Administrer son ENT. Manuel d utilisation de la console d administration

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1 Administrer son ENT Manuel d utilisation de la console d administration Référence ONE_Manuel console d'administration.docx Date de création 15/1/015 Statut Version initiale Version 1.0 Gestion des changements de version Ce tableau gère les modifications apportées au document au-delà de sa version initiale. Les petites modifications de type erreur de frappe ou changement de syntaxe ne font pas l objet d un suivi. Toute nouvelle version du document ne conserve pas systématiquement les changements apportés lors de la version précédente. Version Date Auteur Objet de la version /1/015 Romain Gentet Version initiale p. 1

2 Administrer son ENT 1. Comment lire ce document Présentation générale de la Console... 5 a. Accès à la Console d administration... 5 b. Navigation dans la Console d administration Gestion des utilisateurs et des groupes... 6 a. Opérations sur les utilisateurs ) Boutons d actions... 7 ) Activation de filtres ) Recherche par le nom ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations de connexion ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Changement du mot de passe ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Fonctions/Matières ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures/classes/groupes d enseignement ) Rattacher un utilisateur à un établissement ) Rattacher un utilisateur à une classe ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Quota documentaire ) Attribuer la fonction d administrateur local à un utilisateur ) Créer manuellement un nouvel utilisateur ) Bloquer un utilisateur ) Modifier manuellement un utilisateur b. Opérations sur les classes ) Exporter les comptes des utilisateurs d une classe ) Modifier des quotas documentaires pour une classe... 0 c. Opérations sur les groupes ) Créer un groupe manuel... 1 ) Ajouter/retirer des utilisateurs dans un groupe manuel ) Rendre le groupe visible par les membres du groupe... p.

3 4) Permettre à d autres utilisateurs de voir le groupe... 4 d. Gestion des doublons... 5 e. Export de tous les comptes de l établissement Règles de communication... 8 a. Rappel des principes généraux... 8 b. Règles par défaut... 9 c. Règles personnalisées ) Examiner les groupes disponibles et leur constitution ) Mettre en place des règles personnalisées ) Définir la nature des règles de communication ) Vérifier votre paramétrage Questions fréquemment posées a. Perte du mot de passe ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Fonctions/Matières ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures/classes/groupes d enseignement b. Créer un groupe inter-établissement c. Autoriser la communication entre plusieurs établissements ) Vérifier que les groupes sont correctement paramétrés ) Ajouter les droits de communication p. 3

4 1. Comment lire ce document Ce document s adresse exclusivement aux administrateurs locaux (parfois appelés ADML ou référents ENT) de l ENT en établissement. Les administrateurs locaux sont des utilisateurs disposant de permissions particulières dans l ENT : Ils ont accès à un outil que l on appelle la Console d administration, qui leur permet d effectuer diverses opérations sur les comptes des utilisateurs et sur les règles de communication dans l ENT, les principales étant : o Examiner les comptes des utilisateurs qui sont créés et mis à jour automatiquement par l alimentation automatique depuis les référentiels de l Académie et de la DRAAF ; o Récupérer les identifiants ENT et les codes d activation pour les distribuer ; o Ajuster les quotas documentaires en fonction de leurs besoins ; o Réinitialiser le mot de passe des utilisateurs s ils l ont perdu ; o Créer et gérer des comptes manuellement pour des besoins spécifiques ; o Créer et gérer des groupes manuels pour faciliter les partages dans l ENT ; o Définir des règles de communication personnalisées permettant d ajuster les règles qui sont mises en place par défaut, au plus près des besoins et des usages de l établissement. Ils ont la possibilité de répondre aux demandes d aide et de support formulées par les utilisateurs dans le portail de l ENT, grâce au service Aide et Support. Ce document propose une présentation générale de la Console, puis une description des différentes opérations que l administrateur local peut y effectuer. p. 4

5 . Présentation générale de la Console a. Accès à la Console d administration L administrateur local accède à la Console d administration en se connectant à l ENT avec son compte habituel et en cliquant sur le service «Administration» dans la page «Mes applis» : b. Navigation dans la Console d administration Deux menus sont accessibles dans la console d administration (bandeau de navigation gris) : L annuaire qui permet de gérer les comptes des utilisateurs, les classes et les groupes Règles de communication qui permet de consulter (règles par défaut) et paramétrer (règles personnalisées) les règles de communication dans l ENT Pour passer d un menu à l autre, il suffit de glisser la souris sur le bandeau gris de navigation. Les chapitres qui suivent détaillent les opérations qui sont offertes à l administrateur local via chacun des menus «Annuaire» et «Règles de communication». p. 5

