FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION GUIDE DE FORMATION

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1 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION GUIDE DE FORMATION Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore Expert en Microfinance Novembre 2004

2 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION PROCEDURE ET OUTILS 1- Etapes de l élaboration du plan de formation 2- Définition du contexte et de ses implications 3- Définition des différents groupes cibles 4- Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles 5- Elaboration du plan des activités de formation 6- Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation 7- Définition de la stratégie de mise en œuvre 8- Elaboration du budget de formation 9- Elaboration du calendrier de mise en œuvre. 10- Evaluation de la formation. GUIDE DE FORMATION Conçue et exécutée par : YEDJIMADJI Dambaye Isidore Novembre 2004 Expert Microfinance Formation à l élaboration d un plan de formation 2

3 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION INTRODUCTION Le présent module est consacré à la formation des agents des deux coopératives YARDA à l élaboration de leur plan de formation pour l année L année 2005 sera marquée par le démarrage effectif des plans d affaires et du fonctionnement des deux coopératives en tant qu entreprise privée. Elle est caractérisée par un contexte comportant de nombreux changements. Il s agit en autres : - l institution fait le passage de projet à celle d une entreprise privée - l institution passe d un système manuel de gestion à l informatisation de son système d information de gestion ( S.I.G) qui va être expérimenté - la coopérative doit mettre en place son système de contrôle interne à travers par la biais du contrôleur interne et des commissaires aux comptes - la coopérative est caractérisée par sa double structure : une structure entrepreneuriale (dirigée par les salariés et fonctionnant suivant les règles d une entreprise) et une structure associative ( représentée par les élus qui contrôlent la coopérative) - la mise en place, la fonctionnalité de structures relais, les APEC qui travaillent avec la coopérative par la biais d un contrat de partenariat - la signature des engagements avec les partenaires, instaurant un nouveau type de rapport - la collecte de l épargne, activité nouvelle pour l institution - la mise en place d un nouveau manuel des procédures et des politiques - la signature d une convention cadre avec le Ministère impliquant le respect de la réglementation et l obligation de transmission de rapports à la BCEAO - l élaboration et la mise en œuvre d un plan d affaires avec des résultats à atteindre, des extensions du réseau, du recrutement de nouveaux personnels à former, la croissance du volume d activités à maîtriser. Ce nouveau contexte se traduit donc par un ensemble de défis en matière de formations pour l acquisition des capacités de base, pour le renforcement des capacités, pour une nouvelle organisation du travail et justifie ainsi l élaboration d un plan de formation. L approche pour l élaboration de ce plan de formation se veut participative pour intégrer les besoins et priorités de tous les acteurs tout en intégrant la contrainte temps et la contrainte financière. La mise en œuvre de ce plan se fera en priorité avec les acteurs en interne au niveau des coopératives avec l appui de l Unité d Appui mais également par le recours à des partenaires externes. La présente formation traitera des thèmes suivants : 1. Etapes de l élaboration du plan de formation 2. Définition du contexte et de ses implications 3. Définition des différents groupes cibles 4. Analyse des besoins en formation des différents groupes cibles 5. Elaboration du plan des activités de formation 6. Elaboration des fiches descriptives des thèmes de formation 7. Définition de la stratégie de mise en œuvre 8. Elaboration du budget de formation Formation à l élaboration d un plan de formation 3

4 9. Elaboration du calendrier de mise en œuvre 10. Evaluation de la formation. Formation à l élaboration d un plan de formation 4

5 N séance GRILLE DE PLANIFICATION DE LA FORMATION SUR L ELABORATION DU PLAN DE FORMATION Thème à développer Technique didactique Support à remettre Document à produire 1 Introduction Exposé Objectifs, importance - 1 heure 2 Etapes d élaboration d un plan de formation Exposé schéma étapes et outils - 1 heure d un plan de formation. 3 Définition du contexte dans lequel le plan est élaboré Exposé Atelier Fiche résumé de la séance N III Document contexte et implications Durée Animateur séance 1 heure 4 La définition des différents groupes cibles Exposé Atelier 5 L analyse des besoins de formation des différents groupes cibles 6 L établissement du plan des activités de formation Exposé Atelier Exposé Atelier 7 L élaboration des fiches descriptives Exposé Atelier 8 Mise en place stratégies en œuvre du plan de formation Exposé Atelier 9 L élaboration du budget de formation Exposé Atelier 10 L élaboration du calendrier de réalisation Exposé Atelier Tableau à remplir avec les participants tableau à deux colonnes à remplir. Fiche du plan des activités à remplir Exemplaires des fiches descriptives à remplir Tableau d analyse à remplir Modèle budget à remplir Calendrier d exécution à remplir tableau classification du groupe cible tableau des besoins en formation par groupe cible rempli. 1 heure 2 heures Plan des activités de 2 heures formation 2005 Yarda Fiches descriptives de 3heures toutes les formations tableau stratégie de 1h 30 mn mise en œuvre du plan Budget formation heures Calendrier exécution plan formation 2 heures 11 Evaluation de la formation Débats Grille d évaluation Programme mise en oeuvre 1 h 30 mn Formation à l élaboration d un plan de formation 5

