PROFIL DES SERVICES DES RESSOURCES MATÉRIELLES

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Irène Anne-Sophie Thibodeau
il y a 7 ans
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1 Dans le cadre de ses travaux en vue de la préparation des règles budgétaires , le comité MELS-Réseau sur les ressources matérielles et financières a demandé au sous-comité sur le parc immobilier d examiner si les commissions scolaires disposaient bien de l effectif en ressources humaines requises pour effectuer adéquatement la gestion du parc immobilier et, en particulier, la supervision et la reddition de comptes des investissements en maintien des actifs immobiliers découlant du Plan québécois des infrastructures. Dans ce contexte, il est nécessaire d obtenir de chacune des commissions scolaires, le profil de leur équipe technique mandatée pour effectuer la gestion de leur parc immobilier. Pour des fins de comparaison et de compréhension de la situation et des besoins, les profils des années et sont recherchés. Le profil de , correspondant à la période où le mandat de gestion du parc est appelé «mandat historique», sera utile, car il constitue la dernière année avant le réinvestissement progressif en maintien des actifs. Le profil , correspondant à la nouvelle réalité en termes de mandat, permettra une comparaison avec et constituera un élément d analyse pour établir les équipes qu il serait nécessaire d avoir pour bien réaliser ce «nouveau mandat». Dans le cadre de la présente collecte de renseignements, ceux recherchés portent sur plusieurs corps d emploi. Il s agit du personnel d encadrement, du personnel professionnel et du personnel technique. En fait, l idée est de connaître le nombre de personnes, leur profil ainsi que le pourcentage de leur temps consacré à la gestion du parc immobilier. Le personnel visé peut être permanent, temporaire, surnuméraire ou contractuel. Des tableaux de saisie ont été préparés pour permettre aux commissions scolaires de compiler les renseignements pertinents à leur organisation. Pour vous assurer de bien comprendre de quels employés de votre organisation il est question, vous pouvez consulter les deux annexes décrivant le mandat historique et nouveau avant de remplir les tableaux de saisies. Pour toute question relative à ce dossier, vous pouvez communiquer avec son responsable, M. Daniel Chagnon, à la Direction de l équipement scolaire poste Afin de permettre au sous-comité sur le parc immobilier de compiler et d interpréter les résultats obtenus, et pour qu il puisse présenter ses recommandations au comité MELS- Réseau avant le mois de mars 2011, nous vous invitons à nous retourner les renseignements demandés avant le 18 janvier 2011 par courrier électronique à : des@mels.gouv.qc.ca. Nous vous remercions de votre collaboration habituelle. Sous-comité parc immobilier pour le comité MELS-Réseau, décembre 2010 Page 1

2 ANNEXE 1 MANDAT HISTORIQUE RELATIF À LA GESTION DU PARC IMMOBILIER SITUATION QUI EXISTAIT AVANT LE RÉINVESTISSEMENT EN MAINTIEN D ACTIFS La gestion du mobilier, de l appareillage et de l outillage ainsi que la gestion des services alimentaires ne sont pas considérées dans cette consultation bien qu elles fassent partie du mandat historique. 1. Gestion des activités et des projets de réparation majeure des bâtiments, de transformation fonctionnelle et de construction Évaluation des besoins en maintien des actifs immobiliers, planification des interventions et suivi de la réalisation des travaux d entretien et de réparation majeure ou mineure de composants des bâtiments ou des aménagements extérieurs. Transformation fonctionnelle financée avec l enveloppe budgétaire Amélioration, modification ou transformation fonctionnelle (AMT). Mise à niveau du parc immobilier en fonction des nouveaux besoins pédagogiques. Développement du parc immobilier dans le cadre des mesures d ajout d espace pour la formation générale des jeunes (50511) ou pour la formation professionnelle (50512). 2. Gestion de la consommation énergétique Approvisionnement en carburant; Entretien des systèmes; Préparation du bilan énergétique annuel; Élaboration de mesures visant à réduire la consommation énergétique et leur suivi. 3. Gestion des immeubles afin d assurer aux occupants un environnement sain et sécuritaire Contrôle des accès, santé-sécurité, sécurisation des flocages d amiante, contrôle des moisissures, qualité de l air, respect des lois et règlements en vigueur (CSST, Régie du bâtiment, etc.); Sous-comité parc immobilier pour le comité MELS-Réseau, décembre 2010 Page 2

3 Amélioration de l accessibilité des bâtiments aux personnes handicapées; Inventaire des sols contaminés par les réservoirs souterrains; Approvisionnement en eau potable et assainissement des eaux usées; Sécurité sismique. 4. Gestion des projets de remise en état à la suite d un sinistre Déplacement temporaire des occupants ou des services; Remise en état des lieux. 5. Gestion des assurances complémentaires Protection des biens et des personnes; Administration des réclamations. 6. Gestion administrative des immeubles Mise à jour de BICS; Aliénation des immeubles; Location d immeubles excédentaires à d autres sociétés ou organismes pour les besoins de la commission scolaire; Location ou partage de locaux par entente scolaire municipale. 7. Gestion de l entretien des immeubles Entretien ménager, plancher, sanitaire, lavage de vitres, déneigement des toitures, etc.; Entretien extérieur, déneigement des entrées et des voies d accès, tonte du gazon, etc. 8. Gestion du mobilier, de l appareillage et de l outillage Acquisition et remplacement du MAO; Respect de la politique d achat gouvernemental et de la commission scolaire; Inventaire du stock; Approvisionnement et distribution dans les établissements. Sous-comité parc immobilier pour le comité MELS-Réseau, décembre 2010 Page 3

4 9. Gestion des services alimentaires Intégration de la politique-cadre en matière des services alimentaires; Administration des concessions; Encadrement des écoles. Sous-comité parc immobilier pour le comité MELS-Réseau, décembre 2010 Page 4

5 ANNEXE 2 NOUVEAUX MANDATS AVEC AJOUT D ACTIVITÉS RÉCURRENTES 1. Gestion des projets de maintien d actifs dans le cadre des mesures Maintien des bâtiments (50690) et Résorption du déficit d entretien (50710) Utilisation de l outil de gestion et d aide à la décision SIMACS en fonction de : L évaluation du déficit d entretien; La planification et la recommandation de la programmation des projets de réfection ou de remplacement de composants de bâtiments; La présentation des demandes d aide financières au Ministère; La mise en œuvre des projets et la surveillance des travaux; Le suivi des projets; La gestion et le respect des enveloppes budgétaires réservées; La reddition de comptes pour les projets autorisés dans le cadre de ces mesures et aussi les projets réalisés avec l enveloppe budgétaire Amélioration, modification ou transformation fonctionnelle (AMT); La réclamation auprès du Ministère des sommes allouées. 2. Gestion des projets d embellissement des cours d école dans le cadre de la mesure Reddition de comptes associée au nouveau cadre légal et réglementaire sur les contrats Sous-comité parc immobilier pour le comité MELS-Réseau, décembre 2010 Page 5

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