6 3. Gestion des utilisateurs et des groupes a. Opérations sur les utilisateurs Pour accéder aux comptes des utilisateurs, cliquez sur le lien «Opérations sur les utilisateurs» (1). 1 L écran suivant présente la liste des établissements dont l utilisateur connecté est administrateur local (). Il n y en a qu un seul dans notre exemple ci-dessous, comme c est le cas la plupart du temps. Un clic sur le nom d un établissement fait apparaître la liste des utilisateurs rattachés à l établissement (3) ainsi qu un menu (4) proposant différentes actions. 4 3 La section suivante détaille les actions proposées par le menu (4). p. 6

7 1) Boutons d actions Les actions suivantes sont disponibles au niveau de la liste des utilisateurs : Afficher/cacher les filtres Ordonner par nom/rôle Créer un utilisateur Afficher la légende La légende est la suivante : Un code couleur pour chaque profil : rouge pour les enseignants, bleu pour les personnels, jaune pour les parents et noir pour les élèves En italique et avec un astérisque, pour les comptes dont les utilisateurs ne se sont encore jamais connectés à l ENT Sans italique et sans astérisque, pour ceux qui ont déjà effectué leur première connexion Souligné, pour les comptes qui ne sont rattachés à aucune classe, ce qui est le cas des personnels non enseignants. Le nombre de résultats peut être important. Il existe alors plusieurs manières de cibler la recherche. ) Activation de filtres Le pictogramme (5) «Afficher/Cacher les filtres» dans l écran ci-dessous permet de filtrer la liste des utilisateurs. On peut filtrer les résultats par classe, par profil et sélectionner les personnes rattachées à la structure et les personnes n ayant pas activé leur compte. p. 7

8 5 Dans la partie droite on peut cocher ou décocher les classes que l on veut afficher : dans notre exemple ci-dessus, la TCOM1 : Pour faciliter sa recherche, l utilisateur peut cliquer sur les boutons suivants : o o pour sélectionner tous les champs pour désélectionner tous les champs p. 8

9 On peut également filtrer sur d autres critères comme le profil, l origine d alimentation (manuel, import automatique) ou d autres propriétés. La liste d utilisateurs située dans la partie centrale de l écran est mise à jour automatiquement. Il n est pas nécessaire de valider pour enregistrer les choix : la recherche s effectue automatiquement quand on sélectionne un champ. 3) Recherche par le nom Dans la zone (6) de l écran ci-dessous, la recherche par auto-complétion permet de trouver un utilisateur en saisissant les premières lettres du nom ou du prénom de la personne recherchée. Le critère de recherche se combine avec le filtre éventuellement activé. Dans l exemple ci-dessous, on n a activé aucun filtre et on recherche toutes les personnes dont le nom ou le prénom contient «Simpson» dans l établissement : 6 4) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations de connexion Lorsque l on clique sur le nom d un utilisateur dans la liste de résultats, sa fiche détaillée apparaît dans la partie droite. La fiche utilisateur présente les informations suivantes : Son prénom et son nom (1) ; Son profil () : enseignant, personnel, élève, parent ou invité ; p. 9

10 Son identifiant ENT (3). Il a été attribué automatiquement par l ENT à la création de son compte, et est unique. Il est de la forme prenom.nom. C est avec cet identifiant que l utilisateur se connecte à l ENT. La source d alimentation (4) : import AAF, import CSV, création manuelle, import BE1D, ; Son code d activation (5) : ce code doit être communiqué à l utilisateur pour qu il puisse activer son compte. Lors de l activation de son compte, l utilisateur choisit un mot de passe personnel. Le code d activation n est alors plus valable et n apparaît plus dans la fiche de l utilisateur ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Changement du mot de passe Dans le cas où un utilisateur perd son mot de passe personnel, l administrateur local peut le réinitialiser en saisissant son adresse mail dans le champ «Envoyer un mail de réinitialisation de mot passe» (1). Une fois l adresse saisie, il suffit de cliquer sur «Envoyer» (). L utilisateur reçoit un lien permettant de définir un nouveau mot de passe et d accéder à l ENT. 1 p. 10

11 6) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives Les informations suivantes sont présentes dans la fiche utilisateur (1) : 1 Pour mettre à jour ces informations, modifiez directement le champ sur l écran (1) et cliquez sur le bouton «Enregistrer» (). A l exception du champ «nom affiché», si vous modifiez un de ces champs pour un compte qui est mis à jour automatiquement, le champ sera réinitialisé lors de l alimentation des données. Dans ce cas, adressez-vous à l organisme de référence (plateforme académique, DRAAF, ) pour demander la mise à jour du champ. 7) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Fonctions/Matières Il est possible de consulter la/les fonction(s) des personnels et la/les matière(s) affectée(s) des enseignants. Dans la version actuelle de la Console, cette information n est pas modifiable depuis la fiche utilisateur. 8) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures/classes/groupes d enseignement La fiche utilisateur présente également : La ou les structures de rattachement ; La ou les classes d appartenance ; Le ou les groupes d enseignement. p. 11