6 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION Objectif général PRESENTATION Permettre aux agents des coopératives YARDA de maîtriser la procédure d élaboration d un plan de formation ainsi que les outils qui y sont liés. Objectifs spécifiques A l issue de la formation, les participants devront être capables de : - de connaître l importance et l utilité d un plan de formation dans une coopérative - de maîtriser la méthodologie d élaboration d un plan de formation avec toutes les étapes - de comprendre et utiliser tous les outils d un plan de formation - élaborer la plan de formation de leur coopérative pour l année Bénéficiaires Directeurs, Animateurs de formation, responsables d agence des coopératives. Lieu Zinder et Madaoua Durée 3 jours par coopérative. Pédagogie de la formation La pédagogie de la formation se veut participative, concrète. Concepteur Assistant technique Microfinance Animateur Assistant technique Microfinance. Formation à l élaboration d un plan de formation 6

7 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N I : introduction Objectifs de la séance - que les participants expriment leurs attentes par rapport à la formation - que les participants connaissent les objectifs et le contenu du programme ; - que les participants connaissent la pédagogie de la formation ; - que les participants connaissent l importance de la formation et du plan de formation. Contenu et démarche pédagogique - Le formateur après les salutations d usage, situera l importance de la formation et d un plan de formation pour une institution de service comme YARDA ; - Puis, il recueillera les attentes des participants par rapport à la formation - Ensuite, il définira les objectifs de la formation, le programme et situera la pédagogie à adopter pour atteindre cet objectif - Enfin les problèmes liés à l organisation pratique de la formation seront abordés (horaire, équipe qui doit faire les résumés ). Supports à remettre aux participants - document séance N 1 relatif aux objectifs, programme et importance de la formation. Durée 1 heure. Formation à l élaboration d un plan de formation 7

8 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N II : Etapes d élaboration d un plan de formation. Objectif de la séance - que les participants connaissent les différents étapes et composantes d un plan de formation avec leur contenu et leur finalité. Contenu Présentation des différents éléments d un plan de développement : 1. la définition du contexte dans lequel le plan est élaboré 2. la définition des différents groupes cibles 3. l analyse des besoins de formation des différents groupes cibles 4. l établissement du plan des activités de formation 5. L élaboration des fiches descriptives 6. l élaboration du mécanisme de mise en œuvre, de suivi évaluation 7. l élaboration du budget de formation 8. l élaboration du calendrier de réalisation. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur à l aide d un support remis aux participants présentera les différentes composantes d un plan de formation ainsi que les finalités de chaque composante. 2 ) Il leur fera comprendre que chaque composante sera détaillée dans son contenu dans les prochaines séances et fera l objet d un cas pratique pour la coopérative. Support à remettre aux participants - schéma des étapes et outils d un plan de formation. Durée 1 heure Formation à l élaboration d un plan de formation 8

9 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N III : la définition du contexte dans lequel le plan est élaboré Objectif de la séance Situer le plan de formation dans le contexte actuel de la coopérative, ce qui garantira qu il soit axé sur les priorités actuelles de l institution en matière de formation. Contenu 1 ) Dégager les principales caractéristiques de la situation actuelle (changements, éléments nouveaux), contexte dans lequel l institution va démarrer et exercer ses activités en ) A partir de la description de ce contexte, dégager les implications en matière de formation, de renforcement de capacité. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur demandera aux participants de travailler en groupe sur la description du contexte, puis des implications en matière de renforcement des capacités. Afin d aider le groupe à avancer rapidement, il donnera un exemple avec un élément du contexte et son implication en matière de besoin de renforcement. 2 ) Les participants travailleront en atelier sur le thème. 3 ) Les résultats seront présentés en plénière et discutés. 4 ) Le formateur complètera en donnant la fiche N III qu il aura préparé à l avance aux participants. 5 ) L équipe chargée de la synthèse de la journée va intégrer dans le document du formateur, les nouveaux éléments issus du travail en atelier. Formation à l élaboration d un plan de formation 9

10 Supports à remettre aux participants Fiche résumée de la séance N III Document à produire Synthèse du travail en atelier et du travail du formateur ( fiche séance N III). Ce document sera intégré dans le plan de formation de la coopérative. Durée 2 heures. Formation à l élaboration d un plan de formation 10

