GUIDE D UTILISATION. E-Kampus IdRS. Guide d utilisation v17a12. KAPTITUDE, SAS 45/47 avenue Carnot CACHAN Tel :

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1 GUIDE D UTILISATION E-Kampus IdRS Guide d utilisation v17a KAPTITUDE, SAS 45/47 avenue Carnot CACHAN Tel :

2 Sommaire 1. Se connecter 2. Inscrire un apprenant en tant que superviseur 1. Créer un compte apprenant 2. Envoyer le courrier d invitation 3. Modifier un compte apprenant 3. Voir les résultats d un apprenant 1. Consulter les résultats d un apprenant 2. Éditer une attestation 3. Exporter les résultats d un groupe d apprenants 4. Gérer les documents de la bibliothèque 1. Importer un document dans la bibliothèque 2. Modifier un document de la bibliothèque 5. Envoyer un message à un apprenant 6. Contacter le support technique de Kaptitude Page

3 SE CONNECTER 3

4 CONNEXION Adresse : 1. Login 2. Mot de passe En cas d oubli du mot de passe 4

5 INSCRIRE DES APPRENANTS 1. Créer un compte apprenant 2. Envoyer le courrier d invitation 3. Modifier un compte apprenant NB : Pour inscrire des apprenants en masse (à partir de 5 apprenants), envoyer votre liste à l IdRS ou à Kaptitude 5

6 CRÉER UN COMPTE APPRENANT Choisir la session «Session par défaut - Institut de Recherche Servier» 2. Cliquer sur l onglet «Utilisateurs» 3. Cliquer sur le sous onglet «Gestion» 4. Cliquer sur «Gérer les apprenants» 6

7 CRÉER UN COMPTE APPRENANT Cliquer sur «Ajouter un apprenant» 7

8 CRÉER UN COMPTE APPRENANT Login : IdRS_Initiales de l entreprise_nom_prenom 7. Mot de passe : au choix L apprenant sera invité à le modifier à sa première connexion 8. Date de début : indiquer la date du jour comme date de début de compte Le mail d invitation est envoyé dans la routine de nuit suivante soit : date de début + 1 jour 9. Date de fin : vide* (par défaut) *ou date souhaitée pour la fermeture du compte 10. La langue par défaut est celle de l interface. Les modules sont en français ou en anglais. 8

9 CRÉER UN COMPTE APPRENANT Compléter les champs Nom, Prénom, e- mail, ce sont des champs obligatoires 12. Compléter le champ Société, il apparait sur l attestation de formation Les autres champs sont facultatifs L adresse renseignée dans le champ Manager : reçoit les attestations de formation en copie Ne pas cliquer sur «envoyer message» 9

10 CRÉER UN COMPTE APPRENANT - 5 x x 14. Cocher - Inscrire à des groupes - Inscrire à des sessions 15. Cliquer sur valider 10

11 CRÉER UN COMPTE APPRENANT - 6 Choix du groupe x 16. Choisir le groupe dont vous êtes le superviseur Attention : si vous n inscrivez pas l apprenant sur votre groupe, vous ne le «verrez» plus. L intervention de l administrateur du site est alors nécessaire pour le réaffecter à votre groupe. Contacter [email protected] en cas de besoin. 17. Cliquer sur valider 11

12 CRÉER UN COMPTE APPRENANT Cocher la session «IdRS - Accueil Sécurité Entreprise Extérieures» 19. Cliquer sur «Suite» 12

13 CRÉER UN COMPTE APPRENANT - 8 Fin et contrôle L apprenant que vous venez d inscrire apparait dans la liste Pour vérifier Pour corriger Pour prendre la main (voir ce que l apprenant verra) 13

14 AJOUTER UN 2 ND APPRENANT Vérifier que la session est toujours «Session par défaut - Institut de Recherche Servier» Cliquer sur «Ajouter un apprenant» puis reprendre la procédure étapes 5 à 19 14

15 INSCRIRE DES APPRENANTS 1. Créer un compte apprenant 2. Envoyer le courrier d invitation 3. Modifier un compte apprenant NB : Pour inscrire des apprenants en masse (à partir de 5 apprenants), envoyer votre liste à l IdRS ou à Kaptitude 15

16 ENVOI DU MAIL D INVITATION AVEC CODES D ACCÈS Envoi automatique Le mail d invitation sera envoyé automatiquement aux participants : date d envoi = date d inscription à la session + 1 jour Exemple : Un apprenant a été inscrit à la session «Accueil sécurité IdRS» le 19/09/2016 le mail d invitation sera envoyé le 20/09/2016 Envoi manuel Au besoin, dans l onglet courriel 1, sélectionner le modèle de mail : «Invitation_IdRS_app_FR_UK Présentation de votre formation» 1 voir page 34 16

17 INSCRIRE DES APPRENANTS 1. Créer un compte apprenant 2. Envoyer le courrier d invitation 3. Modifier un compte apprenant NB : Pour inscrire des apprenants en masse (à partir de 5 apprenants), envoyer votre liste à l IdRS ou à Kaptitude 17

18 MODIFIER UN COMPTE APPRENANT Tous les champs sont modifiables sauf le login et la session par défaut 18

19 VOIR LES RÉSULTATS 1. Consulter les résultats d un apprenant 2. Editer une attestation de formation 3. Exporter les résultats d un groupe d apprenants 19

