DISPOSITIF «LA CLÉ» Support de formation

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1 DISPOSITIF «LA CLÉ» Support de formation Comme il a été décidé par le groupe-projet, les clés sont délivrées à l'issue d'une formation au public préalablement identifié. Ce document décrit le contenu et les objectifs de celle-ci. La formation préalable s'articule en 3 modules estimés à deux heures chacun, pour un total de 6 heures. Ces contingences sont indicatives et peuvent être adaptées aux publics en fonction de leur niveau de départ. Chaque structure a toute liberté pour organiser et planifier les formations. Les pré-requis pour les formateurs sont une bonne connaissance des outils de bureautique et des usages TIC (navigation, mails, etc.) La formation décrite ici est supposée s'adresser à un public novice. L'expérience montre qu'il est parfois nécessaire d'appliquer quelques paramétrages. SOMMAIRE MODULE 1 pages 2 à 10 Branchement de la clé, ouverture de environnement logiciel page 2 Parcours de applications, initialisation, personnalisation pages 3 à 4 Ajouter / supprimer une application/mettre à jour - page 5 à 9 Bugs et solution pages 9 à 10 MODULE 2 pages Création d'une adresse mail au format professionnel Utilisation du Web mail Création de CV en ligne / hors ligne outils de lettre de motivation MODULE 3 pages Sécurité : les usages les réseau sociaux identité numérique partager un lien avec les utilisateurs de la clé 1

2 MODULE 1 Présentation de la clé La charte Explorer la clé ajouter/supprimer une application. Présentation de la clé La clé est un outil personnel et confidentiel destiné a avoir sur soi tous les éléments utiles non seulement à la recherche d'emploi : CV, lettres de motivation, contacts professionnels, documentation, etc. mais aussi tout ce qui peut aider à l'orientation, l'insertion, le logement... Cet outil est indépendant des ordinateurs sur lequel on le connecte et contient ses propres logiciels, configurés par l'utilisateur. C'est un bureau portable. La charte Le module 1 débute par une lecture de la charte d'utilisation avec le groupe formé et un temps d'échange sur celle-ci. Les participants signent la charte. Explorer la clé La clé est un dispositif matériel de stockage externe, qui se branche sur un port USB. Il est important ici d'expliquer que : Le travail réalisé avec la clé sera enregistré sur la clé, pas sur l'ordinateur qui ne sert que de support, Les programmes utilisés sont présents seulement dans la clé, ils peuvent êtres personnalisés et seront toujours identiques quelque soit l'ordinateur. Ils se mettent à jour (presque) automatiquement. Brancher la clé À la connexion de la clé, une fenêtre d'option s'ouvre automatiquement. Il faut ici sélectionner l'option «ouvrir les dossiers». Si ça n'est pas le cas, il faut aller dans le menu «démarrer» ou équivalent en bas à gauche, ouvrir le dossier «ordinateur», et double-cliquer sur «disque amovible» correspondant. L'environnement logiciel de la clé s'exécute à partir de 'framakey.exe'. Une fois que l'environnement de la clé est ouvert, il est recommandé de l'afficher en plein écran. 2

3 L'écran d'accueil de la clé se présente en 3 zones dynamiques : à gauche, un bandeau qui permet de sélectionner par rubrique la liste des applications disponibles, au centre, la liste des applications. Ici, l'onglet «Accueil». En haut à gauche, une barre de raccourcis disponibles. Un simple clic gauche sur la liste des rubriques à gauche ouvre la liste des logiciels. Ici, la rubrique «Bureautique» propose la suite bureautique Libre office. Un simple clic sur l icône du programme souhaité exécute celui-ci. Par exemple «Traitement de texte» 3

4 L'onglet «Internet» permet de lancer un navigateur, et un client mail. On voit ici qu'un antivirus a été ajouté. (voir la rubrique «ajouter/retirer des applications») La clé utilise le navigateur Firefox. Si ce logiciel est déjà installé sur l'ordinateur support, il peut arriver que l'icône 'Internet' de la clé lance le programme local. Il faut donc vérifier que le navigateur ouvert est bien celui de la clé. Celui-ci a pour pages d'accueil le portail dédié à la clé et le site du CRIJ (ceci est modifiable). Si ça n'est pas le cas, il suffit de quitter Firefox et de relancer le navigateur de la clé. Il peut être utile de se rendre sur le deuxième onglet, le portail de la clé, et de visionner avec le groupe la présentation rapide en vidéo. 4

