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1 Création d un nouveau dossier dans version du 14/11/2013 Par le module ACHAT/VENTE La fenêtre de gestion des dossiers s ouvre en mode liste. Rappel : pour passer en mode formulaire, il suffit de faire un double-clic sur la ligne ou d utiliser l icône La fiche de votre dossier est complétée avec les informations minimum. 1. Vous devez compléter (ou corriger) les coordonnées et les informations d identification Une fiche vierge du dossier est créée, il faut remplir obligatoirement : Rappel sur code Postal : appel liste par <F8> puis sélection ville et envoi de la donnée par <F12> Sur l onglet comptabilité, vérifier les informations sur la TVA et la valeur de la part sociale : Penser à valider la fiche après modification : touche <entrée> ou

2 2. Compléter le RIB de la Cuma, accessible avec le bouton RIB Toujours dans le module ACHAT / VENTE : 1. Création des adhérents La création des adhérents se fait de manière standard. Généralement on utilisera la numérotation automatique (A , A ) proposée par le logiciel. Voir fiche procédure n 1 (et n 2 & 3 en complément) A noter : si vous avez un grand nombre d adhérents à saisir, il est possible de les intégrer dans à partir d un fichier excel. Pour cela, contactez le GIE. 2. Création des fournisseurs Même principe, mais par défaut la création d une fiche propose de sélectionner un fournisseur déjà présent dans la table départementale des fournisseurs. Saisir une fiche par fournisseur important et régulier de la Cuma. Créer un fournisseur divers pour tous les autres. 3. Eventuellement : Création des articles / activités La création des activités facturables se fera généralement par la création du Bien (= immobilisation) correspondant, grâce au système de chainage (Immo matériel article base de souscription). Voir fiche procédure n 11 et page suivante. Si vous choisissez de créer directement les articles de vente par l écran Activités / Article, il sera nécessaire de créer manuellement le code analytique (Code + libellé) : faire <F8> dans le champ axe matériel puis (ou <insert>) pour démarrer la création

3 Dans le module COMPTABILITE : 1. Saisie de la balance de début d exercice La saisie de la balance d ouverture doit être effectuée sur le journal AN. Module compta > Menu Saisie > Saisie des écritures Il faut saisir une ligne d écriture par compte du Bilan (ex : capital social libéré). Rappel pour les comptes de tiers (adhérents ou fournisseurs), on sélectionne le code tiers comme n de compte et pas directement le compte collectif (453, ou 401, etc ) Note : Ce journal ne sert qu à l ouverture du dossier, puisque ne génère pas de pièces dans un journal AN lors de la clôture mais fonctionne par un calcul de report (au contraire d Eurocuma). 2. Saisie des Immobilisations (Biens immobilisés) Immobilisation > gestion des Biens La saisie des Biens facilite grandement la création des matériels correspondants ainsi que les activités facturables et bases de souscription. Dans la mesure du possible, il faut donc privilégier cela. Voir fiche procédure n 11. Cas de la création d un Bien déjà en cours d amortissement : Lors de la création d un Bien déjà en cours d amortissement, il faut bien vérifier les dates des périodes (celles sur lesquelles il y a déjà eu des amortissements) et le montant des amortissements déjà passés. La VNC (valeur résiduelle) est calculée, si besoin il faut donc modifier le total des amortissements déjà passés.

4 Dans le module REGLEMENT : 1. Saisie des factures impayées Les factures impayées peuvent être ressaisis dans Module Règlement > Menu Traitements exceptionnels > Saisie des factures Cela permettra que ces impayées soient prises en compte par le module de déclaration TVA (utile dans le cas de dossier TVA à l encaissement), mais n aura pas d impact en comptabilité. L intérêt de saisir les factures impayées est donc double : pouvoir éditer une liste des impayées à jour (pour adhérents, et pour fournisseurs), permettre au module TVA d intégrer ces factures dans une future déclaration (si régime TVA à l encaissement). Le N de facture est automatique, ne rien taper et faire tabulation pour aller dans la zone et saisir la date d origine de la facture. Enfin saisir le code adhérent. Les autres zones sont facultatives. Dans certains cas il peut être nécessaire de saisir le type de collectif (rappel : 4531 pour factures travaux adhérent, 4562 pour facture appel de capital) Une fois cet entête saisie, allez sur l onglet «Montants» pour saisir le montant de la facture : Saisir le montant HT de la facture selon taux de tva. (Généralement sur ligne 4 : taux normal à l encaissement, ou ligne 2 : taux réduit à l encaissement). Cliquez ensuite dans la zone TTC pour qu il fasse le calcul. Valider votre saisie par <entrée> Pour des factures déjà partiellement réglées, vous pouvez ne saisir que le restant dû en base HT.

5 Dans le module ACHAT / VENTE : Initialisation du capital social Capital Social > Paramétrage > Historique Saisir une ligne par adhérent et par base de souscription pour chaque situation («appele», et «libere»). Si toutes les factures de capital ont été réglées (situation «libéré» ou «remboursé»), il faut quand même saisir 2 lignes avec le même nombre de parts : une en «appelé», l autre en «libéré». Utiliser la fonction «dupliquer» pour gagner du temps. Une fois l historique saisi, ainsi que la balance d ouverture, vous pourrez verrouiller l historique pour autoriser la facturation de capital.

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