Cléa. Gestion des aides à l apprentissage. Manuel d utilisation pour les Centres de Formation des Apprentis

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1 Cléa Gestion des aides à l apprentissage Manuel d utilisation pour les Centres de Formation des Apprentis Vos contacts Hervé Laporte : chef du service assistance technique et développement Tél. : Charlotte De Oliveira : responsable du secteur «primes aux employeurs d apprentis» Tél. : Pour contacter par mail l ASP, merci d utiliser l adresse suivante :

2 Gestion du document VERSION Date 0 06/07/202 2

3 Sommaire Introduction Identification Vos coordonnées Recherche d un contrat Recherche contrat sur tous les CFA Saisie des dates de formation Saisie du suivi annuel... 8 Saisie date de rupture Marquage d un contrat Edition attestation employeur... 6 Ecran de synthèse Export des données en format excel Reprise des contrats des campagnes 2006 à Recherche contrat Edition attestation employeur Saisie du suivi annuel

4 Introduction Ce manuel a pour objet de vous aider à la prise en main de CléaCrif (Conseil Régional Ile-de- France), votre nouvel outil de gestion de l apprentissage. Les différentes fonctionnalités reprises ci dessous permettent à un gestionnaire ayant le profil «CFA» d intervenir sur un contrat. Il peut : - Rechercher un contrat rattaché à votre centre - Rechercher un contrat rattaché à un autre CFA - Renseigner les dates de formations annuelles pour les contrats sur lesquels ces données sont absentes - Valider l assiduité de vos apprentis à chaque fin d année de formation - Renseigner une date de rupture sur un contrat - Marquer un contrat - Editer, le cas échéant, une attestation employeur - Renseigner vos employeurs en consultant les écrans de synthèse Il est possible que les dates de formation soient absentes lors du chargement des contrats dans l'application CLEA. Vous devez impérativement les renseigner. Vous pourrez trouver dans ce manuel les pictogrammes suivants : Point important i Astuce ou information complémentaire [CFA]- Un texte coloré entre crochet suivi d un chiffre fait référence à un bouton, un lien sur lequel il vous faut cliquer, ou encore un élément sur lequel doit se porter votre attention. Le chiffre correspond à l ordre dans la séquence. 4

5 2 Identification Ouvrez votre navigateur à l adresse pour accéder à la page d accueil de Cléa : Pour vous identifier en tant que Centre de Formation des Apprentis, cliquer sur [CFA]- Saisir le nom Utilisateur et le Mot de passe qui vous ont été fournis, puis cliquer sur [Identification] Le menu CFA vous propose les choix suivants : [Vos coordonnées]- Recherche, vérification et/ou modification des coordonnées ( 3) [Recherche contrat]-2 Recherche d un contrat ( 4) [Recherche contrat tout CFA]-3 Recherche d un contrat tous CFA confondus ( 7) [Recherche contrat campagne 2006 à 2008]-4 Recherche d un contrat ( 3) [Suivi annuel]-5 suivi annuel ( 9) [Suivi annuel campagne 2006 à 2008]-6 suivi annuel ( 9 et 3) [Mode Opératoire]-7 un manuel d utilisation est disponible en ligne [Contactez-nous]- 8 [Menu]-9 pour revenir au menu CFA. [Quitter]-0 pour quitter l application. 5

6 3 Vos coordonnées Lors de votre ère connexion, nous vous demandons de bien vouloir vérifier et compléter les coordonnées de votre Centre, notamment en renseignant une adresse mail et/ou le numéro de téléphone d un correspondant. Ces données seront utilisées lors des différentes étapes de gestion du contrat d'apprentissage, il est donc important d en vérifier l exactitude. 4 Recherche d un contrat Cet écran permet de faire une recherche sur tous les contrats rattachés à votre CFA. La recherche peut être effectuée sans critère particulier ou alors sur un ou plusieurs des éléments suivants : - N enregistrement (n contrat) - Campagne de rattachement - Date d intégration dans CLEA - Nom et prénom de l apprenti - Dénomination et numéro de SIRET (employeur) - Date d intégration dans CLEA - Diplôme Spécialité - Service d enregistrement - Centre de formation - contrat marqué - contrat rompu Cf écran ci-après. 6

