Clé de voûte Fonctionnalités du système et état des travaux atelier 211. Natalie Desmarais Société GRICS

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1 Clé de voûte Fonctionnalités du système et état des travaux atelier 211 Par : Natalie Desmarais Société GRICS

2 Qu est-ce que la GED? Système informatisé permettant L acquisition Le classement Le stockage L archivage La diffusion sécuritaire

3 Les avantages de la GED Amélioration de la productivité Économie de temps pour le repérage et l accès Autonomie pour la recherche de l information

4 Les avantages de la GED Amélioration de la productivité Partage des connaissances et de l information Accès simultané de l information par plusieurs utilisateurs Accès à distance

5 Les avantages de la GED Meilleure gestion de l information Application du calendrier de conservation Conservation du patrimoine documentaire Réduction de la perte d information Accès sécurisé à l information

6 Plan de présentation État des travaux Fonctionnalités et caractéristiques de Clé de voûte Implantation de Clé de voûte Services offerts par la GRICS Disponibilité du système

7 État des travaux

8 Historique de la gestion documentaire à la Société GRICS 1990 : Création de GesDoc 1998 : Support des systèmes - Docs Open - Hummingbird DM 2006 : Développement de Clé de voûte

9 L équipe 7 informaticiens 2 gestionnaires de documents 2 techniciennes en documentation 32 commissions scolaires membres partenaires 1 comité de travail de 9 c.s. 9 expérimentateurs

10 Les 3 phases de développement Phase 1 Insertion et impression Plans de classification Calendriers de conservation Création de fiches d indexation Insertion de documents électroniques Recherche de documents

11 Les 3 phases de développement Phase 1 Expérimentation des activités Version bêta de novembre à février Version complète en mars 2007 Version officielle aux membres partenaires en juin 2007

12 Les 3 phases de développement Phase 1 Lien avec les systèmes Paie et GRH - «Relevés de salaire» - Livraison prévue pour la fin novembre 2007 GPI - «Bulletins» - Expérimentation en septembre Livraison prévue pour janvier 2008

13 Les 3 phases de développement Phase 2 Ajout de liens avec les systèmes externes Insertion de documents analogiques

14 Les 3 phases de développement Phase 2 Déclassement Gestion des dépôts d archives et des contenants Gestion des prêts

15 Les 3 phases de développement Phase 2 Conversion Gesdoc Programmes d extraction et d importation dans Clé de voûte des contenants et des fiches d indexation Livraison prévue pour janvier 2008

16 Les 3 phases de développement Phase 3 Duplication et modification massive de fiches d indexation Application Web pour l insertion, la recherche et la consultation de documents

17 Les 3 phases de développement Phase 3 Intégration au Portail Édu-groupe Liens avec d autres systèmes externes de la Société GRICS Livraison prévue pour été 2008

18 Les 3 phases de développement Réflexion Lien avec les outils de bureautique Lien direct avec un numériseur Archivage à partir d une imprimante multifonction Archivage des courriels

19 Fonctionnalités et caractéristiques de Clé de voûte

20 Les fonctionnalités de Clé de voûte vues à travers les grandes étapes de la GED Organisation Alimentation Indexation Clé de voûte Évaluation Diffusion Sécurité

21 Alimentation Qui? Tous les employés de votre organisme : Gestionnaires de documents Gestionnaires Professionnels Techniciens Personnel de bureau Etc.

22 Alimentation Quoi? Documents analogiques VOÛTE CENTRALISÉE Documents numériques (version finale) Documents bureautiques Fichiers ouverts

23 Alimentation Comment? Un document à la fois Par lot de documents

24 Organisation Pourquoi? Faciliter et accélérer l accès aux documents Faciliter et réduire le temps de classement Réduire la duplication de l information Faciliter le partage des renseignements

25 Organisation Pourquoi? Déterminer la sécurité d accès à des ensembles de documents Mieux gérer les fiches d indexation et les règles de conservation

