LE CYCLE DES VENTES FICHE PROCÉDURE 41 - L ÉTABLISSEMENT D UN DEVIS CLIENT

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1 LE CYCLE DES VENTES FICHE PROCÉDURE 41 - L ÉTABLISSEMENT D UN DEVIS CLIENT Le devis est accessible par Ventes Documents de ventes Devis. Pour de créer un nouveau devis il suffit de cliquer sur le bouton. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. EN TETE DU DEVIS CORPS DU DEVIS PIED DU DEVIS Vous avez également la possibilité d'appeler des actions telles que : Afficher le client/prospect qui permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles qui permet d 'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'historique clients/articles en sélectionnant le "code du prospect/client" concerné. Transférer qui permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document permet d appeler l historique à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse du contact de l'adresse de facturation du document. Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 1

2 1. L'ENTÊTE DU DEVIS Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Les informations à saisir concernent obligatoirement : - Le numéro de série si la fonction Série de documents est activée ; - Ou le numéro de document qui peut être saisi manuellement ou automatiquement si l option Utiliser le compteur est activée. ; - La date de réalisation du document (par défaut c est la date système qui est affichée) ; - Le dépôt à prendre en compte par défaut pour la gestion de stock des articles. Le dépôt par défaut est celui des options du dossier ; - Le code tiers : Après sélection du code tiers les champs Civilités, Nom, Adresse, CP, ville de la fiche client sont repris dans l en-tête du document ainsi que l adresse de facturation. Le mode de règlement renseigné dans la fiche client sera également repris. Aucun mode de règlement ne sera affecté par défaut sur le document. - Dans les informations générales il faut également saisir la date de validité du devis. Par défaut celle-ci est calculée en fonction des paramètres saisis dans les options générales de vente. Exemple : La durée de validité est fixée à 30 jours. Pour un devis établi à la date du 26/09/2016, la validité affichée sera le 26/10/2016. Il est possible d indiquer l état du devis. Par défaut, c est l état En cours qui est affiché. Les états sont définis dans les options du dossier. Si le client est de type prospect, il reste en prospect lors de la validation du devis Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement). Si prospect n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche client en sélectionnant déroulante accessible par l'icône dans la liste Exemple : La société ROTHAN AUDIO CONCEPT a adressé une demande de devis en vue d une commande éventuelle de plusieurs fournisseurs. Cette société n est pas encore cliente chez nous. Avant d établir un devis, il sera nécessaire de créer une fiche prospect. Au minimum les informations suivantes doivent être saisies dans l en-tête et l onglet facturation : - Le code client si celui-ci n est pas affecté directement selon les options faites lors de la création du dossier ; - Le nom du client ; - L adresse de facturation ; - Le contact de facturation Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 2

3 La saisie des informations relatives à ce client peut nécessiter que soient également renseignés les champs des différents onglets Livraison, Adresses, Contacts, Gestion, Tarifs et Divers Pour de plus amples informations relatives à cette fiche vous pouvez vous reporter sur la fiche procédure 10 Client. 2. LE CORPS DU DEVIS - L ONGLET DETAIL Le corps du document se retrouve dans l onglet Détail. L'onglet Détail se compose : - D'une barre d'outils avec des boutons, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions : Editer les vues Copier Coller Replier Tout Toutes les vues Couper Rechercher Déplier Tout - D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, - D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, - Et d un pied de document : Exemple : Le client AUDIOVISUEL PRODUCTS adresse le 26/09/2016 une demande de devis relative à une commande éventuelle de : - 1 home Cinéma Tout en Un Bose, référence BOS609321, - 6 téléviseurs LCD Brandt référence BRA451914, Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 3

4 - 20 lecteurs DVD Brandt, référence BRA Une remise de 5 % est accordée sur la référence BRA Une autre remise de 10 % est accordée sur la référence BRA Le mode de règlement est issu de la fiche client La saisie de code client permet d afficher le nom et l adresse du client Le pourcentage de remise et le port HT peuvent provenir de la fiche client Le bouton permet d'insérer une ligne au-dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : - Une ligne article de type Bien, - Une ligne article de type Service, - Une ligne article de type Nomenclature Commerciale, Nomenclature de fabrication, - Un texte, - Un texte standard, - Un saut de page : lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages - Un sous total. Insertion d un sous-total Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 4

