Plan blanc La présente procédure décrit une organisation pour que le personnel de l Hôpital Local Intercommunal de Soultz-Issenheim (site de Soultz et site d Issenheim) soit informé de la conduite à tenir lors du déclenchement du Plan Blanc, qu il connaisse les moyens matériels mis à sa disposition et la liste des organismes, établissements et personnes qui pourraient être contactés. 2/ Domaine d Application Le déclenchement des différentes alertes est effectué par le Préfet du Haut- Rhin. La mise en œuvre du Plan Blanc est donnée par le Directeur de l établissement, ou le cadre administratif de permanence. 3/ Définition Le Plan Blanc doit permettre d assurer la continuité du service hospitalier en cas de catastrophe, que celle-ci soit très localisée ou de grande envergure, avec un nombre plus ou moins important de victimes. 4/ Responsabilité Le respect de cette procédure s impose à l ensemble du personnel des deux sites de l établissement. 5/ Documents de Référence - la circulaire DHOS/HFD n 2002/284 du 3 mai le guide «Plan Blanc et Gestion de Crise» édité par le Ministère de la Santé et de la Protection Sociale.

4 6/ Documents Annexés - Plan de l établissement - Plan de circulation - Zones d isolement avec plan (affectation des locaux) 7/ Contenu du Plan Blanc A) Référent Le référent pour le Plan Blanc est Le Directeur de l Etablissement Ou le cadre administratif de permanence C est lui qui assure la coordination en cas de déclenchement du Plan Blanc.

5 B) Equipement en matériels L établissement s est doté du matériel suivant : Matériel quantité localisation Masques chirurgicaux 9000 Magasin de l économat Sur-blouses imperméables 2500 Magasin de l économat Blouses à usage unique 200 Magasins de l économat charlottes à usage unique 100 Magasins de l économat gants à usage unique Stock correspondant à 3 mois d utilisation Pharmacie de l établissement Masques FFP2 EN 149 (grippe aviaire) 200 Au CH de Guebwiller Magasin de l économat Solution hydro-alcoolique Stock correspondant à 3 mois d utilisation Magasin de l économat Lunettes 24 Magasins de l économat (grippe aviaire) Lampes torches 3 Services techniques Bandes de balisage, ruban adhésif et feuilles de polyane 2 rouleaux 4 feuilles Services techniques Iode (risque nucléaire) 250 doses Pharmacie couvertures 30 Magasin de l économat lits 10 Magasin de l économat matelas 20 Magasin de l économat fauteuils roulants 10 Services La quantité stockée est notée au dessus de chaque produit.

6 C) Mesures à prendre par le personnel Mesure Actions qui Mesure 1 Réquisitionner le personnel Service administratif Personnel (liste des coordonnées téléphoniques des agents dans la pochette de garde administrative et dans le bureau du personnel) Mesure 2 Libérer les accès et guider la circulation Services techniques circulation (plan de circulation joint au Plan Blanc) Mesure 3 Affectation des personnels Cadre soignant affectations (l affectation est coordonnée par le cadre soignant ou un agent administratif et est fonction de l importance et de la localisation de la crise) Mesure 4 Organisation des arrivées et de la prise en charge des patients Cadre soignant, service afflux administratif et personnel En cas d'arrivée massive de personnes âgées ou des familles,le paramédical circuit est défini et organisé. Les fauteuils roulants sont mis à disposition. Services techniques Les lits sont installés, ainsi que les matelas. Mesure 5 Mise en isolement (sur avis médical ou de l'hygiéniste) Cadre soignant et isolement services techniques (délimiter les zones d'isolement en respectant les plans Joints au Plan Blanc) Mesure 6 information Information aux familles Familles des résidents : liste dans dossiers des résidents Autres familles : selon renseignements récoltés par les agents (psychologue, psychomotricien, sophrologue, ergothérapeute ) Service administratif Et personnel paramédical Mesure 7 Organiser les repas Responsable restauration et repas pour les victimes et le personnel qui restent sur place. service administratif