5 Ajouter/retirer des applications La clé est paramétrable, car elle offre la possibilité d'enlever ou d'ajouter des applications. Pour ces opérations, il faut sélectionner l'onglet «Configuration». La page centrale propose alors un choix parmi 3 entrées : personnalisation, mettre à jour les menus, ajout automatique d'applications. Le choix qui nous intéresse ici est l'ajout automatique d'applications Un clic sur l'option «Ajout automatique d'applications» va d'abord ouvrir une petite fenêtre de notification de mise à jour. La clé vérifie les mises à jour disponibles de tous ses logiciels, il n'y a pas d'actions particulière à effectuer. 5

6 Puis, la fenêtre d'ajout d'application apparaît : Les programmes déjà installés apparaissent cochés en vert (comme ici 7zip). Le bandeau de navigation de gauche propose de visualiser les programmes disponibles, par rubrique. Ce menu se comporte comme un explorateur, on peut réduire ou développer les arborescences pour naviguer. Il propose également un dossier des logiciels installés et un dossier des logiciels à mettre à jour. 6

7 Pour ajouter une application, il faut : 1. La sélectionner dans la page centrale (ici «Notepad 2»), cliquer sur «Appliquer» en bas à droite. Confirmer en cliquant sur «Appliquer» dans la fenêtre qui s'ouvre alors : Attendre la fin du téléchargement, dont la vitesse dépend de la connexion Internet... Lorsque la mise à jour des dépôts est finie, fermer la fenêtre «Synapps». Un message apparaît : «Rafraichissement du Kiosque». Le logiciel est installé, une nouvelle icône est apparue dans la rubrique correspondante, ici : «bureautique»--> «éditeur de texte» 7

8 Le logiciel est prêt à être utilisé. Si le logiciel que vous souhaitez installer n'appartient pas à une rubrique déjà existante, il faudra aller dans l'onglet «Configuration», cliquer sur l'icône «Mettez à jour les menus». L'icône apparaitra dans la rubrique «Autre». Par exemple, s'il s'agit d'un jeu. Pour enlever une application, il faut : Sélectionner l'onglet «Configuration», cliquer sur «ajout automatique d'application». Dans la fenêtre «SynApps», cocher l'application que vous souhaitez retirer, ici : 7-zip, valider avec le bouton «Appliquer», fermer la fenêtre «SynApps». 8

9 Pour mettre à jour les applications, il faut à nouveau partir de l'onglet «Configuration», «Ajout automatiques d'applications». La fenêtre «SynApps» s'ouvre. Dans le bandeau de gauche, réduire toute l'arborescence, sélectionner «Mises à jour disponibles», cocher les applications listées et valider avec le bouton «Appliquer». ici, il n'y a pas d'applications à mettre à jour, elles seraient apparues dans la partie centrale. Bugs et solutions Lors du premier lancement de la clé commence une courte phase d'initialisation. Cette phase permet à l'utilisateur de régler quelques variables d'environnement et adapte la clé à chaque nouvel ordinateur sur lequel on la connecte. Ainsi : Si la suite Open Office ou Libre Office est en démarrage rapide sur l'ordinateur, il faut quitter le démarrage rapide (clic-droit sur l icône de la barre des taches du PC). Il est possible que l'antivirus ou un autre programme résident de l'ordinateur souhaite installer ses plugins sur le navigateur de la clé, il est recommandé d'accepter. Par ailleurs, la clé met à jour l'ensemble des logiciels qu'elle contient, en tâche de fond. Cette opération est automatique et ne nécessite pas d'intervention de l'utilisateur. Il se peut toutefois que cette opération soit bloquée. (Voir solution du bug de mise à jour) La clé utilise le navigateur Firefox. Si ce logiciel est déjà installé sur l'ordinateur support, il peut arriver que l'icône 'Internet' de la clé lance le programme local. Il faut donc vérifier que le navigateur ouvert est bien celui de la clé. Celui-ci a pour pages d'accueil le portail dédié à la clé et le site du CRIJ (ceci est modifiable). Si ça n'est pas le cas, il suffit de quitter Firefox et de relancer le navigateur de la clé. 9

