Plan de classification et calendrier de conservation 1

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1 Introduction Plan de classification et calendrier de conservation Ce plan de classification et ce calendrier de conservation se présentent sous la forme d un index. Chaque page comprend l information suivante : - Le service - La cote numérique des dossiers 3- Le titre du dossier ou descripteur 4- Les délais de conservation (selon la théorie des trois âges) 5- Les remarques. Celles-ci vous renseigneront au sujet des diverses modalités de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs. Lorsqu on vérifie un délai de conservation, on doit toujours s assurer qu il n y ait pas une note qui se rapporte à ce dossier.. Le plan de classification ainsi que les délais de conservation suggérés ne sont fournis qu à titre d exemples et ne sont pas nécessairement conformes à ceux que l on pourrait retrouver dans une entreprise de même type.

2 Plan de classification = nombre d années = destruction C = conservation E = échantillonnage P = papier Ml = microfilm OC = disque optique compact 888 = conserver jusqu au règlement final ou au dénouement 999 = conserver jusqu à la production d une nouvelle version AMINISTRATION GÉNÉRALE Structure organisationnelle ocuments constitutifs - Charte et lettres patentes - Histoire de l entreprise Organisation interne - Organigramme - Rôle et fonctions - -3 Politiques et procédures Réunions administratives Conseil d administration - Réunions mensuelles - Assemblée générale annuelle Comités - Relations de travail - Perfectionnement -3 Qualité totale -4 Nouvelles technologies 3 Autres réunions 3- Réunions mensuelles 3- Réunions annuelles 3-3 Réunions des pigistes Note : Pour chaque réunion, on peut retrouver les procès-verbaux ainsi que les documents d assemblée. 3 Législations et règlements 3 Lois 3 Règlements 33 Avis juridiques 34 Poursuites judiciaires 4 Rapports administratifs 4 Rapport annuel du conseil d administration 4 Rapport d activités des unités administratives 43 Rapport annuel 999* C E* * Jusqu à une nouvelle version. * Conserver publications, photos et cassettes vidéo. 999* C * Jusqu à une nouvelle version. 888* 5 C * Jusqu au règlement final ou 999* 888* C C Les avis de convocation et les ordres du jour sont détruits chaque année. * Jusqu à une nouvelle version. * Jusqu au règlement final ou C Plan de classification Reproduction interdite Chenelière Éducation inc.

3 AMINISTRATION GÉNÉRALE (suite) 5 Relations publiques 5 Abonnements 5 Associations 53 Congrès, colloques et expositions 54 Conférences 55 Cérémonies officielles 56 Communiqués 56- Internes 56- Externes 6 Gestion de l information 6 Guide de présentation des documents 6 Formulaires 63 Imprimés administratifs 64 Reproduction des documents 65 Accès à l information 7 Gestion des documents 7 Analyse des besoins 7 Inventaire des documents 73 Conservation des documents 74 Classification des documents 75 Élimination des documents 76 élais de conservation 77 ocuments essentiels 78 Services professionnels 8 Gestion des communications 8 Téléphone 8 Télécopieur 83 Télécommunications 84 Vidéoconférence 85 Avis au personnel 86 Publications internes 888* * Jusqu au règlement final ou Conserver les textes des conférences faites par les employés de l entreprise. 999* * Jusqu à une nouvelle version. 999* * Jusqu à une nouvelle version. E* * Conserver uniquement les publications publiées par l entreprise. RESSOURCES HUMAINES otation et organisation Affichage de poste - Interne - Médias Évaluation et sélection 3 emandes d emploi Reproduction interdite Chenelière Éducation inc. Plan de classification 3

4 RESSOURCES HUMAINES (suite) Mouvement de personnel Engagement Affectation 3 Promotion 4 Mutation 5 Abolition de poste 6 Congédiement 7 Mise à pied temporaire 8 Probation 3 ossiers des employés de chaque employé. 4 Conditions de travail 4 Études sur les conditions de travail 4 Classification et qualification 4- Liste de rappel 43 escription de tâches 44 Horaires de travail 45 Avantages sociaux 45- Congés 45-- Vacances annuelles 45-- Congés fériés Congés de maternité Congés sans traitement Traitement différé Congés de maladie 45- Assurances collectives 45-- Assurance vie 45-- Assurance maladie Assurance salaire Soins professionnels 45-3 Autres bénéfices d emploi R.A.M.Q Assurance emploi C.S.S.T Régime de retraite 46 Service de garde en milieu de travail 46- Étude des besoins 46- Liste des usagers de chaque enfant. * 3 * Tant qu en vigueur. Ensuite, les documents sont versés au dossier de la personne concernée. 888* ** * Jusqu au départ de l employé. ** Jusqu à l âge de 75 ans, conserver le dossier salaire. * 999* * Tant qu en vigueur. * Jusqu à une nouvelle version. Pour chaque type de congé, verser les documents au dossier de la personne concernée. 999* 3 * Jusqu à une nouvelle version. * ** * Jusqu au départ de l employé. ** Jusqu à 75 ans d âge, conserver tout ce qui touche à une variation de salaire. 999* * Jusqu à une nouvelle version. 4 Plan de classification Reproduction interdite Chenelière Éducation inc.

