Transcription

1 P. 1 AGATE Application de Gestion des Absences et des TEmps

2 Présentation informations pratiques P. 2 q Pré-requis techniques : q AGATE est accessible via : navigateur web (Firefox, IE, safari) : smartphone (navigateur web) La connexion se fait via janus par adresse mail +mot de passe, ou via votre certificat CNRS (idem Sirhus/Geslab) Pour les agents non CNRS : demander un mot de passe via Sesame/janus q Versions minimales des navigateurs : Firefox 5 IE 7

3 Présentation contexte P. 3 q Le CNRS a acquis l outil «OS-Congés» de la société OS Concept, en s appuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par l outil q Déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF,) q Adaptations de l outil aux spécificités du CNRS q Plusieurs versions : Première version : gestion des congés annuels, des absences et des RTT Seconde version : gestion du CET (novembre 2013)

4 Présentation contexte P. 4 Pourquoi AGATE? q Pas d outil commun pour gérer les congés au sein du CNRS q L application des droits n est pas uniforme q La traçabilité du processus CET est très faible et pénalise la certification des comptes du CNRS q Le dispositif de suivi d activité ne peut s appuyer sur des données de congé et d absence fiables (projet feuille de temps)

5 Présentation contexte P. 5 Les avantages pour les agents q Visibilité et explication du calcul des droits q Traitement plus rapide des demandes et suivi en temps réel grâce aux alertes courriel («Workflow») q Uniformisation des pratiques de gestion q Application automatique d une réglementation parfois complexe

6 Présentation contexte P. 6 q AGATE est interfacée avec Sirhus et Labintel : q q q pour disposer dans AGATE des effectifs des unités pour disposer dans Sirhus des congés Pour disposer dans AGATE des absences issues de Sirhus (maladie, maternité..) q Les agents présents dans AGATE sont les personnels présents dans les unités du CNRS Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à l exception des élèves stagiaires et des vacataires) Des agents non CNRS issus de Labintel

7 Présentation principes de navigation P. 7 q A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spécifiques. Agent Valideur L agent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs. Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut être un agent Non CNRS. Gestionnaire Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut l implantation pour le gestionnaire labo Administrateur L administration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH

8 Profils Agent menus P. 8 Le profil Agent v v Agent L agent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés Indication du profil L agent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu «calendrier» par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu «dépôt» avec saisie classique des jours de début et de fin.

9 Profils Agent menus P. 9 v v Agent L agent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire. L agent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s).

10 Profils Agent écran d accueil P. 10 L écran d accueil, identique quel que soit le profil : Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont Agent Tableau des demandes de congé (en cours et historique)

11 Profils Agent dépôt de demande P. 11 Préalable : Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un «solde» suffisant. Le dépôt d une demande de congé peut se faire de 2 façons possibles : q À partir du menu «Dépôt» 1- Dans «Type de congés», Choisissez le compteur à décompter 2-Sélectionner la période de congés Facultatif 3 Cliquer sur «Déposer» Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire

12 Profils Agent dépôt de demande P. 12 q À partir du menu «calendrier» Facultatif 1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. 2- Dans la fenêtre «Demande d absence», les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ «Type d absence» 3- Cliquer sur «Déposer» pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler» pour annuler votre saisie Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu à 14 jours dans le passé

13 P. 13 Profils Agent dépôt de demande q Une fenêtre de confirmation apparaît : q q q q q Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur Agenda mis à jour

14 P. 14 Profils Agent annulation/modification des demandes Possibilités d annulation ou de modification d une demande Ecran d accueil > Tableau des demandes de congés q Votre demande est toujours au statut déposée : Vous pouvez l annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l annulation. q Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte. Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l accepter.

15 P. 15 Profils Agent annulation/modification des demandes Ecran d accueil > Tableau des demandes de congés q Votre demande est refusée. Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées q Votre demande est validée. L absence n a pas commencé. L agent peut faire une demande d annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l agenda seront mis à jour. L absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l absence si elle ne correspond pas à la réalité.

16 P. 16 Profils Agent crédits et soldes Ecran d accueil > Tableau des crédits et soldes q Compteur «CA 2013» et définition des colonnes : Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et global nommé «CA 2013 en jours» pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014 Dans la colonne «Crédit», s affiche le nombre de jours que vous avez acquis. C est le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur, pour les agents non CNRS) Le crédit CA n est pas modifiable Dans la colonne «Régul» du compteur «CA», nombre de jours impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu d une situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET.

17 P. 17 Profils Agent crédits et soldes Ecran d accueil > Tableau des crédits et soldes La colonne «Validés» correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur. La colonne «En attente» correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur. 38 La colonne «Solde» correspond à «Crédit» + «Régul» - «Validé» - «Attente»

18 Profils Agent planning P. 18 Affiche le planning de l équipe à laquelle vous êtes affecté. Permet de consulter les absences des agents de l équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

19 Profils Agent en bref P. 19 q AGATE gère les absences de l agent au sens réglementaire RH (congés, AEA, etc.). Les formations comme les missions ne sont pas des absences mais des présences. Elles ne sont pas à saisir dans AGATE. Une évolution est prévue en fin d année pour missions et formations Les absences impactant la paie, faisant l objet d une décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH (congés maladie). Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de l équipe (sans indiquer le type d absence)

20 Profils Valideur menus P. 20 Le profil Valideur Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les siennes et celles à valider de ses agents Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents. A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congés de ses agents et les siens. Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a donné un droit de visualisation.