20 CONSULTER LES RÉSULTATS 1. Choisir la session 3. Cliquer sur le sous onglet «Résultats» 2. Cliquer sur l onglet «Résultats» 4. Rechercher l apprenant 5. Cliquer sur son nom dans la liste NB : s il n apparait pas dans la liste, changer de session 6. Les résultats globaux s affichent 7. Cliquer sur la valise puis sur chaque titre pour voir les résultats détaillés NB : il est possible de descendre jusqu aux réponses de l apprenant 20

21 VOIR LES RÉSULTATS 1. Consulter les résultats d un apprenant 2. Editer une attestation de formation Editer une attestation Générer le PDF des attestations 3. Exporter les résultats d un groupe d apprenants 21

22 EDITER UNE ATTESTATION Remarque : Les attestations sont envoyées automatiquement à l apprenant dès validation du parcours L adresse renseignée dans le champ «Manager : » du compte de l apprenant est également mis en copie de l envoi de l attestation 1. Choisir la session 3. Cliquer sur le sous onglet «Résultats» 2. Cliquer sur l onglet «Résultats» 3. Rechercher l apprenant 4. Cliquer son nom dans la liste NB : s il n apparait pas dans la liste, changer de session 5. Cliquer sur l icône «Attestation» pour la générer 22

23 GÉNÉRER LE PDF DES ATTESTATIONS 1. Cliquer sur l onglet «Résultats» 2. Cliquer sur le sous onglet «Rapport IdRS» 3. Cliquer sur «Générer le PDF des attestations» 23

24 TÉLÉCHARGER LES ATTESTATIONS Cliquer sur «Télécharger le fichier» 24

25 VOIR LES RÉSULTATS 1. Consulter les résultats d un apprenant 2. Editer une attestation de formation 3. Exporter les résultats d un groupe d apprenants 25

26 EXPORTER LES RÉSULTATS Cliquer sur l onglet «Résultats» 2. Cliquer sur le sous onglet «Rapport IdRS» 3. Cliquer sur «Générer le rapport» 26

27 EXPORTER LES RÉSULTATS Cliquer sur «Télécharger le fichier» Vous pouvez visualiser les données avant de les exporter 27

28 GÉRER LA BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENT 1. Importer un document dans la bibliothèque 2. Modifier un document de la bibliothèque 28

29 IMPORTER UN DOCUMENT DANS LA BIBLIOTHÈQUE Cliquer sur «Mes documents» 2. Cliquer sur «Ajouter» 29

30 IMPORTER UN DOCUMENT DANS LA BIBLIOTHÈQUE Renseigner le titre du document 4. Cliquer sur «Parcourir» pour sélectionner votre document 5. Choisir le dossier ou en créer un nouveau 6. Choisir la liste de diffusion «Mes groupes de formation» 7. Cliquer sur «Valider» 30

31 IMPORTER UN DOCUMENT DANS LA BIBLIOTHÈQUE Choisir le groupe dont vous êtes le superviseur Attention : si vous n inscrivez pas le document sur votre groupe, vous ne le «verrez» plus. L intervention de l administrateur du site est alors nécessaire pour le réaffecter à votre groupe. Contacter [email protected] en cas de besoin. 9. Cliquer sur «Valider» 31

32 GÉRER LA BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENT 1. Importer un document dans la bibliothèque 2. Modifier un document de la bibliothèque 32

33 MODIFIER UN DOCUMENT DE LA BIBLIOTHÈQUE 1. Cliquer sur «Mes documents» 2. Cliquer sur le document 3. Cliquer sur «Modifier» 33

34 ENVOYER UN MESSAGE À UN APPRENANT 34

35 ENVOYER UN MESSAGE Choisir une session 2. Cliquer sur l onglet «Courriel» 3. Cliquer sur «Ecrire un nouveau message» 35

36 ENVOYER UN MESSAGE Cliquer sur l icône «Liste des destinataires» 5. Choisir votre/vos destinataires Cliquer sur les noms un par un ou sur la liste NB : si le nom n apparait pas dans la liste, changer de session 36

37 ENVOYER UN MESSAGE 3 NOUVEAU MESSAGE Pour envoyer un modèle de mail, voir page suivante 6. Cliquer sur «Ecrire un nouveau message» 7. Ecrire votre mail x x 8. Cliquer sur : - Conserver une copie dans la boite d envoi - Envoyer le message complet par 9. Cliquer sur «Envoyer» 37

38 ENVOYER UN MESSAGE 3 MODÈLE DE MAIL Pour envoyer un message personnalisé, voir page précédente 6. Cliquer sur «Envoyer Modèle de mail» 7. Sélectionner le modèle de mail x x 8. Cliquer sur : - Conserver une copie dans la boite d envoi - Envoyer le message complet par 9. Cliquer sur «Envoyer» 38

39 CONSULTER LES MESSAGES ENVOYÉS Cliquer sur «Messages envoyés» 39

40 CONTACTER KAPTITUDE En cas de besoin, pour toute question ou suggestion ou en cas de problème technique relatif à l'utilisation de l'e-kampus, vous pouvez joindre le support technique : [email protected]