Organiser ses ressources pour mieux apprendre : gérer son temps, son espace et ses outils de travail

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1 Introduction Auteur : François Ruph (Équipe de production) Organiser ses ressources pour mieux apprendre : gérer son temps, son espace et ses outils de travail Objectif : Comprendre le rôle de l organisation, de la planification et de la gestion des ressources dans l apprentissage. Compétence à acquérir : Être capable d organiser ses ressources pour mieux apprendre. Clientèle cible : Tout étudiant qui cherche à comprendre en quoi il est utile de gérer son temps, ses ressources et ses outils de travail et comment le faire. Organiser son espace de travail et ses outils d apprentissage, planifier et gérer son temps, ses projets, ses études, qu est-ce que ça veut dire? Qu est-ce que ça implique? Quels sont les principes, les stratégies et les instruments qui guident ces opérations? Quelles sont les limites de l organisation et de la planification? Où, quand et dans quel contexte est-il nécessaire de bien s organiser, de planifier et de gérer? Quelle est la bonne façon de le faire?

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3 Les symptômes caractéristiques des problèmes d organisation Oublis Rendez-vous manqués, consignes, critères d évaluation et échéances oubliés, etc. Liens qui ne sont pas faits entre diverses instructions données à des moments différents par écrit ou verbalement. Reposer plusieurs fois la même question à l enseignant à intervalles de temps. Pertes, difficultés ou lenteur à retrouver des documents Ne plus savoir où se trouvent certaines informations comme des consignes ou la date de remise de travaux. Ne pas savoir où l on a classé un texte donné. Être obligé de fouiller chacun de ses dossiers pour retrouver les documents auxquels on fait référence. Être obligé d avoir recours aux autres pour savoir ce qu il faut faire. Sentiment de confusion Impression d être perdu dans ses documents. Impression de ne plus savoir ce qui est prioritaire. Impression d être envahi par un trop-plein de matière à apprendre. Sentiment de manquer de temps Impression d être débordé, compressé, que tout arrive en même temps, qu on ne pourra pas tout faire. Cette impression est souvent génératrice de stress et peut provoquer un réel état de panique. Chevauchements, engorgements, embouteillages Toutes les échéances semblent s être donné rendez-vous la même semaine : examens à préparer, travaux à remettre, exposés, etc. Les conséquences les plus probables qui en découlent sont des retards, le bâclage des tâches et des solutions expéditives, avec les conséquences que l on sait pour ce qui est des résultats et de la satisfaction personnelle. Plateforme développée par SAVIE Inc. avec la collaboration d'educacentre. Copyright SAVIE inc Copyright Collège Educacentre College et ses partenaires 2009

4 Principes, stratégies et instruments d organisation, de planification et de gestion Il n existe pas de méthode universelle d organisation, de planification et de gestion. Il existe au contraire une très grande diversité de situations, de buts, d objectifs, de méthodes et de moyens, mais une bonne organisation, une bonne planification et une bonne gestion reposent sur quelques principes simples. A) Principes de planification et de gestion de son temps B) Principes d organisation de son espace et de ses outils de travail C) Stratégies d organisation, de planification et de gestion D) Les instruments d organisation, de planification et de gestion des études Plateforme développée par SAVIE Inc. avec la collaboration d'educacentre. Copyright SAVIE inc Copyright Collège Educacentre College et ses partenaires 2007

5 A) Principes de planification et de gestion de son temps Afin d éviter les problèmes d organisation, il importe de recourir à certains grands principes de gestion de son temps. Il est ainsi plus facile de savoir où l on s en va, de prévoir les échéances tout en se gardant une marge de manœuvre, d optimiser son temps et ses ressources afin de limiter les surcharges et ainsi minimiser le stress et l anxiété. Nous énumérons ici certains de ces grands principes. Accorder le temps nécessaire à la planification Préciser ses buts immédiats et à long terme Avoir une vue d'ensemble et voir venir de loin Prévoir en détails à court et à long terme Prévoir l'imprévisible : souplesse-flexibilité-adaptabilité Tenir compte de ses capacités réelles Garder une trace de son cheminement Copyright SAVIE inc. 2009

6 B) Principes d organisation de son espace et de ses outils de travail Être ordonné, oui, il le faut... Mais de quel genre d'ordre parle-t-on? Un ordre donné n a de valeur qu en fonction du but à atteindre. Sa principale qualité est donc d être fonctionnel. En ce qui concerne les études, l ordre choisi reflète souvent la conception qu on a de l apprentissage. On pourrait résumer les deux pôles de cette conception à l aide de deux métaphores. La première est celle de la sédimentation : l apprentissage est conçu comme une accumulation progressive de connaissances, couche après couche, cours après cours. L ordre choisi est celui d un cartable où s empilent les documents et notes de cours par ordre d arrivée, peu importe leur catégorie et leur valeur utilitaire. La deuxième est celle de l architecte : l apprentissage est vu comme une remise en question et une reconstruction constante des concepts et de la matière. L ordre choisi en sera un qui permet la mobilité des connaissances et leur association par ensembles et sous-ensembles toujours plus logiques. Accessibilité rapide Séparer les informations relatives à la gestion d'un cours des informations concernant les contenus d'apprentissage Copyright SAVIE inc. 2009

