GESTION DE CAISSE. Paramétrages. La première étape est de créer autant de caisse dans le logiciel que nécessaire.

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1 GESTION DE CAISSE Paramétrages 1 - Maintenance des Caisses : La première étape est de créer autant de caisse dans le logiciel que nécessaire. Allez dans le menu «Administration» puis «Table de base» et «Caisse». A B C A - Code : ici on indique obligatoirement un code de caisse. (4 caractères) B - Gestion de la caisse sur le dépôt : on indique le code du dépôt pour lequel la caisse est créée. C - Libellé : on indique le libellé de la caisse. NeedleCom Gestion de caisse 1/15

2 2 - Maintenance des codes des mouvements de caisse : La seconde étape est de créer des «Codes de mouvements de caisse» : ce sont des codes qui vous permettes de faire des entrées ou des sorties d argent dans le mode de règlement que vous désirez. Allez dans le menu «Administration» puis «Table de base» et «Codes des mouvements de caisse». A C B A - Code : ici on indique obligatoirement un code de caisse. (8 caractères) B - Libellé : on indique le libellé du code de caisse. C - Cpte comptable : on indique ici le compte comptable pour la création automatique des écritures. Par défaut, le système créé les 2 mouvements suivant : - FDC : FOND DE CAISSE (permet de renseigner la valeur du fond de caisse de début de journée) - EDC : ETAT DE CAISSE (permet de renseigner la valeur comptabilisé du fond de caisse de fin de journée) NeedleCom Gestion de caisse 2/15

3 3 - Attribuer un code de caisse au vendeur concerné : Il faut ensuite attribuer une caisse à chaque vendeur concerné. A A - Caisse : ici on saisit le code de la caisse à attribuer au vendeur ou on le choisit dans la liste des codes de caisse en cliquant sur Il faut aussi modifier les vendeurs «0000» et «****». NeedleCom Gestion de caisse 3/15

4 Fonctionnement 1 - Gestion de caisse (générales) : Allez dans le menu «Administration» puis «Ventes» et «Gestion de caisse». A C D B E G H F F I J K A - Caisse : ici on saisit le code de la caisse ou on le choisit dans la liste des codes de caisse en cliquant sur. On peut également crée un nouveau code de caisse, lorsque l on veut saisir un nouveau mouvement de caisse concernant un règlement de la part d un client en cliquant sur le bouton. L écran de recherche sur les clients apparaît afin de choisir le client voulu. B - Libellé : ici on indique le libellé du mouvement de caisse. C - Date de création : ici on indique la date de création du mouvement de caisse. D - Dépôt de création : le système renseigne automatiquement le n du dépôt en cours. E - N de pièce externe : on peut renseigner un numéro de pièce (facture, ticket, reçu, etc..) afin de pouvoir identifier à quoi se reporte le mouvement de caisse. F - Entrée / Sortie : on indique ici, s il s agit d un mouvement d entrée ou de sortie de caisse. NeedleCom Gestion de caisse 4/15

5 G - Ecriture : en cliquant sur ce bouton, on peut visualiser les écritures non lettrées pour le compte saisie en code de caisse. Vous pouvez visualiser la comptabilité et pointer les factures en attente qui peuvent être concerné par le mouvement de caisse Cliquez sur le bouton «Début choix». Ensuite vous devez pointer toutes les factures correspondantes au règlement de votre client en cliquant en face de l écriture voulue sur la case dans la colonne «R» : vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez sélectionner toutes les écritures. : vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez annuler toutes les sélections d écritures. Une fois fait : cliquez sur «Valider» puis «OK». NeedleCom Gestion de caisse 5/15

6 H - Mode de règlement : on indique ici le mode de règlement de l opération en le choisissant dans la liste des modes de règlement. I - Caisse : on indique ici le code de la caisse pour laquelle le mouvement est effectué. J - Comptabilisation des billets et des pièces : en cliquant sur ce bouton, on accède à un écran pour comptabiliser le nombre de billets et de pièces par type de billet et pièce pour un code de caisse. On pourra facilement comptabiliser le fond ou l état de la caisse par cette fonction et l on récupérera le montant total calculé dans le mouvement de caisse. Il suffit de saisir pour chaque billet ou pièce le nombre qui a été trouvé dans la caisse et automatiquement le montant calculé pour chaque billet et pièce apparaît Ici le système indique le montant cumulé de toutes les pièces et billets de la caisse K - Edition d un reçu : en cliquant sur ce bouton, vous avez la possibilité d éditer un reçu dans le cas de l enregistrement d un règlement de factures d un client. NeedleCom Gestion de caisse 6/15

