Utilisation de SharePoint

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1 1 Utilisation de SharePoint SharePoint permet de créer des services bureautiques s appuyant sur le Web. Ces services bureautiques vont de l outil de stockage et de gestion d une bibliothèque de documents au sein d une PME au système de management d un projet à l échelle mondiale. Dans ce chapitre, je vais vous montrer comment SharePoint va vous faire gagner du temps (et de l argent). Je vais vous présenter trois applications SharePoint utilisables quasiment telles quelles dans le contexte professionnel. En quoi SharePoint peut-il m aider dans mon activité professionnelle? Le titre de cette section est une question qui m a été posée par une stagiaire attentive durant l une des premières sessions de formation que j ai animées. Voici ce que j ai répondu, après quelques instants de réflexion. SharePoint vous permet de : trouver rapidement l information que vous recherchez ; créer des liens vers cette information pour la retrouver plus facilement ; partager l information en votre possession avec des tierces personnes ; réaliser toutes ces tâches au moyen d outils standard connus de tous. Pour cela, SharePoint crée un site web de travail qui intègre les applications Microsoft Office, principalement Word, Excel et Outlook. Du point de vue de l utilisateur, tout se passe comme s il utilisait Internet : il suffit de cliquer sur des liens pour accéder à une nouvelle page ou pour effectuer des recherches via un moteur ou toute autre action liée à une navigation sur Internet (voir la figure 1-1). L originalité de SharePoint réside dans la façon dont SharePoint intègre les documents Office, les listes de tâches, les agendas et les annuaires, les alertes par messagerie électronique ainsi que d autres fonctionnalités afin de simplifier les flux qui sous-tendent votre activité professionnelle. Ainsi, au lieu d effectuer le routage d un document par messagerie électronique pour validation, vous envoyez le document à SharePoint et vous collaborez interactivement avec vos relecteurs. Le fichier étant stocké à un endroit unique et bien identifié, tout le monde peut observer les modifications en direct sans que le document soit réexpédié à

2 2 Utilisation de SharePoint chaque fois. Les relecteurs peuvent interagir en ligne pour discuter des modifications à effectuer, pour lire les commentaires des collaborateurs et pour définir des tâches et des dates butoirs, toutes ces modifications faisant l objet d un enregistrement et d un suivi des versions. Clic sur les boutons «précédent» et «suivant» Recherche d une information Clic sur des liens Shift + clic pour ouvrir une nouvelle fenêtre Figure 1-1. SharePoint s utilise comme Internet. Le suivi des modifications d un document est un exemple simple mais très important de service assuré par SharePoint. Les figures 1-2 et 1-3 illustrent les différences entre une solution SharePoint et une solution basée sur la messagerie électronique pour gérer un workflow de revue d un document. La grande différence entre les figures 1-2 et 1-3 réside dans la visibilité. Dans le cas du workflow (flux de travail) s appuyant sur la messagerie électronique, un collaborateur donné ne peut voir les commentaires et les corrections des autres car ils sont stockés de façon dispersée dans chaque message envoyé. Avec SharePoint, les commentaires et les versions successives sont accessibles par tous. De plus, vous pouvez inclure des liens vers des sujets connexes, réaliser un suivi des tâches et collecter les validations de façon structurée. SharePoint constitue donc un progrès très sensible par rapport à la solution par messagerie électronique, à deux conditions cependant : SharePoint peut nécessiter une modification des pratiques de travail, si bien qu il faut réfléchir à la façon dont il sera employé pour qu il suscite de réelles améliorations et une meilleure productivité ; SharePoint est clairement lié à Office 2003 et Vous pouvez utiliser des versions antérieures de Microsoft Office ou même des logiciels non produits par Microsoft mais ces alternatives ne permettront pas de tirer le meilleur de Share- Point.

3 En quoi SharePoint peut-il m aider dans mon activité professionnelle? 3 Si ces deux conditions ne constituent pas des entraves pour vous, alors c est parfait. Dans le cas contraire, il peut s avérer pertinent de recourir à d autres outils. Vous pouvez consulter l annexe B pour obtenir les fonctionnalités SharePoint supportées par toutes les versions de Microsoft Office. Message électronique Historique Commentaires Versions Validations Auteur Message électronique Historique Commentaires Message électronique Historique Commentaires Message électronique Historique Commentaires Figure 1-2. La revue de document par messagerie électronique (de nombreuses copies en circulation). Auteur Espace de travail SharePoint Commentaires Historique des versions Sujets connexes Tâches Validations Figure 1-3. La revue de document via SharePoint (une copie partagée par tous).