7 Sélectionner un ou plusieurs critères puis cliquer sur [Chercher]-. Le résultat s affiche. Il vous est possible de trier le contenu des colonnes en cliquant sur l en-tête des colonnes : N enregistrement, dénomination sociale, nom et prénom apprenti, date de naissance, date début, de fin et de rupture ( clic : tri dans l ordre, 2 clics : tri dans l ordre inverse). Les informations seront triées par ordre alphabétique ou chronologique en fonction du choix effectué. Cliquer sur le [bouton radio]-2 pour choisir le contrat à visualiser puis sur [Détail]-3 ou [Synthèse]-4 Pour lancer une nouvelle recherche, cliquer sur [Réinitialiser]-5 (zones à blanc) Vous pouvez exporter sous excel le résultat de la recherche en cliquant sur l'îcone [Export Excel]-6 (Cf 2, page 8). La zone [Dernière version du contrat]-7 vous permet soit : visualiser uniquement le contrat ou avenant en cours : sélectionner «oui» dans le choix déroulant, le contrat ou avenant(s) antérieur(s) : sélectionner «non» dans le choix déroulant, l historique complet d un dossier : sélectionner «choix à blanc» dans le déroulant. Les zones [Contrat marqué et contrat rompu]-8 doivent être positionnées à "Oui" avant de lancer la recherche sinon le résultat ne contiendra pas de contrat rompu et/ou marqué. 7

8 Remarques générales : Les caractères << < > >> situé en bas à gauche en fonction des écrans, permettent : < > de naviguer de contrats en contrats << >> de passer du er contrat au dernier contrat. «De à 9 sur 98» : Affiche le nombre d enregistrement associé à la recherche 5 Recherche contrat sur tous les CFA Cette fonctionnalité permet de détecter le ou les contrats dont le rattachement CFA est erroné. Pour cela, sur le menu CFA, cliquer sur [Recherche contrat tout CFA]- Choisir au moins un critère de recherche parmi ceux proposés : Nom apprenti Prénom apprenti Date de naissance N enregistrement 2008 la recherche s effectue sur toutes les campagnes y compris celles de 2006 à 8

9 2 3 4 Puis cliquer sur [Chercher]-2 En cas d erreur, cliquer sur [Réinitialiser]-3 pour remettre à blanc les zones afin d effectuer une nouvelle recherche. Si vous constatez qu un contrat est rattaché par erreur à un autre CFA que le vôtre, Vous pouvez demander le changement. Pour cela, utilisez le bouton [Contactez-nous]-4. Cette fonctionnalité vous permettra d adresser un mail à l ASP qui procédera à la correction. Précisez : - Le nom et prénom de l apprenti - Les dates de contrat - Le nom de l employeur - Le nom du CFA auquel il est rattaché dans CLÉA - Votre code RNE Dès que la modification aura été effectuée, vous recevrez un mail de confirmation. 6 Saisie des dates de formation La ère étape consiste à repérer tous les contrats pour lesquels les dates de formation n ont pas été renseignées. En effet, sans ces dates, ces derniers n apparaîtront pas dans la liste des contrats pour lesquels l état de suivi est à renseigner en fin de formation. Pour cela, il vous suffit de sélectionner dans «recherche contrat» [Etat du suivi]- puis le critère «sans date de formation». Cliquer sur [Chercher]-2 2 9

10 Sélectionnez le contrat cible [Bouton radio]-3 et cliquez sur [Détail Annuel] Saisissez la période de [formation en CFA]-4 ainsi que le [nombre d heures prévues]-5 pour l année concernée. Cliquez sur [Enregistrer]-6 puis sur [Fermer]-7. 0

