Inscription en ligne

Transcription

1 Inscription en ligne Mode opératoire Collectivités Module Intra / Union de collectivités Version du 01/12/2015 Page 1 de 17

2 Historique des versions Date Rédacteurs Objet de la modification 19/11/2015 Yann QUINTIN Création du document 01/12/2015 Frédéric PARDIEU Révision et corrections mineures 1 INTRODUCTION PRESENTATION GENERALE DES FORMATIONS INTRA/UNION PRESENTATION FONCTIONNELLE DE LA GESTION DES INTRA/UNION EVOLUTION DES FONCTIONNALITES DANS IEL IMPACTS SUR LES FONCTIONNALITES EXISTANTES DIFFUSION DE L OFFRE INTRA/UNION AUX COLLECTIVITES TRAITEMENT DES INSCRIPTIONS A L UNITE OU PAR LOT TRAITEMENT DES PREINSCRIPTIONS A L UNITE OU PAR LOT IMPORT ET WEBSERVICES PREPARATION EN ENVOI DES DOCUMENTS DE CONVOCATION Génération et mise à disposition des convocations par le CNFPT à la collectivité Convocations des stagiaires par la collectivité Page 2 de 17

3 1 Introduction Les formations de type Intra/Union sont des formations qui sont organisées par le CNFPT pour une collectivité ou un groupe de collectivités gestionnaires données. Ces sessions nécessitent une gestion différente des sessions d intégration et inter. L application Inscription En Ligne (IEL) évolue pour intégrer la gestion des formations Intra/Union. Le présent document présente les formations Intra/Union de manière générale, puis de manière fonctionnelle et se termine par une description des impacts sur la plateforme Inscription En Ligne (IEL) pour les fonctionnalités existantes comme pour les nouvelles fonctionnalités. Dans la suite du document, le terme générique Intra inclut les sessions de nature Intra et Union de collectivités. 2 Présentation générale des formations Intra/Union Le processus Intra concerne des sessions qui sont organisées pour une collectivité ou un groupe de collectivités gestionnaires données. Une collectivité ou un groupe de collectivités (appelé Regroupement) s accorde avec le CNFPT pour organiser une ou plusieurs sessions à l attention des agents de ces collectivités. Ces sessions Intra ou Union ne sont visibles que par les collectivités concernées et seuls les agents de ces collectivités peuvent s y inscrire. Un regroupement de collectivités peut concerner des collectivités rattachées à des structures du CNFPT différentes et peuvent donc ne pas faire partie du même périmètre régional ou interrégional. Le correspondant Intra La désignation des correspondants Intra est enregistrée par le CNFPT à la demande des collectivités. Il s agit d un gestionnaire ou d un opérateur désigné parmi tous les opérateurs des collectivités concernées par la session Intra/Union organisée. La désignation d un correspondant Intra n est pas obligatoire. Cet acteur est informé (en copie de tous les messages) pour l ensemble des agents inscrits à une session Intra/Union, même si l agent n est pas dans la même collectivité que le correspondant Intra. Il s agit par exemple d un chargé de formation d une collectivité qui pilote l organisation et la logistique pour une session organisée en Union de collectivités. Limitation du nombre de places sur une session Certaines sessions peuvent être limitées en nombre de stagiaires pour des raisons réglementaires (par exemple, certaines sessions de formation en hygiène et sécurité). Ces sessions sont donc soumises à un nombre de places maximum bloquant. Les collectivités du regroupement ne pourront plus inscrire d agent à partir du moment où le nombre d inscriptions à la session atteint ce plafond. Dans le cas ou une session est soumise à un nombre de places maximum bloquant, il est aussi possible de répartir ces places entre les différentes collectivités du regroupement de manière à bloquer les inscriptions sur la session quand les collectivités atteignent le quota de places qui leur a été attribué. Page 3 de 17