12 9) Rattacher un utilisateur à un établissement Pour rattacher un utilisateur à un autre établissement, il faut être administrateur local de l établissement d origine et de celui de destination de l utilisateur. Si vous n avez pas ces droits, vous pouvez être aidé par l animateur TICE de votre zone ou votre plateforme d assistance académique. La manipulation s effectue sur la fiche de l utilisateur, pour vous y rendre, consulter le chapitre «3.3. Opérations sur les utilisateurs». Sur la fiche de l utilisateur, dans la section «Lier à une structure», sélectionnez un établissement dans la liste déroulante (1) et cliquez sur le bouton «Lier avec l établissement» (). 1 10) Rattacher un utilisateur à une classe Sur la fiche de l utilisateur, dans la section «Lier à une structure», vous pouvez sélectionner un établissement dans la liste déroulante (1) (la classe peut être dans un autre établissement). Choisissez la classe () et cliquez sur le bouton «Lier avec la classe» (3). p. 1

13 3 1 11) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Quota documentaire La fiche détaillée d un utilisateur permet de connaitre son quota de stockage et son utilisation (disponible uniquement si le compte est activé). Dans l exemple ci-dessous, on voit que l utilisateur dispose d un quota de 1000 Mo et qu il en a utilisé 4,76 Mo. Les quotas des utilisateurs sont fixés par la collectivité. Les administrateurs locaux ont la possibilité de modifier ce quota dans la limite fixée par la collectivité. La limite apparaît en italique sous le champ. Pour modifier le quota, l administrateur local doit choisir une unité de mesure (Octet, Ko ) et saisir une valeur. Une fois les modifications effectuées, cliquer sur «Enregistrer». p. 13

14 1) Attribuer la fonction d administrateur local à un utilisateur Un administrateur local peut attribuer ou supprimer un droit d administrateur local à un autre utilisateur. Pour attribuer la fonction d administrateur local à un autre utilisateur, il doit suivre les étapes suivantes : (1) Cliquer sur «Annuaire» dans la console d administration ; () Cliquer sur le bouton «Opérations sur les utilisateurs» ; (3) Dans la barre de recherche, saisir quelques lettres du prénom ou du nom de l utilisateur pour le retrouver dans la liste ; (4) En bas de la fiche utilisateur, cliquer sur «Attribuer (pour cette structure)». 3 4 p. 14

15 13) Créer manuellement un nouvel utilisateur Le formulaire de création d un compte utilisateur est accessible en cliquant sur l écran ci-dessous. Les champs à saisir sont : (1) dans - Le prénom () ; - Le nom (3) ; - (4) Le profil de l utilisateur : enseignant, personnel, élève, parent ou invité - (5) La date de naissance. Il est obligatoire de renseigner une date de naissance pour créer un compte élève. Ce champ n est pas obligatoire pour les autres profils. - (6) La classe de rattachement (optionnel) à sélectionner dans la liste déroulante. Après avoir cliqué sur le bouton «Créer» (7) et obtenu le message de confirmation bleu à l écran, le compte est opérationnel. L administrateur peut se rendre sur la fiche détaillée de ce nouvel utilisateur pour obtenir son identifiant et son code d activation et les communiquer à l utilisateur p. 15

16 14) Bloquer un utilisateur L administrateur local peut bloquer le compte d un utilisateur (et le débloquer par la suite). Pour cela, il doit suivre les étapes suivantes : (5) Cliquer sur «Annuaire» dans la console d administration ; (6) Cliquer sur «Opérations sur les utilisateurs» ; (7) Sélectionner l établissement ; (8) Choisir l utilisateur à bloquer dans la liste de gauche ou saisir le début de son prénom pour le retrouver plus rapidement ; (9) Cliquer sur «Bloquer» Lorsqu un utilisateur est bloqué, il suffit de cliquer sur «Débloquer» pour lui permettre d accéder à nouveau à son compte. Le bouton «Débloquer» est situé au même emplacement que le bouton «Bloquer». Lorsqu un utilisateur est bloqué, il ne peut plus se connecter et n apparaît plus dans l annuaire et dans les écrans de partage des autres utilisateurs. p. 16

17 15) Modifier manuellement un utilisateur L administrateur local peut modifier certaines informations sur la fiche individuelle d un utilisateur. Toutefois, l administrateur local doit garder à l esprit que les comptes de l ENT sont mis à jour automatiquement toutes les nuits, à partir des données de l Académie (de la DRAAF pour les établissements agricoles). Par conséquent, si l administrateur local modifie des informations sur la fiche d un compte créé automatiquement, les modifications effectuées manuellement sont «écrasées» lors de la synchronisation des données. Concernant les comptes créés manuellement, selon les modalités décrites au chapitre précédent «p. 17

18 Créer manuellement un nouvel utilisateur», l administrateur peut les mettre à jour au fur et à mesure des besoins. Ces comptes créés manuellement ne sont pas affectés par les mises à jour automatiques. p. 18