5 RESSOURCES HUMAINES (suite) 5 Rémunération 5 Échelle de salaires 5 Taux horaire 53 Évaluation de poste 6 Horaire de travail 6 Assiduité 6 Feuilles de présence 63 Heures supplémentaires 7 Formation et perfectionnement 7 emande de perfectionnement 7 Cours 73 Stage en milieu de travail 74 Séminaire de développement personnel 8 Activités sociales 8 Fête des retraités 8 Événements spéciaux 999* 4 * Jusqu à une nouvelle version. 4 * Verser les attestations de formation au dossier de la personne concernée. 3 RESSOURCES FINANCIÈRES 3 Budget 3 Analyse et planification 3 Prévisions budgétaires 33 Approbations budgétaires 34 Suivis budgétaires 5 E* * Conserver uniquement les documents d approbation budgétaire. 3 Comptabilité 3 Plan comptable 3 Revenus 3- Comptes clients 999* 6 * Jusqu à une nouvelle version. de chaque client. 3- Revenus de placement 3-3 Subventions 3-4 Commandites 3-5 Intérêts 33 épenses 33- Comptes fournisseurs 6 de chaque fournisseur. 33- Frais de perfectionnement 33-3 Frais de déplacement 33-4 Frais de représentation 33-5 Taxes foncières Reproduction interdite Chenelière Éducation inc. Plan de classification 5

6 33-6 Paie Salaires éductions Remises 3 RESSOURCES FINANCIÈRES (suite) 6 * Les documents relatifs à la paie sont conservés sur OC Petite caisse 6 34 Opérations bancaires 34- Comptes de banque 34- Rapprochement bancaire 34-3 Marge de crédit 999* 6 * Jusqu à une nouvelle version Emprunts À long terme À court terme Intérêts 35 États financiers 35- Périodiques 35- Annuels 35-3 Rapport des vérificateurs 36 éclarations fiscales 36- Impôt provincial 36- Impôt fédéral 36 Taxes 36- Gouvernement provincial TVQ 36- Gouvernement fédéral TPS 4 Gestion de l équipement 4 Achats 4- Matériel 4- Fournitures 888* 6 C** * Jusqu au règlement final ou ** Conserver les quittances sur OC. 7 E* * Conserver uniquement les documents des vérificateurs RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES * * Conserver les garanties jusqu à échéance. 4 Location 888* * Jusqu au règlement final ou 43 Inventaire 43- Matériel 43- Fournitures 999* * Jusqu à une nouvelle version. Note : Matériel inclut le mobilier et l équipement. 4 Gestion des immeubles 4 Achats 4 Ventes 43 Évaluation 44 Construction 45 Titres et propriétés 45- Bâtisse 45- Terrain * E* C * Conserver les contrats ainsi que les cahiers des charges. * Tant que les propriétés appartiennent à l entreprise. 6 Plan de classification Reproduction interdite Chenelière Éducation inc.

7 4 RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES (suite) 46 Aménagement, entretien, rénovation 46- Bâtisse 46- Terrain 46-3 Stationnement 47 Sécurité des lieux 47- Système d alarme 47- Système vidéo de surveillance * E* * Conserver les contrats ainsi que les cahiers des charges. * Conserver pendant 5 ans tous les rapports d incidents. 43 Assurances 43 Responsabilité civile 43 Incendie, vol, vandalisme 888* 9 * Jusqu au règlement final ou 44 Marchandises 44 Achat 44 Inventaire 443 Fournisseurs 5 SERVICE ES VENTES ET U SERVICE À LA CLIENTÈLE 5 emande de renseignements sur les produits 5 épliants publicitaires 5- Formation sur mesure 5- Lien Internet et communication 5-3 Pages Web 5-4 Logiciels 5-5 Service d installation 5 evis et soumissions 5 Analyse de besoin 5 Soumissions 53 Contrats 53- Ateliers 53- Formation 53-3 Installation 888* C* * Jusqu au règlement final ou ** Verser le contrat au dossier de chaque client. 53 Service à la clientèle 53 ossiers des clients de chaque client. 53 Service après vente 53- Contrôle de la qualité 53- Plaintes 53-3 Statistiques 54 Études de marché 54 Recherches et stratégies 54 Orientation et planification 543 Comportement du consommateur * 4 C** * Tant qu en vigueur. ** Conserver les statistiques relevant de la norme ISO * 888* * Jusqu au règlement final ou * Jusqu au règlement final ou Reproduction interdite Chenelière Éducation inc. Plan de classification 7

8 55 Ententes commerciales 5 SERVICE ES VENTES ET U SERVICE À LA CLIENTÈLE (suite) 56 Publicité 56 Promotion 56 Sondage 563 Médias 563- Journaux et revues 563- Radio et télévision Internet 6 INFORMATIQUE ET COMMUNICATION 6 Recherche et développement 6 Logiciels 6 Matériel 63 Innovations et brevets 6 Normes et standards 6 Approche qualité 6- Analyse 6- Conception 6-3 Vérification 6-4 iffusion 63 Traitement des données 63 Saisie 63 Copie de sécurité 633 Codes d accès et mots de passe 634 Gestion du réseau 64 Gestion du parc informatique 64 Évaluation des besoins 64 Installation 644 Soutien aux usagers 645 Entretien préventif 646 Réparation 65 Télécommunications 65 Site Internet 65 Messagerie électronique 653 Courrier électronique 888* 5 E** * Jusqu au règlement final ou ** Conserver les rapports et les projets réalisés par l entreprise. Support : OC. Confidentiel. 999* C * Jusqu à une nouvelle version. 999* C * Jusqu à une nouvelle version. Conserver un double de la plus récente copie de sécurité à l extérieur de la bâtisse. 888* C * Jusqu au règlement final ou * E** * Tant que nécessaire pour les besoins de l entreprise. ** Conserver sur OC toutes les pages Web produites par l entreprise. 8 Plan de classification Reproduction interdite Chenelière Éducation inc.