Définition Les unités administratives : les écoles, les centres et les services de la commission scolaire

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1 Commission scolaire Riverside - Politique RésolutionF Politique d achat des biens et des services et de disposition d équipement désuet Objectif Déterminer le cadre général des procédures d'achat des biens et des services de la Commission scolaire Riverside et la distribution des responsabilités afférentes. Cette politique couvre aussi la disposition des équipements et mobiliers excédentaires ou désuets. Définition Les unités administratives : les écoles, les centres et les services de la commission scolaire 1. Cadre normatif Loi sur l'instruction publique (Section 266); Lois, règlements et instructions du ministère de l'éducation; Lois et règlements relatifs aux taxes; Lois régissant la sécurité des édifices publics et le code du bâtiment; Règlements adoptés dans le cadre de la législation relative au développement des entreprises reliées au domaine du livre; Lois régissant l'intégration des œuvres artistiques dans l'architecture des édifices; Loi sur l accès à l information Budget de la commission scolaire; Règlements relatifs aux contrats de construction pour les édifices des commissions scolaires. Le règlement numéro 3 du Conseil des Commissaires de Riverside 2. Champ d application S'applique à toutes les unités administratives de la commission scolaire, sans exception; S'applique à l'ensemble des acquisitions de biens et de services, incluant les achats et les locations dont le financement provient de toutes les sources. 3. Objectifs spécifiques 3.1 Favoriser les meilleures conditions d'achat en ce qui a trait au coût, à la qualité et au délai d obtention de tous les biens et les services requis par la commission scolaire pour réaliser sa mission et ses objectifs, et ce, à l intérieur des contrôles administratifs essentiels à la gestion responsable des fonds publics. 3.2 Uniformiser les procédures d'achat des biens et des services de toutes les unités administratives. Adoptée le 15 novembre

2 3.3 Spécifier les responsabilités conjointes ou déléguées des différents intervenants par une déclaration formelle de l imputabilité des personnes responsables des unités administratives. 3.4 Favoriser une saine compétition dans l achat des biens et services. 3.5 Assurer un traitement équitable de tous les fournisseurs. 3.6 Uniformiser le processus à suivre lors de la disposition du mobilier ou équipement excédentaire. 4. Comportement éthique Tous les employés participant dans un processus d achat doivent éviter toute situation les mettant en conflit d intérêt. Ils se doivent de toujours protéger la réputation de la Commission Scolaire dans leur tractation. 5. Responsabilités 5.1 Chaque unité administrative est responsable de l identification et de la planification de ses besoins de biens et services requis en temps opportun. 5.2 Des bons de commandes doivent être émis pour confirmer l achat au fournisseur quand la commande excède 500 $. 5.3 L unité administrative est responsable de la réception, de la vérification, de l acceptation ou du refus des marchandises livrées dans son unité. 5.4 Niveau d autorisation : Jusqu à $ Responsable de l unité administrative De $ à $ Directeur général De $ à $ Conseil exécutif Plus de $ Conseil des commissaires 6. Recours à la compétitivité 6.1 La commission scolaire favorise une compétitivité systématique pour tout achat de bien ayant une certaine valeur financière. Le responsable de l unité administrative à toute discrétion sur le processus de compétition à privilégier lorsque la valeur des achats est de moins de 5000 $. Les cas suivants pourront faire exception au principe de compétitivité : a) Une décision spécifique prise par le Conseil des commissaires; b) Avec l autorisation du Directeur général ou de son délégué : i. dans les cas d'urgence; ii. dans les cas d'expertise unique; iii. pour des besoins ou des demandes très spécifiques. Note - ces situations doivent être documentées et approuvées. Adoptée le 15 novembre

