Les Extractions personnalisées

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1 Ministère de l'éducation nationale Les Extractions personnalisées * * * Mise à jour Avril 2009 Diffusion Nationale Toulouse Avril 2009

2 SOMMAIRE PRINCIPE DES EXTRACTIONS PERSONNALISEES... 3 LES EXEMPLES D UTILISATION EXEMPLE 1 OBTENIR LA LISTE DES ELEVES QUI ONT ETE ABSENTS LA VEILLE EXEMPLE 2 OBTENIR LA LISTE DES ELEVES QUI ONT ETE ABSENTS TEL JOUR EXEMPLE 3 OBTENIR LA LISTE DES ELEVES DESCOLARISES AYANT ETE ABSENTS EXEMPLE 4 LISTE DES ELEVES AYANT ETE ABSENTS PLUS DE 4 DEMI-JOURNEES DANS LE MOIS COURANT Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

3 PRINCIPE des extractions personnalisées Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

4 1. Accéder au menu «Extractions personnalisées» Menu «Documents» puis «Extractions personnalisées» 1 er CAS : Aucune extraction personnalisée n a encore été créée, l écran suivant apparaît : 2 ème CAS : Des extractions sont déjà présentes, vous pouvez : Cliquer sur Nouvelle extraction Créer une nouvelle extraction Lancer une extraction déjà existante et préalablement sélectionnée Supprimer une extraction préalablement sélectionnée Pour MODIFIER une extraction déjà existante, il faut d abord la lancer en cliquant sur le bouton. Après avoir cliqué sur le bouton «Nouvelle Extraction», l écran suivant apparaît : Saisir un Titre qui sera le titre qui apparaîtra sur l édition papier si vous imprimez cette extraction Saisir une Description, qui sera un rappel du contenu de l extraction Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

5 2. Les différentes étapes d élaboration d une extraction personnalisée Construire une édition personnalisée c est répondre à 4 questions et parcourir 4 étapes : 1ère étape / 1 er écran : QUOI? --> Choix des rubriques à afficher Quoi? 2 ème étape / 1er écran : QUI? --> Choix des critères de sélection Qui? Quel panel? 3 ème étape / 2 ème écran : COMMENT? --> Choix du tri-compteur Comment? 4 ème étape / 3 ème écran : OÙ? --> Choix du mode de sortie OÙ? Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

6 3. Création de l extraction personnalisée Choix des rubriques à afficher 1ère étape : Question à se poser : QUOI? C est-à-dire quelles informations doivent s afficher dans la liste, dans les différentes colonnes que vous désirez afficher, imprimer ou extraire? Dans cette fenêtre, Choisir un THEME Cliquer sur la rubrique voulue puis sur AJOUTER Nota Bene : Sélection rapide des rubriques Lorsque vous souhaitez sélectionner plusieurs rubriques qui se suivent dans la liste proposée, vous pouvez utiliser la touche «Shift» comme sous Windows. Pour retirer un champ du cadre «Champs à afficher», cliquer sur ENLEVER. Pour classer, ranger les champs à afficher dans l ordre désiré, cliquer sur les flèches, à droite Elles permettent de faire monter ou descendre les rubriques sélectionnées en bleu. ❶ Dictionnaire des Thèmes : choisir un thème pour sélectionner les rubriques à afficher changer de thème pour choisir des rubriques différentes ❷ Toutes les rubriques contenues dans le thème choisi s affichent ❸ Sélectionner, ou désélectionner les champs à afficher un par un. ❹ Classer les champs Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

7 Choix des critères de sélection 2ème étape : Question à se poser : QUI? C est-à-dire quel panel doit-on sélectionner, interroger, pour obtenir la liste, le comptage désiré? Quels élèves doivent figurer sur la liste? élèves absents hier? Absences non classées? Evènements non justifiés? Pour répondre à la question QUI : Thème, critères, conditions et valeurs doivent être correctement renseignés : Thème = Dictionnaire des rubriques Critère permettant d effectuer une sélection des élèves à interroger Condition et Valeurs de la sélection Un dictionnaire de rubriques permet de choisir les critères de sélection parmi 10 thèmes (ou 10 chapitres) Voir les détails de ces chapitres à la page suivante Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

8 Les 10 thèmes et leurs rubriques (ou critères) correspondantes : Thème «Coordonnées de l élève» Thème «Evènement» Thème «Identification de l élève» Thème «Nombre d évènements» Thème «Période» Thème «Resp. Correspondant» Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

9 Thème «Responsable financier» Thème «Responsable légal1» Thème «Responsable légal2» Thème «Scolarité actuelle» Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

10 Conditions et valeurs des sélections : Après avoir choisi le Thème et le Critère de sélection, il faut définir la condition et la valeur associée. On définit ici la condition Et la valeur associée Les différentes conditions : Exemples d utilisation : Justificatif ««égal» à CERTIF.MED. Type d évènement «égal» à Absence demi-pension Date naissance «inférieur à» à 30/01/1991 Date de saisie évènement «supérieur ou égal» à 15/02/2008 Pour saisir une date dans le champ «Valeurs», il suffit de cliquer dans la case grisée pour qu un calendrier s affiche et permette ainsi la sélection de la date. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