19 b. Opérations sur les classes Pour consulter la liste des classes, cliquer sur «Opérations sur les classes». La liste des classes s affiche automatiquement. En sélectionnant une classe dans la liste des résultats à gauche (1) dans l écran ci-dessous, on obtient les informations relatives à cette classe dans la partie de droite. 3 1 En cliquant sur le lien «Voir les personnes rattachées à cette classe» (), l utilisateur est redirigé sur la page «Opérations sur les utilisateurs» dans laquelle le filtre est automatiquement configuré pour n afficher que les utilisateurs rattachés à cette classe (comptes activés ou non, tout profil confondu). L administrateur local peut ainsi consulter la liste de tous les utilisateurs de la classe. p. 19

20 1) Exporter les comptes des utilisateurs d une classe Le bouton «Exporter» (3) dans l écran ci-dessus permet de générer un fichier contenant la liste des utilisateurs rattachés à cette classe. L administrateur peut enregistrer le fichier sur son poste. Ce fichier est un fichier texte au format CSV (Comma Separated Value) et peut être ouvert avec un logiciel de type tableur (Microsoft Excel, Open Office Calc, etc.). Le fichier ainsi généré contient les informations suivantes : Id : Id Siecle : Type : Nom Prénom Login : Code d'activation : Fonction(s) : Structure(s) : Classe(s) : Enfant(s) : Parent(s) : Identifiant externe de l utilisateur. Il sert notamment pour identifier un utilisateur dans les imports CSV Identifiant SCONET provenant de SIECLE (élève seulement) Profil de l utilisateur Identifiant de connexion sous la forme prenom.nom Renseigné lorsque le compte de l utilisateur n est pas encore activé. Il est vide lorsque le compte de l utilisateur a déjà été activé. Fonctions pour les personnels ou matières enseignées pour les enseignants Etablissement(s) d appartenance de l utilisateur Classe(s) d appartenance de l utilisateur Enfant(s) de l utilisateur (parent uniquement) Parent(s) de l utilisateur (élève uniquement) p. 0

21 ) Modifier des quotas documentaires pour une classe L administrateur local peut, au besoin, modifier le quota de tous les utilisateurs d un profil donné et d une classe donnée en une seule action. 4 Cette manipulation se réalise au niveau de la section «Quota de stockage» (4) de l écran cidessus. L administrateur local choisit le profil des utilisateurs, puis la valeur du quota. Au moment où il clique sur le bouton «Enregistrer» de cette section, ce quota est appliqué immédiatement à tous les utilisateurs de ce profil et de cette classe. L administrateur local peut vérifier les effets de cette action, en consultant la section «Quota de stockage» sur les fiches détaillées des utilisateurs concernés (voir chapitre «Examiner le détail de la fiche d un utilisateur quota documentaire» page 13). c. Opérations sur les groupes Cette partie de la Console permet à l administrateur local de gérer les groupes manuels : il peut créer ou modifier des groupes directement depuis la Console. On rappelle que l ENT gère automatiquement un certain nombre de groupes liés à la structure de l établissement et issus des bases de données institutionnelles. Ces groupes créés automatiquement ne sont pas modifiables par l administrateur. Ils ne sont pas visibles dans cette partie de la console, mais le sont en détail dans la partie «Règles de p. 1

22 communication» (se reporter au chapitre «Examiner les groupes disponibles et leur constitution» du présent document). On rappelle également qu une fois les groupes manuels créés, il est nécessaire de paramétrer les règles de communication pour que ces groupes soient utilisables dans les écrans de recherche et dans la messagerie. Ce chapitre décrit les manipulations de base qui permettent aux utilisateurs du groupe de voir le groupe et de donner à d autres utilisateurs le droit de le voir. On se reportera ensuite au chapitre «Mettre en place des règles personnalisées», pour voir comment définir des règles personnalisées pour ces groupes. 1) Créer un groupe manuel Le formulaire de création est disponible en cliquant sur le bouton (1) de l écran ci-dessous. L administrateur saisit un nom pour le nouveau groupe () et clique sur le bouton «Enregistrer» (3). Une fois le message de confirmation affiché à l écran, le groupe manuel est immédiatement créé. Par défaut le groupe est vide, c est-à-dire qu il n y a personne dans ce groupe. 1 3 ) Ajouter/retirer des utilisateurs dans un groupe manuel Pour ajouter des utilisateurs dans un groupe manuel il suffit de sélectionner le groupe dans la liste de gauche (1) dans l écran ci-dessous. Pour ajouter une personne, sélectionner son nom dans la liste des utilisateurs (). Le nom de la personne s ajoute immédiatement dans la liste de droite (3) qui est la liste des membres du groupe. p.