21 Profils Valideur menus P. 21 En un seul coup d'œil, le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents qu il valide, et de déléguer son rôle de valideur

22 P. 22 Profils Valideur écran d accueil L écran d accueil du valideur : Accès aux crédits et soldes des agents dont il est valideur Jean Dupont Tableau des crédits et des soldes DUPONT JEAN DURAND Anne DURAND Anne Tableau des demandes de congé

23 Profils Valideur traiter une demande P. 23 q Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire Vous ne pouvez être votre propre valideur Ecran d accueil > Tableau des demandes de congé DURAND Anne 1- Le point rouge clignotant vous indique qu une (des) demande(s) sont en attente de validation 2- Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter.

24 Profils Valideur traiter une demande P Votre action provoque l ouverture du détail de la demande. L agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier. Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter les droits de l agent et le planning de l équipe 4- Cliquer sur «Traitement de la demande» DURAND Anne DURAND Anne

25 Profils Valideur traiter une demande P Acceptez, refusez ou transférez la demande 6- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire 7- Après avoir effectué votre choix, cliquer sur «Suivant» 8- Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus) Un courriel d information est automatiquement envoyé à l agent demandeur

26 Profils Valideur dépôt de demande P. 26 Menu Gestion permet de déposer des congés pour ses agents ou pour lui-même DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie Liste des agents du valideur

27 Profils Valideur dépôt de demande P. 27 Menu Calendrier Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant l agent ou lui-même DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie

28 Profils Valideur délégation P. 28 Menu Mon compte > Délégation Permet de déléguer son rôle de valideur (vers un suppléant) La délégation permet d attribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant. A FAIRE PAR LE VALIDEUR Exemple : avant de partir en vacances ou en permanence (fortement recommandé) comme dans PHP

29 Processus de validation schémas P. 29 q Par délégation : Les deux valideurs reçoivent les mêmes demandes Le congé est validé dès que l un des valideurs l a accepté Si l un d eux valide la demande, les autres n en sont pas avertis

30 Profils Valideur planning P. 30 Menu Planning Affiche le planning de l équipe à laquelle vous êtes affecté. Affiche également les plannings des équipes comprenant au moins un agent dont vous validez les congés. Permet de consulter les absences des agents de l équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

31 Communication Memo Agent P. 31

32 Communication Memo Valideur P. 32

33 Le calendrier P. 33 q Site de la DRH du CNRS : q Questions réponses (FAQ) en ligne sur le site AGATE sur l utilisation de l outil q Mail assistance gestionnaire RH laboratoire

34 Le calendrier P. 34 q Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans : 2013 : unités (80% des effectifs CNRS) 2014 : les unités restantes q Déploiement IPN : 10 et 13 juin 2013 : communication aux Divisions et services Semaine du 17 au 18 juin : transfert des congés de PHP vers AGATE Ne rien saisir dans AGATE avant le top PHP FERME Semaine du 24 juin : déploiement

35 P. 35 Focus Règles de gestion des congés dans AGATE agents CNRS

36 Règles congés et journée solidarité agents CNRS P. 36 CA = congés annuels + RTT + fractionnement 1j solidarité q Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont cumulés et gérés dans un compteur unique et global nommé «Congés annuels» (CA) q Tout agent en position d activité, employé par le CNRS, bénéficie de 32 jours de congés annuels pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre (cas d une obligation de service sur 5 jours) et de 13 jours de RTT (cas d un horaire hebdomadaire de 38h30) q Le crédit CA ne peut pas être modifié par un gestionnaire RH : il est piloté et calculé uniquement par AGATE. Le gestionnaire ne peut agir que sur la notion de «régul» afin de corriger certaines situations prévues réglementairement. q La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA

37 Règles congés agents CNRS P. 37 q Explication du calcul des droits à congés : Le nombre de jours de congés annuels dépend de l obligation de service de l agent. Ex: 5/5 Le nombre de jours de RTT dépend de l horaire hebdomadaire fixé dans le R.I de l unité de l agent. Ex :. et est proratisé par la quotité de l agent. Ex : Les résultats des calculs de congés annuels/rtt sont arrondis à la demi-journée la plus proche

38 P. 38 Règles congés agents CNRS fractionnement q Les «jours de fractionnement» sont accordés aux agents sous certaines conditions : 1 jour de congé supplémentaire est attribué à l agent dont le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est de 5, 6 ou 7 jours 1 deuxième jour de congés supplémentaires est accordé à l agent lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 8 jours. Les jours de fractionnement ne sont pas proratisés (ni en fonction de la quotité, ni en fonction de l obligation de service de l agent) Ils sont calculés après un traitement de nuit q Les jours de fractionnement des CDD sont calculés par contrat. Ils ne peuvent excéder 2 jours sur l année.

39 Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE P. 39 Touches de fonction et icônes