5 3. LES AUTRES ONGLETS L ONGLET RECAPITULATIF Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Informations de calcul contient la territorialité, la tva et le mode de calcul de la TVA prise en compte par défaut dans le document. Le renseignement de la territorialité est obligatoire. Par défaut, la territorialité est celle de la fiche tiers saisie en entête. Lors de la création d'une fiche tiers, la territorialité par défaut est celle définie dans les paramètres/société. Il est également possible de sélectionner une autre territorialité pour le document. Le renseignement de la TVA est obligatoire. Le taux de TVA repris par défaut est c qui est défini dans les paramètres/société. Il est également possible de sélectionner un autre taux de TVA pour le document. Ce taux sera alors repris par défaut sur toutes les lignes du document. Ce champ Mode de calcul de la TVA permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est renseigné en fonction des options du dossier. Si la date de la facture ou avoir est inférieure à l'une des dates de l'option dans les options du dossier, le champ est saisissable. Pied de calcul représente la partie de totalisation du devis. Le total brut HT, le total HT remisé, le total des taxes, de la TVA et des éco-contributions ainsi que le net à payer sont des montants calculés. Vous pouvez modifier certaines données, notamment : - Le pourcentage de remise ou le montant de la remise, - Les frais de port facturés au client en cas de commande, accessibles par une liste déroulante, - Le montant des frais de port, - Le pourcentage d escompte, - Le montant de l acompte Exemple : L entreprise décide de faire un geste commercial envers son client et envisage soi d arrondir le total net HT à 2 300, soit d arrondir le total TTC à Les incidences sur le pied de page seront les suivantes : Le total net HT est arrondi à 2300 Le net à payer TTC est arrondi à Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 5

6 Certains éléments du pied de page ont été recalculés à partir des données saisies dans le total net HT ou dans le total TTC. L ONGLET FACTURATION Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Il est possible de modifier l une ou l autre des informations. Toutefois, les modifications réalisées dans cet onglet ne sont pas reportées dans la fiche client. Si vous souhaitez définir un tiers de facturation différent du tiers du devis, le champ Tiers à facturer permet de définir le tiers que sera pris en compte sur la facture. Il peut être renseigné automatiquement si celui-ci est présent dans l'onglet Gestion de la fiche client. L ONGLET LIVRAISON L ONGLET COMPLÉMENTS Cet onglet contient des informations complémentaires client, ainsi que des statistiques. Le contenu de cet onglet varie cela les fonctionnalités activées lors de la création de la base. Commercial / collaborateur est une donnée importante à saisir puisqu elle va permettre de calculer les commissions qui seront versées aux différents collaborateurs et commerciaux. Si le commercial/collaborateur est saisi sur la fiche client, son nom sera automatiquement renseigné à la sélection du client dans l'entête du document, Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du client directement sur le document. Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 6

7 La sélection d un commercial/collaborateur a pour effet de le reporter sur chaque ligne des documents de ventes, du devis à la facture, sauf pour les factures d'acompte et les avoirs d'acompte. Sur chaque ligne du document, vous pouvez sélectionner un autre commercial/collaborateur que celui sélectionné dans cet onglet Compléments. Le champ Affaire permet d attacher le document à une affaire. Cette gestion des affaires n est possible que si vous avez activé le module et la fonction. Informations du tiers contient des informations complémentaires sur le tiers telles que : - Le n d identification fiscale intracommunautaire. Si celui-ci est renseigné sur la fiche client, il sera automatiquement repris. Il peut également être saisi directement dans le champ. - Le champ Catégorie tarifaire est renseigné automatiquement. Il n est pas présent pour les factures d'acompte et les avoirs d'acompte. Si la Catégorie tarifaire est renseignée sur la fiche client alors elle sera renseignée automatiquement dans cet onglet. - Le champ Tiers payeur permet de définir le tiers qui réglera les échéances de la facture. Il peut être renseigné automatiquement si celui-ci est présent dans l'onglet Gestion de la fiche client. Impression permet d afficher les informations relatives à l édition du devis. LE SUIVI DU DEVIS Si le client refuse le devis, l entreprise peut ou non faire une nouvelle proposition. L état du devis sera alors Refusé ou A réviser. Si le client accepte le devis celui-ci sera transféré, soit en commande, soit en bon de livraison, soit en facture. Un même devis peut faire l objet de plusieurs commandes ou bons de livraisons ou factures. L état du devis passera d en cours à Accepté. De même, plusieurs devis peuvent également être regroupés sur une seule commande ou livraison ou facture de vente. Service Education EBP Open Line- Version 7 Le devis client Page 7