23 On peut réduire la liste de gauche en saisissant tout ou partie d un nom dans la zone de recherche ou en sélectionnant une classe (4). Pour retirer un utilisateur du groupe, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste de droite (3). Le nom disparaît aussitôt de la liste. Le bouton «Enregistrer» (5) est utile si on modifie le nom du groupe. L ajout ou la suppression d utilisateurs sont enregistrés automatiquement. 3) Rendre le groupe visible par les membres du groupe Pour que les membres du groupe puissent voir le groupe ainsi créé, il faut ajouter des droits de communication. Pour cela allez dans le menu «Règles de communication» (1). 1 Cliquez ensuite sur «Règles personnalisées» (), puis sur le nom de votre établissement (3). La liste de tous les groupes s affiche. Vous pouvez rechercher le groupe souhaité en saisissant une partie du nom du groupe (4). Sélectionner ensuite le groupe (5). p. 3

24 Vous pouvez vérifier que le groupe est sélectionné en vérifiant que son nom est bien affiché dans la partie de droite (6). Cliquez ensuite le menu «Paramétrage du groupe» (7) puis sur le bouton «Créer» (8) Dans le menu déroulant, choisissez «Communication dans les deux sens» (9) puis cliquez sur le bouton «Modifier» (10) Dans cette configuration, il faut nécessairement faire partie du groupe pour le voir dans les écrans de partage de l ENT ou dans la messagerie. p. 4

25 4) Permettre à d autres utilisateurs de voir le groupe Pour permettre à d autres utilisateurs de voir le groupe, il faut d abord modifier le paramètre du groupe. Pour cela réaliser la manipulation de la section précédente «Rendre le groupe visible par les membres du groupe». Il faut ensuite créer un lien de communication pour la personne à qui on veut donner le droit de voir le groupe. Pour cela, allez dans le menu «Règles de communication» (1). 1 Cliquez ensuite sur «Règles personnalisées» (), puis sur le nom de votre établissement (3). La liste de tous les groupes s affiche. Choisissez ensuite un groupe auquel appartient votre utilisateur (4). Vous pouvez vérifier que le groupe est sélectionné en vérifiant que son nom est bien affiché dans la partie de droite (5). Pour donner des droits de communication aux membres du groupe précédemment sélectionné (ici les personnels de l établissement) vers le groupe créé manuellement (ici «Equipe des référents ENT»), cliquez sur «Règles de communication personnalisées» (6) puis sélectionnez le groupe vers lequel donner des droits (7). La liste des groupes peut être filtrée en saisissant une partie du nom du groupe dans la zone de texte (8) p. 5

26 d. Gestion des doublons Le menu de gestion des doublons permet de d éviter la présence de plusieurs comptes pour le même utilisateur. Plusieurs cas peuvent entrainer la présence de ces doublons de comptes. Voici deux exemples : Un enseignant (M. Dupont) n a pas été transmis par les transferts automatiques de l Académie car il vient juste d être nommé. L établissement lui crée un compte manuellement dans l ENT pour qu il puisse commencer à utiliser l ENT sans tarder. Quelques semaines plus tard, le compte est transmis à l ENT par l Académie de manière automatique. Il y a donc deux comptes pour la même personne. Les deux comptes peuvent être fusionnés pour que M. Dupont puisse conserver les contenus déjà créés et bénéficier des mises à jour automatiques de l Académie. Le chef de l établissement B a créé un compte à M. Dupuis mais il ne savait pas que le chef de l établissement A lui avait déjà créé un compte. M. Dupuis ne peut alors pas activer son deuxième compte car le doublon a été repéré par l ENT. Il faut alors que les comptes soient fusionnés ou dissociés. Un administrateur local ne voit que les doublons des personnes qui sont dans l (les) établissement(s) dont il est administrateur local. Si un des deux comptes n est pas dans un de ses établissements, il est possible qu il ne puisse pas le traiter lui-même. Dans ce cas, l administrateur local doit contacter la plateforme d assistance pour réaliser la manipulation. Un compte utilisateur qui est bloqué pour cause de doublon ne pourra pas activer son compte. Lors de la tentative d activation, il obtiendra un message d erreur qui lui indiquera que les informations de connexion ne sont pas correctes. Le message n est pas tout à fait explicite mais sera modifié prochainement. Pour traiter un doublon la procédure est la suivante. Allez dans le menu «Annuaire» (1) puis dans l onglet «Gestion des doublons» (). Sélectionnez l établissement pour visualiser les doublons détectés (3). Il est ensuite possible de fusionner ou disossier les comptes. Si vous choisissez de les dissossier, les deux comptes fonctionneront comme deux comptes différents. Si vous choisissez de les fusionner, le second compte sera rattaché au premier et un seul compte sera conservé. p. 6

