Expert. L affacturage. & Décideurs. une bonne carte pour votre trésorerie... Euro : social et gestion du personnel en euros, le démarrage s impose!

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1 Expert & Décideurs page 9 Le Magazine de l Ordre des Experts-Comptables pour les entreprises Le dossier : L affacturage page 4 PME : un accès élargi aux marchés publics une bonne carte pour votre trésorerie... Une réforme pour rendre le code des Marchés publics plus lisible et plus accessible aux PME. page 22 Nouvelle économie De nouvelles règles pour l entreprise : ce qu il faut savoir, ce qu il faut retenir. page 18 Euro : social et gestion du personnel en euros, le démarrage s impose! Expert & Décideurs n 17 janvier 2001

2 Dossier L affacturage : un atout pour votre trésorerie et votre développement L impayé vous rend fragile! L impayé coûte cher! Au mieux, cela se traduit pour l entreprise par une trésorerie vacillante, plombée par des frais financiers indésirables, une baisse des marges ou un résultat pénalisé. Au pire, c est la mort % des dépôts de bilan sont dus à la défaillance d un client. Environ faillites en France et une faillite sur quatre en Union européenne seraient causées par des retards de paiements. Comment se prémunir contre ce risque client quand on sait que la plupart de nos PME sont si souvent sous-capitalisées et ont donc grand besoin de trésorerie? La gestion du poste clients représente un enjeu financier de taille pour l entreprise et, au dire des spécialistes, un retard de paiement sur deux pourrait être évité par la mise en place d une organisation interne. Et c est bien là que le bât blesse le plus souvent : les plus petites entreprises, qui sont aussi les plus fragiles, manquent de moyens humains ou n ont pas le temps ou les compétences nécessaires pour optimiser leur suivi clients. L intérêt d externaliser n est plus à démontrer. Il existe à l heure actuelle nombre de solutions à la portée des petites structures dont elles peuvent largement tirer profit, d autant que les prestataires spécialisés ont mis au point des produits qui leur sont tout à fait adaptés. Le risque client page 10 L affacturage, comment ça marche? page 11 Des avantages majeurs page 14 Quel coût? page 14 Contreparties et incidents de parcours page 16 L avis de l expertcomptable page 16 9 Expert & Décideurs janvier 2001

3 Dossier GLOSSAIRE Adhérent : entreprise qui a recours à l affacturage. Factor : prestataire spécialisé qui gère le contrat d affacturage. Approbation ou Agrément : montant maximum d encours que le factor accepte de garantir en cas de non-paiement de la créance. Mais qu est-ce que le "risque clients"? On peut le définir à partir de l ensemble des sommes dues par les clients à l entreprise. Ceux-ci, en majorité parfaitement solvables, règlent leur dette à l échéance prévue sans problème. Mais il suffit de peu d impayés pour obérer un compte de résultats. Pour peu que les sommes soient importantes, c est la structure même du bilan qui risque de se trouver atteinte. Ce déséquilibre peut entraîner des réactions en chaîne : la frilosité naturelle du banquier peut l amener à réduire les facilités accordées à l entreprise, celle-ci peut être conduite alors à compenser en reportant les règlements dus aux fournisseurs... et se retouver au final à la merci de ces derniers. Il ne s agit pas là d un scénario catastrophe mais bel et bien de situations effectivement rencontrées par nombre d entreprises. On peut se prémunir contre ce risque. Les solutions sont nombreuses. Elles vont de l organisation en interne d un système de relances écrites ou téléphonées à la recherche d informations commerciales et financières sur les clients, en passant par l assurance au sens strict auprès de votre compagnie habituelle ou par l affacturage. L intérêt de la solution offerte par l affacturage est qu elle contient les avantages de toutes les autres formules. Mais, toute médaille a son revers : elle revêt également des inconvénients. L entreprise ne doit l adopter qu en toute connaissance de cause, en étudier tous les aspects financiers et organisationnels avec son expert-comptable et choisir avec soin son partenaire. Par ailleurs, et c est un atout loin d être négligeable, au delà de la seule gestion du risque clients, l affacturage peut apparaître dans certains cas comme un levier porteur de croissance pour l entreprise qui l adopte... Commission d affacturage : rémunération de la société d affacturage qui couvre à la fois le prix de sa prestation et celui de la couverture du risque. Commission de financement : rémunération du factor couvrant la mise à disposition anticipée des fonds. Encours : montant total des créances qui constituent le portefeuille du factor. Fonds de garantie : retenue destinée à couvrir tout incident de nature à minorer le montant de la créance. Ce fonds est constitué et appelé au fur et à mesure des opérations par un prélèvement contractuellement défini entre l adhérent et le factor. 