26 Organisation Comment? Par ensembles documentaires en délimitant Les fonds d archives Les unités administratives

27 Organisation Comment? À l aide d une structure classificatoire

28 Organisation Structure classificatoire Nombre illimité de plans de classification Insertion complète ou partielle et graduelle Cotation Alphabétique Numérique Alphanumérique Nombre illimité de niveaux hiérarchiques

29 Organisation Structure classificatoire Mises à jour manuelles ou massives avec répercussions Lien avec une ou plusieurs règles de conservation

30 Indexation Définition Décrire le contenu d un document Pourquoi? Pour repérer facilement et rapidement un document

31 Indexation Dans Clé de voûte, l indexation se fait à l aide de fiches d indexation et de métadonnées L indexation est basée sur Le contenu des documents stockés Des concepts, des valeurs décrivant le contenu des documents

32 Indexation : Distinction entre métadonnées et valeurs TITRE : Clé de voûte : Fonctionnalités du système et état des travaux MOTS- CLÉS : Réunion nationale CRÉATEUR : Natalie Desmarais DATE DE L ÉVÉNEMENT : 22 novembre 2007

33 Indexation : Métadonnées illimitées NOM DE L EMPLOYÉ : Stéphane Laguë TYPE DE DOCUMENT : Relevé de salaire MATRICULE : ANNÉE SCOLAIRE : DATE DE NAISSANCE :

34 Indexation : Souplesse et personnalisation Création d un nombre illimité De fiches d indexation De métadonnées par fiche d indexation

35 Indexation : Souplesse et personnalisation

36 Indexation : Souplesse et personnalisation De plus, il est possible de contrôler la manière de saisir les valeurs d une métadonnée par vos usagers Métadonnées obligatoires ou facultatives Listes de valeurs Format de saisie et longueur Création de masques de saisie

37 Indexation - Saisie 1. Automatique Voûte centralisée Données provenant d autres systèmes de la Société GRICS Données provenant de numérisation massive

38 Indexation - Saisie 2. Manuelle 3. Semi-automatique Duplication À la pièce ou massivement En partie ou totale de fiches d indexation

39 Diffusion - Repérage Recherche de documents À partir des métadonnées Dans le contenu des documents Plein texte Reconnaissance optique de caractères (ROC)

40 Diffusion Prêt et emprunt Gestion des prêts de documents analogiques et de contenants Autorisation temporaire de consultation de documents électroniques Trace - Emprunteur - Date de retour prévue - La personne qui a autorisé le prêt

41 Sécurité Pourquoi? Pour être conforme avec la législation Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

42 Sécurité Types d accès à l information Aucun accès Accès en modes Consultation Modification Suppression

43 Sécurité Accès restreint Fonds d archives Unités administratives Rubriques du plan de classification

44 Évaluation Définition

45 Évaluation Pourquoi? Réduire la masse documentaire Réduire la perte de documents Économiser l espace d entreposage et de stockage

46 Évaluation Pourquoi? Contrôler la conservation et la destruction de l information Les documents sont éliminés dans le respect des lois Le personnel de la commission scolaire sait quand transférer ou éliminer ses documents Pour être conforme avec la législation Loi sur les archives

47 Évaluation Nombre illimité Calendriers de conservation Règles de conservation Délais de conservation Insertion complète ou partielle et graduelle

48 Évaluation Numérotation Alphabétique Numérique Alphanumérique Mise à jour avec ou sans répercussions

49 Évaluation Le calcul automatique du cycle de vie des documents peut être basé sur des dates différentes Exemple : le dossier de l employé De l actif au semi-actif - Date de départ de l employé Du semi-actif à l inactif - Date de naissance de l employé

50 Évaluation - Déclassement Déclassement avec approbation Déclassement rapide (sans approbation) Pour les documents électroniques seulement - Actif vers le semi-actif - Actif à l inactif (conservation) - Semi-actif à l inactif (conservation) Réactivation des documents

51 Dépôt Gère plusieurs dépôts (toutes tailles et toutes formes) Création des dépôts Automatique Manuelle Gère les espaces disponibles/occupés Gère l emplacement des contenants dans le dépôt