7 Mesure 1 : réquisition du personnel QUI : - le directeur, ou - le cadre supérieur de santé, ou - le cadre de santé, ou - la personne responsable des ressources humaines. PROCEDURE : Le directeur, le cadre soignant ou la personne responsable des ressources humaines, organise la réquisition des agents selon la liste téléphonique jointe à ce document et en fonction des besoins. Les responsables des services logistiques et techniques, ou leurs représentants, organisent le rappel des agents de leurs services respectifs, sur demande du directeur, du cadre ou de la responsable des ressources humaines, en fonction des besoins. PERSONNEL CONCERNE : Tous les agents, quel que soit leurs grades, leurs fonctions ou leurs affectations, peuvent être réquisitionnés pour leurs services de rattachement ou pour un autre service, voire pour apporter un soutient qui ne relève pas directement de leur compétence. Nul ne peut, sans raison valable, se soustraire à une réquisition. DUREE DE LA REQUISITION : Cette durée est variable en nombre de jour et en amplitude de travail par jour. La durée de la réquisition est décidée par le responsable du déclenchement du plan blanc

8 Mesure 2 : organisation de la circulation. QUI : Le responsable des services techniques, aidé des agents des services logistiques. PROCEDURE : Sur demande de la personne responsable du déclenchement du plan blanc et selon les directives du plan blanc, le responsable des services techniques ou son représentant, organise la circulation des véhicules, balise les zones de stationnement à réserver aux intervenants et aux agents réquisitionnés. Sur indication du directeur ou du cadre supérieur, les agents des services techniques placeront un panneau à l entrée principale du site de Soultz, signalant l interdiction d entrer dans l enceinte de la propriété à tout véhicule non autorisé. PERSONNEL CONCERNE : Les agents des services techniques, et, selon les besoins les agents d autres services réquisitionnés à cet effet. En cas de besoins supérieurs à la capacité des services logistiques, les agents des autres services seront recrutés à l initiative du responsable du déclenchement du plan blanc. DUREE : La durée de cette mission est décidée par la personne responsable du déclenchement du plan blanc et découlera de l évolution de la situation.

9 Mesure 3 : Affectation des personnels QUI : L affectation est coordonnée par un cadre soignant ou un agent administratif. PROCEDURE : Les agents réquisitionnés sont répartis selon l importance, la localisation et l origine de la crise. Pour les besoins en personnel soignant le médecin ou une infirmière, ou un personnel paramédical fera remonter les informations au responsable du déclenchement de la crise, afin de lui permettre d adapter l action au besoin en temps réel. En cas de pénurie de personnel, un cadre de santé est présent dans le service pour faire les tâches administratives. PERSONNEL CONCERNE : Tous les agents présents sur le site sont concernés. DUREE : La durée de cette mission est décidée par la personne responsable du déclenchement du plan blanc et découlera de l évolution de la situation.

10 Mesure 4 : organisation des arrivées et de la prise en charge des patients. QUI : Le cadre soignant ou une personne désignée par le responsable du déclenchement du plan blanc organise la mise en place de l infrastructure, l organisation des soins et l accueil des patients. PROCEDURE : Sur demande de la personne responsable du déclenchement du plan blanc, - un cadre soignant ou une infirmière ou un personnel paramédical assure l accueil des patients, vérifie la mise en place des infrastructures et matériels nécessaires, s assure du respect des règles de sécurité et d hygiène. - Un ou plusieurs agents désignés par le responsable du déclenchement du plan blanc parmi le personnel administratif et paramédical, achemine le matériel nécessaire (fauteuils roulants, lits supplémentaires ) - Les agents des services techniques ou une personne désignée par le responsable du déclenchement du plan blanc, installent les lits et les matelas supplémentaires. En cas de pandémie et si l établissement est placé en isolement, les accès aux visiteurs et autres personnes ne relevant pas des effectifs de l établissement, sont strictement interdits. Seule la zone des bureaux administratifs reste accessible aux personnes extérieures. Les agents de bureau s équiperont de téléphones portables DECT afin de permettre aux visiteurs de communiquer verbalement avec les membres de leurs familles hospitalisés dans l établissement et maintenus en isolement. Les patients admis sans signe clinique d infection seront placés dans un premier temps en isolement (96h). En cas de décès nombreux : Dans le cas où le service des pompes funèbres serait débordé du fait d une mortalité importante, les corps des personnes décédés : - sur le site de Soultz seront déposés à la Capucinière transformée à cet effet - et sur le site d Issenheim au rez-de-chaussée de la maison de l Espace Joséphine. PERSONNEL CONCERNE : Toutes les personnes présentes sur le site. DUREE : La durée de cette mission est décidée par la personne responsable du déclenchement du plan blanc et découlera de l évolution de la situation.