10 Expert & Décideurs janvier 2001

4 L affacturage, un de vos atouts contre les impayés L affacturage est en plein développement, en partie grâce aux PME auxquelles les sociétés spécialisées proposent désormais des produits adaptés à leur taille. Le terme "affacturage" a détrôné dans notre pays l appellation "factoring". Une fois n est pas coutume, c est le vocabulaire anglosaxon qui a dû reculer face aux usages. C est pourtant sous le vocable de "factoring" que cette technique de gestion a été introduite en France en Elle a donc dépassé à présent le stade des balbutiements et son succès croissant atteste des services qu elle peut rendre aux entreprises. Deux raisons essentielles expliquent ce succès. La première est que l affacturage répond à un vrai besoin. La seconde réside dans son originalité. L affacturage cumule en effet les avantages de chacune des autres techniques de gestion du risque clients. C est en cela qu il est particulièrement convaincant car il peut se présenter tout à la fois comme un outil de financement, de recouvrement et d assurance. Mais tout ceci a évidemment un coût. Outre le coût visible, matérialisé par les commissions versées à la société d affacturage, il faut en effet tenir compte des effets induits. Le choix de l affacturage entraîne nécessairement des modifications dans le fonctionnement de l entreprise que l on ne saurait négliger. C est pourquoi le conseil de l expert-comptable, tant au niveau de l analyse préalable que de la mise en place apparaît indispensable. Ajoutons que son avis pourra aussi être précieux quand il s agira de négocier les taux de commission avec la société d affacturage et le contenu même du contrat. L opération d affacturage met en évidence trois acteurs : le client, l entreprise et la société d affacturage, appelée le "factor". L entreprise détient une créance sur son client. Elle la transfère au factor. Celui-ci paie l entreprise et va se charger, moyennant commission, d en opérer le recouvrement et il en garantit la bonne fin, même en cas de défaillance momentanée ou définitive du client. Il est donc tout à fait justifié de dire que l affacturage est un outil de financement : il évite ou réduit le recours au crédit bancaire en permettant un règlement immédiat de la facture. Il est tout aussi exact d affirmer que c est un moyen de recouvrement : l entreprise est entièrement déchargée de cette fonction (relance, comptabilisation). Il peut y avoir, enfin, une composante assurance : puisque la société d affacturage peut, selon les contrats, garantir le paiement des factures. Le cadre juridique Le contrat qui lie l entreprise et la société d affacturage est un contrat commercial. Il crée entre les deux parties des obligations réciproques. Il est important de savoir qu il n existe pas, ou peu, de contrat type. Donc si vous optez pour la solution de l affacturage, vous pouvez choisir un certain nombre d options et en éviter d autres. Les obligations qui suivent ne sont de ce fait pas obligatoirement comprises dans le contrat. Les principales obligations pour l entreprise sont les suivantes : céder l intégralité de ses créances (et non seulement celles réputées difficiles à recouvrer) ; des dérogations à cette obligation peuvent être envisagées mais l intérêt du système risque d être réduit d autant ; rémunérer la société d affacturage ; garantir au factor un libre accès aux documents comptables de l entreprise ; lui transmettre toute information sur un risque possible de difficulté de paiement par le client. 11 Expert & Décideurs janvier 2001