7 2 - Gestion de caisse (Fond de caisse) : La première chose à faire afin de gérer une caisse, c est d indiquer le fond de caisse au logiciel. Il s agit du montant relevé dans la caisse en début de journée. Ceci n est à faire qu une seule fois, où alors lors d une mauvaise manipulation et que le fond de caisse est passé à zéro. Vous devez être sur le «Fond de caisse» correspond à votre caisse (voir code caisse et libellé du mouvement pour identifier la caisse), sinon faites les jumelles et sélectionnez votre caisse. Appuyer sur «Modifier» et indiquez en ENTREE le montant de votre caisse. Ensuite «Valider». Exemple : NeedleCom Gestion de caisse 7/15

8 3 - Gestion de caisse (Mouvement de caisse divers) : Vous avez la possibilité de saisir un certain nombre de mouvement de caisse divers. (ex : remise en banque, frais divers, timbres, etc..) Après avoir cliquez sur le bouton «création», cliquez dans la liste pour choisir le code de mouvement de caisse voulu parmi ceux déjà existant. Remplissez ensuite le reste du cadre avec les autres informations : N de pièce externe Entrée/Sortie Mode de règlement Caisse. NeedleCom Gestion de caisse 8/15

9 4 - Gestion de caisse (règlements des clients en comptes) : Vous pouvez également saisir les règlements des clients en compte concernant des factures en cours. Après avoir cliquez sur le bouton «création», cliquez sur le bouton pour accéder à l écran de recherche sur client : NeedleCom Gestion de caisse 9/15

10 Une fois le client choisit, vous pouvez accédez aux écritures non lettrées de ce client en cliquant sur le bouton. Cliquez sur le bouton «Début choix». Ensuite vous devez pointer toutes les factures correspondantes au règlement de votre client en cliquant en face de l écriture voulue sur la case dans la colonne «R» : vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez sélectionner toutes les écritures. : vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez annuler toutes les sélections d écritures. Une fois les écritures sélectionnées, cliquez sur «Valider» puis «OK». NeedleCom Gestion de caisse 10/15

11 Renseignez enfin le reste des informations. Exemple : Enfin cliquez sur le bouton «Valider». Vous pourrez également éditer un reçu à remettre au client ou à lui envoyer pour confirmation de la réception du règlement. NeedleCom Gestion de caisse 11/15

12 5 - Gestion de caisse (Etat de contrôle de caisse) : En fin de journée, vous allez comptabiliser votre caisse et dans le même temps pour pouvoir contrôler la caisse, renseigner le montant de l état de la caisse. Vous devez être sur le mouvement «Etat de caisse» qui correspond à votre caisse (voir code caisse et libellé du mouvement pour identifier la caisse), sinon faites les jumelles et sélectionnez votre caisse. Appuyer sur «Modifier» et indiquez en SORTIE le montant de votre caisse. Pour vous aidez à comptabiliser l état de caisse, vous pouvez cliquer sur le bouton afin d accéder à l écran suivant : Il suffit de saisir pour chaque billet ou pièce le nombre qui a été trouvé dans la caisse et automatiquement le montant calculé pour chaque billet et pièce apparaît Ici le système indique le montant cumulé de toutes les pièces et billets de la caisse NeedleCom Gestion de caisse 12/15

13 Ensuite cliquer sur «OK», le montant «TOTAL ESPECE» sera automatiquement reporté dans la zone «SORTIE». Cliquer sur «VALIDER», pour enregistrer le montant d état de caisse. NeedleCom Gestion de caisse 13/15

14 6 - Gestion de caisse (Edition des règlements comptant): En fin de journée, on lancera l édition des règlements comptant afin de visualiser le journal de caisse et vérifier s il n y a pas d erreur dans la comptabilisation de la caisse. Allez dans le menu «Ventes» puis «Edition des règlements comptant». A B A - Période : ici on indique la période pour laquelle on veut voir l état des règlements comptant. Dans le cas de la vérification de l état de caisse, la période correspondra à la date du jour. B - Caisse : ici on indique le code de la caisse à contrôler. Si vous voulez tous les modes de règlements faites «Oui». Cliquez du gauche sur l imprimante pour éditez votre journal ou Cliquez du droit pour une visualisation. NeedleCom Gestion de caisse 14/15

15 Fond de Caisse du matin Etat de Caisse du soir Vous avez dans ce document : - Toutes les factures ou remboursements comptants de la journée. - Tous les mouvements de caisse. - Votre Fond de caisse du matin. - Votre Etat de caisse du soir. - Votre écart de caisse (entouré : Total règlement : ESPECE ). o Positif : il vous manque de l argent dans votre Etat de caisse. o Négatif : vous avez trop d argent dans votre Etat de caisse. Une fois que vous avez vérifiez ce journal, et uniquement s il est correct répondez «Oui» à la question «Votre état de caisse est-il correct?». Sinon faites «Non» et revenez à l étape correspondante au problème. NeedleCom Gestion de caisse 15/15

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