3 c) Les prix sont établis par décret ou réglementés; d) Les produits seront achetés directement du manufacturier ou d un distributeur exclusif; e) Les produits achetés sont financés avec des fonds générés par des levées de fonds ou des contributions des parents. Il est toutefois fortement suggéré que la compétitivité du fournisseur choisi soit vérifiée tous les 3 ans. 6.2 Sollicitation des fournisseurs : En général, au moins trois fournisseurs doivent être sollicités, sauf dans les cas de fournisseur exclusif. Dans les cas où des fournisseurs de biens et de services sont établis dans la région, au moins un de ces fournisseurs devrait être invité à soumissionner. 6.3 Critères de sélection : La commission scolaire doit être assurée que le fournisseur choisi est responsable, les critères suivants seront considérés lors de la sélection de fournisseurs potentiels : La pérennité de l entreprise du fournisseur ; L expérience du fournisseur dans le domaine approprié ; La solvabilité du fournisseur ; La capacité du fournisseur à fournir des produits et service de qualité dans un délai approprié ; La garantie de produit offerte et la capacité du fournisseur à offrir un service après vente efficace ; La bonne réputation du fournisseur basée sur les expériences antérieures avec la commission scolaire ou avec des références vérifiables. De façon générale, la soumission la plus basse, qui répond aux critères établis, est retenue; les exceptions à cette règle doivent être documentées et autorisées. Les fournisseurs qui ne rencontrent pas ces pré-requis ne seront pas retenus dans le processus d achat de biens ou de service. En règle générale, le fournisseur qui rencontre les critères ci-haut mentionné et qui offre le meilleurs prix sera choisi. Toutes les exceptions doivent être autorisées et documentées. Selon le principe «à valeur égale pour qualité égale», la décision sera prise selon l'ordre de priorité suivant : fournisseur établi sur le territoire fournisseur établi dans la province de Québec fournisseur établi au Canada Adoptée le 15 novembre

4 6.4 Achats regroupés - la commission scolaire compte profiter des achats regroupés en collaboration avec le comité des achats regroupés de la Montérégie; 6.5 Le Service des achats favorise également le regroupement des demandes par plusieurs unités administratives. Inversement, aucune commande ne peut être divisée pour favoriser une procédure d'achat ou pour éviter un contrôle ou une demande d'autorisation. 6.6 Procédure de demande de prix et niveau d autorisation : Forme de soumission Formalité de réponse Niveau d'autorisation Biens et services gamme de prix (avant taxes applicables) Demande verbale de prix Demande écrite de prix (3) Invitations et appel d'offres sur bordereau de soumission Avis public avec dossier de soumission Réponses verbale et conservé dans le dossier Réponses écrites et conservé dans le dossier Réponses écrites - transmis sur des bordereaux de soumission Réponses écrites - sur des bordereaux de soumission, ouverture publique Unité administrative Directeur général Comité Exécutif Conseil des commissaires Jusqu'à $ de $ à $ de $ à $ de $ à $* Plus de $ (3) Trois demande de prix requises *Sauf pour les contrats de construction qui, afin de respecter le décret sur la construction pour les édifices publiques, doivent aller en soumissions publiques et faire l objet d une ouverture publique lorsque les coûts estimés dépassent $. Adoptée le 15 novembre

5 7. Clause de protection de l environnement De façon à contribuer à la protection de l environnement la Commission scolaire dans les limites de ses capacités financières encourage l achat de produits et services qui contribueront à maintenir ou améliorer la qualité environnementale. 8. Disposition des mobiliers ou équipements excédentaires Quand des équipements ou du mobilier deviennent excédentaires ou désuets, le responsable de l unité administrative est autorisé à en disposer et ce dans le meilleur intérêt de l organisation tout en respectant les étapes suivantes : Offrir l équipement excédentaire aux autres écoles, centres ou services ; Vendre l équipement à un acheteur potentiel ; Mettre au rebus les équipements et mobiliers désuets non vendus. Lorsque qu un revenu est généré par une telle disposition, il sera déposé dans le budget de l unité administrative en question. 9. Tenue des registres Les dossiers de tous les achats de biens et de services et de disposition de biens doivent être conservés de façon méthodique et doivent être disponibles pour vérifications internes et externes. Ces dossiers doivent inclure : Des tableaux comparatifs des recherches de prix ; Des rapports sur les dispositions de biens désuets ou excédentaires qui doivent être transmis à la direction des ressources financières pour information. 10. Personnes responsables de l application Les personnes responsables de chacune des unités administratives s assurent de la mise en application de la politique, des procédures et des instructions et elles sont imputables de leurs décisions auprès du Directeur général. Les ressources financières doivent contrôler l application de cette politique au sein de la commission scolaire et de ses écoles. Adoptée le 15 novembre