5 Dossier Garantir à la société d affacturage la réalité de la créance : il s agit d éviter un apport de trésorerie non justifié par une transaction réelle ; l entreprise communiquera donc les justificatifs de celle-ci : bons de commande, bons de livraison, etc... En contrepartie, le factor s engage à : régler le montant de sa créance à l entreprise ; il existe une alternative : attendre l échéance prévue ou régler immédiatement à la naissance de la créance, ce n est que dans ce second cas que l affacturage joue son rôle d outil de financement. Dans tous les cas, ce règlement est irrévocable. et place de l entreprise et établir les statistiques commerciales convenues au moment de la signature du contrat. L établissement des factures par le factor ne figure pas dans tous les contrats ; quand ce n est pas le cas, l entreprise s engage à faire connaître à ses clients son lien avec le factor. Établir les factures et les adresser aux clientsen lieu L'affacturage permet aux PME de financer leur croissance Michel H., responsable des partenariats dans un groupe d affacturage européen : L'originalité et l'avantage le plus évident que trouvent les PME dans l'affacturage, c'est la possibilité de transformer leurs factures clients en trésorerie, ce qui représente pour elles une réponse adaptée à leurs besoins pour financer leurs exploitations. Les PME françaises, c'est bien connu, souffrent d'une faiblesse de leurs capitaux propres. Les crédits bancaires sont souvent chers et limités, le crédit inter-entreprises s'est développé mais ne peut résoudre qu'une partie des besoins de trésorerie auxquels sont confrontés les PME. Les entreprises se tournent donc de plus en plus souvent vers l'affacturage et y trouvent très vite d'autres avantages, tels que l'analyse et l amélioration de leur poste-clients, une garantie contre le risque d impayés, le suivi et le recouvrement de leur factures D'autant qu'on peut, de plus en plus souvent moduler le service rendu. C est ainsi qu il devient possible, sous certaines réserves, de ne confier au factor, par exemple, que la gestion et le recouvrement, ou de ne recourir qu au financement et la garantie de paiement. Dans le cas d'entreprises exportatrices, nous pouvons prendre en charge les créances dans les meilleures conditions. Nous connaissons en effet, les us et coutumes, les réglementations en vigueur dans le monde entier (Amérique du Nord, Asie, Europe) grâce à notre réseau exclusif européen et à notre appartenance au groupe International Factors. À titre d'exemple, on peut citer les habitudes espagnoles : les entreprises ont érigé en sport national le fait de se constituer une trésorerie grâce au crédit inter-entreprises Cela suppose donc pour des PME françaises une très grande vigilance et un suivi particulièrement affiné! Quel coût? Notre coût d intervention est transparent, nous calculons une commission d'affacturage, qui est un pourcentage du chiffre d'affaires que nous traitons pour l entreprise. Selon les risques (la typologie de la clientèle concernée), la lourdeur du dossier à gérer (le nombre de clients et de factures à gérer), cette commission se situe entre 0,50 et 2 % du CA. À celle-ci s ajoute une commission de financement dont le prix est basé en fonction des conditions du marché (calculs d'agios indexé sur le taux de base bancaires ou l Euribor). Il est clair que pour une entreprise ne traitant que des factures inférieures à ou francs, nous avons de grandes difficultés à présenter des tarifs compétitifs. Mais les entreprises et particulièrement les PME, s'aperçoivent très vite qu'elles peuvent, d'une part financer et sécuriser leur développement grâce à la souplesse de leur trésorerie, mais également améliorer considérablement la visibilité et la gestion de leur poste clients. 12 Expert & Décideurs janvier 2001

6 Dossier LE MÉCANISME DE L ENCAISSEMENT La subrogation conventionnelle, par laquelle la société d affacturage a le droit d encaisser les montants facturés, est un mécanisme ancien du droit français. Celle-ci, s appuyant sur l article 1250 du code civil, entraîne que la créance subsiste au profit de la société d affacturage bien qu elle soit éteinte par rapport au créancier. Ce mécanisme repose sur un outil particulier, la quittance subrogative, un bordereau, généralement mensuel, récapitulant toutes les créances concernées pour une période donnée. Il peut être rempli par l adhérent ou par la société d affacturage à partir des justificatifs de la transaction remis par l entreprise (bons de commande