11 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N IV : La définition des différents groupes cibles Objectif de la séance Que les participants définissent les différents groupes cibles, à qui la formation doit s adresser. Contenu Identifier et recenser les différents groupes cibles à qui la formation doit d adresser en classifiant : - niveau coopérative o personnel o élus - niveau APEC Démarche pédagogique Recenser ensemble avec les participants les différents groupes cible à partir de la classification ci- dessus mentionnée. Donner les détails à l intérieur de la classification. Sortir un tableau à trois colonnes : classification niveau I, niveaux II, bénéficiaires directs Support à remettre aux participants Tableau à trois colonnes à remplir avec les participants. Document à produire - tableau de la classification du groupe cible Durée 1 heure. Formation à l élaboration d un plan de formation 11

12 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N V : L analyse des besoins de formation des différents groupes cibles Objectif de la séance Que les participants dégagent les principaux besoins en formation des différents groupes cibles en tenant du contexte analysé. Contenu Il s agit de l identification des différents thèmes à développer par groupe cible. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur, après avoir expliqué le travail à faire, remettra un tableau à deux colonnes aux participants pour travailler en atelier. 2 Les participants travailleront en atelier pour recenser les besoins des formations prioritaires pour l année 2005 en tenant compte : - de la description du contexte et donc des priorités - des contraintes budgétaires et de temps 3 ) Les résultats de ces travaux seront présentés et enrichis en plénière. 4 ) Le document enrichi sera utilisé pour la prochaine étape ( plan de formation). Support à remettre aux participants - tableau à deux colonnes à remplir. Document à produire - tableau des besoins en formation par groupe cible rempli. Durée 2 heures. Formation à l élaboration d un plan de formation 12

13 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N VI : L établissement du plan des activités de formation Objectif de la séance Que les participants établissent le plan des activités de formation à partir des besoins identifiés. Contenu Remplir la fiche du plan des activités de formation contenu les informations suivantes : - l entête avec les principales informations concernant l institution (titre plan des activités de formation, nom de l institution, année ) - les thèmes de formation selon la classification retenue. Pour chaque donner : 1. les bénéficiaires 2. le nombre de participants 3. la durée 4. la période 5. le concepteur du module 6. l animateur du module. Le document doit tenir sur une ou deux pages et permet de voir d un seul coup l ensemble des activités de formation pour la période. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur rappellera l utilité du plan d activités de formation présentée à la séance N II et présentera les différentes parties qui la composent. 2 ) Ensuite les participants travailleront en atelier pour remplir la fiche de plan des activités de formation. 3 ) Les résultats des travaux seront présentés en plénière, amendés et validés. 4 ) Le tableau validés sera intégré dans le document de plan de formation. Formation à l élaboration d un plan de formation 13

14 Support à remettre aux participants Fiche du plan des activités de formation à remplir. Support à produire. Plan des activités de formation 2005 YARDA.. Durée 2 heures. Formation à l élaboration d un plan de formation 14

15 Objectif FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N VII : L élaboration des fiches descriptives Que les participants remplissent les fiches descriptives pour l ensemble des thèmes retenus dans le plan des activités de formation. Contenu Les fiches descriptives servent à détailler les thèmes résumés dans le plan descriptif élaboré dans l étape précédente. Chaque fiche descriptive doit contenir les éléments suivants : - en entête ( le nom de l institution, le titre de fiche descriptive, le thème de la formation, le public cible) - dans les colonnes : 1. l objectif ou les objectifs d apprentissage ( ce que les apprenants doivent apprendre, être capable de faire ou être à la fin de la formation) 2. le contenu c est à dire les principaux thèmes à développer 3. le concepteur 4. l animateur 5. la durée, la date prévue 6. lieu 7. mécanisme de suivi - évaluation( par qui? à quelle occasion?). C est le document qui permet de rendre opérationnel le plan et de développer les thèmes de formation. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur introduira en rappelant le document et en présentant son contenu. Il expliquera ensuite le travail à faire en atelier qui consiste à élaborer une fiche descriptive pour tous les thèmes contenus dans le plan des activités de formation. 2 ) Les participants travailleront en atelier pour concevoir les différentes fiches descriptives. 3 ) Les résultats des travaux seront présentés en atelier pour amendements, enrichissement et adoption. Formation à l élaboration d un plan de formation 15

16 4 ) Le document adopté sera inséré dans le plan de formation. Support à remettre aux participants 2. exemplaires des fiches descriptives à remplir. Document à produire - fiches descriptives pour l ensemble des formations. Durée 3 heures. Formation à l élaboration d un plan de formation 16