4 Spécificités des sessions Intra/Union Les collectivités peuvent valider plusieurs préinscriptions en même temps, mais aussi inscrire plusieurs agents en une seule fois. De plus, la saisie de l objectif de formation et du DIF est facilitée par la possibilité de faire une saisie pour l ensemble des agents. Toutes les inscriptions faites par une collectivité du groupement sont automatiquement acceptées dans la limite des places disponibles pour les sessions limitées en nombre de places. Les sessions Intra ne nécessitent donc pas d étape de choix des participants par le CNFPT comme pour les sessions Inter. Chaque collectivité (ou chaque collectivité gestionnaire) du regroupement peut gérer la phase de convocation de ses agents via la plateforme IEL, mais elle peut aussi en accord avec le CNFPT déléguer cette tâche au CNFPT. Il est possible d ajuster la liste des inscrits même après la session. Par contre, la mise en présence des stagiaires ainsi que les attestations restent à la main du CNFPT. 3 Présentation fonctionnelle de la gestion des Intra/Union Ce chapitre présente les différentes étapes de gestion des sessions Intra/Union. L identification d un dispositif de formation organisé en Intra/Union Le CNFPT s accorde avec une collectivité ou un groupe de collectivités pour organiser une ou plusieurs sessions, portant sur des domaines différents, à l attention des agents de ces seules collectivités. On identifie ensuite pour chaque session si elle nécessite un nombre de participants maximum bloquant. Si c est le cas, il est possible de répartir le quota de places de la session entre chaque collectivité du regroupement. Un unique correspondant intra peut être identifié par le CNFPT à la demande des collectivités au sein des gestionnaires ou opérateurs des collectivités concernées par la session Intra/Union. Cet acteur sera informé (en copie de tous les messages) pour l ensemble des agents inscrits à une session Intra/Union dans l application IEL, même si l agent n est pas dans la même collectivité que le correspondant Intra. Définition de(s) session(s) Intra/Union par le CNFPT Une ou des sessions Intra/Union sont alors créées à destination des seules collectivités du regroupement et avec si nécessaire un nombre de places maximum bloquant (pour la session ou pour chaque collectivité de la session). La publication des sessions Intra/Union sur la plateforme IEL Une fois les sessions Intra/Union publiées par le CNFPT, elles sont diffusées dans l offre Intra/Union disponible sur la plateforme IEL sous format de fichier CSV uniquement pour les collectivités concernées par ces sessions. Pour plus de détails, Cf. paragraphe4.2.diffusion de l offre Intra/Union aux collectivités en page 7. Page 4 de 17

5 L inscription des agents Une fois que le CNFPT a ouvert l inscription à une session Intra/Union, les collectivités et leurs agents (si la collectivité permet la préinscription agent) qui font partie du regroupement de collectivités visualisent sur la plateforme IEL la session et peuvent s y inscrire. Les agents peuvent alors se préinscrire de la même façon que pour les sessions Inter via leur compte de préinscription. Ces demandes de formation suivent le même circuit et nécessitent d être validées par le responsable hiérarchique de l agent puis par la collectivité. Il n y a pas de limite au nombre de préinscriptions autorisées sur la session. Les collectivités peuvent : Inscrire un ou plusieurs agents à une même session Intra en une fois grâce au traitement par lot des inscriptions Dans les traitements d inscriptions par lot pour les sessions Intra, contrairement aux sessions Inter où l opérateur est obligé de renseigner les objectifs de l inscription et le DIF pour chaque agent, ce choix peut être effectué pour un ensemble d agents sélectionnés. Pour plus de détails, Cf. paragraphe 4.3 Traitement des inscriptions à l unité ou par lot en page 8 Inscrire un ou plusieurs agents à une même session Intra via un fichier d import d inscriptions d agents ou par Web Services Pour plus de détails, Cf. paragraphe 4.5 Import et Webservices en page 12 Valider une demande ou un ensemble de demandes de formation (préinscriptions) pour une session Intra en une fois grâce au traitement par lot des préinscriptions Pour plus de détails, Cf. paragraphe 4.4 Traitement des préinscriptions à l unité ou par lot en page 11 Toutes les inscriptions sur les sessions Intra sont automatiquement acceptées sauf pour les sessions limitées en nombre de places si un des plafonds a été atteint (nombre de places maximum bloquant pour la session ou pour la collectivité sur la session). Les collectivités peuvent inscrire ou annuler une inscription jusqu au moment de la saisie des présences par le CNFPT. Remarques : Ce sont les collectivités qui gèrent leurs inscriptions car les inscriptions sont automatiquement acceptées, il n y a donc pas d étape de sélection des participants par le CNFPT. L inscription d un agent après la date de début du stage (ajustement des participants) reste possible mais ne produira pas d envoi d un accusé de réception de l inscription. Cette règle s applique sur toutes les inscriptions sur tous les types de sessions (Intra, Union, Inter ). Le report de l inscription d un agent d une session Intra vers une autre session est possible mais cette opération ne peut être traitée que par la structure du CNFPT organisatrice de la session origine. Page 5 de 17