11 Combinatoires des critères et conditions avec «ET» et «OU» Pour aller plus loin dans les fonctionnalités «Extractions personnalisées», il faut parler des fonctions logiques «ET» et «OU» qui vont lier les conditions d extraction et les parenthèses associées. Exemple ci-dessous : Pour avoir tous les élèves dont l absence n a pas été classée Il ne faudra pas oublier de sélectionner 2 autres critères correspondant à Absence Demi-pension et Absence Internat afin d avoir le panel de TOUTES les absences. Cela donnera donc : (Type d évènement Egal Absence ET Evènement classé EGAL Non) OU (Type d évènement Egal Absence demi-pension ET Evènement classé EGAL Non) OU (Type d évènement Egal Absence internat ET Evènement classé EGAL Non) Concrètement dans l écran : Sélection du ET ou du OU logiques Ajout et suppression de lignes Les parenthèses seront utilisées pour encadrer plusieurs conditions reliées par «ET» et séparer les conditions reliées par des «OU» : Voir exemple ci-dessus. Attention! Les parenthèses ne peuvent pas être utilisées pour encadrer plusieurs conditions reliées par «OU». Exemple : (Type d évènement Egal OU Type d évènement Egal Absence demi-pension OU Type d évènement Egal Absence internat) ET Evènement classé EGAL Non Il s'agit d'une formulation différente de l'exemple ci-dessus mais qui n'est pas autorisée permet de continuer l extraction et de passer à l étape suivante. permet de revenir en arrière. Sélection des parenthèses Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

12 Choix du tri-compteur 3 ème étape : Question à se poser : COMMENT? C est-à-dire dans quel ordre les informations extraites doivent-elles figurer (en lignes)? Dans cette fenêtre : 1) Récapitulatif de l extraction (titre, description et conditions) 2) Choisir l ordre de tri Exemple : par ordre alphabétique mettre 1 sur la ligne du nom 3) Choisir ensuite (éventuellement) un compteur Sera implémenté dans une version ultérieure En cliquant sur le bouton «Enregistrer», un message vous informe que l action est bien effectuée et permet d enregistrer le titre, la description, les champs à afficher et les conditions sélectionnés dans la page précédente. Sélection des champs à trier par ordre de tri (tri1, tri2, ) Pour afficher le résultat de l extraction, cliquer sur le bouton «voir le résultat». Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

13 4. Visualisation du résultat de l extraction personnalisée 5. Mise en page lors d une édition au format PDF Cliquer sur le bouton Imprimer pour ouvrir/enregistrer le fichier «PDF» correspondant à vos choix. C est le fichier «PDF» que vous imprimerez. Nota : Le bouton «Enregistrer» permet de stocker le résultat de l édition sur votre ordinateur. A ne pas confondre avec l enregistrement de l extraction personnalisée qui a lieu dans l écran précédent. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

14 La mise en page vous permet de paramétrer 6 critères selon l édition que vous souhaitez. Par défaut, l édition est effectuée : Sans quadrillage exemple avec Quadrillage Avec un interligne exemple avec deux interlignes Sans colonne supplémentaire exemple avec ajout d une colonne La colonne libellée «Observation» a été ajoutée En mode Portrait Avec un alignement centré avec un pied de page libre sachant qu en pied de page, la date du jour est affichée à gauche et le n de page, à droite. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

15 LES EXEMPLES D UTILISATION Dans les pages suivantes, vous allez trouver des exemples. Ces exemples ont été traités comme des exercices avec les corrigés des écrans en dessous de chaque étape. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

16 EXEMPLE 1 Obtenir la liste des élèves qui ont été absents la veille 1. Choix les colonnes à afficher (QUOI?) : Donner un titre et une description à l extraction personnalisée «Elèves absents la veille» Puis sélectionner les colonnes à afficher : Dans le thème «Identification de l élève», choisir le «Nom», «Prénom 1 élève» Dans le thème «Scolarité actuelle», choisir «Division» Dans le thème «Evènement», choisir «Type d évènement», «Date de début événement», «Date de fin événement», «Motif événement», «Justificatif», «Etablissement informé», «Evènement classé», «Dernière action» 2. Choix des critères de sélection (QUI?) : On recherche les élèves absents la veille. Grâce au thème «Période», il est simple de sélectionner une période d absence (Jour, Semaine, Mois, Période Pédagogique et Année scolaire). En revanche, vous obtiendrez tous les évènements saisis la veille. Si vous ne souhaitez que seulement les absences de la veille, il faudra alors ajouter la condition : «Evènement» «Type d évènement» Egal «Absence» Pour notre exemple, choisir le thème Période et sélectionner : «Jour» Egal Hier Cliquer ensuite sur le bouton «Suite» pour continuer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

17 3. Choix du tri (COMMENT?) : Les élèves seront d abord triés par division puis par ordre alphabétique sur leur nom et sur leur prénom. Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour conserver cette extraction personnalisée avec tous les critères de sélection, les colonnes à afficher et le tri que vous venez de choisir. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment. 4. Résultat Cliquer sur La liste des élèves absents la veille s affiche. Si l extraction personnalisée n avait pas été enregistrée dans l écran précédent, vous pouvez le faire en descendant Vous pouvez ensuite, soit modifier cette liste, soit l exporter en fichier Excel, soit l imprimer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

