Documentation utilisateur Etiquettes, adresses et comptage

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1 Documentation utilisateur Etiquettes, adresses et comptage Etiq_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00

2 Table des matières 1. QUE FAIT CETTE FONCTIONNALITE? DESCRIPTION DE LA FENETRE DE SAISIE DES CRITERES DE SELECTION PRESENTATION CHAMP OBLIGATOIRE GROUPES DE BOUTONS RADIO DIFFERENTS TABLEAUX DE SELECTION Case à cocher à gauche du tableau Groupe de boutons radio pour centres de gestion autorisés Bouton Afficher Mode recherche Bouton Groupes (=>) Case à cocher à droite du tableau BOUTONS EXTRACTION DE FICHIER, EDITION ET ANNULER DESCRIPTION DES EDITIONS ETIQUETTES LISTE DES ADRESSES DESCRIPTION DE L EXTRACTION DE FICHIER FICHIER PRODUIT DESCRIPTION DES ENREGISTREMENTS PRODUITS... 9 Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 2

3 1. Que fait cette fonctionnalité? Cette fonctionnalité permet : d éditer 3 types de liste : des étiquettes pour enveloppe : étiquettes comportant le nom de l étudiant (nom usuel s il existe sinon nom patronymique), son premier prénom, son adresse complète (adresse fixe ou annuelle selon le choix de l utilisateur). des étiquettes pour dossier : étiquettes comportant le code étudiant de l étudiant, son nom patronymique, son premier prénom, son bac, son titre d accès. la liste des adresses : liste contenant pour chaque étudiant (code étudiant, nom patronymique, premier prénom) ses deux adresses (fixe et annuelle). d extraire un fichier comportant l identité de l étudiant, ses adresses complètes (fixes et annuelles) ainsi que son . de compter le nombre d étudiants correspondant aux critères sélectionnés. Les étudiants sélectionnés ont une inscription valide à la version d étape choisie et ne sont pas en attente de paiement. A noter : Les éditions d étiquettes se font sur des feuilles de 14 (2*7).étiquettes (h:42,5mm l:105mm) Dans cette documentation, sont désignés par objets, les versions de diplôme, les versions d étape et les éléments pédagogiques. Si l utilisateur n a pas de centre d inscription pédagogique, il ne pourra pas faire de sélection par élément pédagogique. Si l utilisateur n a pas de centre de gestion, le programme s arrête. L utilisateur doit contacter l administrateur afin qu un centre de gestion lui soit affecté. Ce programme ne fonctionne que pour une session d Apogée par utilisateur. Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 3

4 2. Description de la fenêtre de saisie des critères de sélection 2.1 Présentation 2.2 Champ obligatoire Année Universitaire A l affichage de la fenêtre, ce champ est rempli par l année universitaire ouverte (en cours). Il est modifiable mais ne peut être vide. Une liste de valeur est attachée à ce champ (activable par F9). Celle-ci contient toutes les années universitaires de la base (ouvertes ou non). Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 4