et de livraison) mais doit être signé par celle-ci. La quittance subrogative est opposable aux débiteurs. Elle ne doit donc pas être confondue avec la cession de créances classique qui suppose une information des tiers par la voie d un officier ministériel pour devenir opposable aux tiers. Des avantages majeurs La garantie de bonne fin, un atout indiscutable Véritablement "trois en un", c est-à-dire trois services en un seul, l affacturage s avère souvent plus avantageux que les garanties proposées par les compagnies classiques en ce qui concerne l aspect assurance. L assurance crédit traditionnelle n est d ailleurs souscrite en France que par une trentaine de milliers d entreprises. En cas de sinistre, c est-à-dire en cas d impayé, l entreprise ne sera jamais indemnisée intégralement par une compagnie d assurance mais dans une proportion de 70 à 85 % de la créance considérée. Qui plus est, l indemnisation ne sera effectuée que dans un délai de plusieurs mois. Avec l affacturage, en revanche, l indemnisation est immédiate et totale. La maîtrise du poste clients La nécessaire maîtrise du poste clients suppose que l entreprise se dote d un dispositif administratif rigoureux et efficace. Ainsi la relance doit être systématique et rapide. Elle doit être écrite mais aussi téléphonée pour obtenir de meilleurs rendements. Le contrôle des montants réglés doit être minutieux. Tout ceci suppose la mise en œuvre d importants moyens tant humains que matériels. C est d ailleurs pour éviter ce risque de lourdeur administrative que certaines entreprises sous-traitent cette fonction. Des sociétés spécialisées se sont placées sur ce marché porteur et certains cabinets d expertise comptable commencent à assurer ce service pour leurs clients. Ces sous-traitants sont généralement efficaces. Ils ont pour autre avantage de ne pas impliquer la relation commerciale en cas de difficulté de paiement. Mais ils ne traitent ni l aspect financement ni l aspect assurance comme le font les sociétés d affacturage. Combien ça coûte? "Coût immédiat" ou effets induits, moins faciles à discerner, le coût sera différent pour chaque entreprise ou presque car, le plus souvent, il s agit de modalités "sur mesure". 14 Expert & Décideurs janvier 2001

7 Une prise en charge complète de mon poste client Hervé Madrid, Directeur général du Groupe Panther (52 personnes, 130 MF de CA) installé à Gradignan (Gironde), fabricant de produits d'hygiène et de beauté : Nous fournissons presque exclusivement des grandes surfaces en produits d'hygiène et de beauté, et chacun connaît les délais de paiement de la grande distribution Il faut y ajouter des ristournes, des surcoûts lors de présentations ou d'opérations particulières (publicité, mise en bout de linéaire, etc.). Notre première approche du factor a donc été une nécessité de trésorerie. Mais au fur et à mesure de notre croissance, relativement forte, nous y avons trouvé d'autres avantages et nous nous sommes déchargés, à 95 %, de notre poste client, ce qui a évidemment un coût (environ 0,62 % de mon CA global) mais, en contrepartie, je n'ai pas besoin d'une assurance crédit et j'ai une visibilité bien meilleure de mes créances clients." Les pays européens les plus utilisateurs de l'affacturage ne sont pas ceux que l'on pourrait attendre. Numéro 1, la Grande- Bretagne réalise près de 103 milliards d euros de chiffre d'affaires. Arrivent ensuite l'italie avec 88 milliards, loin devant la France (53 milliards) et devant l'allemagne (23 milliards). Les Pays-Bas, petit pays mais fort utilisateur des factors réalise environ 20 milliards d euros. Le coût se décompose en trois points : la commission d affacturage, la commission financière et des rémunérations diverses. Il pourra être compensé totalement ou partiellement par la disparition de certaines dépenses et, là encore, le conseil de l expert-comptable apparaît nécessaire avant toute décision sérieuse. 