6 La convocation des agents Les convocations peuvent être envoyées par la collectivité ou par le CNFPT. La tâche de convoquer devra donc être attribuée d un commun accord à la collectivité ou au CNFPT pour la session Intra concernée. Par contre, seul le CNFPT peut contacter les intervenants. Dans le cas où le CNFPT a la charge de convoquer, les convocations sont envoyées de la même façon que pour les sessions Inter. Dans le cas où c est la collectivité qui prend en charge l envoi, les documents de convocation seront transmis par la fonction d acheminement des documents de la plateforme IEL. La collectivité peut alors soit utiliser les convocations mises à disposition par le CNFPT qu elle peut compléter par d autres documents, soit utiliser ses propres documents de convocation. Pour plus de détails, Cf. paragraphe 4.6 Préparation en envoi des documents de convocation en page 13. La mise en présence et l envoi des attestations L étape de mise en présence, qui reste à la charge du CNFPT, marque la fermeture de la session et bloque à partir de ce moment là les modifications par les collectivités du regroupement. Des modifications restent possibles par la structure CNFPT. L envoi des attestations est pris en charge par le CNFPT de la même façon que pour le module Inter 4 Evolution des fonctionnalités dans IEL 4.1 Impacts sur les fonctionnalités existantes Validation des comptes de préinscription agents et des préinscriptions agents L accès à la validation des comptes de préinscription et à la validation des préinscriptions agents est déporté vers le sous menu Mes inscriptions/préinscription. Ce sous menu est constitué de deux onglets : Traiter les demandes qui permet de valider les préinscriptions agents Valider les agents qui permet de valider les comptes de préinscription agents. De plus, la fonctionnalité validation des préinscriptions agents (onglet traiter les demandes) prend en compte la validation des préinscriptions sur les sessions Intra. Page 6 de 17

7 Inscriptions après la date de début du stage Les inscriptions sur tous les types de sessions (intégration, Inter, ) restent possibles après la date de début du stage (ajustement des participants) mais ne produira pas d envoi d un accusé de réception de l inscription. Fonctionnalité d acheminement des documents La fonctionnalité «Acheminer les documents» permet dorénavant pour tous les types de sessions (Intégration, Inter, ) de cibler précisément par agent et par acteur associé les diffusions de documents. Pour rappel, cette fonctionnalité est accessible via le sous menu MES TABLEAUX DE BORD/SUIVI DES INSCRIPTIONS PAR SESSION, puis une fois la recherche de sessions effectuée, en cliquant sur l enveloppe de la session à traiter qui se trouve dans l avant dernière colonne. Le paramétrage des destinataires de l envoi est traité dans l onglet Agents de cette fonctionnalité 4.2 Diffusion de l offre Intra/Union aux collectivités L offre Intra/Union destinée à chaque collectivité est disponible pour les collectivités sur la plateforme IEL collectivité sous format de fichier CSV. En effet, certaines collectivités souhaitent importer dans leur SIRH l offre Intra/Union afin de procéder aux inscriptions de leurs agents dans le SIRH puis d importer sur la plateforme IEL la liste des inscriptions produites par le SIRH. Cette fonctionnalité de l offre Inter est déjà possible à partir de fichiers XML mis à disposition sur le site internet du CNFPT décrivant l offre pour chaque délégation régionale. Extraction de l offre Intra/Union L accès à la fonctionnalité de l offre Intra/Union de la collectivité est disponible sur la plateforme IEL à partir du sous menu MES INSCRIPTIONS/Exporter l offre Intra/Union Page 7 de 17

8 La collectivité pourra alors extraire les sessions à partir des critères suivants : A partir de : La liste ainsi produite présente alors l ensemble des sessions Intra/Union prévues à partir d une date donnée. Collectivité destinataire de ces sessions (champ obligatoire) : Un menu déroulant présente une liste avec la collectivité gestionnaire et l ensemble des collectivités rattachées. Il est ainsi possible au gestionnaire ou à l opérateur d obtenir la liste des sessions Intra/Union à destination d une entité qu il gère (Ex : le CCAS). Le fichier sera généré au format CSV et contiendra les champs suivants : Nature de la formation Libellé de la session Code stage/session (Structure/Stage/Session) Dates de la session (dates texte) Date de début Date de fin Lieu Places disponible pour la CT Responsable session Chargé du suivi 4.3 Traitement des inscriptions à l unité ou par lot Un nouveau sous menu Formation Intra/Union apparait dans le menu MES INSCRIPTIONS qui va permettre d inscrire des agents sur des sessions Intra. Par ailleurs, la collectivité doit pouvoir inscrire en une fois, un groupe d agents sur une même session. La collectivité peut inscrire ses agents aux formations Intra via le sous menu MES INSCRIPTIONS/Formation Intra/Union. Le premier onglet 1. Session permet de sélectionner la session : Page 8 de 17