10 Pour éviter une confusion au départ, la solution est de personnaliser le navigateur de la clé en utilisant un thème au choix de l'utilisateur. (voir les thème firefox.) Lorsque la clé met à jour sa logithèque, ou depuis le menu «configuration» et «ajout automatique d'applications» il se peut qu'un message d'alerte apparaisse et demande de supprimer le fichier 'session.lock~' Solution du bug de mise à jour : cliquer sur l'icône 'Documents' en haut à gauche, puis suivre le chemin : Framakey 2 (ou racine de la clé) -->Framakey-->SynApps Portable-->App-->Synapps->cache--> supprimer ici le fichier 'session.lock~'. Fermer la fenêtre. 10

11 MODULE 2 Création d'une adresse mail au format professionnel - Utilisation du Web mail Création de CV/motivation (mobamotiv) s Il est important que chaque participant, futur détenteur de la clé, créé une adresse à la norme professionnelle «prénom.nom@exemple.com» ou approchant si il ne l'a pas déjà fait. Cette adresse va servir à communiquer, mais aussi à être identifié par de futur contacts professionnels ou officiels. Le groupe recommande l'utilisation de services gratuit, parmi cette liste : Gmail (Google) Yahoo Hotmail (Microsoft) Laposte.net (La Poste) Le service qui apparaît aujourd'hui comme le plus complet et d'un usage professionnel est Gmail. Il est cependant possible d'utiliser d'autres fournisseurs. À éviter absolument : les pseudos, les chiffres, les noms d'emprunts pour la partie identifiant de l'adresse . La création d'une adresse gratuite ne requiert pas de connaissances particulières ; le formateur doit simplement s'assurer que le candidat utilise un mot de passe confidentiel de 8 caractères contenant des lettres et des chiffres. (plus, idéalement, des caractères spéciaux). Il existe deux solutions de mails : en ligne (webmail) ou avec un client de mail, pré-installé sur la clé, dans l'onglet «Internet»-->»courrier électronique». La solution la plus simple, retenue par le groupe, est celle du webmail. Rien n'empêche toutefois d'utiliser les deux méthodes lorsque cela est possible. Le formateur communiquera la mailing list des utilisateurs de la clé qu'il aura formé aux membres du groupe-projet, qui s'engage à ne pas divulguer les adresses à des tiers. (cet aspect apparaît dans la charte) Une fois les comptes mail créé, i l faut apprendre à l'utiliser. Un mail se compose toujours de 3 champs principaux : destinataire, objet, corps du message. Le champ destinataire doit contenir une ou plusieurs adresses valides du ou des destinataires du message. Lors d'envoi multiples, (à plusieurs destinataires simultanés) l'usage est : d'utiliser le champ CC (Copie Carbone) qui laisse apparaître touts les adresses en clair si l'on veut informer tous les destinataires des autres interlocuteurs, d'utiliser le champ CCI (copie carbone invisible) si le nombre de destinataires est important. On risque de saturer ou alourdir l'entête du message et rendre sa lecture difficile sur des terminaux mobiles. Le champ objet ne doit pas rester vide et doit être suffisamment précis pour évoquer en quelques mots le contenu du message. Le corps du message est un courrier à part entière, il commence et finit par les formules de politesse d'usage. La signature et éventuellement le contact téléphonique de l'expéditeur doivent apparaître en fin de message. 11

12 Création de CV / lettre de motivation Le module deux peut être aussi l occasion de faire le point avec les participants sur la rédaction de CV et de lettre de motivation. Le groupe projet a retenu un outil gratuit d'aide à la création de lettre de motivation : «Moba motiv» Une version portable pourra être ajoutée sur la clé, depuis : Les structures Information Jeunesse ont déjà pour la plupart des ateliers sur ces thèmes. Le même travail peut être effectué directement dans la clé. Il est important de veiller à ce que ces documents soient bien enregistrés dans la clé, il faudra donc veiller aux point suivants : importer des documents sur la clé : par défaut, les documents utilisés par la clé se trouvent dans le dossier «Data»--> «Documents», accessible depuis le raccourci «Documents» en haut à gauche de l'écran d'accueil, avant dernière icône en partant de la gauche. Pour importer des fichier sur la clé, Il suffit de les glisser-déposer de l'ordinateur vers la clé, dans la fenêtre Ordinateur-->Framakey2-->Data-->Documents 12