5 2.3 Groupes de boutons radio Groupe Edition (pour les éditions uniquement) Ces boutons radio permettent le choix de l édition : étiquettes pour enveloppe, étiquettes pour dossier, liste des adresses. Groupe Sélection Ces boutons radio permettent de choisir le moyen de filtrer la population d étudiants selon leur inscription : par diplôme, par version d étape ou par élément pédagogique. Groupe Etudiants Ces boutons radio permettent de filtrer encore plus précisément la population d étudiants. L utilisateur peut donc imprimer tous les étudiants inscrits ou seulement les admis ou les échecs à la version de diplôme, à la version d étape ou à l élément pédagogique (selon le choix de sélection). Lorsque l utilisateur choisit les étudiants admis/échec (c est à dire les étudiants ayant un résultat positif/négatif), il faudra aussi qu il précise la session concernée (le champ de la liste des sessions sera, à ce moment là, accessible) (nb : un résultat positif en session 2 peux résulter d un report de résultat positif en session 1). Groupe Adresse (pour les éditions uniquement) Ces boutons radio apparaissent à l écran seulement lorsque l utilisateur a choisi d éditer des étiquettes pour enveloppe (bouton radio Etiquettes pour enveloppe est sélectionné). Ils permettent de choisir quelle adresse l utilisateur veut imprimer sur les étiquettes : adresse fixe ou adresse annuelle la plus récente de l étudiant. 2.4 Filtres sur IA Situation sociale : sélectionner les valeurs à prendre en compte Profil : sélectionner les valeurs à prendre en compte Attente de paiement o si cette case est cochée, seuls les étudiants en attente de paiement sont sélectionnés o si elle n est pas cochée, seuls les étudiants ayant payés sont sélectionnés Texte inclus dans le champ motif dossier incomplet Cette zone permet de saisir un texte qui doit avoir était renseigné en IA dans le champ motif de dossier incomplet. On peut utiliser le caractère % comme joker pour remplacer un groupe de lettres. 2.5 Différents tableaux de sélection Voici des copies d écrans des différents tableaux qui s affichent dans la fenêtre selon le choix de sélection. Sélection par version de diplôme Sélection par version d étape Sélection par élément pédagogique Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 5

6 2.5.1 Case à cocher à gauche du tableau Permet de sélectionner l élément désiré (CGE, VDI, VET ou ELP) Groupe de boutons radio pour centres de gestion autorisés Bouton radio Le vôtre Seul le centre de gestion de l utilisateur est sélectionné (centre de gestion affiché en haut de l écran). Rien n apparaît dans le tableau. Bouton radio Tous Le centre de gestion de l utilisateur ainsi que les centres de gestion l habilitant sont sélectionnés. Rien n apparaît dans le tableau. Bouton radio Quelques Le centre de gestion de l utilisateur ainsi que les centres de gestion l habilitant s affichent dans le tableau. L utilisateur doit sélectionner les centres de gestion qui l intéressent Bouton Afficher Ce bouton permet de remplir le tableau situé au-dessous. Affichage des versions de diplôme et des versions d étape Les versions affichées dans le tableau sont gérées par les centres de gestion sélectionnés et sont ouvertes pour l année universitaire choisie. Affichage des éléments pédagogiques On peut filtrer l affichage des éléments pédagogiques en choisissant une version d étape dans les champs situés à coté du tableau des éléments pédagogiques. Une liste de valeur est associée au premier de ces champs (celui de gauche), activable par F9. Elle présente les versions d étape correspondant aux éléments pédagogiques ayant des étudiants inscrits et qui sont gérés par le centre d inscription pédagogique de l utilisateur. - Si le filtre est vide, tous les éléments pédagogiques gérés par le centre d inscription pédagogique de l utilisateur sont affichés. - Si le filtre contient une version d étape, les éléments pédagogiques ayant des inscriptions, gérés par le centre d inscription pédagogique de l utilisateur et rattachés à la version d étape choisie sont affichés. Lorsque l affichage est fait, l utilisateur doit sélectionner les objets qui l intéressent Mode recherche Dans les tableaux versions de diplôme, versions d étape, éléments pédagogiques, groupes, le mode recherhe est possible. Pour cela, se placer dans le tableau et appuyer sur F7. Les champs saisissables apparaîssent en blanc. Saisir ensuite les codes et appuyer sur F8. Pour sortir de ce mode, faire CTRL+Q. Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 6

7 2.5.5 Bouton Groupes (=>) Le bouton Groupes désigné par une flèche (à droite de chaque ligne) permet d afficher la fenêtre de sélection des groupes associés à l objet de la ligne. Pour sélectionner un groupe, il faut cocher la case à gauche du groupe. Pour valider les choix et fermer la fenêtre, appuyer sur le bouton Accepter. Pour annuler les choix et fermer la fenêtre, appuyer sur le bouton Annuler Case à cocher à droite du tableau Cette case est cochée automatiquement lorsque des groupes ont été sélectionnés. Seul les étudiants appartenant à ces groupes seront concernés par l édition. 2.6 Boutons Extraction de Fichier, Edition et Annuler Bouton Extraction de Fichier Lance l extraction du fichier avec les critères saisis dans la fenêtre. Bouton Edition Lance l édition avec les critères saisis dans la fenêtre. Bouton Annuler Ferme le programme après confirmation. Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 7