7 C) Stratégies d organisation, de planification et de gestion Des principes énoncés ci-dessus, découlent un certain nombre de stratégies applicables aux études et à toute forme d apprentissage. Faire l'inventaire des tâches à effectuer Les principales tâches caractéristiques des études scolaires qui doivent être planifiées sont en général : l'assistance aux cours; la préparation et le suivi des cours : travail de préparation, organisation de la prise de notes avant le cours, réorganisation de ses notes après le cours; l étude personnelle : recherche documentaire, lectures, visites, visionnements, etc. la préparation des examens : aide-mémoire, intériorisation, rappels, révisions, pratiques; les travaux individuels et collectifs : élaboration de projets, recherche documentaire, lectures, plan du travail, rédactions, vérifications, présentation. Estimer le temps à consacrer à chacune des tâches et des étapes Détecter les informations manquantes Produire un échéancier réaliste et souple Évaluer ses disponibilités réelles Déterminer ses priorités Faire régulièrement le point et réajuster son cheminement Copyright SAVIE inc. 2009

8 D) Les instruments d organisation, de planification et de gestion des études Les principes généraux ainsi que les stratégies d organisation, de planification et de gestion du temps se matérialisent en un certain nombre d instruments d organisation, de planification et de gestion. Ordinateur Fichiers, dossiers, classeurs, boîtes d'archives Échéancier synoptique Calendrier Agendas Horaires Listes des tâches Copyright SAVIE inc. 2009

9 Test quiz Stratégies d'organisation, de planification et de gestion de mes ressources Pour chacun des énoncés suivants, indiquez, à la lumière des explications retrouvées dans l outil d aide, s ils vous paraissent correspondre à : A) des principes de planification et de gestion de son temps; B) des principes d organisation de son espace et de ses outils de travail; C) des stratégies d organisation, de planification et de gestion; D) des instruments d organisation, de planification et de gestion des études. Ils décrivent des attitudes, des habiletés ou des habitudes associées à la réussite qu'il vous serait peut-être bénéfique de développer, si ce n est pas le cas. Une fois le questionnaire rempli, appuyez sur Soumettre afin de mesurer ce que vous retenez et ce que vous devrez réviser plus attentivement. Énoncés A B C D Je planifie l ensemble de ma session dès le début des cours. J accorde la priorité à la planification de tous mes cours pris ensemble. Je fais un inventaire précis, détaillé et complet de mes tâches et j en évalue le degré de difficulté pour moi. Je prends note des tâches dont les paramètres seront donnés plus tard dans la session. Je décris avec précision les tâches plus complexes. Je planifie les longs travaux de session et je me fixe des échéances, étape par étape, dès que j en connais les paramètres : choix du sujet, recherche documentaire, lectures, plan du travail, rédactions, vérifications, présentation. J estime avec précision et réalisme le temps qu'il me faudra pour réaliser chacune des tâches. Je fais un inventaire précis et complet de mes périodes disponibles pour l'étude. J établis un ordre de priorité entre ces diverses tâches en fonction des échéances et de mes buts personnels. Je réserve des plages de temps confortables pour les travaux dont les consignes sont à venir. J inscris le tout dans un échéancier global raisonnable, lisible en un coup d œil. J évalue et j ajuste l exécution de mon plan de semaine en semaine. J ai toujours sous la main mon agenda et je prends en note les choses à faire dès que j y pense. Je tiens mon agenda à jour et je m en sers pour guider ma journée et ma semaine. Dès que j en connais les exigences, je planifie mon travail et je m'y engage rapidement. Je m accorde au moins une heure au début ou à la fin de chaque semaine pour faire le point et planifier les activités de ma prochaine semaine. Je fais une liste de tâches quotidiennes ou hebdomadaires selon leur nombre et leur complexité : étude, recherche documentaire, lectures, achats de livres, rendez-vous, etc. Je prévois un temps réaliste pour chaque opération. Je prévois des périodes régulières pour la préparation à long terme des examens : construction d aide-mémoire, intériorisation des connaissances, rappels, révisions, pratiques. Je place l étude d une matière donnée proche de l horaire du cours correspondant (la veille, le lendemain). J utilise les courts moments pour revoir mes notes ou préparer le prochain cours. Je m organise pour réaliser mes travaux bien avant leur échéance. Je fais régulièrement le point sur le déroulement de mon plan d'études. Je me ménage des périodes de détente, de loisir, d activités physiques et de sommeil

10 suffisantes. Je planifie chaque période d études et de travail. Avant de me mettre au travail, je prends quelques minutes pour me fixer des objectifs précis pour cette période. Je prévois un rythme d alternance travail-pauses en tenant compte de la difficulté de la matière et de mes capacités de concentration actuelles. Je prépare chaque cours et j en assure le suivi rapidement : lectures anticipatoires, préformatage des notes, réorganisation des notes, construction d aide-mémoire, exercices. J organise ma documentation de cours. Je classe mes documents selon un ordre fonctionnel plutôt que de les empiler selon leur ordre d arrivée. Je m organise pour avoir accès rapidement à tous documents de cours. Je classe à part les documents servant à la gestion des cours. Je me sers de l ordinateur comme outil de classement. Soumettre Plateforme développée par SAVIE Inc. avec la collaboration d'educacentre. Copyright SAVIE inc Copyright Collège Educacentre College et ses partenaires 2009

11 Les avantages de s'organiser stratégiquement Références : François Ruph, «Actualiser son potentiel intellectuel; Guide de réflexion sur les stratégies d apprentissage à l université», Rouyn-Noranda, Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue. (Également disponible en version électronique au dernière consultation : septembre 2007). Plateforme développée par SAVIE Inc. avec la collaboration d'educacentre. Copyright SAVIE inc Copyright Collège Educacentre College et ses partenaires 2009