9 Dans le second onglet 2.AGENT, il est possible de sélectionner un ou plusieurs agents en même temps en cochant les cases à cocher correspondantes en dernière colonne, puis en cliquant sur le bouton Inscrire le ou les agents sélectionnés en bas de l écran : Page 9 de 17

10 La liste des agents sélectionnés pour l inscription est alors affichée. L opérateur peut alors compléter les différentes rubriques demandées pour chaque agent, mais il peut aussi saisir en une fois pour l ensemble des agents l objectif de formation et le DIF. Il suffit de sélectionner la valeur désirée dans la liste déroulante présente dans l en tête de colonne, cette valeur est alors appliquée à l ensemble des agents affichés dans la page. Il clique ensuite sur le bouton Valider. Dans le dernier onglet, il valide le lot des inscriptions en cliquant sur le bouton Confirmer l inscription par lot. Le gestionnaire d application reçoit alors un unique mail de confirmation pour l ensemble des inscriptions Intra réalisées. Le correspondant Intra est en copie des courriels qui concernent les inscriptions à la session intra dont il s occupe. Page 10 de 17

11 Remarque importante : pour les sessions paramétrées avec un quota de places bloquant, les inscriptions ne peuvent pas être validées au delà du nombre : de places réservées pour la collectivité. Dans le cas d une validation multiple pour laquelle le nombre d inscrit de la collectivité plus le nombre d inscrit à valider de la collectivité est strictement supérieur au nombre de places réservées pour la collectivité, le traitement de la demande d acceptation est impossible et le motif de refus proposé est «Impossible de dépasser votre quota de places réservées». de places disponibles pour la session. Dans ce cas, lors du traitement de la demande, l acceptation est impossible et le motif de refus est «Effectif maximum atteint». 4.4 Traitement des préinscriptions à l unité ou par lot Plusieurs agents d une collectivité peuvent se préinscrire à une même session et cette collectivité doit pouvoir valider ces demandes par lot. Dès lors il convient de permettre à la collectivité de voir tous les agents préinscrits sur la session, de valider par lot les préinscriptions et de saisir l objectif de formation par lot. Pour rappel, le traitement de validation des préinscriptions est déporté dans le sous menu MES INSCRIPTIONS/Préinscription, dans l onglet Traiter les demandes. Dans cet onglet, il est possible de faire une recherche sur la rubrique Code structure/code Stage/Session qui permet de faire apparaître l ensemble des demandes en attente de validation pour une session donnée. De plus, dans la liste des résultats, une colonne supplémentaire a été ajoutée avec le code de la session. L opérateur peut alors valider par lot les préinscriptions en sélectionnant plusieurs préinscriptions puis en cliquant sur le bouton Accepter la ou les préinscriptions. Page 11 de 17

12 Toutes les préinscriptions validées par une collectivité passent automatiquement à l état Accepté (alors qu elle serait à l état En attente pour une session Inter). Cet état Accepté est alors visible dans tous les écrans consultés par la collectivité ou l agent. Remarque importante : pour les sessions paramétrées avec un quota de places bloquant, les préinscriptions ne peuvent pas être validées au delà du nombre : de places réservées pour la collectivité. Dans le cas d une validation multiple pour laquelle le nombre d inscrits de la collectivité plus le nombre de préinscriptions de la collectivité à valider est strictement supérieur au nombre de places réservées, le traitement de la demande est impossible et le motif de refus proposé est «Impossible de dépasser votre quota de places réservées». de places disponibles. Dans ce cas lors du traitement de la demande l acceptation est impossible et le motif de refus est «Effectif maximum atteint». 4.5 Import et Webservices Lors de l'import d'inscriptions sur une session de type Intra, si le nombre de places maximum (de la session ou de la collectivité sur la session) est bloquant et si ce(s) plafond(s) sont atteints, les nouvelles inscriptions sur la session ne seront pas prise en compte : Les demandes d inscriptions du fichier d import sur la session étant prises dans l ordre, il est donc possible que les premiers agents soient acceptés, puis que le reste des inscriptions ne soit pas pris en compte. Les mêmes contrôles sont effectués dans le cadre du Webservices Page 12 de 17