4 4 Utilisation de SharePoint SharePoint est accompagné d un certain nombre de modèles que vous pouvez utiliser pour créer très facilement des sites web. Vous pouvez d ailleurs télécharger sur le Web (ou chez des diffuseurs) de très nombreux modèles complémentaires. Avant de manipuler ces modèles, il convient de les présenter en les regroupant par grande famille : Sites de publication Ces sites proposent des services de communication d entreprise (journaux en ligne, informations sur des événements divers, congés, annonces diverses, etc.) via une ou plusieurs pages web. Cette catégorie de modèle inclut aussi les services de communication gérés au niveau de chaque agent (blog, wiki) mais leur mise en place (ou non) dépend de la culture d entreprise. Contrôle de document Ce type de service permet de contrôler l historique et les différentes versions pour des formulaires standard (clause de confidentialité, demande de congés, etc.). La possibilité est aussi offerte de stocker des accords, des contrats ou des conventions en cours de traitement sous forme de fichiers pdf. Applications de workflow (flux de travail) Ces applications permettent de gérer des tâches décomposées en plusieurs étapes successives selon un processus bien défini. Un exemple traditionnel de workflow est celui de la résolution de problème (suivi de problème) : un problème est identifié ; sa résolution est confiée à un membre de l équipe ; la solution proposée par le collaborateur fait l objet d une validation ; la solution validée est intégrée et référencée dans un système d information. Tableaux de bord Ces applications managériales permettent de centraliser des tâches et des documents de travail (rapports ou autres) afin de faciliter leur consultation. Portails extranet Ces portails fournissent un point de contact pour les collaborateurs de votre entreprise, pour ses clients et ses partenaires. Ils peuvent être employés pour fournir un accès externe, limité et sécurisé à des données relatives à votre entreprise. Il est courant de combiner ces différents types de services. Lorsqu on parle du type d une application, on pense surtout à sa finalité essentielle et non aux services annexes qu elle est susceptible de proposer. Le tableau 1-1 présente les modèles d applications Share- Point par type de site. Tableau 1-1. Les différents types de site et les modèles de liste. Type de site Modèles de site Modèles de liste Publication Site wiki Blog Espace de travail pour les réunions Portail collaboratif (*) Portail de publication(*) Site d actualités (*) Pages web Annonces Bibliothèque de page wiki Conseil de discussion Sondage Liens

5 De quels logiciels ai-je besoin? 5 Type de site Modèles de site Modèles de liste Contrôle de document Workflow (flux de travail) Tableau de bord Portails extranet Espace de travail documentaire Centre de documentation (*) Centre d enregistrement (*) Outil de reporting (*) Site de publication associé à un workflow (*) Espace de travail pour les réunions décisionnelles Centre de personnalisation (*) Hôte de Mon Site (*) Site de publication (*) Centre de recherche (*) Navigation Centre de recherche (*) Centre de recherche à onglets (*) Répertoire de site (*) (*) Ces modèles sont disponibles seulement dans Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). De quels logiciels ai-je besoin? Le terme «SharePoint» est actuellement interprété de différentes façons. Microsoft est largement responsable de cette confusion des sens, car la façon dont Microsoft présente les produits SharePoint est souvent incompréhensible. Le tableau 1-2 a pour but de clarifier un peu tout cela. Tableau 1-2. Qu est-ce qui se cache derrière le terme SharePoint? Nom officiel Acronyme Signification Microsoft SharePoint Team Services STS Bibliothèque de documents Bibliothèque d images Bibliothèque de gestion de traduction (*) Bibliothèque de diapositives Langues et traducteurs (*) Bibliothèque de formulaires Suivi de dossier Tâches projet Bibliothèque d enregistrement (*) Contacts Liste d indicateurs clés de performance (*) Bibliothèque de transfert de données (*) Le premier produit étiqueté SharePoint. Il est obsolète mais il est encore utilisé ici et là. STS est très différent des versions plus récentes de SharePoint : il ne sera pas présenté dans cet ouvrage.