18 EXEMPLE 2 Obtenir la liste des élèves qui ont été absents tel jour 1. Choix les colonnes à afficher (QUOI?) : Donner un titre et une description à l extraction personnalisée «Elèves absents le 24/02/09» Puis sélectionner les colonnes à afficher : Dans le thème «Identification de l élève», choisir le «Nom», «Prénom 1 élève» Dans le thème «Scolarité actuelle», choisir «Division» Dans le thème «Evènement», choisir «Type d évènement», «Date de début événement», «Date de fin événement», «Motif événement», «Justificatif», «Etablissement informé», «Evènement classé», «Dernière action» 2. Choix des critères de sélection (QUI?) : On recherche les élèves absents le 24/02/2009, ce qui signifie que l on recherche tous les évènements dont la date de début est inférieure et égale au 24/02/09 et la date de fin supérieure ou égale au 24/02/09. Choisir le thème Evènement et sélectionner : «Date de début événement» Inférieur ou égal à 24/02/09 ET «Date de fin événement» Supérieur ou égal à 24/02/09 Cliquer ensuite sur le bouton «Suite» pour continuer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

19 3. Choix du tri (COMMENT?) : Les élèves seront d abord triés par division puis par ordre alphabétique sur leur nom et sur leur prénom. Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour conserver cette extraction personnalisée avec tous les critères de sélection, les colonnes à afficher et le tri que vous venez de choisir. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment, en pensant à modifier la date (si besoin). 4. Résultat Cliquer sur La liste des élèves absents s affiche. Descendre en bas de cette liste pour l enregistrer et la conserver dans vos éditions personnalisées. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment. Vous pouvez ensuite, soit modifier cette liste, soit l exporter en fichier Excel, soit l imprimer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

20 EXEMPLE 3 Obtenir la liste des élèves déscolarisés ayant été absents 1. Choix les colonnes à afficher (QUOI?) : Donner un titre et une description à l extraction personnalisée «Elèves déscolarisés absents» Puis sélectionner les colonnes à afficher : Dans le thème «Identification de l élève», choisir le «Nom», «Prénom 1 élève», «Date de naissance élève» Dans le thème «Scolarité actuelle», choisir «Division» Dans le thème «Evènement», choisir «Type d évènement», «Date de début événement», «Date de fin événement», «Motif événement», «Justificatif», «Etablissement informé», «Evènement classé» 2. Choix des critères de sélection (QUI?) : On recherche les élèves déscolarisés qui ont été absents en cours de l année scolaire courante. Sélectionner : Le thème Scolarité Actuelle «Situation de l élève» Egal à «Déscolarisé» ET Le thème Période «Année scolaire» Egal à «Courante» Cliquer ensuite sur le bouton «Suite» pour continuer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

21 3. Choix du tri (COMMENT?) : Les élèves peuvent être triés par ordre alphabétique sur leur nom et sur leur prénom, puis sur leur division. Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour conserver cette extraction personnalisée avec tous les critères de sélection, les colonnes à afficher et le tri que vous venez de choisir. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment. 4. Résultat Cliquer sur La liste des élèves déscolarisés et absents s affiche. Descendre en bas de cette liste pour l enregistrer et la conserver dans vos éditions personnalisées. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment. Vous pouvez ensuite, soit modifier cette liste, soit l exporter en fichier Excel, soit l imprimer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

22 EXEMPLE 4 Liste des élèves ayant été absents plus de 4 demijournées dans le mois courant 1. Choix les colonnes à afficher (QUOI?) : Donner un titre et une description à l extraction personnalisée «Absences pour IA» Puis sélectionner les colonnes à afficher : Dans le thème «Identification de l élève», choisir le «Nom», «Prénom 1 élève», «Date de naissance élève» Dans le thème «Scolarité actuelle», choisir «Division», «Situation de l élève» Dans le thème «Nombre d évènements», choisir «Nb demi-journées d absences» 2. Choix des critères de sélection (QUI?) : On recherche les élèves ayant été absents plus de 4 demi-journées sur l année scolaire. Sélectionner : Le thème Nombre d évènements «Nb demi-journées d absences» Supérieur à «4» Cliquer ensuite sur le bouton «Suite» pour continuer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23

23 3. Choix du tri (COMMENT?) : Les élèves seront d abord triés par division puis par ordre alphabétique sur leur nom et sur leur prénom. Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour conserver cette extraction personnalisée avec tous les critères de sélection, les colonnes à afficher et le tri que vous venez de choisir. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment. 4. Résultat Cliquer sur La liste des élèves ayant été absents plus de 4 demi-journées s affiche. Descendre en bas de cette liste pour l enregistrer et la conserver dans vos éditions personnalisées. Vous pourrez ainsi la relancer à tout moment. Vous pouvez ensuite, soit modifier cette liste, soit l exporter en fichier Excel, soit l imprimer. Diffusion Nationale Toulouse Avril / 23