13 Pour enregistrer des fichiers dans la clé depuis les applications de celle-ci, il faut veiller la première fois à spécifier les chemin avec l'option «enregistrer sous», typiquement : Ordinateur--> Framakey 2-->Data-->Documents Attention, l'option Fichier-->Derniers documents utilisés disponible dans Libre Office sur la clé, par exemple, peut ne pas fonctionner : en effet, le chemin enregistré par le logiciel portable peut être caduque du fait que la lettre attribuée automatiquement par les différents systèmes à la clé (H ou L, etc.) peut varier. 13

14 MODULE 3 Sécurité : les usages - les réseau sociaux identité numérique - partager un lien avec les utilisateurs de la clé La sécurité et la confidentialité des données sont des notions souvent mises de coté par un public jeune ou peu expérimenté. Cette partie a pour but de rappeler quelques règles simples pour éviter de trop s'exposer à ces problèmes. Les mots de passe, idéalement, comportent au moins 8 caractères et sont composés de minuscules, majuscules, caractères spéciaux (é,»,',, Í,â, $,ù etc.) et de chiffres. Le problème de ces mots est qu'ils sont trop difficiles à retenir, ou trop fastidieux à entrer. Un astuce consiste à prendre le premier caractère de chaque ligne d'un livre et le numéro de page, par exemple. En cas d'oubli, on peut aisément retrouver le mot formé par la première lettre de chaque ligne de la page 18 de son livre de chevet préféré... On peut, pour remédier au coté fastidieux de taper ce mot, l'enregistrer dans le navigateur, mais le niveau de sécurité décroit brusquement! Il vaut mieux alors protéger le navigateur par un mot de passe pour accéder au trousseaux de mots de passe enregistrés. Par ailleurs, il est préférable de ne pas utiliser le même mot de passe pour tous les services, et garder les mots de passe compliqués pour des services importants : , banque, etc. La clé offre une solution assez efficace pour la confidentialité des données, dans la mesure où l'activité qu'elle génère n'est pas enregistré dans l'ordinateur hôte. Attention toutefois, même avec la clé, la navigation Web est enregistrée par le fournisseur d'accès ou l'espace Public Numérique utilisé. En tant qu'epn, nous avons l'obligation de garder les logs de connexion pendant 1 an, au même titre que les FAI. Il est par ailleurs utile, au cours de ce module, de rappeler aux utilisateurs de réseaux sociaux comme Facebook ou Twitter que tout ce que l'on publie sur le Web, même dans un compte paramétré sur «privé», a vocation à être rendu public. La notion d'identité numérique peut également être évoquée, c'est une empreinte que les internautes laissent sur la toile, consciemment ou non, qui peut être durable et parfois problématique si elle n'est pas maitrisée. Pour illustrer ces questions, les formateurs peuvent utiliser les supports vidéo existant, dont : La CNIL, avec le projet «Share the Party», a récemment publié des vidéos sur ces thèmes, elles sont un excellent support de sensibilisation : view=0 14

15 Il possible, pour tous, de partager un lien avec les autres utilisateurs de la clé, de façon très simple. Cette disposition a pour but de développer le caractère participatif du projet. À partir de la page d'accueil du navigateur de la clé, cliquer sur le bouton bleu en bas à gauche : «Soumettre un lien» Ce lien pointe sur qui est un formulaire de soumission de lien (encore un peu en anglais), mais fonctionnel. L'utilisateur ayant trouvé une page web qui lui semble intéressante et souhaite la partager, peut : Copier l'adresse depuis la barre d'adresse du navigateur dans le presse papier (ctrl/c) La coller (ctrl/v) dans le champ URL («uniform ressource locator», autrement dit : adresse de site internet.) Renseigner, si il le souhaite, son nom, ou pseudo, son adresse , et le titre de la page (dans URL title) ou quelques mots qui la décrivent. Clique sur le bouton «submit». Le lien proposé va être soumis à validation car cette action envoie un directement au modérateur (le CRIJ ou autre membre du groupe qui le souhaite). Le modérateur approuve ou désaprouve. En cas d'accord, le lien apparaitra dans la «Liste des liens utilisateurs de la clé». l'adresse et le nom des contributeurs restent confidentiels et n'apparaissent pas sur la page. Ces manipulations impliquent de connaître le copier/coller, et savoir reconnaître une adresse de page Web, au format 15

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