6 6 Utilisation de SharePoint Nom officiel Acronyme Signification Microsoft Windows SharePoint Services Microsoft SharePoint Portal Server Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search WSS Le cœur des services et des modèles utilisés par SharePoint depuis WSS fait partie de Windows Server 2003 et peut être téléchargé gratuitement. Deux versions de WSS sont actuellement utilisées (v 2.0 et 3.0). dans cet ouvrage, c est la version 3.0 qui est présentée. SPS Le produit serveur 2003 basé sur WSS 2.0. SPS inclut des modèles et des services additionnels et fournit des possibilités de recherche à l échelle d un portail. Ce produit est commercialisé sous licence (Microsoft Volume Licensing). MOSS Le produit serveur 2007 basé sur WSS 3.0. MOSS inclut des modèles et des services additionnels, fournit des possibilités de recherche à l échelle d un portail et propose des modèles de workflow de contrôle de document. Ce produit est commercialisé sous licence (Microsoft Volume Licensing). MOSS est le produit serveur sur lequel je m appuie dans cet ouvrage. MOSS/S Une version limitée de MOSS qui ne contient pas les modèles et les services dédiés à l entreprise. Ce produit est commercialisé sous licence (Microsoft Volume Licensing). Si vous utilisez WSS 2.0 et/ou SPS, je vous recommande de vous référer à l édition précédente de cet ouvrage. En conclusion, de quoi avons-nous besoin exactement? Si vous démarrez de rien, il faut choisir entre WSS version 3.0, MOSS et MOSS/S : Installez WSS 3.0 si vous êtes contraint par les coûts. Vous disposerez d une plateforme de base qui permet tout de même de réaliser de nombreuses tâches. Les limitations principales de WSS sont l impossibilité d effectuer des recherches sur plusieurs sites web et l inclusion d un unique modèle de workflow (un modèle élémentaire à trois états) ; Faîtes l acquisition de MOSS si vous construisez un portail d entreprise. En plus des fonctionnalités de recherche, MOSS inclut des modèles de workflow pour le contrôle de documents, les menus d action, l archivage d enregistrements, les sites per-

7 De quels logiciels ai-je besoin? 7 sonnalisés (Mon Site), les différents types de public (contenu à cible), les listages (expiration de contenu) et les règles de conformité. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, MOSS justifie largement son coût. Faîtes l acquisition de Microsoft Search Server 2008 pour intégrer des fonctionnalités de recherche inter-sites dans un centre d hébergement WSS ou pour ajouter un serveur de recherche dédié à un centre d hébergement MOSS. MOSS est décliné en deux versions (Standard et Entreprise). L édition Entreprise inclut les services suivants : InfoPath Forms Services, Excel Services et Catalogue de données métier. Si vous optez pour MOSS, votre fournisseur pourra vous conseiller en fonction de vos besoins et de votre budget. Toutes les éditions de MOSS incluent WSS 3.0. Si vous disposez déjà de SPS ou de WSS 2.0, le choix est différent. Certaines entreprises n ont pas besoin de fonctionnalités de personnalisation telles que Mon Site. Dans ce cas, une migration vers Microsoft Search Server 2008 est une bonne solution. Sinon, la solution s impose d elle-même : Migrez de WSS 2.0 vers WSS 3.0 ; Migrez de SPS vers MOSS. De quels autres logiciels ai-je besoin? Pour utiliser SharePoint, vous devez disposer aussi des logiciels suivants (ceux-ci doivent être installés sur un serveur) : Windows Server 2003 (version SP1 ou ultérieure). SharePoint ne fonctionne qu avec ce système d exploitation et l ordinateur doit être configuré en serveur d application ASP.NET mais les extensions serveur FrontPage ne doivent pas être installées. La version 2.0 et 3.0 du framework.net. Microsoft SQL Server version 2000 (SP4) ou ultérieure, installée de préférence sur un serveur dédié. SharePoint supporte aussi la base de données gratuite WID (Windows Internal Database) mais cette configuration ne doit être envisagée que pour des applications limitées telles que des petits sites ou des serveurs en ligne car WID ne permet pas les connexions externes et ne propose pas les outils de gestion de base de données fournis avec Microsoft SQL Server. Les utilisateurs accèdent à SharePoint grâce à leur navigateur web (en-dehors de cela, aucun autre logiciel n est réellement nécessaire). Si l on veut tirer le meilleur parti de SharePoint, il est cependant préférable d utiliser Microsoft Office 2003 (ou une version ultérieure). D autres logiciels peuvent aussi s avérer utiles, en fonction des besoins des utilisateurs. Le tableau 1-3 dresse la liste des applications qu il est fortement conseillé de posséder pour utiliser SharePoint le plus efficacement possible, pour différents profils d utilisateur.