11 7 Saisie du suivi annuel Vous pouvez saisir les informations relatives au suivi annuel des apprentis inscrits dans la formation considérée au plus tôt quinze jours avant la fin de chaque année de formation. Le paramètre par défaut dans [Etat du suivi]- est positionné sur «A saisir». N apparaîtront que les contrats dont les dates de formation sont saisies et dont la date de fin de formation se termine dans les 5 jours à venir par rapport à la date du jour. Les autres paramétrages possibles sont «Validés» et «Envoyés à l ASP». Vous avez également la possibilité de choisir des critères de recherche (apprenti, campagne, année de formation, code diplôme, [contrat rompu, contrat marqué]-7...). Pour saisir le suivi annuel, deux possibilités : cliquer sur la coche [validation]-2 : validation ligne par ligne des suivis annuels cliquer sur la coche [validation]-3 : validation globale par page des suivis annuels. Pour chaque contrat, vous devez indiquer dans la colonne [assiduité]-4 soit OUI paramétré par défaut, soit NON Pour les contrats des campagnes 2009 et 200, vous devez saisir NON si l apprenti a été absent + de 70h de manière injustifiée. Pour la campagne 20, vous devez saisir NON si l apprenti a + de 0% d heures d absence injustifiées, du nombre d heures de formation. Aucune prime ne sera dans ce cas versée à l employeur au titre de l année concernée Puis cliquer sur [Enregistrer]-5 et [Envoyer à l ASP]-6

12 Si vous effectuez une validation globale par page, seuls les contrats affichés à l écran sont validés. Vous pouvez faire défiler les contrats suivants ou précédents en utilisant les flèches << < > >> situées en bas à gauche de l écran. Un message s affichera : «Voulez-vous vraiment confirmer les suivis annuels pris en compte?» Cliquer sur «OK» pour confirmer ou sur «annuler» en cas de non validation. Après enregistrement, les contrats dont le suivi annuel a été saisi n apparaissent plus dans le critère de recherche «à saisir» mais «validés». A ce stade vous pouvez encore annuler ou modifier le suivi annuel d un apprenti. Après validation et enregistrement, cliquer sur [Envoyer à l ASP]- Vous pourrez visualiser les suivis annuels validés et envoyés à l ASP en passant par le critère de recherche «Envoyés à l ASP» mais uniquement en consultation. Si vous souhaitez modifier un suivi annuel après l envoi à l ASP, utilisez le bouton [Contactez-nous]-2. Cette fonctionnalité vous permettra d adresser un mail à l ASP qui procédera à la correction. Précisez : - Le nom et prénom de l apprenti - Les dates de contrat - Le nom de l employeur - Votre code RNE - Les dates de formation Dès que la modification aura été effectuée, vous recevrez un mail de confirmation. 2

13 8 Saisie date de rupture Il est possible de saisir une date de rupture à partir de l écran «recherche contrat». Après avoir identifié le contrat en question cliquer sur [Rupture Marquage]- 3 2 En cas de rupture de contrat, sélectionner un des motifs de la liste exhaustive proposée en cliquant sur [Motif]-2 puis [Enregistrer]-3 3

14 9 Marquage d un contrat Pour marquer un dossier, saisir une observation et repérer ce contrat par la suite, cliquez sur [Marquage]-. Mettre la zone [Marquage]-2 à «oui». Saisir l observation dans l encadré prévu à cet effet. Puis [Enregistrer]-3. Et enfin [Fermer]

15 Les contrats marqués sont affichés en rouge sur tous les écrans. 5

16 0 Edition attestation employeur L ASP envoie les attestations aux employeurs par courrier et effectue les relances. L écran de synthèse (cf chapitre ) vous permet de visualiser les dates d envoi. Cette fonctionnalité vous permet d éditer une attestation employeur en cas de besoin. Pour cela, sélectionner le contrat concerné et cliquer sur le [bouton-radio]- puis cliquer sur la fenêtre positionnée à droite de [Documents liés]-2 2 Ecran de synthèse Passer par l écran «Recherche contrat», sélectionner le contrat par le [bouton-radio]- et cliquer sur l onglet [Synthèse]-2. 2 Vous pouvez visualiser l ensemble des données du contrat : Informations générales du contrat Suivi du contrat Attribution des bonus Aide à la formation Paiement Montant du paiement Date du paiement RIB sur lequel a été effectué le paiement 6