13 4.6 Préparation en envoi des documents de convocation Si la collectivité ne souhaite pas utiliser les convocations du CNFPT, passez directement au chapitre Convocations des stagiaires par la collectivité Génération et mise à disposition des convocations par le CNFPT à la collectivité Si la collectivité souhaite utiliser les convocations du CNFPT, elle devra contacter la structure du CNFPT qui organise la session pour lui demander de lui mettre à disposition les convocations. Une fois que les convocations sont mises à disposition de la collectivité, une ligne «Convocations» apparait dans la partie «Liste des documents mis à disposition» dans l onglet document de l écran d acheminement des documents. Remarque : Pour accéder à l écran d acheminement des documents, se reporter au chapitre suivant Convocations des stagiaires par la collectivité La collectivité va pouvoir convoquer les stagiaires via la fonctionnalité Acheminer les documents accessible via le sous menu MES TABLEAUX DE BORD/SUIVI DES INSCRIPTIONS PAR SESSION, puis une fois la recherche de sessions effectuée, en cliquant sur l enveloppe de la session à traiter qui se trouve dans l avant dernière colonne. Page 13 de 17

14 Cette fonctionnalité se décompose en trois onglets : Documents, Agents et Message. L onglet document recense les documents à transmettre aux stagiaires. Remarque : Si le CNFPT a mis les convocations à disposition, une ligne convocation apparait dans l item Liste des documents mis à disposition La collectivité peut alors télécharger des documents en complétant le Libellé du document avec le nom du document, puis en cliquant sur le lien Ajouter un document. Page 14 de 17

15 Elle doit cliquer sur le bouton Valider pour que le document téléchargé apparaisse dans la «Liste des documents supplémentaires transmis». Une fois tous les documents téléchargés, la collectivité doit cocher les documents qu elle souhaite transmettre à ses agents dans le courriel de convocation puis cliquer sur le bouton Valider. Page 15 de 17

16 L onglet Agents recense la liste des agents de la collectivité inscrits à la session. La colonne Conv. (pour convocation) présente une enveloppe si le CNFPT a mis à disposition une convocation pour l agent et que la collectivité à cochée la case «Convocations» dans la partie «Liste des documents mis à disposition» de l onglet précédent. La collectivité peut ainsi vérifier qu elle dispose d une convocation pour chaque agent inscrit (même après une inscription tardive). La couleur de l enveloppe indique l état de l envoi : Orange quand le document est généré Verte quand le document est envoyé Grise quand aucune adresse courriel n est pas définie pour l agent De plus, l infobulle sur les enveloppes permet d accéder aux documents générés. La collectivité va pouvoir sélectionner précisément les acteurs destinataires (Agent, Responsable, Correspondant) de la convocation. Pour chaque colonne, une sélection globale est possible en cliquant sur la case à cocher en en tête de colonne. Remarque importante : La modification de la fonctionnalité «Acheminer les documents» décrite ci dessus est généralisée pour tous les types de sessions. Il est ainsi possible de cibler précisément (par agent et par acteur associé) les diffusions de documents avec cette fonctionnalité. Une fois les destinataires sélectionnés, la collectivité peut poursuivre en cliquant sur le bouton Valider Dans le cas où le CNFPT a mis à disposition des convocations pour au moins un agent, les envois de courriels ne se feront que pour les agents pour lesquels une convocation a été mise à disposition, même si la collectivité a téléchargé d autres documents pour la convocation. Si la convocation n est pas disponible pour au moins un agent, le message suivant s affichera lors de la validation : "Toutes les convocations ne sont pas générées pour les agents. Veuillez contacter le CNFPT pour que toutes les convocations soient disponibles". Page 16 de 17

17 La collectivité peut alors poursuivre, la fenêtre de confirmation suivante s affichera : «Confirmer l'envoi des convocations et/ou refus aux seuls agents pour lesquels les documents ont été générés». Si la collectivité confirme, elle bascule alors dans l onglet Message. L onglet Message est inchangé, il permet de saisir l objet et le message du courriel qui accompagne les documents. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer les documents pour déclencher l envoi des convocations aux différents acteurs. Page 17 de 17