8 8 Utilisation de SharePoint Tableau 1-3. Logiciels client recommandés pour différents profils d utilisateur. Profil d utilisateur Logiciel client Remarques Grand public Collecteur de données Concepteur web Développeur Internet Explorer version 6.0 ou ultérieure Adobe Reader version 6.0 ou ultérieure Microsoft Office 2003 ou 2007 Professional Edition Microsoft InfoPath 2007 Microsoft SharePoint Designer 2007 Microsoft Visual Studio 2005 Microsoft InfoPath 2007, Microsoft SharePoint Designer 2007 Les navigateurs autres que Microsoft fonctionnent mais leurs fonctionnalités sont limitées car Microsoft s appuie sur des composants ActiveX pour certaines fonctionnalités avancées. Les documents pdf sont omniprésents. Il peut être utile de disposer du logiciel permettant de créer des documents pdf. Les versions antérieures de Microsoft Office n intègrent pas SharePoint dans toute sa plénitude. Ce logiciel permet de créer et d afficher des formulaires sophistiqués de saisie de données. Ces formulaires prennent en charge la validation des saisies, le routage permettant de recueillir les validations et l intégration des workflows. Ce logiciel permet aux concepteurs web de personnaliser des pages ou des composants web, des feuilles de style CSS et des workflows. Ce logiciel permet de concevoir des composants ou des services web, des définitions de sites, des workflows et tout autre composant s appuyant sur le modèle objet de SharePoint. Cet outil peut aussi être utile aux développeurs en fonction des tâches qui leur sont assignées. Dans toute la mesure du possible, assurez-vous que tous les utilisateurs emploient la même version et la même édition du même logiciel (pour ceux qui sont mentionnés dans le tableau 1-3). Un environnement hétérogène nécessite un support technique plus lourd et plus pointu, en particulier lorsque des versions ou des éditions différentes de Microsoft Office sont installées. Je recommande instamment l emploi de Microsoft Office Professional Edition avec SharePoint. Les éditions Standard et Business Edition n incluent pas les composants qui permettent de visualiser les feuilles de données, largement employées par SharePoint. Attendez-vous à de très nombreux appels téléphoniques et à des méls de réclamations si vous n installez pas l édition professionnelle.