17 Cet écran vous permet de visualiser les informations principales du contrat. 7

18 2 Export des données en format excel Pour exporter le résultat de votre recherche, cliquer dans l'écran «Recherche contrat», sur l'îcone [Export Excel]-. Le tableur Excel s'ouvre avec l'intégralité des contrats de votre recherche. 3 Reprise des contrats des campagnes 2006 à 2008 Vous trouverez dans le menu recherche contrat campagne l ensemble des contrats gérés par l ancien prestataire ainsi que les paiements qui y sont rattachés (consultables sur l écran de synthèse). Ces contrats seront gérés de façon identique aux campagnes en cours. Les fonctionnalités de CLEA sont donc les mêmes. Afin de pouvoir verser la prime à un employeur, il faut impérativement que ce dernier nous retourne l attestation dûment complétée et signée, accompagnée de son RIB et que vous validiez l assiduité de l apprenti. Comme indiqué dans le message de la Région qui vous a été adressé le 5 juillet 202, la régularisation de ces contrats n interviendra que sur demande expresse de l employeur. La ère opération à effectuer lorsqu un employeur se manifeste est de vérifier que son contrat a bien été récupéré. 8

19 3. Recherche contrat Mêmes fonctionnalités que celles décrites au chapitre 4 du document Si vous ne retrouvez pas un contrat, pensez à faire une recherche complémentaire en pasant par le module recherche contrat tous CFA. La 2 ème opération à effectuer est la transmission de l attestation à l employeur, s il ne l a pas déjà reçue. 3.2 Edition attestation employeur Contrairement aux contrats des autres campagnes, l ASP n adresse pas l attestation aux employeurs. Cette fonctionnalité vous permet d éditer une attestation employeur Pour cela, sélectionner le contrat concerné et cliquer sur le [bouton-radio]- puis cliquer sur la fenêtre positionnée à droite de [Documents liés]-2. Après quelques secondes, le document apparait, vous n avez plus qu à l imprimer. 2 La 3 ème opération à effectuer est la validation de l assiduité. 9

20 3.3 Saisie du suivi annuel Même procédure que celle décrite au point 7 du document. Attention, vous devrez dans un er temps saisir dans l onglet détail annuel, les dates de formation et ce pour toutes les années du contrat afin que ces dernières s affichent dans le suivi annuel Saisissez la période de [formation en CFA]- ainsi que le [nombre d heures prévues]-2 pour l année concernée. Cliquez sur [Enregistrer]-3 puis sur [Fermer]-4 Pour un contrat d un an, renseigner l année Pour un contrat de 2 ans, renseigner les années et 2 Pour un contrat de 3 ans, renseigner les années,2 et 3 20

21 cliquer sur la coche [campagne]- : sélectionner obligatoirement une campagne cliquer sur [chercher]-2 : lancer la recherche. Pour chaque contrat, vous devez indiquer dans la colonne [assiduité]-4 soit OUI paramétré par défaut, soit NON Pour les contrats des campagnes 2006, 2007 et 2008, vous devez saisir NON si l apprenti a été absent + de 70h de manière injustifiée. cliquer sur la coche [validation]-4 : validation ligne par ligne des suivis annuels Puis cliquer sur [Enregistrer]-5 A ce stade vous pouvez encore annuler ou modifier le suivi annuel d un apprenti. Puis [Envoyer à l ASP]-6 : déclenche la prise en compte définitive de votre saisie. A ce stade aucune modification ne pourra plus être effectuée. En cas d erreur, il conviendra de nous signaler par mail l erreur à corriger. 2

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