17 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N VIII : Mise en place stratégies en œuvre du plan de formation Objectif de la séance Que les participants adoptent les stratégies de mise en œuvre du plan de formation, de la conception au suivi évaluation. Contenu Définir et adopter les stratégies (le comment?) de mise œuvre du plan de formation concernant les domaines suivants : - la conception des modules (qui? comment? interne? externe?) - l exécution des modules (qui? comment? ) - le suivi évaluation des formations (qui? comment?) - l évaluation du plan de formation (qui? quand? comment?) - l implication des partenaires 1. identification des partenaires 2. contact avec les partenaires pour réalisation certaines formations. Démarche pédagogique 1 ) Expliquer le participant le contenu des différents éléments de mise en œuvre. 2 ) Remettre aux participants un tableau à quatre colonnes à remplir. Pour chaque domaine retenu : - répondre à la question qui? (les acteurs concernés) - répondre à la question comment? (méthodologie) - répondre à la question quand? (moment). 3 ) Les participants feront la présentation des résultats de leur travail en plénière, suivi des amendements, enrichissement et adoption du document. 4 ) Le document finalisé sera intégré dans le plan de formation. Formation à l élaboration d un plan de formation 17

18 Support à remettre aux participants - tableau d analyse à remplir Document à produire - tableau de la stratégie de mise en œuvre du plan de formation. Durée 1 h 30 minutes. Formation à l élaboration d un plan de formation 18

19 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N IX : L élaboration du budget de formation Objectifs de la séance Que les participants connaissent la démarche et élaborent le budget du plan de formation Contenu Le budget global de formation découle du coût détaillé de chaque thème. Le coût de chaque thème est déterminé à partir d un tableau faisant les éléments suivants : - le thème ; - le nombre de jours - le nombre de participants - les rubriques du coût (hébergement, restauration, supports, matériel didactique, déplacement, honoraire ) ; - coût total - budget concerné. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur introduira le budget en faisant ressortir sa nécessité et les différents éléments du coût. Il définira avec les participants les principes de financement de chaque formation ou des formations pour chaque groupe cible (qui finance? qu est ce qui est financé?) 2 ) Ensuite les participants travailleront en atelier sur la budgétisation de chaque thème, puis de la détermination du budget global. 3 ) Les résultats des travaux seront présentés en atelier pour amendement, enrichissement et adoption. Le budget global sera comparé au budget du plan d affaires. Il s en dégagera certaines formations qui peuvent faire l objet de recherche de financement ou d exécution par d autres partenaires. 4 ) Le budget définitif adopté sera insérer dans le plan de formation. Formation à l élaboration d un plan de formation 19

20 Support à remettre aux participants - modèle de budget à remplir. Document à produire par les participants - budget de formation Durée 3 heures. Formation à l élaboration d un plan de formation 20

21 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N X: l élaboration du calendrier de réalisation. Objectif de la séance Que les participants élaborent le calendrier d exécution du plan de formation. Contenu Les différents thèmes seront repris avec les dates ou les périodes probables de leur réalisation en tenant compte de la programmation des bénéficiaires, des concepteurs et des animateurs des différentes formations. Démarche pédagogique 1 ) Le formateur présentera le calendrier préparé à l avance. 2 ) Les participants travailleront en atelier sur le planning des formations. 3 ) Les résultats des travaux seront présentés en plénière, discutés et validés. 4 ) Le calendrier adopté sera intégré dans le plan de formation. Support à remettre aux participants - calendrier d exécution à remplir. Document à produire par les participants - calendrier d exécution du plan de formation. Durée - 2 heures. Formation à l élaboration d un plan de formation 21

22 FORMATION A L ELABORATION D UN PLAN DE FORMATION FICHE DE SEANCE N XI :Evaluation de la formation et clôture Objectifs Que les participants puissent évaluer la formation. Contenu La formation sera évaluée par rapport : - aux objectifs : ont-ils été atteints? - à la démarche pédagogique - au contenu - à la gestion du temps - ce qui peut être utilisation pour le travail - améliorations à faire. Démarche 1 ) Il faut privilégier la démarche participative en donnant la parole à chaque participants pour s exprimer librement par rapport à ces différents éléments de l évaluation. 2 ) Ensuite, il faudra remettre aux participants une grille d évaluation à remplir pour servir de base à l élaboration du rapport de formation. 4 ) Programmer les activités de mise en œuvre du plan : - finalisation du document - vulgarisation du document - programmation de la 1 ère formation sur la conception des modules. - démarrage conception et validation des modules. 3 ) Mots de clôture des participants, des formateurs, du Directeur Support à préparer - grille d évaluation Formation à l élaboration d un plan de formation 22

23 Support - programmation des activités de mise en œuvre. Durée : 1 h 30 Formation à l élaboration d un plan de formation 23