9 De quels logiciels ai-je besoin? 9 Enfin, vous pouvez envisager d utiliser les produits optionnels suivants : Microsoft Virtual Server 2005 R2 (ou Microsoft Virtual Server PC 2004) pour créer des versions test ou de pull en ligne de vos installations SharePoint. Cet outil gratuit mérite d être connu et utilisé, surtout si vous devez concevoir des portails et programmer des composants web. Microsoft ForeFront Security pour SharePoint se charge de vérifier l intégrité et la présence éventuelle de virus dans les fichiers transférés via SharePoint. CorasWorks Workplace Suite et rprograms (CorasWorks) proposent des composants et des modèles en add-on. Divers outils pour le web, tels que Pentalogic SharePoint Reminder. Les produits CorasWorks et Pentalogic sont réellement utiles et en valent réellement la peine. Mettre SharePoint à l épreuve Il est judicieux d évaluer les versions de SharePoint avant de déterminer le logiciel que vous souhaitez acquérir. Si vous ne disposez pas d un serveur Windows 2003 que vous pouvez utiliser à des fins de tests, envisagez d utiliser un serveur virtuel. Une telle solution alternative vous permet de créer plusieurs configurations que vous pourrez évaluer en toute tranquillité. De plus, vous pouvez faire tourner une machine virtuelle sur votre ordinateur de bureau. Pour installer WSS à des fins d évaluation, vous devez : 1. Configurer un serveur de pull en ligne ou une machine virtuelle fonctionnant sous Windows 2003 en installant le logiciel serveur requis (voir la section précédente) ; 2. Télécharger SharePoint.exe à l adresse ; 3. Exécuter SharePoint.exe et opter pour la configuration de base. Cette configuration crée un serveur SharePoint autonome en s appuyant sur WID (Windows Internal Database). Elle configure automatiquement le serveur et crée un site de haut niveau par défaut au moyen du modèle Team Site (voir la figure 1-4). Pour installer MOSS à des fins d évaluation, vous devez : 1. Configurer un serveur de pull en ligne ou une machine virtuelle fonctionnant sous Windows 2003 en installant le logiciel serveur requis (voir la section précédente) ; 2. Télécharger OfficeServer.exe à l adresse ; 3. Sauvegarder les clés du produit, qui sont affichées sur la page web une fois le téléchargement terminé. Vous aurez besoin de ces clés à chaque installation de MOSS : il faut donc les conserver dans un lieu sûr dans l hypothèse d une ré-installation ultérieure ; 4. Exécuter OfficeServer.exe, taper la clé du produit (qu il s agisse de l édition Standard ou Enterprise) et opter pour la configuration de base. Comme pour WSS, cette configuration crée un serveur SharePoint autonome en s appuyant sur WID. Elle configure automatiquement le serveur et crée un site de haut niveau par défaut au moyen du modèle de site Collaboration Portal (voir la figure 1-5).

10 10 Utilisation de SharePoint Lorsque vous procèderez au téléchargement du produit ad hoc sur le site de Microsoft, je vous conseille de rechercher ce produit en effectuant la recherche sur le nom de fichier dans Une recherche s appuyant sur le nom du produit génère un nombre élevé de résultats, plus difficilement exploitables. Le téléchargement de WSS fait partie de la licence Windows Server 2003, mais celui de MOSS ne vous donne qu un droit de test d une durée de 120 jours. Le chargement de MOSS inclut celui de WSS, qu il ne faut donc pas installer préalablement sauf si vous procédez à une mise à jour à partir d une installation SPS existante. Vous trouverez dans l annexe A toutes les informations pour procéder à une telle mise à jour. Suivez les instructions mentionnées à l écran durant la phase d installation. Installer plusieurs configurations est une bonne façon de tester le produit avant de vous orienter vers telle ou telle solution. Vous trouverez dans le chapitre 13 toutes les informations nécessaires à l installation de SharePoint et à sa configuration après installation. Consultez l annexe A si vous procédez à une mise à jour à partir d une version précédente de SharePoint. Composants d une page L installateur de SharePoint crée un nouveau site embryonnaire ne contenant qu une page d accueil identique à celle qui est présentée dans les figures 1-4 et 1-5, en fonction du produit installé. Lancement rapide Bibliothèques Barre de liens supérieure Recherche Poubelle recyclable Listes Composants web Figure 1-4. Page d accueil par défaut sous WSS.

11 Composants d une page 11 Lancement rapide Barre de liens en tête de page Recherche avancée Poubelle recyclable Composants web Figure 1-5. Page d accueil par défaut sous MOSS. Les différents composants indiqués dans les figures 1-4 et 1-5 se retrouvent partout sous SharePoint : Barre de liens supérieure Contient des onglets permettant d accéder à des sous-sites contenus dans Share- Point. Ces sous-sites sont utilisés pour structurer les contenus et contrôler les droits d accès aux données et les droits de modification. Lancement rapide Affiche des liens vers des listes, des bibliothèques et des sous-sites. Bibliothèques Collections de documents contenus dans un site web. Listes Ce sont des tableaux de données. Corbeille Vous permet de récupérer des données qui ont été effacées récemment (rôle sensiblement identique à celui de la poubelle recyclable Windows). Recherche Utilisé pour rechercher de l information dans un site web. Recherche avancée Permet de rechercher une information dans plusieurs sites web en sélectionnant un thème précis. Cette possibilité est offerte exclusivement par MOSS. Composants web Affiche des vues contenant des listes, des bibliothèques ou tout autre contenu dans une page.