1. La commission d affacturage Elle a pour objet de rémunérer les différents services prévus au contrat. Son niveau dépendra donc des stipulations de celui-ci. Il sera également fonction du risque que le factor pense courir après avoir examiné les comptes clients et la solvabilité moyenne de la clientèle de l entreprise. Autre élément qui entre en ligne de compte : le nombre d opérations effectuées. À chiffre d affaires identique le taux de rémunération sera supérieur pour une entreprise qui a de nombreux petits clients, la charge de travail administratif étant plus importante. Il est fréquent que les sociétés d affacturage prévoient un taux de rémunération évolutif en fonction du niveau de l encours : plus celui-ci augmente, plus le taux baisse. Ce taux se situe généralement dans une fourchette de 0,5 % à 2,5 % des montants facturés et s applique à la facturation TTC de l entreprise. 2. La commission financière Elle est destinée à rémunérer l avance de trésorerie faite par la société d affacturage. Pour des raisons de compétitivité commerciale, les sociétés d affacturage sont le plus souvent très raisonnables sur ce plan et leur rémunération financière supporte la comparaison avec celle des banques classiques. Une petite réserve toutefois : certains factors exigent le paiement d avance de ces intérêts. Mais cela aussi peut se négocier. 3. Les rémunérations diverses Elles dépendent des prestations annexes que les entreprises sont parfois amenées à demander. Par exemple : une entreprise qui a démarché un nouveau client va s adresser à la société d affacturage pour demander son approbation ; les frais d enquête que va encourir le factor lui seront facturés. Autre cas : certains factors demandent des frais d impayés en cas d incident de paiement. En contrepartie de ces différentes dépenses, l entreprise qui opte pour l affacturage trouve de nombreuses compensations. Certaines sont facilement mesurables, d autres moins. 15 Expert & Décideurs janvier 2001

8 Dossier L AVIS DE L EXPERT-COMPTABLE L affacturage peut être l une des solutions vitales pour une entreprise. Notamment pour celles en forte croissance et qui rencontrent des problèmes de fonds de roulement ou pour celles qui manquent de maîtrise ou de moyens humains. Dans tous les cas, l expert-comptable doit faire prendre conscience aux responsables d entreprise de l importance de la gestion du risque clients et les aider à mettre en place les procédures nécessaires, que celles-ci s organisent à l interne ou qu elles exigent un recours à des prestataires externes. L intérêt de l affacturage réside principalement dans la richesse de la palette de services pouvant être offerts aux entreprises, d autant que ceux-ci s adaptent de plus en plus aux volumes d affaires des plus petites structures. Les factors se chargent en effet non seulement du financement et du recouvrement, mais ils peuvent également agir en amont de l échéance et jouer un rôle d évaluation et de prévention des risques. Le choix de la société d affacturage, ainsi que les composantes du contrat, des prestations demandées et des taux de commissions sont bien sûr des éléments à étudier avec le plus grand soin. Mais surtout, il convient d examiner à terme la hauteur et la répercussion des coûts sur l entreprise : ceux-ci sont-ils globalement couverts par des économies en parallèle (frais financiers, meilleures conditions commerciales, redistribution des fonctions...)? Sont-ils compétitifs avec ceux engendrés par d autres systèmes? Enfin, les marges dégagées par l entreprise vont-elles se maintenir pour supporter ces frais à terme? Des contreparties... L apport le plus immédiat est financier. L affacturage entraîne immédiatement la disparition du poste clients au bilan et, par là même, la diminution du besoin en fonds de roulement. Dans certains cas, on peut même voir apparaître une ressource en fonds de roulement... Cette nouvelle situation de trésorerie va permettre de modifier les relations avec les fournisseurs : en réglant ceux-ci au comptant, l entreprise pourra souvent obtenir de meilleures conditions d achat. Il va de soi que les frais bancaires à court terme disparaissent. Mieux : la capacité d emprunt de l entreprise à moyen ou long terme s améliore. Celle-ci peut ainsi envisager des investissements porteurs de gains de productivité ou d atouts commerciaux. L affacturage constitue ainsi un indéniable levier pour la croissance de l entreprise. Le second avantage est d ordre administratif. La gestion traditionnelle des comptes clients suppose des tâches multiples, mobilisatrices de personnel et de matériel informatique. Le choix de l affacturage entraîne la réorganisation complète de ce service et la réorientation du personnel vers des activités commerciales favorables à la croissance. Notons aussi qu en période de récession, l affacturage transforme ces coûts fixes en coûts variables. 16 Expert & Décideurs janvier 2001