52 Contenants Gère des contenants de toutes tailles Permet la création de numéros de contenants Flexibles Réutilisables Gère l espace disponible dans un contenant Permet le transfert du contenu d une boîte dans une autre boîte Avec répercussion des changements dans les fiches d indexation

53 Rapports et étiquettes Rapports prédéfinis Plan de classification Calendrier de conservation Index Listes de déclassements Bordereaux de boîtes Étiquettes (pour les dossiers et les boîtes) Etc. Modification des formats prédéfinis Création de nouveaux formats

54 Environnement technologique Interface Windows personnalisable et adaptable par l usager Choisir ce qui doit apparaître à l écran Personnaliser la terminologie des éléments apparaissant à l écran Modifier l ordre d affichage du contenu de l écran

55 Environnement technologique Application Web pour Le repérage L insertion La consultation Base de données SQL Serveur 2005

56 Un petit extra pour vous aider à démarrer Vous trouverez dans Clé de voûte 1 plan de classification 1 calendrier de conservation 5 fiches d indexation 44 métadonnées Attention! Il n y a aucune obligation d utilisation Le calendrier de conservation doit être approuvé par BAnQ

57 Implantation de Clé de voûte

58 Étapes d implantation Connaître la situation actuelle Outils archivistiques Personnel Ressources matérielles Ressources financières

59 Étapes d implantation Établir des objectifs à court et long termes Planifier l implantation et établir une stratégie de déploiement Documents traités Fonds d archives et unités administratives visées Préciser les rôles de chacun

60 Étapes d implantation La GED c est l affaire de tous Validation avec les utilisateurs Approbation par la direction

61 Étapes d implantation Identifier les besoins des usagers Planifier du temps pour vos usagers Accompagnement Formations Suivis Une bonne planification est un gage de réussite

62 Services offerts par la Société GRICS

63 Services de consultation Démarrage de Clé de voûte Compréhension et évaluation de la situation actuelle Cueillette d informations sur les archives et leur environnement Identification des problèmes existants et élaboration de solutions dans un rapport

64 Services de consultation Démarrage d un projet de Clé de voûte Adaptation, aide au développement ou mise à jour de systèmes de classement de documents Aide à la conception ou mise à jour de calendriers de conservation

65 Formations Démarrage de Clé de voûte Formation spécifique La gestion documentaire Conseils sur le démarrage, l implantation et le déploiement du système

66 Formations Implantation et usage quotidien de Clé de voûte Formation technique et fonctionnelle pour implanter le système Création d ensembles documentaires Implantation de plans de classification et de calendriers de conservation Création de métadonnées et de fiches d indexation

67 Formations Implantation et usage quotidien de Clé de voûte Formation fonctionnelle pour l utilisation du système au quotidien Insertion Liens externes Recherche Prêt et consultation

68 Formations Implantation et usage quotidien de Clé de voûte Formation fonctionnelle pour la gestion documentaire Déclassement Gestion de dépôts et de contenants

69 Service de conversion Analyse préliminaire État de l implantation de Clé de voûte Examen des données à recevoir Proposition de contrat Définition et calendrier des étapes

70 Service de conversion Importation / Conversion Extraction et mise en forme des données - Système commercial» L extraction des données est sous la responsabilité du client ou du fournisseur - Système maison» La Société GRICS pourrait extraire les données

71 Service de conversion Importation / Conversion Établissement de paramètres de correspondance Importation Tests et vérification de l intégrité des données

72 Support Support technique et fonctionnel Garantie de pérennité du système

73 Disponibilité du système

74 Disponibilité à tous Automne 2008

75 Mot de la fin

76 Mot de la fin Clé de voûte est un système complet, sécuritaire et flexible conçu pour les organisations de toutes tailles.

77 Nous vous attendons au kiosque pour vous montrer le logiciel en action Merci de votre attention

78 Pour information Internet : Téléphone : (514) Télécopieur : (514) Courriel : info@grics.qc.ca