11 Mesure 5 : mise en isolement QUI : La mise en isolement est ordonnée par le médecin (PH du SIH ou libéral), par l hygiéniste de l EIHH. La zone concernée est déterminée en fonction de la gravité et du nombre de cas concernés. PROCEDURE : En cas d épidémie avérée ou suspectée, et sur décision médicale, les procédures d isolements sont appliquées. Ces procédures figurent dans les documents «protocoles d isolement». Des mesures d isolement, individuel ou collectif, peuvent être demandées à être mise en place hors cas de grippe aviaire. Le médecin ou l hygiéniste en définira les modalités. Le cadre de santé en sera tenu informé dans les meilleurs délais. Une modification des horaires de travail peut être appliquée dans ces cas par le cadre soignant. Les animatrices sont affectées aux services soignants pour mieux absorber la charge de travail supplémentaire. Dans les équipes concernées, des agents pourront être désignés pour être affectés en priorité à la zone en isolement afin de limiter les croisements et donc les risques de transmissions. Dans la zone maintenue en isolement, le linge des patients est obligatoirement lavé par la buanderie de l établissement et ne peut être confié à un membre de la famille. Compte tenu de la nécessité sanitaire de cette mesure, le prix du lavage du linge ne sera pas appliqué. PERSONNEL CONCERNE Sont concernés : - les soignants - les services techniques pour la mise en place des zones d isolement et l installation de lits ou matériel. - La buanderie en cas de besoins important de linge plat. En cas d insuffisance de personnel en buanderie, il sera fait appel à des agents des autres services. DUREE : La durée de cette mission est décidée par la personne responsable du déclanchement du plan blanc et découlera de l évolution de la situation.

12 Mesure 6 : information aux familles QUI : Les agents des services administratifs et paramédicaux. PROCEDURE : Le responsable du déclenchement du plan blanc désigne des agents chargés d assurer les contacts avec les familles et de répondre aux questions d ordre administratif. Les renseignements auprès des patients seront récoltés par les agents ou le personnel paramédical qui les communiqueront aux services administratifs pour la bonne tenue des dossiers. PERSONNEL CONCERNE : Agents administratifs et paramédicaux. DUREE : La durée de cette mission est décidée par la personne responsable du déclenchement du plan blanc et découlera de l évolution de la situation.

13 Mesure 7 : organisation des repas QUI : Les services administratifs et le responsable de la cuisine PROCEDURE : L agent des services administratifs évaluera le nombre de repas supplémentaires à prévoir en fonction du nombre de patients, personnels et intervenants extérieurs présents sur le site. Ces informations sont transmises au responsable de la cuisine ou son représentant sur place qui assurera la confection du nombre de repas nécessaires. Concernant la distribution des repas : Dans le cas du décès d un patient ou d un transfert vers un autre établissement, ou s il y a cinq cas ou plus de patients contaminés, il convient d organiser les repas pour limiter les risques de transmission. Les repas sont servis en chambre pour tous les patients/résidents. Concernant les activités d animation : Toutes les manifestations sont annulées, le personnel chargé des animations est affecté à d autres tâches, par les cadres soignants, selon les besoins et l évolution de la période de contagion. PERSONNEL CONCERNE : Sont concernés : - le personnel administratif pour la collecte du nombre de repas - le personnel de la cuisine, - le personnel de la Maison de Retraite pour la salle à manger DUREE : La durée de cette mission est décidée par la personne responsable du déclenchement du plan blanc et découlera de l évolution de la situation.

14 8/ Evaluation Les points énoncés dans la présente procédure feront l objet d une évaluation annuelle. 9/ Feuille d émargement La feuille d émargement par l ensemble du personnel est annexée à cette procédure.