27 1 3 4 Voici les règles qui s appliquent pour la détection des doublons. 1) Deux comptes sont affichés comme doublons dans la liste à partir du moment où ils ont le même profil et que leurs noms et prénoms sont ressemblants. ) L activation d un compte est bloquée si son nom et prénom ressemblent à un autre utilisateur du même profil et si au moins deux des critères suivants sont réunis : o Les noms de famille sont identiques ; o Les prénoms sont identiques ; o Les dates de naissance sont identiques (et non vides) ; o Les adresses mails sont identiques (et non vides). e. Export de tous les comptes de l établissement L administrateur local peut exporter l ensemble des comptes de l ENT pour son établissement dans un fichier de type CSV. Ce type de fichier peut être ouvert dans un logiciel de tableurs comme Open Office Calc ou Microsoft Excel. Dans le menu «Annuaire» puis le sous-menu «Export» (1) de l écran ci-dessous, un menu permet de réaliser plusieurs types d export (). L export classique permet de récupérer les informations détaillées plus bas. Les autres types servent à initialiser des connecteurs (Esidoc, Cerise, etc.). Choisissez l établissement à exporter et éventuellement des filtres sur les classes, sur le profil ou sur l état d activation des comptes. Cliquez enfin sur le bouton «Export» (4) pour générer le fichier. p. 7

28 1 3 4 Le fichier ainsi généré contient les informations suivantes : Id : Id Siecle : Type : Nom Prénom Login : Code d'activation : Fonction(s) : Structure(s) : Classe(s) : Enfant(s) : Parent(s) : Identifiant externe de l utilisateur. Il sert notamment à identifier un utilisateur dans les imports CSV Identifiant SCONET provenant de SIECLE (élève seulement) Profil de l utilisateur Identifiant sous la forme prenom.nom Renseigné lorsque le compte de l utilisateur n est pas encore activé. Il est vide lorsque le compte de l utilisateur a déjà été activé. Fonctions pour les personnels ou matières enseignées pour les enseignants Etablissement(s) d appartenance de l utilisateur Classe(s) d appartenance de l utilisateur Enfant(s) de l utilisateur (parent uniquement) Parent(s) de l utilisateur (élève uniquement) p. 8

29 4. Règles de communication a. Rappel des principes généraux Les règles de communications sont des règles qui permettent de définir la communication des utilisateurs entre eux au sein de l ENT (qui peut voir qui). Les règles de communication sont définies entre des groupes uniquement, jamais entre des utilisateurs individuellement. Les règles de communication d un utilisateur sont la somme des règles des groupes auxquels il appartient. Il existe plusieurs sortes de groupes : 1. Les groupes automatiques au niveau établissement (un par profil) ;. Les groupes automatiques au niveau de chaque classe (un par profil) ; 3. Les groupes automatiques au niveau de chaque groupe d enseignement (un pour tous les utilisateurs du groupe) ; 4. Les groupes automatiques qui contiennent les administrateurs locaux de l établissement (un groupe par établissement) ; 5. Les groupes manuels éventuellement créés par les administrateurs locaux. Une illustration est montrée au chapitre «Créer un groupe manuel», page 1. Les groupes de communautés (qui sont créés automatiquement lors de la création de communautés) ne sont pas visibles dans la console d administration. Dans chaque établissement, des règles par défaut sont mises automatiquement en place au démarrage de l ENT dans l établissement. Elles ne concernent que les groupes automatiques au niveau établissement et classe. Ces règles peuvent être modifiées par les administrateurs locaux de l établissement en fonction des besoins dans l onglet «Règles personnalisées». Les groupes manuels, les groupes d enseignement et le groupe des administrateurs locaux n ont pas de règles de communication par défaut. Ils sont invisibles par défaut par les utilisateurs. Des règles personnalisées doivent être définies par l administrateur local pour que les groupes soient utilisés. p. 9

30 b. Règles par défaut Dans l onglet «Règles par défaut», les administrateurs visualisent les règles qui ont été paramétrées par défaut : Dans cet exemple, voici les règles définies : Un personnel peut initier une communication avec tout autre utilisateur dans l établissement ; Un enseignant peut initier une communication avec tout autre utilisateur dans l établissement ; Un élève peut initier une communication avec ses propres parents, les enseignants de sa classe, les élèves de sa classe, les personnels de l établissement ; Un parent peut initier une communication avec ses propres enfants, les enseignants de la classe de son enfant, les personnels de l établissement. p. 30

31 c. Règles personnalisées 1) Examiner les groupes disponibles et leur constitution Quand on clique sur le menu «Règles de communication» (1) de l écran ci-dessous puis sur le sous-menu «Règles personnalisée» (), et que l on sélectionne l établissement (3), la page suivante s affiche. Elle présente une liste de tous les groupes disponibles, automatiques et manuels (4). Il est possible de réduire cette liste en saisissant une partie du nom du groupe (5) Si l on sélectionne un groupe en particulier dans les résultats de la recherche (6), la partie droite de l écran propose trois sections qui sont repliées. Chaque section se déplie lorsque l on clique sur son titre. En cliquant sur le titre de la première section (7), on obtient la liste des membres du groupe sélectionné. Cette information permet à l administrateur de vérifier le contenu des groupes avant de les utiliser pour définir des règles de communication. p. 31