9 ... et des incidents de parcours Même lorsqu une machine est bien huilée, et c est le cas de l affacturage depuis de nombreuses années, des grains de sable peuvent venir troubler son bon fonctionnement. Qu arrive-t-il si un client conteste sa facture? Il peut y avoir bien des raisons à cela ou encore la marchandise peut avoir été retournée à l entreprise pour défaut de conformité. Les sociétés d affacturage ont prévu ces incidents possibles. Elles prélèvent, au moment où elles paient l entreprise, une retenue de garantie. Cette retenue est négociable, en particulier si l entreprise appartient à un secteur de l économie où les retours sont réputés faibles. Il est préférable de la discuter au moment de la signature du contrat. Elle est généralement inférieure à 10 % de l encours. Le cas des trop mauvais payeurs Attention, lorsque le débiteur est connu pour ses incidents de paiement trop fréquents ou systématiques, la société d affacturage peut refuser de prendre en charge certaines créances. La fin des relations... Par ailleurs, si la société d affacturage est déçue par l évolution des relations avec l entreprise, et ce sera le cas si les incidents de paiement sont fréquents, elle a la possibilité de mettre fin à ses prestations. Elle doit dans ce cas respecter un préavis. La négociation de celui-ci est importante. En effet, en optant pour l affacturage, l entreprise a remis à plat ses relations avec sa banque et réorganisé ses services administratifs. Si elle doit l abandonner, il lui faut un certain délai pour ne pas être déstabilisée. Le conseil de l expert-comptable sur ce point du contrat d affacturage sera donc particulièrement utile. Nous nous sommes développés sans faire appel au crédit bancaire Jacques Bourlière, PDG de la société Lothard Sanford (40 personnes) grossiste et distributeur de pièces détachées pour imprimante (région parisienne). "Lorsque nous avons commencé à faire appel au factoring, nous étions six personnes, aujourd'hui, nous sommes quarante. Nous avons un impératif, dans notre activité : la qualité du service et la livraison quasi immédiate, du jour pour le lendemain Quelles sont les entreprises intéressées? La plupart des chefs d entreprise ont entendu parler de l affacturage. Mais malgré ses progrès cette technique est encore souvent méconnue. Mais, qu on s en souvienne, c était aussi le cas du leasing à ses débuts... De fait, toutes les entreprises ne peuvent pas être intéressées. C est le cas dans la distribution de détail. Dans ce secteur, où la plupart des clients paient au comptant, le problème du risque clients est quasiment nul. D autres secteurs sont en revanche particulièrement adaptés. C est le cas des sociétés d intérim, de nettoyage industriel, ou de nombreuses entreprises de services. Mais d une façon générale toutes les entreprises dont le compte clients avoisine ou dépasse 20 à 25 % du bilan peuvent être intéressées et devraient se poser la question. Les entreprises en forte croissance peuvent mettre en place l affacturage avec plus de facilités que les autres : elles n ont pas besoin de réorganiser leurs services administratifs, ce qui se fait parfois au prix de problèmes humains douloureux si la reconversion vers des activités plus commerciales est difficile. dans la plupart des cas. Notre stock comporte environ pièces que nous devons régler à 30 jours alors que les clients nous les règlent à 60 jours Notre problème est clair : l'affacturage est le seul moyen de financer notre développement. Cela nous coûte de 0,7 à 0,8 % du chiffre d'affaires géré par le factor. Nous avons multiplié notre chiffre d'affaires par 4 en 5 ans, sans avoir besoin de faire appel aux banques. Notre activité à marge brute relativement élevée nous a permis aisément de supporter le coût d'un service d'affacturage." 17 Expert & Décideurs janvier 2001

10 Bulletin d abonnement Nom :... Prénom :... Société :... Adresse d expédition : Je m abonne à Expert & Décideurs, Revue de l Ordre des Experts-Comptables, pour une période d un an (6 numéros) et joins à la présente un chèque de 100 francs TTC (15,24 euros) à l ordre d ECM. Veuillez adresser votre règlement à : E.C.M. 153, rue de Courcelles Paris cedex 17 7 Expert & Décideurs janvier 2001