8 3. Description des éditions 3.1 Etiquettes Edition sur des feuilles de 14 étiquettes (h:42,5mm l:105mm). Chaque feuille contient au maximum 13 étiquettes concernant les étudiants. La quatorzième étiquette, en bas à droite, spécifie l université, l utilisateur, l année, l inscription des étudiants imprimés sur la feuille. Adresse Données figurant sur une étiquette : nom patronymique (usuel si existe), prénom de l étudiant et son adresse. Exemple : DUPONT ARTHUR Rue de la chimie Domaine universitaire St Martin d Hères Dossier Données figurant sur une étiquette : code étudiant, nom patronymique, prénom de l étudiant, son baccalauréat et son titre d accès. Exemple : DUPONT ARTHUR Bac. S-Sciences Titre acc. Licence Math Si aucune ligne n est retournée alors la mention AUCUN ETUDIANT SELECTIONNE s affiche. Nombre de copies :1. Orientation de l impression : portrait. Tri : par objet (VDI/VET/ELP) puis par étudiant. Type de sortie : Previewer. 3.2 Liste des adresses Edition d une liste affichant par étudiant les deux adresses: adresse fixe et adresse annuelle. Exemple : DUPONT ARTHUR adresse fixe adresse annuelle Bat. Les Rosiers 2 Rue de la chimie 588 Rue Paradis Domaine universitaire Paris St Martin d Hères Si aucune ligne n est retournée, alors la mention AUCUN ETUDIANT SELECTIONNE s affiche. Nombre de copies :1. Orientation de l impression : portrait. Tri : par objet (VDI/VET/ELP) puis par étudiant. Type de sortie : Previewer. Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 8

9 4. Description de l extraction de fichier 4.1 Fichier produit Lorsque vous activez le Bouton Extraction de fichier, vous indiquez le nom du fichier à produire avec l interface Windows. Par défaut le système vous propose de produire le fichier dans le répertoire d export affecté à l utilisateur. Si ce répertoire n est pas défini, il propose c:\apogee\apo_dig\sorties. Si le fichier existe déjà, le système vous demande confirmation avant de l écraser. Si aucune ligne n est produite alors la mention AUCUN ETUDIANT SELECTIONNE s affiche, sinon, le nombre d étudiant(s) extrait(s) s affiche au fur et à mesure en bas à gauche de l écran. 4.2 Description des enregistrements produits Les champs sont séparés par des tabulations Commentaires Etudiant Code etu Code de l étudiant Civilité 'M.' ou 'MME' Nom Nom patronymique Nom usuel Nom usuel Prénom 1 er prénom Date naiss Date de naissance de l étudiant Adresse annuelle Adresse 1 année Adresse annuelle la plus récente Adresse 2 année Adresse 3 année Code postal année Commune année Adresse étranger année Pays année Champs vide pour la France Tel année N de téléphone Adresse fixe Adresse 1 fixe Adresse 2 fixe Adresse 3 fixe Code postal fixe Commune fixe Adresse étranger fixe Pays fixe Champs vide pour la France Tel fixe N de téléphone Critères de sélection Type objet Objet de la sélection : VDI, VET ou ELP Code objet Identifiant de l objet de la sélection Version objet Code version de l objet Code groupe Identifiant du groupe Type étudiant I : Inscrits A : Admis E : Echec Session U : unique 1 : session 1 2 : session 2 1&2 : sessions 1 et 2 Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/ Dernière mise à jour le 08/06/ :22:00 9

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