32 7 6 Il y a 4 sortes de groupes automatiques : Les groupes d enseignement, qui contiennent les élèves et les enseignants rattachés au groupe. Les groupes de classe, qui sont au nombre de 5 par classe, un par profil. Le groupe des administrateurs locaux de l établissement, que l ENT crée automatiquement et dans lequel on retrouve tous les administrateurs locaux de l établissement. Les groupes d établissement qui sont au nombre de 5, un par profil. Dans l exemple ci-dessus, le groupe «Equipe de Direction Paul Martin» est un groupe manuel. ) Mettre en place des règles personnalisées L administrateur peut avoir à paramétrer des règles personnalisées dans trois cas de figure : Si les règles par défaut ne conviennent pas à l établissement ; Pour définir des règles de communication pour les groupes d enseignement, qui n en ont pas par défaut ; p. 3

33 Pour définir des règles de communication pour les groupes manuels, qui n en ont pas par défaut. Prenons l exemple suivant : ajouter des règles de communication pour que les élèves puissent voir tous les enseignants de l établissement. Pour effectuer cette modification, il faut rechercher le groupe contenant tous les élèves de l établissement et lui donner le droit de voir le groupe contenant tous les enseignants de l établissement. La manipulation est la suivante : sélectionnez le premier groupe dans la liste de gauche (1) pour que les détails le concernant apparaissent. Vous pouvez vérifier que le groupe est bien sélectionné dans la partie de droite (). Dépliez la section «Règles de communication personnalisées» en cliquant sur le titre de la section (3). Cliquez enfin sur le nom du second groupe. Elle devient rouge (ou verte si l autre groupe a déjà le droit de voir le premier groupe sélectionné) (4). Pour retirer la règle, cliquer à nouveau sur le nom du groupe. La barre latérale redevient alors grise p. 33

34 Pour s assurer que la règle de communication personnalisée est compatible, il faut vérifier le paramétrage des deux groupes. Pour cela aller dans la section «Vérifier votre paramétrage» plus bas. Le paramétrage des règles de communication s enregistre de manière automatique : dès que l administrateur clique sur le nom du groupe, la règle est appliquée. 3) Définir la nature des règles de communication Trois types de communication sont possibles : Communication sortante : les membres du groupe peuvent communiquer vers l extérieur mais les membres du groupes ne peuvent pas se voir entre eux (le groupe est invisible par les membres du groupe) ; Communication entrante : les membres du groupe peuvent être contactés mais les membres du groupes ne peuvent pas se voir entre eux (le groupe est invisible par les membres du groupe) ; Communication dans les deux sens : les membres du groupe peuvent communiquer vers l extérieur, être destinataires des autres groupes et communiquer entre eux. Le paramètre «Communication dans les deux sens» est le seul qui permette aux utilisateurs du groupe de se voir entre eux et de voir le groupe en question dans les écrans de partage et dans la messagerie. Pour modifier le paramétrage d un groupe dans les règles de communication, il faut aller dans la section «Paramétrage du groupe» (1), sélectionner le type de communication souhaité () et cliquer sur le bouton «Modifier» (3). p. 34

35 4) Vérifier votre paramétrage Pour vérifier que les règles de communication personnalisées seront appliquées comme vous le souhaitez, il faut vérifier que le paramétrage des règles personnalisées correspond bien au paramétrage des groupes. Le paramétrage des groupes est matérialisé par les sigles : Communication sortante Communication entrante Communication dans les deux sens Une règle personnalisée peut être matérialisée par une flèche du groupe d origine (celui à qui on donne un droit) vers le groupe de destination (celui vers qui on donne des droits) : Groupe 1 Groupe Comme évoqué en début de chapitre, il doit y avoir une correspondance entre les paramètres des groupes et les règles de communication personnalisées. Prenons plusieurs exemples : p. 35

36 Exemple 1 : Si vous paramétrez le droit que les personnes du groupe 1 puissent communiquer avec les membres du groupe. Il faut que le paramètre du groupe 1 soit sortant ou dans les deux sens et que celui du groupe soit entrant ou dans les deux sens. Paramétrages possibles : Groupe 1 Groupe Ou Groupe 1 Groupe Ou Groupe 1 Groupe Paramétrages non conformes : Groupe 1 Groupe Ou Groupe 1 Groupe Exemple : Si vous souhaitez paramétrer le fait que les utilisateurs du groupe 1 puissent communiquer avec les membres du groupe et inversement (les deux peuvent se voir mutuellement). Les deux groupes doivent être paramétrés avec le paramètre dans les deux sens : Groupe 1 Groupe p. 36

37 5. Questions fréquemment posées a. Perte du mot de passe Si un utilisateur perd son mot de passe, il peut : Le réinitialiser lui-même en cliquant sur «Besoin d aide» sur la page de connexion. La section «Besoin d aide» permet de réinitialiser le mot de passe : o Par mail (le mail est envoyé à l adresse mail saisie lors de l activation du compte modifiable dans mon compte) ; o Par SMS si un numéro de téléphone a été saisi lors de l activation du compte. Faire appel à l administrateur de l établissement qui peut le réinitialiser pour lui (voir chapitre «Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Changement du mot de passe». Dans le cas où un utilisateur perd son mot de passe personnel, l administrateur local peut le réinitialiser en saisissant son adresse mail dans le champ «Envoyer un mail de réinitialisation de mot passe» (1). Une fois l adresse saisie, il suffit de cliquer sur «Envoyer» (). L utilisateur reçoit un lien permettant de définir un nouveau mot de passe et d accéder à l ENT. 1) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Informations administratives Les informations suivantes sont présentes dans la fiche utilisateur : 1 p. 37

38 Pour mettre à jour ces informations, modifiez directement le champ sur l écran (1) et cliquez sur le bouton «Enregistrer» (). ) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Fonctions/Matières Il est possible de consulter la/les fonction(s) des personnels et la/les matière(s) affectée(s) des enseignants. Dans la version actuelle de la Console, cette information n est pas modifiable depuis la fiche utilisateur. 3) Examiner le détail de la fiche d un utilisateur Rattachement aux structures/classes/groupes d enseignement La fiche utilisateur présente également : La ou les structures de rattachement ; La ou les classes d appartenance ; Le ou les groupes d enseignement. b. Créer un groupe inter-établissement L ENT permet de créer des groupes composés d utilisateurs de plusieurs établissements. Pour cela, il faut être administrateur local de tous les établissements dans lesquels se trouvent les utilisateurs. Si vous n avez pas ces droits, vous pouvez être aidé par l animateur TICE de votre zone ou votre plateforme d assistance académique. Par exemple, cela peut être un groupe d enseignants de plusieurs établissements (ex : les enseignants d Histoire-Géographie du département) ou un groupe interclasse (ex : échange entre élèves de plusieurs établissements). p. 38

39 La création d un groupe inter-établissement se réalise de la même manière que la création d un groupe manuel mais en ajoutant des utilisateurs de plusieurs établissements. Consultez le chapitre «Créer un groupe manuel» pour vous rendre sur le bon écran. Lors de la sélection des utilisateurs, il est possible d ajouter des utilisateurs de tous les établissements dont on est administrateur local. Sélectionnez un autre établissement dans la liste déroulante (1) pour changer d établissement. 1 Si le but est de rendre possible la communication entre utilisateurs de plusieurs établissements, il n est pas nécessaire de passer par la création d un groupe. Pour autoriser la communication entre utilisateurs d établissements différents, voir le chapitre suivant «Autoriser la communication entre plusieurs établissements» ci-dessous. c. Autoriser la communication entre plusieurs établissements Pour autoriser la communication entre utilisateurs de plusieurs établissements, il faut être administrateur local de tous les établissements concernés (c est-à-dire pour qui et vers qui on veut donner des droits). Si vous n avez pas ces droits, vous pouvez être aidé par l animateur TICE de votre zone ou votre plateforme d assistance académique. Le principe de la manipulation est d ajouter des droits de communication pour chaque groupe à qui on veut ajouter des droits. Prenons l exemple suivant : donner la possibilité aux enseignants de deux établissements (Lycée Paul Martin et Lycée Jean de La Fontaine) de pouvoir communiquer ensemble. p. 39

40 Cette manipulation comporte deux étapes : Vérifier que les groupes sont correctement paramétrés Ajouter les droits de communication 1) Vérifier que les groupes sont correctement paramétrés Dans notre exemple, nous devons vérifier que les groupes suivants sont bien paramétrés : Groupe des enseignants du lycée Paul Martin Groupe des enseignants du LPO Jean de la Fontaine Pour vérifier cela, allez dans le menu «Règles de communication» (1) et dans l onglet «Règles personnalisées» (). Sélectionnez l établissement (3) puis le groupe à vérifier (4). Dans «Paramétrage du groupe» (5), vérifiez que la règle paramétrée est «Communication dans les deux sens». Si ce n est pas le cas, sélectionner la bonne valeur et cliquez sur le bouton «Modifier» Effectuez la même vérification avec le groupe des enseignants de l autre établissement. ) Ajouter les droits de communication Il s agit ici de paramétrer le droit pour chacun des deux groupes de voir l autre groupe. Pour vérifier cela, allez dans le menu «Règles de communication» (1) et dans l onglet «Règles personnalisées» (). Sélectionnez l établissement (3) puis le groupe à qui donner des droits (4). Dans «Règles de communication personnalisées» (5), sélectionnez l autre établissement dans la liste déroulante (6) puis le groupe vers lequel donner des droits (7). p. 40

41 Lorsque vous cliquez sur le groupe vers qui donner des droits, il se colore en rouge (ou vert si la règle existe déjà dans l autre sens) Réalisez la même manipulation avec le groupe des enseignants de l autre établissement. p. 41